INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 14. juni 2019 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes fredag den 21. juni 2019, kl på Kaløvig Badehotel, med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl. 16:15 17:00 a. Velkomst og introduktion til arbejdsprincipper m.m. (O) * b. Supplerende konstitueringer (B) * c. Status på nybyggeriprojekter FORTROLIGT (O) * 2. Beslutningspunkter kl. 17:00 17:20 a. Opsamling på repræsentantskabsmødet (B) * b. Nyt beboerhus Møllevangen (B) * c. Justering forretningsgang renoveringer (B) * d. Analyse afskaffelse af fleksibel udlejning (B) * 3. Orienteringspunkter kl a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Orientering fra administrationen (O) * c. Afdelingsmøder 2019 (O) * d. Orientering fra udvalgene (O) 4. Kommende møder kl. 17:50 18:00 a. Dialog med repræsentantskabet (B) b. Emner til næste ordinære møde, der holdes den 15. august 2019 (B) c. Mødeplan 2019 (O) * d. Uddannelse (O) * 5. Eventuelt (O) 6. Drøftelse af repræsentantskabsmødet kl. 18:00 Herunder input til den kommende strategirevisionsproces Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Bestyrelsens værdiskabelse og arbejdsgrundlag DATO 12. juni 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Bestyrelsesseminaret den 12. januar 2019 opdaterede bestyrelsens arbejdsgrundlag. Bestyrelsens samarbejdsprincipper er fortsat: Respekt, nærvær og forberedelse Loyalitet God tone Se bestyrelsen som team Bestyrelsen skaber fortsat værdi ved at: Drive organisationen, sætte retning og mål Sikre lovgivning overholdes Sikre strategisk fokus Have stærk og god kommunikation ift. beboere, afdelingsbestyrelser og repræsentantskab Skabe gode til relationer udadtil fx til byrådet, andre boligorganisationer, BL etc. Bestyrelsen lægger i arbejdsgrundlaget for vægt på at: Til stadighed øge viden, særligt om kommunikation Forankre strategisk fokus gennem intensiveret dialog med repræsentantskabet Styrke politisk fokus Huske at få alle med, italesætte hinandens styrker og give plads INDSTILLING Når udviklingssamtalerne er gennemført og udviklingsplanerne opdateret, vil Gitte Hodde deltage i et møde med bestyrelsens medlemmer for at hjælpe til, at de enkelte bestyrelsesmedlemmers roller, kompetencer og arbejdsform afspejles i planerne.

3 NOTAT TIL PKT 1.b Supplerende konstitueringer DATO 14. juni 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Enkelte konstitueringer udestår fra det konstituerende bestyrelsesmøde: i) Byggeudvalg Flg. byggeudvalg skal omkonstitueres efter repræsentantskabsmødet: Afdeling 76 Helsingforsgade: Henrik Autzen, Toni Christiansen, Olav Bertelsen Afdeling 80 Knudrisgade: Søren Høgsberg, Johnny defeuth Eriksen og Olav Bertelsen Afdeling 82 Nye: Johnny defeuth Eriksen, Peter Lykke Nielsen og Olav Bertelsen Afdeling 83 Campus Katrinebjerg: Søren Høgsberg, Henrik Autzen og Olav Bertelsen Afdeling 84 Nørre Boulevard: Henrik Autzen, Peter Lykke Nielsen og Thomas Mandsfelt ii) Kontaktpersoner til afdelingerne Organisationsbestyrelsen besluttede på sit konstituerende møde den 23. maj at udskyde den endelige godkendelse af kontaktpersonordningen til dette bestyrelsesmøde: Område Afdelinger Ansvarlig Møllevangen Vestre Ringgade 01 Jens Baggesens Vej 03 Viggo Stuckenbergs Vej 08 Vilh. Bergsøes Vej 11 Helge Rodes Vej 15 Peter Fabers Vej 04 Chr. Molbechs Vej 07 Vestre Ringgade 26 Vestre Ringgade 33 Vestre Ringgade Peter Søren

4 Område Afdelinger Ansvarlig Charlottehøj Frydenlund-Viborgvej Herredsvang Sabro 12/19 Majdalen/ Tamperdalsvej 13 Hammershusvej 16 Hammershusvej 56 Katrinebjergvej 60 Paludan-Müllers Vej 61 Chokoladen 27 Frydenlund 52 Viborgvej 31 Rydevænget 45 Torpevænget-Kappelvænget 46 Vistoftparken 58 Ranunkelvej 70 Ranunkelvej 72 Rønnevangen Henrik Dorthe Hanne Kristine Trøjborg 09/14/18 Trøjborg Rasmus Christiansbjerg Vandtårnsområdet Skejby Århus C Kongsvang-Langenæs Mårslet Risskov-Egå 02 Haugesundsvej mm. 06 Risvang Alle 10 Nordalsvej m.m. 20 Norgesparken 50 Brendstrupvej 65 Bethesdavej 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 29 Kalmargade 35 Skelagervej 62 Skejbyparken 36 Hallssti 37 Istedgade 49 Fredensgade 51 Fredericiagade 54 Norsgade 59 Høegh-Guldbergs Gade 75 Herningvej 17 Kongsvang 24 Kirkedammen 38 Visbjerg Hegn 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften 47 Julsøvej 53 Julsøvej 57 Åvænget Søren Henrik Hanne Rasmus Johnny Johnny Johnny 2/4

5 Område Afdelinger Ansvarlig Skæring Løgten-Hjortshøj 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 63 Skæring Parkvej 41 Viruplund 42 Hjelmagerparken 73 Virup Skovvej Dorthe Kristine Hårup-Spørring Hinnerup 34 Salonikivej/39 Attikavej 44 Hjulby Hegn 30 Nørreskovvej 32 Nørreskovvej 40 Fredensgade 68 Østergade Peter Hanne Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. På bestyrelsesmødet den 7. maj 2015 opstillede organisationsbestyrelsen sine nærmere forventninger til kontaktpersonerne rolle, i prioriteret rækkefølge: 1. Konsulent for afdelingsbestyrelserne, evt. spørge dem til råds i strategiske spørgsmål 2. Opsøgende ift. nye eller dårligt fungerende afdelingsbestyrelser, herunder deling af viden om afdelingerne også med administrationen 3. Integrere kontaktpersonordningen fx ved at gruppere sig på dialogmøder osv., måske særligt udpeget dialogmøde, hvor det er på dagsordenen det kunne være dialogmødet i oktober. 4. Gerne deltage i afdelingsmøderne Det forventes derudover, at kontaktpersonen mindst én gang om året mødes med afdelingsbestyrelserne i hvert boligområde. Det er vigtigt at understrege, at kontaktpersonen har en politisk rolle i modsætning til den faglig bistand, som hentes i administrationen og at det ikke altid er kontaktpersonen, der forventes at være den udfarende. 3/4

6 Der sendes oplysning om kontaktpersonordningen til afdelingsbestyrelserne, og i den forbindelse beskrives også ovenstående forventningsafstemning. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen gennemfører de beskrevne konstitueringer. 4/4

7 NOTAT TIL PKT 2.a Opsamling på repræsentantskabsmøde 23. maj 2019 DATO 14. juni 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 23. maj 2019 kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt. Regnskab 2018: Godkendt. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom: Godkendt. Overdragelse af afdeling 65, Bethesdavej til Ellengården: Godkendt. Valgt som formand: Søren Høgsberg blev valgt for to år. Valgt til organisationsbestyrelsen: Peter Lykke Nielsen, Rasmus Berlin og Hanne Birgitte Nielsen blev valgt for to år. Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Hans-Jørgen Krickhahn (1. suppleant), Torben Ulrich Sørensen (2. suppleant), Majbritt Pedersen (3. suppleant) Olav W. Bertelsen (4. suppleant) og Brian Kristensen (5. suppleant). Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer): o Majbritt Pedersen 34 o Torben Ulrich Sørensen 28 o Jan Hyldig 42 o Brian Kristensen 48 o Flemming Nielsen 25 o Kirsten Hillebrandt 38 o Dorte Bech Tiedemann 13 o Olav Bertelsen 09 o Mia Falck 07 o Grethe Rasmussen 67 o Tjalfe Johannesen 01 o Thomas Hou Mandsfeldt 25 o Kim Assentoft 01 o Helle M. Jensen 48 (1. suppleant) o Hans-Jørgen Krickhahn 42 (2. suppleant) 1

8 Godkendelse af revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt. De overordnede temaer i debatten var: BKÅ Festival Delebiler Nedrivning af boliger Logoer fra de gamle organisationer Målsætninger for huslejeniveau Temaer fra grupperne efter workshop: Billige boliger Tryghed Sikring for kvalitet Sundhed Fokus på skimmel og støj Fælleshuse aktiviteter Miljø Energi Styrke sammenholdet med udefrakommende kræfter Fællesskaber styring af aldersmæssige, kulturelle Fokus på afdelingerne bredt Synlighed mellem inspektør og ejendomsfunktionærer Boliger til alle Flere unge og anden etnisk herkomst i beboerdemokratiet Socialt ansvar Solidaritet Synlighed og gennemsigtighed i organisationen Demokrati åbne for fællesskaber - højskoleaften hvordan vi mødes på tværs Tilhørsforhold Engagement PR for almene boliger Det indstilles, at disse temaer inddrages i strategiarbejdet på seminaret i januar, som præsenteres på organisationskonferencen i foråret. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet. Derudover bedes organisationsbestyrelsen træffe beslutning om tid og sted for afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde Det indstilles, at mødes holdes torsdag den 14. maj 2020 på Hotel Scandic Østergade. 2

9 Bilag: Vedtægter for Boligkontoret Århus 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Godkendelse af revisor. 2) Hvorvidt boligorganisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 3) Boligorganisationens administrations- og byggepolitik. 4) Erhvervelse eller salg af boligorganisationens ejendomme. 5) Væsentlig forandring af boligorganisationens ejendomme. 6) Boligorganisationens grundkøb. 7) Boligorganisationens iværksættelse af nyt byggeri. 8) Nedlæggelse af en afdeling. 9) Ændring af vedtægterne. 10) Opløsning af boligorganisationen. 11) Frikøb af en tinglyst tilbagekøbsklausul, der påhviler en afdeling, der er oprettet før den 1. juli ) Pantsætning af boligorganisationens ejendomme. stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende almene boligafdelinger og servicearealafdelinger: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 3

10 2) Overgang af en afdeling fra en boligorganisation til en anden. 3) Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. 4) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 5) Grundkøb. 6) Iværksættelse af nyt byggeri. 7) Pantsætning af afdelingernes ejendomme. 8) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger. stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt. stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Efter aftale med et repræsentantskabsmedlem kan indkaldelse af dette medlem ske elektronisk. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest 2 uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest 1 uge før mødet, jf. 7, stk. 1. Efter aftale med et repræsentantskabsmedlem kan forslag udsendes til dette medlem elektronisk. 4

11 stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved personligt fremmøde. 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget uanset antallet af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Organisationsbestyrelsen 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til 5

12 den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes frem til dagen før mødets afholdelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsorden. stk. 10. Den i stk. 1 valgte medarbejderrepræsentant og suppleant vælges begge i ulige år for to år, og valget træder i kraft umiddelbart efter det ordinære repræsentantskabsmøde i året. Såfremt der den 1. april i valgåret ikke har kunnet udpeges et medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem, vælger repræsentantskabet i stedet fire bestyrelsesmedlemmer for to år, jf. stk. 4. Ved udløbet af den toårige valgperiode søges det pågældende bestyrelsesmedlem igen valgt blandt organisationens medarbejdere. 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14, stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. Stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift af den samlede bestyrelse. Er der ansat en forretningsfører eller direktør, kan organisationen tegnes af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren eller direktøren. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. 6

13 stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Kapitel 4: Afdelingernes ledelse 14 Hvert år afholdes inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afdelingen. Efter aftale med en lejer kan indkaldelse af denne ske elektronisk. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 18 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges suppleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 17 stk. 3, træffer anden beslutning. stk. 7. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to 7

14 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 19 stk. 3, 5. pkt. 15. Afdelingsmødet kan beslutte, at digitale værktøjer inddrages i afholdelsen af kommende afdelingsmøder. Det kan herunder besluttes, at afstemninger under anvendelse af et betryggende afstemningssystem kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af et afdelingsmøde. Stk. 2. Det digitale værktøj, der anvendes, skal være tilgængeligt for alle afdelingens beboelseslejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover skal det digitale værktøj være tilgængeligt for enhver, der ifølge 18, stk. 2, har adgang til afdelingsmødet. Disse må dog ikke have adgang til at deltage i eventuelle afstemninger. Andre end de i 1. og 2. pkt. nævnte må kun have læseadgang til det digitale værktøj. Der må ikke ved anvendelsen af digitale værktøjer stilles krav om profil på sociale medier. Stk. 3. Det er en betingelse for anvendelse af digitale værktøjer i afholdelsen af afdelingsmødet, at: 1) Forslag til behandling på afdelingsmødet tillige kan fremsættes ved brev eller . 2) Opstilling af kandidater tillige kan ske på afdelingsmødet. Stk. 4. Hvis der er truffet beslutning om, at afstemning kan ske digitalt efter afholdelsen af afdelingsmødet, er det yderligere en betingelse, at: 1) Afstemningstemaerne formuleres endeligt før afslutning af afdelingsmødet. 2) Afstemning tillige kan ske ved brev inden for samme afstemningsperiode, som er fastsat for den digitale afstemning. Stemmesedler skal efter anmodning udleveres fra dagen efter afdelingsmødet og indtil fristen for afstemning udløber. 3) Eventuelle afstemninger på afdelingsmødet foretages skriftligt. 4) Alle stemmer optælles samtidig umiddelbart efter afstemningsperiodens udløb. 5) Det sikres, at ingen husstand kan afgive flere stemmer, end den har ret til efter vedtægterne. Stk. 5. Der kan ikke begæres urafstemning om emner, hvor afstemning gennemføres efter stk Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. stk. 4. Efter aftale med en lejer kan materiale nævnt i stk. 1-3 og forslag, jf. 17, stk. 3, 4. pkt., udsendes til denne lejer elektronisk. 17 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. 8

15 stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Organisationens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 18 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 19 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der 9

16 bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. stk. 9. Kapitel 5: Valg af revisor 20 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. Kapitel 6: Årsregnskab 21 Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 22 Hvis der er ansat en direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en direktør, underskriver denne også regnskabet. 10

17 23 Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7: Likvidation 24 Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Således vedtaget på repræsentantskabsmødet 17. maj /11

18 NOTAT TIL PKT 2.b Nyt beboerhus Møllevangen DATO 14. juni 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/EF/AVN/MOK PROBLEMSTILLING Fælleshuset og legepladsen på Peter Fabers Vej 17 er et grønt åndehul i Møllevangen. Huset, der er 92 m 2 og bygget i 1972 i lette konstruktioner, er imidlertid nu nedslidt og utidssvarende. Det har dårligt indeklima (der har været gentagne skimmelangreb), er dårligt isoleret og opvarmet med elradiatorer. Det betyder samtidig dårligt arbejdsmiljø for ansatte og brugere. En genopretning af huset vurderes ikke at være økonomisk forsvarlig, og det kan ikke forsvares at bruge huset ret meget længere. Selv om det eksisterende hus er i dårlig stand, benyttes det af mange beboere. Her kan man deltage i madklubber og fælles frokoster, syklub, udetræning, aktivitetsklubber for børn, havedage og i andre skiftende aktiviteter. Derudover leges huset ud til private arrangementer flere gange om måneden. Foruden Fælleshuset rummer grunden på Peter Fabers Vej legeplads, volleybane, fodboldbane, byhaver, petanquebane og hønsehus (med tilhørende hønselaug). Det er et frirum, som bruges af børn, unge og voksne i Møllevangen, og som er af væsentlig betydning for områdets naboskab og sammenhængskraft. Et nyt hus På baggrund af ovenstående har Boligkontoret Århus (der varetager den daglige administration af huset og aktiviteterne heri) i samråd med de øvrige boligorganisationer i området undersøgt, om det vil være muligt at bygge et nyt fælleshus på samme beliggenhed. Der er holdt indledende møder for afdelingsbestyrelserne, områdets boligorganisationer, Aarhus Kommune, som ejer jorden, og Landsbyggefonden. Tilbagemeldingerne har været positive. Fordele ved et nyt fælleshus: Et smukt og tidssvarende fælleshus vil pynte på legepladsområdet mellem Peter Fabersvej og Otto Benzonsvej og gøre det mere attraktivt at bo i hele Møllevangen Møllevangen vil med et nyt beboerhus kunne bibeholde de eksisterende aktiviteter, samtidig med at der vil være rum for at afholde og deltage i lidt større aktiviteter fx valgmøder, foredragsaftener, mindre koncerter, afdelingsmøder og fodboldaftener Beboerne i kvarteret vil få mulighed for at leje et attraktivt og moderne hus til private fester, runde fødselsdage, konfirmationer mv

19 Huset vil være bemandet i lidt flere timer om ugen end nu, og derfor kan det ud over det nuværende aktivitetsniveau understøtte flere og nye aktiviteter i området Et fælleshus betyder, at der kommer lidt flere parkeringspladser i Møllevangen, samtidig med at der fortsat opretholdes gode grønne områder omkring beboerhuset Økonomien I en årrække har beboerne/boligorganisationerne i Møllevangen betalt 250 kroner om året pr. lejemål for vedligeholdelsen, driften og aktiviteterne i fælleshuset og på Legepladsen Peter Fabersvej. Tallet er ikke pristalsreguleret siden Områdets boligorganisationer har forskellige modeller for finansieringen af denne udgift. Et nybygget og større hus med et øget aktivitetsniveau vil medføre, at betalingen pr. lejemål i Møllevangen nødvendigvis må stige til omkring 725 kroner årligt. Boligorganisationerne afklarer i dialog med de respektive boligafdelinger i Møllevangen, om man med den økonomiske konsekvens ønsker et nyt fælleshus i området, eller om det nuværende skal udfases/nedlægges. Processen herfra Maj-oktober 2019 Boligorganisationerne afklarer driftsudgiften pr. lejemål på omkring 725 kroner årligt Boligkontoret Århus afklarer Landsbyggefondens konkrete støttemuligheder, fundraisingmuligheder i øvrigt og afholder (også med henblik på at styrke fundrasing-mulighederne) en mindre arkitekt-skitsekonkurrence Et mindre byggeudvalg nedsættes eventuelt Oktober 2019-april 2020 Såfremt boligorganisationerne/afdelingerne bakker op om huset og den medfølgende merfinansiering, afholdes beboer-informationsmøde om huset for hele Møllevangen Herefter færdiggøres ansøgning til Landsbyggefonden, der vælges entreprenør, og byggesagen påbegyndes. Driftsoverenskomst forberedes Efterår 2020-forår 2021 Indvielse af huset INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender iværksættelsen af beboerhuset i Møllevangen ud fra følgende forudsætninger: Beboerbetalingen forudsættes at stige til 350 kr. pr. lejemål pr. år, og det overskydende beløb svarende til godt kr. pr. år betales af boligorganisationen via dispositionsfonden Projektet forelægges afdelingerne i Møllevangen til godkendelse på de ordinære afdelingsmøder /3

20 Organisationsbestyrelsen udpeger en repræsentant til byggeudvalg for projektet 3/3

21 FORRETNINGSGANG NR Forretningsgang renoveringer ANSVARLIG Michael Andersen GODKENDER Bestyrelsen GODKENDT 27. september 2018 Denne forretningsgang er udarbejdet, så der er klare forventninger og afstemninger, når et renoveringsprojekt skal opstartes og gennemføres. Forretningsgangen kan også anvendes i forbindelse med overdragelse af projekt fra inspektør til projektmedarbejder. I hele processen iagttages kravene specificeret fra Aarhus Kommune i publikationen Miljørigtigt byggeri i Aarhus Kommune. Feltko I forbindelse med større renoveringer kan afdelingsbestyrelsen nedsætte et byggeudvalg, der skal følge det enkelte renoveringsprojekt. Udvalget hvorfra der kan deltage en repræsentant som observatør til projekterings- og byggemøder inddrages og orienteres som anført i oversigten. Afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget beslutter omfanget af den ønskede inddragelse inden for tre kategorier A, B og C, hvor: A er projekter, som inspektøren/projektlederen kører selv (byggesagshonorar efter forventet medgået tid) B er projekter, hvor afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget er involveret i nogen udstrækning, og hvor der er en vis mødeaktivitet som sikrer, at afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget involveres i de overordnede beslutninger i planlægningen af projektet C er projekter, hvor afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget er tæt involveret, holder hyppige møder op til byggemøderne osv., evt. i særlige tilfælde uden for normal arbejdstid (højeste byggesagshonorar) Udbudsmateriale og referater fra byggemøder m.m. skal i hele processen være tilgængelige for udvalget. Byggeudvalget indkaldes ved specielle forhold eller høres pr. mail ved alle væsentlige ændringer af projektet samt informeres om alle væsentlige nye oplysninger som f.eks. økonomisk eller tidsplanmæssig karakter. Det er vigtigt af afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget afklares med udbuddet indhold inden det sendes i udbud. Projektlederen er ansvarlig herfor og vurderer løbende hvordan det sker. Efter afdelingsmødet Arbejder der udløser huslejeforhøjelse, skal fremlægges på afdelingsmødet på baggrund af et udarbejdet forslag, som er afstemt mellem inspektør og økonomimedarbejder. Efter afdelingsmødets godkendelse af projekter, afholder driftschef senest ultimo oktober et møde med inspektører, hvor de oplyser, hvilke projekter som de ønsker hjælp til i det efterfølgende år. Derefter afholder driftschef og bygge- og innovationschef et møde med projektlederne, hvor ressourcerne for det efterfølgende år gennemgås, og efterfølgende melder disse tilbage til inspektører, hvilke projekter der kan varetages af projektmedarbejderne.

22 Der afholdes hvert år ultimo oktober fælles møde mellem økonomi, driftschef og bygge- og innovationschef, hvor det sikres at alle har et fælles billede af det kommende års projekter, evt. tilskud og ansøgninger, ansvar, tidsplaner, registrering i byggesagsstyringen m.m. Ved renoveringer opretter inspektør/driftchef sagen i byggesagsstyringen. Projektleder tilpasser udlejningsteksten i byggesagsstyringen ved nye sager samt ved ændringer i budget eller tidsplan, evt. i dialog med Udlejnjng. Projektlederen sætter tid på hvornår deres projekter tænkes gennemført. Afdelingsbestyrelserne orienteres om planen for som minimum projekteringsstart, licitation, byggestart og aflevering. Bygge- og innovationschef/driftschef registrerer i BKÅ byggesagsstyring hvem der bliver projektleder. Tidsplanen i byggesagsstyringen ajourføres løbende og i god tid inden sagen starter af hensyn til økonomimedarbejderens indhentning af godkendelse hos kommunen, lån og evt. tilskud og Landsbyggefonden. Energitilskud søges eller udbydes fx på af projektleder eller rådgiver. Projektleder har ansvaret for igangsætning. Feltko Intern organisering Projektleder har det overordnede ansvar for projektet og kan benytte de nødvendige interne ressourcer til en forsvarlig gennemførsel. Afdelingsbestyrelsen nedsætter evt. et byggeudvalg, der følger sagen. Har organisationen ydet tilskud til renoveringssagen, har organisationsbestyrelsen ligeledes mulighed for at udpege et medlem af dette byggeudvalg. Ved store byggesager som fx helhedsplaner m.v. bør organisationsbestyrelsen under alle omstændigheder være repræsenteret. Feltko Ved større renoveringsprojekter opretter administrationen et internt byggeudvalg bestående af projektleder, kommunikationsmedarbejder og en repræsentant fra Udlejningen hvis der skal foretages indgriben i lejemål, der medfører genhusninger. Bygge- og innovationschefen vurderer, hvornår det er relevant at nedsætte sådan et udvalg. Udvalget mødes mindst en gang om måneden for at sikre gensidig information og opfølgning på planen. Projektleder sikrer koordination og er ansvarlig for indkaldelser m.m. Der skal udarbejdes et stikordsreferat fra møderne der gemmes under sagen. Kommunikation til beboere i sagen kan med fordel koordineres gennem én person. Kommunikationsafdeling bistår i fornødent omfang hermed. Ved fysiske helhedsplaner og lignende meget store renoveringer overvejes i hvert tilfælde, om der skal arbejdes efter DGNB-standarden. Projektleder afholder det nødvendige antal møder med rådgiveren (byggeleder/tilsyn), for løbende at være opdateret omkring byggeriets stade, kvalitet og økonomi og i forhold til at klæde denne bedre på i forhold til at træffe eventuelle beslutninger på bygherrens vegne f.eks. af økonomisk karakter i forbindelse med eventuelle ekstraarbejder. Projektleder/inspektør afsætter tid i projektet til stikprøvevis at kontrollere rådgivers fagtilsyn. Der skal også afsættes tid til stikprøvevis fx. at gennemgå en opgang, hvor der rent juridisk er foretaget en fejl- og mangelgennemgang. Økonomimedarbejder skal inddrages i de enkelte projekter af hensyn til økonomien herunder tilskud fra dispositionsfonden og trækningsretsmidler samt skema A, B, C, kontering m.m. Hvis ikke

23 afdelingens henlæggelser slår til, skal der optages lån og i den forbindelse søges der om godkendelse hos kommune og eventuelt trækningsret hos Landsbyggefond. Der tages i budgettet højde for alle forudsigelige omkostninger herunder håndværkerudgifter, rådgiverudgifter, udgifter til indeksering, finansieringsomkostninger, IT-omkostninger i byggesagen, udgifter til information, tilslutningsafgifter, gebyrer, ekstra ejendomsfunktionærdækning i projektperioden, genhusnings- og flytteomkostninger, låse/byggecylindre, huslejetab, miljøomkostninger samt byggesagshonorar såvel som en forsvarlig buffer til uforudsete udgifter. Der er udarbejdet et regneark til at varetage denne budgettering, som forefindes via byggesagsstyringen. Registrering, arkivering og rekvisition Hvis en sag startes og afsluttes inkl. evt. tilskud samme regnskabsår, og udgiften dækkes af henlæggelserne konteres byggesagen på den relevante aktivitet på konto 116. Hvis der skal optages lån, eller hvis sagen varer længere end et regnskabsår, opretter økonomimedarbejderen eller inspektøren/projektlederen nyt selskab og afdeling vha. byggesagsstyringen. Økonomimedarbejderen opsætter ligeledes godkendere af fakturaer, så inspektør/projektleder bliver første (1) godkender og økonomimedarbejder anden (2) godkender. Projektleder foranlediger, evt. med bistand fra økonomi og i god tid inden igangsætning, aftale-rekvisitioner til alle samarbejdspartnere i sagen med en påskrift, at dette rekvisitionsnummer skal påføres alle fakturaer til dette projekt. Dette gøres som udgangspunkt fra værktøjet til byggessagsstyring. Hvis det er rådgiver, der skal styre byggesagens økonomi, markeres dette med kryds i feltet #1 under rådgiveroversigten i byggesagsstyringen. I så fald skal entreprenører sende fakturaen til rådgiveren. Når rådgiver har godkendt fakturaen sendes en mail til inspektør/projektmedarbejder, hvorefter denne godkender pågældende faktura i EG. Fakturaer fremsendes altid digitalt til BKÅ ved EAN nr eller til faktura@bk-aarhus.dk. Se yderligere her: Feltko Feltko Hvis det kun er en del af fakturaen, som rådgiver/projektleder kan godkende, skal fakturaen afvises, og der skal anføres en begrundelse i Note feltet i Webfaktura, og det relevante beløb som kan anvises, skal oplyses til bogholderiet. Når der er enighed om, at sidste del af restfakturabeløbet kan godkendes, fremsender rådgiver en mail til projektleder, med denne godkendelse af restbeløb og igen med pågældende fakturanummer. Denne mail skal sendes videre til økonomimedarbejder om, at restbeløbet nu kan anvises, hvorefter dette sker. Af hensyn til orientering til 2. godkender, skal projektleder notere i Note feltet, at restbeløbet kan udbetales. Der skal for hver aftaleseddel fremsendes en særskilt faktura, som sker efter samme ovennævnte procedure. I emnefeltet skal skrives Aftaleseddel nr. x og med fakturanummer. Alle ekstraarbejder

24 udføres på grundlag af aftaleseddel. Ikke aftalte arbejder kan afvises. Der skal på nær i helt ekstraordinære situationer foreligge et tilbud på arbejdet, før at der kan ske godkendelse af en aftaleseddel. Aftalesedler anføres løbende i dette modul i byggesagsstyringen. Projektleder og driftschef/bygge- og innovationschef vurderer sammen hvilke rådgivere, der skal varetage projekterne. Der kan kun anvendes rådgivere som har vundet rammeaftaleudbud for perioden , medmindre der holdes særskilt udbud. Dette gælder principielt større arbejder samt eventuelle arbejder der ikke er oplistet i rammeaftalen. Til hver renoveringssag oprettes vha. byggesagsstyringen digitale sagsmapper, som automatisk opdeles i følgende afsnit, der fremgår af nedenstående disse oprettes i CrossWork under den relevante regnskabsafdeling fx 08-14: 01 Referater C06 02 Tidsplan C11 03 Tegninger C07 04 Beskrivelse og planlægning C08 05 Tilladelser og sikkerhed C04 06 Aftaler C02 07 Økonomi C03 08 Aflevering og eftersyn D2 09 Kommunikation C09 10 KS-materiale C10 Sager der skal oprettes digitalt hos Byggeskade- eller Landsbyggefonden oprettes som udgangspunkt af driftschef/bygge- og innovationschef med input fra projektleder. Kun sager, hvor der vurderes at være betydelige risici, eller hvor det er påkrævet af hensyn til tilskud fra trækningsret, tilmeldes Byggeskadefondens frivillige ordning. Driftschef/bygge- og innovationschef træffer beslutning herom. Udbud Når idéen om projektet er projekteret og skal igangsættes, indkalder projektleder til et opstartsmøde, hvor inspektør, økonomimedarbejder, varmemester, rådgiver og eventuelt afdelingsbestyrelse eller byggeudvalg deltager. Her aftales de fremadrettede relationer og ønske om nødvendig information om projektet indtil færdiggørelse og aflevering. Det primære valg af rådgiver skal ske ud fra rammeaftale , og der afholdes et opstartsmøde med valgte rådgiver, hvor projektleder, varmemester og afdelingsbestyrelsen eller en byggeudvalg deltager. I denne fase fastlægges projektet endeligt i forhold til ønske om tekniske løsninger, materialevalg, æstetik m.m. samt entreprise- og udbudsform. Der tages ydermere specifikt stilling til omfang og karakter af fagtilsyn i byggeprocessen, til opfølgning på tilsynets konstaterede fejl og mangler og til, hvorledes projektleder løbende orienteres om status herpå. Følg eventuelt vejledningen Bliv klogere på Licitation 2013, som kan findes her: "R:\Teknisk afdeling\teknisk bibliotek\procedurer & skabeloner\licitationer" Feltko

25 Konkurrencestyrelsen har i deres oversigter fra 2014 også Vejledning til tilbudsloven 2005, som findes her: "R:\Teknisk afdeling\teknisk bibliotek\procedurer & skabeloner\licitationer" Feltko Rådgiver udarbejder projektet gennem faserne sammen med projektmedarbejder/inspektør, og kommer med forslag til udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet tilrettes endeligt sammen med projektleder, varmemester, rådgiver og afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg. Rådgiver tilretter herefter udbudsmaterialet, og hvis det er begrænset licitation vælges de entreprenører, der skal afgive tilbud. Inden endelig udsendelse af udbudsmateriale fremsender rådgiver det komplette materiale til projektleder for gennemsyn og der nedsættes en lille arbejdsgruppe der sammen med projektleder kvalitetssikrer udbudsmaterialet. Et eksternt firma kan evt. varetage/bistå projektgranskning. Projektleder sikrer at udbudsmaterialet gennemgås med afdelingsbestyrelse/byggeudvalg så de er bekendt med udbuddets indhold herunder materialekvaliteter. Udbudsmaterialet udsendes til de udvalgte entreprenører (eller offentlig licitation afhængig af udbudsform), og der afholdes licitation. Sagsbehandler i økonomi skal informeres om dato/tidspunkt for licitationen. Efter licitationen sammenstiller rådgiver licitationsresultater, og indstiller til valg af entreprenører. Projektleder udpeger entreprenører i tæt samarbejde med rådgiver. Der afholdes opstartsmøde på hver byggesag mellem projektleder og økonomimedarbejder umiddelbart efter licitationen. Økonomimedarbejder vurderer, om der skal oprettes et byggelån til betaling af regningerne. De indhenter tilbud på byggekredit og kreditforeningslån på samme tidspunkt. Som udgangspunkt betaler vi udgiften, og beder banken om at overføre vores udlæg mindst 1 gang om måneden. I meget dyre sager vurderes det, om det kan være nødvendigt, at banken betaler de store fakturaer. Opstart af projekt Projektlederen sørger for at tegne entrepriseforsikring via forsikringsmægler. I den forbindelse tages stilling til dækning af huslejetab, lejers indbo, byggelånsrenter og forceringsomkostninger. Der udvikles et modul hertil i byggesagsstyringen. Der tages ligeledes stilling til, om der skal tegnes projektansvarsforsikring i det omfang, det fx via en rammeaftale kan sikres en tilsvarende forholdsmæssig reduktion af rådgivers honorar. Kommunikationsafdeling har ansvar for at der lægges relevant materiale som f.eks. tidsplan, informationsfolder m.m. ind på den pågældende afdelings hjemmeside. Projektleder har ansvar for at dette igangsættes. I den forbindelse skal materialet på afdelingens hjemmeside opdateres f.eks. hvis en tidsplan ændrer sig.

26 Der afholdes et møde, hvor projektleder, varmemester, rådgiver og afdelingsbestyrelse/byggeudvalg deltager, hvor formålet er en samlet intern forventningsafstemning ift. gennemgang af tidsplan, koordinering af arbejderne i forbindelse med opstarten af projektet i afdelingen samt eventuelle til- og frakøb i projektet dvs. at økonomien gennemgås. Hvis projektet bliver dyrere end antaget, og det viser sig nødvendigt at indkalde beboerne til et ekstraordinært beboermøde, sørger projektlederen for dette i samarbejde med økonomimedarbejder. Projektleder har ansvaret for at få udarbejdet lovpligtigt varslingsmateriale indeholdende en orientering om projektet samt oplysninger om omfang/tidsplan samt navne på entreprenørfirmaer/håndværkere til beboerne i samarbejde med teknisk sekretariat i henhold til forretningsgang nr Varsling af lejere. Der udsendes mail med varslingsmateriale til dem, som har registreret mailadresse og samtykke til elektronisk kommunikation i EG Bolig, og resten får det omdelt i postkassen. Feltko Projekterings/rådgivningsfaser Projektet gennemføres faseopdelt ref. ABR 18: 1) Programfasen 2) Forslagsfasen (OBS! Byggeskadefond samt Risikobehæftede forhold ifbm projektforslag) 3) Projekteringsfasen (OBS! Byggeskadefond samt Risikobehæftede forhold ifbm hovedprojekt) 4) Udførelsesfasen 5) Brugsfasen Link til AB vejledninger: R:\Teknisk afdeling\skabeloner\byggejura\ny AB18 ABR18 Feltko Inden fasen afleveres gransker rådgiver sit projekt sit projekt. OBS på tværfaglig granskning mellem rådgiverydelserne så grænseflader nøje er udføres granskning og efterfølgende færdigmelding efter hver fase Der redegøres for risikobehæftede forhold ifbm projektforslag samt hovedprojekt samt igen såfremt der udføres væsentlige ændring f.eks. ifbm besparelserunde. Udførelsesfase Projektet opstartes med et møde, hvor projektlederen og/eller rådgiveren samler alle håndværkere, der skal være tilknyttet projektet, og fortæller dem om, at arbejde i beboernes hjem, og hvilke krav vi i den forbindelse stiller Der afholdes de nødvendige antal byggemøder - i opstartsfasen kan der med fordel afholdes et om ugen, som over tid eventuelt kan ændres til 14. dags intervaller. En repræsentant fra afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg er velkommen til at deltage på byggemøderne som observatør. Her har vi udarbejdet en pjece, der fortæller lidt om at være en del af byggeudvalg. Hvis der er spørgsmål til projektet fra afdelingsbestyrelser, byggeudvalg eller beboere, skal disse rettes til projektmedarbejder/inspektør, da denne er ansvarlig for byggesagens gennemførelse samt økonomien i projektet.

27 Projektleder er ansvarlig for i henhold til aftale at sikre en ajourført information, som videregives til, varmemester, afdelingsbestyrelse, byggeudvalg, økonomimedarbejder m.m. Hvis der opstår en forsinkelse af betydning, som involverer forskydning af tidsplaner, har projektleder ansvaret for at underrette nærmeste leder, varmemester, økonomimedarbejder, afdelingsbestyrelsen, byggeudvalg m.m. Har det betydning for udlejningsforhold, skal projektleder underrette udlejningen. Byggemødereferater skal løbende stilles digitalt til rådighed for afdelingsbestyrelse, byggeudvalg, inspektør, varmemester, økonomimedarbejder. I forbindelse med forventningsafstemning kan det aftales, hvilket materiale mv., som de relevante parter ønsker tilsendt. Projektleder holder løbende kontrol med det udførte arbejde, og evt. aftalesedler skal skriftligt godkendes af projektleder og byggeledelse. Projektleder udarbejder i samarbejde med teknisk sekretariat alt lovpligtig varslings materiale i henhold til forretningsgang nr Varsling af lejer. Materialet skal runddeles til alle berørte beboere i deres postkasser. Derudover holdes hver 14. dag opfølgningsmøde mellem bygge- og innovationschef, projektledere, inspektører og økonomimedarbejdere for at sikre koordination og erfaringsudveksling. Aftalesedler lægges løbende i byggesagsstyring. Sammen med det månedlige byggeregnskab/fremskrevne byggeregnskab vises og styres det anslåede samlede forbrug på hver enkelt konto. Det er vigtigt, at både projektleder og økonomimedarbejder tager ansvar for løbende at opdatere økonomi samt tidsfrister i byggesagsstyringen. Udfordringer med økonomi og/eller tidsplan Såfremt projektleder, økonomimedarbejder eller andre under projektet nærer begrundet bekymring for, at der vil ske overskridelser af økonomi, tidsplaner eller opstå samarbejdsmæssige udfordringer, skal projektleder og økonomimedarbejder i samarbejde med bygge- og innovationschef eller driftschef udarbejde et forslag til løsning, herunder inddrage al relevant viden om fremtidige økonomiske forhold. Medfører disse scenarier en overskridelse af den økonomiske ramme, forelægges chefgruppen og evt. bestyrelsen et løsningsforslag indeholdende én eller flere af følgende muligheder: Besparelser i projektet Forøget belåning gennem huslejestigning, godkendt på nyt afdelingsmøde Tilskud fra boligorganisationen Afslutning af projekt Projektet afsluttes i henhold til AB18, og projektleder indkalder til mangelgennemgang, hvor afleveringsdokument (afleveringsprotokol) udarbejdes. Herunder afholdes en økonomisk gennemgang med økonomiafdelingen. Undervejs i projektet har projektleder ansvar for, at den fremskrevne økonomi holdes inden for den udstukne ramme.

28 Mangler samt afvigeforhold dokumenteres med Boligkontoret Århus indkøbte IT værktøj C-WEB. Det sikres løbende, at alle mangler faktisk udbedres. Boliger, der afleveres uden at der forinden har været mestergennemgang, kasseres umiddelbart og aflevering afvises. Konstateres der efterfølgende, at en mangel, der af entreprenøren er anført som udbedret, alligevel ikke er afhjulpet kan arbejdet udføres for entreprenørens regning, og beløbet tilbageholdes fra garantien Når sagen er afsluttet og alle fakturaer/regninger er modtaget og betalt, giver projektleder besked til økonomimedarbejder om at sagen kan afsluttes. Udgiften der dækkes via henlæggelser overføres til konto 116 og den udgift der finansieres via lån til konto og lånet på konto 413 (realkreditlån) eller 416 (banklån). Projektet afleveres herefter til inspektøren og varmemesteren, hvor der foretages en gennemgang af alt materiale, tegninger, kvalitetssikringsmateriale, drifts- og vedligeholdelsesmanualer m.fl. Det skal sikres, at der er opdaterede as-built tegninger på projektet. Senest en måned efter aflevering gennemføres digital kundeundersøgelse i alle renoveringssager, der har omfattet arbejder i boligen. Her spørges beboeren særskilt til, om vedkommende efter den juridiske gennemgang og aflevering kan konstatere håndværksmæssige fejl og mangler, der endnu ikke er udbedret. Projektleder er ansvarlig for individuel opfølgning herpå. Projektleder noterer afleveringsforretningens dato i byggesagsstyringen, således at teknisk sekretariat er informeret om indkaldelse til 1- og 5 års eftersyn, og adviserer projektleder inden rimelig frist i henhold til AB18. Projektleder er ansvarlig for gennemførelse- og afholdelse af 1- og 5 årige eftersyn herunder nedskrivning af garantistillelse.

29 Bilag 1 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling Tidsplan Byggeudvalg Direktør Økonomimedarbejder Bygge- og innovations- Udlejning Projektleder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Idéen opstår X X Drøftelse af ide X X X Forslag til renoveringsprojekt X X X Valg af inddragelsesmodel Godkendelse af forslag til byggeri X X Forslag til teknikere i projekteringsfasen X X Udbud af "Aftale om teknisk rådgivning og bistand" ABR18 X X X Valg af teknikere/projektering jf. rammeudbud O X X X Aftale med teknikere X X X Hvis - udarbejdelse af dispositionsforslag Godkendelse af dispositionsforslag X X X Udarbejdelse af projektforslag Godkendelse af projektforslag X X X X Kvalitetssikring af projektforslag X X X Udarbejdelse af forprojekt Godkendelse af forprojekt X X X X Kvalitetssikring af forprojekt X X X Udarbejdelse af hovedprojekt Kvalitetssikring af hovedprojekt X X X Godkendelse af hovedprojekt (myndighedssæt) X X X X X Udarbejdelse af kommunikationsplan X X X Udarbejdelse af skema A X X Godkendelse af skema A X X X Bank/byggekredit Realkreditinstitutter Egen finansiering inden for lovens rammer Orientering om finansiering O X Valg af udbudsform X X X Udarbejdelse af udbudsmateriale X X X X X Udarbejde totaløkonomisk vurdering X X Udarbejdelse af udbudstidsplan X X X X Licitation X X X X Sammenstilling af licitationsresultat Udarbejdelse af løbende information om byggeriets gennemførelse O X X X Orientering om licitationsresultat X X Godkendelse af licitationsresultat X X Forhandling med licitationsvindere X X X X X X X X X X X X ( X ) X X

30 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling Udarbejdelse af skema B X X Tidsplan Byggeudvalg Godkendelse af skema B X X X Orientering om skema B X X Udarbejdelse af entreprisekontrakter X X X X X Godkendelse af entreprisekontrakter X X X X Udarbejdelse af accepter X X X X Udarbejdelse af tids- og rateplan X X X X X X Praktisk gennemførelse af byggeriet X X X X X X Beslutning om til- og frakøb X X X X X X Udarbejdelse af aftalesedler X X Godkendelse/attestation af aftalesedler X X X Hjemtagelse af finansiering til de rigtige tidspunker X X Likviditetsstyring X Betaling af forfaldne faktura Godkendelse af a conto betalinger X X Direktør Økonomimedarbejder X Drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner -3m X X X X X X Kvalitetssikringsmateriale kontrol af udarbejdelse X X X X Udarbejdelse af slutopgørelser X X Godkendelse af slutopgørelser X X X Indkaldelse til mangelgennemgang X X X X - Afleveringsforretning X X X X 14d Udbedring af fejl- og mangler X Kontrol af at fejl- og mangler er udført X X X X Godkendelse af kvalitetssikringsmateriale X X X X Revidering af driftsplaner X X Udarbejdelse af skema C X X Revision af skema C X X Bygge- og innovations- Udarbejdelse af revisionsprotokollat X Godkendelse af revisionsprotokollat + skema X X C +5 Indkaldelse til 1 års eftersyn X X X X X X m 1 års eftersyn gennemgang X X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse X med 1 års eftersynet Godkendelse af 1 års eftersyn O X X X X X Nedskrivning af garanti efter 1 års eftersynet X X X Udarbejdelse af orientering om 1 års eftersynet X X X Godkendelse af orientering om 1 års eftersynet X X X X Indkaldelse til 5 års eftersyn +48 m X X X X X X Udlejning Projektleder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse

31 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling Tidsplan Byggeudvalg Direktør Økonomimedarbejder Bygge- og innovations- 5 års eftersyn gennemgang X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse X med 5 års eftersynet Godkendelse af 5 års eftersyn O X X X X X Nedskrivning af garanti efter 5 års eftersynet X X X X Udarbejdelse af orientering om 5 års eftersynet X X X Godkendelse af orientering om 5 års eftersynet X X X X Udlejning Projektleder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Hovedansvarlig/initiativtager Inddrages/høres Orienteres X X O

32 NOTAT TIL PKT 2.d Analyse afskaffelse af fleksibel udlejning DATO 14. juni 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Pr. 1. maj 2018 ophævedes aftalerne om fleksibel udlejning for afdelingerne 22 Illerupvej, 23 Nydamsparken, 25 Reginehøj, 27 Frydenlund og 28 Lindholmparken. Med undtagelse af afdeling 23 Nydamsparken har administrationen overfor kommunen udtrykt sin bekymring over dette tiltag, og der har løbende været dialog om hensigtsmæssigheden heraf. Senest blev der den 7. juni holdt møde på baggrund af den nedenstående analyse fra administrationen og Det Boligsociale Fællessekretariat. Konklusionen på mødet blev, at der bør genindføres fleksibel udlejning i afdeling 27 Frydenlund (og de øvrige fire afdelinger i Frydenlund), og at udviklingen i de tre afdelinger i Vandtårnsområdet bør følges nøje. Betragter man fraflytningen i de fire afdelinger, kan det give et indtryk af, hvilket mere længevarende aftryk det har sat på afdelingen, at der i en periode (fra 2013) har været fleksibel udlejning. Nedenstående tabel viser, hvor stor en andel af beboere indflyttet fra og med 2013, der senere er fraflyttet (opgjort primo maj 2019), fordelt på, om de har fået tildelt boligen med fleksibel udlejning eller ej, samt fordelt på hvilket kriterium for fleksibel udlejning, de pågældende boliger er tildelt på 1 : Afdeling Fleksibel udlejning - heraf uddannelse - heraf arbejde Anden udlejning 22 48% 56% 41% 60% 25 52% 55% 49% 44% 27 59% 58% 59% 26% 28 38% 35% 39% 48% 29 50% 46% 51% 46% 31 44% 49% 41% 51% I afdeling 22 er der således fx en tendens til, at beboere hvor boligen er tildelt med fleksibel udlejning har en lavere fraflytning end de øvrige. Dette skal ses i relation til de respektive afdelingers flytteandele: 1 Afdeling 29 Kalmargade og 31 Rydevænget medtaget som reference.

33 År/Afdeling % 15% 12% 17% 19% 17% % 10% 11% 21% 24% 15% % 14% 17% 12% 21% 13% % 12% 15% 9% 23% 19% % 8% 11% 9% 11% 15% I denne tabel medregnes alle boligtyper fokuseres alene på familieboliger, justeres billedet marginalt vedr. afdeling 29 Kalmargade: År/Afdeling % 15% 12% 17% 18% 17% % 10% 11% 21% 20% 15% % 14% 17% 12% 18% 13% % 12% 15% 9% 20% 19% % 8% 11% 9% 9% 15% Ovenstående fører til, at man kan opgøre andelen af beboere tildelt med fleksibel udlejning ultimo året (hhv. 31/5 2019) for de enkelte år: År/Afdeling % 4% 18% 8% 13% 6% % 9% 25% 11% 19% 19% % 12% 30% 18% 22% 28% % 16% 36% 22% 27% 35% % 16% 31% 23% 29% 41% Der har således kunnet konstateres en vigende andel beboere med baggrund i fleksibel udlejning i de afdelinger, hvor ordningen er afskaffet (undtagen afdeling 28 Lindholmparken), hvilket selvfølgelig ikke er overraskende dog et meget kraftigt fald i afdeling 27 Frydenlund. Det kan i den forbindelse være aktuelt at se på baggrunden for tildelingen med fleksibel udlejning i de respektive afdelinger (set for perioden fra 2013 og frem under ét): Afdeling Uddannelse Arbejde 22 51% 48% 25 51% 49% 27 43% 57% 28 28% 72% 29 31% 69% 31 39% 61% 2/5

34 Til at belyse sammensætningen af beboere over tid har Det Boligsociale Fællessekretariat bidraget med en række nøgletal på de fire afdelinger. Alle data er årstal, med undtagelse af 2019, se noter under graf for måneder dækket i 2019: Procent Andel beboere på helbredsbetinget overførselsindkomst 40,00 35,00 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 0, BKA Illerupvej 27,67 24,71 22,24 20,92 18,69 20,78 BKA Reginehøj 32,10 30,46 29,14 28,58 28,58 28,36 BKA Frydenlund 33,66 29,59 27,16 24,82 24,12 26,36 BKA Lindholmparken 33,94 35,52 34,28 32,69 32,56 32,44 Helbredsbetinget overførselsindkomst: 2019 dækker januar-februar. Pt. ingen tal for afdeling 29 og 31. Andel beboere med ikke vestlig oprindelse 70,00 60,00 50,00 Procent 40,00 30,00 20,00 10,00 0, BKA Illerupvej 25,72 26,49 27,37 28,23 30,70 31,16 BKA Reginehøj 40,16 40,53 39,72 40,49 41,57 43,17 BKA Frydenlund 48,82 46,47 44,94 42,50 43,40 46,43 BKA Lindholmparken 40,24 41,04 40,46 38,29 37,33 36,97 BKA Kalmargade 27,29 28,66 29,37 28,84 26,77 22,88 BKA Rydevænget 64,57 64,90 64,09 64,58 64,50 65,17 Ikke vestlig herkomst: 2019 dækker januar-april 3/5

35 Procent 50,00 45,00 40,00 35,00 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 Andel udenfor arbejdsmarkedet 0, BKA Illerupvej 40,37 38,60 38,20 36,22 35,05 BKA Reginehøj 46,28 43,56 44,14 42,09 41,03 BKA Frydenlund 41,41 37,88 36,93 35,74 37,91 BKA Lindholmparken 46,68 44,51 45,13 40,49 41,91 BKA Kalmargade 33,65 29,97 29,95 28,43 27,64 BKA Rydevænget 41,30 40,63 42,52 43,16 39,85 Udenfor arbejdsmarkedet: 2019-data er endnu ikke tilgængeligt. Andel børn med økonomisk friplads i daginstitution/sfo 50,00 45,00 40,00 35,00 Procent 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 0, BKA Illerupvej 39,27 32,71 26,05 20,29 24,27 BKA Reginehøj 23,45 24,81 19,02 20,91 27,80 BKA Frydenlund 38,06 45,58 38,62 34,59 31,12 BKA Lindholmparken 29,87 24,62 24,20 29,76 31,47 BKA Kalmargade 41,30 36,65 36,17 38,13 38,25 BKA Rydevænget 32,13 35,39 25,59 14,94 14,78 4/5

36 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager analysen til efterretning og tilslutter sig konklusionen om at genindføre fleksibel udlejning i afdeling 27 Frydenlund. Udviklingen i de øvrige afdelinger følges nøje. 5/5

37 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 14. juni 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 1 Jens Baggesens Vej m.fl. Afdeling 4 Hammershusvej Afdeling 12/19 Majdalen m.fl. Afdeling 20 Norgesparken Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 31 Rydevænget Ombygning af JBV 4 er indstillet ca. 14 dage, da det har vist at lerjorden under bygningen har ringe bæreevne. En geoteknisk undersøgelse skal hjælpe med at afklare, hvordan funderingen under de nye stålsøjler udføres bedst og billigst. Terrazzoafslibning/opgangsrenovering. De første 3 opgange er afleveret og arbejdet går hurtigere end planlagt, tømrer- og elektrikerarbejder forventes afsluttet til sommerferien. Malerarbejdet udføres efter oprindelig tidsplan og forventes afsluttet først i september. Opgangsrenoveringen er afsluttet og manglerne er udbedret. Frasalg af Faktabygningen er gennemført pr. 1. juli Omfugning af vinduer. De indkommende priser var højere end budgetteret. Priserne er forelagt afdelingsbestyrelsen som er positiv overfor at arbejdet med en ekstraordinær huslejestigning. Der er indkald til ekstraordinær afdelingsbestyrelsesmøde, hvor der stemmes om forslaget. Afdelingen udvider en del af de eksisterende p pladser med en ekstra række. Gravearbejdet nærmer sig sin afslutning og kantsten er ved at blive sat klar til asfalt. Det forventes at trækkes kabler og opstilles 4 nye ladestandere i afdelingen i forbindelse med arbejdet. Facaderenovering. Der har været afholdt formøde med Rambøl, som begynder at udarbejde program for forundersøgelserne. Forventet opstart 2021 Der har været afholdt indledende møde med bygherrerådgiver og rådgiver. Revideret forslag er blevet gransket og KAAI/Norconsult tilretter materialet og trykprøver hos LBF.

38 Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 53 og 47 Egå Afdeling 57 Åvænget Afdeling 65 Bethesdavej Køkkenudskiftningen forløber planmæssigt, vi forventer at tage det sidste køkken ned i uge 27 og vil dermed kunne afsluttet langt de fleste køkkener endeligt inden håndværkerne går på sommerferie. Navitas er godt i gang med at opstille solcelle anlæg med batterilager som skal levere strømmen til fællesarealerne i afdelingerne; udendørsbelysning, varmemesterkontor, fællesvaskeri og garage. Vi forventer at have anlægget i drift i indeværende måned. Det har vist sig at der er sætningsskade på kloakkerne under blok 5 svarende til de allerede kendte skader under blok 4. Vi undersøger pt. ved ophugning af køkken og bad i nr. 71 om omfang af skaderne og hvad de økonomiske konsekvenser vil blive. Det må antages at der ligeledes kan være skader under blok 1 3. Jydsk Børneforsorg forventer at kunne godkende overdragelsen. De praktiske forhandlinger indledes medio august. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

39 NOTAT TIL PKT 3.b Orientering fra administrationen DATO 14. juni 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Drift A. Organisationsbestyrelsen får løbende oversigt over opfyldelsesgraden på de opstillede driftsmål: 150% 100% 50% 0% jul 18 aug 18 sep 18 okt 18 nov 18 dec 18 jan 19 feb 19 mar 19 apr 19 maj 19 jun 19-50% -100% -150% -200% Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Tomgang Telefonsvartid Minimalt forbrug på alm. vedligeholdelse Hurtig genudlejning Synsopfølgning Forbrugstal ift. sidste år Hurtig afregning af forsikringssager Baseret på det første års erfaringer foreslås flg. justeringer af målene: Mål vedr. opfølgning på afdelingsmøder udgår og afløses af en årlig afrapportering i 4. kvartal

40 Mål vedr. minimalt forbrug på almindelig vedligeholdelse (konto 115) udgår, da det ikke er et væsentligt mål for styringen at der ikke afholdes udgifter her Må vedr. forsikring justeres til et kommende bestyrelsesmøde, da det ikke har vist sig som et hensigtsmæssigt målepunkt for det overordnede mål at sikre tæt opfølgning på forsikringssager. B. Siden ændringerne i reglerne for boligstøtte og kontanthjælp i efteråret 2016 har administrationen løbende fulgt udviklingen på området. Der er fortsat ingen tegn på nævneværdige ændringer i mønstret Udsættelser Rykkere (indeks) Rykket beløb (indeks) Boligstøtte (indeks) C. I forlængelse af den tragiske ulykke, hvor en person mistede livet i Ballerup, da et gyngestativ væltede, har administrationen iværksat først en demontering af de omhandlede fugleredegynger i de ni relevante afdelinger og har efterfølgende fået gennemgået sikkerheden heraf. BL har været i dialog med Teknologisk Institut. Teknologisk Institut anbefaler, at de almene boligorganisationer sikrer, at: legepladser i boligafdelingerne er opført efter producentens anvisning legeredskaberne opfylder de gældende standarder for legeredskaber legeredskaberne løbende vurderes således, at sikkerheden ikke forringes som følge af slid og ælde Administrationen har netop sikret gennemført den årlige lovpligtige inspektion af alle legepladser i afdelingerne og har i den forbindelse sikret sig, at de tre punkter er blevet kontrolleret samt specifikt kontrolleret forankringen af alle gyngestativer. 2/5

41 D. Administrationen har tegnet medlemskab af Business Park Skejby, der er en fælles organisation for virksomheder i Skejbyområdet. Formålet med organisationen er at styrke samarbejdet mellem områdets virksomheder, etablere fælles tilbud til medarbejderne samt at koordinere samarbejdet med offentlige myndigheder. Samtidig har organisationen særlig fokus på bæredygtighed. Medlemskabet koster kr. pr. år. E. Administrationen har indledt dialog med Airbnb om en løsning, der muliggør, at beboere hos Boligkontoret Århus, der forsøger at udleje gennem portalen, forinden gøres opmærksom på, at det er nødvendigt at underskrive boligorganisationens erklæring om ferieboligudlejning (med varighedsbegrænsning, loft over lejeindtægt m.m.). Bestyrelsen vil bliver orienteret nærmere, såfremt Airbnb vælger at gå videre med projektet. F. Administrationen indgår i samarbejde med AffaldVarme Aarhus om at udvikle en digital løsning til håndtering af flytninger i relation til varmeforsyning. G. Administrationen gennemgår pt. alle systemer for adgangskontrol for at sikre, at disse lever op til persondataforordningens regler. Personale H. Hvert år opgøres sygefraværet i BL s 5. kreds og sammenligningen heraf er til bestyrelsens orientering: 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 ADM EJD SOC 0,0 3/5

42 Ekskl. langtidssygefravær: 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 ADM EJD SOC 0,0 I. I lyset af, at der snart og løbende kommer nye afdelinger til, og for at sikre, at alle afdelinger har en bemanding, der står mål med antallet af boliger, flytninger, størrelsen af udearealer m.m. vil der over de næste år ske nogle mindre rokeringer i bemandingen af visse afdelinger: Fra 1. januar 2020: Afdeling 36 Hallsti og 37 Istedgade overgår til afdeling 7, 26 og 33 Vestre Ringgade Afdeling 49 Fredensgade og 51 Fredericiagade overgår til afdeling 24 Kirkedammen Afdeling 65 overdrages til Jydsk Børneforsorg, forudsat at forhandlingerne herom som forventet falder på plads. Fra ca. 1. juli 2020: Afdeling 54 Norsgade overgår til afdeling 75 Herningvej Afdeling 56 Katrinebjergvej og 59 Høegh-Guldbergs Gade drives sammen med de nye afdelinger 76 Helsingforsgade og 77 Terrassehuset. På lidt længere sigt, er det planen, at Afdeling 78 Jens Baggesens Vej tilknyttes afdeling 7, 26 og 33 Vestre Ringgade Afdeling 79 Nordbjerg tilknyttes afdeling 20 Norgesparken Afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade drives sammen med de nye afdelinger 80 Knudrisgade, 81 Århus Ø og 84 Nørre Boulevard. 4/5

43 Afdeling 83 Campus Katrinebjerg tilknyttes afdeling 56 Katrinebjergvej, 76 Helsingforsgade og 77 Terrassehuset. J. Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen Great Place to Work gennemføres fra 21/8 til 4/9. Sammen med undersøgelsen har virksomhedsnævnet udarbejdet en beskrivelse af virksomheden i vedlagte kulturprofil. Virksomhedsnævnet vurderer på sit møde i oktober eller november, om man ønsker at fortsætte samarbejdet med Great Place to Work eller afprøve andre samarbejdspartnere. K. Jonas Krogh Nørdam er tiltrådt 6. juni som ny sundheds- og trivselsmedarbejder i Frydenlund og Vandtårnsområdet (ansat i samarbejde med Aarhus Kommune). INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det indstilles derudover, at organisationsbestyrelsen justerer driftsmålene som beskrevet. 5/5

44 BOLIGKONTORET ÅRHUS KULTURPROFIL 2019

45 FORORD GENEREL INFORMATION...2 En fælles rejse...3 Vores kultur...3 Butleren Bo tallet...4 Vores 1-tal betyder:...5 Vores marked ANSÆTTELSE OG VELKOMST... 6 Velkomst...7 Nye elever INSPIRATION... 9 Tættere på hinanden...10 De gode historier INFORMATION Informationsmøder Direkte kommunikation INVOLVERING...14 Butlere i stedet for robotter...14 Dialogen skaber mening...16 Medarbejderdage...16 Studieture...16 Virksomhedsnævnet...16 Lederseminarer Task forces Ankemuligheder PÅSKØNNELSE...17 Påskønnelse af det gode arbejde...19 Tillid og fleksibilitet...19 Tillid og ansvar UDVIKLING OMSORG...22 Balance mellem arbejdsliv og privatliv...23 Støtte i svære tider...23 Mangfoldighed og inklusion FEJRING KOMPENSATION OG SOCIALT ANSVAR Forfremmelser og omplaceringer...26 Socialt ansvar...26 Et sundt arbejdsmiljø...28 Energi og miljø...28 Ledelsesgrundlag ARBEJDSPLADSKULTUR OG ORGANISATORISK SUCCES FORORD Hvad skal Boligkontoret Århus dog bruge Great Place to Work til? Det skal vi bruge til at få professionelt input og gode ideer til at blive en endnu bedre arbejdsplads. Vi mener, at vi har en fantastisk arbejdsplads i dag som de seneste års medarbejdertilfredsmålinger også stærkt underbygger. Men vi vil gerne nå endnu længere og sikre os, at vi vedvarende fokuserer på vores arbejdsplads med professionelle øjne. Boligkontoret Århus bestyrelse har siden starten i 2012 haft som strategisk mål, at vi skal være en attraktiv arbejdsplads. Hvorfor? Fordi en god arbejdsplads tiltrækker og fastholder gode medarbejdere. Og fordi glade og stolte medarbejdere giver et bedre stykke arbejde, gode resultater og tilfredse kunder. Vi lever af at levere service til boligsøgende og beboere. Menneske til menneske. Og den begejstring og det overskud, man oplever som medarbejder, går direkte videre til vores kunder. Derfor sætter vi barren for medarbejdertilfredshed højt. Ja faktisk har bestyrelsen gennem alle årene sat målet for medarbejdertilfredshed højere end for kundetilfredsheden fordi det er hele forudsætningen for vores succes. Det hele starter her. Vi tror kort sagt på, at tillid, ansvar og åbenhed giver arbejdsglæde. Og arbejdsglæde giver god kundeservice. Det er vores X-faktor! Vi kan lide hinanden, vi kan lide vores arbejde og vi er gode til at samarbejde! Boligkontoret Århus Kulturprofil

46 1. GENEREL INFORMATION Medarbejderne i Boligkontoret Århus ER Boligkontoret Århus. De skaber vores image med en venlig og hjælpsom adfærd, der også smitter internt. Vi er stolte over vores organisation og arbejdsplads og vi vil kendes og anerkendes for at vi giver byens bedste service. Boligkontoret Århus er en almen boligorganisation. Vi driver ca boliger i og omkring Århus og servicerer samtidig en stor mangfoldighed af beboere. Vores vision er at skabe hjem, der samler Aarhus. Derfor arbejder vi for, at vores boliger er et aktivt tilvalg for repræsentanter for alle typer og samfundslag - og ikke kun en sidste udvej for at få tag over hovedet. Som middel til at realisere det mål fokuserer vi på at gøre det nemt, attraktivt og fælles at bo hos os. NEMT fordi vi vil yde den bedste service ikke bare ved at tilbyde mange valgmuligheder, men ved at bruge vores faglighed til at gøre dagligdagen nem for beboeren. ATTRAKTIVT fordi bevæggrunden til at flytte ind og blive boende hos os er en attraktiv bolig med hensyn til udseende, indretning, fremtidssikring, udearealer, energiforbrug, beliggenhed osv. og samtidig en bolig, der kan tilpasses og gøres til ens helt eget hjem. FÆLLES fordi muligheden for fællesskaber er noget af det, der gør almene boligorganisationer og -afdelinger attraktive. Strategierne skal leves af medarbejderne, der i særlig grad kan støtte op om fokuspunktet Nemt. Og for at gøre det nemt at forstå og handle på særligt det strategiske fokuspunkt, så arbejder vi løbende på at oversætte det strategiske niveau til det helt konkrete, som er nemmere at huske og handle på. Her har vi to figurer, der spiller tæt sammen og som vi løbende holder i live som en essentiel del af vores kultur: BUTLER BO er på en gang vores ideal for medarbejderadfærd og serviceniveau. Samtidig er han et koncentrat af vores værdier. Så når en medarbejder kommer i tvivl om, hvad der er rigtigt at gøre i en given situation, ja så spørger hun sig selv: Hvad ville Bo gøre lige her? 1-TALLET adresserer direkte målet om at gøre det Nemt. Der er tale om en tommelfingerregel, der siger: Peg altid tydeligt på én løsning, et valg, en anbefaling osv., når du fx rådgiver en beboer. Brug på den ene side din indlevelsesevne til at forstå beboeren hendes særlige behov og mål. Og brug på den anden side din faglighed til netop at fremhæve lige præcist det, der passer bedst her. Med andre ord så gør vi det nemt ikke ved at vælte en masse muligheder over på beboeren, men ved at sige noget i retningen af: Hvis det var mig, så ville jeg vælge/gøre Boligkontoret Århus har ca. 110 medarbejdere, men er spredt på mange adresser. 30 medarbejdere er samlet i administrationen i Skejby, mens ca. 65 ejendomsfunktionærer har deres faste arbejdspladser rundt om i vores 70 boligafdelinger. Her udgår arbejdet fra 37 ejendomsfunktionærkontorer primært i Århus N, V og C men også i bl.a. Skæring, Hjortshøj, Egå, Hårup, Hinnerup, Mårslet og Sabro. Desuden har vi ca. 10 boligsociale medarbejdere med base i fem lokaler i udsatte boligområder i Århus V og Århus N. Du kan læse mere om de to ledestjerner nedenfor i mere konkrete sammenhænge. En fælles rejse Boligkontoret Århus blev skabt i 2012 som en fusion af tre boligorganisationer, hvis rødder går tilbage til 1940 erne. Fusionen var både en anledning til at starte på en frisk og til at bygge på det bedste fra de tre verdener, vi kom fra. Og gennem fusionen har vi skabt en stærk og professionel organisation, hvor vi bruger vores mange forskellige fagligheder til at gøre det nemt, attraktivt og fælles at bo hos os. Fra at være tre boligorganisationer tre grupper ejendomsfunktionærer, administrative medarbejdere med tre forskellige ansvarsområder samt et par boligsociale medarbejdere helt uden tilknytning til resten af organisationen er vi i dag én organisation med fælles værdier og mål. Der er ikke længere dem og os, men en klar fælles kultur og identitet, hvor alle kender og hjælper hinanden på kryds og tværs til trods for en stor geografisk spredning i arbejdspladser. Vores kultur Vi er en meget flad organisation. Alle kan tale direkte med alle, og det vigtigste er, hvem du er, og hvad du kan hjælpe med. Vi forventer, at alle giver en hånd med, at alle giver deres mening og ideer til kende og at alle tager imod dem i den bedste ånd, så vi sammen kan bevæge os endnu tættere vores fælles mål. Vi holder samtidig øje med hinanden. Har kollegerne det godt? Er der tegn på stress? Eller er hun i en situation, hvor vi ikke skal lægge ekstra/nye opgaver over på hendes skuldre? Vi har en uhøjtidelig og ligefrem omgangstone med plads til forskellige meninger, en god portion humor og selvironi og masser af kærligt drilleri. Samtidig er der rum til nytænkning og gode muligheder for personlig indflydelse. Vi har utrolig forandringsparate medarbejdere, som fra første færd har tjekket ind på en rejse, hvor udvikling og forandring er en fast bestanddel af hverdagen. I vores organisation er forandring en tilstand ikke noget, der går over. Vi trives med det og medarbejderne spiller løbende aktivt ind med ideer og input til positive forandringer af vores arbejdsplads. Vi arbejder alle i Boligkontoret Århus fordi vi er kompetente på hver vores område. Men ingen af os er perfekte. Vi begår allesammen fejl tit og ofte. Men vi kaster os ikke kritisk over hinanden, når en kollega laver en fejl. I stedet ser vi det som en mulighed for at lære internt og komme klogere videre. Og når vi begår en fejl over for vores interessenter fx en beboer ja, så sætter vi fokus på at rette hurtigt op på den og genoprette en god relation. Confucious rammer hovedet på sømmet med citatet: Vores vigtigste mål er ikke aldrig at fejle, men at rejse os hver gang vi fejler. 2 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

47 Af samme grund opfordrer ledere direkte medarbejdere til at begå fejl. Målet er naturligvis ikke at fremprovokere en bevidst fejl, men at slippe folk fri til at tænke selv, gå nye veje, prøve alternative metoder og løsninger af. At forholde sig kritisk og kreativt til som vi plejer. Og med den specifikke opfordring til at fejle, er der på forhånd givet en klar accept af, at det kan føre til en egentlig fejl, men det ok, og lederen står bag og bakker op. Når det alligevel sker, så kaster vi os over fejlen (ikke personen!) for at lære af den, forebygge at den sker igen og netop tage situationen op for i fællesskab at fokuserer herpå. Måske skal der noget mere automatik/digitalisering ind i en proces? Måske skal det helt omvendt mere menneske ind lige her. Butleren Bo Vi har fra begyndelsen lagt en ære i at tænke og handle serviceorienteret. Vi vil ikke være en støvet, gammeldags boligforening med skranker og blanketter. Vi vil være en kundeorienteret servicevirksomhed med engagerede mennesker, og vi udlever den ambition på alle niveauer i organisationen. For at vise, hvad vi mener, har vi som nævnt valgt vores Butler Bo som symbol på, hvilke forventninger man som beboer og boligsøgende kan have til os. Og i lige så høj grad som en påmindelse til os selv om, hvilke ambitioner, vi gerne vil leve op til. Bo peger både indad og udad, som en tydelig vejviser. Vi tror ikke på manualer og detaljerede servicekoncepter. Men vi tror på tillid, sund fornuft og den enkeltes ansvar og dømmekraft. Derfor er vores eneste servicepolitik: Gør, som Bo vil gøre som en eftertænksom og problemløsende butler, der sætter en ære i, at du føler dig hjemme og tilfreds. Og den er vi sikre på, at alle medarbejdere efter bedste evne lever ud i praksis. Konkret hører vi ham ofte nævnt i det daglige både internt mellem medarbejdere og fra kunder. Det kan fx netop være i en dialog, hvor en medarbejder står i en tvivlssituation eller som en påskønnende anerkendelse, når man oplever, at en kollega giver en kollegial hjælpende hånd eller gør en ekstra service indsats for en beboer. Vi tror på, at initiativrige mennesker, der er til stede og tager ansvar i situationen, giver bedre resultater, end tykke ringbind med stive procedurer. Og det giver ISÆR mening, når man kommer i en ny og uvant situation, hvor tvivlen spiller ind. Her har den enkelte medarbejdere både retning (som Bo) og vind i ryggen i form af ledelsens opbakning til at træffe beslutning på egen hånd. Samtidig bestræber vi os på at inspirere hinanden og dele erfaringer på tværs af det hele: Hvor har vi lyspunkterne og hvordan får vi flere af dem? Det gør vi bl.a. ved en mere opsøgende og opfølgende indsats på tværs af organisationen, så vi får delt de gode historier. Også fordi de fleste af os nok er lidt jyske og ikke praler med egne særlige indsatser. Det kan være en mund til mund historier, som vi opfanger. Eller det kan være kommentarer fra beboere i de forskellige beboerundersøgelse, vi løbende laver. De forskellige tilfredshedsundersøgelser og de mange tilbagemeldinger fra vores forskellige kunder bekræfter, at vi netop arbejder på den rigtige måde når vi gør som Bo. 1-tallet I forbindelse med det strategiske fokus på Nemt, gjorde vi en aktiv indsats for at implementere netop det del-element i organisationen. Især fordi medarbejderne spiller en afgørende rolle her i relation med kunder, der skal have nem-oplevelsen. Igen gik vi uden om strategifloskler, lange tekster og specifikke vejledninger til at gøre det nemt. Og vi opfandt ikke smarte og selvindlysende slogans, som man godt kan lære uden ad, men ikke konkret bruge tirsdag formiddag på et ejendomsfunktionærkontor. Som hovedparten af virksomheder har vi også kunden i centrum. Men det er abstrakt, svært at handle på og umuligt at se, om det bliver efterlevet i hverdagen. Vores 1-tal betyder: Når du skal rådgive en beboer, så fremhæv tydeligt én løsning. Find ind til kernen i beboerens behov og brug al dig saglighed til at finde den ene løsning, der allerbedst modsvarer behovet. Det er nemt! Beboeren kan (men behøver ikke) agere direkte på vores råd eller anbefaling. Hun er velkommen til at undersøge alternativer mv., men som udgangspunkt har hun et meget kvalificeret bud, som hun nemt kan gå videre med. Kontrasten er, at vi kommer med et katalog af mere eller mindre ligeværdig løsningsforslag og overlader det til beboeren at træffe en kvalificeret beslutning ud fra hele paletten. Det kan virke som fin service (og flere praktiserer denne model), men sådan tolker vi det ikke. Hverdagen er travl nok i forvejen, og kun et fåtal har tid og lyst til at grave sig ned i vores til tider komplicerede fagverden. Indadtil er 1-tallet altså et enkelt, adfærdsorienteret og målbart redskab for den enkelte medarbejder. Vi behøver ikke kende strategien i detaljer eller finde manualen frem, når man lige har behov for at sætte kunden i centrum. 1-tallet er let at huske og nemt at handle på. 1-tallet blev lanceret som et tredimensionelt puslespil omdelt til alle medarbejdere. Man skulle herefter samle det (til et 1-tal), og sende billede til direktøren. Dermed blev 1-tallet forankret i en fælles oplevelse, og figuren står nu rundt omkring i organisationen på skriveborde osv. Vores marked Vi udbyder almene boliger i Århus i samarbejde og konkurrence med ti andre almene boligorganisationer. Samarbejdet er præget at en udstrakt graf af tillid og samarbejdsånd bl.a. fordi der er en langt større efterspørgsel end udbud af almene lejeboliger i byen. Derfor er vi ikke umiddelbart i konkurrence om vores lejere men der er selvfølgelig stadig konkurrence om at få en god, afbalanceret beboersammensætning. Derudover er vi i en konkurrencesituation med både private udlejere og med ejerboligmarkedet. Samtidig er vi i konkurrence med de øvrige almene boligorganisationer i byen om at få tildelt 4 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

48 støtte til fx renoveringer fra kommunen og fra Landsbyggefonden samt om de gode muligheder for at bygge nyt. Og så er vi selvfølgelig i konkurrence om de gode medarbejdere en konkurrence, vi kan se på ansøgninger og høre på vandrørene, at vi fører klart Men vi er meget opmærksomme på, at selv om vi principielt kunne læne os tilbage og klare os på markedet pga. den store efterspørgsel efter vores boliger, så ønsker vi alle sammen at holde fast i konkurrenceelementet. Vi vil ikke bare være med. Vi vil være de bedste! Derfor har vi også skærpet indsatsen på at bygge nye og attraktive boliger til glæde for nuværende og kommende beboere. Samtidig har vi som strategisk fokus på vores bygningsmasse valgt at prioritere bæredygtighed højt. 2. ANSÆTTELSE OG VELKOMST Nybyggeri og renoveringer bliver udført med dedikerede ambitioner om at opnår DGNB-certificeringer. Og i vores eksisterende afdelinger arbejder vi med fremtidssikringsstrategier og på at nedbringe vores energiforbrug og flytte mest muligt over i Co2-neutrale energikilder (vindenergi, solceller, el-biler). Først og fremmest af hensyn til vores klima og miljø, men også fordi det giver boligkomfort og besparelser på energiregningerne. Kort fortalt, så tager vi et solidt og bevidst socialt ansvar. Vores boligafdelinger skal være miljømæssigt og socialt bæredygtige. For med ca boliger i Aarhus og omegn og flere på vej ja, så har vi som organisation et stort ansvar for vores fælles klima. I Boligkontoret Århus ansætter vi butlere. Personer, der som vores figur Bo kan tænke selv og forud og altid har den imødekommende og problemløsende bowlerhat på i mødet med beboere og kolleger. Til gengæld er det allervigtigste, at man på det personlige plan kan tænke og handle på egen hånd. At man kan leve sig ind i fx beboerens situation og på den måde finde den helt rette og individuelle løsning. For at relatere til vores figurer ovenfor, ja så er det med andre ord et kriterium, at den nye medarbejder kan hoppe direkte i Butler-outfit og bruge 1-tallet. På det personlige plan lægger vi i vurderingen vægt på, at den nye medarbejder matcher vores flade organisation og uformelle omgangsform at han/hun har humor og en ligefrem tilgang til såvel kolleger som opgaver. Det er vigtigere end de rent faglige kompetencer og branchekendskab. Det kan man altid tillære sig, mens den personlige indstilling skal være der fra start. Fælles for ansættelserne er, at de varetages umiddelbart af den nærmeste leder, eventuelt i samarbejde med overordnet chef eller medarbejder med viden og kompetencer på fagområdet. Når vi har ansættelsessamtaler med ejendomsfunktionærer, kontorpersonale og teknisk personale, så deltager den relevante tillidsrepræsentant også. Desuden har virksomhedsnævnet besluttet, at medarbejdere som er i mulig kontakt med børn, skal give samtykke til, at vi indhenter børneattest ved ansættelse på 3 måneder eller mere. Hvert tredje år indhenter vi børneattester igen. Det skaber både tryghed for vores kunder og fritager medarbejderne for mistænkeliggørelse og anklager. Velkomst Vi sørger altid for at tage godt i mod nye medarbejdere. Og lige her har vi faktisk faste procedurer, der sikrer, at vi husker alle detaljer omkring en god modtagelse på tværs af organisationen. Velkomsten varierer afhængig af medarbejdergruppe. Men alle kommer rundt og hilser på i administrationen, får morgenmad i sammen med nærmeste kolleger, ligesom vi holder en halv dags introduktionsforløb, hvor man får en masse praktisk og nyttig viden ligesom vi fortæller om vores kultur, mål og branche. Ca. en gang i kvartalet samler direktøren alle nye medarbejdere (efter man er faldet lidt til) til en fælles introduktion til organisationen alt fra det politiske niveau over strategi til hel konkrete værktøjer, der er kritiske i det daglige. Nye elever Når vi tager nye elever ind, ligger der også planer for dem, så vi i fællesskab sikrer, at de kommer rundt i alle hjørner og igennem forløbet med størst mulig læring. Vi vægter især højt, at man i ansætter ikke ret ofte i Boligkontoret Århus dels fordi vi ikke vækster (mere end vi kan få lov til mht. nybyggeri mv.), dels og primært fordi vi har en meget høj medarbejdertilfredshed og derfor også en meget lav medarbejderudskiftning. I al beskedenhed oplever vi ofte, at medarbejdere fra andre boligorganisationer søger uopfordret hos os, fordi de er bekendt med vores kultur. Vi oplever sjældent, at en medarbejder siger op. Men når det sker eller der ved en naturlig afgang bliver en ledig stilling, så kigger vi i første omgang efter en person internt. For hvis en medarbejder har lyst til at prøve noget nyt, og vi kan tilbyde de rette nye udfordringer er det jo helt oplagt for både arbejdsplads og medarbejder. Blandt andet har vi en intern jobbank, hvor medarbejdere kan registrerer deres ønsker til udvikling og/eller andre funktioner. For at arbejde i Boligkontoret Århus skal man som udgangspunkt være serviceminded, omstillingsparat, indlevende og initiativrig. Som antydet skal man ikke arbejde hos os, hvis man kun kan handle ud fra fastlåste procedurer og specifikke retningslinjer. For det har vi ikke meget af. 6 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

49 kommer meget på tværs og stifter bekendtskab med mange facetter, så eleven også bliver inspireret til at fordybe sig i et felt. Elever i administrationen følges tæt af en vejleder, som netop sørger for elevens udvikling og oplæring. For ejendomsfunktionærelever har vi en særlig mentorordning, som sikrer, at både man får de relevante faglige kompetencer samtidig med, at man får personlige og sociale færdigheder. Rent praktisk får eleven en fast mentor, der følger ham/hende tæt i hele læretiden i alt fra trivsel til faglig udfordring. Herudover har vi en rotationsordning, hvor eleven kommer rundt til fire meget forskellige afdelinger både i forhold til beboere og bygninger. Og i hver afdeling har man en mentor, som sikrer elevens fortsatte læring. På den måde sikrer vi, at eleven opbygger en bred faglig viden om forskellige beboermæssige sammensætninger og bygninger. I 2014 blev Boligkontoret Århus kåret til Årets Læreplads i Aarhus på baggrund af en indstilling fra en af vores elever. Han forklarer blandt andet: Jeg er rigtig glad for at være der, hvor jeg er, fordi der bliver stillet opgaver, som passer til mig. Samtidig gør Boligkontoret Århus utroligt meget for, at alle har det godt, uanset hvem man er. Om man er fejedreng, kontormedarbejder eller direktør, så skal alle have det godt. Jeg ved udmærket godt, at det er noget, alle virksomheder praler af. Men det er langt fra alle, der kan leve op til det. Og netop her skiller Boligkontoret Århus sig markant ud. 3. INSPIRATION Vi har et fast fokuspunkt: Medarbejdere skal have klare svar på, hvorfor de arbejder hos Boligkontoret Århus. For når vi skaber mening for den enkelte får hun et tydeligt spillerum, som hun selvstændigt kan handle i og udvikle på. Boligkontoret Århus arbejder bevidst med at styrke medarbejdernes følelse af, at deres arbejde er meningsfuldt. Det sker blandt andet ved, at vi klart og åbent udtrykker anerkendelse for det arbejde og den position, hver enkelt medarbejder udfylder i virksomheden. Vi skaber synlighed på virksomhedens værdier, og vi inddrager medarbejderne, så værdierne er nærværende i dagligdagen. Det er bl.a. grunden til, at vi er gået imod strømmen og ikke har samlet ejendomsfunktionærer i store, fælles driftscentre med specialiserede opgaver. Vi tror på, at den enkelte medarbejders ejerskab og engagement i sin egen afdeling giver langt større fordele for både beboere og medarbejdere. Samtidig mødes ejendomsfunktionærer i netværk og udveksler erfaringer og deler både materielle og menneskelige resurser. benene og holder den sociale gryde i kog ved fast at samle alle medarbejdere til kaffe og kage hver måned. Og medarbejdere i udlejningen har selv stået for en ny indretning af vores reception, så den fremstår mere imødekommende. Virksomhedens værdier og strategi er i velbeskrevet og tilgængelig for medarbejderne. Både den aktuelle strategi og værdierne præsenteres første gang for medarbejderne i forbindelse med ansættelsen, men værdierne og strategierne er også herefter noget, der følges op på fx i form af de forvaltningsrevisionsmål, ind- og fraflytterundersøgelser, beboerundersøgelser og medarbejderundersøgelser, som der løbende følges op på imellem ledelse og medarbejdere. Her spørger vi med andre ord helt konkret både omverden og os selv: Hvordan går det? Er vi på rette vej? Og der er ikke noget, der tyder på, at det betyder dårligere effektivitet. Tillid, ansvar og ejerskab er vores vigtigste omdrejningspunkt. Og vi vil både bruge ledelsesressourcer og -kompetencer på at støtte og udvikle medarbejderne i at få det bedste ud af modellen. Vi gør løbende et stort informations- og inddragelsesarbejde i forhold til udviklingen af nye strategier og procedurer i virksomheden., Og vi inviterer medarbejderne til at komme med forslag til, hvordan de strategiske tiltag kan implementeres og gøres operationelle. Og vi tager alle input og forslag og alvorlige, da vi er meget fokuseret på hele tiden at blive bedre. Mange nye initiativer og tiltag har således deres udspring direkte hos medarbejderne. Et par ejendomsfunktionærer tog initiativ til elektronisk syn, som de nu også underviser andre i. En medarbejder har fået vores torsdagscafe på Og svarene bliver kommunikeret åbent ud i hele organisationen og brugt konstruktivt til at justere vores virke. I den forbindelse kommer der også mange personlige kommentarer om tilfredsheden med medarbejdere, som netop illustrerer en indsats og inspirerer kolleger. Fx siger en beboer om afdelingens ejendomsfunktionærer: Meget fin service, både ved indflytning og i det daglige. Hurtig respons på spørgsmål. Mange medarbejdere tilkendegiver, at de føler sig stolte af arbejdspladsen, fordi den har et godt ry i branchen. Det kommer også til udtryk, når medarbejdere mødes med kolleger fra andre boligorganisationer. Her får vi en direkte og oprigtig feedback, der bekræfter, at vi er foran på mange områder især omkring involvering og trivsel. Derfor modtager vi også mange uopfordrede ansøgninger og henvendelser om jobmuligheder. 8 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

50 Tættere på hinanden Vi har over en årrække bestræbt os på at trække medarbejdere i administration og ejendomsfunktionærer ude i afdelingerne tættere på hinanden. Fra trykte over elektronisk nyhedsbreve målrettet ejendomsfunktionærer til et levende intranet, hvor ejendomsfunktionærer efter en forsigtig start er yderst aktive både til at hente tilgængelig information og videndele ved at spørge og svare ud i det åbne. Men det skal naturligvis ikke være et envejs tiltag. Medarbejdere i administrationen bør også kende til de enkelte afdelinger: Hvad er det rent faktisk vi sidder på kontoret og administrerer? Hvad er det for et område? Hvilket liv leves i de forskellige områder osv. Derfor arrangerer vi rundture for administrationen, hvor vi besøger afdelinger herunder ejendomsfunktionærerne, der stolt viser rundt i deres afdeling. Det giver både større viden og en mere direkte relation mellem administrative medarbejdere og ejendomsfunktionærer. I forhold til ejendomsfunktionærer, så har vi etableret 5 lokale ERFA-netværk, hvor ejendomsfunktionærer samarbejder, deler viden og kompetencer indbyrdes. Netværkene giver både et socialt og kollegialt sammenhold og sikrer, at resurser og kompetencer udnyttes bedst muligt. De gode historier Internt er vi meget opmærksomme på at sprede de gode historier. Fx deler vi aktivt viden og gode eksempler, der kan inspirere på tværs. Og både ris og ros fra vores omverden bliver dirigeret relevante steder hen og brugt konstruktivt. Vi laver løbende kundeundersøgelser hos indflyttere, faste beboere og fraflyttere. Og vi sørger naturligvis, at kommentarer herfra når ud til de omtalte medarbejdere ligesom direktøren lægger gode historier ud på intranet. På samme måde deler vi også al omtale i pressen mv. på intranet så alle får indblik i, hvad der bliver sagt om vores arbejdsplads og organisation. Vi har oplevet, at man ikke er meget for at fortælle om egne gode resultater og praksisser man vil ikke prale. Derfor opfordrer vi kolleger til at fortælle om hinanden, når de oplever de gode eksempler, som andre kan bruge. Herudover har vi opnået så gode resultater på flere områder, at historierne har givet genlyd i omverden i form af priser, presseomtale mv. Her et udpluk af de større historier, som medarbejderne har været med til at forme: En målrettet indsats for at klæde medarbejdere på til at håndtere konfliktsituationer blev anerkendt med nominering til ArbejdsmiljøPrisen 2013 sammen med fagforeningen og en anden boligorganisation. Projektet har været en stor succes, og de nye tiltag har betydet en væsentlig reduktion i antallet af oplevede vold og trusler. Og vores erfaringer er i færd med at blive bredt ud til alle landets almene boligorganisationer. Ovenstående historie gav genlyd i EU, da vi i april 2015 fik endnu en anerkendelse for indsatsen denne gang i form af en særlig positiv omtale fra Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur og mere formelt i form af et certifikat, der fremhæver os som et særligt godt eksempel til efterfølgelse herunder vores evne inddrage medarbejderne i projektet. Efter vores fusion i 2012 introducerede vi vores maskot: Butleren Bo. Den nye medarbejder blev grundigt introduceret internt fx ved at direktøren i Butler kostume serverede hjemmelavede boller til alle medarbejdere. Samtidig udtrykker han vores værdisæt herunder især vores hjælpsomhed og kompromisløse fokus på service. For at markere ham eksternt som forventning og forpligtelse stod 70 medarbejdere tidligt op en søndag for at dele rundstykker ud i til vores beboere en historie, der også fik stor bevågenhed i medierne. Kåring som en af de bedste danske arbejdspladser i 2015 og 2016 undersøgelserne fra Great Place to Work - i toppen af listen med de bedste mellemstore virksomheder, og her som den eneste almene boligorganisation. 4. INFORMATION Informationen flyder frit og ubesværet i Boligkontoret Århus. Samtidig er der stor fokus på, at relevant og nyttig information dirigeres de rigtige steder hen, hvis den ikke automatisk finder vej både fra ledelsens side og vores kommunikationsafdeling. Også her spiler 1-tallet ind: Informationen skal være simpel og klar. Kort og godt! Vores intranet. Intranettet er en central informationskanal i Boligkontoret Århus. Alle medarbejdere har adgang til at læse med og har egen profil, der gør, at man selv kan skrive og kommentere. Hvert chefmøde følges helt formelt op af et referat, der lægges på intranettet hver uge samtidig med en besked om, at der er nyt. Her kan alle medarbejdere få indblik i ledergruppens beslutninger. På samme måde lægges referater ud fra møder i vores arbejdsmiljøorganisation og virksomhedsnævn så alle kan følge med. Vores intranet var relativt banebrydende, da det i 2009 gik i luften som et socialt intranet. Der er naturligvis mere eller mindre statiske sider med informationer og viden relateret til arbejdsprocesser mv. Men de ligger som lag omkring den dynamiske kerne, som er en form for dialogforum: Alle medarbejdere kan skrive et indlæg på forsiden, og alle kan kommentere på indlæg. På samme måde bruger ledelsen indlægsfunktionen til at fremhæve relevante beslutninger og udbrede nyttige informationer. Vores intranet er i dag blevet så godt forankret i hele organisationen, at vi fx har aflivet det månedlige nyhedsbrev til ejendomsfunktionærer et nyhedsbrev der havde stor værdi i en periode, hvor det var svært at få informationer helt ud til ejendomsfunktionærkontorerne spredt ud over Aarhus. I dag er alle ejendomsfunktionærer koblet på intranettet og bruger det aktivt. Så nu kommer nyheder ud, mens de er nye og ikke nødvendigvis fra en central kommunikationsafdeling, men fra den, der har noget på hjertet. På den måde bruger vi også intranettet til samarbejde, videndeling og hjælp på tværs: Er der nogen, som kender en god fugemand? Og et kvarter senere er der flere anbefalinger fra hjælpsomme kolleger som alle medarbejdere kan bruge. Effekten styrkes af, at der er foto på den enkelte medarbejder, så man ser hinanden på trods af afstanden. Og systemet hjælper med til at huske fødselsdage, eksamener osv., så personlige beskeder og lykønskninger kan flyve på kryds og tværs. Medarbejderen styrer langt hen selv, hvor meget information hun vil have herunder hvornår og hvordan. Således kan man abonnerer på intranettet og få omgående besked om ny information. Eller man kan med jævne mellemrum kigge ind til den altid tilgængelig information. Informationsmøder Ved siden af det digitale intranet er informationsmøder en vigtig kanal i vores organisation især fordi de ofte er dialogmøder, hvor vi sammen får afklaret spørgsmål og usikkerheder. Relevante emner fra chefmøder eller andre beslutninger tages op på et ugentligt morgenmøde i administrationen, hvor direktøren samler op på alle aktuelle emner. Her er der både god mulighed for at spørge ind eller selv bringe emner op. På samme måde er der afdelingsmøder rundt i huset, hvor man igen bryder relevante emner ned i forhold til den enkelte arbejdssituation, så han/hun kan handle ud fra dem. 10 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

51 I forhold til ejendomsfunktionærer samler vi løbende informationer sammen til større informationsmøder med relevante faglige punkter på programmet. Ejendomsfunktionærer er desuden organiseret i lokale netværk, hvor ca. ti medarbejdere mødes med kolleger fire gange om året. Her udveksler man erfaringer, viden, og låner hinandens kompetencer mm. Selv om vi har en helt overordnet strategi og klar retning og har oversat den, så medarbejdere nemt kan handle i overensstemmelse med den ja, så opstår der løbende nye indsatsområder på underniveauer i strategien. Eksempler er øget digitalisering, energistrategier og nybyggeri, herunder fokus på bæredygtighed. Derfor har vi skærpet fokus på at informere om de parallelle spor, hvor nogle medarbejdere i perioder løber helt fokuseret i en bestemt retning. Vi beskriver her både, hvad vi har gang i, hvorfor samt hvordan det nu lige hænger sammen med alt det andet, der kører. I samme ombæring kommer vi omkring, hvad det evt. kan få af konsekvenser for medarbejdergrupper, arbejdsopgave osv. Altså en dedikeret indsats for at få det til at give mening i både den strategiske kontekst og i den enkelte medarbejders hverdag. Et konkret initiativ er, at direktøren laver en mundligt årsberetning om tiltag og langsigtet retning for organisationen. Herudover er der pba. medarbejderønsker særligt fokus på, at administrationen informeres bedre om virksomhedens langsigtede planer samt om, hvad der sker i husets afdelinger og i chefgruppen. Samtidig er der fokus på at styrke sammenholdet i administrationen ved at styrke den mere direkte kommunikation mellem medarbejderne og afholde medarbejderarrangementer. Direkte kommunikation Endelig har vi en åben og direkte 1 til 1 kommunikation mellem medarbejder og nærmeste leder. Det er fx her, at den enkelte medarbejder får videregivet feedback i form af kommentarer fra beboerundersøgelser. Eller en mellemleder får en personlig respons fra en medarbejderundersøgelse. Som en variant af 1 til 1 kommunikationen deltager direktør og driftschef på (en del af) de lokale ERFA-møder for ejendomsfunktionærer. Det er en uformel kommunikationsform, der typisk trænger langt bedre igennem end i de mere massekommunikations-kanaler. Det er en personlig, åben og direkte form, hvor man i et lille forum ser hinanden i øjnene og får mulighed for at spørge ind i forhold til det, der fylder for den enkelte medarbejder. I et større perspektiv styrkes den direkte relationer mellem medarbejder og ledelse, og vi oplever flere eksempler på, at medarbejdere går direkte til den øverste ledelse med spørgsmål og ideer til forbedringer af både beboerservice og arbejdspladsen. Det giver med andre ord en styrket samhørighed i hele organisationen, når ledelsen springer flere led over i linjekommunikationen og møder personligt op på medarbejdernes hjemmebane. Meget dialog foregår naturligvis via mail eller telefonen. Men inspektører, der er distanceledere for ejendomsfunktionærer, har ligeledes fokus på at komme rundt til medarbejderne i afdelingerne så meget som tiden tillader. Herudover er det helt konkret sat i system, at inspektøren går i dialog med sine ejendomsfunktionærer mindst en gang om måneden. På samme måde har direktøren og driftschefen taget turen rundt til samtlige ejendomsfunktionærer for en 1 til 1 personlig snak og de prioriterer fortsat løbende samtaler på tomandshånd med medarbejdere på deres arbejdspladser rundt omkring i byen. I forhold til den direkte og personlige kommunikation bruger vi også vores systemer (telefon, kalender mv.) til at orientere kolleger om, hvor man er og hvornår man er tilgængelig. Generelt - og både internt og eksternt - forsøger vi i størst muligt omfang at ramme målrettet og dermed også ikke ramme dem, hvor relevansen er fraværende. Vi arbejder med at reducere antallet af kanaler, så man ved præcis, hvor man skal orientere sig. 12 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

52 Samtidig arbejder vi med at udnytte IT-systemer, så visse nødvendige informationer flyder direkte til relevante modtager uafhængig af den tidligere afsender. Det lyder måske umiddelbart som en kold form for kommunikation, men er i visse sammenhænge en bedre kvalitetssikring af, at den nødvendige informationer, når frem uden evt. menneskelige fejl, forglemmelser osv. 5. INVOLVERING Det målrettede aspekt gælder også og især mere jobkritisk information fx om medarbejdernes udførelse af deres job herunder organisationsændringer, nye jobvilkår eller funktioner etc. Her afvejes hensynet i hvert tilfælde nøje mellem inddragelse af medarbejderne og at afvente med udmelding, til der kan gives klare svar. Ordet er frit og alle døre står åbne i Boligkontoret Århus. Vi ser det som et tværgående ansvar, at man kommer ud med sine ideer og input til, hvordan vi gør tingene bedre både udadtil overfor kunder og indadtil i forhold til arbejdsmiljø, trivsel mv. Dialogen skaber mening. Butlere i stedet for robotter Helt overordnet kan man ikke undgå involvering, når man arbejder i Boligkontoret Århus. Som beskrevet ønsker vi ikke en regelret arbejdsplads med envejskommunikation oppefra og ned til ensartede og programmerbare medarbejdere, der skal følge procedurer og stramme effektivitetsmål inden for et snævert ansvarsområde. Det skal give mening for den enkelte og man kan som Butler være med til selv at skabe mening. Vi har mange eksempler på, at forbedringstiltag og gode ideer helt automatisk kommer direkte fra medarbejdere i marken, hvor de netop kan se, hvad der (ikke) er hensigtsmæssigt. Og vi tager det som et klart udtryk for, at tilliden til medarbejdere kommer anerkendende igen. Derfor søsætter vi dem også ret ukritisk, både fordi de højest sandsynlig ER gode ideer og for netop at efterleve vores ansvars- og tillidserklæringer. Det kan være alt fra udskiftning/fornyelse af skilte i afdelingen over mere tekniske IT-løsninger fx til internetdækning i områder med dårlig dækning, til udviklingsorienteret vidensdeling i form af kollegiale minikurser i IT osv. Et aktuelt eksempel er, at der er et stigende pres på boligorganisationer: Vi skal være mere effektive. Mange boligorganisationer reagerer på kravet med inspiration fra fx ældreplejen. Centralisering, tidsregistrering, stregkoder, call-centre, servicekontrakter, kontrol af medarbejderne osv. Og mange steder foregår forandringerne hen over hovedet på medarbejderne, der måske hverken er parate til eller enige i omstillingen. I Boligkontoret Århus er vi selvfølgelig også optaget af at få den bedst mulige service for færrest mulig huslejekroner. Men vores tilgang er helt anderledes og medarbejderinvolverende. Hos os er medarbejderne ikke en del af problemet. De er en del af løsningen. De er ofte løsningen. Hos os er medarbejderne selv med til at finde ud af, hvordan vi arbejder smartere og samtidig leverer god service, positive oplevelser, nære relationer På den måde har vi dvs. ledere og medarbejdere i samarbejde søsat en række tiltag, der gør driften af vores afdelinger mere effektiv inden for den eksisterende struktur med selvstændige butlere i stedet for robotter. Vi kalder vores tilgang KAT: Kendskab, Ansvar og Tillid. Tre karaktertræk, der også kendertegner Butleren. Kendskab, fordi ejendomsfunktionærens kendskab til afdelingen og beboerne er nøglen til den bedst mulige service, den størst mulige tryghed og den bedst mulige udnyttelse af resurserne. Derfor laver vi ikke store driftscentre, der betjener den halve by. Vi prioriterer i stedet et tæt tilhørsforhold mellem den enkelte medarbejder og den eller de afdelinger, han/hun betjener. Her møder vi ikke ind i en afdeling men i min afdeling! Det giver ejerskab og lysten til involvering. Ansvar, fordi de mennesker, der er tættest på, er bedst til at træffe beslutningerne. Man skal ikke spørge om lov i en uvant situation medarbejderen finder selv den bedste løsning. Og tillid, fordi vi tror på vores medarbejdere. Vi ønsker ikke en arbejdsplads præget af mistro og kontrol. Vi tror på, at hver medarbejder gør sit bedste. Og vi er så tæt på hinanden, at vi opdager, hvis der er problemer. Når vi måler på beboer- og medarbejdertilfredsheden, så står det klart, at KAT-modellen er det rigtige: Det giver ekstra værdi for beboeren, og det er med til at give mening og ejerskab for medarbejderen. En beboer udtrykker det sådan: Hvis man skal have hjælp, står de altid klar med en hjælpende hånd. Dem kan vi ikke undvære, og ikke mindst min søn, der hver morgen skal ned og sige godmorgen til dem, inden skolen starter. Mens der i en årrække særligt har været fokus på effektiv drift hos ejendomsfunktionærerne, ja så er tankerne om smartere drift også rykket ind hos medarbejderne i administrationen. Ledergruppen har dedikeret et seminar til at grave ideer frem til, hvordan vi arbejder smartere uden at det påvirker kvaliteten af vores ydelser og service fra administrationen. I forlængelse af den proces har medarbejderne i de respektive afdelinger i administrationen tilsvarende kigget på egen dagligdag og rutiner for at lede efter nye måder at gøre tingene på så vores organisation kan køre længere på literen. Vi oplever flere fordele ved at lade medarbejderne selv komme op med ideer fremfor at ledergruppen presser sparekniven ned på steder der for udenforstående kan virke vilkårlige. For det første ser de gevinster i deres nære miljø og dagligdag, som ledelsen ikke nødvendigvis spotter. Og selv 14 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

53 små bække bidrager til den større å. For det andet oplever medarbejderne det ikke som et overgreb fra en eksterne effektiviseringskonsulent: De peger selv på områder, der for dem giver mening samtidig med, at de ikke giver køb på kvaliteten af vores service. Nogle gange kræver det netop bare, at man stiller spørgsmålet og reflekterer over egne rutiner: Kan vi gøre tingene smartere? Dialogen skaber mening Som nævnt er det vigtigt at give plads til dialogen. Den er et essentielt værktøj til at skabe mening og afstemme forventninger. Det er også derfor, at vores intranet er bygget op som et forum, hvor alle kan skrive fuldt åbent til hele organisationen. Eller fx stille spørgsmål til en kollegas indlæg. Det har været en længere proces, at få folk til at gøre brug af den mulighed. Men vi ser, at flere og flere tager ordet og aktivt bruger især intranettets muligheder for at stille spørgsmål, hjælpe på tværs, give feedback osv. Det gælder også på informationsmøder, der naturligt giver medarbejdere mulighed for at spørge ind og komme med feedback til ledere og beslutninger. På den mere uformelle scene holder vi månedlige cafeer for alle medarbejdere, som primært har en social dimension. Men også her er der gode muligheder for, at man kan gå i dialog med ledelsen især oplagt for ejendomsfunktionærer, der arbejder spredt i byen. Medarbejderdage På vores årlige medarbejderdag samler vi samtlige medarbejdere til en dag, der står 100% i involveringens tegn. Det veksler mellem faglige seancer og forløb med mere fokus på kommunikation, samarbejde og vores værdier. Rammerne for dagen er naturligvis designet, så der kommer nogle brugbare resultater ud af dagen. Men det er medarbejderne, der i samarbejde fylder indhold i. Medarbejderdage arrangeres altid af en gruppe medarbejdere, der får helt frie hænder inden for det tema, som virksomhedsnævnet sætter for dagen. Nogle medarbejderdage forlænges med fest, hygge og samvær efter fyraften. Herudover afholder vi sociale arrangementer i vores medarbejderklub, fx øl-smagning med spisning og hygge. Vi har naturligvis en traditionsrig julefrokost, og fremover afholder vi en sommerafslutning med grill mv. Arbejdspladsen giver rundhåndet økonomisk støtte til fællesarrangementer, og støtter fuldt op om ideer og engagerede medarbejdere, som tager initiativ til at styrke samhørighed og sociale relationer på tværs. Studieture Vores indsats med at trække ejendomsfunktionærer tættere på administrationen i form af nyhedsbreve, et levende intranet, informationsmøder, månedlige cafe-arrangementer i administrationen, nøglebrik og dermed fri adgang til administrationskontoret, medarbejderdage mv. har virket godt. Men vi kan også konstatere, at der er et behov for en bevægelse den anden veje at medarbejdere i den centrale administration kommer ud og besøger de mange boligafdelinger og hilser på ejendomsfunktionær-kollegerne i deres omgivelser. Derfor rykker vi halve dage ud og arrangerer studieture for de administrative medarbejdere, som dermed kommer ud og ser vores boliger og får en mere personlig relation med ejendomsfunktionærerne. Virksomhedsnævnet Vores virksomhedsnævn er sammensat af medarbejdere fra alle afdelinger og organisatoriske niveauer. Og nævnet bliver taget med på råd i alle beslutninger, der påvirker organisationen og medarbejdere. Det er fx virksomhedsnævnet, der har besluttet, at vi skal deltage i Great Place to Work. Virksomhedsnævnet følger også op på alle tilfredshedsmålinger og har konstant fokus på at sikre en god arbejdsplads. Alle medarbejdere kan foreslå emner, der skal på dagsordenen enten direkte eller via en repræsentant. Endelig er der to ledige pladser på hvert møde, så interesserede medarbejdere kan deltage og snuse til nævnets virke. Lederseminarer To gange om året tager alle ledere en halv dag ud af kalenderen for at diskutere ledelse i fællesskab med leder-kolleger. Der har været indlæg fra eksterne firmaer og der er stor fokus på, hvordan man udfylder rollen som nærværende og lyttende leder til trods for, at flere leder fra distancen. Der er også fokus på samarbejde, videndeling og erfaringsudveksling på tværs af organisationen. Det har bl.a. udmøntet sig i, at vi har etableret de fem lokale ERFA netværksgrupper for ejendomsfunktionærer. Her kan de drøfte punkter, låne hinanden i diverse situationer som fx til fraflytningssyn og indflytningssyn, stille telefonen om ved fravær, låne maskiner i mindre omfang mv. Task forces Ved alle nye og større projekter samt implementering af nye systemer nedsætter vi task forces. Vi samler en gruppe af interesserede medarbejdere ud fra en ambition om, at alle relevante 6. PÅSKØNNELSE medarbejdergrupper skal være repræsenteret og på den måde varetage faggruppens interesser herunder hejse flaget, hvis vi ikke har tænkt alt godt igennem. Samtidig knytter vi øvrige relevante medarbejdere på, så gruppen fungerer optimalt fagligt og har en god projektledelse. Der har således været en bred medarbejderinvolvering i fx implementering af nyt telefonsystem, rekvisitionssystem, elektronisk syn, koncept for og planlægning af medarbejderdage og meget mere. Ankemuligheder Alle kan stille op som tillidsrepræsentant og/ eller arbejdsmiljørepræsentant. Og det er naturligvis vejen ind for en anke, hvis man mod forventning ikke kan nå til enighed med sin leder om en given sag. Der er stor opbakning fra ledelsen til at vi har tillidsrepræsentant-systemet både som en sikkerhedsventil for medarbejderen og som sparringspartner for ledelsen. Men man kan altid gå direkte til sin leder, der tager alle henvendelser alvorligt. Når én medarbejder gør det fantastisk, så bygger det på en holdindsats som bærende fundament. Så selv om en medarbejder velfortjent stjæler rampelyset forsøger vi også anerkende holdet bag. Som medarbejder i Boligkontoret Århus får man en god løn og har rigtig gode ansættelsesvilkår, lige som vi overalt i organisationen udviser stor rummelighed overfor individuelle behov. Men en særlig indsats eller speciel viden giver ikke automatisk flere penge i lønningsposen. For spredningen i lønninger inden for de enkelte faggrupper er ikke og skal ikke være ret stor. Derfor benytter vi heller ikke bonusordninger og lignende. Det skyldes både de overenskomster, som vi følger, og at vi selv har valgt at implementere en meget ensartet lønpolitik - ikke mindst på baggrund af medarbejdernes ønsker. Det betyder ikke, at der ikke kan forekomme individuelle lønreguleringer og det sker da også, hvis en medarbejder er indplaceret forkert i forhold til kompetencer og opgaver. Men lønforskelle er ikke vores måde at udtrykke anerkendelse på. Vi tror ikke på, at det er de økonomiske incitamenter, der skaber gode medarbejdere, kolleger og gode arbejdspladser. Tværtimod tror vi på, at den bedste kultur nås, hvis vi sammen fokuserer på kundernes tilfredshed, innovation og udvikling samt den faglige ambition. Derfor ønsker vi, at alle medarbejder får en god og rimelig løn og vi ligger da også pænt i for- 16 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

54 hold til det øvrige arbejdsmarked. Men når man gør en særlig indsats eller når særlige resultater, vil vi gerne vise påskønnelsen og anerkendelsen på andre måder. Vi er ikke bange for at rose og fremhæve en særlig god indsats hverken fra ledere eller kolleger. Når vi får ros fra vores kunder, er vi hurtige til at give anerkendelsen videre til den rette mand eller kvinde. Og ofte kaster vi eksempler på intranettet som både påskønnelse og inspiration på tværs. Vi ved, at når man gør et godt stykke arbejde, så er der også gode muligheder for at udvikle sig, dygtiggøre sig og prøve kræfter med flere nye og spændende opgaver. Og vi husker på, at den enkelte medarbejder kan gøre en stor forskel, men at det kun er igennem det stærke hold, vi alle sammen er en del af, at vi når vores unikke resultater og vores ganske særlige arbejdsplads. Påskønnelse af det gode arbejde Nogle gange er det kun det meget synlige og ekstraordinære, der bliver anerkendt og påskønnet. Men for os er det vigtigt, at vi også husker at se og anerkende den store indsats, der ligger i at få hverdagen til at fungere og hele tiden gøre det bare lidt bedre, hurtigere, smartere, nemmere for vores kunder. Derfor er påskønnelse fx i form af efteruddannelse noget, der kommer alle medarbejdere til gode. Vi prioriterer efteruddannelse højt og har mangedoblet budgettet over de senere år. Og så bruger vi et væld af forskellige former eksterne kurser hos forskellige udbydere, interne kurser for relevante faggrupper med gode undervisere udefra, minikurser med undervisning fra kolleger osv. Derudover deltager vi aktivt i kvalitetsudviklingen i uddannelsesudvalget på Aarhus Tech, der står for uddannelsen til ejendomsservicetekniker. Den uddannelse har vi tilbudt alle ejendomsfunktionærer, og alle på nær en håndfuld har taget imod det. Arbejdsredskaber skal være i orden for alle medarbejdere. Derfor har alle medarbejdere, der ikke sidder fast på kontor, adgang til smartphones af høj standard og kvalitet samt ipads. De vigtigste arbejdsredskaber skal bare være i orden. Vi tilbyder herudover mange goder ved siden af løn frugtordning, sundhedsordning, vaccination, mulighed for at købe privat over lønnen med boligorganisationens rabatter osv. Vi tilbyder også løbende fælles pensionsrådgivning og individuelle rådgivningssamtaler. Og vi har seniorordning, hvor ældre medarbejdere fx kan gå ned i tid, hvis de ønsker. Tillid og fleksibilitet Det er også en vigtig værdi for os, at vi udviser stor tillid og fleksibilitet over for medarbejderne. Arbejds- og privatliv skal hænge sammen. Har man behov for at gå tidligere eller møde senere, er det næppe et problem. Vi strækker os langt for at støtte og hjælpe medarbejdere, hvor fx de selv eller deres ægtefælle bliver ramt af sygdom, også selv om de ikke kan yde 100 pct. på arbejdspladsen i den periode. Det vigtigste er, at vi har ansat hele mennesker, som kan yde meget i perioder og mindre i andre. Og at vi har tillid til, at medarbejderen får løst opgaven. Og vi ved, at fleksibilitet går begge veje. Når vi som arbejdsplads udviser stor fleksibilitet, ja, så har vi også medarbejdere, der gerne giver lidt mere af sig selv for virksomheden og dens kunder. Tillid og ansvar Den gensidige tillid betyder også, at vi gerne inddrager og uddelegerer opgaver til de medarbejdere, der har viden og interesse for området. Fx har to ejendomsfunktionærer sammen med en inspektør haft frie hænder til at undersøge, eksperimentere med og implementere elektronisk fraflytningssyn. Beslutning og implementering om mange IT-projekter, nye arbejdsgange osv. er også født og udviklet af arbejdsgrupper blandt medarbejderne. Det gælder bl.a. dokumenthåndteringssystem, sagsstyring, telefonsystem m.m. Vi benytter os også af medarbejdere med særlige kompetencer fx har vi lavet et korps af IT-superbrugere, som underviser og hjælper kollegerne både i det daglige, og når vi implementerer nye IT-systemer. Og vi åbner op for andre karriereveje, så man potentielt kan bevæge sig rundt i organisationens, når ens jobønsker ændrer sig. 18 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

55 7. UDVIKLING Det er meget vanskeligt at gro fast i Boligkontoret Århus. Vi bevæger os i en verden, der bevæger sig. Og vi klæder løbende hinanden på, så vi både følger med og til tider viser vejen. Vi lægger stor vægt på at fastholde og motivere vores kvalificerede medarbejdere. Og en hjørnesten i den ambition er, at vi giver mange muligheder for individuel kompetenceudvikling og karriereplanlægning. Det er et selvskrevet punkt i den årlige medarbejderudviklingssamtale. Men udvikling og videreuddannelse er ikke en årlig engangsforestilling det sker i løbende dialog med leder om ønsker til uddannelse og kompetenceudvikling. Samtidig er ledere i det daglige opmærksomme på at give feedback, når den er relevant. Videreuddannelse kan udspringe af en personlig interesse eller et ønske om at specialisere sig. Det er således også i orden at tilegne sig nye kompetencer inden der evt. er en ledig stilling, der modsvarer kvalifikationerne. Det kan opstå som et tilbud fra ledelsen, når organisationen har brug for at styrke kompetencer eller udvikle nye. Samtidig er der muligheder for at rokere i organisationen, og vi har flere eksempler på, at medarbejdere har skiftet afdeling enten permanent eller i perioder, hvor en afdeling låner en medarbejder ud til en anden. I den forbindelse er vi meget opmærksomme på, at være tydelige om forventninger til de forskellige stillinger i både opslag og lederfeedback. Det gælder ikke mindst ledige varmemesterstillinger, da de rummer et større ansvar uden automatisk højere løn eller tillæg. Det er ikke kun med til at udvikle den enkeltes kompetencer det fjerner de formelle skel, styrker samarbejdet, giver nye perspektiver på vores processer og gør os mindre sårbare, hvis vi pludselig mister en medarbejder. Udover de individuelle initiativer nævner vi her en række muligheder for udvikling, som medarbejdere kan gå ind i afhængig i større faggrupper eller efter interesse. På den måde styrker og udvikler vi vedvarende vores faglighed og dermed service. Fx har vi Interne task forces, hvor medarbejdere kan melde sig ind, når noget nyt skal implementeres (telefonsystem, it-programmer mv.), og som reelt beslutter, hvordan initiativerne skal se ud Kompetencegrupper, hvor medarbejdere med flair for eller interesse i et bestemt felt kan byde ind med assistance for resten af organisationen. Fx har vi forskellige IT-grupper, der kan yde intern support. Flyverkorps i administrationen, hvor vi via intern oplæring får et hold, der kan træde til, når vi mangler resurser på bestemte fagområder. Jobbank for ejendomsfunktionærer, hvor man kan fremsætte individuelle ønsker om forfremmelser, omplaceringer og andre jobønsker uden der er egentlige ledige stillinger et fortroligt rum mellem medarbejder og personaleansvarlig, som så altid starter her, når der er nye jobmuligheder mv. Interne kursustilbud, hvor enten en medarbejder med en spidskompetence eller en ekstern konsulent underviser. Vi har fx holdt interne kurser i boligengelsk, skimmel, vores samtalekultur, skrivekursus, råderet, diverse IT-værktøjer mv. Ekstern efteruddannelse, hvor medarbejder i dialog med leder finder en relevant uddannelse, der kombinerer medarbejderens interesse og fremtidige udviklingsønsker med organisationens behov. Den årlige medarbejderdag rummer også altid mulighed for faglig eller personlig udvikling. Vi har haft dage med fokus på udviklingen af vores service, og andre dage har temaet været samarbejde, kommunikation og teambuilding. Et nyt MUS-koncept, hvor vi med enkle redskaber sikrer en mere åben dialog og en mere målrettet samtale om den enkeltes ønsker og situation. Der er fokus på, at leder både lytter aktivt og giver relevant feedback som hun i øvrigt gør i dagligdagen. 20 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

56 Den interne jobbank, hvor medarbejdere kan registrere ønsker til karriereudvikling, nye ansvarsområder mv. Den er et vigtigt redskab i forhold til medarbejderes karriereveje, og ikke mindst i forhold til at skabe åbenhed og retfærdighed om ansættelser, forfremmmelser m.v. Alle omrokeriner og forfremmelser for ejendomsfunktionærer sker nemlig med udgangspunkt i jobbanken. Ledige stillinger slås først eksternt og internet, hvis der ikke er kvalificerede kandidater her. Alle medarbejdere i jobbanken kaldes i så fald til samtale og får en begrundelse for, hvorfor de ikke fik jobbet - og evt. anbefalinger til kompetenceudvikling. Ligesom vi har individuelle MUS med dedikeret opmærksomhed på en enkeltes udvikling, så har vi også TUS Teamudviklingssamtaler, hvor ejendomsfunktionærer i flermandsafdelinger drøfter samarbejde, udnyttelse af kompetencer mv. De omtalte ERFA-netværk for ejendomsfunktionærer har i en lidt større kontekst samme funktion: At sikre at vi har 8. OMSORG og optimalt udnytter de rette kompetencer blandt medarbejdere i et givet område. Der er intet, der tyder på, at klicheen konstante forandringer er et moderne vilkår mister sin styrke. I vores verden mærker medarbejderne det bl.a. i de beskrevne krav og indsatser for en smartere drift, herunder også en vedvarende digitalisering og automatisering af arbejdsgange og processer. Det stiller naturligvis krav til den enkelte medarbejder, men i mindst ligeså høj grad krav til lederne. De skal både hjælpe medarbejderne med at blive klædt fagligt på, så kompetencer matcher de nye krav. Men de skal i ligeså høj grad hjælpe på det personlige plan, så den enkelte medarbejder kommer naturligt videre i den rigtige retning og i det rette tempo så det fx ikke fører til stress eller en oplevelse af at blive tabt. Derfor sætter ledergruppen fokus på forandringsledelse i den kommende tid så også lederne er klædt på til at lede medarbejdere individuelt gennem forskellige udviklingsog forandringsfaser. Klicheen: Medarbejderne er vores vigtigste resurse gælder også i Boligkontoret Århus. Men vi er meget opmærksomme på, at det ikke er ubegrænsede og konstante resurser. Vi giver plads til det hele menneske med mange forskellige faser i livet. Vores medarbejdere er vores ansigt udadtil. Og vi har naturligvis ingen interesse i, at Boligkontoret Århus fremstår som trist, uopmærksom eller uoplagt. Vi har derimod en fælles interesse i, at medarbejderen oplever det som rart at gå på arbejde også selv om ydre omstændigheder kan påvirke det negativt. Derfor gør vi proaktivt meget for at sikre de rette og fleksible rammer, der giver plads til udsving i en medarbejders livssituation. Og hvis situationen bliver for alvorlig for den enkelte medarbejder, så handler vi omgående på det, når vi typisk nærmeste leder eller kollega registrer større udsving i en medarbejders trivsel. Derudover ønsker Boligkontoret Århus i videst muligt omfang at udvise fleksibilitet i forhold til omfang og tilrettelæggelse af arbejdstiden for medarbejdere, der selv ønsker en reduceret arbejdstid. Balance mellem arbejdsliv og privatliv Medarbejderne har flekstid og i vid udstrækning frihed til at tilrettelægge, hvornår man møder ind, og hvornår man går hjem. Dermed kan arbejdslivet tilpasses familiens rytme, evt. ægtefælles arbejdstider, aflevering og afhentning af børn i institutioner mv. Der forekommer meget sjældent uforudset overarbejde, og dermed udsættes privatlivet ikke for unødvendigt og uventet pres. Der kan dog være akut brug for en ejendomsfunktionær eller inspektør i en boligafdeling. I et mere holistisk perspektiv kigger chefgruppen på ugebasis på resursesituationen i administrationen: Hvordan matcher resurserne den aktuelle mængde opgaver i en given afdeling? Er der fravær i en afdeling pga. sygdom eller kursus og kan der i så fald være hjælp at hente i en anden afdeling? Det giver på en gang den før nævnte variation og medarbejderudvikling og sikrer samtidig, at resurserne flyder derhen, hvor der er størst brug for dem. I forhold til ejendomsfunktionærer så har to inspektører det overordnede og tværgående ansvar for fordeling af resurser samt planlægning af ferier og uddannelse, hvor medarbejdere er fraværende naturligvis i tæt samarbejde med den enkelte leder. Her trækker vi også på faste afløsere, der kan dække ind for en medarbejder, der fx er på kursus så der ikke hober sig en masse arbejde op, mens han er væk. Med den relativ nye organisering af lokale ER- FA-netværk er der lagt mere koordinering og ansvar over på ejendomsfunktionærer i forhold til at planlægge og håndtere varierende arbejdssituationer. Hver netværk har tilknyttet en afløser, som man selv står for at dele. Disse selvafløsende teams aflaster både inspektøren og gøre beslutningsveje kortere. Igen et element i KAT-modellen, hvor medarbejdere selvstændigt fordeler kompetencer Vi har desuden en seniorordning, som giver ældre medarbejdere en række muligheder for tilpasning af arbejdstid, ekstra fridage mm.. Støtte i svære tider Der er fra både leder og kolleger enorm stor forståelse, opbakning og støtte, hvis en medarbejder havner i en svær situation. Når den 22 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

57 nærmeste leder bliver opmærksom på en medarbejder, der udviser tegn på det, så tager han/ hun en personlig samtale med medarbejderen for at afdække, hvilke behov medarbejderen har i den konkrete situation. Der er er enorm fleksibilitet og frihed til at tilpasse arbejdet i forhold til en individuel situation det være sig stress, skilsmisse, sygdom i familien osv. Vi er meget lempelige med at give fri til forskellige ærinder, sætte medarbejdere ned i tid i kortere eller længere perioder, give orlov osv. Alle ledere har deltaget på et seminar med netop temaet: Hvordan spotter man en medarbejder, der ikke af sig selv udtrykker stress, mistrivsel eller andet. Og hvordan stiller man evt. en diagnose, hvis medarbejderen ikke selv erkender sin krise. Samtidig fik ledere værktøjer til at tackle situationer, som ofte kan være svære at håndtere. Mere formelt har vi en række politiker, der netop skal sikre, at vi griber ind på den rette måde og drager den fornødne omsorg for medarbejderne. Vi har bl.a. en trivsels- og mobbepolitik med helt klare anvisninger til medarbejder, kollega, leder og tillidsrepræsentant, hvis der eksempelvis opstår mobning. På samme måde er vores tryghedspolitik med til at sikre, dels at medarbejdere er i stand til at håndtere fx truende beboere, dels at vi straks iværksætter konsekvent handling i forlængelse af vores nultolerance. Truende eller voldelig adfærd over medarbejdere accepteres ikke og fører til, at boligorganisationen forsøger at opsige lejemålet.. Mangfoldighed og inklusion En medarbejder hos Boligkontoret Århus er: En medarbejder hos Boligkontoret Århus. Den er ikke længere! Også selv om man har en løsere tilknytning til arbejdspladsen som fx elev, deltidsansat, boligsocial medarbejder på satellitkontor eller måske også har en anden, mere formel arbejdsgiver. Man har naturligvis forskellige stillinger, løn, arbejdstider, måske overenskomst, måske etnicitet osv. Men det ændrer ikke på, at du på lige vilkår er medarbejder på en arbejdsplads, hvor målsætningen er, at alle har det godt og trives såvel socialt som fagligt. Alle behandles ens - lige fra en buket blomster ved velkomst over fejring af mærkedage til du en dag får tildelt ekstra fridage som senior. Boligkontoret Århus vil til enhver tid gøre alt for at fastholde en medarbejder, der måtte få nedsat arbejdsevne ligesom nogle af vores seniorer har ordninger med nedsat arbejdstid. Vi har ansatte af forskellig etnisk oprindelse, i alle aldre, af begge køn. Og seksuelt tilhørsforhold spiller ingen rolle. Vi forsøger desuden at rekruttere unge beboere til lærlinge- og elevpladser fra byens udsatte boligområder. Og i forbindelse renoveringer har vi tilbudt unge beboere lommepengejob som også kan give et ejerskab til projektet. Og udadtil forhandler vi med entreprenøren om praktikpladser. Vi tager også som nogle af de få virksomheder i landet - IGU-elever ind. Både for at tage et socialt ansvar og for at gøre vores arbejdsplads indadtil mangfoldigt. IGU er en Integrationsgrunduddannelse, som giver arbejde og opkvalificering til flygtninge og familiesammenførte til flygtninge. De bidrager med entusiasme og er helt praktisk en værdifuld resurse i det daglige, da de fungerer som oversættere og bedre forstår beboere med andre nationaliteter: En markant forbedring af vores beboerservice i de afdelinger, de arbejder ja, faktisk er vi begyndt at låne dem ud, når der er behov og sproglige udfordringer i nærliggende boligafdelinger. 9. FEJRING En boligorganisation Det lyder måske ikke som den mest spændende arbejdsplads. Men Boligkontoret Århus skiller sig ud. Vi har en uhøjtidelig og direkte omgangsform med plads til humor og fælleskab. Vi gør meget ud af, at medarbejderne har det godt med hinanden, og at medarbejderne også mødes i uformelle sammenhænge. Her har vi bl.a. torsdagscaféerne hver måneden, hvor alle ansatte er inviteret til kage, kaffe, øl og vand. Her er der hygge på tværs og direktøren er ikke bleg for at komme med et underholdende indslag. Vores medarbejderdag har også et vigtigt socialt element, da alle medarbejdere samles. Derfor lægger vi også rum ind til de tværfaglige møder fx en lang middag og en åbne afslutning over en fyraftensøl. Vores julefrokost er også for samtlige ansatte, der suppleres med en juleafslutning for alle med uddeling af gaver samt en julehygge for administrationen, hvor al kollegial venlighed ophører under den årlige pakkeleg. Vi fejrer også medarbejderes runde fødselsdage, jubilæer, endt uddannelse - ledsaget af individuelle personlige, håndskrevne fødselsdagskort. Og vi siger samlet pænt farvel med gaver mv. ved fratrædelse. Almindelige fødselsdage fejrer vi internt i afdelingerne typisk med flag, morgenbrød og kage. Ejendomsfunktionærerne har en klub, hvor der bl.a. er julebanko og et fælles hyggearrangement. Og på tilsvarende vis har medarbejdere i administrationen et arrangement, hvor vi tager ud og spiser sammen evt. suppleret med en aktivitet som fx bowling. Nå vi når eller overgår mål eller får en særlig ros, falder der nemt kage af fra direktøren. Selv vores beboere fejrer vi i ny og næ senest med omdeling af morgenbrød en søndag morgen med morgenbrød. 24 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

58 10. KOMPENSATION OG SOCIALT ANSVAR Det er som at gå til holdsport at arbejde i Boligkontoret Århus. Alle medarbejdere har en vigtig rolle og uundværlig værdi for helheden. Og derfor tilstræber vi størst mulig ligebehandling på tværs af organisationen. I Boligkontoret Århus skelner vi som nævnt - ikke mellem kvinder og mænd, unge og gamle, ufaglærte og akademikere, seksuel orientering eller etniske baggrunde. Alle skal have lige chance for at opnå ansættelse. Alle medarbejdere har lige stor værdi, og vi lægger stor vægt på, at alle kan komme til orde og bliver hørt. Vi gør også meget ud af ligebehandling i vores personalepolitik. Fx var der i HK-overenskomsten nogle mere vidtgående rettigheder til frihed ved familiemedlemmers hospitalsundersøgelser og behandlinger end for øvrige medarbejdere. Men vi besluttede i fællesskab at vælge højeste fællesnævner og lave ens vilkår for alle medarbejdere. Vi har også indført en frugtordning for ejendomsfunktionærer på linje med den, der gælder i administrationen. Godt nok ville det være helt skævt at køre frugt rundt til 40 adresser men vi fandt en ordning, så alle medarbejdere har mulighed for at få frisk frugt på jobbet betalt af arbejdspladsen. Når vi sammenligner vores arbejdsplads med at dyrke holdsport, så er det en ret præcis definition. Vores formelle rammer som almen boligorganisation gør fx, at vi ikke skal ud og sælge og skabe overskud. Vi er en non-profit organisation, der er sat i verden for at leje boliger ud og give en unik beboerservice. Så som før nævnt giver det ikke anledning til bonusser eller overskudsdeling, som man kender fra fx mere erhvervsorienterede organisationer. Til gengæld tilbyder vi en stabilitet og sikkerhed i arbejdet, da vi er minimalt følsomme i forhold til konjunkturer, kriser mv. Det kan man i princippet godt kalde en form for kompensation men det er en vi alle deler. Forfremmelser og omplaceringer Det er rigtig vigtigt, at der er gennemsigtighed og åbenhed omkring ansættelser og forfremmelser. Det er ikke det samme som, at alle medarbejdere har ens chancer for at få et givent job det skal gå til den bedst kvalificerede. Men når vi opslår en stilling internt, skal det være muligt for alle at søge, og det skal være åbent, hvad der bliver lagt vægt på. Ligeledes har medarbejdere, der ikke får en ønsket forfremmelse, omplacering, lønforhøjelse osv. krav på at få en saglig begrundelse som man måske ikke er enig i og bordet fanger for begrundelsen, når man evt. har tilegnet sig de manglende kompetencer og søger et lignende job. Socialt ansvar Det er en del af vores DNA, at vi tager socialt ansvar for både vores medarbejdere og vores omgivelser. Vi prioriterer boligsocialt arbejde i vores boligområder højt, og vi løser en stor og vigtig social opgave med at hjælpe og vejlede de mange af vores beboere, der har en psykisk sygdom, misbrugsproblemer, er flygtet til Danmark eller på andre måder er socialt udsatte. Vi har flere konkrete eksempler på, at ikke blindt og stringent følger stive regler, når vi fx møder beboere med problemer eller særlige behov. Vi er opmærksomme på ensomme eller personer der fx pga. en psykisk sygdom isolerer sig helt og måske har stærkt behov for hjælp. Det kan godt være, at vi i de situationer skal smide beboere ud fordi de ikke betaler husleje. Men vi sikrer, at de kommer godt videre fx via vores netværk til det kommunale eller andre organisationer, der kan hjælpe personen videre. På vores intranet ligger der eksempelvis en guide til, hvordan man håndtere psykisk syge beboere samt kontaktoplysninger til forskellige rådgiv ningsinstanser fx gældsrådgivning, hjælp til kvinder udsat for vold, skizofrene mv. Men det sociale ansvar gælder også vores egen organisation. Vi har et ansvar for at uddanne unge. Derfor har vi konstant 2-3 elever som ejendomsservicetekniker og 1 kontorelev. Vi forsøger så vidt muligt at rekruttere eleverne fra vores egne udsatte boligområder og har iværksat et særligt mentorprogram for at støtte eleverne bedst muligt. Og som nævnt hjælper vi flygtninge ved at tilbyde elevansættelser i IGU-forløb med muligheder for forlængelse i fast arbejde. Hvis en medarbejders nærmeste familiemedlemmer bliver ramt af sygdom, udviser vi stor fleksibilitet ift. at kunne holde fri for at bistå dem og i mange tilfælde er det endda muligt at tage fri med løn til hospitalsbesøg osv. Vi udviser engagement og rummelighed over for medarbejdere, der selv rammes af sygdom. Den enkelte leder følger systematisk op på sygefravær med fokus på medarbejderens trivsel, og har mange tilbud som en del af vores sundhedsordning, som vi opfordrer og hjælper medarbejderne til at bruge aktivt. Vi er tålmodige ved lange og alvorlige sygdomsforløb, og selv om det i sidste ende kan føre til, at medarbejderen opsiges, lykkes det i langt de fleste tilfælde at få hjulpet medarbejderen tilbage på jobbet og tilpasser gerne den pågældendes job, så det passer til hans eller hendes situation. 26 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

59 Udadtil sørger vi for at indgå sociale partnerskabsaftaler og klausuler i forbindelse med store renoveringer og nybyggeri. Her stiller vi krav til vores entreprenører, om at de skal medvirke til at indgå partnerskabsaftaler som fx oprettelse af lærerpladser, ligesom beboere i den berørt afdeling kan få gå til hånde jobs som fx rengøring, tilsyn mv. Et sundt arbejdsmiljø En vigtig del af det sociale ansvar for vores arbejdsplads er et godt og sikkert fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Vi har en stærk arbejdsmiljøorganisation og en målsætning om et sundt og godt arbejdsmiljø. Og arbejdsmiljøorganisationen trækker rigtig meget på samme hammel får runderet i alle afkroge af organisationen, sikrer datablade og brugsanvisninger, følger op på arbejdsulykker og de gange, det næsten går galt. Vi er dog ikke for gode til at få fortalt om nær-ved-ulykkerne. Der står rødvin på højkant, for dem, der fortæller om det, men der er indtil videre kun uddelt få flasker! Indsatsen for et sikkert arbejdsmiljø er intensiveret på det seneste, og det kommer bl.a. til udtryk i at flere medarbejdere frivilligt har involveret sig i den mere formelle arbejdsmiljøorganisation. i administrationen. Vi har købt ribber og forskellige træningsredskaber med instruktioner for medarbejderne i de forskellige øvelser og vi opfordrer gerne til at bruge dem så tit som muligt. Har man brug for at ligge ned af hensyn til ryggener mv., har vi en briks til mødelokalet for også at give den mulighed. Vi tager også fat om det psykiske arbejdsmiljø og følger op på APV og medarbejdertilfredshedsmålinger og stiller krav til, at alle bidrager til, at vi har en arbejdsplads, hvor det er rart at være. Energi og miljø Overordnet ønsker boligorganisationen at nedbringe energiforbruget i sin drift af boligerne, men også i det daglige på administrationen bidrager medarbejderne med ideer til at spare på energien. Det har fx ført til indførelsen af personlige drikkeflasker til postevand for at spare på kildevandet, skift til LED-belysning, cykler og el-bil til brug i arbejdstiden og brug af energispareskinner. Udadtil har vi også kæmpe fokus på bæredygtighed, når vi renoverer vores bygninger og bygger nyt. De fysiske bygninger og rammer skal belaste miljøet mindst muligt, og samtidig skal de danne rum for levende og mangfoldige fællesskaber mellem beboerne. varme, solvarme/solceller og/eller varmevekslere til spildevand samt genanvendelse af regnvand til de grønne arealer. Desuden etablerer vi el-delebilsordning fra byggeriets start. På den frivillige og ikke-lovbestemte scene udviser vi på den måde omtanke for vores fodaftryk på kloden på vores klima og miljø. Og derfor er vi også klimapartner med Aarhus Kommune. Ledelsesgrundlag Boligkontoret Århus har et højt ambitionsniveau for ledelse og har gennem de senere år fast haft fokus på ledelsesudvikling af ledere bl.a. gennem lederevaluering, årlige lederseminarer og erfaringsudveksling mellem organisationens ledere på tværs af ledelsesniveauer. Det er ikke mindst vigtigt i en organisation præget af megen distanceledelse, hvor ledelsesrollen gennem mange år har været uklar og hvor der har været og skal være kort organisatorisk afstand, høj gensidig tillid og lav autoritetstro. Vi har udviklet et ledelsesgrundlag, som alle ledere i organisationen forholder sig til, og som har været målestokken for medarbejdernes årlige lederevalueringer. Ledelsesgrundlaget beskriver ledernes væsentligste opgaver og vores gensidige forventninger til hinanden. Bag ledelsesgrundlaget ligger en opfattelse af, at god ledelse er afgørende for en god arbejdsplads både for trivsel og performance, og at proaktiv handling er alfa og omega. Forventninger skal være klare og feedback og ros skal være hyppig og tydelig. Og der skal følges op på tegn på mistrivsel. Klar ledelse betyder også, at vi skal være parate til at handle på medarbejdere, der ikke lever op til arbejdspladsens forventninger. Vi er tydelige i forventningerne og giver en medarbejder mange chancer for at leve op til dem. Men i sidste ende ved vi også, at vi af hensyn til både arbejdspladsen og kollegerne kan bliver nødt til at opsige en medarbejder, hvis ikke man kan blive i stand til at løfte opgaven eller udviser ukollegial adfærd. Derudover er arbejdsmiljø et tema på MUS og møderne i de 5 ERFA-grupper. Konkret er der nu kommet krav til ejendomsfunktionærer om at lave eftersyn af stiger, el-værktøjer mv. og føre dokumentation med det. Arbejdsmiljøgruppen tager rundt og følger op på dokumentation og brugen af opdaterede arbejdspladsbrugsanvisninger. På baggrund af erfaringerne kobles der en ergoterapeut på, der kan vejlede medarbejdere. Vi har fokus på, at vi skal undgå skader ved for meget kontorarbejde og har hæve-sænkeborde Ved nybyggeri arbejder vi med DGNB-certificeringer samt laver totaløkonomiske og energimæssige driftsberegninger med udgangspunkt i byggeriets første 20 år. Herunder laver vi en grundig analyse af den indlejrede energi i de valgte byggematerialer og -metoder for at opnå den bedste samlede energiøkonomi i byggeriet. Vi anvender miljøvenlige og bæredygtige materialer med fokus på genanvendelse og genanvendelighed af byggematerialerne. Og vi sikrer en innovativ tilgang til energiproduktion, fx jord- 28 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil

60 11. ARBEJDSPLADSKULTUR OG ORGANISATORISK SUCCES Som man kan læse flere steder gennem denne profil, så gør Boligkontoret Århus sit til at leve op til den aftale, hvor den almene sektor samlet set skal effektivisere driften med 1,5 mia. kr. frem til Heldigvis har vi som boligorganisation stor frihed til selv at vælge, hvordan vi griber det an: Vi gør vores organisation mere effektiv med vedvarende omtanke for beboernes fortsatte tilfredshed med vores serviceniveau, boligstandarder, tilbud mv. Vi gør tingene smartere. Noget af det, der skiller vores organisation ud fra langt hovedparten af andre boligorganisationer er, at vi strategisk og bevidst bevarer ejendomsfunktionæren lokalt i afdelingen/afdelingerne mens stort set alle andre boligorganisationer trækker dem på afstand i store servicecentre ofte med en upersonlig omstillingscentral som kontaktled. Når vi ikke ukritisk følger med den massive strøm, så er det netop fordi vi prioriterer beboerservicen ligeså højt som besparelsen. For det er vores klare overbevisning, at den genkendelige ejendomsfunktionær med sin store viden om og ejerskabsfølelse til både afdeling og beboere giver en langt bedre service end en fremmed håndværker på akkord. Samtidig er vi også sikre på, at en medarbejder med engagement i og viden om afdelingen oftest er det bedste svar på at drive den effektivt! Vores undersøgelse af beboertilfredsheden dokumenterer det, og en enkelt beboer udtrykker sig sådan om de lokale ejendomsfunktionærer: I stedet opfordrer vi vores servicefokuserede medarbejdere til selv at tænke og handle smartere og med omtanke for både beboere og effektivitet. Herudover er ejendomsfunktionærer organiseret i fem lokale netværk, som optimerer driften i form af bedre udnyttelse af maskiner, bedre muligheder for indkøb af nyt, deling af kompetencer og resurser på tværs, bedre afløsning og kendskab til afdelingerne mv. Vi opnår helt konkret besparelser på afløserkontoen, da disse netværkene i stor grad afløser og hjælper hinanden ved sygdom og ferier. Vi har selv fuld tillid til, at vores model virker. Og vi kan helt faktuelt konstatere, at det giver gode resultater. Vi ligger på top 10 over de mest effektive store boligorganisationer i landet, jf. Effektiviseringsenheden i Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen. Og vi har som man kan læse her og baseret på tidligere deltagelse i Great Place to Work - en meget høj medarbejdertilfredshed og et stort medarbejderejerskab. De er supernemme at komme i kontakt med. Fra man står med et problem, går der ingen tid før det er løst. De har altid et smil på læben, når man møder dem :) 30 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2019 Boligkontoret Århus Kulturprofil