Cerius A/S Årsberetning Intern overvågning

Transkript

1 Cerius A/S Årsberetning 2018 Intern overvågning

2 Indhold 1. INDLEDNING 4 2. GENNEMFØRELSE OG KONTROL AF OVERVÅGNINGSPROGRAMMET Generel information og ændringer Dokumentation af programmets gennemførelse og dokumentation 6 3. ADGANGEN TIL VIRKSOMHEDENS NET Generel information og ændringer Instrukser 8 4. KUNDEKONTAKT Generel information og ændringer Instrukser 9 5. HABILITET Generel information og ændringer Dokumentation vedrørende habilitetskrav INDGÅELSE AF AFTALER Generel information og ændringer Markedsmæssige vilkår Skriftlige aftaler på aftaletidspunktet Instrukser REGNSKABSMÆSSIG ADSKILLELSE Generel information og ændringer Instrukser SELSKABSMÆSSIG UDSKILLELSE Generel information og ændringer Vedrørende omsætning fra sideordnede aktiviteter KOMMUNIKATION MELLEM NETVIRKSOMHEDEN OG ELHANDELSVIRKSOMHEDEN Generel information og ændringer Instrukser 12 Årsberetning 2018

3 10. FORRETNINGSMÆSSIGT FØLSOMME OPLYSNINGER Generel information og ændringer Instrukser FORRETNINGSMÆSSIGT FORDELAGTIGE OPLYSNINGER Generel information og ændringer Instruks CERIUS SÆRSKILTE IDENTITET Generel information og ændringer Instruks IDENTITETSMÆSSIG ADSKILLELSE AF ANDRE, DER UDFØRER OPGAVER FOR CERIUS Generel information og ændringer 16 Årsberetning 2018

4 1. Indledning Elforsyningslovens 20 a foreskriver, at netselskaber skal opstille et program for intern overvågning, der beskriver selskabets tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd. Bestemmelsen skal medvirke til at sikre en reel adskillelse mellem monopolaktiviteter og kommercielle aktiviteter. Bekendtgørelse nr. 933 af 27. juni 2018 om program for intern overvågning for net- og transmissionsvirksomheder og Energinet (Bekendtgørelsen) fastsætter de nærmere retningslinjer for, hvad programmet skal indeholde, og at netselskaber hvert år senest den 1. juni skal rapportere til Forsyningstilsynet i form af en årsberetning for det foregående år. Dette er Cerius årsberetning om intern overvågning for kalenderåret Den er udarbejdet i henhold til Bekendtgørelsen og Cerius "Program for intern overvågning". 2. Gennemførelse og kontrol af overvågningsprogrammet 2.1 Generel information og ændringer Cerius overvågningsprogram tager udgangspunkt i de typer af diskrimination, der er beskrevet i Bekendtgørelsen. Det beskriver Cerius tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd, herunder de specifikke instrukser, der skal følges af ansatte, rådgivere og andre, der udfører opgaver for Cerius. Programmet skal således sikre at: 1. Adgangen til Cerius net sker på ikkediskriminerende vilkår 2. Cerius ikke favoriserer bestemte selskaber i sin kundekontakt 3. Habilitetskravene i lov om elforsyning overholdes 4. Aftaler med andre selskaber indgås på markedsvilkår og foreligger skriftligt på aftaletidspunktet 5. Kravet om regnskabsmæssig adskillelse i lov om elforsyning overholdes 6. Kravet om selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter i lov om elforsyning overholdes 7. Kommunikation mellem Cerius og elhandelsvirksomheden sker via DataHub og i henhold til gældende forskrifter 8. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger behandles fortroligt og at eventuel videregivelse sker på ikkediskriminerende vilkår 9. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger om egne aktiviteter ikke videregives eller udnyttes på en diskriminerende måde 10. Cerius er identitetsmæssigt adskilt fra virksomheder, som er vertikalt integreret med netvirksomheden, og at der i Cerius kommunikationsarbejde og identitetsstrategier ikke skabes uklarheder om Cerius særskilte identitet. 11. Andre, der udfører opgaver for Cerius, ved opgavens udførelse anvender en identitet, som adskiller sig fra de identiteter, som i øvrigt anvendes af virksomheder, som er vertikalt integreret med netvirksomheden. Lovkrav om netvirksomhedernes identitetsmæssige adskillelse Reglerne om netvirksomhedernes særskilte identitet blev skærpet og ændret ved lov nr. 662, der trådte i kraft den 1. juli 2017, og den identitetsmæssige adskillelse efter elforsyningslovens 20 b, stk. 1 og 2 skulle være implementeret senest den 1. juli Årsberetning 2018

5 Lovkravet er fulgt op i Forsyningstilsynets vejledninger om Netvirksomhedernes særskilte identitet af februar 2018 og Vejledning til program for intern overvågning for at forhindre diskriminerende adfærd elnetvirksomheder, der udkom sammen med den nye overvågningsbekendtgørelse, Bekendtgørelse nr. 933 af 27. juni Organisationsændring Som led i tilpasningen til lovkravet gennemførte Cerius en organisationsændring per 1. juli 2018, hvorved Cerius blev bemandet med direktør, chefer og administration. Cerius interne overvågningsprogram og samtlige tilhørende instrukser er løbende blevet gennemgået og opdateret på baggrund af lovkrav og organisatoriske tilpasninger i Styrket indsats for information og uddannelse af medarbejdere Alle medarbejdere har adgang til at læse program, instrukser og øvrig info om intern overvågning på koncernintranettet, Kilden. Ultimo 2017 købte Cerius Dansk Energi s E-kursus i ikke-diskriminerende adfærd og intern overvågning, der giver deltagerne en basal viden og forståelse for, hvad der er diskriminerende adfærd, og dermed skal medvirke til at undgå uønskede situationer og hændelser i det daglige arbejde. I 2018 gennemførte over 600 medarbejdere i koncernen kurset og den tilhørende test, der fremadrettet er obligatorisk at gennemføre for alle medarbejdere med ansættelseskontrakt i Cerius og SEAS-NVE. To instrukser beskriver retningslinjerne for HR-afdelingen, Kultur & Arbejdsglæde, i relation til orientering og uddannelse af medarbejdere: Instruks 0.1 Orientering af medarbejdere om intern overvågning, herunder hvor medarbejdere generelt kan finde information, hvordan nye medarbejdere orienteres, og om det obligatoriske E-kursus. Instruks 0.2 Udformning af ansættelseskontrakter, herunder kontrakttyper og indhold, samt krav til eksterne vikarer. Lederinformationspakke I marts 2018 introducerede Cerius en lederinformationspakke for at understøtte chefer og ledere i Cerius og SEAS- NVE i det daglige arbejde med intern overvågning. Heri beskrives lovgrundlag, branchetiltag, overvågningsprogram, tilgængelig information, Dansk Energi s E-kursus og lederansvar. Samtlige chefer og ledere blev desuden inviteret til kickoff møder forud for gennemførsel af E-kurset, hvor den overvågningsansvarlige sammen med en administrativ leder gennemgik lovkrav og regler, organisering af overvågningsarbejdet, det interne overvågningsprogram, E-kurset og lederansvar. Overvågningsprogrammet er herudover blevet opdateret som følge af interne opfølgningsmøder og audits. Tiltag som følge af sidstnævnte omtales under de respektive punkter i årsberetningen. Cerius senest opdaterede program for intern overvågning er vedlagt som BILAG 1. Den tilhørende senest opdaterede instrukssamling er vedlagt som BILAG 2. Den overvågningsansvarliges uafhængighed For at imødekomme kravet i elforsyningslovens 20 a, stk. 2, om udpegelse af en uafhængig overvågningsansvarlig har Cerius ansat en koordinator som intern overvågningsansvarlig. 5 Årsberetning 2018

6 Den overvågningsansvarlige refererer til direktøren i Cerius og har ingen stilling, ansvar, interesser eller noget forretningsforhold i eller med tilknyttede og associerede virksomheder, eller virksomheder der kontrolleres af samme virksomhedsdeltagere. I 2018 har den overvågningsansvarlige haft til opgave at sikre opdatering og vedligeholdelse af overvågningsprogram og instrukser samt at føre kontrol med gennemførelsen på vegne af og i tæt samspil med ledelsen i Cerius og med ledelse og medarbejdere i de områder og funktioner i koncernen, der på kontrakt eller aftalevilkår løser opgaver for Cerius. Desuden har den overvågningsansvarlige i 2018 specifikt haft til opgave at implementere Dansk Energi s E-kursus i ikke-diskriminerende adfærd og intern overvågning. 2.2 Dokumentation af programmets gennemførelse Den interne overvågningsgruppe For løbende opfølgning og kontrol af programmets gennemførelse er der nedsat en intern overvågningsgruppe med repræsentanter fra områder og funktioner i koncernen, der løser opgaver for Cerius. Gruppens medlemmer er ambassadører for programmet i deres områder og funktioner. Den overvågningsansvarlige er formand for gruppen og varetager forberedelse af møder og initierer opfølgning på beslutninger, der træffes i gruppen. Der er afholdt et skriftligt årsmøde i 2018 med følgende emner: Status for foregående kalenderår, herunder gennemførte interne audits og opfølgningsbesøg samt hændelser og sager Aktuelle fokusområder, herunder E-kurset Aktiviteter i kommende kalenderår Læring, erfaringer og input Formanden har herudover løbende holdt bilaterale møder med medlemmer af gruppen. Gruppens medlemmer har løbende været involveret i opdatering af program og instrukser og den praktiske efterlevelse af reglerne om ikkediskriminerende adfærd. Orientering og dialog på interne møder Den overvågningsansvarlige har i 2018 præsenteret og været i dialog om intern overvågning på møder i afdeling Anlæg & Planlægning og i team Målerdata. Desuden har den overvågningsansvarlige i 2018 holdt intromøder om intern overvågning med en ny teamleder, en ny presseansvarlig og med den nye særligt udpegede medarbejder i kommunikationsafdelingen. Den overvågningsansvarliges deltagelse i eksterne seminarer Den overvågningsansvarlige har i 2018 deltaget i Dansk Energi s Energiretsseminar. 2.3 og dokumentation Interne audits For at sikre og kontrollere overholdelse af overvågningsprogrammet og for at fastholde fokus har den overvågningsansvarlige sammen med en administrativ teamleder gennemført en opfølgende intern audit i 2018: 6 Årsberetning 2018

7 Intern audit del 2 i Teknisk Kundesupport Teamet varetager håndtering af tilslutninger og henvendelser til Cerius, og er omfattet af instrukserne 1.1 Tilslutninger, 2.1 Håndtering af henvendelser til Cerius i Teknisk Kundesupport, og 8.1 Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i Teknisk Kundesupport. Del 1 blev gennemført i 2017 og er omtalt i årsberetning herom. Det blev på del 1 aftalt at gennemføre en opfølgende intern audit del 2 i andet halvår 2018, når netselskabets nye navn var vel implementeret, og team Teknisk Kundesupport havde haft mere tid til at virke. Se vedlagte BILAG 3 Intern audit, Teknisk Kundesupport Interne opfølgningsbesøg For at følge op på overholdelsen og for at fastholde fokus har den overvågningsansvarlige sammen med en administrativ teamleder i 2018 gennemført to interne opfølgningsbesøg: Internt opfølgningsbesøg i Finansiel Planlægning & Analyse Efter intern audit i IT i 2017, der er omtalt i årsberetningen herom, holdt den overvågningsansvarlige og en administrativ teamleder et opfølgende møde med chef og systemspecialist fra afdeling Finansiel Planlægning & Analyse. På mødet blev indhold, opfølgning og tilgængelighed for proceduren for håndtering af SAP brugeradgange samt forbedringsmuligheder drøftet. Internt opfølgningsbesøg i Engrosafregning Teamet varetager på vegne af Cerius afregning af de elleverandører, der agerer i Cerius forsyningsområde, og er omfattet af instruks 8.2 Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i Engrosafregning. Opdatering af instruksen blev iværksat i forbindelse med opfølgningsbesøget. Se vedlagte BILAG 4 Internt opfølgningsbesøg, Engrosafregning. Ved udarbejdelse af årsberetningen, på møder, og i dialog med overvågningsgruppens medlemmer og berørte medarbejdere har den overvågningsansvarlige løbende fulgt op på om: Der internt er registreret hændelser, der har været i strid med reglerne om ikkediskriminerende adfærd Der har været klager fra kunder, elleverandører eller myndigheder Instrukserne forefindes og er opdaterede Der fortsat er opmærksomhed på programmet og instrukserne Interne observationer og forbedringsforslag Alle medarbejdere kan rapportere observationer af diskriminerende adfærd eller andre situationer, hvor gældende instrukser ikke overholdes. Ligesom alle er velkomne til at sende spørgsmål og forslag til forbedringer. Henvendelse kan ske direkte til den overvågningsansvarlige eller til internovervaagning@cerius.dk. Interne forespørgsler Den overvågningsansvarlige har løbende modtaget interne forespørgsler om, hvorvidt en påtænkt aktivitet er i overensstemmelse med reglerne. Bevidstheden om intern overvågning er således godt indarbejdet og i fællesskab er der forebygget aktiviteter og forhold, der kunne være diskriminerende. Se omtale under de respektive punkter i årsberetningen. 7 Årsberetning 2018

8 3. Adgangen til virksomhedens net 3.1 Generel information og ændringer De i 2018 anvendte vilkår og betingelser for adgang til distributionsnettet, driftsinformation, og nettariffer og gebyrer har hele året været offentliggjort på netselskabets hjemmeside, cerius.dk. 3.2 Instrukser For at understøtte gennemførelsen i praksis og for at sikre en ikkediskriminerende adfærd ved adgangen til nettet er der udarbejdet følgende instrukser: Instruks 1.1 Tilslutninger til medarbejderne i Teknisk Kundesupport om håndtering af tilslutninger, herunder at behandlingen skal følge foreskrevne retningslinjer og standarder, og at alle anmodninger skal behandles lige. Instruks 1.2 Netafbrydelser, driftsforstyrrelser og leveringssikkerhed til medarbejderne i Netcenteret om håndtering af driftsforstyrrelser og netafbrydelser, herunder håndtering af henvendelser, kriterier for prioritering af indsatsen, og at genetablering skal ske efter objektive, samfundsmæssige og ikkediskriminerende vurderinger. Instruks 1.3 Spændingskvalitet til medarbejderne i team Drift & Vedligehold om normer for spændingskvalitet, forretningsgang for håndtering af spændingsrelaterede klager, og at håndtering skal ske på ikkediskriminerende måde. Instruks 1.4 Afbrydelse og genåbning af målere til medarbejderne i team Målerdata om håndtering, herunder at håndtering skal ske i henhold til gældende forskrifter og at alle anmodninger skal behandles på ikkediskriminerende måde. Der er ikke registreret klager fra kunder, elleverandører eller myndigheder eller internt observeret diskriminerende adfærd på området i Den gennemførte kontrol viser, at instrukserne forefindes og er tilgængelige og kendte af berørte medarbejdere, og at oplysninger om elleverandørforhold ikke er tilgængelige i de IT-systemer, som anvendes til drift og vedligeholdelse af nettet. 4. Kundekontakt 4.1 Generel information og ændringer Ved kundekontakt forstås såvel Cerius mundtlige og skriftlige kontakt med kunder og andre interessenter som den information, Cerius oplyser via forskellige kommunikationskanaler, hvoraf de primære er Teknisk Kundesupport og hjemmesiden cerius.dk. Teknisk Kundesupport Teknisk Kundesupport er dedikeret til at varetage henvendelser til Cerius og er såvel organisatorisk som fysisk adskilt fra den koncernforbundne elleverandør. Teamet blev etableret i september 2017, og den overvågningsansvarlige har i 2018 i løbende dialog med leder og medarbejdere samt i intern audit fulgt op på den daglige håndtering i teamet og overholdelsen af reglerne om ikkediskriminerende adfærd i kundekontakten. 8 Årsberetning 2018

9 Cerius hjemmeside I februar 2018 offentliggjorde Forsyningstilsynet vejledningen Netvirksomhedernes særskilte identitet, og heri vejledning til særskilt hjemmeside. I relation hertil er overvågningsprogram og instruks blevet genbesøgt i 2018 for at sikre, at Cerius hjemmeside lever op til de krav, der fremgår af vejledningen. Der er afholdt tre web-redaktionsmøder vedrørende cerius.dk i 2018, hvor den overvågningsansvarlige har deltaget for at sikre en ikkediskriminerende adfærd på hjemmesiden såvel layout- som indholdsmæssigt. Siden sidste årsberetning Henvendelse fra Sekretariatet for Energitilsynet (SET) af 11. april 2018 SET kontaktede Cerius, fordi Cerius årsberetning om intern overvågning for 2016 ikke var at finde sammen med de øvrige årsberetninger på hjemmesiden, cerius.dk. Det var en fejl, der formodentlig var sket i forbindelse med etableringen af Cerius nye hjemmeside. Fejlen blev straks rettet, så årsberetningen om intern overvågning for 2016 nu ligger på hjemmesiden sammen med de øvrige årsberetninger. 4.2 Instrukser For at understøtte gennemførelsen i praksis og for at sikre en ikkediskriminerende adfærd i kundekontakten er der udarbejdet følgende instrukser: Instruks 2.1 Håndtering af henvendelser til Cerius i Teknisk Kundesupport til medarbejderne i Teknisk Kundesupport om ikke at favorisere bestemte elleverandører eller deres kunder i den mundtlige og skriftlige kundekontakt, og om vigtigheden af at Cerius altid fremgår entydigt som modtager og afsender i den mundtlige og skriftlige kundekontakt. Instruks 2.2 Information på Cerius hjemmeside til medarbejderne i Kommunikation & Relationer om håndteringen af Cerius hjemmeside, herunder at sikre nem og logisk adgang, at Cerius særskilte identitet tydeligt skal fremgå, og at indholdet skal være neutralt og overholde gældende regler og vejledninger. Udover ovenstående er der ikke registreret klager fra kunder, elleverandører eller myndigheder, og der er ikke internt observeret diskriminerende adfærd på området i Den gennemførte kontrol viser, at de påkrævede informationer i henhold til Forsyningstilsynets vejledning er tilgængelige på Cerius hjemmeside, og at instrukserne forefindes og er tilgængelige og kendte af de berørte medarbejdere. 5. Habilitet 5.1 Generel information og ændringer Elforsyningslovens 45 om habilitetskrav til netselskabets ledelse og bestyrelse er iagttaget i Personer i bestyrelsen, direktionen eller ledende medarbejdere deltager således ikke i driften eller ledelsen af koncernforbundne selskaber, der sælger eller producerer el. Der er udarbejdet en erklæring om, at: Medlemmer af bestyrelse, direktion eller ledende medarbejdere i Cerius ikke må deltage i driften eller ledelsen af et koncernforbundet selskab, der producerer eller sælger el. Bestyrelsesmedlemmer og ledelse i Cerius underskriver habilitetserklæringen individuelt. 9 Årsberetning 2018

10 Af den årlige kontrol af habilitetserklæringerne fremgik, at de tre bestyrelsesmedlemmer og den administrerende direktør i Cerius opfyldte kravet om habilitet i forhold til ikke at deltage i driften eller ledelsen af koncernforbundne selskaber, der sælger eller producerer el. 5.2 Dokumentation vedrørende habilitetskrav Selskabsstrukturen for SEAS-NVE koncern med bestyrelsesmedlemmer og direktion fremgår af følgende diagram: SEAS-NVE organisationsplan er vedlagt som BILAG 5 Cerius organisationsplan er vedlagt som BILAG 6 6. Indgåelse af aftaler 6.1 Generel information og ændringer I henhold til elforsyningsloven 46 skal aftaler, som Cerius indgår med andre virksomheder, herunder koncernforbundne selskaber, indgås på markedsmæssige vilkår og foreligge skriftligt på aftaletidspunktet. I henhold til Dansk Energi s brancheinstruks af 17. august 2017 om behandling af koncerninterne transaktioner i elnetkoncerner udarbejdede Cerius ved reguleringsregnskabsaflæggelsen i 2018 en supplerende beretning om Cerius prisfastsættelse i koncerninterne transaktioner, der blev indsendt til Forsyningstilsynet sammen med reguleringsregnskabet. Siden sidste årsberetning Sagsnr. 18/02305 hos Forsyningstilsynet om Cerius og koncernens aftaler vedrørende energibesparende aktiviteter for kalenderåret 2016 I februar 2018 blev Cerius udtrukket ved en stikprøve til Forsyningstilsynets undersøgelse af markedsmæssigheden af forsyningsvirksomhedernes aftaler vedrørende realiserede energibesparelser for perioden Årsberetning 2018

11 Cerius og Forsyningstilsynet har løbende været i dialog om undersøgelsen i 2018, hvor Cerius har fremsendt dokumentation og supplerende materiale til Tilsynet. Forsyningstilsynets afgørelse i sagen afventes. Sagsnr. 18/14178 hos Forsyningstilsynet om dokumentation for markedsmæssighed af Cerius aftaler vedrørende køb af elektricitet til dækning af nettab for kalenderårene 2016 og 2017 I juli 2018 blev Cerius udtrukket som ét af de elnetselskaber, der indgår i Forsyningstilsynets undersøgelse af elnetselskabernes dokumentation for markedsmæssighed af aftaler vedrørende køb af elektricitet til dækning af nettab og eventuelt andet elforbrug for kalenderåret 2016 og Cerius og Forsyningstilsynet har løbende været i dialog om undersøgelsen, hvor Cerius har fremsendt oplysninger og materiale til Tilsynet. Forsyningstilsynets afgørelse i sagen afventes. 6.2 Markedsmæssige vilkår Cerius A/S følger SEAS-NVE koncernens Aftalepolitik af 20. marts 2018 for indgåelse af aftaler, der er økonomisk og juridisk forpligtende for selskabet. I henhold til denne skal alle koncerninterne aftaler indgås i henhold til armslængdeprincippet det vil sige til markedspris og på markedsvilkår. Cerius A/S har indgået rammeaftale for intern samhandel med SEAS-NVE Holding A/S per 31. maj Til aftalen er knyttet prisbilag, og til fastlæggelse af markedsmæssigheden af de aftalte interne samhandelspriser er der også i 2018 anvendt de af OECD og SKAT anerkendte principper for fastsættelse af priser i henhold til armslængdeprincippet. 6.3 Skriftlige aftaler på aftaletidspunktet Cerius A/S følger SEAS-NVE koncernens Aftalepolitik af 20. marts 2018 for indgåelse af aftaler, der er økonomisk og juridisk forpligtende for selskabet. Heri beskrives forhold vedrørende indgåelse og underskrift af aftaler. 6.4 Instrukser For at understøtte gennemførelsen i praksis og for at sikre en ikkediskriminerende adfærd ved indgåelse af aftaler er der udarbejdet følgende instruks: Instruks 4.1 Indgåelse af aftaler til medarbejderne i Finansiel Planlægning & Analyse og Finans om indgåelse af aftaler, herunder det retslige grundlag, politikker og gældende regler, krav om dokumentation, metode til fastlæggelse af markedsmæssighed af interne samhandelspriser, og at det skal sikres at indgåelse af koncerninterne aftaler sker i henhold til armslængdeprincippet på markedsmæssige vilkår. Udover ovenstående er der ikke registreret klager fra kunder, elleverandører eller myndigheder på området i Den gennemførte kontrol viser, at instruksen forefindes og er tilgængelig og kendt af berørte medarbejdere. 7. Regnskabsmæssig adskillelse 7.1 Generel information og ændringer Cerius A/S udfører alene aktiviteter, der er fastsat i selskabets bevilling meddelt fra Energistyrelsen. Cerius A/S udfører ikke sideordnede aktiviteter og har således ikke haft omsætning fra sideordnede aktiviteter i Cerius A/S har også i 2018 aflagt selvstændigt regnskab, som er adskilt fra de øvrige selskaber i koncernen. En kopi af regnskabet er registreret hos Erhvervsstyrelsen. 11 Årsberetning 2018

12 7.2 Instrukser For at sikre og understøtte regnskabsmæssig adskillelse i praksis er der udarbejdet følgende instrukser: Instruks 5.1 Regnskabsmæssig adskillelse af aktiviteter inden for SEAS-NVE koncern til medarbejderne i Finansiel Planlægning & Analyse og Finans om håndtering, herunder at koncernforbundne virksomheder ikke må kunne opnå diskriminerende forretningsmæssige fordele ved den måde omkostninger fordeles på, forhold omkring transaktionstyper og værdiansættelse af disse mellem koncernselskaberne, samt kontrol og opfølgning. Instruks 5.2 Graveomkostninger til medarbejderne i team Ledningsprojekter om en ikkediskriminerende fordeling af graveomkostninger ved samgravning i forbindelse med Cerius A/S anlægsprojekter. Den gennemførte kontrol i 2018 viser, at Cerius A/S fortsat har netbevilling og alene udfører aktiviteter i henhold til bevillingen, samt at instrukserne forefindes og er tilgængelige og kendte af berørte medarbejdere. 8. Selskabsmæssig udskillelse 8.1 Generel information og ændringer Forholdene om selskabsmæssig udskillelse har været uændrede i 2018 for Cerius A/S vedkommende. Cerius A/S udfører alene aktiviteter, der er fastsat i selskabets bevilling, og der er ingen sideordnede aktiviteter i selskabet. 8.2 Vedrørende omsætning fra sideordnede aktiviteter Cerius A/S udfører ikke sideordnede aktiviteter og har således ikke haft omsætning fra sideordnede aktiviteter i Den gennemførte kontrol i 2018 viser, at Cerius A/S aktiviteter er i overensstemmelse med bevillingen. 9. Kommunikation mellem netvirksomheden og elhandelsvirksomheden 9.1 Generel information og ændringer Kommunikation mellem netvirksomheden og elhandelsvirksomheden via DataHub er godt indarbejdet i de berørte funktioner i Cerius og hos såvel den koncernforbundne som ikkekoncernforbundne elhandelsvirksomheder. Kommunikationen om konkrete aftagenumre sker således via DataHub i henhold til Energinet s forskrifter. 9.2 Instrukser Forhold vedrørende kommunikation mellem netvirksomhed og elhandelsvirksomhed er beskrevet i de instrukser, hvor det er relevant. Se derfor følgende: Instruks 1.4 Afbrydelse og genåbning af målere Instruks 2.1 Håndtering af henvendelser til Cerius i Teknisk Kundesupport Instruks 8.2 Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i Engrosafregning Instruks 8.4 Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i team Målerdata 12 Årsberetning 2018

13 10. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger 10.1 Generel information og ændringer Som netvirksomhed driver Cerius distributionsnettet og foretager alle målinger. På baggrund heraf er Cerius i besiddelse af flere forskellige oplysninger af følsom karakter. Cerius registrerer og vedligeholder således følgende typer af data: Registreringer af stamdata Registreringer i form af aftageprofiler og forbrugstal på den enkelte kunde Oplysninger på aggregeret niveau om elforbruget inden for Cerius bevillingsområde Registreringer af elleverandører i Cerius bevillingsområde Siden sidste årsberetning Intern hændelse: Fejl ved migrering af gaskunder fra SAP til CRM database I april 2018 blev et antal netkunder uden forsyningsaftaler ved en fejl loadet med over i den koncernforbundne elhandlers CRM database ved en systemmæssig migrering af gaskunder fra SAP. Fejlen blev opdaget arbejdsdagen efter, at migreringen blev påbegyndt, og migreringen blev straks stoppet. Herefter blev oprydning foretaget. Det vil sige, at kundeforhold og tilhørende kontaktpersoner for netkunder uden forsyningsaftaler blev slettet i CRM. Der figurerer således ikke netkunder uden forsyningsaftaler i den koncernforbundne elhandlers CRM database. For at forhindre gentagelser er der implementeret en kontrol i SAP, der sikrer, at netkunder uden forsyningsaftaler frasorteres før migrering af data til modtagersystemerne Instrukser For at understøtte gennemførelsen i praksis og for at sikre en ikkediskriminerende adfærd i håndteringen af FFO er der udarbejdet følgende instrukser: Instruks 8.1 Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i Teknisk Kundesupport til medarbejderne i Teknisk Kundesupport om håndtering i både mundtlig og skriftlig behandling, at FFO skal behandles fortroligt og ikke må videregives på diskriminerende måde, og at personhenførbare oplysninger ikke må udleveres til tredjepart. Instruks 8.2 Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i Engrosafregning til medarbejderne i Engrosafregning om håndtering og hvilke typer oplysninger der er tale om, at den koncernforbundne elleverandør skal behandles på samme måde som ikkekoncernforbundne, samt forhold, der skal sikre, at der ikke gives uretmæssig adgang til data. Instruks nr. 8.3 Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i IT til medarbejderne i IT om typer af data, hvordan uretmæssig adgang skal forhindres ved tildeling af systemadgang eller adgangsstyring på data, og hvordan de skal forholde sig ved integrationer it-systemerne imellem, adgang til rapporter og udtræk af data. Instruks nr. 8.4 Håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger i team Målerdata til medarbejderne i team Målerdata om håndtering af FFO i forbindelse med lagring af måledata og registreringer, adgangsstyring på systemkritiske data, og tilgængelighed i DataHub. Instruks nr. 8.7 Systematisering af medarbejderes rettigheder og adgange til IT-systemer om hvad systemerne anvendes til, og hvordan tildeling af adgange sker. 13 Årsberetning 2018

14 Udover ovenstående er der ikke internt observeret diskriminerende adfærd eller registreret klager fra kunder, elleverandører eller myndigheder på området i Den gennemførte kontrol viser, at instrukserne forefindes og er tilgængelige og kendte af berørte medarbejdere, og at de mulige begrænsninger for adgang til FFO er gennemført, hvor det er relevant. 11. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger 11.1 Generel information og ændringer Ifølge elforsyningslovens 84 a, stk. 1, skal kollektive elforsyningsvirksomheder forhindre, at oplysninger om egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige, bliver videregivet på diskriminerende måde. I 2018 er der fortsat arbejdet henimod at implementere Asset Management (AM), der omfatter Cerius årsplaner for reinvesterings- drifts- og vedligeholdelsesaktiviteter, de såkaldte AM-planer, og den overordnede langsigtede strategiske plan for udviklingen af distributionsnettet, den såkaldte SAMP (Strategisk Asset Management Plan). Planerne er at betragte som forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger, der ikke må videregives til andre virksomheder i eller udenfor koncernen på en måde, så de kan bruges til at diskriminere kunder, elleverandører med flere. I praksis er alle dokumenter vedrørende planerne også i 2018 blevet placeret på et netværksdrev med adgangsbegrænsning, og de berørte medarbejdere er blevet instrueret om, at oplysningerne skal behandles fortroligt. Siden sidste årsberetning Intern hændelse: Koncernforbunden elhandler udgår af intern distributionsliste for information om driftsfejl Ved en gennemgang af en intern distributionsliste for information om driftsfejl i juli 2018 blev den koncernforbundne elhandler taget af listen, for at sikre at den koncernforbundne elhandler ikke fik en fordel ved at kende status for driftsforstyrrelser og Cerius indsats for udbedring før andre elhandlere og dermed kunne informere sine kunder bedre Instruks For at understøtte gennemførsel i praksis og sikre en ikkediskriminerende adfærd er der udarbejdet følgende instruks: Instruks 9.1 Oplysninger om Cerius anlægsstrategi og årsplaner til medarbejderne i team Planlægning om, at oplysningerne i SAMP og AM-planer skal behandles fortroligt og ikke må videregives på diskriminerende måde, samt om hvordan adgang til oplysningerne håndteres. Udover ovenstående er der ikke internt observeret diskriminerende adfærd eller registreret klager fra kunder, elleverandører eller myndigheder på området i Den gennemførte kontrol viser, at instruksen forefindes og er tilgængelig og kendt af de berørte medarbejdere, og at de berørte medarbejdere generelt er oplyst om fortrolighed i forbindelse med adgang og håndtering af FFO. 12. Cerius særskilte identitet 12.1 Generel information og ændringer Netvirksomhedernes identitetsmæssige adskillelse efter elforsyningslovens 20 b, stk. 1 og 2 skulle være implementeret senest den 1. juli Årsberetning 2018

15 Cerius skal således være identitetsmæssigt adskilt fra koncernforbundne selskaber, og skal derudover sikre, at andre, der udfører opgaver for Cerius, anvender en identitet, der adskiller sig tydeligt fra identiteter, der anvendes af koncernforbundne virksomheder. I februar 2018 offentliggjorde Forsyningstilsynet den nye vejledning Netvirksomhedernes særskilte identitet, som Cerius arbejder for at opfylde i overvågningsarbejdet. For at understøtte en klar særskilt identitet for Cerius uanset hvilken form for kontakt med omverdenen en opgaveløsning kræver, har Cerius iværksat følgende tiltag: Særskilt navn og visuel identitet Særskilt kontaktinformation Særskilt hjemmeside Særskilt Cerius profil på Facebook og LinkedIn Cerius identitet på biler og arbejdstøj Cerius identitet i skriftlig kommunikation, herunder skabeloner for breve, referater og følgeskrivelser, Cerius logo på kuverter, brevpapir og ledningsservice dokumentation, samt PowerPoint skabelon Cerius adresser og afsender-signaturer Faktaark til udekørende medarbejdere Alle medarbejdere har adgang til information om Cerius og ovennævnte tiltag på et særligt Cerius site på koncernintranettet, Kilden. Opfølgning og sikring af Cerius særskilte identitet i det daglige arbejde er i 2018 sket via ledelsessystemet og i samarbejde med den overvågningsansvarlige. Siden sidste årsberetning Intern hændelse: SEAS-NVE logo på brochure på Cerius hjemmeside I april 2018 konstaterede en medarbejder ved brug af Cerius hjemmeside, at der blev linket til en brochure om elsikkerhed med SEAS-NVE logo. Dette er ikke i overensstemmelse med kravet om Cerius særskilte identitet, og fejlen blev straks rettet, så det nu er Sikkerhedsstyrelsens brochure uden andre logoer, der linkes til. Intern hændelse: SEAS-NVE som afsender på Cerius sms-ordning I juni 2018 konstaterede flere medarbejdere, at SEAS-NVE fremgik som afsender på den årlige sms fra Cerius om, at de er tilmeldt Cerius sms-ordningen Få en sms, hvis strømmen svigter. Dette er ikke i overensstemmelse med kravet om Cerius særskilte identitet, og etablering af en selvstændig sms-gateway til Cerius blev iværksat, så det nu er Cerius, der fremgår som afsender på de årlige sms er til tilmeldte kunder Instruks For at sikre Cerius særskilte identitet i kommunikationen med omverdenen er der udarbejdet følgende instruks: Instruks 10.1 Netvirksomhedens særskilte identitet til medarbejderne i Kommunikation & Relationer om opgaver, sikring af Cerius særskilte identitet i kommunikationen, samt layout og indhold på Cerius hjemmeside. Udover ovenstående er der ikke internt observeret diskriminerende adfærd eller registreret klager fra kunder, elleverandører eller myndigheder på området i Den gennemførte kontrol viser, at instruksen forefindes og er tilgængelig og kendt af de berørte medarbejdere. 15 Årsberetning 2018

16