Referat fra møde i den midlertidige bestyrelse ved Social- og Sundhedsskolen Fyn 15. februar 2006

Transkript

1 Referat fra møde i den midlertidige bestyrelse ved Social- og Sundhedsskolen Fyn 15. februar 2006 Tilstede: Formand Erik Knudsen (EK), fra Kommuneforeningen Palle Hansborg-Sørensen(PHS), borgmester Munkebo Kommune, fra Forberedelsesudvalget, Jytte Lauridsen (JL) Sønderjyllands Amt og regionsrådet i Syddanmark, medarbejderrepræsentant Ulla Jeppesen (UJ), elevrepræsentant Heide Larsen (HL), Skolechef Mogens Krag Andersen (MKA) Viceskolechef Birgit Krogh (BKR), referent Endvidere deltog Vicekontorchef Carlo Vajhøj (CV), Fyns Amt i mødet. Referat: 1. Velkomst og præsentation af bestyrelsen ved formand Erik Knudsen. EK bød velkommen til første møde i den midlertidige bestyrelse og orienterede om bestyrelsens arbejde med at forberede skolen til selveje, ligeledes gav EK udtryk for at han ønskede åbenhed i bestyrelsen og dermed også vægt på åbenhed ud til medarbejderne på skolen. Der var tilslutning fra den øvrige bestyrelse til, at det skulle være et centralt element for bestyrelsens arbejde. 2. Gennemgang af den midlertidige bestyrelses kompetencer, opgaver og arbejde ved Erik Knudsen. Håndbog ( Overgang til selveje. Håndbog til de midlertidige bestyrelser på socialog sundhedsskoler ) er udsendt med brev Den midlertidige bestyrelsesopgaver blev gennemgået af EK(se bilag): - Der lægges stor vægt på åbenhed i bestyrelsen - Mulighed for på sigt at se på samarbejdsrelationer mellem skolerne regionen. - De forskellige ejerformer af bygningerne skal være et opmærksomhedsområde. Der gives en udredning herom til bestyrelsen. 3. Orientering om skolens sammenlægningsproces, uddannelser og budget 2006 ved Mogens Kragh Andersen og Carlo Vajhøj (budget 2006). MKA gennemgik processen frem til aftalen om sammenlægning af de 3 Social- og Sundhedsskoler på Fyn blev vedtaget 01. august 2005 med start 01. januar 2006.

2 Processen startede i december 2004 Det, der havde været vigtigt for skolerne, var at være forberedt på overgang til selveje i forhold til robusthed, klar til udfordringer, mulighed for effektivisering. Januar-februar 2005 var der drøftelse med Ungdomsuddannelsesafdelingen, hvor der var enighed om at se på forskellige modeller for skolernes struktur fremover, og følgende muligheder blev forelagt: - Hver skole som selvstændig - Skolerne med drift fællesskab - Fusion mellem de 3 skoler - Fusion mellem 1 SOSU skole og 1 erhvervsskole Herefter blev en konsulent tilknyttet, og der blev lavet fokusgruppeinterview blandt personalet, hvilket resulterede i at 8 ud af 10 grupper gik ind for fusion. Beslutningsgrundlaget var herfor fusion. Anbefalingen blev efterfølgende givet fra: MED udvalg, ledelsen af skolerne, Fællesbestyrelsen den , U-K udvalg den , Økonomiudvalget den og Amtsrådet den Efteråret 2005 blev der udarbejdet en tids- og handleplan for sammenlægningsprocessen med: Midlertidigt MED udvalg (MTM), fællesmøder, organisationsdrøftelser, arbejdsgrupper med mange forskellige områder, MTM - personalepolitik. Der var udarbejdet en tids- og handleplan for overførsel af medarbejdere fra Amtet, som har resulteret i at skolen får overført Mette Askholm, Carlo Vajhøj, Frank Heilskov alle fra Ungdomsuddannelsesafdelingen pr. 1. januar Uddannelseskapacitet pr. år for Social- og Sundhedsskolen Fyn: Afdelingen i Middelfart: 1 hold grundforløb 4 hold social- og sundhedshjælpere 2 hold social- og sundhedsassistenter Afdelingen i Svendborg: 3 hold grundforløb 8 hold social- og sundhedshjælpere 4 hold social- og sundhedsassistenter Afdelingen i Odense 4 hold grundforløb + 1 hold forlænget grundforløb 12 hold social- og sundhedshjælpere 6 hold social- og sundhedsassistenter 1 hold PGU I alt har skolerne ca. 750 teoriårselever og et budget på mil. kr. Skolerne har kursusaktivitet under EVE rammen på ca. 3 mil. kr, samt kursusvirksomhed som indtægt dækket i kommuner, der rekvirer kurser.

3 I forhold til PGU uddannelsen er der problemer med at få uddannelsespladser i kommunerne. Dette problem vil blive sat på bestyrelsesmøde senere med henblik på en efterfølgende drøftelse af situationen omkring PGU og bestyrelsens mulighed for at understøtte PGU. MKA udarbejder et oplæg. I forbindelse med MKA`s gennemgang blev der spurgt til arbejdsområderne for henholdsvis Fællesbestyrelsen og den midlertidige bestyrelse. Forskellen på de to bestyrelsers (Fællesbestyrelsen og den midlertidige bestyrelse) arbejde er at Fællesbestyrelsen arbejder med uddannelserne og sikring af kvaliteten af disse (herunder godkendelse af praktiksteder) mens den midlertidige bestyrelses hovedopgave er at bringe institutionen godt ind i selvejet pr Budget 2006 for Social- og Sundhedsskolen Fyn: CV gennemgik budget 2006 for skolen i overskrifter (se bilag) Bestyrelsen ønsker en tilbagemeldiong, om skolen får accept af overførsel af 3,9 mill (reelt ca. 2 mil.) fra 2005 til Så snart der er besked fra indenrigsministeriet, orienteres bestyrelsen. Antallet af elever, der falder fra uddannelserne er lavere end landsgennemsnittet. Dimensioneringen fastlægges af fællesbestyrelsen. Taxameteret for uddannelserne er ikke fastlagt, ej heller bygningstaxameteret. Taxameter-arbejdet følges af bestyrelsen mhp. forslag til budget Med udgangspunkt i den foreslåede forretningsorden i Håndbogen drøftes og besluttes en forretningsorden for den midlertidige bestyrelse. Oplæg ved Erik Knudsen. EK ønskede at sikre åbenhed i bestyrelsen og lagde samtidig vægt på, at der blev en klar skelnen mellem opgavevaretagelsen, således at bestyrelsen tog sig af de overordnede opgaver i forhold til skolen mens lederens opgave er at have ansvaret for den daglig drift. Bestyrelsen drøftede forretningsordenen herunder især hvorledes referatet fra bestyrelsens møder udarbejdes og efterfølgende godkendes. Referater kunne udformes: 1. som beslutningsreferat med efterfølgende godkendelse enten ved godkendelse og efterfølgende underskrift på det kommende bestyrelsesmøde eller 2. som en beslutningsprotokol med en kort sagsfremstilling og indstilling/beslutning, som er udsendt til mødet. Evt. justeringer/tilføjelser til beslutning indskrives i protokollen

4 og den underskrives herefter af bestyrelsen mødets afslutning. Derefter vil beslutningsprotokollen kunne renskrives og udsendes til bestyrelsen samt offentliggøres på hjemmesiden dels eksternt og dels til orientering for medarbejderne. Der var enighed om især af hensyn til hurtig information af medarbejderne at referat udformes som en beslutningsprotokol. Der var ligeledes tilslutning til, at dagsorden er offentligt tilgængelig samtidig med udsendelse til bestyrelse, mens oplæg og indstillinger betragtes som bestyrelsens interne arbejdspapirer (og er derfor ikke offentligt tilgængelige). Det blev besluttet, at udover skolechef Mogens Kragh Andersen (eller ved hans forfald en af ham bemyndiget personer) deltager viceskolechef Birgit Krogh i bestyrelsesmøderne som referent. Derudover kan andre personer med henblik på konkret sagsforelæggelse deltage i bestyrelsesmøderne under det givne punkt. På baggrund af ovennævnte gennemskrives og godkendes forretningsordenen på næste møde. 5. Forslag til møde- og arbejdskalender for bestyrelsen, herunder hvornår der skal arbejdes med hvilke opgaver, drøftes på mødet. Oplæg ved Mogens Kragh Andersen Der skal træffes beslutninger om den administrative organisering af: Løn- og personaleopgaver Budgetter og regnskab Elevregistrering og aktivitetsberegninger Den elektroniske kommunikation Forvaltnings- og offentlighedsloven, herunder journalisering Fra undervisningsministeriet, er der for de 3 førstnævnte valgt systemer: Lønsystem - KMD (kommunedata) anvendes i dag. Skolen ønsker evt. at købe udførsel af specielle opgaver hos KMD Økonomisystem - Navision Stat (Økonomistyrelsen vil stå for implementeringen) Elevadministration Ludus anvendes i dag Kommunikationssystemet Groupwise anvendes i dag. IT-centeret arbejder med Microsoft Exchange Outlook, hvilket skolen også er interesseret i. Der anvendes for nuværende ikke elektronisk journaliseringssystem på skolen, men udelukkende et papirjournaliseringssystem.

5 Beslutning om organisering af de administrative opgaver skal meddeles undervisningsministeriet senest 1. april På bestyrelsesmødet i marts vil der blive udarbejdet et oplæg til beslutning. Den fremtidige IT-organisering på skolen bør der hensigtsmæssigt træffes beslutning om i sammenhæng med beslutning om den administrative organisering. Vedtægter: Såfremt standardvedtægten er udsendt, bør punktet om udfærdigelse af vedtægter sættes på bestyrelsesmødet i juni. Budget 2007: På bestyrelsesmødet i juni drøftes de overordnede principper for budgetlægning, og på bestyrelsesmøde i september skal der foreligge et udkast til budget 2007, som kan godkendes på det sidste møde i Revision: Der skal udarbejdes et oplæg om inddragelse af revisorfirma + oplæg om, hvor revisionsfirmaet skal inddrages, fra bestyrelsen foreslås det, at der tages kontakt til 2-3 firmaer, og herefter besluttes, hvilket firma, der skal bruges. 6. Skolens leder fremlægger det foreløbige arbejde med visioner for skolen herunder en drøftelse af det videre arbejde og bestyrelsens inddragelse i dette. Visioner Værdigrundlag Strategi. Ledelse udarbejder visioner, som forelægges på fællesmøde for medarbejderne den 03.03, her vil der også blive arbejdet med værdigrundlag. Resultatet fra dette møde forelægges på bestyrelsesmødet. Det videre arbejde vil bliv tilrettelagt på baggrund af bestyrelsens beslutning. 7. evt. Intet. 8. Mødedatoer for 2006: 27. marts klokken Afdelingen i Odense 7. juni klokken Afdelingen i Odense 20.sept. klokken Afdelingen i Middelfart 11.dec. klokken Afdelingen i Svendborg med efterfølgende spisning.

6 Bilag 1. De midlertidige bestyrelser - opgaver Baggrund Strukturreformen og social- og sundhedsskolernes overgang til staten og til selveje at sikre en smidig overgang til selveje At bidrage til at ledelse, medarbejdere og elever kan se sig i omstillingsprocessen. Overordnede opgaver Vision og strategi institutionens fremtidige profil skabe rammen/de store linier Bidrage til at ledelse, medarbejdere og elever kan se sig i omstillingsprocessen Information og åbenhed om arbejdet - bestyrelsen lægger vægt på åbenhed for at skabe tillid i organisationen og for at gøre bestyrelsen synlig Samarbejde med andre (eks. IT opgave) Sammenlægning (hvis det var aktuelt) Sammensætning og rekruttering af den blivende bestyrelse Konkrete opgaver Indretning af institutionens administration og organisation IT Budget 2007 Vedtægt for den selvejende institution Særlige forhold på Social- og sundhedsskolerne (eks. Bygninger) vagthund over for amtsrådets dispositioner Evt. høringspart Forberedelse af selvejet rengøring og forsyning evt. kantinedrift evt. forsikringer evt. revision arbejdstidsaftaler evt. åbningsbalance arkiv og journalisering

7