Klubmedlemskab. Online-portalen hvor medlemmerne kan bestille medlemskab til din DMU-klub - nemt og uden at skulle involvere klubben.

Transkript

1 DMU Vejledning: Til klubben Klubmedlemskab Online-portalen hvor medlemmerne kan bestille medlemskab til din DMU-klub - nemt og uden at skulle involvere klubben. Find den på: 1

2 DMU klubmedlemskab guide Bestilling af klubmedlemskab via skal gøre bestilling af medlemskab i din klub lettere og er en del af de services som DMU tilbyder klubber og medlemmer. Overordnet: På bestillingssiden bliver medlemmet ledt gennem køb af klubmedlemskab og når medlemskabet er købt, bliver klubben orienteret om købet. For en nærmere beskrivelse af hvordan medlemmet køber medlemsskabet se vejledningen til medlemmer. Denne vejledning er beregnet på klubberne, og herunder vil der ske en gennemgang af hvad klubben modtager og hvordan medlemmerne bliver registreret i systemet, samt hvorledes afregning finder sted. Når medlemskabskøbet har fundet sted: Hvordan foregår administrationen af klubmedlemskab? 1. Hjemmesiden klubmedlemskab.dmusport.dk er uden selvstændigt administrationspanel. Administrationen foregår via DMU medlemssystemet FS ( 2. Klubber, dvs. personer som er påsat som klubbestyrelsesmedlemmer i den pågældende klub i FS, har adgang til de nye funktioner som følger med det nye system. 1. Der logges på systemet på vanlig vis, dvs. med LicensID og Password via ovenstående link. 2. Der er oprettet to nye sider i medlemssystemet, betaling til klubber og Medlemskabsadministration. 3. Se Betaling til klubber her: 4. Se Medlemskabsadministration her: Funktionen: Betalinger til klubber 1. På denne side ( kan du se betalinger til klubben. Baggrunden for at det står i flertal er, at man i princippet kan sidde i flere bestyrelser, samt at administrationssiden også tilgås af Sekretariatet (dog i en udvidet form). 2. Når du går ind på siden fremgår en total-saldo kolonne. Der vises en totaloversigt over status over balance i forhold til DMU i forhold til DMU kontingentbetaling, samt de beløb som er tilgået klubben via klubmedlemskab.dmusport.dk. Du kan på denne side vælge at tage et sum-beløb for en given periode via dato-felterne umiddelbart over sumbeløbet. I venstre hjørne er der en knap hvor du kan eksportere sumbeløbet i excelformat (xlsx). 3. Detaljesiden: Når der klikkes på rækken med sumbeløb, så kommer du til en side med "Betalingsdetaljer. 2

3 4. Detaljevisningen indeholder de beløb som er indgået til klubben og de beløb som klubben skal betale til DMU for medlemskaber. Altså: - Klubmedlemskab (pris for medlemskabet købt) - positivt tegn (dvs. DMU skylder dette til klubben) - DMU-medlemskab (pris for DMU kontingent på medlem) - et negativt tegn (dvs. skylder DMU) - Andre poster (manuelle posteringer som kun kan foretages af sekretariatet) 5. Posterne er opdelt på enkelttransaktioner. 6. Det er muligt at sortere i visningen ved at definere start- og slutdato som et filter. Når de to datoer er indstillet, skal tabellen filtrere de viste data, så den viser de posteringer mellem start- og slutdatoer. 7. I venstre hjørne er der en knap til at eksportere tabellen til excel format (.xlsx): Eksport til Excel - eksporterer alle poster for klubben, som der ses i visningen på siden. Funktionen: Medlemsskabsadministration 1. Denne side ( kan du administrere klubbens medlemskaber. Siden kan ligesom tilgås af A-brugere (klubbens bestyrelsesmedlemmer) som kan se / redigere / tilføje / slette medlemskab typer og deres priser. 2. Siden viser en tabel med kolonner, hvor du kan se hvilke typer klubmedlemskaber som er oprettet: - Navn: Felt til indtastning af navn på klubmedlemskabstype - Beskrivelse: Tekst til beskrivelse af betingelser tilknyttet det pågældende medlemskab - Pris: Klubbens pris på medlemskabet På denne side kan klubben oprette sine klubmedlemskaber via "Tilføj ny type medlemskab". Ved at klikke på en eksisterende række, så vil en "Rediger medlemskab type" side åbne som er identisk med Tilføj ny type medlemskab, men med allerede udfyldt værdier for den type medlemskab, som man ønsker at redigere. Et klubmedlemskabstype kan godt slettes, men vær opmærksom på at såfremt at systemet er online når det sker, så vil klubmedlemskabstypen helt forsvinde. 3. I forbindelse med indførelsen af det nye system, har Sekretariatet tilbudt at oprette disse felter for klubben. Men ret beset, er det altså noget klubben selv kan gøre. 4. Det enkelte medlemskab er det først aktivt på når DMU Sekretariatet har påsat den relevante DMU kontingentkategori for medlemskabet. Når det er sket, så kan medlemskabet købes via hjemmesiden. 3

4 Hvordan kan vi se at der er sket et medlemskabskøb? 1. Når der er sket et medlemskabskøb orienteres klubbens formand og kasserer via mail. Der skelnes mellem om det er en eksisterende person i DMU (dvs. med eksisterende LicensID) eller det er en person som får oprettet LicensID for første gang. I sidstnævnte tilfælde udgår der to mail: Ved tegning af klubmedlemskab for sendes til "Formand" og "Kasserer" af klubben Hej, Der er oprettet et Nyt klubmedlemskab: [navnet på medlemskabet] for følgende person: [medlemmets navn] ([Licens ID medlem]) hos [navnet på den klub]. Medlemsskabet har gyldighed fra [startdato] til [slutdato]. Der er følgende købsoplysninger: Klubmedlemskabspris: [Membership price] Jeres klub vil blive opkrævet følgende i DMU kontingent for vedkommende. Kategoripris: [DMU Category price ] Med venlig hilsen Danmarks Motor Union klubmedlemskab.dmusport.dk om et helt nyt medlem (som ikke har haft LicensID før) til "Formand" og "Kasserer" af en klubben Hej, Et medlem har købt klubmedlemskab i din klub. Medlemmets basis-stamdata er: Klub: [] Fornavn: [] Efternavn: [] Fødselsdag: [] [] Licens-id: [] 4

5 Med venlig hilsen Danmarks Motor Union klubmedlemskab.dmusport.dk Hvad modtager det nye medlem af information? Hvis der er tale om en eksisterende person i FS, udgår der kun en til vedkommende. Det er en med ordrebekræftelse. Såfremt medlemmet er helt nyoprettet i DMU FS, så udgår en som følger under ordrebekræftelsen Ordrebekræftelse til medlemmet: Hej XXX Du har købt følgende klubmedlemskab: [navnet på medlemskabet] hos [navnet på den klub]. Medlemskabet gælder fra [startdato] til [slutdato]. Du kan finde køb oplysninger nedenfor: Klubmedlemskabspris: [Clubmember price] Administrationsgebyr: [Admin fee] Kreditkortgebyr: [Creditcard fee] Total: Med venlig hilsen Danmarks Motor Union klubmedlemskab.dmusport.dk Velkomstmail til helt nyt medlem (altså et medlem, som ikke har haft LicensID før) Hej [Navn], Du er blevet oprettet som klubmedlem under en klub i DMU og har dermed også fået oprettet en DMU medlemsprofil i DMU`s centrale medlemssystem. Du kan logge ind på DMU 's medlemssystem (FS=Forretningssystem) her: Dit Licens-ID er: [Licens ID medlem] Dit password er: [Password af medlem] 5

6 Husk at gemme denne mail da Licens-ID og Password er vigtig for at du kan logge ind på DMU`s systemer. Med venlig hilsen Danmarks Motor Union klubmedlemskab.dmusport.dk Diverse nyttige oplysninger 1. DMU har jf. vedtægterne vedtægtsbestemt muligheden for at sætte en person i restance. Denne regel overholder klubmedlemskab.dmusport.dk naturligvis også. Hvis en person er i restance kan vedkommende ikke bestille medlemskab, men bliver henvist til at kontakte klubben hvor han/hun er noteret i restance. 2. Oprindeligt var det tanken at systemet kun skulle håndtere kørermedlemskaber. Men der er intet i systemet som ikke tillader, at officials, hjælpere og andre medlemmer også kan oprette deres klubmedlemskab via systemet. I praksis vil det dog primært være hjælpere og medlemmer som blot ønsker klubtilknytning herunder MotorBladet der kan gøre det. Det skyldes, at officialmedlemmer i forvejen er oprettet med klubmedlemskab i systemet som følger deres 3-årige licensperiode. DMU medlemssystemet tillader ikke, at folk med licens ikke har et medlemskab af en DMU-klub. At officials ikke kan bruge systemet skyldes altså ikke så meget det nye system, men mere vores grundlæggende struktur med 3-årige licenser. 3. Systemet opererer kun med medlemskaber som følger kalenderåret. Dette hænger ligesom ovenstående sammen med vores licenssystem, hvor licenser følger kalenderåret. Argumentationen fra ovenstående punkt er med andre ord ens her. Nogle enkelte klubber har ytret ønske om medlemskabstyper som er halvårlige, eller løber fra fx november til november. Dette kan systemet ikke understøtte. Det er i øvrigt ikke anderledes end DMU medlemssystemet (FS) generelt som heller ikke understøtter skæve medlemskabstidspunkter. 4. Nogle klubber har sat deres medlemmers medlemsskaber til at udløbe langt ud i fremtiden. Det er generelt gjort, for at undgå at medlemmerne bliver meldt ud den 31. december. Men der er mange gode grunde til IKKE at gøre dette, herunder at medlemmerne måske ikke betaler deres kontingent til klubben - og derefter af klubben bliver sat i restance, med konflikter til følge. Ved at indrette medlemskabsperioden til at følge det generelle kalenderår, så skal medlemmerne selv forny deres medlemskab. Og når de gør det så følger betalingen automatisk med. 5. HUSK AT: Man kan fortsat oprette medlemskaber manuelt. I så fald noteres der under Betalinger til klubber at der er sket en medlemsoprettelse, og DMU pris for Kategori 1 påsættes det oprettede medlem. Der noteres kun DMU Kategoripris, da betalings-transaktionen for det pågældende medlem ikke har benyttet klubmedlemskab.dmusport.dk. 6. Såfremt klubben ønsker at ændre nogle af de manuelt registrede medlemmers kategori-påsætning, så skal dette ske til sekretariatet som hidtil. 6

7 FAQ 1. Hvorfor er min klub ikke på listen? Klubberne er tilmeldt løsningen. Hvis din klub ikke fremgår af løsningen, så kontakt klubben for at bestille dit medlemskab via klubben. 2. Hvad er et LicensID? LicensID er det nøgleid som er oprettet i DMU medlemssystemet (FS). Dette forveksles nogle gange med et Licens. Men man kan altså godt have et LicensID uden at have et Licens. 3. Hvorfor kan vores medlemmer, selvom vi er på systemet, ikke bestille klubmedlemskab? I det følgende et par muligheder kan oplyse til medlemmerne, eller alternativt henvise til FAQ på klubmedlemskab.dmusport.dk - hvor det også fremgår. A. Hvis du har restance i en anden klub, dvs. skylder klubben penge for fx tidligere kontingentperiode, så får du ikke lov til at bestille et nyt klubmedlemskab. Kontakt din gamle klub for at få restancen ud af verden. Klubben kan ophæve den når din gæld er indfriet. B. Systemet er opsat så man kun kan have et klubmedlemskab i samme klub. Hvis dit oprindelige klubmedlemskab er opsat forkert, så du fx ikke kan bestille en licens, så kontakt din klub. Alle klubber kan oprette medlemskaber manuelt via DMU medlemssystem. C. Systemet er etableret med følgende minimumskrav til operativsystem på den lokale computer samt anbefalede krav til webbrowser, jf. nedenstående liste: Operativ system (minimums versioner): Windows XP (og over) MAC OS X Lion (og over) Browser (minimums version) Internet Explorer 9 (og over) Firefox 35 (og over) Chrome 39 (og over) Safari 5 (og over) Opera 26 (og over) Hvis du har problemer med at benytte systemet er rådet i første omgang at benytte en anden computer alternativt at få opdateret henholdsvis dit operativsystem eller browser til versioner der minimum matcher ovenstående. D. Systemet er ligeledes etableret så det kan tilgås med mobil. Der er følgende anbefalede operativsystemer: 7

8 Android Chrome ios Chrome ios Safari Hvis du har problemer med at benytte systemet er rådet i første omgang at benytte en anden mobil eller alternativt at få opdateret dit operativsystem på mobilen til ovenstående. 8