Referat af ordinær generalforsamling den 17.juni 2009 i Andelsboligforeningen J.M. Thorvald.

Transkript

1 Andelsboligforeningen J.M. Thorvald Ny bestyrelse efter generalforsamling 17.juni.2009: Mark Tychsen (formand) Leif Olsen Steen Pedersen Roger Mester Rene Hölmer Suppleanter: Michael Wulff Pedersen Nina Pavlovski Referat af ordinær generalforsamling den 17.juni 2009 i Andelsboligforeningen J.M. Thorvald. I henhold til administrators indkaldelse til generalforsamling af den 2.juni 2009 blev der afholdt generalforsamling den 17.juni 2009 for Andelsboligforeningen J.M. Thorvald i ejendommens kælder. Følgende lejligheder var repræsenterede: Lotte Tvenstrup Rasmus Tvenstrup Mark Tychsen Mia Olsen v/fuldmagt Hanne Clay Torben Olesen Lone og Andrew Press v/fuldmagt Nina Pavlovski Michael Wulff Pedersen Bent Eriksen v/fuldmagt Birthe Meldgaard Niels Reinholt Petersen Finwa Annette og Roger Mester Carina og Jesper Larsen v/fuldmagt Steen Pedersen Anne Tvenstrup Rene Hölmer Henriette Koed-Hölmer Helen von Leuschner Claus Mølgaard Petersen Kate Pedersen Karen Wulff Pedersen Leif Olsen Jonas Bernburg Camilla Müller Bøg Christensen Jesper Touborg v/fuldmagt Rikke Tvenstrup I alt 28 tilstedeværende heraf 5 v/fuldmagt.

2 Side 2. Dagsorden: 1.Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning. 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet. 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. 5. Forslag. 6. Valg til bestyrelsen. 7. Eventuelt. ad 1. Valg af dirigent og referent. Mark foreslog Anders Boelskifte, repræsenterende vor admistrator, Advokatfirmaet Jørgen Jacobsen & Anders Boelskifte. Dirigenten konstaterede generalforsamlingens lovlige indvarsling og beslutningsdygtighed. Derefter gik Anders over til valg af referent, og Kate blev valgt med Nina som back-up. ad 2. Bestyrelsens beretning: Mark aflagde bestyrelsens beretning : Vor formand gennem mange år, Rene Hölmer, valgte i den forgangne periode at gå af som formand, og Mark Tychsen blev i den forbindelse konstitueret som formand. Vi vil gerne takke Rene for hans store arbejde i alle de år, han har været formand for foreningen har været et svært år med mange tunge opgaver. Der blev holdt mange bestyrelsesmøder (9 i alt) foruden en hel del møder med vores administration, med ingeniører og med div. banker. De meget tidskrævende poster, som stort set har beskæftiget os hele året, har været * Istandsættelse af taget mod gården og udskiftning af altaner * Foreningens økonomi, herunder bankskifte * Renes taglejlighedsprojekt I forbindelse med tag og altaner er der blevet udarbejdet rapporter om tingenes tilstand fra to forskellige ingeniørfirmaer. Det første renoveringsforslag var meget ambitiøst med udskiftning af hele taget til naturskifer, men efter en nøje gennemgang af vores økonomi måtte vi indse, at den var skrantende bl.a. grundet kraftige rentestigninger på vore lån, men også desværre på grund af de mange års behageligt lave boligafgifter, og vi besluttede at droppe denne Rolls Royce -løsning. Det andet forslag, som gik ud på en udskiftning i 2 etaper til nye bølgeeternitplader, besluttede vi os først for at anbefale, men det viste sig ved nærmere undersøgelser desværre også at blive for dyrt for os. Efter at vi selv havde undersøgt taget nærmere og efter inspektion og udtalelser fra en 3. fagmand, blev vi overbevist om, at taget må kunne holde 10 år til, hvis vi får udført en grundig reparation af div. skotrender og andre svage punkter, får udskiftet de defekte tagplader samt repareret nogle skorstene.

3 Side 3. En altan-løsning blev også diskuteret med begge ingeniører, som var enige om, at reparation af de eksisterende altaner ikke kunne betale sig. Michael har undersøgt forskellige muligheder for installation af helt nye præfabrikerede altaner, og dette synes nu at være den rigtige løsning. Yderligere detaljer vil blive fremlagt på en ekstraordinær generalforsamling. Foreningens økonomiske forhold er et område, som vi har brugt megen tid på. Som året skred fremad, kunne vi notere, at vores kassekredit blev ved med at ligge på omkring minus kr. Det hjalp, da den nye boligafgift trådte i kraft i september, men vi endte alligevel med en likviditetsbevægelse på ca. minus kr. Næste år ser det ud til, at budgettet lige balancerer selv med et nyt kreditforeningslån til dækning af udgifterne i forbindelse med renovering af tag og altaner. Renterne er nu blevet betydelig lavere og det hjælper. Et lån er nu færdigbetalt pr. sidste sommer og det giver også lidt luft. Som noget nyt har vi i budgettet forsøgt at tage højde for ekstraordinære vedligeholdelsesudgifter for at være på den sikre side. Som I måske husker, var der en stor uventet post forrige år p.g.a. udskiftning af sålbænke og her for nylig har der været en anden til udskiftning af punkterede termoruder. Indenfor det næste år forventer vi at blive nødt til at udskifte vores tv-antenne, og vi skal også opstille de lovbefalede postkasseanlæg samt have energimærkning og en ekstraordinær dobbeltbetaling til Gårdlauget. Roskilde Banks konkurs og det derpå følgende bankskifte har også været en større sag. Vi har undersøgt flere banker og har været til en hel del møder. Vi fik vildt svingende tilbud nok grundet de kaotiske finansielle forhold i verden og vi endte så med Spar Nord i en filial på Rådhuspladsen. Indtil videre er vi glade for dem. Det er svært at sige noget om taglejlighedsetableringen i nr. 12 uden at starte en ny, lang debat. Det står klart, at der har været stor uenighed, og efter mange, mange timers arbejde, møder bl.a. med flere sagførere, rådgivning fra ABFs jurister, er sagen nu efter næsten 3 år afsluttet med et forlig, som hele bestyrelsen bakker op om. Det har været tidskrævende og meget trættende for alle parter. Der foreligger dog stadig ikke nogen kommunal godkendelse af den installerede brændeovn. Begyndervanskelighederne med vores nye administrator har lidt uventet trukket noget ud. Det er vores første år med Jacobsen & Boelskifte, og der har været nogen uoverensstemmelse mellem deres serviceniveau og vores forventninger. Vi har måttet holde en del møder med dem, hvor vi har præciseret vores ønsker. Der har bl.a. været en del ekstra besværligheder med hensyn til f.eks. online tilgang til banker og bogholderi, der har været en del besvær med at forstå hinanden i forhold til hvilke konti, der dækkede hvad og til, hvordan budgettet skal udformes, men nu fungerer det meste ret godt, og m.h.t. bogholderi og almindelig administration i det hele taget er forholdene nu betydelig bedre. Sagsbehandlingen af budget og årsrapport fra vores sædvanlige revisorfirma har forårsaget vanskeligheder. Administrator Helle Andersen og advokat Martin Leth Hansen synes, at rapporten er svært gennemskuelig og i øvrigt meget dyr, hvorfor bestyrelsen har stillet forslag om at skifte revisor næste gang.

4 Der har selvfølgelig derudover været div. sager, som f.eks. forviklinger med div. tv-kanaler, internettet, den almindelige vedligeholdelse af ejendommen og havearealet. Carina/Jespers og Nina/Christens lejlighedsbytte bød på mange problemer i forbindelse med administrationens behandling sagen strakte sig over 3 måneder. Side 4 To af vores lejere har opsagt deres lokaler, og disse skal genudlejes. Indtil videre er det lille butikslokale udlejet, medens det andet kælderlokale efter en ejendomsmægler-vurdering tilbydes lejeren til en reduceret pris. Grundet Leifs sygdom har han ikke kunnet deltage helt i det store omfang, som han plejer. Vi savner ham meget og håber på, at han snart er tilbage i fuld vigør. Som altid har der desuden været en masse småting som dog er væsentlige. Varmt vand, som ikke er varmt nok, radiatorer, som ikke fungerer, regninger, der virker urimelige og skal tjekkes, køkkener, der er kolde, udluftningskanaler, som er tilstoppede eller forbyttede, rotter, der huserer, plantekasser og krukker, der skal tilplantes osv., osv. Alt dette er Leif tovholder på, og bestyrelsen er altid involveret på en eller anden måde. Nu da sagen om Renes taglejlighed endeligt kan betragtes som afsluttet, glæder vi os til et år, hvor bestyrelsen i enighed og for fuld kraft kan tage sig af de vigtige, fremadrettede projekter. Vores årlige gårdfest bliver normalt afholdt midt i september. Den blev ikke til noget sidste år, men vi vil gerne opfordre til, at dette tages op igen til september. Med disse ord afsluttede formanden bestyrelsens beretning. Dirigenten forespurgte om der var bemærkninger til beretningen, og Kate spurgte til i h.t. referat af bestyrelsesmøde hvorledes bestyrelse kunne godkende et færdigt byggeprojekt, når dette ikke var besigtiget. Dirigenten svarede, at der godt kunne foreligge godkendelse, selvom der ikke var sket besigtigelse. Mark svarede, at bestyrelsen var nægtet adgang til taglejligheden. Kate spurgte videre, hvorfor der var tilladt hvide vinduer i taglejligheden ud mod gårdfacaden, når alle ejendommens vinduer i øvrigt var holdt i grønt. Mark havde ikke lagt mærke til de hvide vinduer. Beretningen blev herefter godkendt. Rene bad om ordet og redegjorde for sin tid i bestyrelsen og tilkendegav, at han gerne modtog valg til bestyrelsen. 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet. Dirigenten gennemgik Foreningsoplysninger, Ledelsespåtegning og Den uafhængige revisors påtegning med særlig understregning af sidste linie inden sidste afsnit nemlig: Revisionen har ikke givet anledning til forbehold.

5 Side 5 Videre blev Anvendt regnskabspraksis og Balancen, sidstnævnte specielt omkring Andelskroneværdi, gennemgået af Anders. Herefter kom gennemgangen af selve regnskabet med tilhørende noter. Anders gjorde opmærksom på, at der i budgettet for året 2008/09 var kalkuleret med et underskud på ca kr., men at det faktiske underskud kun blev på ca kr. Kate spurgte til Ingeniørhonorar, som udgjorde næsten 1/3 af hele posten Reparation og vedligeholdelse samt posten Indkøb til udenomsareal. Bestyrelsen svarede til det første, at der var tale om to analyser/rapporter, hvorefter et projekt blev nedlagt. Betegnelsen Indkøb til udenomsareal var simpelthen en fejl dette punkt er rettelig udgift til Gartner, snerydning m.v.. Steen forespurgte om Kursregulering fortsat skal indgå i regnskabet. Balance blev nu gennemgået punkt for punkt af Anders. Årsregnskabet blev godkendt, ligesom andelskroneværdien på 63,71 blev vedtaget. 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. Budgettet for 2009/10 blev gennemgået. Bestyrelsen supplerede med, at boligafgiften, der blev forhøjet i september 2008, vil slå helt igennem i år, ligesom antennebidraget er forhøjet. I 2009/10 forventes et overskud på ca kr. Budgettet med uændret boligafgift blev godkendt. 5. Forslag fra bestyrelsen. 5.a) Bestyrelsen bemyndiges til i samråd med administrator og evt. revisor til at omprioritere foreningens realkredit- og evt. banklån, herunder omlægge banklån til realkreditlån, indgå fastrenteaftaler samt omlægge lån til et højere forrentet lån med henblik på at reducere lånets restgæld. Dog kan bestyrelsen ikke ved omprioriteringen forlænge løbetiden væsentligt, ligesom et fastforrentet lån ikke kan omlægges til et lån baseret på variable renter uden generalforsamlingens samtykke. Kate forespurgte, om betimeligheden i at gentage ordlyden fra sidste år. Dirigenten redegjorde for, at hvis punktet ikke skal op på hver generalforsamling, skal ovennævnte bemyndigelse indarbejdes i vedtægterne. Bestyrelsen var enige om, at bemyndigelsen skulle være tidsbegrænset frem til næste generalforsamling. Forslaget blev vedtaget med denne tilføjelse. 5.b) Bestyrelsen bemyndiges til at iværksætte en byggesag, omfattende: Reparation af tag og opmuring af skorstene, anslået kr Opsætning af altaner, anslået kr Øvrige omkostninger, anslået kr

6 Byggesagen forudsættes finansieret ved optagelse af et, helt eller delvist, afdragsfrit lån evt. med variabel rente. Byggesagen forventes ikke at medføre stigning i boligafgiften. Ved forslagets vedtagelse bemyndiges bestyrelsen til at forestå alt fornødent for byggesagens gennemførelse, herunder hjemtagelse af lån, indgåelse af rådgiver- og entrepriseaftaler. Side 6 Michael redegjorde kort for projektet om udskiftning af altaner til gårdsiden, herunder at det vil være muligt at fremkomme med ønsker om reetablering med større altaner. Steen understregede, at der er tale om, at foreningen alene bekoster udgifter til udskiftning af eksisterende altaner med tilsvarende (størrelse) til en stk.pris af ca kr.. Bestyrelsen vil have fokus på estetiske hensyn. Kate opfordrede til, at projektet gennemføres hurtigst muligt. Der vil blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling inden endelig vedtagelse om altaner. Susanne spurgte til det utætte tag og de forfaldne skorstene. Bestyrelsen svarede hertil, at det er planlagt, at taget skal repareres, herunder at skotrender skal repareres eller udskiftes, ligesom skorstenene skal udfuges eller nedtages. Taget vil efter en sådan renovering og løbende vedligeholdelse kunne holde i 10 år. Punkt 5.b) Punktet blev enstemmigt vedtaget. 5.c) Bestyrelsen stiller forslag om, at den bemyndiges til at optage realkreditlån, anslået kr til indfrielse af kassekredit i foreningens pengeinstitut. Realkreditlånet optages, helt eller delvist, afdragsfrit og evt. med variabel rente. Ved vedtagelse af forslag 5b) og 5 c) forudsættes den samlede belåning hjemtaget som ét lån. Enstemmigt godkendt. 5.d) Bestyrelsen stiller forslag om ændring af foreningens vedtægter. Bilag vil blive omdelt inden generalforsamlingen. Bestyrelsen trækker forslaget tilbage. 5.e) Bestyrelsen stiller forslag om valg af ny revisor til statsautoriseret revisionsfirma Christensen & Kjærulff. Dirigent og bestyrelse var enige om, at det nuværende revisionsfirma ikke har leveret varen godt nok, herunder at regnskabet ikke er specielt brugervenligt. Den hidtidige pris for revision har udgjort ca kr., og man har nu indhentet et tilbud på l6.500 kr. for noget, der er 100 gange bedre. Forslaget blev vedtaget.

7 Side 7 Indkommet forslag vedr. Tobaksrygning ikke tilladt. Dirigenten afviste behandling af forslaget, idet andelshaverne, jfr. vedtægternes 24,3., senest 4 dage før generalforsamlingen skal gøres bekendt med forslag, der skal til behandling. Emnet tages op under Eventuelt. 6. Valg til bestyrelsen. Formanden skal vælges for 2 år. (Rene er afgået i sidste halvdel af sin periode, hvorfor ny 2-årig periode indledes. Mark blev foreslået og enstemmigt valgt som formand. I bestyrelsen er Nina og Roger på valg. Leif er ikke på valg. Følgende blev foreslået til bestyrelsen: Rene Steen Michael Roger Nina heraf skal 2 vælges for 2 år, medens 1 skal vælges for en 1-årig periode. Dirigenten uddelte 28 stemmesedler, hvorpå hver andelshaver måtte skrive højst 2 navne. Stemmeafgivningen gav følgende resultat: Steen 12 stemmer Roger 11 stemmer Nina 9 stemmer Rene 9 stemmer Michael 8 stemmer Dvs. at Steen og Roger begge blev valgt for en 2-årig periode. Herefter skulle det afgøres, hvem der skulle vælges for 1 år samt vælges til suppleantposterne. Det besluttedes, at den person, der fik flest stemmer, skulle have den 1-årige bestyrelsespost, og de 2 andre skulle besætte suppleantposterne. Der skulle nu kun afgives 1 stemme pr. andelshaver. Da en andelshaver var gået, uddelte dirigenten nu kun 27 stemmesedler. Resultatet af afstemningen blev: Rene 12 stemmer Michael 11 stemmer Nina 4 stemmer Dvs. Rene valgtes til bestyrelsen for 1 år, medens Michael blev 1.suppleant og Nina 2.suppleant.

8 Side 8 7. Eventuelt. Dirigenten bad om kommentarer til det af ham afviste forslag om ikke at tolerere tobaksrygning på ejendommens indendørs fællesarealer, og tilkendegav, at forslaget var i pagt med tiden. Kate, der var initiativtager til forslaget og havde flere beboere som medunderskrivere på forslaget, gav også udtryk for, at det var meget generende, når der blev røget på trapper, for det gik lige ind i lejlighederne. De fleste kommentarer var enige heri, og forslaget vil blive bragt frem på næste generalforsamling. Anne Pedersen meddelte, at de havde punkterede ruder og spurgte, hvad de skulle gøre. Leif forklarede, at der sidste år havde været forespørgsel til samtlige lejligheder om at lave en opgørelse over punkterede ruder, og at disse var blevet udskiftede. Nu måtte hun enten pr. mail eller ved brev i ejendommens postkasse lægge en besked med beskrivelse over de punkterede ruder. Steen kommenterede, at udgiften til udskiftningen af de punkterede ruder har været meget stor, og meget større end forventet. Første bølge har været igennem, herefter vil foregå en prioritering. Bestyrelsen har drøftet at fastsætte et maksimum-beløb pr. år til vedligeholdelse for at undgå, at der bliver udstedt Blanco-check, når et vedligeholdelsestema som f.eks. punkterede termoruder dukker op. Rikke påtalte, at efeuen på muren burde fjernes et af hendes vinduer var helt dækket. Leif medgav, at gartneren havde glemt at klippe efeuen i hendes hjørne. Karen Wulff plages af naboejendommens beplantning op ad muren. I det hele taget skal beplantningen styres, således at vinduerne friholdes. Rikke fremførte,. at køkkentrappen nr. 2 A ikke bliver vasket, og Nina supplerede med, at køkkentrappen nr. 10 heller ikke bliver gjort ren. Lotte mener, at nøglen til vandhanen i gården bør hænge i skuret, så børnene ikke kunne komme til vandet. Der var delte meninger om det, og Mark oplyste, at det var gårdlaugets vand. Claus Petersen havde i februar sendt en forespørgsel til bestyrelsen om varme til køkkenet. Der var kun 17 gr. om vinteren, så det rum var den største udgift på varmeregnskabet. Leif svarede, at man ville besigtige køkkenet, når det bliver rigtig koldt og i forbindelse med energimærkning. Mark meddelte, at Leif har et ønske om, at hvis man bruger andet VVS firma end ejendommens, skal der af praktiske grunde ske henvendelse til ham. Dirigenten hævede mødet kl Frederiksberg, den 19.juni 2009 Anders Boelskifte, dirigent Kate Pedersen, referent