Dagsorden er godkendt. 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde

Transkript

1 128 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 6. september 2011 Start kl , slut kl Tilstede var Brian Skræm, Eigil Stausholm, Christian Vestergaard, Tina Holm, Søren Andersen, Iver Eriksen, Lone Vammen og Lotte Bang. Afbud fra Frede Skrubbeltrang. Dagsorden: 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Strategiplan for håndværker afdelingen 4. Politik for ansættelser og afskedigelser 5. Nyt budget for 2011 og 2012 og fremtidig strategi 6. Brainstorming fusion udkast til due diligens 7. Politikker omkring studieture m.v. 8. Boligbytte og fremleje 9. Dato og forslag til emner til næste møde 10. Eventuelt 11. Resume af beslutninger 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde LB har ændret på referaterne sådan at alle bestyrelsesmedlemmer skriver under på referaterne. Før var det kun formand og referent. Godkendelse af referater fra den 9. maj 2011, ingen ændringer Godkendelse af referat fra den 6. juni Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten JAK bliver 60 år den 17. oktober 2011 og har sagt ja tak til en reception helst i huset ellers på Kniv og Gaffel eller Orkideen. Vi lukker telefonen kl. 13. Vi har fået malet huset og der skal være aflevering af arbejderne på nabohuset. Vi har talt om at renovere springvandet. Naboen skal betale for renovering af efeu. Planen er at opsætte et rionet foran ventilationsanlægget og plante slyngplanter op så det fremstår grønt. Tanken er yderligere at plante noget kaprifolie, klematis og gule søjletaks. Endvidere er tanken at ændre springvandet med nye søsten og andre dysser. Pris i alt kr incl efeu. Dagsorden er godkendt Der var enighed om at holde det i huset kl at arbejde videre med tilbuddet Nybolig har en ejendom til salg for Aalborg Kommune Trækbanen 1-45 i alt 23 2 værelses lejligheder mellem 79 m2 og 82 m2. Kan den have interesse. OBS på u støttede boliger ikke kan anbefales af LBF, men godkendes fortsat af Aalborg Kommune. Vi arbejder videre Palle Christensen fra afdeling 1 har lavet en forespørgsel til bestyrelsen omkring forsikringsanmeldelsen, han forestår ikke,

2 129 at det skal tage mere end 3 måneder at udarbejde et hændelsesforløb og en anmeldelse. Lotte Bang beklager den lange ekspeditionstid og forklarer at det for det første ikke er blevet lavet p.g.a. tidspres, men også fordi det har været meget mere omfattende end forventet, idet den indeholder historik og fremadrettet planlægning for udbedring og pris m.v. Jan Kristensen og Lotte Bang har en aftale med Anne Henriksen fredag formiddag, hvor anmeldelsen vil blive gennemgået med hende og efterfølgende sendes til forsikringsselskabet. Palle Christensen beder Vivaboligs bestyrelse om ikke at kræve at badeværelsesrenoveringen skal udbydes i licitation, hverken de fremad eller bagudrettede arbejder. Lotte Bang har undersøgt konsekvenserne flere steder. Kubens jurist var ikke i tvivl om at arbejderne jf. tilbudsloven skulle have været sendt i udbud og anbefaler også at gøre det fremadrettet, men p.g.a tvivlen ved hvilke regler om håndhævelse der gælder eller gjalt ved aftalens indgåelse, mener hun også at risikoen for at prisen for at komme ud af den aftale der er indgået med Jorton kan være større end fortjenesten ved at udbyde arbejdet. Endvidere er sanktionen for ikke at have overholdt tilbudslovgivningen tidligere, formentlig ikke hverken større eller mindre ved at afbryde arbejderne og udbyde fremadrettet. Det er alene murer entreprisen i det fremadrettede arbejde der ikke er udbudt. VVS, El og maler er udbudt af Jorton. Vi har kontaktet Aalborg Kommunes tilsyn, Kim G. Pedersen som anbefaler at finde en pragmatisk løsning som koster lejerne mindst muligt. Han mener vi skal tage den kalkulerede risiko. Risikoen er ikke særlig stor da det er ustøttede arbejder, vil det alene være en forsmået entreprenør der føler sig snydt, vi vil risikere der vil gøre indsigelser. Der var enighed om at tage den risiko og efterkomme afdeling 1s ønske om at fortsætte aftalen med Jorton. Henvendelse fra Ann Bylund Andersen til byrådsmedlemmer og teknisk forvaltning, svar brev er sendt som mailet rundt. 3. Strategiplan for håndværkerafdelingen Intet ud over hvad der står i direktionsrapporten. 4. Politik omkring ansættelser og afskedigelser uden ændringer. Roser til pigerne der har udarbejdet forslag til spørgeskema ved fratrædelse. 5. Nyt budget for 2011 og 2012 og fremtidig strategi Budget 2011 og 2012 budgetterne er tilrettet og udarbejdet under hensyntagen til moms, hvorfor budgettet ikke direkte er Politikken omkring ansættelser og afskedigelser godkendt

3 130 sammenlignelig med tidligere års budgetter eller faktisk regnskab for Lønninger indeholder afsat regulering af overenskomst pr. 1. april 2011 som endnu ikke er afsluttet mellem BL og HK/faglig puls. Generelt er der kalkuleret med en stigning på mellem 2 og 3 procent. Der er taget højde for at direktionen er halveret og at vi styrker medarbejderstaben, med en driftsmedarbejder pr. 1. december Udgifter til EDB er kalkuleret højt i 2011 p.g.a. udgifter til ny hjemmeside, intranet og beboernet. I 2012 har vi indregnet nogle nyanskaffelser da servere og pc erne er 3 år gamle og der er ikke længere servicegaranti på dem. Vi udskifter dog kun ved behov. Administrationsbidraget er steget med kr. 50 pr. lejemål pr. måned som svarer til netto moms på administrationsbidraget. Foruden moms er administrationsbidraget uændret. Byggesagshonoraret er budgetteret forsigtigt med udgangspunkt i de byggeaktiviteter i forhold til nybyggerier og Renoveringsarbejder, der er planlagt og igangsat. Helhedsplanerne der endnu ikke er godkendt af beboerne er ikke indregnet. Strategi Ny medarbejder til driftsafdelingen jf. udsendte jobprofil. Det er nødvendigt at styrke driftsafdelingen med en medarbejder som på sigt har potentiale til at overtage driftsleder jobbet når en af driftslederne vælger at gå på efterløn eller pension. Mogens er stoppet 12. april Vi kan forvente at en driftsleder går af omkring 2014 og den anden omkring Vi har p.t. og de næste 2-4 år har en ekstraordinær bygge- og renoveringsaktivitet der er meget tidskrævende. Vi tjener ca. kr hjem i byggesags honorarer udover det daglige arbejde. Christian Vestergaard har behov for en beskrivelse af hvorfor det er nødvendigt med en medarbejder mere i driftsafdelingen. Lotte Bang laver en behovsvurdering og eftersender. Udvidelse af medarbejderstaben i driftsafdelingen er forhånds godkendt

4 131 Kursus for organisationen Vores kredssekretær har tilbudt at komme en aften og fortælle om bestyrelsens ansvar pligter og rettigheder. Derforuden har vi fået et tilbud på et bestyrelsesseminar fordelt over flere dage. En uddybning af bestyrelsens kompetencer, ansvar og opgaver samt efterfølgende bestyrelses evaluering. Samlet pris for forløbet over en lørdag, en hverdagsaften og bestyrelsesevaluering er kr Som alternativ til BL har vi fået et tilbud på kr fra SPJ-rådgivning som Hjørringbolig har benyttet sig af. Det er kun et ½ dages seminar. Vi vil gerne tage i mod kredskonsulentens tilbud om at komme og orientere begge bestyrelser om kompetencer, ansvar og opgaver, så kan vi derefter tage stilling til hvorvidt vi vil udvide med Gitte Hoddes tilbud. Besluttet at sige ja-tak til kredskonsulentens tilbud og derefter vurdere behovet. Vi indkalder til et fælles bestyrelsesmøde med mødepligt. 6. Brainstorming vedrørende fusion udkast til due diligens Vi gennemgik det udarbejde forslag til due diligens Forslag til sammensætning af repræsentantskabet giver en udfordring da vi nogenlunde skal sikre forholdstallet 40/60 til Østparkens afdelinger og samtidig sikre at alle afdelinger er repræsenteret i Limfjordens mange små afdelinger. Vi lægger hovederne i blød til næste møde. Der er udfordringer i fordeling af økonomi og jura. Der er ingen forhold til hvilket selskab(cpr. nr.) der skal være det fortsættende selskab. Lotte Bang undersøger hvad der er nemmest. Vi arbejder videre med beskrivelserne til næste møde. 7. Politik omkring studieture m.v. Tilføjelse til politik for gaver og studieture. Leverandør- eller virksomhedsbesøg, hvor der er tale om en halvdags invitation, heldags invitation eller en middagsinvitation skal vurderes i forhold til faglighed og etik. Politikken godkendt Forslag til politik for egen arrangerede studieture Formål - at fastsætte ensartede retningslinjer for at arrangere og deltage i studieture samt at sikre at vi ikke arrangerer studieture der har en grad af privat karakter som kan anfægtes. Målsætning - Der skal skelnes mellem ansatte og bestyrelsesmedlemmer. Ansatte kan have et reelt behov for at få inspiration og viden om konkrete opgaver, tiltag eller produkter. Studietur skal fastlægges i organisationen ud fra et konkret behov, eksempelvis såfremt en organisation står overfor

5 132 nybyggeri, omfattende helhedsplaner, større renoveringsarbejder, energisparende foranstaltninger, passivhuse eller udfordrende krav til klimaskærm o.lign. Tid og sted skal afstemmes omhyggeligt i forhold til behov og krav til indhold. Organisationen betaler hver især for egne deltagere. Politikken godkendt 8. Boligbytte og fremleje Forslag til tilføjelse i udlejningsregler i forhold til bytning af lejligheder. Vi vurderer ansøgningerne fra gang til gang og såfremt der ikke er rimelig grund til at modsætte sig boligbytte, kan det gøres selv om de ikke har boet i lejemålet i mere end 3 år. Vi mener det er nødvendigt med en individuel vurdering for ikke der kan være tale om omgåelse af ventelisten. Vi har lige haft et eksempel hvor den ene part var fraflyttet lejemålet. 9. Dato og forslag til emner til næste møde Dato for næste møde: Punkter til næste møde: Godkendelse af referater fra de sidste 2 møder Brainstorming fusion Due diligens - fortsat Rammeaftale Nytårsarrangement Voldspolitik Næste møde den 5. oktober 2011 kl Eventuelt Bjarne Andersen har valgt at trække sig fra Kontakten og Tina Reeves fra administrationen laver bladet de næste 2 gange. Eigil Stausholm spørger til formen på jule-/nytårs arrangementet sidste år. Enkelte mener det kan gøres lidt mere nøjsomt. Udvalget kommer med forslag til næste møde. 8. Resume af beslutninger Renovering af springvand godkendt Ansættelses- og afskedigelsespolitik endelig godkendt Forhåndsgodkendt ansættelse af en bygningskonstruktør Budget 2011 og 2012 godkendt Bestyrelsesmøde med kursus i bestyrelsens ansvar og opgaver i november med kredskonsulenten fra BL. Fusion og Due diligens fast punkt på dagsordnen Tilføjelse til politik for gaver og studierejser godkendt Politik for egen arrangerede studieture godkendt Boligbytte når man har boet i lejligheden under 3 år godkendt

6 133 Næste møde 5. oktober 2011 Punkter til næste møde: Brainstorming fusion Due diligens Rammeaftale Nytårsarrangement Voldspolitik Lotte Bang Referent Brian Skræm Frede Skrubbeltrang Søren Andersen Eigil Stausholm Formand Næstformand Tina Holm Iver Eriksen Christian Vestergaard