Videncentrets pressepolitik

Transkript

1 PressePixi vfl.dk

2 2 Indhold 3 Videncentrets pressepolitik 4 Når vi har kontakt til pressen 5 Hvem kan udtale sig 6 Mediemelding 8 Når journalisten ringer 9 Hvis du skal udtale dig om en sag 9 Hvis det handler om politik 10 Få hjælp i kommunikationsafdelingen 11 Pressekontaktens 10 bud Videncentrets pressepolitik En pressepolitik er en intern politik, der beskriver, hvilket forhold Videncentret ønsker at have til medierne, hvordan vi servicerer journalister, der ringer, og hvilke medarbejdere der udtaler sig offentligt. Med politikken sikrer vi, at der er klare procedurer for, hvordan vi håndterer samarbejdet med pressen. GRUNDLÆGGENDE GÆLDER: Enhver pressehenvendelse skal besvares. Videncentret er åben for mediernes adgang, dog skal pressens tilstedeværelse være aftalt med afdelingens ledelse, og kommunikationsafdelingen skal orienteres. Vi er imødekommende over for pressens henvendelser. Hvis du ikke kan eller vil svare på journalistens spørgsmål, skal du undersøge, hvem der i stedet kan udtale sig. Er det en sag af politisk karakter, henviser vi til Landbrug & Fødevarer. Vi venter ikke på, at pressen eller andre skal afsløre historier, som kan være problematiske for

3 3 Videncentret for Landbrug ønsker et åbent og tillidsfuldt samarbejde med pressen. Vi respekterer pressens vigtige rolle i samfundet og dens særlige arbejdsvilkår. Vi deltager aktivt i debatten også hvis der sættes kritisk lys på os. os. Hvis vi forudser, at en given sag kan udvikle sig til omtale i medierne, er det en fordel, at vi selv får mulighed for at formulere den første version af sagen. Nærmeste leder skal altid orienteres, når du som ansat ved Videncentret er i kontakt med medierne, og kommunikationsafdelingen skal orienteres via mediemelding. Disse retningslinjer suppleres med det mere specifikke i den enkelte afdeling. Det er alene den administrerende direktør eller bestyrelsesformanden, der udtaler sig om spørgsmål, der relaterer sig til Videncentret som virksomhed. Samarbejdet med pressen opnås ikke alene ved, at medarbejderne på Videncentret er åbne og imødekommende, når pressen kommer til os, men også ved at vi er opsøgende over for presse og medier for derigennem at være aktivt informerende og fagligt debatterende. Jan Mousing Adm. direktør Birte Kennedy Kommunikationschef

4 4 Når vi har kontakt til pressen Når vi taler med pressen, er der forskel på, om vi selv er udfarende, eller om vi bliver ringet op af en journalist. Når vi selv er udfarende, har vi ofte haft god tid til at forberede os. Der er måske formuleret en pressestrategi og handleplan på et projekt, vi gerne vil promovere der er styr på, hvem der skal udtale sig om hvad og hvornår. Noget andet er det, når vi bliver kontaktet af pressen, uden at vi er forberedt på det. Som regel er det heldigvis ukompliceret. Men nogle gange kan sagen være kontroversiel, eller journalisten kan have et særligt ærinde, som måske ikke er helt tydeligt, når han eller hun henvender sig.

5 5 Hvem kan udtale sig Medarbejdere på Videncentret kan udtale sig om emner inden for eget fagområde under respekt for retningslinjerne for Videncentret og den enkelte afdeling. Man udtaler sig som medarbejder på Videncentret og ikke som privatperson derfor bør man altid signalere loyalitet med arbejdspladsen Videncentret. Hvis man ikke føler sig rustet til at besvare en henvendelse, henvises til nærmeste chef. Det samme er tilfældet, hvis journalistens ærinde/spørgsmål breder sig ud over fagpersonens kompetencer og ansvar. Vi siger ikke nej til at udtale os, med mindre vi bliver spurgt om noget, som vi ikke ved noget om, eller som vi har tavshedspligt om. Hvis du er i tvivl, kontaktes nærmeste chef eller kommunikationsafdelingen. Hvem skal orienteres Ud over at du altid skal orientere din leder, når du har været i kontakt med medierne, skal der sendes en mediemelding til kommunikationsafdelingen. Herudover kan der være specifikke regler i den enkelte afdeling. Din chef/direktør afgør, om de folkevalgte bør orienteres.

6 6 Mediemelding For at sikre den bedst mulige håndtering af medierne og den forventede højere eksponering af Videncentret er det afgørende, at der konsekvent sker mediemelding til kommunikationsafdelingen, når du som ansat ved Videncentret optræder i medierne. Der skal altid sendes mediemelding, når du går til eller bliver kontaktet af et dagblad eller de elektroniske medier (radio/tv). Der skal som udgangspunkt ikke sendes mediemelding, når du optræder i fagpressen. Men hvis det er i forbindelse med en større artikel, et kontroversielt emne eller aktuel debat, bør der sendes en mediemelding. Du skal også sende mediemelding, selv om det ikke er dig, der udtaler dig i mediemeldingen noteres, hvem du har sendt journalisten videre til. Mediemeldingen skal sendes så tidligt i forløbet som muligt, så kommunikationsafdelingen kan vurdere, hvorvidt der skal tages action på pressekontakten, om Landbrug & Fødevarer skal orienteres, om andre skal orienteres eller inddrages. Konkret sker mediemeldingen via et skema på vfl.dk/presse/mediemelding. Du kan vælge at gemme linket som et af dine foretrukne, så det hurtigt kan findes frem.

7 7 Skemaet udfyldes med oplysninger om: DATO FOR KONTAKT MEDIETYPE MEDIENAVN NAVN PÅ JOURNALIST EMNE HVAD ER DER SAGT HVAD ER AFTALT OFFENTLIGGØRELSESTIDSPUNKT BEMÆRKNINGER herunder om henvendelsen er sendte videre til en anden. Spørg i Kommunikation, hvis du er i tvivl om, hvordan du skal bruge mediemeldingen. HUSK mediemelding!

8 8 Når journalisten ringer Man kan blive lidt usikker, når en journalist ringer. Og derfor kan det være svært at have is i maven og selv være med til at sætte dagsordenen for interviewet. Der er nogle få gavnlige grundregler, man kan holde sig til, når en journalist ringer. Begynd med at tage en dyb indånding, og stil spørgsmål den anden vej. FÅ AT VIDE HVEM du taler med: navn, medie og telefonnummer. SPØRG HVAD SAGEN DREJER SIG OM og i hvilken sammenhæng den skal bruges. Fortsæt med at spørge, til du føler dig sikker. BEVAR ROEN og find ud af, om du er den rigtige person til at svare. Hvis du ikke ved nok om emnet eller er usikker, så aftal med journalisten, at en anden ringer tilbage. Du kan eventuelt henvise til andre, der har mere viden på området. FIND UD AF HVOR LANG TID DU HAR det vil sige hvornår journalisten har deadline, og overhold fristen. Du kan kun regne med kort tid. Hvis der går for lang tid, inden du eller en anden ringer tilbage til journalisten, skal du ikke regne med, at historien er droppet af den grund. Den vil sandsynligvis bare blive bragt uden Videncentrets syn på sagen. KONTAKT DIN NÆRMESTE CHEF/DIREKTØR eller kommunikationsafdelingen, der kan overtage opgaven, hvis du ikke har et bud på, hvem rette vedkommende til at udtale sig er.

9 9 Hvis du skal udtale dig om en sag LAD DIG IKKE OVERRUMPLE og hold dig til oplysninger, kendsgerninger eller synspunkter, du kan stå inde for. HOLD FAST I at du ikke kan udtale dig om uafsluttede undersøgelser og områder, hvor du eventuelt har tavshedspligt. GIV KORTE, KONKRETE SVAR SIG DET VÆSENTLIGSTE FØRST og hold dig til hovedbudskabet. VÆR DIG SELV ORIENTÉR din nærmeste leder/direktør. VURDÉR om der skal sendes mediemelding. Hvis det handler om politik Udgangspunktet er, at vi fra Videncentret udtaler os på det faglige grundlag, og at de erhvervspolitiske historier håndteres af Landbrug & Fødevarer. Hvis du er i tvivl om, hvem der skal udtale sig, så spørg din leder eller kommunikationsafdelingen. Der vil naturligvis være gråzoner, og i de situationer er det kommunikationschefen på Videncentret, der i samarbejde med pressechefen i Landbrug & Fødevarer afklarer, hvordan vi håndterer sagen.

10 10 Få hjælp i Kommunikation Du kan til enhver tid kontakte kommunikationsafdelingen, hvis du har brug for hjælp til at håndtere en situation med pressen. En mere fyldig gennemgang af, hvordan man bedst muligt kan håndtere samarbejdet med pressen, findes i Håndbog om pressekontakt. Du er velkommen til at hente et eksemplar i Kommunikation. DINE PRESSEKONSULENTER I KOMMUNIKATION Birte Kennedy Kommunikationschef T M btk@vfl.dk Thyge Hansen Kommunikationskonsulent T thh@vfl.dk Mille Marie Christensen Kommunikationskonsulent T mmc@vfl.dk PressePixien er udarbejdet af Videncentret for Landbrug, Kommunikation, april 2011 TEKST DESIGN & LAYOUT FOTO TRYK Birte Kennedy Marianne Kalriis Jonna Fuglsang Keldsen; Dreamstime Zeuner Grafisk as

11 Pressekontaktens 10 bud 11 Få navn og telefonnummer på journalisten Kend baggrund og betingelser for henvendelsen Bevar roen bed eventuelt om en tænkepause Tal sandt Giv korte, konkrete svar Sig det væsentligste først hold dig til hovedbudskabet Undgå fagudtryk brug gerne ordbilleder Hold tråden Vær dig selv Orientér din nærmeste ledelse/kolleger og send mediemelding.

12 Agro Food Park 15 Skejby DK 8200 Aarhus N T F vfl.dk Denne PressePixi fortæller om Videncentret for Landbrugs pressepolitik og giver nogle gode råd om, hvordan vi kan håndtere kontakten med pressen.