Ny hjemmesideløsning på vej vigtig information. Gem jeres information. Til jer, der har medlemssider under login. Hvad I skal gøre.

Transkript

1 Ny hjemmesideløsning på vej vigtig information Forsikringsforbundet arbejder på at implementere en række nye IT-systemer, der skal effektivisere arbejdet for os alle, og åbne for at kunne trække mange nyttige informationer ud. Ændringerne får betydning for jeres PF-hjemmesider, og derfor er det vigtigt at I læser videre her om hvad I skal gøre lokalt i jeres PF, for at sikre jeres information. Hvis du ikke selv er PF web-administrator, så send denne information videre til den i jeres PF, som er jeres web-administrator. Ændringerne skal efter planen træde i kraft i løbet af 4. kvartal i år. I har derfor kun frem til 31. august til at klare opgaven. Gem jeres information Hvis I har sider/tekster/dokumenter på jeres nuværende PF-hjemmeside, der kræver login for at kunne ses, så vil medlemmernes adgang til dem forsvinde, når Min side åbner. Hvis I har sådan information, så skal I læse videre! Hvis I ikke har sådanne kun for medlemmer sider, så behøver I ikke at gøre yderligere. Læs dog afsnittet Vigtigt om login nedenfor! Til jer, der har medlemssider under login I skal sørge for at gemme den information, som kræver at medlemmer logger ind, hvis I ønsker at medlemmerne også i det kommende system skal kunne se informationen. Siderne vil dog fortsat kunne findes af jeres web-ansvarlige, hvis vedkommende logger ind som web-administrator som hidtil. Hvad I skal gøre Log ind på jeres PF-hjemmeside og hent/download de tekster og dokumenter, som kun kan ses hvis man logger ind. Dem gemmer I hos jer selv på et praktisk sted på en computer, USB-stik, dropbox eller hvad I nu foretrækker. Tekster/dokumenter, som der ikke er brug for fremrettet, behøver I ikke at gemme. Det er vigtigt, at I får gemt informationen inden udgangen af august. Næste skridt Når Min side systemet er oppe at køre i løbet af september, får I mulighed for at lægge jeres dokumenter ind i det nye system. Dermed kan medlemmerne igen se informationen, hvis de logger ind. Vigtigt om login Når der åbnes for Min side i 4. kvartal kan medlemmerne ikke længere logge ind på vores nuværende hjemmeside og heller ikke på jeres PF-sider. De kan stadig se information, som ikke kræver login.

2 Samtidig stopper vi med opdateringen fra medlemssystemet til hjemmesiden. Hvis man allerede har f.eks. web-administrator login til hjemmesiden, så kan man fortsætte med at bruge sit login. I bør derfor notere jeres web-administrators login (brugernavn og password). Hvis I efter august får brug for adgang til information, der i dag kræver login, så vil I senere modtage et generelt login (brugernavn og password), som alle tillidsvalgte kan bruge, hvis deres eget ikke fungerer. Det giver dog ikke web-administrator adgang. Hvad I har brug for at huske er: Inden udgangen af august skal I logge ind på jeres nuværende PF-hjemmeside og gemme (kopiere) den information, som I ønsker at der også fremover skal være adgang til for medlemmerne Information, som er forældet eller som medlemmer ikke har behov for, når vi når til 4. kvartal, behøver I ikke at gemme Gem informationen et sted hos jer selv I vil senere modtage vejledning i, hvordan informationen lægges over i jeres kommende PF-netværk, som jeres medlemmer har adgang til Hvis du vil have et overblik over, hvad vil ske omkring hjemmesiderne, så læs videre nedenfor. Side 2 af 5

3 Det kommer der til at ske Her følger et overblik over, hvad der kommer til at ske omkring Min side, Kurser og arrangementer afsnittet og jeres PF-hjemmesider. Vores nuværende hjemmesideløsning er virkelig langsom efter login og fungerer langt fra optimalt. I forbindelse med skift af IT-systemer vil der ske markante ændringer på hjemmesiden, herunder også på jeres lokale PF-hjemmeside. Hjemmeside-strukturen som den er i dag: Forsikringsforbundet.dk Fælles hjemmeside Vælg menu: Nær dig pf-tryg.dk (eks) Lokal PF-hjemmeside LOGIN Sider, kun for medlemmer og tillidsvalgte, tilmelding til kurser og arrangementer mv. Sider, kun for PF-medlemmer og PFbestyrelse, tilmelding til PF-arrangementer Man kan gå ind på de lokale PF-hjemmesider via menupunktet Nær dig på forsikringsforbundet.dk, eller man kan gå direkte til dem via deres egen adresse (URL). For PF i Tryg er den eksempelvis: pf-tryg.dk De grønne og blå områder på hjemmesiden (det er sider, som i dag kan ses uden man er logget ind) vil man også kunne se fremover. De røde områder (sider som i dag kun kan ses, når man er logget ind) bliver usynlige for medlemmerne, når Min side går i luften. Side 3 af 5

4 Hjemmeside-strukturen, som den kommer til at se ud Forsikringsforbundet.dk Fælles hjemmeside Vælg menu: Nær dig pf-tryg.dk (f.eks.) Lokal PF-hjemmeside LOGIN på Min side Min side - Mit Forsikringsforbundet Medlemsoplysninger, stamdata, kontingent, dine TR mv. Kurser og arrangementer Tilmelding mv. Netværk bl.a. netværk for PF-medlemmer, netværk for TR Hvis et medlem klikker på f.eks. Arrangementer på hjemmesiden, når det nye system er sat i drift til efteråret, så vil medlemmet få et login og derefter komme til Min side. Der vil til den tid blive udsendt udførlig information og vejledning til såvel PF er, TR er og til medlemmerne. Én indgang og to nye sektioner Hovedindgangen til den kommende kun for medlemmer del bliver via Min side. Man kommer først til en login-side, og lander derefter på Min side, hvor der er adgang til at se og ændre i alle mulige oplysninger. Nyt arrangementssystem Kurser og arrangementer er en helt ny løsning for oprettelse og administration af alle type arrangementer, kurser etc. med tilmeldinger, beskeder, ventelister osv. Det er Side 4 af 5

5 meget fleksibelt og giver store muligheder for både at skabe, ændre og kommunikere omkring alle typer arrangementer, såvel i PF-regi som centralt. Adgang til arrangementerne sker fra Min side. Der vil være mulighed for at se alle arrangementer uden at være logget ind, men tilmelding kræver at man logger ind. Min side Mit Forsikringsforbundet Min side som over for medlemmerne kommer til at hedde Mit Forsikringsforbundet bliver den fremtidige indgang til den lukkede afdeling. Medlemmer, TR og alle andre skal logge ind for at komme ind på Min side. Systemet kan se om den der logger ind er medlem, og om man har særlige funktioner som f.eks. HB, PF-FM, PF-NFM, TR osv. Det vil så vise de muligheder, der er relevante for den enkelte. På Min side finder man information om sit medlemskab, stamdata, kontingent, man kan se hvem der er ens TR samt se og tilmelde sig arrangementer og kurser. Der lægges op til væsentlig større medlems-selvbetjening end i dag. Min side giver også adgang til netværk, man som følge af sin funktion automatisk er medlem af, eller selv har meldt sig ind i. Det kan f.eks. være et netværk for TR i Forsikringsforbundet eller et netværk for medlemmer af PF en. Kommunikation med PF-medlemmer Under Min side får hver PF et netværk, som alle medlemmer af PF en automatisk er medlem af. Dette netværk vil fungere som den del af jeres hjemmeside, der i dag er under login altså kun for medlemmer. I PF-netværket kan I lægge information til medlemmerne, referater, invitationer til PF-arrangementer og lignende. Ud over de netværk, som bliver sat op automatisk herunder jeres netværk for PF-medlemmer er der også mulighed for at oprette netværk for jeres egne TR, for PF-bestyrelsen osv. Netværk er et fint værktøj til at lægge beskeder ud og dele viden, og fungerer som en slags mini-facebook med mulighed for indlæg, kommentarer, filer, billeder osv. Når der er nyt i et netværk vil medlemmerne af netværket automatisk få en mail-besked (med mindre de selv fravælger beskeder). Jeres PF-hjemmeside på web PF-netværket kan kun ses af medlemmer, så derfor bevares jeres nuværende åbne del af PF-hjemmesiden som den ser ud nu, for den giver som hidtil mulighed for at I kan lægge information til alle. Her vil såvel medlemmer som ikke-medlemmer også fremover finde kontaktdata til jeres PF, kunne læse om jeres PF og hvad der ellers ligger af åben information, der kan ses af alle og enhver. Men login-muligheden på hjemmesiden forsvinder, når vi åbner for adgang til Min side i slutningen af september. Jeres web-ansvarlige kan dog stadig logge ind for at oprette/ændre/slette information på jeres åbne webside(r). Side 5 af 5