Referat Bestyrelsesmøde 5. maj 2019

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Referat Bestyrelsesmøde 5. maj 2019"

Rebecca Jensen
4 år siden
Visninger:

1 Side 1 Referat Bestyrelsesmøde 5. maj 2019 Mødedato: Søndag 5. maj 2019 Mødetidspunkt: 11:00 17:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud Hos Ruth Lind, Kong Valdemarsvej 37, 4000 Roskilde Jes Møller, Birte Holm Sørensen, Carsten Henriques, Jens Kolstrup, Kurt Terpgård-Jensen, Lise Boye, Marianne Lauritzen, Pia Bro Christensen, Ruth Lind Lise Boye 1 Formandens punkt Formanden har ordet. En hilsen fra Jes ophold på Coracao, hvor bl.a. pousadaens 75-års fødselsdag blev markeret. Jes orienterede om praktiske konsekvenser af SAS flystrejke. Hunden Frida er begyndt at gø, hvorfor det er aftalt, at hunden i fremtiden skal overnatte i en transportkasse. har brug for et lukket arkiv. Marianne undersøger mulighederne og udarbejder forslag til mappestruktur. Personer på ventelisten skal betale samme pris som andelshaverne (normal pris) for at få en besigtigelsesuge. Marianne sender bilag om aktivering af ventelisten til bestyrelsen. 2 Forretningsorden for bestyrelsen s forretningsorden gennemgås med henblik på eventuel opdatering. Der tilføjes ny formulering om tavshedspligt (pkt. 6). Forretningsordenen opdateres og vedhæftes referatet. BILAG - Forretningsorden for bestyrelsen

2 Side 2 3 Opfølgning på generalforsamling følger op på generalforsamlingen, herunder på ikke behandlede forslag. Der fastsættes tid og sted for generalforsamling Jes sørger for indsendelse af nye vedtægter til Erhvervsstyrelsen. Forslagsstillerne til ikke-behandlede forslag vil blive kontaktet af Jes med henblik på fremtidig proces. Næste års årsmøde og generalforsamling holdes marts 2020 på Hotel Faaborg Fjord. 4 Økonomi Birte giver en kort orientering angående økonomi. Den tidligere trufne beslutning om selskabets opkøb af varige forbedringer i faste lejligheder sættes i bero, da forslaget ikke har været behandlet på generalforsamling, og der derfor ikke er budgetmæssig dækning for det. Regnskabet for 1. kvartal 2019 ser udmærket ud. Der er mange regninger på IT-siden. Birte beder Torben Lund om at se regningerne igennem med henblik på kvalitetssikring. Fremover udsendes kvartalsregnskab til bestyrelse og andelshavere. 5 Relation til Authentic Jes orienterer om status. Jes orienterede om status. Jes og Kurt kontakter Authentic vedr udvendig maling af Coracao. 6 Status fra udvalgene Kontaktpersonerne orienterer om væsentlige nyheder og/eller nye problemstillinger.

3 Side 3 Ruth orienterede fra Husudvalget: Der er bl.a. udarbejdet en liste over obligatorisk inventar i 1 og 2-værelses lejligheder. Der er indkøbt gasgrill og grønne havemøbler. Ruth orienterede fra Kulturudvalget. Carsten orienterede fra Bygningsudvalget: Authentic har etableret bruserum på level 1. Lejlighed 115 forventes klar den kommende uge. Der arbejdes på færdiggørelse af brandsikringen, herunder tidslås på yderdørene. Pia orienterede fra Bookingudvalget. Pia orienterede fra Det Grønne Udvalg. Kurt orienterede fra Transportudvalget. Kurt orienterede fra Energiudvalget. Udvalget arbejder på at få tilbud på støjisolering af varmepumper og på forslag til ombygning af energianlægget. OBS: opfordrer andelshaverne til inden udgangen af maj at henvende sig til udvalgsformanden for det enkelte udvalg eller bestyrelsessekretær Marianne Lauritzen, hvis man ønsker at indgå i et udvalg. 7 Samspil mellem bestyrelse, udvalg og andelshavere drøfter samspillet mellem bestyrelse og udvalg. Jes udarbejder beskrivelse af samspillet mellem bestyrelse, udvalg og andelshavere på Coracao, der indarbejdes som et afsnit om generelle vilkår for udvalgsarbejdet i alle udvalgs kommissorier. På denne baggrund og med udgangspunkt i skabelonen fra sidste år udarbejder alle faste udvalg opdaterede kommissorier, som skal sendes til Jes og Marianne inden 9. juni Udvalgenes dag afholdes søndag 13. oktober 2019, og samme dag holder bestyrelsens kontaktperoner møde med udvalgsformændene. Møderne holdes i Bygningen i Vejle.

4 Side 4 8 Proces for drøftelse af evt rulleplan for frie andelshavere Generalforsamlingen gav sin tilslutning til, at bestyrelsen sammen med forslagsstiller (Flemming Larsen) igangsætter den foreslåede proces, så der foreligger et beslutningsoplæg til næste års generalforsamling. Processen aftales nærmere. besluttede at bede Bookingudvalget om at drøfte forslaget med Flemming Larsen og herefter vurdere fordele og ulemper ved forslaget og udarbejde indstilling til bestyrelsen senest 1. oktober.. Pia (kontaktperson i Bookingudvalget) drøfter sagen med udvalget. 9 Opdatering af kommissorier for udvalgene drøfter de faste udvalgs kommissorier og sammensætning. Se pkt Solgte og købte andele Orientering om solgte og købte andele, herunder hvem der er udgåede og nye andelshavere. Jens orienterede. Der er p.t. fire og en halv andele til salg. Der er ikke solgt eller købt andele siden seneste bestyrelsesmøde. 11 Ny kontrakt vedr overdragelse af andele Jens har udarbejdet udkast til kontrakt vedrørende overdragelse af andele. tilsluttede sig den ny kontrakt vedrørende overdragelse af andele. På nye kontrakter står Jens som underskriver på selskabets vegne

5 Side 5 12 Principper for drift og vedligehold af lejlighederne Jes har udarbejdet udkast til principper for drift og vedligehold af lejlighederne. godkendte principper for drift og vedligehold af lejlighederne. Notatet indgår som en del af Bygningsudvalgets og Husudvalgets kommissorier. Notatet er vedlagt. BILAG - Principper for drift og vedligehold af lejlighederne 13 Rengøringskontrakt med Sonia Kurt har i samarbejde med Husudvalget udarbejdet udkast til en toårig rengøringskontrakt med Sonia. godkender kontrakten. godkendte rengøringskontrakt med Sonia og tilhørende opgørelse af tidsforbrug. Kurt udarbejder en tidsopgørelse for vask af sengetøj mv i tilsvarende format. Der udsendes informationsbrev til andelshaverne. BILAG - Informationsbrev om Sonia, rengøring mv. 14 Mødeplan 2019 har godkendt følgende mødeplan for resten af 2019: 1. Søndag 5. maj kl (hos Ruth i Roskilde) 2. Onsdag 19. juni kl (hos Birte i Hellerup) 3. Lørdag 10. august kl (hos Kurt/Pia på Falster) 4. Onsdag 4. september kl (hos Carsten i Odense) 5. Tirsdag 22. oktober kl (hos Jes i København) 6. Onsdag 4. december kl (hos Jens i København) Derudover foreslås følgende mødetidspunkter i 2020: 1. Onsdag 22. januar kl hos Ruth 2. Søndag 1. marts kl hos Carsten godkendte mødeplanen.

6 Side 6 15 Eventuelt Kurt orienterede om muligheder for ekstern konsulent til forhandling af nye serviceaftaler mv. Sættes på dagsordenen til næste møde. Punkter til dagsordenen 19. juni: - Udvalg og kommissorier - Nyt fra Kommunikationsudvalget, herunder opdatering af hjemmesiden - Evt nyt fra Energiudvalget

Relaterede dokumenter

Referat Bestyrelsesmøde 10. august 2019

Side 1 Referat Bestyrelsesmøde 10. august 2019 Mødedato: Lørdag 10. august 2019 Mødetidspunkt: 11.00-17.00 Mødested: Medlemmer: Afbud Hos Kurt, Hasseløvej 119B, 4873 Væggerløse Jes Møller, Birte Holm Sørensen,