Bestyrelsesmøde den 19. april 2017

Transkript

1 Bestyrelsesmøde den 19. april 2017 Tidspunkt: 19/ kl. 09:00-10:30. Mødested: Online. Mødedeltagere: Michel, Leon, Jens, Henrik, Jon Fraværende: Bo Referent: Rasmus Frey Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat Beslutning [5 min.] Sidste møde blev afholdt online den 30/ Referat findes her: Godkendt Dagsordenpunkt 2, Program for generalforsamlingen 2017 Orientering, drøftelse og beslutning [30 min.] Forretningslederen gennemgår tankerne bag og det planlagte program for OS2s generalforsamling Bestyrelsen har mulighed til at komme med input og sparring. Specifikt ønskes sparring til programpunkterne: Pitch session og Paneldebatten. 09:30-10:00 Ankomst og netværk 10:00-10:10 Velkomst v. formanden 10:10-12:00 Ordinær generalforsamling (behandles under dagsordenpunkt 3) 12:00-13:00 Frokost, walk and talk og standholder netværk 13:00-13:20 Pitch session Se beskrivelse nedenfor 13:20-14:00 Christian Waldstrøm, Lektor, ph.d., forfatter, foredragsholder og konsulent Danmarks førende netværksforsker vil holde et oplæg om netværk, fællesskabet, relationerne og hvordan udnytter vi potentialet. 14:00-14:15 OS2cloud oplæg Forretningslederen og/eller Origo præsentere OS2cloud platformen. 14:15-14:25 Pause 14:25-15:00 Paneldebat Fællesskabernes berettigelse Se beskrivelse nedenfor 15:00-15:10 Afslutning 15:10-16:00 Netværk (for dem der ønsker at blive) Pitch session, 3-4 korte pitch af ny ideer / mulige projekter. Tanken er at man får 5 min til at pitche sin ide med det formål at skabe opbakning. Et muligt pitch er den gruppe som løste OS2s case til Dansk IT s hackathon i sidste måned. Side: 1

2 Til dette punkt ønskes bestyrelsen input til hvem det kan tænkes der har et muligt pitch, leverandører eller medlemmer eller 3. part. Paneldebat Fællesskabernes berettigelse Tanken er at skabe rammerne for en paneldebat som tager afsæt i nogle helt konkrete spørgsmål som kan besvares indenfor en kort tidsramme. Det er tanken at tildele afgrænset tale/svartid til alle deltagere som styres med hård hånd. Panelet ønskes skabt af forskellige repræsentanter fra: Leverandører Brancheforening Samarbejdspartnere o Digit, KOMBIT, KL Andre interessenter OS2 selv Her ønskes bestyrelsens input til deltager fra de forskellige samt eventuelle tanker omkring mulige spørgsmål. Programmet gennemgås af forretningslederen, bestyrelsen har følgende input og ønsker: Til pitch session foreslåes de projekter med ophæng i OS2 som ansøger til KL rammearkitekturpuljen Det foreslås at en pitch session om SMART city og GEO data samarbejde tages med. Michel vil vende tilbage med mulige navne. Det drøftes at vi skal fremhæve guld vi har på hylderne men som bliver brugt for lidt. Det besluttes at udvide. OS2cloud oplægget med oplæg om egne løsninger. Vi udvider derfor programmet 30 min. Det foreslås at Christian Waldstrøm laver oplæg til paneldebat, og vi beder ham om at italesætte nogle af de problemstillinger som paneldebatten kommer ind på. Dette besluttes og en om rokering i programmet foretages af forretningsleder. Det nævnes at i det endelig program skal det være mere tydeligt og beskrivende hvad man som tilhører får ud af de enkelte programpunkterne. Forretningslederen sørger for dette. Bestyrelsen drøfter til sidst paneldebatten. Hvad er målet: Vi har behov for at starte en diskussion om at brancheforeningerne kører en forkert dagsorden. Vi vil gerne vise at der er mange holdninger til dette og vise at fællesskaber og leverandører er nødt til at italesætte egen holdning i forhold til brancheforeninger og omverden. Paneldebatten handler om at få budskabet ud. Bestyrelsen er enige om at det er en god ide at fokusere på de store leverandører i OS2 regi, det besluttes i første omgang at spørge Miracle og Systematic. Vi vil gerne høre hvordan de tænker på samarbejde og netværk. Forretningsleder tager kontakt til leverandører. Deltagelse fra brancheforening: Der er enighed om at ITB er mere diskussionslystne og mere interessant. De har et mere fragmenteret bagland. Mulige repræsentanter er Lars Andersen fra NNIT som repræsentant for ITB og virksomhed. Jørn Borre som er sekretariatschef eller Birgitte Hass. Forretningslederen kontakter ITB for deltagelse. Side: 2

3 Deltagelse fra samarbejdspartner: KL vi vil gerne høre fra, bestyrelsen er enige om at KL er væsentlige. Ole Bech fra Digit ønsker man også at række ud til. Forretningsleder kontakter. Det besluttes af OS2s repræsentant i paneldebat er Henrik Brix. Dagsordenpunkt 2, Ordinær generalforsamlingen 2017 Drøftelse og beslutning [30 min.] Bestyrelsen bedes bryde listen af suppleanter ned til 5 navne som forretningsleder kan kontakte i prioriteret rækkefølge. Bestyrelsen bedes tages tage stilling til om det ønskes at fremsætte forslag. Vedtægter findes her: forretningsleder har udpeget en række paragraffer som bør justeres så de passer til ny organisering. Dagsorden: 10:10-10:20 Valg af dirigent og referent Lars Favrholt fra Horsens Kommune spørges om han vil være dirigent. Forretningsleder sørger for referat. 10:20-10:50 Bestyrelsens beretning Udarbejdes af forretningsleder og formanden. Rundsendes til bestyrelsen. 10:50-11:05 Valg af formand, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Michel modtager genvalg som formand. Bo, Jens og Leon modtager genvalg til bestyrelsen. Til suppleanter er foreslået at kontakte: Poul Venø, Lars Favrholt, Mogens Kahr, Bente Neerup, Henrik Willumsen, Ellen Svenning, Jette Scott, Bodil Thomsen, Søren Ladefoged, Galina Lanchina, Charles Skovbo Lydersen. 11:05-11:20 Fremlæggelse af regnskabsstatus samt vedtagelse af kontingent for det kommende år Status udarbejdes af ITK og fremlægges af kasser Bo Fristed. 11:20-11:40 Indkomne forslag Bør det i 3 nævnes at open source er et middel til at opnå ejerskab? 4 stk. bør ændres til at udmeldelse sker ved at kontakte sekretariatet/forretningsleder. 4 her kunne man eventuelt indføre at et medlem bør eller måske skal udpege en OS2 kontaktperson / repræsentant i egen organisation. 6 stk. 1. Bør sætningen Bestyrelsen er fællesskabets generelle arbejdsorgan ændres til at inkludere sekretariatet/forretningsleder? 7 stk. bør evt. ændres til at indkommende forslag sendes til sekretariatet / forretningsleder. Side: 3

4 10 er teams den rette betegnelse, governance bruger faggrupper og fagudvalg. Bør sekretariat / forretningsleder ikke flettes ind? 11 bør tilpasses så et krav om overholdelse af fællesskabets governancemodel tilføjes. 11 her bør betegnelsen produkter tilføjes? 13 stk. 1 Sætningen kommunikationskanaler bestyres af Arbejdsgruppen ændres til bestyres af sekretariatet / forretningsleder. 13 stk. 3 bør ændres så det er sekretariatet der udsender. Andre forslag: 11:40-11:50 Eventuelt Evt. skrive ind i partneraftalen at OS2 må benytte logo/kommunevåben i markedsføring. Evt. skrive ind i partneraftale at man som OS2 partner forpligtiger sig til at vedligeholde profil på hjemmesiden. Det besluttes at forretningsleder kontakter mulige suppleanter og spørger på vegne af bestyrelsen. Det bemærkes at skal være tydeligt at det ikke er en godkendelse af regnskab da vi har ændret regnskabsår på sidste generalforsamling. Der fremlægges budget for 2018 og status på regnskab. Forretningsleder gennemgår ændringsforslag til vedtægter. Det besluttes at disse fremsættes som en samlet ændring med ophæng i ny organisering. Det bemærkes at i 7 skal tilføjes at der skal vælges revisor. Det besluttes at 10, 11 og 12 kan samles som en paragraf der henviser til OS2s governancemodel. Forretningsleder udarbejder et udførligt bilag med ændringer. Inklusiv et udførligt summary af hvorfor ændringer sker. Bestyrelsen har ingen yderligere ændringsforslag. Kontingent skal ikke forhøjes, men det må gerne italesættes at hvis vi ønsker at øge ambitioner skal vi se på øget kontingent i fremtiden. Side: 4

5 Dagsordenpunkt 3, Valg af revision Beslutning [10 min.] På det konstituerende bestyrelsesmøde d. 3/ blev det besluttet: at revision fremover varetages eksternt. BDO vælges grundet et godt kendskab til ITK (Aarhus kommune) som varetager OS2 økonomi. ITK og Aarhus Kommune benytter ikke længere BDO så det indstilles til bestyrelsen af beslutningen justeres til nye forhold eller gøres mere generisk så det evt. besluttes af den myndighed som varetager OS2s økonomi. Bestyrelsen beslutter at valg af revision følger værtskommunen. OS2 benytter normalt den revisor som værtskommunen har. Dette er selvfølgelig et punkt på den ordinære generalforsamling. Dagsordenpunkt 4, Trække GEOdata ind i OS2 Drøftelse [15 min.] Forretningsledelsen ønsker bestyrelsens input til hvilke tiltag vi kan gøre for at trække GEOdata området ind i OS2 og skabe en forankring i OS2. Det bemærkes at vi har OS2geo som er en gammel gruppe. En gruppe som er ekstremt aktive bare uden for OS2 regi. Gruppen har tidligere ønsket at komme tættere på OS2 for at drage nytte af OS2 modellerne. Hasse er kontaktperson, forretningsleder sætter et kvartalsmæssigt koordinationsmøde op. Det bemærkes at vi generelt skal løfte ambitionsniveauet. Det er et område som fylder rigtig meget. Der stilles forslag om at vi i forbindelse med et bestyrelsesmøde planlægger et møde med forskellige geo aktører for at finde ud af hvordan de kommer ind i OS2. Det besluttes at forretningsleder booker Michel og Bo til en brainstorm omkring et sådan formiddags arrangement. Det besluttes at forretningsleder kontakter Hasse for en status på OS2geo. Dagsordenpunkt 5, Eventuelt [10 min.] Orienteringer Andet Side: 5