Resumé: Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at de foreliggende oplysninger ikke giver statsforvaltningen grundlag for at antage,

Transkript

1 Resumé: Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at de foreliggende oplysninger ikke giver statsforvaltningen grundlag for at antage, at Køge Kommune har en forkert forståelse af bestemmelsen i offentlighedslovens 4, stk. 3. Vi vurderer, at Køge Kommune som den kompetente afgørelsesmyndighed skulle have foretaget en selvstændig vurdering af, om betingelserne for at anvende offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, var tilstede. Statsforvaltningen har derfor anmodet Køge Kommune om at genoptage sagens behandling Din henvendelse Du har i mail af 19. juli 2011 henvendt dig til Statsforvaltningen Sjælland, da Køge Kommune den 5. juli 2011 har meddelt afslag på aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens 4, stk. 3. TILSYNET STATSFORVALTNINGEN SJÆLLAND DRONNINGENSGADE NYKØBING F 2. Vores vurdering og vejledende udtalelse Offentlighedslovens 4, stk. 3 Statsforvaltningen kan konstatere, at kommunen ved mail af 5. juli 2011 meddeler afslag på aktindsigt med henvisning til 4, stk. 3, i offentlighedsloven, men at kommunen efterfølgende har imødekommet din aktindsigtsanmodning den 26. august Det fremgår ikke af de fremsendte akter, hvad der konkret giver kommunen anledning til at ændre sin afgørelse om afslag på aktindsigt. Vi må lægge til grund, at kommunen efterfølgende (den 26. august 2011) har vurderet, at betingelserne i offentlighedslovens 4, stk. 3, er opfyldt. JOURNAL NR.: /932 SAGSBEHANDLER: TILSJL DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR sjaelland@statsforvaltning.dk Når betingelserne i offentlighedslovens 4, stk. 3, således af kommunen vurderes som værende opfyldt, er det ikke i overensstemmelse med denne bestemmelse, at kommunen i første omgang meddeler afslag på aktindsigt. Statsforvaltningen foretager sig ikke yderligere, for så vidt angår denne bestemmelse. Vi finder på baggrund af de foreliggende oplysninger ikke grundlag for at antage, at Køge Kommune har en forkert forståelse af bestemmelsen. Der er også lagt vægt på, at din aktindsigtsanmodning efterfølgende er blevet imødekommet (bortset fra oplysning om lejebeløbet i en kontrakt). Offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2 Vi vurderer, at Køge Kommune som den kompetente afgørelsesmyndighed ikke har foretaget en selvstændig vurdering af, om betingelserne for at anvende offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, er tilstede. Statsforvaltningen

2 anmoder derfor Køge Kommune om at genoptage sagens behandling. Du har mulighed for på ny at rette henvendelse til statsforvaltningen, når Køge Kommunes fornyede afgørelse foreligger, hvis du finder grundlag herfor. Statsforvaltningen vil så vurdere, hvad din henvendelse måtte give anledning til. 3. Baggrunden for vores vurdering Dine væsentligste synspunkter Du har særligt begrundet din henvendelse med, at du har lavet en meget præcis anmodning om aktindsigt i de lejeaftaler, som kommunen har med nogle navngivne teleselskaber. Følgende fremgår af din anmodning: Under henvisning til, Lov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven), skal vi hermed anmode om aktindsigt i, hvilke teleselskaber deres kommune lejer arealer ud til, som bliver benyttet til at sætte mobilmaster, antenner etc. op på. Rent praktisk har vi brug for følgende informationer: 1. Hvilke lejekontrakter har kommunen indgået med hvilke teleselskaber med teleselskaber mener vi selskaber som TDC, Telenor, Telia, HI3G, 3, Elro, Skyline, Butlernetwork etc. 2. Hvilken teknologi omfatter lejekontrakten GSM, UMTS, LTE eller andet? 3. Er lejekontrakten teknologi neutral, eller ligger der nogle begrænsninger på hvilke teknologier teleselskabet kan benytte i deres master? 4. Hvor er disse master placeret Navn på bygning (Søndermarkens Skole), adresse (skolevej nr. 2), postnummer etc. 5. Hvornår er lejekontrakten indgået? 6. Hvornår udløber lejekontrakten? 7. Hvad udgør den årlige leje i 2011? 8. Hvor meget bliver lejen reguleret med hvert år? For at gøre det nemmere for jer at levere informationen, har vi vedlagt et regneark, som I kan benytte til at sætte informationerne ind i. Du oplyser, at i den anmodning, som du har sendt, og efterfølgende uddybet til kommunen, har du meget klart specificeret hvem lejer er (de navngivne selskaber) og hvem udlejer er, den pågældende kommune, samt hvilke ydelser mobilselskabet lejer af kommunen. SIDE 2

3 Kommunens udtalelse Kommunen er den 13. december 2011 kommet med sin udtalelse til sagen. Du har fået kopi heraf. Det fremgår af udtalelsen bl.a., at: [ ] Lejeaftalerne blev sendt til NN den 26. august NN s anmodning om aktindsigt er således imødekommet. [ ] Det kan oplyses, at der er tale om lejekontrakter mellem Køge Kommune og forskellige teleselskaber om antennepositioner. I forbindelse med Køge Kommunes behandling af ansøgningen om aktindsigt orienterede Køge Kommune NN om, at Køge Kommune først ville kontakte de pågældende teleselskaber for at høre, om der efter deres opfattelse var oplysninger, der kunne karakteriseres som fortrolige og dermed undtaget retten til aktindsigt i henhold til Offentlighedslovens 12. Af de pågældende teleselskaber er det alene XX, der har ønsket en enkelt oplysning undtaget. Det er selve lejebeløbet (den årlige leje). Køge Kommune valgte derefter at undtage denne oplysning. Mailkorrespondancen mellem Køge Kommune og XX er til orientering vedlagt dette brev. Af denne fremgår XX s begrundelse for at undtage oplysningen om den årlige leje. Afgørende for vores vurdering og vejledende udtalelse Statsforvaltningens tilsyn er et retligt tilsyn. Statsforvaltningen påser, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Statsforvaltningen er ikke en klageinstans, men kan principielt af egen drift tage sager under behandling, hvor statsforvaltningen bliver opmærksom på forhold, som giver anledning til at formode, at en kommune har handlet i strid med offentligretlig lovgivning. Ad offentlighedslovens 4, stk. 3 Om 4, stk. 3, i offentlighedsloven henvises til Statsforvaltningen Midtjyllands udtalelser af 19. december 2011 om afslag på aktindsigt i telekontrakter (Lemvig og Silkeborg Kommuner), hvoraf det bl.a. fremgår, at: Det følger af 4, stk. 3, at begæringer om aktindsigt skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Dette indebærer, at den, der begærer aktindsigt, må have et vist kendskab til sagens eller dokumentets eksistens. Hvad der nærmere ligger heri, er ikke afklaret. Der kan SIDE 3

4 næppe stilles store krav til den pågældendes forhåndskendskab. Det må dog antages, at forhåndskendskabet må være af konkret karakter. Dette må indebære, at den, der begærer aktindsigt, på forhånd må have en konkret viden eller en konkret begrundet formodning om, at myndigheden behandler en sag om et bestemt emne eller besidder bestemte dokumenter. Herudover må det antages, at begæringen skal indeholde tilstrækkelige oplysninger til, at myndigheden kan finde frem til sagen/dokumentet. På den anden side, vil kendskab til et journalnummer ikke altid være tilstrækkeligt. Statsforvaltningen kan konstatere, at kommunen ved mail af 5. juli 2011 meddeler afslag på aktindsigt med henvisning til 4, stk. 3, i offentlighedsloven, men at kommunen efterfølgende har imødekommet din aktindsigtsanmodning den 26. august Statsforvaltningen lægger til grund, at Køge Kommune efterfølgende er blevet opmærksom på, at den kunne identificere materialet, som du ønskede aktindsigt i. Statsforvaltningen må derfor også forstå det sådan, at din anmodning om aktindsigt efter kommunens fornyede behandling af sagen i august vurderes at indeholde tilstrækkelige oplysninger til, at kommunen kunne finde frem til det ønskede materiale. Kommunen oplyser, at din anmodning er imødekommet. Når betingelserne i offentlighedslovens 4, stk. 3, således af kommunen vurderes som værende opfyldt, er det ikke i overensstemmelse med denne bestemmelse, at kommunen i første omgang meddeler afslag på aktindsigt (mail af 5. juli 2011). Det fremgår ikke af de fremsendte akter, hvad der konkret giver kommunen anledning til at ændre sin afgørelse om afslag på aktindsigt. Statsforvaltningen foretager sig dog ikke yderligere for så vidt angår offentlighedslovens 4, stk. 3. Tilsynet er som udgangspunkt fremadrettet, og statsforvaltningen har som en vigtig rolle en opgave i at standse og eller ændre en ulovlig praksis i kommuneren eller regionen. Statsforvaltningen vurderer selv, i hvilket omfang der er grundlag for at iværksætte undersøgelser i en sag og i givet fald omfanget af disse. Udgangspunktet for denne vurdering er, at der skal være proportionalitet mellem de undersøgelser, der iværksættes, og den formodning for en eventuel ulovlighed, som er tilvejebragt via sagens akter. Statsforvaltningen finder på baggrund af de foreliggende oplysninger ikke grundlag for at antage, at Køge Kommune har en forkert forståelse af 4, stk. 3, i offentligheds- SIDE 4

5 loven. Der er også lagt vægt på, at din aktindsigtsanmodning efterfølgende er blevet imødekommet (bortset fra oplysning om lejebeløbet i en kontrakt, jf. herom nedenfor). Ad offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2 Køge Kommune oplyser, at den har undtaget oplysning om lejebeløbet i kontrakten med XX fra aktindsigt. Som udgangspunkt omfatter retten til aktindsigt alle dokumenter, der vedrører den sag, der begæres aktindsigt i, og i dokumenterne som udgangspunkt alle oplysninger. Der er imidlertid fastsat en række undtagelser fra retten til aktindsigt i offentlighedslovens Køge Kommune har undtaget oplysning om lejebeløbet for så vidt angår XX under henvisning til offentlighedslovens 12. Efter offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold, jf. offentlighedslovens 12, stk. 2. Bestemmelsen er kun anvendelig, hvis der efter en konkret bedømmelse må antages at være nærliggende risiko for, at der påføres den, oplysningerne vedrører, et økonomisk tab, jf. vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen, nr af 3. november 1986, pkt. 42. I tvivlsfælde bør der indhentes en udtalelse fra den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen om aktindsigt imødekommes, jf. pkt. 42 i ovennævnte vejledning. En udtalelse, hvorefter den pågældende virksomhed modsætter sig, at oplysningerne bliver udleveret, er ikke i sig selv tilstrækkelig til, at aktindsigt kan nægtes. Det er den offentlige myndighed, som har ansvaret for offentlighedslovens overholdelse og som træffer afgørelse herom. En udtalelse fra virksomheden kan alene indgå som et moment i myndighedens konkrete vurdering af, om oplysningerne er af den type, der er omhandlet i 12, stk. 1, samt af, om det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. (Folketingets Ombudsmand i FOU om afslag på aktindsigt i en sag om DSB s leje af to færger). SIDE 5

6 Det er Køge Kommune, der har kompetencen til at afgøre, om din aktindsigtsanmodning skal imødekommes. Kommunen er forpligtet til at efterprøve, om betingelserne for anvendelse af loven er opfyldt. Det påhviler derfor kommunen at tage stilling til, om betingelserne for at anvende offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, er til stede. Der henvises til Folketingets Ombudsmands udtalelse i FOU (Aktindsigt i korrespondance mellem Udenrigsministeriet og et rederi). Det fremgår af Køge Kommunes udtalelse, at Køge Kommune valgte at undtage den pågældende oplysning om lejebeløbet. Kommunen henviser til den af XX fremsendte begrundelse for at undtage oplysningen om den årlige leje. Det fremgår ikke af kommunens udtalelse eller de fremsendte sagsakter, at kommunen nærmere har konkretiseret, på hvilket grundlag der kan tilbageholdes oplysning om lejebeløbet. Køge Kommune ses således som forudsat ikke at have foretaget den konkrete vurdering af, om betingelserne i offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, er tilstede, men har alene henvist til XX s begrundelse. Det er på den baggrund statsforvaltningens opfattelse, at Køge Kommune som den kompetente afgørelsesmyndighed ikke har foretaget en selvstændig vurdering af, om betingelserne for at anvende offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, er tilstede. Statsforvaltningen anmoder derfor Køge Kommune om at genoptage sagens behandling. 4. Retsregler, som vi har anvendt Her er de retsregler, som vi har vurderet sagen efter. Retsreglernes fulde ordlyd finder du på Lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr af 1. november 2010 med senere ændringer 48. Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. dog stk. 2 og 3. Stk. 2. Statsforvaltningen fører ikke tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder ansættelsesretlige regler. Stk. 3. Statsforvaltningen fører ikke tilsyn, i det omfang særlige klage- eller tilsynsmyndigheder kan tage stilling til den pågældende sag. SIDE 6

7 48 a. Statsforvaltningen beslutter, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag. 50. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser. Lov om offentlighed i forvaltningen, jf. lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. Stk. 2. Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-11 og 14, forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke i det omfang de hensyn, der er nævnt i 13, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod. Stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. 5. Hvem har fået kopi af dette brev Vi har sendt en kopi af dette brev til Køge Kommune. 6. I øvrigt Denne udtalelse vil blive offentliggjort på statsforvaltningernes hjemmeside på adressen i anonymiseret form. Med venlig hilsen Susann Starzet SIDE 7