BESLUTNINGSREFERAT. Hovedudvalget. Møde nr. : 12/01 Sted : Rådsalen, Grenaa Dato : Start kl. : 13:00 Slut kl. : 16:00

Transkript

1 Hovedudvalget Møde nr. : 12/01 Sted : Rådsalen, Grenaa Dato : Start kl. : 13:00 Slut kl. : 16:00 BESLUTNINGSREFERAT Medlemmer (Ledelse) Deltog Medlemmer (Medarbejdere) Deltog Jesper Kaas Schmidt (Formand) X Ole Andersen (3F) X Anders B. Larsen X Laila Christensen (AR) (Arbejdsmiljø) X Eva Iversen Afbud Lilly Lauridsen (HK)(Næstformand) X Kenneth Koed Nielsen X Jytte Skiffard (HK) X Finn Mikkelsen Afbud Karin Mathiesen (FOA) X Hanne Nielsen X Ellen B. Christensen (FOA) Afbud Lotta Sandsgaard X Vibeke Binnerup (DSR) X Kim Bruun Nielsen X Else Holm Poulsen (DLF) Afbud Tinne Christiansen (BUPL) X Kirsten Højgaard (DS) X Inge Kusk (SL) X Carsten Willadsen (AC) X Kennet Hansen (AR) (Arbejdsmiljø) X For Ellen B. Christensen mødte suppleant Anne Marie Skaarup Kontorelev Tine Jespersen var tilstede som tilhører Medarbejdersiden holder formøde fra kl Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra møde d. 17. november Orientering vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Budget Budgetprocedure budget Arbejdsskadestatistik for perioden 1. januar 2011 til 30. september Sygefravær Ny MED-aftale Ny personalepolitik Procedure ved ansættelse i løntilskud Informationssikkerhedspolitik Orientering fra ledelsen Orientering fra medarbejderne Information og kommunikation Norddjurs Kommune

3 1. Godkendelse af referat fra møde d. 17. november 2011 Formanden indstiller, at referatet godkendes. Godkendt 1

4 2. Orientering vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Det fremgår af MED-aftalen, at hovedudvalget skal orienteres om budgetopfølgningerne. Der foretages to store årlige budgetopfølgninger pr. 1. april og 1. november. Endvidere udarbejdes der halvårsregnskab pr. 1. august. Budgetopfølgningerne og halvårsregnskabet forelægges kommunalbestyrelsen til behandling. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger på de enkelte udvalgsområder. Der henvises til fagudvalgenes behandling af budgetopfølgningerne. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Formanden orienterede om, at de seneste behandlede opfølgninger er fra december Udvalgene får forelagt januar opfølgningen i februar måned. Derudover orienterede formanden om, at man på baggrund af opfølgningen i marts vil tage stilling til om der skal igangsættes initiativer til at sikre overholdelse af budgettet for Formanden understregede, at der ikke pt. er indikationer på at dette bliver nødvendigt. Orienteringen blev taget til efterretning. 2

5 3. Budget 2012 Udmøntningen og overholdelsen af budget 2012 følges tæt af direktionen. Der er fokus på omtanke og på at få skabt sammenhæng så udmøntningen fordeles jævnt over hele året. Formanden orienterer om køreplanen for budget Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning Formanden orienterede om tidsplanen for budgettet i 2012, herunder fokus på likviditetsstyring, bl.a. ved sikre en jævn fordeling af anlægsprojekter ud over hele året, så ikke alle udgifter klumper sammen i de samme perioder. Langtidsplanlægningen tjener også det formål, at der dannes et overblik over, hvordan udmøntningerne af budgettet skrider frem så det kan vurderes hvorvidt de enkelte besparelser bliver udmøntet som forventet. Orienteringen blev taget til efterretning. 3

6 4. Budgetprocedure budget 2013 I henhold til principper for økonomistyring for Norddjurs Kommune skal der udarbejdes en plan for det kommende års budgetprocedure. I budgetprocessen for 2013 er der fokus på, at kommunalbestyrelsen inddrages tidligt i processen, og at budgetarbejdet i højere grad skal varetages af den samlede kommunalbestyrelse frem for fagudvalgene. Processen vil også i højere grad være drevet af kommunalbestyrelsens egne forslag til omprioriteringer. Administrationen udarbejder et idekatalog ud fra politikernes spørgsmål og forslag. Dette katalog erstatter det omprioriteringskatalog, som direktionen de foregående år har udarbejdet. Høringsperioden til budget 2013 har tilsvarende længde som sidste år, således at de høringsberettigede og andre interessenter har god tid til at udarbejde høringssvar til de planer, som kommunalbestyrelsen arbejder med i forbindelse med budgettet for /. Budgetprocedure for budgetåret 2013 og overslagsårene er vedlagt som bilag Under henvisning til Norddjurs Kommunes MED-aftale og bestemmelserne vedrørende inddragelse af hovedudvalget i forbindelse med budgetprocessen, herunder hovedudvalgets møde med økonomiudvalget og budgetorienteringen, drøftes det hvorledes hovedudvalget bedst muligt involveres i budgetprocessen for I forbindelse med sidste budgetproces deltog to repræsentanter fra hovedudvalget på to af kommunalbestyrelsens budgettemadage. Formanden indstiller, at punktet drøftes. Formanden orienterede om planerne for processen for budget 2013, herunder at det politiske niveau tidligere inddrages aktivt i forbindelse med at komme med forslag til omprioriteringer. Hovedudvalget drøftede mulige modeller for hvorledes de bedst muligt selv inddrages i processen. 4

7 Det blev aftalt at formanden holder et møde med Ellen B. Christensen, Kirsten Højgaard og Carsten Willadsen med henblik på at aftale den konkrete proces. De faste dele af inddragelsesprocessen, jf. bestemmelserne i MED-aftalen, forbliver uændret. 5

8 5. Arbejdsskadestatistik for perioden 1. januar 2011 til 30. september 2011 Det fremgår af statistikken, at der i perioden har været 2011 (total) 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2011 Skader Sygedage Tilsvarende periode i 2010 viser 2010 (total) 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2010 Skader Sygedage I forhold til 2010 er der et mindre fald i antallet af anmeldte skader, ligesom sygefraværet er faldet. Faldet i sygefravær kan begrundes med, at der i den tilsvarende opgørelsesperiode for 2010 var skader med længerevarende sygdom. Opmærksomheden henledes på, at der efter statistikkens udarbejdelse er fremsendt anmeldelser, som vedrører 4. kvartal og tidligere; disse vil indgå i den statistik, der vedrører perioden 1. januar 31. marts Det fremgår af statistikken, at der i Andet har været 123 skader; disse fordeler sig således: 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2011 Briller Skulder Stikskader Hals Tandskader Ribben 1 Sårskade

9 Hofte 2 Udslæt Nakke 2 2 Øjenskade Kroppen 1 Finger Hoved Brok 1 Forbrænding 1 1 Allergi 1 1 Bækken 1 1 Ialt Skadekategorierne ryg, psykisk og vold er under særlig bevågenhed, og anmeldte skader i perioden fordeler sig på Ryg Psykisk Vold Antal skader /. Arbejdsskadestatistikken for perioden 1. januar 31. december 2011 vedlægges som bilag. Den vedlagte arbejdsskadestatistik er opdateret med ledernavnene i Opdelingen er dog bibeholdt, for at kunne følge udviklingen over hele året. Derudover udarbejdes der en helt ny opgørelse gældende pr. 1. januar 2012, der tilpasses til den nye organisation (herunder fornyelserne på børneområdet og socialområdet). Det foreslås, at den nye statistik opgøres pr. aftaleenhed, og dermed følger MED-udvalgene, hvor det overordnede ansvar vedr. arbejdsmiljøet ligger. Formanden indstiller, at punktet drøftes. Punktet blev drøftet. 7

10 Der var enighed om at sende en generel opfordring til lokaludvalgene om at have fokus på en god registrering af såvel skader som nærved-skader samt udarbejdelse af handlingsplaner. Det forebyggende arbejde er meget vigtigt. I den forbindelse er det også vigtigt at der er god kommunikation mellem MED-niveauerne. 8

11 6. Sygefravær På hovedudvalgsmødet d. 19. november 2011 drøftede hovedudvalget egen rolle samt områdeudvalgenes rolle i forbindelse med det øgede fokus på nedbringelse af sygefraværet. I den forbindelse udbad hovedudvalget sig en kort tilkendegivelse på, hvorledes områdeudvalget havde valgt at gribe sin opgave som projektstyrende organ an, altså en beskrivelse af deres metode, mål og succeskriterier. Fordi områdeudvalgene lige nu venter på den endelige godkendelse af den nye med-aftale og dermed ikke endnu er nedsat har hovedudvalget ikke på nuværende tidspunkt modtaget tilbagemeldinger på forespørgslen, men forventer dette til næste møde../. Fraværsstatistikken for perioden 1. januar december 2011 vedlægges som bilag. Formanden indstiller, at punktet drøftes. Hovedudvalget ønsker fortsat at få et overblik over områdeudvalgenes arbejde med sygefraværsprojektet. Hovedudvalget har i mellemtiden modtaget et statusnotat for områdeudvalget for administrationen, men ønsker at behandle tilbagemeldingerne samlet, så emnet tages op på næste møde. 9

12 7. Ny MED-aftale I henhold til Norddjurs Kommunes MED-aftale skal aftalen revideres og genforhandles. I den forbindelse er der blevet etableret et forhandlingsorgan, der skal stå for genforhandlingen. Forhandlingsorganet består af repræsentanter for de faglige organisationer samt to ledelsesrepræsentanter. Forhandlingsorganet har d. 8. december 2011 tilendebragt forhandlingerne om den nye aftale. Aftalen er blevet politisk godkendt på kommunalbestyrelsens møde d. 17. januar Det forventes at forhandlingsorganet formelt underskriver aftalen i februar måned. Der gives en status på processen../. MED-aftale samt bilag A-G vedlagt som bilag Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Formanden udtrykte skuffelse over at det aftaleudkast, der oprindelig var aftalt og behandlet politisk, endnu ikke er underskrevet. Orienteringen blev taget til efterretning. 10

13 8. Ny personalepolitik Arbejdsgruppen for revideringen af personalepolitikken har udarbejdet et udkast til et samlet materiale til den nye personalepolitik bestående af: overordnet personalepolitik retningslinjer for befordringsgodtgørelse retningslinjer for markering af mærkedage retningslinjer for gennemførelse af sygefraværssamtaler retningslinjer for tryghed i ansættelsen retningslinjer for beskæftigelse af nært beslægtede retningslinjer for stillingsskift mellem aftaleenheder./. Materialerne vedlægges som samlet bilag Arbejdsgruppen orienterer om status for arbejdet. Arbejdsgruppen har drøftet vigtigheden af at forberede organisationen på en personalepolitik, der er mere fleksibel end den eksisterende. Derfor anbefaler gruppen, at det drøftes hvorledes hovedudvalget kommer i dialog med organisationen og får sat emnet på dagsordnen på de enkelte arbejdspladser, så man også lokalt får en diskussion af hvordan man arbejder med værdier. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning, og at processen drøftes. Arbejdsgruppen orienterede om status på personalepolitikken. Hovedudvalget drøftede, hvorledes organisationen bedst bliver forberedt til at arbejde med færre regler. Der var enighed om at det er vigtigt, at materialet ikke kommer til at stå alene, i stedet skulle projektet præsenteres på en måde, der var til at forstå og forholde sig til. Formuleringen tal sammen! blev nævnt som god måde at opsummere den tankegang, der ligger bag den nye personalepolitik. 11

14 HR tilbød at komme ud og besøge eksempelvis områdeudvalg og lokaludvalg for på den måde at få igangsat en lokal debat om hvad færre regler vil betyde for ledelsen og medarbejdernes samarbejde. Formanden forklarede, at han overvejede en generel værdidiskussion i hele organisationen, både i forhold til personalepolitikken, men også mere generelt i forhold til at få defineret, hvad der er og skal være fælles og hvor er forskelligheden skal have plads. Det drejer sig om at få identificeret og dyrket sammenhængskraften i Norddjurs Kommune det skal ikke være lige meget om en skole ligger i Norddjurs Kommune eller i en anden kommune, forklarede formanden. 12

15 9. Procedure ved ansættelse i løntilskud På hovedudvalgsmødet d. 17. november 2011 havde medarbejdersiden ønsket at få proceduren for ansættelse af medarbejdere i løntilskud belyst. Der blev nedsat en gruppe bestående af en medarbejderrepræsentant og en repræsentant fra HR, der skulle afklare detaljerne vedrørende indgåelse af kontrakten samt hvilke medarbejderrepræsentanter, der har kompetence til at underskrive kontrakten. Arbejdsgruppen har udarbejdet vedlagte notat../. Notat: ansættelse af personer i løntilskud Formanden indstiller, at punktet drøftes. Punktet blev drøftet. Der var enighed om, at en aftale om ansættelse i løntilskud underskrives af en medarbejder på arbejdspladsen, hvilket også er intentionerne i de officielle vejledninger. Hovedudvalget er enige om, at hvis der er en TR på arbejdsstedet underskriver denne. I dennes fravær underskriver den lokale arbejdsmiljørepræsentant. Det blev aftalt, at de holdninger, der er indeholdt i notatet formuleres i et brev, som formanden og næstformanden sammen sender ud til alle lokaludvalg. 13

16 10. Informationssikkerhedspolitik Af kommunalbestyrelsens (sammenlægningsudvalget) vedtagne overordnede sikkerhedspolitik for Norddjurs Kommune fremgår det bl.a. at der skal etableres et IT-sikkerhedsudvalg som med reference til den sikkerhedsansvarlige har ansvaret for at sikre, at målsætningen for sikkerhedspolitikken bliver opfyldt. På denne baggrund blev der i 2010 nedsat en IT-sikkerhedsgruppe med repræsentation fra hvert direktørområde Formålet med informationssikkerhedspolitikken er at beskytte informationer og systemer uafhængigt af hvor disse findes. Informationssikkerhedspolitikken skal bl.a. tilgodese følgende behov: Informationer og IT-services skal være tilgængelige, når de personer, som er autoriseret til at benytte dem, har behov herfor, Informationerne er korrekte og systemerne fungerer korrekt, Følsomme og fortrolige informationer beskyttes, så de forbliver fortrolige for alle, der ikke har ret til at kende dem. Den nuværende overordnede IT-sikkerhedspolitik byggede på den danske standard DS484. Da denne standard ikke længere vedligeholdes tager det vedlagte udarbejdede forslag til ny informationssikkerhedspolitik udgangspunkt i den internationale IT-sikkerhedsstandard ISO 27001/ /. Regelsæt for informationssikkerhedspolitikken vedlagt som bilag./. Procedurer/Vejledninger til informationssikkerhedspolitikken vedlagt som bilag Direktionen har behandlet punktet d. 25. januar 2012 og besluttet, at informationssikkerhedspolitikken skal sendes i høring i alle MED-udvalg Formanden indstiller, at punktet drøftes Hovedudvalget forholdt sig til de overordnede formål med informationssikkerhedspolitikken, men ønsker at behandle emnet igen, når materialet har været i høring i lokaludvalgene og områdeudvalgene. 14

17 11. Orientering fra ledelsen Formanden orienterede om igangværende projekter i kommunen, herunder havmølleparken, kystsikring af Anholt, letbanen og udviklingen af Grenaa sydhavn. Derudover kunne servicedirektøren orientere om arbejdet med omfartsvejen i Grenaa. Derudover orienterede formanden om at arbejdet med regnskabet og de indledende forberedelser til budgettet for næste år har stort fokus. Slutteligt fortalte formanden om, at der arbejdes på at give kommunaldirektøren mulighed for nemmere at kommunikere holdninger og lignende direkte til medarbejderne i Norddjurs Kommune. Orienteringen blev taget efterretning. 15

18 12. Orientering fra medarbejderne Medarbejdersiden udtrykte utilfredshed med at et områdeudvalgsmøde var blevet aflyst. Formanden var ikke vidende om den konkrete sag, men betonede behovet for at den nye MED-aftale endelig kunne træde i kraft, så de nye områdeudvalg kunne nedsættes og påbegynde deres arbejde. Der var enighed om at samarbejde var vigtigt, også selvom man pt. befandt sig en overgangsperiode mellem to aftaler. 16

19 13. Information og kommunikation Formålet med punktet er, at hovedudvalget drøfter om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Derudover kan der være andre emner, som hovedudvalget mener der skal informeres om. Hovedudvalget opfordrer lokaludvalgene til at tage en værdidebat lokalt og forholde sig til hvorledes værdierne kommer til udtryk, hvad der er fælles gods på tværs af arbejdspladserne og sidst men ikke mindst, hvad en mere fleksibel personalepolitik vil betyde for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere på de enkelte arbejdspladser. Hovedudvalget opfordrer lokaludvalgene til have fokus på arbejdsskader. Både registrering af skader, samt nærved-skader, men også at arbejde målrettet med handleplaner med henblik på at koordinere den forebyggende indsats. 17