Morten Beha Pedersen, Center for Plan og Miljø Hvidovre Kommune Anja W. Dalberg, Center for Plan og Miljø, Hvidovre Kommune

Transkript

1 < Vedrørende: Referat af Grønne Råds Møde Dato: Torsdag den 16. august 2018 Dagsorden Sted: Deltagere: Multihuset, Høvedstensvej 45, Hvidovre Jann Larsen, Vestvoldens Venner Thomas Otzen, Cyklistforbundet, John Frisenvænge, DOF, Hvidovre Jørgen Søe Westergaard, DOF, Hviodvre Ammi Stein, Forbrugergruppen Vest Flemming j. Mikkelsen, Grf. Bredevang og SGH Birgit Møller-Kristensen, Grf. Nymarken Steen Ørsted, rådsformand Anders Lilltorp, rådsnæstformand Morten Beha Pedersen, Center for Plan og Miljø Hvidovre Kommune Anja W. Dalberg, Center for Plan og Miljø, Hvidovre Kommune Afbud: Finn Ivo Heller, Cyklistforbundet Bo Kjærulf, LO Storkøbenhavn Eva Clasen-Nyquist, Almen boligforening Lejerbo Hvidovre Hanna Jensen, Hvidovre Almennyttige Boligselskab HVIDOVRE KOMMUNE Center for Plan og Miljø Miljømedarbejder: Janne Sommer Nielsen Sagsnr.: 18/2169 Doknr.: AcadreDocumentUniqueNumber Dato: /QJN Dagsorden: 1. Velkommen, præsentationsrunde og valg af mødeleder a) Steen Ørskov bød velkommen b) Præsentationsrunde blev gennemført c) Mødeleder Flemming J. Mikkelsen 2. Godkendelse af dagsorden. a) Dagsorden blev godkendt under pkt Godkendelse af referat fra sidste møde a) Der var bemærkninger til pkt. 7 b. hvor det blev præciseret, at rådet ikke udelukkende ønsker at arbejde med vand, men at vand kan være et af mange emner. 4. Gennemgang af og kommentarer til udkast til nyt kommissorium for Grønne Råds arbejde i ny valgperiode. a) Forslag til nyt kommissorium blev gennemgået og drøftet. Ønsker til justeringer fra det Grønne Råd fremgår af vedlagte bilag. Der var enighed om ifm. valghandling, at Hvidovre Kommune skal stå for indkaldelse af grundejerforeninger og almene boligselskaber. Kommunen beslutter mødedato og mødetidspunkt. Foreningerne vil selv står selv for afholdelse af valghandlingen og indmeldelse af kandidater til det Grønne Råd. 5. Eventuelt

2 a) Ingen bemærkninger Side 2 af 2

3 Forslag til: Kommissorium for Det Grønne Råd 2018 Det Grønne Råd Formål og historie Det Grønne Råd er oprettet som et forum for dialog og samarbejde mellem borgerne, interessegrupper og kommunens politikere og administration om klima-, natur-, energi- og miljøspørgsmål. I rådet skal idéer til tiltag kunne præsenteres, behandles og videregives til fremme af arbejdet i retning af bæredygtighed indenfor disse områder. Rådet mødes minimum 4 gange årligt. Der er udarbejdet kommissorium og forretningsorden for Det Grønne Råds aktiviteter samt en liste over rådets sammensætning. Beslutningen om oprettelsen af Det Grønne Råd blev taget af kommunalbestyrelsen den 20. juni 2000 og det første møde i rådet blev afholdt den 25. april Kommissorium, forretningsorden og sammensætning er udarbejdet den 4. september 2001, revideret 28. juni 2004 og konsekvensrettet efter kommunalbestyrelsens beslutning 31. august Forretningsordenen er efter rådets indstilling revideret ved kommunalbestyrelsens beslutning 23. februar Nyt revideret kommissorium for Det Grønne Råd 2018 er godkendt af kommunalbestyrelsen den xx.xxx.xxxx. med ikraftttræden xx.xxx.xxxx. Kommissorium Det Grønne Råd i Hvidovre skal være et forum for dialog og samarbejde mellem borgerne, interessegrupper og kommunens politikere og administration om klima-, natur-, energi- og miljøspørgsmål. Det er Kommunalbestyrelsens vision, at samarbejdet i Det Grønne Råd medvirker til, at: 1. Styrke civilsamfundet og borgernes forhold til kommunen og demokratiet 2. Styrke kvaliteten af den kommunale service 3. Opnå klima-, natur-, energi- og miljømæssige gevinster Visionen skal ses som ledestjerne for arbejdet i Det Grønne Råd. I rådet skal idéer til tiltag kunne præsenteres, behandles og videregives til fremme af arbejdet i retning af bæredygtighed inden for klima, natur, energi og miljø. Det Grønne Råd skal have let adgang til informationer om klima-, natur-, energi- og miljøforhold i kommunen. Det Grønne Råd kan tage alle emner op, der vedrører klima-, natur-, energi- og miljøspørgsmål og videregive idéer til kommunens politikere og administration. Rådet kan af kommunen inddrages forud for større planarbejder, der har relation til klima, natur, energi og miljø og forud for beslutninger, der vedrører spørgsmål inden for disse emner. Kommunalbestyrelsen og udvalgene herunder kan anmode Det Grønne Råd om udtalelser vedrørende specifikke emner samt om forslag og ideer til løsning af problemstillinger.

4 Endelig kan rådet påtage sig konkrete opgaver i forbindelse med afvikling af arrangementer med klima-, natur-, energi- og miljømæssigt indhold. Resultatorienteret møde- og samarbejdskultur Målet er, at møder og arbejde i Det Grønne Råd (og nedsatte arbejdsgrupper) skal give virke for opfyldelse af Kommunens opstillede vision, og samtidig skal give mening og perspektiv for de enkelte interesseorganisationer/deltagere. For at arbejdet virker for opfyldelse af visionen, skal der etableres en møde- og samarbejdskultur, hvor deltagerne i Det Grønne Råd fungerer som de aktive og produktive aktører. Dvs. som ansvarlige for at foreslå, planlægge og drive de processer, hvorigennem samarbejdsrelationerne styrkes, så rådets overvejelser, debatter og beslutninger bliver målrettede og udmønter sig i konkrete resultater. Dette fordrer dynamiske møder, som sekretariatet skal understøtte, samt en dagsorden der involverer deltagerne. Ansvar/roller/opgaver Som sekretær for Det Grønne Råd er det administrationens ansvar at sætte gode rammer for interesseorganisationernes/deltagernes produktive arbejde samt tilbagemelding herpå. Som medlemsrepræsentant fra en interesseorganisation i Det Grønne Råd er det hensigten at deltagerne indgår aktivt i arbejdet med at producere viden, ideer, løsningsforslag m.v. og skabe resultater. Det første møde i alle nyvalgte Grønne Råd skal bruges til præsentation af kommunens formål og vision med rådets arbejde og til at afdække samt forventningsafstemme interesseorganisationernes/deltagernes motiver for at medvirke i Det Grønne Råd. Interesseorganisationerne/deltagerne skal på forhånd reflektere over deres motivation for at deltage. Sekretariatet understøtter at rådet målretter sit samarbejde ved at sætte fokus på at opnå ønskede resultater for den kommende periode. Forretningsorden Møder Det Grønne Råd holder møder efter behov; dog holdes der mindst fire møder årligt. En gang årligt evalueres arbejdet i rådet. Møderne afvikles efter fast dagsorden indeholdende mindst følgende punkter: 1. Velkommen og valg af mødeleder 1 2. Godkendelse af dagsorden 2 3. Godkendelse af referat fra sidste møde 4. Nye punkter til behandling på dagens møde 5. Opfølgning på aftaler og opgaver fra tidligere møder 6. Orientering fra en interesseorganisation 3 7. Meddelelse om klima-, natur-, energi- og miljøspørgsmål fra og til kommunen 8. Forslag til emner på kommende møder 9. Eventuelt 10. Næste møde 1 Ordstyrerhvervet vælges blandt rådets deltagere. 2 Herunder afklaring af hvilke emner på dagsordenen, der er vigtigst og kræver mest tid, så deltagerne evt. kan prioritere i dagsordenen. 3 Deltagerne fortæller på skift, hvad der er aktuelt her og nu i deres organisation/bagland, som kan være relevant for Det Grønne Råd.

5 Det Grønne Råds møder er offentlige. Enhver har adgang til at overvære møderne under god ro og orden. Der anvises separate pladser til tilhørere. Mødeledelse Mødelederen vælges blandt rådets medlemmer. Mødeindkaldelse og referat Ordinære møder indkaldes med mindst to ugers varsel med angivelse af foreløbig dagsorden. Der fastsættes møderækker for to år ad gangen. Ekstraordinære møder kan indkaldes med en uges varsel. Møder kan indkaldes af formanden/næstformanden for Teknik- og Miljøudvalget og af mindst en fjerdedel af rådets medlemmer. Tid og sted for rådets møder offentliggøres på kommunens hjemmeside 1-2 uger før mødets afholdelse. Offentliggørelsen bør indeholde opfordring til at indsende skriftligt motiverede forslag til emner på det kommende møde med angivelse af rimelig sidste frist. Alle har mulighed for at stille forslag. Dagsordener og referater fra møderne ligger til gennemsyn hos Center for Plan og Miljø. Der skrives beslutningsreferater fra møderne. Center for Plan og Miljø fungerer som sekretariat for rådet, og sørger for udsendelse af dagsordener og referater til medlemmerne. Referater skal foreligge senest 14 dage efter mødet, og sendes til rådsmedlemmer samt lægges på den kommunale hjemmeside inden for samme frist. Eventuelle afbud til rådets møder skal meddeles til sekretariatet. Optagelse af emner på dagsorden Mødelederen spørger ved afslutningen af hvert møde om forslag til punkter på næste møde. Yderligere forslag kan efterfølgende afleveres til sekretariatet. Forslag, der er modtaget 3 uger før mødet, medtages på den udsendte dagsorden. Beslutningsdygtighed Afstemninger afgøres ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte rådsmedlemmer. Repræsentanterne for kommunens politiske udvalg har ikke stemmeret i rådet. Afstemninger kan alene vedrøre rådets egen arbejdsform og evt. forslag til kommunens politiske udvalg. Arbejdsgrupper Det Grønne Råd kan oprette arbejdsgrupper, der i en begrænset periode arbejder med konkrete klima-, natur-, energi- og miljørelaterede emner. Rådet beslutter sammensætningen af arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne afholder selvstændige møder, hvor de selv fastsætter arbejdsformen. Arbejdsgrupperne har mulighed for at få fagteknisk bistand i et begrænset omfang fra kommunens administration. Arbejdsgrupperne refererer alene til Det Grønne Råd, som de undervejs i forløbet underretter om status for arbejdet. Efter indstilling fra arbejdsgruppen selv nedlægger Det Grønne Råd arbejdsgruppen, når det planlagte arbejde er afsluttet. Arbejdsgrupperne revideres ved begyndelsen af ny funktionsperiode for Det Grønne Råd.

6 Det Grønne Råds sammensætning Interesseorganisationerne, inkl. almennyttige boligselskaber og grundejerforeninger, udpeger selv deres repræsentanter. Repræsentanterne udpeges i overensstemmelse med de enkelte organisationers love og regler. Organisationerne kan udpege en suppleant for det ordinære medlem. Hvor foreningerne har fællesrepræsentationer, er det disse, der udpeger repræsentanter og suppleanter. Medlemmer af Det Grønne Råd skal have en relation til Hvidovre. Medlemmer af Det Grønne Råd og deres antal deltagere se herunder: 2 repræsentanter/suppleanter for Teknik- og Miljøudvalget (formand og næstformand). 1 repræsentant/suppleant for forbrugergruppen Vest. 1 repræsentant/suppleant for Danmarks Naturfredningsforening, Hvidovre. 1 repræsentant/suppleant for Cyklistforbundet, Brøndby-Hvidovre. 1 repræsentant/suppleant for Dansk Ornitologisk Forening, København. 1 repræsentant/suppleant for Hvidovre Biavlerforening. 1 repræsentant/suppleant for Industri- og Grundejerforeningen Avedøre Holme. 1 repræsentant/suppleant for LO-Storkøbenhavn. 1 repræsentant/suppleant for Vestvoldens Venner. 1 repræsentant/suppleant for Friluftsrådet. 1 repræsentant/suppleant for Hvidovre/Københavns Jagtforening. 1 repræsentant/suppleant for Landsforeningen til Oplysning om Brænderøgsforurening. 1 repræsentant/suppleant for Hvidovre Fjernvarmeværkers energisparegruppe. 4 repræsentant/suppleant for Grundejerforeninger i Hvidovre. 4 repræsentant/suppleant for Almene boligselskaber i Hvidovre. For almene boligselskaber og grundejerforeninger indkalder administrationen i hver ny valgperiode til et møde, hvor organisationerne hver for sig kan gennemføre en valghandling.