UDDANNELSESHÅNDBOG ASSISTERENDE FOR ASSISTERENDE GUVERNØRERS GUVERNØRER TRÆNINGS- MANUAL 244-DA-(804)

Transkript

1 UDDANNELSESHÅNDBOG ASSISTERENDE FOR ASSISTERENDE GUVERNØRERS GUVERNØRER TRÆNINGS- MANUAL 244-DA-(804)

2

3 Indholdsfortegnelse Indledning... 1 Har du spørgsmål eller kommentarer? Rolle og ansvarsområder... 3 Rollen... 3 Ansvarsområder... 4 Mål... 5 Hvad kendetegner et effektivt mål?... 5 Vigtige kontakter... 5 Kommunikation Klubarbejde... 7 Målformulering for klubber... 7 Skridtvis målformulering for klubber... 7 Sådan anvender du Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber.. 8 Klubbstrukturens relation til klubbens mål... 8 Ændring af klubvedtægter... 9 Distriktets uddannelsesmøde... 9 Klubstøtte... 9 Klubbesøg Medvirken på klubmøder Informationsspredning Memo fra klubbesøg...11 Klubber med særskilte omsorgsbehov...11 Minimumsnormer for rotaryklubber Det officielle besøg...13 Forskellen mellem klubbesøg og officielle besøg Skemalæg det officielle besøg Hjælp klubberne med at gøre PR for det officielle besøg Opret en dagsorden Bilag 1: Vurdering af rotaryklub:...15 Bilag 2: Arbejdsblad for målformulering...19 Medlemsudvikling Serviceprojekter Rotary Foundation Udvikling af fremtidige ledere Klubadministration Bilag 3: Planlægningsvejledning for effektive Rotaryklubber..21 Bilag 4: Distriktets uddannelsesmøder...27 Bilag 5: Memo fra klubbesøg...29

4 3 Ressourcer...31 Distriktsressourcer...31 Distriktsguvernøren Guvernør elect og guvernør nominee Distriktsudvalgene Distriktsinstruktøren Øvrige assisterende guvernører Tidligere distriktsledere Guvernørens månedsbrev Rotary Danmarks Kommunikationssystem Klubbressourcer...34 Klubpræsidenten Klubsekretæren Klubkassereren Klubudvalgene Ressourcer i lokalsamfundet...36 RI-ressourcer...36 Generel referencelitteratur Nyhedspublikationer Medlemsskab Serviceprojekter RI-program Rotary Foundation PR RI:s hjemmeside 39 Rotary Internationals ressourcepersoner Sekretariatet Bilag 6: Distriktsguvernørens roller og ansvarsområder...40 Bilag 7: Diskussionsspørgsmål for uddannelsesseminariet for distriktets lederteam...42

5 Indledning Rotary International er rotaryklubbernes sammenslutning. Klubber i et geografisk område samles i distrikter, hvis opgave er at hjælpe individuelle klubber til at fremme Rotarys formål. Som assisterende guvernør er du ansvarlig for sammen med andre distriktsledere at støtte de klubber, du er blevet tildelt. Du har fået Uddannelseshåndbog for assisterende guvernører (244-DA) for at gøre det nemmere for dig at yde bedst mulig indsats i dit funktionsår. I håndbogen forklares de ansvarsområder, som følger med din funktion og hvordan du kan hjælpe klubberne til at fungere effektivt. Sammen med blandt andet distriktsguvernøren og distriktsudvalgenes medlemmer indgår de assisterende guvernører i distriktets lederteam. På uddannelsesseminariet for distriktets lederteam mødes I for at diskutere, hvordan I kan hjælpe klubberne med vigtige dele af arbejdet. Håndbogen er beregnet på at fungere som et supplement til den anbefalede uddannelsesplan for assisterende guvernører på uddannelsesseminariet. Hvert kapitel behandler en vigtig side af din rolle. Du skal læse den igennem inden seminariet, specielt diskussionsspørgsmålene i bilag 7, som er hentet fra uddannelsesplanen for seminariet. Ved at tænke spørgsmålene igennem i forvejen får du størst muligt udbytte af diskussionerne i gruppearbejdet. Tag håndbogen med til seminariet. Efter at du har afsluttet din uddannelse, er håndbogen en uvurderlig ressource, når du sammen med klub- og distriktsledere arbejder for at bygge effektive rotaryklubber. Har du spørgsmål eller kommentarer? Send spørgsmål og kommentarer til: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA E-post: leadershiptraining@rotaryintl. org Tel: Fax: Denne oversættelse til dansk er udarbejdet af Birte Linnebjerg. Har du kommentarer hertil, så send venligst en mail til bml@post.tele.dk

6

7 1 Rolle og ansvarsområder Rollen Din rolle som assisterende guvernør er at hjælpe guvernøren med administrationen af tildelte klubber. Det er en vigtig funktion og ved at fuldføre den, hjælper du klubberne til at blive effektive, og dermed også distriktet. Effektive klubber bibeholder og/eller udvider sin medlemsbase; gennemfører succesfulde projekter som har fokus på samfundsbehov i eget område og Internationalt; støtter Rotary Foundation både gennem at deltage i programmer og gennem økonomiske bidrag; udvikler ledere som kan tjene Rotary på højere niveau end klubniveau.

8 Den effektive klubs fire hjørnestene hører sammen og danner en helhed. En klub med voksende medlemsbase kan for eksempel øge størrelsen og udbredelsen af sine serviceaktiviteter. Omvendt aftager klubbens formåen til at leve op til de øvrige hjørnestene, hvis en af dem er svag eller mangler. Du støtter klubber ved at vise dem vejen til at højne effektiviteten inden for hvert af disse fire områder. Læg grunden til et nært samarbejde med klublederne inden funktionsåret begynder. På den måde skaber du bedst mulige forudsætninger for et produktivt funktionsår. Ansvarsområder Inden 1. juli skal du blandt andet: med guvernør elect diskutere igennem hvad distriktet vil opnå og hvilke ressourcer der behøves for at opnå distriktets mål. i februar medvirke i uddannelsesseminariet for distriktets lederteam for at lære dig dine roller og ansvarsområder færdiggøre distriktets kommunikationsmodel formulere distriktsmål for det kommende år i marts på uddannelsesseminariet for præsident elect er (PETS) møde præsident elect erne i de klubber, du er blevet tildelt for at begynde at formulere mål ved hjælp af Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber. i april eller maj på distriktsseminaret møde ledelsen i de klubber du er blevet tildelt for at videreudvikle klubbernes mål og planlægning. møde den nuværende assisterende guvernør for at diskutere dit kommende samarbejde med klublederne. læse igennem RI:s og rotaryklubbernes grundlovsdokumenter i Procedurehåndbogen (035-EN) og gøre dig bekendt med RI:s retningslinier og policybeslutninger for klubber og distrikt. I løbet af funktionsperioden skal du blandt andet: besøge hver klub regelmæssigt, enten månedsvis eller kvartalsvis, og møde klubbens præsident og øvrige ledelse for at diskutere klubbens aktiviteter og hvilke ressourcer, de har til deres rådighed. bistå klubledelsen med skemalægning og planlæggelse af guvernørens officielle besøg. deltage i samtlige klubmøder vedrørende guvernørens officielle besøg. holde guvernøren informeret om klubberne og komme med forslag til, hvordan Rotary kan udvikles og problemer løses. se til at klubberne varetager økonomien på en professionel måde og for eksempel kontrasignerer checks og kontantudbetalinger samt gennemfører en årlig revision. opfordre klubberne til at følge op på guvernørens spørgsmål og anbefalinger. holde øje med hver klubs målopfyldelse med hensyn til medlemsskab, serviceprojekt, Rotary Foundation, udvikling af fremtidige ledere, samt klubadministration.

9 identificere fremtidige distriktsledere og opmuntre til deres udvikling. selv deltage på og virke for at andre skal deltage på distriktskonferencen og andre distriktsmøder. medvirke i Rotary Foundations program, i årlige og specielle donationsarrangementer samt efter behov i andre specialopgaver. Resten af den her håndbog drejer sig om at forberede dig, så du kan leve op til dit ansvar. Mål Sammen med guvernør elect og andre medlemmer i distriktets ledelsesteam arbejder de assisterende guvernører med at formulere distriktsmål. Sammen med klubledelserne arbejder de med at formulere klubmål. Distriktsmålene formuleres på uddannelsesseminariet for distriktets lederteam, hvor de assisterende guvernører og distriktsudvalgenes medlemmer arbejder sammen med guvernør elect en. Din erfaring med målformulering som tidligere klubleder og nuværende distriktsleder er til stor nytte for dig, når du hjælper klubberne med at formulere meningsfulde mål, som sporer klubben til nye og endnu bedre serviceindsatser. Selv om klub- og distriktsmål adskiller sig i visse hensyn, skal de stadig generelt set stemme overens, hvis man skal undgå interessekonflikter, som gør at de ikke kan nås. Hvad kendetegner et effektivt mål? Ved at formulere effektive mål når man resultater. Det er vigtigt at formulere mål som er: Fælles. De som deltager i arbejdet med målformulering og strategiudvikling for målopfyldelse skal vedkende sig delagtighed i gennemførelsen. Målbare. Mål skal være konkrete punkter som klubmedlemmerne kan stræbe imod. Udfordrende. Mål skal være tilstrækkeligt ambitiøse for at overgå tidligere klubpræstationer. Opnåelige. Overdrevne ambitiøse mål kan lede til frustration. Tidsbestemte. Mål skal have slutdato eller andre tidsmæssige deadlines. Bedøm klub- og distriktsmål ud fra ovenstående egenskaber. Hvis et mål mangler nogen af egenskaberne, skal målet videreudvikles og præciseres. Anvend egenskaberne i hele funktionsåret for at bedømme mål og forvisse dig om at de nås. Vigtige kontakter De assisterende guvernører er ofte de af distriktslederne, som har den tætteste kontakt med klubberne. De er kommunikationskanalen mellem klubben, distriktet og Rotary International. Kommunikation er Alfa og Omega i dit samarbejde med klubog distriktsledere. Vigtige kontakter for dig er for eksempel: Distriktsledere Distriktsguvernøren Guvernør elect

10 Guvernør nominee Distriktsinstruktøren Distriktets udvalg Øvrige assisterende guvernører Klubledere Klubpræsidenter Klubsekretærer Klubkasserere Udvalgsformænd Dine kontakter med klub- og distriktsledere diskuteres mere udførligt i kapitel 2 og 3. Kommunikation Distriktet udformer en kommunikationsmodel, som garanterer at information spredes til relevante ledere i distriktet. Kommunikationsmodellen beskrives på uddannelsesseminariet for distriktets lederteam. Den skal angive, hvordan og hvornår du kommunikerer med klubberne, distriktsguvernøren, dine assisterende guvernørkollegaer, samt distriktsudvalgenes medlemmer. Ved at følge distriktets kommunikationsmodel bidrager man til at distriktet fungerer effektivt og at støtten til klubberne bliver på et jævnt niveau.

11 2 Klubarbejde Målformulering for klubber De assisterende guvernører formulerer i samarbejde med klubledelsen mål med udgangspunkt i den effektive klubs fire hjørnestene. Som assisterende guvernør skal du fungere som rådgiver for klubben og analysere tidligere trends og aktuel klubpraksis og give klubben forslag til, hvordan den kan forbedre sine aktiviteter. Få klubledelsen til at rådføre sig med erfarne klubmedlemmer med god viden om klubben, dens præstationer og begrænsninger, for at forvisse sig om at målene er realistiske og i overensstemmelse med klubbens kapacitet og interesser. Opmunter desuden klubledelsen til at gennemgå gamle klubarkiver. Sådanne arkiver kan give klubben et godt grundlag ved formuleringen af fremtidige mål. fakta som illustrerer trends for medlemsskab og fremmøde og kan derved være med til at forme klubbens planer og formål. vurdering af tidligere serviceprojekter, som viser hvordan planlægning og gennemførelse af fremtidige projekter kan forbedres. Du må eventuelt forhøre dig med distriktsguvernøren eller den nuværende assisterende guvernør inden du begynder at gennemgå klubarkiverne. Skridtvis målformulering for klubber Målformulering er en forudsætning for et succesfuldt rotaryår for klubpræsidenterne eftersom den resulterer i en handlingsplan. Målformulering indebærer blandt andet: 1. Vurdering af klubbens aktuelle status. Præsident elect erne anvender Vurdering af rotaryklubben i * (bilag 1) for at få et klart billede af udgangspunktet. 2. Analyse af klubbens stærke og svage sider. Præsident elect er og assisterende guvernører anvender Arbejdsblad for målformulering (bilag 2) for at identificere trends og holde øje med hvilke mål, der behøves for at håndtere klubbens brister og drage fordel af klubbens styrke. 3. Målformulering. Med hjælp fra de assisterende guvernører anvender præsident * Indgår desuden i Klubpræsidentens håndbog

12 elect erne Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber (bilag 3) for at formulere og dokumentere mål, som godkendes af den tiltrædende klubledelse samt de strategier klubben skal anvende for at nå dem. 4. Bedømmelse af målopfyldelse og tilpasning af mål efter behov. På klubbesøg gennemgår den assisterende guvernør klubbens mål med klubledelsen og sørger for at klubben når målet. Eventuelt kan du give klubben nogle tips om, hvordan den kan nå målet eller revidere det. Sådan anvender du Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber er et praktisk værktøj for målformulering, som klubledere anvender for at dokumentere mål inden for områderne medlemsskab, service, Rotary Foundation, udvikling af fremtidige ledere, samt klubadministration. Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber indholder også tænkte strategier for målopfyldelse. (Planlægningsvejledningen er tilføjet som bilag 3.) På PETS-seminariet udarbejder du sammen med de tiltrædende klubpræsidenter forslag til klubmål, som baserer sig på respektive klubs aktuelle status, samt hvad der skal gøres for at nå målopfyldelsen. Spørgsmålene i Arbejdsblad for målformulering (bilag 2) gør det let for præsident elect erne at analysere sine mål. I gruppearbejdet finjusterer klubledelsen sine mål og beslutter, hvilke tiltag der skal gøres for at nå målopfyldelsen. Du skal aflevere et udfyldt eksemplar af Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber (et for hver klub du er blevet tildelt) til distriktet senest 1. juli, samt beholde en arkivkopi til eget brug. På klubbesøgene anvender du og respektiv klubledelse siden den udfyldte planlægningsvejledning for at følge op på klubbens målopfyldelse. Ved disse gennemgange har du mulighed for at skræddersy din støtte efter den individuelle klubs behov og forudsætninger. Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber skal ses som et arbejdsdokument, som forsyner klubben med en plan for, hvordan den skal nå sine mål. Bed klubledelsen justere målene efter behov og forvisse sig om, at de justerede mål er effektive samt at passende strategier er valgt. Klubbstrukturens relation til klubbens mål Få klubledelserne til at fundere over relationen mellem klubbens struktur og de mål de formulerer. I Anbefalede vedtægter for rotaryklubber foreslås en udvalgsstruktur, som klubber kan tilpasse til sine specifikke aktiviteters behov. Udvalg med ansvarsområder som overlapper, kan for eksempel sammenlægges eller helt afskaffes. Nye udvalg kan være nødvendige for ansvarsområder eller funktioner, som ikke omfattes af andre klublederes eller klubudvalgs aktiviteter. Efter behov skal klubben ændre sine vedtægter, så de bedre modsvarer klubbens organisationsstruktur. En alternativ udvalgsstruktur kan for eksempel omfatte: klubadministration klubbens PR-aktiviteter medlemsskab serviceprojekter Rotary Foundation

13 Ændring af klubvedtægter Inden en klub kan ændre udvalgsstrukturen, må den først ændre sine vedtægter. Vedtægterne kan ændres på et ordinært klubmøde. For at ændre klubvedtægterne skal samtlige medlemmer være underrettet om ændringsforslaget ti dage inden mødet mødet være beslutningsdygtigt to tredjedele af de nærværende medlemmer give deres tilsagn Hvis klubben ikke kan finde sine vedtægter, eller de ikke har været ændret i lang tid, skal du i samarbejde med klubben udforme dens vedtægter. Anbefalede vedtægter for rotaryklubber (som kan downloades fra > Download center) kan fungere som udgangspunkt. Ud over at se til at klubbens udvalgsstruktur afspejler klubbens mål, må klubledelsen også mobilisere medlemmerne. Appeller til klubledelsen om at gøre følgende for at nå hvert og et af målene: Angiv de konkrete handlinger som skal til for at nå målet. Fastsæt tidsrammer for hver strategi. Bestem hvem der er ansvarlig for gennemførelse af hver strategi. Fastsæt kriterier for måling af målopfyldelse. Overvej ressourcer og værktøjer som kan hjælpe dem til at nå målet. Evaluer succes en for hvordan respektive strategier fungerede og anvend den viden for bedre at nå kommende klubmål. Distriktets uddannelsesmøde Du forventes at deltage i distriktsseminarier som for eksempel PETS seminariet, instruktionsmødet, distriktets lederseminar, distriktets medlemsseminar og distriktets Rotary Foundation-seminar. Disse uddannelsesseminarier er udarbejdet for at hjælpe klubberne til at blive mere effektive og højne videnniveauet om Rotary. Opmunter til deltagelse på disse seminarier i de klubber, som du er blevet tildelt. Yderligere information findes i bilag 4, Distriktets uddannelsesmøde. Klubstøtte Som ressourceperson for de klubber du er blevet tildelt, har du en vigtig opgave, når det gælder om at forstå respektive klubbers behov og komme med råd. Opforder klubledelsen til at anvende sin egen klubs medlemmer for at løse problemer og nå mål. Eftersom du samarbejder med en mængde klubber, får du stor indsigt i hvordan almindelige klubproblemer kan håndteres. Uddel erfaringer og viden, som klubber kan anvende for at nå mål og løse problemer. I klubstøtten skal du: være tilgængelig, bogstavelig og synlig. besøge klubberne regelmæssigt.

14 holde regelmæssig kontakt med dem ved hjælp af e-post, telefon eller brev. give klubledelsen mulighed for at give feedback på kvaliteten af den hjælp og den støtte, du giver deres klub. Klubbesøg Du skal regelmæssigt besøge hver klub, enten månedsvis eller (i det mindste) kvartalsvis. Ved besøgene skal du: informere klubben om RI- og distriktsressourcer kontrollere klubbens målopfyldelse og foreslå justeringer af deres målopfyldelsesstrategier give forslag til praktiske løsninger på klubbens problem samle information om medlemsskab serviceprojekter deltage i og støtte Rotary Foundations programmer andre vigtige klubprojekter og klubfunktioner fremmøde eventuelle aktuelle konflikter arbejde sammen med klubledelsen, og på begæring fra distriktsguvernøren med skemalægningen af guvernørens officielle besøg. Medvirken på klubmøder Rotaryklubberne bør holde fire til seks interne klubmøder om året. Møderne samler alle klubmedlemmerne og gør det muligt for klubben at planlægge strategiskt samordne udvalgsarbejdet informere om hvordan klubplanerne gennemføres brainstorme om kreative løsninger og aktiviteter fortløbende uddanne om Rotary og Rotarys programmer regelmæssigt granske klubbens stærke respektive svage sider Det forventes, at du deltager i klubmødet ved guvernørens officielle besøg. Sammen med klubledelsen skal du bestemme, om du også behøver at deltage på andre klubmøder, og hvad du i så fald skal have af funktioner. Informationsspredning Klar og tydlig kommunikation er vigtig for enhver organisation, ikke mindst Rotary. Eftersom du er forbindelsesleddet mellem klub- og distriktsledelse, må du holde distriktsguvernøren, guvernør elect og relevante distriktsudvalg underrettede om, hvad du ved eller bekymrer dig før mødet med specielle klubber. Du må desuden se til, at distrikts- og RI-information spredes til dine klubber. 10

15 Ligeså vigtigt er det, at du informerer de tiltrædende klubledelser og distriktslederne, i særdeleshed din efterfølger som assisterende guvernør. Det er en garanti for kontinuiteten, aktuel problematik håndteres bedre, og din efterfølger får en orientering om klubberne. Du har også mulighed for at fungere som forbindelsesled mellem rotaryklubberne. I dine regelmæssige kontakter med klubberne kan du se, hvordan deres aktiviteter og programmer udvikles og give værdifulde tips og opmuntre til dialog klubberne imellem. Memo fra klubbesøg Ved hjælp af formularen Memo fra klubbesøg kan distriktslederne bedømme en klubs effektivitet. For distriktet og Rotary International er Memo fra klubbesøg desuden en årlig dokumentation af udviklingen i klubben. Du må indlevere et Memo fra klubbesøg for hver klub du er blevet tildelt til distriktsguvernøren senest 15 maj. (Formularen vedlægges som bilag 5.) Ligesom Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber er Memo fra klubbesø hovedsagligt opbygget omkring den effektive klubs fire hjørnestene. Anvend den når du besøger klubben for at bedømme klubbens målopfyldelse på følgende områder: medlemstilvæksten gennemføring af succesfulde serviceprojekter støtten til Rotary Foundation udviklingen af fremtidige ledere Ved årets afslutning skal du udfylde en afsluttende version af Memo fra klubbesøg og aflevere den til distriktsguvernøren. Slutversionen skal afspejle de iagttagelser du har gjort af klubben ved dine gentagne besøg og den kan anvendes for at bedømme klubbens udvikling gennem rotaryåret samt finde frem til forbedringsforslag for det kommende år. Gem en kopi af hver afsluttende memo fra klubbesøg du afleverer til distriktet til eget brug og vis den til din efterfølger. Ud over at du og andre distriktsledere får adgang til værdifuld information om specifikke klubber, anvendes Memo fra klubbesøg af Rotary International for at informere distriktet om klubtrends for hele distriktet. Klubber med særskilte omsorgsbehov De fleste klubbers problemer kan håndteres af klubmedlemmerne. Et mindre antal klubber må du og andre distriktsledere derimod yde særskilt omsorg. Det drejer sig i almindelighed om klubber med følgende egenskaber: lave eller synkende medlemstal til stadighed lavt fremmøde de har ikke formået at leve op til de minimumskrav som RI-ledelsen har fastlagt 11

16 Minimumsnormer for rotaryklubber Minimumsnormerne beskriver aktiviteterskravene for en fungerende rotaryklub. De blev udviklet for at sikre, at alle rotaryklubber efterlever Rotarys formål og yder en indsats i lokalsamfundet. Minimumsnormerne er udformede for at opmuntre til proaktive samarbejdsindsatser mellem klubber, som har det svært og distriktsledere som kan give retningslinier og støtte. Minimumsnormerne omfatter: indbetaling af medlemmernes medlemsafgifter til RI regelmæssige møder garantier for at medlemmerne abonnerer på The Rotarian eller et regionalt rotarytidsskrift gennemfører serviceprojekter som tilgodeser lokale eller internationale samfundsbehov modtage besøg af guvernøren, assisterende guvernør eller tjenestemand i Rotary International er indehaver af en ansvarsforsikring som gælder i den geografiske region, hvor klubben har sin hjemstavn, eller betale for obligatorisk ansvarsforsikring sammen med halvårsrapporten (dette punkt gælder kun USA) Mange af de opgaver som anvendes for at afgøre om en klub opfylder minimumsnormerne er hentet fra Memo fra klubbesøg. Rotary International forsyner, i påkommende tilfælde, guvernører med en liste over klubber i deres distrikt, som ikke opfylder minimumsnormerne. Arbejd med de klubber som ikke opfylder minimumsnormerne og udarbejd en plan, som giver den vejledning og støtte som behøves for at opfylde dem. Når du hjælper med at udforme en sådan plan, må du sørge for at tydliggøre den rolle du og andre distriktsledere blandt andet distriktsguvernøren og distriktsudvalgene har i arbejdet med klubben. Eftersom RI kun kompenserer guvernøren for et besøg i hver klub, forventer guvernøren, at du varetager den direkte kontakt med svage klubber og problemklubber. Mulige løsninger for klubber, som ikke fungerer, er at udføre de handlinger som behøves for at opfylde minimumsnormerne for rotaryklubber under distriktsguvernørens ledelse gå sammen med en nærliggende klub som er villig til at hjælpe frivilligt opsige medlemsskabet i Rotary International 12

17 Det officielle besøg Den assisterende guvernør hjælper til med skemalægningen af guvernørens officielle besøg i de tildelte klubber. Det officielle besøg er en vigtig funktion for guvernøren og en vigtig begivenhed for klubben. Forskellen mellem klubbesøg og officielle besøg Ved klubbesøg er det den assisterende guvernør som bedømmer klubbens målopfyldelse bedømmer effektiviteten i klubbens målopfyldelsesstrategier foreslår praktiske løsninger på klubbens problemer og udfordringer anvender Memo fra klubbesøg for at dokumentere klubbens status Ved det officielle besøg er det guvernøren som motiverer klubbens medlemmer til at deltage i klubbens og distriktets aktiviteter og serviceprojekter sætter fokus på årets RI-tema og vigtige rotaryspørgsmål yder særskilt omsorg for svage klubber og problemklubber retter opmærksomheden mod succesfulde projekter og mod enkelte rotarianeres indsats Gør følgende for at hjælpe guvernøren forberede sig på officielle besøg: Giv guvernøren en aktuel klubprofil for hver klub med oplysninger om medlemsstatistik, serviceprojekters status, deltagelse i Rotary Foundations program og økonomiske bidrag til RF, samt mødestatistik. Informer guvernøren om hver klubs specifikke omstændigheder, fremgang og udfordringer. Giv guvernøren en dagsorden for hvert besøg (se Opret en dagsorden, nedenfor). Skemalæg det officielle besøg Når du hjælper til med skemalægningen af det officielle besøg, må du samordne din indsats med klubben og guvernøren. Tænk på følgende: Planlæg det officielle besøg så at det sammenfalder med vigtige klubarrangementer, for eksempel årsdagen for klubbens grundlæggelse introduktionsceremonier program for information af nye medlemmer RF-arrangementer program for hæder og udmærkelser intercity møder 13

18 Planlæg besøg hos nye klubber og klubber med særskilte omsorgsbehov ret tidligt i rotaryåret. Tag geografi og rejsetider med i planlægningen. Forvis dig om at alle nødvendige logistiske arrangementer er medtaget for guvernøren og i påkommende tilfælde også guvernørens ledsager. Hjælp klubberne med at gøre PR for det officielle besøg Det officielle besøg er en kærkommen lejlighed for klubberne til at lære mere om distriktet og Rotary International. Det giver desuden klubben lejlighed til at vise guvernøren, hvad den har udført. For at så mange klubmedlemmer som muligt skal deltage, skal du opfordre klubberne til at gøre PR for det officielle besøg gennem at annoncer det forestående besøg på klubbens ugemøde publicer påmindelser om besøg i ugebrevet bed klubmedlemmerne indrette deres egen tidsplanlægning, så de kan deltage indpas at guvernøren uddeler eventuelle udmærkelser og belønninger til medlemmerne Foreslå desuden klubberne at gøre PR for det officielle besøg hos de lokale medier. Opret en dagsorden I samarbejde med klubben skal du oprette en dagsorden, som tager sigte på at lære af guvernørens kundskaber og erfaring. Dagsordenen skal omfatte: diskussion om målopfyldelsen med hensyn til de mål klubben har formuleret i Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber spørgsmål om distriktets og RI:s retningslinier og aktiviteter præsentationer af udvalgenes planer, aktiviteter og præstationer succesfulde klubprojekter og specielle rotarianeres indsatser 14

19 Bilag 1: Vurdering af rotaryklub:. (Anvend foregående rotaryår som udgangspunkt) Vurderingen følger de retningslinier som er fastlagt for effektive klubber. RI-ledelsen har fastlagt at fremgang inden for følgende områder er nødvendig for at en klub skal være effektiv. Effektive klubber kan beholde og/eller udbygge sin medlemsbase Besvar følgende punkter for at vurdere klubbens effektivitet hvad gælder medlemsskabet. 1. Antal medlemmer 30. juni foregående rotaryår: 2. Højeste antal medlemmer i klubben siden starten: 3. Nettotilvæksten i vores klub: 4. Klubbens gennemsnitlige mødeprocent per måned: 5. Hvordan orienterer klubben nye medlemmer? 6. Har din klub et program for rotaryinformation for både nye medlemmer og medlemmer klubben allerede har? Ja Nej Vær venlig at beskrive: 15

20 Effektive klubber kan gennemføre succesfulde projekter, som er tilpasset lokalsamfundets behov og behov i andre lande. Besvar følgende punkter for at vurdere klubbens effektivitet når det gælder serviceprojekter. 7. Antal udvekslingsstudenter, som er modtaget: Antal udvekslingsstudenter, som er sendt ud: 8. Antal Interactklubber: 9. Antal Rotaractklubber: 10. Antal Rotary lokalsamfundsprojekter: 11. Antal verdenssamfundsprojekter: 12. Antal bidrag modtaget fra Foundation til verdenssamfundsprojekter: 13. Antal sponsorater til RYLA: 14. Antal Rotary venskabsudveksling: 15. Antal registrerede Rotaryvolontører: 16. List klubbens deltagelse i øvrige Rotaryprogrammer: Effektive klubber kan støtte Rotary Foundation både ved at deltage i programmer og ved at støtte med finansielle bidrag Besvar følgende punkter for at vurdere klubbens effektivitet når det gælder deltagelse i Rotary Foundation 17. Angiv hvilke af følgende humanitære programmer, klubben har deltaget i: Bidrag via distriktets opkrævning Særskilt bidrag Matching bidrag 16

21 18. Klubbens deltagelse i uddannelsesprogrammer: Antal ambassador stipendiater: Nominerede: Udvalgte: Modtaget: Antal deltagere i studiegrupper: Nominerede: Udvalgte: Modtaget: Antal uddelte bidrag til universitetslærere: 19. Bidrag: Almindelige: Med begrænsning: I alt Procentvis antal medlemmer har bidraget: Mål for indeværende år: Vil målet blive nået: JA Nej Effektive klubber kan udvikle ledere som kan gøre tjeneste inden for Rotary oven over klubniveau Besvar følgende punkter for at vurdere klubbens lederudvikling. 20. Deltog din forgænger i PETS forrige år? 21. Hvor mange klubmedlemmer deltog i Instruktionsmødet (Assembly)? 22. Hvor mange klubmedlemmer deltog i Foundation-seminaret? 23. Hvor mange klubmedlemmer deltog i distriktskonferencen? 24. Hvor mange klubmedlemmer deltog i RI Convention? 25. Hvor mange klubmedlemmer deltog i distriktledelsesseminaret? 26. Hvor mange klubmedlemmer har vist interesse i at være assisterende guvernør eller medlem af et distriktsudvalg? 17

22 Klubfunktioner 27. Hvor ofte mødes bestyrelsen? 28. Hvor ofte holdes der interne klubmøder? 29. Hvornår blev klassifikationslisten senest opdateret? 30. Har klubben et budget? Ja Nej 31. Får bestyrelsen regelmæssigt rapporter om klubbens økonomi? Ja Nej 32. Udgiver klubben et ugebrev eller månedsbrev? Ugebrev Månedsbrev 33. Hvor ofte er klubben opmærksom på den specielle Rotary-kalender så som Verdens forståelsesmåneden, Foundation måneden osv. Altid Lejlighedsvis Aldrig 34. Beskriv den seneste klubaktivitet, som er blevet dækket af medierne og hvornår den fandt sted, samt hvilke medier, der dækkede. 35. Budgetterer klubben med PR for sine aktiviteter? Ja Nej 36. Får klubmedlemmerne periodisk træning i, hvordan man anvender Manual of Procedure og klubbens grundlov? Ja Nej 18

23 Bilag 2: Arbejdsblad for målformulering Inden rotaryårets begyndelse skal den assisterende guvernør og klubledelsen undersøge klubbens samtlige aktivitetersområder. Giv en bedømmelse af klubbens aktuelle status ved hjælp af følgende spørgsmål og formulere mål for det kommende år. Medlemsudvikling Hvad kan klubben gøre for at hverve medlemmer og beholde dem i klubben? Hvordan kan klubmedlemmerne motiveres til at hverve nye medlemmer? Hvordan finder klubben medlemskandidater? Hvordan tackler klubben hele det lokale nærings- og erhvervsliv, når den leder efter medlemskandidater? Hvordan informeres nye medlemmer om Rotary og klubben? Hvordan informerer klubben medlemskandidater og nye medlemmer om medlemsskabets fordele og ansvar samt de muligheder til serviceindsatser som Rotary giver? Hvordan håndterer klubben medlemmernes kontinuerlige uddannelsesbehov? Serviceprojekter Har klubben en stærk servicetradition? Hvis ikke: hvad har hindret klubben fra at engagere sig i serviceaktiviteter? Har klubben en balanceret serviceplan for ydelser inden for hver tjenestegren? Har klubbens serviceplaner tydeligt definerede og realistiske mål? Hvordan planlægger klubben at opmuntre klub- og samarbejdsmedlemmerne til et større engagement i serviceprojekter? Har klubben gennemført en behovsvurdering for at fastlægge de virkelige samfundsbehov? Hvis ikke: Hvordan påtænker klubben at fastlægge samfundsbehov? Hvordan påvirker det positive eller negative resultat af tidligere serviceprojekter de aktuelle planer for serviceprojekter? Rotary Foundation Hvilke programmer er klubmedlemmerne mest interesserede i? Hvilke programmer deltager klubben for tiden i? Hvordan kan klubben bidrage til øget deltagelse i Rotary Foundations programmer? 19

24 Hvordan kan klubben for medlemmerne anskueliggøre samspillet mellem økonomiske bidrag og programresultater? Hvordan kan klubben opmuntre hver rotarianer til at give en gave til Rotary Foundation hvert år? Hvad er en passende måde for klubben at vise sin taknemlighed over for medlemmer som støtter Rotary Foundation økonomiskt? Udvikling af fremtidige ledere Hvad gør klubben for at medlemmerne skal blive mere delagtige i udformningen og gennemførelse af klubbens aktiviteter? Hvad har klubben gjort for at opmuntre til kontakt mellem klubmedlemmerne? Hvad gør klubben for at opmuntre til fremmøde på distriktsmøder? Hvordan kan fremmødet blive højere på distriktskonferencen? Hvad kan klubben gøre for at opmuntre past præsidenter til at deltage på distriktets ledelsesseminar? På hvilken måde kan past præsidenter være klubben til nytte efter at have deltaget på dette møde? Klubadministration Hvilke handlinger skal der til for at klubbens ledere kan blive bedre til at kommunikere med hinanden? Forsyner ugebrevet medlemmerne med relevant information? Er ugemøder interessante for medlemmerne? Hvad kan gøres for at klubbens mødeprogram skal blive bedre? Sender klubben rapporter og afgifter ind korrekt og til tiden? Hvis ikke: Hvilke handlinger skal der til for at dette så sker? Hvilke rutiner findes som garanti for de økonomiske midlers forvaltning? Hvilke rutiner skal der laves? Er der sammenhæng mellem ugeprogrammet og fremmødet? Hvad kan gøres for at medlemmerne bliver motiverede og ser frem til at komme på ugemøderne? Hvilke succesfulde administrative rutiner har andre klubber indført? Hvordan kan klubben blive bedre til at følge op på fremmødet og finde ud af hvor tilfredse medlemmerne er med klubben? Hvordan kan klubben anvende distriktets ressourcer bedre? Hvordan kan klubben forbedre sine arbejdsrelationer med distriktsguvernøren, assisterende guvernør og andre distriktsledere? 20

25 Bilag 3: Planlægningsvejledning for effektive Rotaryklubber Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber er beregnet på at hjælpe rotaryklubberne til at opsætte mål for det kommende år. Formularen er til hjælp for at spore generelle trends i klubmedlemsskab og klubadministration. Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber er baseret på principperne for en effektiv klub. En effektiv klub kan: Bibeholde og øge sin medlemsbase. Gennemføre succesfulde projekter som tager fat på behov i eget samfund og i andre lande. Støtte Rotary Foundation både gennem at deltage i programmer og med bidrag. Uddanne ledere som har mulighed for at arbejde inden for Rotary over klubniveau. De strategier, som angives i hvert afsnit, viser hvordan klubber normalt vælger at nå sine mål. Det er nødvendigt at opmuntre klubberne til at opsætte alternative strategier for at nå målene. Tiltrædende klubpræsidenter opfordres til at udfylde den her formular i samarbejde med klubmedlemmerne og sende en kopi af den til den tiltrædende eller assisterende guvernør før 1. juli. Skriv venligst på maskine eller meget tydeligt Rotaryklubben i: Præsidentens navn: Rotaryår: Postadresse: Telefon: Fax: Mobil: Medlemsinformation (per 30. juni).. Nuværende antal medlemmer: Antal medlemmer for 5 år siden: Antal kvindelige medlemmer: Antal medlemmer som har været medlem i: Antal medlemmer 30. juni forrige år: Antal mandlige medlemmer: Klubbens gennemsnitsalder: mindre en 1 år: 1-3 år: 3-5 år: 5-10 år: år: mere end 25 år: Antal medlemmer som har foreslået et nyt medlem inden for de seneste 2 år: Afspejles samfundets forskellige aspekter i klubbens medlemssammensætning? Ja Nej Vores klassifikationsliste opdateres den / / og består af antal klassifikationer, hvoraf er ubesatte. Vores klub har sponseret en ny klub inden for de seneste to år: Hvis ja, har klubben da planlagt opfølgning i form af informationsmøder for medlemmerne i den sponserede klub? Ja Nej Ja Nej 21

26 Medlemsudvikling (Rekruttering, medlemspleje og organisering af nye klubber). Vores klub har opsat følgende mål for det kommende Rotaryår: Vi vil tilstræbe at være antal medlemmer den 30. juni år Vi har identificeret mulighederne for at finde nye medlemmer inden for følgende områder: Hvordan planlægger klubben at nå sine mål for medlemstilvæksten? (afkryds) Opsætte en plan for medlemspleje som sigter på at opretholde entusiasmen ved hjælp af interessante programmer, projekter, videreuddannelse og kammeratskabsaktiviteter. Udpege et udvalg bestående af klubmedlemmer, som har fået uddannelse i effektive rekrutteringsmetoder. Udarbejde en rekrutteringsplan som fokuserer på en sand repræsentation af forretnings- og erhvervslivet i nærsamfundet. Udarbejde en rekrutteringsplan som fokuserer på at alle samfundets aspekter er repræsenteret i klubben. Udarbejde en rekrutteringsplan som tydeligt forklarer hvad medlemskabet indebærer for potentielle rotarianere. Gennemføre et informationsprogram for nye medlemmer som hjælper dem til bedre at finde sig til rette i klubben. Udlevere brochurer som giver almen information om Rotary og specifik information om din egen klub for potentielle medlemmer. Vælge en erfaren rotarianer til mentor for hvert nyt medlem. Vær opmærksom på de rotarianere som sponserer nye medlemmer. Gennemføre et informationsprogram for at øge omverdenens viden om Rotary. Programmet skal hovedsagligt målrettes mod personer inden for forretnings- og erhvervslivet for at øge kendskabet til hvad Rotary er og hvad organisationen udretter. Opmuntre medlemmerne til at gå med i en Rotary-kammeratskabsgruppe for at opleve internationaliteten og kammeratskabet i RI. Deltage i RI:s udviklingsprogram for medlemsudvikling og medlemspleje. Søge muligheder for at danne en ny klub. Andet (vær venlig at beskrive): Hvad gør denne her klub attraktiv for nye medlemmer? Hvilke aspekter i klubben kan have en negativ effekt over for nye medlemmer? Hvad skal der gøres: 22

27 Effektive serviceprojekter. Vores klub har sat følgende mål for serviceindsatserne for det kommande rotaryår: For vores lokalområde: For samfund i andre lande (international tjeneste): Hvordan planlægger klubben at nå sine mål for serviceindsatserne? (afkryds) Udpeg et udvalg bestående af klubmedlemmer som har fået uddannelse i at planlægge og gennemføre et succesfuldt serviceprojekt. Gennemgå klubbens nuværende serviceprojekter for at afgøre om de er meningsfulde, er nødvendige og interesserer klubmedlemmerne. Identificere de sociale problemer i lokalområdet, som klubben vil henvende sig til med sine serviceprojekter. Vurdere hvordan klubben samler penge ind og om pengene rækker til projektfinansiering. Engager alle klubmedlemmer i klubbens serviceprojekter. Gennemføre eller skaffe en allerede gennemført undersøgelse af behovene i lokalsamfundet eller samfund i andre lande. Lokaliser klubmedlemmer som deltager i eller leder klubbens serviceprojekter. Søge en partnerklub med hvilken klubben kan gennemføre et internationalt serviceprojekt. Deltage i: Interact Rotarys kammeratskabsudveksling Verdenssamfundstjeneste Rotaract Rotarys volontører Ungdomsudveksling Rotarys samfundshjælpegrupper RYLA-programmet Anvende Rotary Foundations ressourcer for at støtte et projekt som klubben har udvalgt. Andet (var venlig at beskrive): Hvad skal der gøres: 23

28 Rotary Foundation. Vores klub har opstillet følgende mål for det kommende Rotaryår: Vi vil forsøge at nå USD i almindelige bidrag. Vi vil deltage i Rotary Foundation programmer ved at: Hvordan planlægger klubben at nå de mål, der er opsat for Rotary Foundation? (afkryds) Udpege et udvalg bestående af klubmedlemmer, som forstår Rotary Foundations programmer og som engagerer sig i arbejdet med at øge støtten til Rotary Foundation. Hjælpe klubmedlemmerne til at forstå samspillet mellem bidragene til Foundation og Foundations programmer. Planlægge præsentationer som informerer klubmedlemmerne om de muligheder, som tilbydes inden for international tjeneste gennem Rotary Foundations programmer. Sende en repræsentant til distriktets Rotary Foundation seminar. Anvende Rotary Foundations ressourcer til at støtte klubbens internationale projekter. Lakalisere klubmedlemmers økonomiske bidrag til Rotary Foundation og deres deltagelse i Foundations programmer. Henstille til klubmedlemmer at de giver en gave årligt til Foundation. Deltage i: GSE Matching Grants Forenklede distriktsbidrag Individuelle bidrag PolioPlus Være vært for eller sponsere en ambassadørstipendiat Sponsere en Rotary verdensfredsstipendiat Sponsere en universitetslærer Invitere deltagere i Foundation programmer og alumnis til at deltage i klubbens programmer og aktiviteter. Andet (vær venlig at beskrive): Hvad skal der gøres: 24

29 Uddanne fremtidige Rotaryledere. Vores klub har opstillet følgende mål for at uddanne fremtidige rotaryledere i det kommende rotaryår: Vores klub vil identificere medlemmer som mulige fremtidige ledere og meddele dette til distriktet den 30. juni år. Hvordan planlægger klubben at uddanne fremtidige rotaryledere? (afkryds) Opmuntre udvalgsformænd til at deltage i distriktsmøderne. Opmuntre interesserede past præsidenter til at deltage i seminariet om lederskab, som holdes i forbindelse med distriktskonferencen. Udnytte den assisterende guvernørs erfaring. Sørge for at distriktsudvalgene holder præsentationer for klubmedlemmerne. Sørge for at klublederne samarbejder med distriktsguvernøren og assisterende guvernør for at få størst muligt udbytte af det officielle besøg. Opmuntre nye medlemmer til at påtage sig ledende opgaver ved at deltage i klubudvalg. Sende medlemmer i klubben på besøg i andre klubber for at bytte idéer og siden dele de nyindhøstede ideer med de øvrige klubmedlemmerne. Andet (vær venlig at beskrive): Hvad skal der gøres: Generel administration Hvordan planlægger klubben at udføre de administrative opgaver, som er nødvendige for at den skal fungere effektivt? (afkryds) Bestyrelsesmøder er planlagt med regelmæssige mellemrum. Klubben har planlagt antal interne klubmøder. Valg af nye bestyrelsesmedlemmer afholdes den Vores klub vil sende mindst delegater til distriktskonferencen. Klubben har valgt en ugebrevsredaktør som skal videreformidle information som kan være til nytte for klubmedlemmerne. Klubbens hjemmeside bliver ajourført gange om året. Et udvalg bestående af motiverede klubmedlemmer er nedsat for at udvikle interessante og meningsfulde programmer til klubbens ugemøde. Et udvalg bestående af motiverede klubmedlemmer er nedsat for at planlægge forskellige kamratskabsaktiviteter. Månedlig mødestatistik rapporteres til distriktslederne den dag i efterfølgende måned. 25

30 Vores klub vil anvende Medlemswebben - både dk. og org. - for at holde al klubinformation aktuel. Ændringer i medlemsskabet bliver rapporteret til RI inden for dage. Rapporter til RI, inklusive halvårsrapporten, bliver returneret inden dage efter modtagelsen. Andet (vær venlig at beskrive): Hvad skal der gøres: Vores klub vil gerne have hjælp fra assisterende guvernør eller guvernøren med følgende spørgsmål: Hvilke spørgsmål vil I diskutere med guvernøren eller assisterende guvernør under hans/hendes besøg i klubben? Klubpræsident Rotaryår Assisterende guvernør Dato Dato 26

31 Bilag 4: Distriktets uddannelsesmøder Tabellen neden for viser distriktets årlige uddannelsesmøder. I tabellen angives hvert mødes tidsramme, emne, ansvarlig, målgruppe samt tekstmateriale. Møde/ Tidsramme Emner Ansvarlig/Deltagere Materiale Uddannelsesseminariet Ansvarlig: For studieledere: for Tiltrædende distriktets lederteam guvernør Deltagere: (Off we go) Februar Uddannelsesseminariet fortiltrædende klubpræsidenter (PETS) Marts Distriktsmøde (Assembly) April eller maj (helst efter PETS) Distriktsseminariet om lederskab Umiddelbart før eller efter distriktskonferencen Præsentation af årets tema Distriktsadministration Rolle og arbejdsopgaver Arbejdet med dine klubber Ressourcer Planlægning for året Kommunikation Præsentation af årets motto Klubpræsidentens rolle og ansvarsområder Opsætning af mål Udvælg og forbered klubledere Klubadministration Medlemsrekruttering og information af nye medlemmer Serviceprojekter Rotary Foundation Ressourcer Planlægge for året Roller og ansvar Retningslinier principper og rutiner At vælge og uddanne dit team Ressourcer Gennemgang af positive erfaringer Praktisk opgave at udarbejde en plan Problemløsning Lederskabs- og motivationsteknik Muligheder for lederindsatser Distriktsmøde Opbygge et internationalt serviceprojekt Valgfrit RI- eller Foundationprogram Assisterende guvernører og alle i distriktsudvalgene Ansvarlig: Tiltrædende guvernør Deltagere: Tiltrædende klubpræsidenter Ansvarlig: Tiltrædende guvernør Deltagere: Klubledere og udvalgsformænd Ansvarlig: Guvernøren Deltagere: Rotarianer som fungerer som klubpræsident eller i en lederrolle i klubben i mindst tre år Uddannelsesseminariet for distriktets lederteam, lederens håndbog (247-SW) For deltagere: Uddannelseshåndbog for assisterende guvernører (244-SW) Rotarydistriktets udvalgshåndbog (249-SW) For studieledere: Uddannelsesseminariet for tiltrædende klubpræsidenter, Lederhåndbog (243-SW) For deltagere: Klubpræsidentens håndbog (222-SW) For studieledere: Lederhåndbog for distriktsledelsen (828-SW) For deltagere: Klubsekretærens håndbog (229-SW), som indeholder et afsnit for klubbens kasserer Rotaryklubbens udvalgshåndbog (226-SW) For studieledere: Distriktsseminariet om lederskab, Lederhåndbog (248-SW) 27

32 Møde/ Tidsramme Emner Ansvarlig/Deltagere Materiale Distriktsseminariet Ansvarlig: For studieledere: om Guvernøren medlemsskab Deltagere: August eller september Distriktsseminariet om Rotary Foundation Juli - november Klubledere, medlemmer i udvalget for Rotary Foundation og andre interesserede rotarianere Distriktskonferencen Skal IKKE holdes samtidligt som et zoneseminar eller otte dage før eller efter en RI-kongres Overblik over medlemsskabets betydning Medlemspleje Rekruttering Oprette nye klubber Roller og ansvarsområder Ressourcer Rotary Foundations program Opsætte og nå mål for Foundation Opgaver for klubudvalget for Foundation Anvendelse af DDF-penge Øvrigt afhængigt af behov i distriktet Fremmer Rotarys formål gennem kammeratskab, inspirerende tale og diskussion om RI- og distriktsanliggender Fokus på Rotarys program og succesfulde klub- og distriktsaktiviteter Fremmer dialog og samarbejde blandt klubberne Klub- og distriktsledere hvis opgaver har at gøre med medlemsskab, assisterende guvernører og alle interesserede rotarianere Ansvarlig: Guvernør Deltagere: Ansvarlig: Guvernøren Deltagere: Alle rotarianere i distriktet Lederhåndbog for distriktsseminariet om medlemsskab (242-SW) For studieledere: Distrikt Rotary Foundation Seminar Manual (438-EN) For studieledere: Håndbog for distriktskonferencen (800-SW) 28

33 Bilag 5: Memo fra klubbesøg Assisterende guvernører: Udfyld formularen efter dit sidste besøg i klubben og send den til distriktsguvernøren senest 15. maj. Distriktsguvernører: Tilføj dine kommentarer til formularen og send den til din Klubs- og distriktsrepræsentant senest 1. juni. Gem en kopi i distriktets arkiv. Rotaryklubben i Distrikt: Assisterende guvernørs navn: Assisterende guvernør besøgte klubben totalt gange forrige år. Afkryds for passende alternativ. Hvis du svarer nej på nogen af spørgsmålene 1-19 skal du tilføje en separat side, hvor du beskriver omstændighederne. Medlemsskab 1. Har klubben haft nettomedlemstilvækst? Ja Nej 2. Anvender klubben en medlemsrekrutteringsplan? Ja Nej 3. Gennemførte klubben informationsprogrammer for nye medlemmer? Ja Nej 4. Nåede klubben sine medlemsmål for året? Ja Nej Kommentarer: Serviceprojekter 5. Deltager klubben i lokale serviceaktiviteter? Ja Nej 6. Deltager klubben i internationale serviceaktiviteter? Ja Nej 7. Nåede klubben sine servicemål for året? Ja Nej Rotary Foundation 8. Deltog klubben i Rotary Foundationprogrammer i løbet af året? Ja Nej 9. Nåede klubben sine mål for gaver til Rotary Foundation? Ja Nej Kommentarer: Udvikling af fremtidige ledere 10. Deltog tiltrædende klubpræsidenten i PETS? Ja Nej 11. Hvordan mange klubledere deltog i distriktsinstruktionsmødet? Ja Nej 12. Hvordan mange klubledere deltog i distriktskonferencen? Ja Nej 13. Hvordan mange klubmedlemmer deltog i distriktets ledersesseminar? Ja Nej 29

34 Funktionskrav for rotaryklubber 14. Betalte klubben sine per capita-afgifter til RI? Ja Nej 15. Holdt klubben regelmæssige møder? Ja Nej 16. Abonnerede klubben på Rotary Norden Ja Nej 17. Gennemførte klubben lokale eller internationale samfundsprojekter? Ja Nej 18. Modtog klubben besøg fra guvernøren, assisterende guvernør og andre RI-ansatte? Ja Nej 19. Har klubben en generel ansvarsforsikring (kun nødvendigt i USA)? Ja Nej 20. Hvordan blev du modtaget i klubben? Jeg var meget velkommen Klubben var proaktiv og kontaktede mig i forvejen for at snakke om hvilke emner de ville diskutere. Jeg var velkommen Jeg fik en varm velkomst og klubben havde forberedt sig på at diskutere sin udvikling. Mit besøg håndteredes som en administrativ pligt Klubben gjorde minimale forberedelser og var ikke interesseret i forslag ude fra. Jeg var ikke velkommen Forklaring på separat bilag. Klubben nægtede at tage imod mig Forklaring på separat bilag. 21. Hvad er dit helhedsindtryk af klubben? Udmærket Medlemmerne i klubben er informerede og engagerede og bygger videre på den effektive rotaryklubs fire hjørnestene eftersom de: bibeholder og/eller udvider medlemsbasen; gennemfører succesfulde projekter, som har fokus på samfundsbehov i lokalområdet og i andre lande; støtter Rotary Foundation både gennem at deltage i programmer og gennem økonomiske bidrag; samt udvikler ledere som kan tjene inden for Rotary på højere niveau end klubniveau. God Medlemmerne i klubben virkede informerede og engagerede. Klubben kunne dog blive mere effektiv, hvis den (marker alt som gælder): uddanne og informere medlemmerne øge kammeratskabsaktiviteter øge sine serviceaktiviteter skifte udvalgsformænd oftere integrere medlemmerne bedre (undgå kliker) andre årsager Tillfredsstillende Klubben fungerer, men har behov for at blive bedre til at (marker alt som gælder): uddanne og informere medlemmerne øge kammeratskabsaktiviteter øge sine serviceaktiviteter skifte udvalgsformænd oftere integrere medlemmerne bedre (undgå kliker) andre årsager Dårligt Klubben behøver hjælp fordi (marker alt som gælder): Medlemmerne i klubben er hverken informerede eller engagerede Kliker og magtkampe forhindrer den i at fungere effektivt Klubben stagnerer da der aldrig tilføres nye medlemmer Klubben ikke deltager i serviceaktiviteter (eller gør det mindst muligt) Klubledelsen ikke har deltaget i distriktets uddannelsesmøde og kan derfor ikke udføre effektive indsatser for klubben. Ikke-fungerende klub Klubben opfylder ikke de funktionskrav som RI-ledelsen har fastlagt for rotaryklubber. (Se spørgsmålene oven for.) Assisterende guvernørs navn Assisterende guvernørens underskrift Distriktsguvernørens navn Distriktsguvernørens underskrift 30

35 3 Ressourcer Klubberne kommer for at bede dig om råd og vejledning i mange forskellige spørgsmål. Selv om du måske ikke nødvendigvis har alle svarene skal du vide hvor du kan finde dem. Det findes mange slags ressourcer hos distriktet, klubberne, samfundet og Rotary International, som kan hjælpe klubberne til nå sine mål. Informationsressourcer kan anvendes for at forklare retningslinier og procedurer og fremme succesfulde aktiviteter. Ressourcepersoner kan give tips og råd ud fra egne erfaringer. Neden for følger en fortegnelse over de ressourcer, du har adgang til. Distriktsressourcer Du kommer til at være klubbernes vigtigste ressource på distriktsniveau, da det er dig som har den tætteste kontakt med dem. Distriktsressourcer som du kan anvende for at hjælpe klubberne er for eksempel: distriktsguvernøren tiltrædende distriktsguvernør guvernør nominee distriktsudvalgenes formænd og medlemmer distriktsinstruktøren øvrige assisterende guvernører tidligere distriktsledere guvernørens månedsbrev Distriktsguvernøren Distriktsguvernøren er distriktets forbindelseled til RI:s præsident og ledelse og er ansat i Rotary International. Guvernøren er ansvarlig for at holde opsigt med samtlige klubber i distriktet, give dem råd og tips og motivere dem samt opmuntre dem at anvende strategier som gør dem mere effektive. 31

36 Som assisterende guvernør er du guvernørens repræsentant og hjælper til med at gennemføre distriktets planer og støtte klubberne i deres stræben efter at blive succesfulde rotaryklubber. Det er vigtigt, at du giver guvernøren aktuel information om de klubber, du er blevet tildelt. Guvernøren giver dig råd om strategier og ressourcer, som kan hjælpe dig med klubstøtten, informerer dig om trends for hele distriktet, som påvirker dine klubber, samt forsyner dig med information fra RI og distriktet, som skal formidles ud til klubberne. Mere information om distriktsguvernørens rolle findes i bilag 6, Distriktsguvernørens roller og ansvarsområder. Guvernør elect og guvernør nominee Inden rotaryårets begynden formulerer guvernør elect distriktets mål, leder uddannelsen af tiltrædende distrikts- og klubledere, samt beder dig eventuelt om råd om distriktsudvalgenes sammensætning. Desuden kan guvernør nominee være involveret i planlægningsprocessen, specielt hvis planerne strækker sig ind i det følgende rotaryår. Guvernør elect og guvernør nominee kan arbejde med klubber, som kræver langsigtet opmærksomhed eller har serviceprojekter, som løber over mere end et år for at give vejledning og se til at nødvendige ressourcer findes. Distriktsudvalgene Distriktsudvalgene udpeges af distriktsguvernøren og opfylder særskilte funktioner som modsvarer de målsætninger og planer for distriktet som er formuleret af distriktsledelsen. Distriktsudvalgene konsulterer ofte relevante udvalg og arbejdsgrupper (Task Forces) inden for Rotary International og Rotary Foundation om nærtbeslægtede programmer og aktiviteter på distrikts- og klubniveau. Distriktsudvalgene skal arbejde med klubberne for at forsyne klubledelsen med specialviden og vejledning, så de kan virkeliggøre strategier som gør at de når klubbens mål. følge klubbernes udvikling og give dem støtte, når det behøves. opfordre dem til at støtte distriktets mål. informere dem om tilgængelige ressourcer. identificere og være opmærksom på succesfulde klubber og individer. Selv om distrikter rundt om i rotaryverdenen viser stor variation i sine udvalg anbefaler RI-ledelsen samtlige distrikter at nedsætte udvalg, som varetager følgende fortløbende funktioner: nyoprettelse af klubber økonomi distriktskonferencen distriktsprogrammer (f.eks. ungdomsudveksling, Rotaract, Rotarys uddannelsesprogram for ungdomsledere, verdenssamfundstjeneste) medlemsskabsudvikling PR 32

37 promotion af RI-Convention Rotary Foundation uddannelse Sæt dig ind i de forskellige udvalgs ansvarsområder som de er defineret af RI-ledelsen og dit distrikt. Distriktsinstruktøren Uddannelsesmøder holdes hele året og giver rotarianerne den viden og kompetence de behøver for at udføre deres opgaver effektivt. Distriktsinstruktøren er ansvarlig for at hjælpe guvernøren og guvernør elect med uddannelsen af klub- og distriktsledere. Under ledelse af guvernøren eller guvernør elect (beroende på møde) er distriktsinstruktøren ansvarlig for at lede uddannelsesindsatsen på følgende møde: uddannelsesseminaret for distriktets lederteam uddannelsesseminaret for præsident elect er (PETS) distriktsmødet distriktets lederskabsseminar distriktsseminariet om medlemsudvikling Rotaracts lederskabsuddannelse andre uddannelsesarrangementer efter behov Inden PETS og distriktsmødet skal du rådføre dig med distriktsinstruktøren om mødets dagsorden samt din funktion. Du kan også bede distriktsinstruktøren om råd angående uddannelsesbehov på klubniveau. Øvrige assisterende guvernører De øvrige assisterende guvernører i distriktet er en udmærket kilde for information og strategier, som kan bidrage til at styrke klubberne. Kontakter med dine assisterende guvernørkollegaer hjælper dig til forstå distriktets trends og blive mere opmærksom på dem; kontakter kan også lede til et udvidet samarbejde klubber imellem. Tidligere distriktsledere Tidligere distriktsledere er ofte aktivt engagerede i distriktets og klubbernes anliggender. De har godt kendskab til distriktets klubber og ledererfaring og kan derfor give indsigtsfulde tips og foreslå gode målopfyldelsesstrategier. Bed dem om råd og kommentarer i planlæggelsen og gennemførelsen af mål og i klubarbejdet. Guvernørens månedsbrev Guvernørens månedsbrev sendes fra distriktsguvernøren til klubbernes præsidenter og sekretærer eller offentliggøres via rotary.dk. Formålet med månedsbrevet er at informere, stimulere og anerkende rotarianere i distriktet. 33

38 Forsyn guvernøren med den information du mener skal med i månedsbrevet. Du kan for eksempel informere guvernøren om et spændende serviceprojekt i en klub eller et program, som ofte omgives af misforståelser. Opforder klubledelsen til at læse månedsbrevet for at få de seneste nyheder fra distriktet. Rotary Danmarks Kommunikationssystem Systemet er webbaseret og indeholder medlemsdata for alle medlemmer i danske klubber. Medlemsdata omfatter navne og adresseoplysninger både privat og firmamæssigt. Telefon, fax, mobilnr. og er ligeledes registreret. Medlemsprofilen indeholder også oplysninger om funktioner i rotaryregi, klassifikation, kompetencer, navn på ledsager etc. Systemet indeholder avancerede kommunikations- og informationsfaciliteter og kan styre mødeplanlægning på klub-, distrikts- og rådsniveau. Endvidere er det muligt at oprette udvalg og møder på tværs af distriktsgrænser. Ugebreve og månedsbreve håndteres af og arkiveres i databasen. Derudover indeholder systemet en hel del funktioner, der kan hjælpe de assisterende guvernører med f.eks. uddybende statistikker om de enkelte klubber. Klubbressourcer En del af de vigtigste ressourcer for en klub findes inden for klubben selv, f.eks. klubmedlemmernes ledsagere og øvrige familiemedlemmer. Når du arbejder med klubberne for at hjælpe dem til at blive så effektive som mulige, skal du opfordre dem til at udnytte egne medlemmers og ledernes kundskaber og erfaring, bland andet: klubpræsidenten klubsekretæren klubkassereren klubudvalgene Styrk båndene mellem de klubber du er blevet tildelt, så de kan sprede effektive måder at gøre tingene på til hinanden. Dette kan du gøre gennem at opfordre til intercitymøder fælles serviceprojekter fælles møde for klubpræsidenterne i dit område Klubpræsidenten Klubpræsidenterne er ansvarlige for at deres klubber bliver så succesfulde som muligt ved at lede klubben mod mål som baserer sig på den effektive rotaryklubs fire hjørnestene. I denne egenskab fungerer præsidenterne frem for alt som ledere og motivatører, snarere end som administratorer. Sammen med andre klubledere skal klubpræsidenten formulere realistiske og udfordrende mål for klubben. fastlægge strategier for hvordan målene skal nås. 34

39 bedømme hvordan succesfulde strategier er fuldført. udføre de forandringer som behøves for at forbedre de planer og rutiner som skal gennemføres for at nå klubbens mål. Klubpræsidenten konfererer regelmæssigt med klubbens øvrige ledere for at analysere udviklingen og få kommentarer. Klubpræsidenten er din vigtigste kontaktperson i klubben. I samarbejde med klubpræsidenten skal du identificere klubbens stærke sider samt de svage punkter, som behøver dit støtte. Klubsekretæren Klubsekretærens opgaver er hovedsagligt administrative. De inkluderer ansvarlig for medlemsregister ansvarlig for mødestatistik ved ugemøde udsende indkaldelser til klubmøde, ledelsesmøde og udvalgsmøde ansvarlig for mødereferater at sende nødvendige rapporter og betale afgifter til Rotary International at indrapportere nye medlemmer, udmeldelse og øvrige medlemsændringer til RI:s generalsekretariat at rapportere om medlemsudvikling og fremmøde til distriktsguvernøren at modtage information fra distriktet og RI for klubben Takket være sin administrative funktion har sekretæren kendskab til alle klubbens aktiviteter. I samarbejde med klubsekretæren skal du identificere trends, som må håndteres. Klubkassereren Klubkassereren er ansvarlig for håndhævelse af klubbens økonomiske transaktioner, bogføring og budgetplanlægning. Klubkasserens arbejdsopgaver angives i klubbens vedtægter og omfatter ofte blandt andet oversigt over samtlige klubbens midler revidering af samtlige klubbens midler over for ledelsen, på begæring og ved årets afslutning udføre andre opgaver som hører til funktionen I samarbejde med klubkassereren skal du påse, at klubbens økonomi varetages på en professionel måde. Klubudvalgene Klubudvalgene planlægger, fremmer og gennemfører aktiviteter og projekter som holder klubben i live og yder service over for lokalsamfundet og samfund rundt om i verden. I samarbejde med klubudvalgene skal du se til, at de fungerer effektivt og støtter klubbens og distriktets mål. Medlemmer i succesfulde klubudvalg kan agere som rådgivere for andre klubbers udvalg. 35

40 Ressourcer i lokalsamfundet Succesfulde rotaryklubber er engagerede i sine samfund. Gennem nære kontakter med vigtige lokale institutioner og medlemmer kan klubber afgøre hvilke typer af serviceprojekter, som er fordelagtige og bedst modsvarer samfundsbehovene. Desuden kan en nær kontakt med lokale samfundsmedlemmer skabe interesse for Rotary og tiltrække nye medlemmer samt fremme samarbejde og partnerskab med lokale organisationer og ledere. Som assisterende guvernør skal du forsikre dig om, at klubberne kender til de lokale samfundsressourcer. Information, som kan være afgørende, når det gælder om at hjælpe klubber med at planlægge lokale projekter og lokale aktiviteter, er bland andet samfundets økonomiske situation geografiske omgivelser stærke og svage sider uddannelsesmæssigt politiske forhold sundhedstilstand og sygehuse demografisk status For at skaffe denne information må klubmedlemmer tage kontakt med andre lokale medlemmer som for eksempel: serviceorganisationer og nonprofit grupper skoler myndigheder lokale erhvervsprogrammer sygehuse og andre sundhedsorganisationer handelskamre og andre lokale erhvervsinteresser religiøse organisationer RI-ressourcer Rotary International har et stort ressourcemateriale med information om Rotarys retningslinier, procedurer, programmer, uddannelsesmøder, samt rotarianeres og klubbers projekter og aktiviteter verden over. Ved hjælp af nedenstående ressourceoversigt kan du støtte klubberne enten ved selv at lede efter informationen eller ved at vise klubberne, hvor de finder det relevante ressourcemateriale. Observer at oversigten ikke er komplet. For en komplet fortegnelse over tilgænglige ressourcer henvises til RI-kataloget (019-SW), eller besøg webshoppen på RI: s web ( Fra siden Download kan du desuden downloade mange tekster gratis. Generel referencelitteratur Informationspakke for klubbens ledelse (225-SW). En række manualer som giver overblik over klubpræsidentens, sekretærens, klubkassererens og klubudvalgenes ansvarsområder samt indholder information om rotaryklubbens aktivitetersområder, bland andet medlemstilvækst, serviceprojekter, Rotary Foundation, PR-aktivi- 36

41 teter og indsamlingsaktiviteter. I pakken indgår: Klubpræsidentens håndbog (222-SW) Klubsekretærens håndbog (229-SW) Rotaryklubbens udvalgshåndbog (226-SW) Rotary Internationals Rotary Foundation Quick Reference Guide (219-SW) Official Directory (007-EN) - Policies og procedurer for RI:s embedsmænd, udvalg og arbejdsgrupper, samt sekretariatets personel; verdensomspændende fortegnelse over distrikter og guvernører; distriktsvis fortegnelse over klubber med kontaktopgaver for præsidenter og sekretærer samt tid og sted for møde. Manual of Procedure (035-EN) - Retningslinier og procedurer som er fastlagt gennem Counsil on Legislation og af ledelsen for Rotary International, udkommer hvert tredje år efter Counsil on Legislations mødet. Indholder Standard grundlov for rotaryklubber og Anbefalede vedtægter for rotaryklubber. RI-Catalog (019-EN) - En fortegnelse over RI:s tidsskrifter, audiovisuelle programmer, formularer og materiale, opdateres årligt, findes i trykt version og online. Nyhedspublikationer The Rotarian - RI:s officielle tidskrift som udgives en gang om måneden og indholder information om klubbers og distrikts projekter RI-ledelsens beslutninger og RI-kongresser. Foruden The Rotarian findes 31 regionale tidskrifter på 24 sprog for rotarianere rundt om i verden. Rotary World - Kvartalstidsskrift for ledere i Rotarys klubber, distrikter og internationalt, som kan anvendes for klubbulletiner eller nyhedsbrev. Medlemsskab The ABC s of Rotary (363-EN) - En samling korte artikler om Rotarys historie og programmer - velegnet for nye medlemmer. How to propose a New Member (254-EN) - Grundlæggende rutiner for at opbygge klubbens medlemsbase og forslag til hvordan den kan bibeholdes. Rotary Basics (595-EN) - Basisinformation om Rotary International og Rotary Foundation for nye medlemmer. Rotary Possibilities (688-MU) - Et tekstbaseret treminutters videopræsentation for potentielle medlemmer af Rotarys serviceprojekter verden over. Organizing new clubs (808-EN) - Retningslinier og procedurer ved organisering af nye klubber. Så foreslår du en ny medlem (254-SW) - Præsentation af de grundlæggende rutiner ved udvælgelse og valg af nye medlemmer. Så informeres nye medlemmer (414-SW) - Ressource for rotarianere med ansvar for udformning eller opdatering af klubbens program for uddannelse af nye medlemmer. This is Rotary (449-EN) - En seks minutters videopræsentation af Rotary og Rotary Foundation. Ideelt som informationsprogram om Rotary og for information af nye medlemmer. 37

42 Vad er Rotary? (419-SW) - Kort i tegnebogsformat med svar på almindelige spørgsmål om Rotarys organisation og aktiviteter for potentielle rotarianere og almenheden. Serviceprojekter Community Projects Database - Søgbar database over succesfulde projekter som er gennemført af rotaryklubber og rotarydistrikter, interact- og rotaractklubber, samt Rotary Community Corps. Her findes projektidéer og tips for gennemførelse. Muligheder til serviceindsatser (605B-SW) - Informationspakke med opgaver om de serviceprojekttyper RI anbefaler klubber og distrikter. WCS Projects Exchange Database - Søgbar database over internationale partnerskaber for samfundsprojekter. Rotaryklubber som behøver støtte kan anmelde sine projekter og fortælle om sine samfundsinitiativer for potentielle sponsorer. Klubber som vil udvide sine internationale serviceindsatser ved at støtte et projekt udenlands kan søge efter projekter og samarbejdspartnere. Samhællstjænst: vægledelse til effektive projekt (605A-SW) - Håndbog med instruktioner for planlæggelse, gennemførelse og vurdering af serviceprojekter. World Community Service Handbook: A Guide to Action (742-EN) - Information om hvordan klubber og distrikt kan engagere sig i internationale serviceprojekter. RI-program Publikationer findes for samtlige RI-programmer. Mere information findes i RI-kataloget eller onlinekataloget. Rotary Foundation Håndbog for distriktsudvalg for Rotary Foundation (300-SW) - Præsentation af udvalgenes ansvar for programmer og indsamlingsarbejdet. Humanitarian Grants Program (130-EN) - Dækkende information om retningslinier for humanitære bidrag. Klubpakken Hvert rotarian, hvert år (958-SW) - Brochurer, stickers og instruktioner for at hjælpe rotaryklubber fremme bidragene til Årlige programfonden. PR Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN) - Grundlæggende tips og værktøjer for at hjælpe rotarianere udøve PR for klubbens aktiviteter. PR Tips - Et e-nyhedsbrev som udkommer hver anden uge med tips til, hvordan klubber og distrikter kan gøre PR for Rotary lokalt (tilmeld dig på siden Effective Public Relations på RI:s engelske webside). Public Relations: Make It Work for You (269-EN) - Ti-minutters video om betydningen af kommunikation for rotaryklubber i informationsalderen. Rotarymeddelse og reklameindslag - For tryk, radio og TV, et ressourcemateriale som klubberne kan anvende for at gøre PR for klubben i lokalsamfundet. 38

43 RI:s hjemmeside Information om meget som er vigtigt for effektive klubaktiviteter finder du også på RI:s hjemmeside, Hjemmesiden opdateres regelmæssigt og indeholder information om alle Rotarys forskellige sider, blandt andet medlemsudvikling, Rotary Foundation, RI:s programmer, nyheder, arrangementer, klub- og distriktsstøtte, samt uddannelse. Et stort antal RI- og RF-publikationer kan downloades fra hjemmesideen, for eksempel ansøgningsformularer for programmer. Medlemswebben. Her kan rotarianere skænke penge til Rotary Foundation, administrere sine tilmeldinger fra RI, tilmelde sig til møder, downloade administrativt software og udnytte medlemsfordele. Embedsmænd i klubber og distrikter har adgang til yderligere funktionalitet. Rotarycentret for e-learning er udformet for at rotarianere på klubniveau via selvstudier skal kunne forbedre sine rotarykundskaber. Kortfattede moduler for nye medlemmer og klubembedsmænd kan downloades eller anvendes online. Modulerne er ikke beregnet på at erstatte distriktets uddannelsesmøde, men skal anvendes når kompletteringsuddannelse behøves. Rotarycentret for e-learning finder du på hjemmesidens side Kurser & uddannelser. Rotary Internationals ressourcepersoner RI:s udvalg - Udvalg på internationalt niveau giver RI-ledelsen råd i policyspørgsmål som berører Rotary International, distrikterne og klubberne. RI-ledelsen bestemmer udvalgenes aktivitetersområder og mødelederne udnævnes af RI-præsidenten. RI:s arbejdsgrupper - En arbejdsgruppe såkaldt Task Force er rotarianere som har fået i opgave af RI-præsidenten at hjælpe rotaryklubber og rotarydistrikter udføre specifikke opgaver. Regionale Rotary Foundation-koordinatorer - Rotarianere med opgaver at fungere som RF:s primære ressourceperson i en specifik region. Rotary Internationals koordinatorer for medlemsskab (RI-koordinatorer) og zonekoordinatorer for medlemsskab (zonekoordinatorer) - Rotarianer med opgaver at fungere som klubbernes og distriktens primære ressourceperson for medlemsudvikling i en specifik region eller zone. Kontaktopgaver for mødeledere i udvalg og arbejdsgroper findes i begyndelsen af Official Directory (007-EN). Sekretariatet Rotary Internationals sekretariat er administrationscentrum for verdens rotaryklubber og indsamler, analyserer, oversætter og publicerer information om Rotary. Det består af RI-hovedkvarteret i Evanston i USA samt 7 internationale kontorer. Det yder service for rotarianerne, rotaryklubberne og organisationens ledere og hjælper dem til opfylde Rotarys formål og gennemføre RI- og RF-ledelsernes beslutninger. Repræsentanterne for klub- og distriktsadministration (CDA-repræsentanterne) på de internationale kontorer og i hovedkvarteret kan besvare en mængde administrative spørgsmål og videresende øvrige spørgsmål til rette person på RI. Kontaktopgaver for sekretariatets personale findes i Official Directory (007-EN) og på RI:s hjemmeside. 39

44 Bilag 6: Distriktsguvernørens roller og ansvarsområder I overensstemmelse med RI:s vedtægter er distriktsguvernøren ansvarlig for følgende: Oprettelse af nye klubber Styrke eksisterende klubber Fremme af medlemstilvæksten ved at arbejde med distriktsledere og klubpræsidenter for at fastlægge realistiske medlemsmål for hvert klub i distriktet Støtte til Rotary Foundation i form af programdeltagelse og økonomiske bidrag Fremme af gode relationer mellem klubberne i distriktet samt mellem distriktets klubber og Rotary International Planlægge og lede distriktskonferencen samt for at hjælpe guvernør elect i planlæggelses- og forberedelsesarbejdet inden for uddannelsesseminaret for præsident elect er (PETS) og distriktsinstruktionsmødet. De officielle besøg, enten individuelle eller med flere klubber på en gang, i løbet af året skal finde sted på et tidspunkt som gør maximalt brug af guvernørens nærvær med hensyn til at sætte fokus på vigtige rotaryspørgsmål yde særskilt omsorg for svage klubber og problemklubber motivere rotarianere til at deltage i serviceaktiviteter personligt anerkende rotarianeres succesfulde indsatser Udsende månedsbrev til alle distriktets klubpræsidenter og klubsekretær eller offentliggøre det på Korrekt rapportering til Rotary International i overensstemmelse med RI-præsidentens eller RI-ledelsens krav Information til guvernør elect en inden internationale møder, om klubforholdene samt anbefalede handlinger for at styrke klubberne Korrekte nomineringer og valg i distriktet i overensstemmelse med RI:s grundlov og vedtægter, samt RI:s policybeslutninger og retningslinier Overlevering af distriktets arkiv til tiltrædende distriktsguvernør 40

45 Udførelse af andre nødvendige opgaver som Rotary Internationals embedsmand i distriktet I alt andet som har med arbejdsopgaven at gøre tillades og opmuntres guvernøren til at delegere ansvar ud gennem distriktsorganisationen. Andre vigtige funktioner for distriktsguvernøren er for eksempel at Skemalægge og lede uddannelsesseminariet for præsident elect er (PETS) og instruktionsmødet (som tiltrædende guvernør) samt gennemføre et distriktsseminar om lederskab, distriktets medlemsseminar, distriktets Rotary Foundationseminar samt distriktskonferencen (som guvernør) Udnævne assisterende guvernører og distriktsudvalg efter behov og udnytte dem effektivt i løbet af året Fremme og, om muligt, overvære RI:s Convention Lave en sammenfatning af medlems- og møderapporterne for klubberne i distriktet hvert måned, samt tage denne med i månedsbrevet til klubberne Bistå hver eneste af distriktets klubber efter behov og yde særskilt omsorg for klubber, som er nye, små eller har specielle behov, samt besøge dem tidligt i rotaryåret, hvis det behøves Fremme at klubber med personlige indsatser og økonomiske bidrag støtter Rotary Foundations programmer Motivere og bistå klubberne med hensyn til medlemstilvæksten Udarbejde et overordnet PR-program for distriktet og opmuntre klubberne til at gøre det samme for klubberne 41

46 Bilag 7: Diskussionsspørgsmål for uddannelsesseminariet for distriktets lederteam Læs diskussionsspørgsmålene neden for igennem. Ved at tænke over spørgsmålene og læse Uddannelseshåndbog for assisterende guvernører inden seminariet forbereder du dig for uddannelsen og forbereder dig for størst muligt udbytte af den tid du tillbringer sammen med dine distriktsledelseskollegaer. Intern distriktskommunikation Hvornår og hvor ofte skal medlemmerne i distriktsteamet kommunikere med hinanden? Hvilken information skal føres videre til klubberne? Hvilken information skal føres videre til distriktslederne? Hvordan føres information videre? Hvad er bedste måde at forsikre sig om, at alle parter holder sig fuldt informerede? Assisterende guvernørers roller og ansvarsområder Hvilke generelle ansvarsområder har den assisterende guvernør? Med hvem samarbejder du? Hvad har du af ansvarsområder i klubarbejdet? Målformulering Hvorfor er målformulering så vigtig? Hvordan skal du arbejde med klubberne for at hjælpe dem med målformuleringen? 42

47 Den effektive klubs hjørnestene Hvad er distriktets rolle, når det gælder om at støtte klubeffektiviteten? Klubarbejdet Hvordan forbereder du dig for at hjælpe klubberne med målformuleringen? Nævn nogen almindelige problemer, som klubberne må løse. Hvordan hjælper du klubberne med at håndtere nogen af de her problemer? Hvordan bidrager regelmæssige klubbesøg til klubbens effektivitet? Hvilke slags klubber må ydes særskilt omsorg? Hvad er din rolle med hensyn til at hjælpe klubberne og guvernøren på at forberede sig for det officielle besøg? Hvis du allerede tidligere har været assisterende guvernør: Beret for dine kollegaer om gode strategier du har anvendt. Ressourcer Hvordan skal du som assisterende guvernør samarbejde med distriktsudvalgene og øvrige assisterende guvernører for at være til størst mulig nytte for klubberne? Hvad findes af ressourcer? Problemløsning Hvordan ved distriktslederne, om en klub behøver yderligere støtte? Hvordan anvendes Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber for at identificere problemområder? Hvordan hjælper du klubberne til at opfylde minimumsnormerne? Beret for dine kollegaer, hvis du har anvendt gode strategier. 43

48 God planlægning leder til gode beslutninger. Derfor bidrager god planlægning til at virkeliggøre flygtige drømme Managementeksperten Lester R. Bittel Ved hjælp af Planlægningvejledning for effektive Rotaryklubber kan klubberne virkeliggøre deres drømme. Anvend den for at hjælpe klublederne med at formulere mål og strategier for, hvordan disse mål skal nås. Planlægningsvejledningen indgår i denne manual,og i Klubpræsidentens manual eller den kan downloades fra Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA