Region Hovedstaden. Styringsmanual. Nyt Hospital Nordsjælland Februar Region Hovedstaden

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Region Hovedstaden. Styringsmanual. Nyt Hospital Nordsjælland Februar 2013. Region Hovedstaden"

Transkript

1 Styringsmanual Februar 2013 Region Hovedstaden 1

2 Indledning Projektbeskrivelse Projektbeskrivelse Vision og målsætning Organisation og ansvar Statens og Regionen tilsynsforpligtelse Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet Regionsrådet Politiske følgegrupper Ansvar og beslutningskompetence Beslutningsniveauer Hospitalsbyggestyregruppens ansvar og opgaver Hospitalsdirektøren og projektdirektørens ansvar og opgaver Projektets ledelse og projektorganisationen Koncern Byggestyring Afrapportering Krav til styringsmanual Rapportering og opfølgning Fra projektorganisation til hospitalsdirektør Fra hospitalsdirektør til hospitalsbyggestyregruppe Fra projekt til Koncern Byggestyring Rapportering til regionsrådet Rapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Rapporteringsskabelon Styring af økonomi og tid Krav til styring af økonomi og tid Den overordnede økonomistyringsopgave Opgaver og ansvar Disponeringsbeføjelser Økonomisk ramme og tidsplan for det samlede projekt Økonomisk ramme Tidsplan for projektets faser Forelæggelse for regionsrådet ved faseskift Bevillinger Bevilling Opdeling af byggeprojektet i delprojekter Budget Reservepuljer og indekseringsrisiko Side 2 af 47

3 4.6 Change request liste Opfølgning Økonomisystem og systemunderstøttelse Investeringsregnskaber Risikostyring Politik og strategi Risikostyringsmanual Risikostyringssystem Forsikring Kvalitetsstyring Krav til kvalitetsstyring Krav til rådgiveres kvalitetsstyring Styring af ændringer Dokumentation og arkivering Krav til dokumentation og arkivering Digitale dokumenter Styring af øvrige dokumenter Udbud og kontrakt Samarbejds- og udbudsformer og kontraktgrundlag Bygherrerådgivning Entrepriser Kommunikation og samarbejde Arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed Krav til arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed Projektets forpligtelser Brugerinddragelse Forudsætninger for brugerinddragelse Strategi for brugerinddragelse Ressourcestyring Projektets ressourcestyring Strategi for ressourcestyring Side 3 af 47

4 Indledning I november 2010 fik Region Hovedstaden et foreløbigt tilsagn fra regeringen om medfinansiering fra kvalitetsfonden til etablering af et nyt hospital på bar mark ved Hillerød, med en totalramme på 3,8 mia. kr. (pl-09). Formålet med denne styringsmanual er at beskrive de retningslinjer, der skal danne grundlag for gennemførelse af det kommende kvalitetsfondsbyggeri. I styringsmanualen indgår, hvordan styring af byggeriet tilrettelægges, herunder politisk inddragelse, projektorganisering, styring af økonomi, tid og risici, rapportering og opfølgning. Styringsmanualen vil løbende blive opdateret, således at den afspejler de til enhver tid gældende overordnede styringsmæssige rammer. Mindre justeringer i manualen vil blive indarbejdet løbende og efter behov. Minimum en gang årligt, vil styringsmanualen blive gennemgået grundigt, med henblik på en opdatering af dokumentet i henhold til ændringer i paradigme for styringsmanual eller hvis der er forekommet øvrige væsentlige ændringer i forudsætningerne for indholdet. Denne årlige gennemgang vil næste gang blive foretaget senest i februar måned Bilagene til s styringsmanual vil blive revideret i takt med eventuelle nye fælles retningslinjer for regionens kvalitetsfondsprojekter indføres. Principielle ændringer vil blive forelagt til godkendelse i regionsrådet. Bilag kan godkendes administrativt. Den til enhver tid gældende udgave af styringsmanualen vil ligge på projektweb. Side 4 af 47

5 1. Projektbeskrivelse 1.1 Projektbeskrivelse Formålet med projektet er at skabe de fysiske rammer, der vil sikre implementeringen af Hospitals- og Psykiatriplan 2020 i planlægningsområde nord i Region Hovedstaden. etableres som et barmarkshospital og bliver med sin placering i Hillerød det centrale behandlingstilbud for de ca borgere, der bor i planlægningsområde Nord i Region Hovedstaden. Planområdet omfatter Allerød, Fredensborg, Frederikssund, Halsnæs, Gribskov, Helsingør, Hillerød samt Hørsholm. Nyt hospital Nordsjælland placeres ved Overdrevsvejen syd for Hillerød by. Denne placering giver mulighed for god offentlig transport med bus og tog, idet der etableres en ny station for S- tog og lokalbane ved Overdrevsvejen. omfatter en fælles akutmodtagelse, der følger Region Hovedstadens generelle dimensionseringsforudsætninger og ca. 662 senge i en-sengsstuer. vil varetage behandlingen indenfor 24 specialer1, herunder bl.a. kvinde-barn funktionerne og funktionerne kirurgi, ortopædkirurgi, intern medicin, neurologi, onkologi og palliativ behandling i forhold til både akutte og elektive patienter. Ørenæse-hals-sygdomme inkl. audiologi varetages for planlægningsområde Midt og Nord. Hospitalet vil bl.a. have udefunktioner inden for urologi (fra Herlev Hospital) og øjensygdomme (fra Glostrup Hospital). Nyt Hospital Nordsjælland forventes ibrugtaget ultimo Vision og målsætning Under overskriften Nye Tider nye rammer er der udviklet fem bærende principper for. Disse beskriver, hvordan hospitalet i fremtiden vil tilbyde optimale forhold for personale, patienter og pårørende. Principperne er: Hospitalet, der tilbyder den bedste behandling Det effektive og professionelle hospital Det sikre hospital Det imødekommende hospital Hospitalet der arbejder på tværs 1 Hospitalsplanen revideres årligt, og der kan derfor komme ændringer til de funktioner, som hospitalet skal varetage, når det ibrugtages ultimo Side 5 af 47

6 2. Organisation og ansvar I det følgende beskrives organisation og ansvar for projektet. Som følge af den statslige medfinansiering af kvalitetsfondsprojekterne og projekternes størrelse vil projekternes fremdrift og styring blive fulgt tæt af regionsrådet, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Rigsrevisionen m.fl. Baggrunden herfor er bl.a. de udfordringer, der er knyttet til styringen af investeringsprojekter af denne størrelse. 2.1 Statens og Regionen tilsynsforpligtelse Regionsrådet har i henhold til Lov om Regioner tilsynsforpligtelsen for gennemførelsen af investeringsprojekter i eget regi, ligesom Region Hovedstaden er underlagt tilsyn fra Statsforvaltningen Hovedstaden i henhold til Regionslovens 30. Regionens økonomiske tilsynsforpligtelse forvaltes i praksis via forretningsudvalget jf. Styrelsesvedtægt for region Hovedstaden. Styringsmanualen underbygger forretningsudvalgets tilsyn med forvaltningen af regionens økonomiske midler ved at sikre: At projektorganisationen til enhver tid har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende måde At organisering og ansvarsfordeling sikrer en effektiv byggestyring At økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger, kontroller mv. At der foreligger procedurer for risikovurdering, risikostyring samt at der er udarbejdet og implementeret værktøj til opfølgning på risici At procedurer for byggestyring er udarbejdet, følges og om nødvendigt revurderes løbende Da der er tale om et kvalitetsfondsprojekt, hvor kvalitetsfondsstøtte ydes som et specifikt statsligt tilskud, er projektet omfattet af reglerne om tilskudsadministration på det statslige område, jf. Økonomistyrelsens Vejledning om effektiv tilskudsforvaltning, juni Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri (af den 2. juli 2012) indgår som et tillæg til regionens eget kasseog regnskabsregulativ samt tilhørende bilag. 2.2 Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet Regionsrådet Regionsrådet skal løbende godkende projekternes fremdrift. Regionsrådet involveres i de overordnede strategiske beslutninger og har herunder til Side 6 af 47

7 opgave at sikre, at projektets vision, strategiske målsætninger og succeskriterier defineres. Regionsrådets medlemmer vil blive involveret i projekterne gennem drøftelse i de politiske følgegrupper, forretningsudvalget og regionsrådet. De politiske målsætninger er fastlagt af regionsrådet i Det politiske Grundlag for byggerier i Region Hovedstaden Politiske følgegrupper Regionsrådet har nedsat en politisk følgegruppe for. Følgegruppen har seks medlemmer fra regionsrådet, heraf en formand. Den politiske følgegruppe følger realiseringen af de nye byggerier og orienteres om projektets fremdrift, ligesom følgegruppen deltager i idéudvekslingen omkring projekterne, og drøfter projekternes faseskift mv., herunder forud for forelæggelser for forretningsudvalg og regionsrådet. Faser i projekterne der behandles i de politiske følgegrupper udgør sædvanligvis ideoplæg, projektkonkurrence, byggeprogram, ansøgning om endeligt tilsagn, dispositionsforslag og projektforslag. Herudover skal andre væsentlige spørgsmål forelægges den politiske følge gruppe forud for forelæggelse i forretningsudvalget og regionsrådet. Den politiske følgegruppe mødes som minimum to gange årligt i hele projektets løbetid. Følgegruppen overvåger, at beslutninger truffet i regionsrådet og retningslinjer for projektet følges. Ved afholdelse af projektkonkurrencer udpeger regionsrådet seks medlemmer af regionsrådet til at indgå som en del af bedømmelseskomitèen, hvoraf et medlem udpeges som formand (Kirsten Lee (B)). Bedømmelseskomitéen udgør efter projektkonkurrence den politiske følgegruppe. 2.3 Ansvar og beslutningskompetence Beslutningsniveauer I det følgende beskrives ansvars- og opgavefordeling for projektets administrative beslutningsniveauer og hermed for organisering af Region Hovedstadens bygherrerolle. Koncerndirektionen varetager projektejer-rollen for samtlige hospitalsprojekter på regionsrådets vegne og sikrer en hensigtsmæssig koordinering af arbejdet med kvalitetsfondsprojekter og øvrige byggeprojekter, mens hospitalsdirektøren for Nordsjællands Hospital er projektansvarlig for bygge- Side 7 af 47

8 projektet. Koncerndirektionen kan beslutte at fravige den nævnte opgavefordeling, hvis særlige grunde taler herfor. Der er nedsat en hospitalsbyggestyregruppe for. Hospitalsledelsen har endvidere udnævnt en projektdirektør og nedsat en projektstyregruppe. Der er følgende administrative beslutningsniveauer: Hospitalets byggestyregruppe (koncerndirektør er formand) Projektets styregruppe (hospitalsdirektør er formand) Projektledelsen (ledet af projektchef/-direktør) Niveauerne er illustreret i nedenstående diagram. Side 8 af 47

9 Regionsråd Forretningsudvalg Politisk følgegruppe Koncerndirektion Koncern Byggestyring Hospitalsbyggestyregruppen Hospitalsdirektør Projekt styregruppe Projektledelse Projektorganisation Side 9 af 47

10 2.3.2 Hospitalsbyggestyregruppens ansvar og opgaver s byggestyregruppe består af en koncerndirektør, hospitalsdirektøren, projektdirektøren og direktøren for Koncern Byggestyring. Koncerndirektøren er formand. Hospitalsbyggestyregruppen har ansvar for og til opgave: At tilse at projektet til enhver tid følger målsætningerne i regionens hospitals- og psykiatriplaner, samt øvrige af regionsrådet vedtagne politikker og strategier. At overvåge at den økonomiske ramme for projektet overholdes. At overvåge at de kvalitative mål for projektet overholdes. At overvåge at den tidsmæssige ramme for projektet overholdes. At tage initiativ til at igangsætte aktiviteter til at sikre, at konstaterede, væsentlige afvigelser i kvalitet, tid og økonomi håndteres, og følge op på udfaldet heraf. At godkende forslag til brug af 5 pct. reservepuljen på baggrund af indstilling fra projektet At godkende de af projekterne udarbejdede projektplaner som projektets administrative mandat i forbindelse med faseskift og projektændringer. At godkende forslag fra projektet om change requests og andre væsentlige projektændringer. At godkende forslag fra projektet om disponeringsregler for anvendelse af pulje til uforudseelige udgifter. At godkende disponeringsbeføjelser på baggrund af indstilling fra hospitalsdirektøren At overvåge at initiativer til offentligt-privat innovationssamarbejde gennemføres i henhold til plan udarbejdet af projektet. At godkende materiale fra projektet til forelæggelse for politisk følgegruppe, forretningsudvalg og regionsråd for den kommende fase af byggeprojektet At drøfte med henblik på formandens vurdering, forelæggelse af væsentlige spørgsmål for den politiske følgegruppe, forretningsudvalg og regionsråd. Hospitalsbyggestyregruppen holder møde minimum en gang i kvartalet, og sekretariatsbetjenes af Koncern Byggestyring Hospitalsdirektøren og projektdirektørens ansvar og opgaver Hospitalsdirektøren er projektansvarlig for hospitalsbyggeprojektet, og varetager bygherrerollen som grundlæggende beskrevet i Bygherrevejledning Hospitalsdirektøren bærer hermed ansvaret for projektets gennemførelse. Hospitalsdirektøren (Suzanne Aaholm) og projektdirektøren (Henrik Schødts) har ansvaret for og til opgave: Side 10 af 47

11 At den fysiske ramme for hospitalets organisatoriske og tekniske udvikling er i overensstemmelse med de af regionsrådet og administrationen fastsatte rammer og målsætninger. At projektet er organiseret, ressourcesat og bemandet forsvarligt igennem hele projektet. At der løbende sker en opfølgning på indhold, økonomi, tid, kvalitet og risiko At udarbejde forslag til hospitalsbyggestyregruppen om change requests og forelægge væsentlige ændringer. At udarbejde indstilling om brug af 5 pct. reservepuljen til hospitalsbyggestyregruppen. At der udarbejdes materiale til forelæggelse for den politiske følgegruppe, forretningsudvalg og regionsråd, herunder ansøgning om bevilling til budget for den kommende fase af byggeprojektet. At de rationaliseringsgevinster, der er forudsat i forbindelse med projektet, efterfølgende kan realiseres og er dokumenteret. At organiseringen af projektet muliggør en ibrugtagning således, at personalet er forberedt på og trænet i at arbejde i de nye eller renoverede rammer, der er et resultat af byggesagen. At projektstyregruppens sammensætning sikrer, at der i resten af organisationen er en generel tillid til de trufne beslutninger. At udarbejde plan for initiativer til offentligt - privat innovationssamarbejde (OPI). At udarbejde og vedligeholde forslag til regler for disponeringsbeføjelser i projektet. Til støtte for hospitalsdirektøren og projektdirektøren er nedsat en projektstyregruppe, hvis sammensætning og opgaver og mødekadence er defineret af hospitalsdirektøren og godkendes i hospitalsbyggestyregruppen. Hospitalsdirektøren er formand for projektstyregruppen. Endvidere deltager projektdirektøren (næstformand), 1 vicedirektør, og centrale faglige medarbejdere såvel fra klinikken som fra facility management (FM). Projektledelsen rapporterer skriftligt til hospitalsbyggestyregruppen minimum en gang i kvartalet, jf. kapitel 3 om rapportering. Projektledelsen godkender projektplan, som projektorganisationen udarbejder i forbindelse med faseskift og væsentlige projektændringer Projektets ledelse og projektorganisationen Projektdirektøren for har det daglige ansvar for driften af projektet, herunder styring og koordinering af alle projektets aktiviteter, fx leverandørstyring, kontraktstyring ansættelse og afskedigelse af medarbejdere/projektansatte. Projektorganisationens ledelse består af projektdirektør, projektchef, øko- Side 11 af 47

12 nomi- og proceschef, sekretariatschef samt administrations- og analysechef. Projektledelsen sikrer, at der gennem hele projektet vil ske involvering af ledere og medarbejdere på hospitalet. Projektets ledelse sikrer, at der udarbejdes og ajourføres en projekthåndbog for projektet. I projekthåndbogen er redegjort for projektorganisationens sammensætning og kompetencer, sammensætning af projektstyregruppe, brugergrupper, funktionsbeskrivelser mv. Projektorganisationens opgaver vil løbende ændre sig gennem hele forløbet, og der er slåedes behov for forskellige kompetencer i de forskellige faser af byggeriet. Projektorganisationen vil løbende blive tilpasset hertil. Projektorganisationen består i december 2012 af ti medarbejdere (heraf én projektansat) og to studenter. Projektorganisationen er organiseret i tre spor: Byggeri, økonomi og proces samt administration og analyse. Der pågår pt. en udvidelse af projektorganisationen med det formål at styrke kompetencerne inden for bl.a. byggestyring, økonomistyring, analyse og projektledelse. Projektorganisationen bistås af eksterne rådgivere: Cowi (bygherrerådgivning) og Lohfert & Lohfert (funktionsplanlægning). Det er bygherrerådgiverens opgave at bistå bygherren i forberedelsen og gennemførelsen af det samlede projekt Koncern Byggestyring Koncern Byggestyring er en stab på koncernniveau, under ledelse af en stabsdirektør. Stabsdirektøren refererer til et medlem af koncerndirektionen. Koncern Byggestyring er sekretariat for den politiske følgegruppe og hospitalsbyggestyregruppen. Koncern Byggestyring udarbejder rammerne for den overordnede styring og koordinering af regionens større hospitalsbyggeprojekter. Byggeprojekterne omfatter projekter med støtte fra Statens Kvalitetsfond, også kaldet kvalitetsfondsprojekter, samt et nyt neurorehabiliteringshus på Nyt Hospital Glostrup og to nye regionale sterilcentraler. Koncern Byggestyring vejleder og bistår Region Hovedstadens øverste administrative og politiske ledelse i forbindelse med byggeprojekterne. Koncern Byggestyring samarbejder med hospitalerne om at sikre fremdrift, styring og koordinering af projekterne. Koncern Byggestyring skal endvidere udarbejde rammerne for den økonomiske styring af projekterne, konso- Side 12 af 47

13 lidere risikostyring og varetage den løbende controllingfunktion i forbindelse med projekternes rapportering og i forbindelse med godkendelse af budget ved faseskift og bevillingsafgivelse. Koncern Byggestyring skal samarbejde med interne og eksterne organisationer om at udnytte projekternes potentiale til at fremme regional vækst, erhvervsudvikling og innovation. Koncern Byggestyring varetager desuden opgaverne med at sikre, at politisk relevante sager forberedes, dokumenteres og fremlægges for politiske følgegrupper, forretningsudvalg og regionsråd, samt følger op på de politiske beslutninger. Side 13 af 47

14 3. Afrapportering 3.0 Krav til styringsmanual Styringsmanualen indeholder en redegørelse for projektets afrapportering med beskrivelse af ansvarlig funktion for udarbejdelse, kontrol og godkendelse. Rapportering vedrørende projekterne skal sikre, at man på politisk og administrativt ledelsesniveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift. 3.1 Rapportering og opfølgning Den løbende rapportering og styring har til formål at identificere og håndtere eventuelle risici for projektets mål for kvalitet, tidsplan og økonomiske ramme. Projektorganisationen sikrer, at tvister håndteres løbende og så hurtigt som muligt. Der redegøres for udestående tvister i den løbende rapportering, som godkendes af hospitalsdirektøren. Såfremt der forekommer afvigelser i forhold til de planlagte forudsætninger forelægges hyppigere rapportering på alle niveauer. I tilfælde af akut indtrådte hændelser og i det omfang hændelserne truer projektets overordnede økonomi og tidsplan, rapporteres straks herom til hospitalsdirektør og hospitalets byggestyregruppe. Der vil ligeledes skulle ske en umiddelbar inddragelse af Koncern Byggestyring, med henblik på at tilrettelægge den videre proces. Der er fastlagt følgende niveauer for rapportering, minimumskrav til indhold i rapporteringen og hyppighed for rapporteringen Fra projektorganisation til hospitalsdirektør Projektorganisationen udarbejder minimum en gang månedligt en skriftlig rapport (månedsrapporten), som godkendes af hospitalsdirektøren. Rapporteringshyppighed fastlægges særskilt ved faseskift og gennemførelse af særligt følsomme aktiviteter. Rapporteringen består af rapportering for delprojekter og det samlede projekt Fra hospitalsdirektør til hospitalsbyggestyregruppe Projektet udarbejder med udgangspunkt i månedsrapporten kvartalvis en overordnet, skriftlig rapport for projektets fremdrift, herunder med særlig Side 14 af 47

15 fokus på afvigelser, til hospitalets byggestyregruppe. Rapporten godkendes af hospitalsdirektøren Fra projekt til Koncern Byggestyring Hospitalsdirektøren godkender den månedlige rapport (månedsrapporten), som fremsendes til Koncern Byggestyring senest den 10. i hver måned Rapportering til regionsrådet Koncern Byggestyring udarbejder rapportering til regionsrådet på aggregeret niveau. Det vil sige opsamlet på tværs af projekterne på basis af den indkomne rapportering fra projekter. Forretningsudvalg, regionsråd samt politiske følgegrupper forelægges to gange årligt en samlet statusrapportering for projekterne. Senest i forbindelse med udbetaling af midler fra Statens Kvalitetsfond, skal der rapporteres hvert kvartal, hvilket erstatter de to årlige statusrapporteringer. Ved den kvartalsvise fremlæggelse for regionsrådet af status for kvalitetsfondsprojekterne skal rapporterne, efter udbetaling af midler fra Kvalitetsfonden, forsynes med en revisionserklæring fra regionens uafhængige revisor. Der udarbejdes en revisionserklæring pr. projekt. Erklæringen udarbejdes efter retningslinjer i revisionsinstruks og konkret aftale med Region Hovedstadens revision. Beskrives nærmere i controllingmanualen, som udarbejdes af Koncern Byggestyring Rapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Projektet skal senest ved udbetaling af midler fra Kvalitetsfonden påbegynde rapportering kvartalsvis i henhold til retningslinjer beskrevet i Kvartalsrapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om kvalitetsfondsbyggerierne. Koncern Byggestyring vil forestå den samlede forelæggelse for regionsrådet og ministerium. Kvartalsrapporteringen skal give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Den skal give Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse indsigt i de enkelte projekters forløb og betrygge, at projektet kan realisere de resultater, som ligger til grund for tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, særligt med vægt på, at der indenfor den økonomiske ramme kan etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt hospital. Kvartalsrapporten vedlægges en ledelseserklæring, hvor regionsrådsformanden og regionsdirektøren erklærer, at kvartalsrapporteringen til staten efter bedste overbevisning giver et retvisende billede af status for projekterne. Der udarbejdes én samlet ledelseserklæring for alle projekter under et. Side 15 af 47

16 3.2 Rapporteringsskabelon Rapportering til hospitalernes byggestyregruppe, hospitalsdirektør og Koncern Byggestyring sker efter en fastlagt rapporteringsskabelon. Rapporteringsskabelon for den månedlige rapport er vedlagt i bilag 1 Månedsrapportering. Side 16 af 47

17 4. Styring af økonomi og tid 4.0 Krav til styring af økonomi og tid Styringsmanualen er en supplerende ramme til de eksisterende regler og retningslinjer for styring af økonomi og tid: Budget- og regnskabssystem for regioner. Kasse- og regnskabsregulativ for Region Hovedstaden. Bevillingsregler for Region Hovedstaden. Regnskabsprincipper for det omkostningsbaserede regnskab i Region Hovedstaden. 4.1 Den overordnede økonomistyringsopgave Opgaver og ansvar Formålet er at sikre en effektiv økonomistyring og retvisende økonomisk rapportering for den samlede organisation og det politiske niveau, i sammenhæng med den øvrige rapportering for de større investeringsprojekter (tid, risiko, kvalitet, kommunikation og samarbejde). Beslutnings- og forretningsgange fastlægges så sporbarhed og dokumentation for beslutninger sikres og skaber forudsætninger for: At sikre budgetoverholdelse. At projektet gennemføres inden for det investeringsbudget, som regionsrådet godkender som den samlede økonomiske ramme for det samlede projekt, herunder delprojekter. At sikre, at økonomistyringen understøtter, at der træffes økonomisk forsvarlige beslutninger. At sikre overblik over bevillinger. At overholde bestemmelser i styringsmanualen. At opfylde krav fra eksterne parter, herunder regionens revisor, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Rigsrevisionen samt Regeringens Ekspertpanel At budgetmæssige afvigelser, indtrufne såvel som forventede, forelægges forretningsudvalget, når der forudses ikke uvæsentlig risiko herfor. At sikre et samlet overblik over og ensartet niveau for rapportering. At opfylde gældende regler for krav til regnskabsaflæggelse. At sikre information om projektfremdrift i forhold til økonomisk forbrug. Opgave- og ansvarsfordelingen følger princippet om, at dispositionsret og økonomisk ansvar følges ad, og at klar og entydig kompetencefordeling og forretningsgange for opgaverne, vil medvirke til at sikre opnåelse af styringens formål. Side 17 af 47

18 4.1.2 Disponeringsbeføjelser Projektet har udarbejdet et regelsæt vedrørende disponeringsbeføjelser (jf. Økonomistyringsmanual principper for økonomistyring ). Reglerne indeholder en fortegnelse over, hvem der er disponeringsberettigede, inden for hvilken beløbsmæssig ramme der kan disponeres, og i hvilket omfang disponeringsbeføjelsen kan overdrages. Regelsættet udarbejdes under hensyntagen til regionens kasse- og regnskabsregulativ mv. Der er pr. dec følgende godkendelses procedure indført i Nyt Hospital Nordsjællands projektorganisation. Projektorganisationen forventer, at beføjelsesstrukturen som min. revideres hvert år. Projektdirektør Beløb > kr. anvisning sker via Projektdirektør. Økonomi- og Proceschef Beløb < kr. anvisning sker via Økonomi og Proceschef Administrative omkostninger Uanset beløb sker attestation via projektsekretæren Administration og analyse Økonomi og Proces Byggeri og program Ledelsessekretariat Attestation og kvalitetssikring af Attestation og kvalitetssikring af Attestation og kvalitetssikring af Attestation og kvalitetssikring af faktura sker via projektleder, faktura sker via projektleder, faktura sker via projektleder, faktura sker via projektleder, som er ansvarlig for projektet som er ansvarlig for projektet som er ansvarlig for projektet som er ansvarlig for projektet Side 18 af 47

19 4.2 Økonomisk ramme og tidsplan for det samlede projekt Økonomisk ramme Byggeprojektet skal gennemføres inden for den givne totalramme på 3,8 mia. kr. (09-pl) som fremgår af det foreløbige tilsagn fra staten. Det samlede investeringsbudget opdeles i delprojekter Tidsplan for projektets faser Der er udarbejdet en hovedmilepæls- og tidsplan (senest revideret i november 2012) for planlægning og udførelse af byggeriet. Der udarbejdes endvidere tidsplan for delprojekter og efter behov for delaktiviteter. Den mere nuancerede opdeling i delprojekter og aktiviteter sker efter valg af vinderprojekt. Opdelingen vil i videst muligt omfang følge opdelingen i bevillinger og leve op til kravene stillet af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Hovedtidsplanen omfatter byggesagens planlagte (totale) tidsforløb fra start til slut og omfatter følgende faser: Ideoplæg Projektkonkurrence (konkurrencegrundlag og resultat) Byggeprogram (projektkonkurrencen for afholdes før byggeprogrammet udarbejdes) Ansøgning om endeligt tilsagn søger om endeligt tilsagn parallelt med afholdelse af projektkonkurrencen. Dispositionsforslag Projektforslag Forprojekt og hovedprojekt Licitation Udførelse Ibrugtagning Aflæggelse af regnskab Tidsstyringen har til formål at sammensætte og gennemføre projektets aktiviteter efter en plan, der overholder projektets rammer mht. mål, kvalitet, tid og økonomi og tager hensyn til projektets usikkerhed samt muliggør nøjagtig opfølgning. Hovedtidsplanen indeholder alle relevante milepæle, herunder godkendelser i Region Hovedstadens forretningsudvalg og i regionsråd, myndighedsansøgninger, høringsperioder og myndighedsgodkendelser samt udbud og kontrahering af rådgiverydelser, entreprisearbejder og væsentlige tekniske leverancer. Ligeledes fremgår planlagte møder i den politiske følgegruppe og hospitalsbyggestyregruppen af tidsplanen. Side 19 af 47

20 Tidsplanen er udarbejdet således, at den kan illustreres både på et overordnet niveau, og et meget detaljeret niveau. Udvikling i tids- og aktivitetsplanen indgår i rapporteringen Forelæggelse for regionsrådet ved faseskift Som et kvalitetsfondsprojekt forelægges og godkendes projektet for Nyt Hospital Nordsjælland i regionsrådet ved følgende faseskift: Ideoplæg Projektkonkurrence (konkurrencegrundlag og resultat) Byggeprogram (projektkonkurrence kan afholdes før eller efter byggeprogram udarbejdes) Ansøgning om endeligt tilsagn Dispositionsforslag Projektforslag Ved de efterfølgende faseskift forelægges projektet alene for regionsrådet, hvis indholdet afviger væsentligt fra det, som tidligere er besluttet i regionsrådet, herunder ved overskridelse af den økonomiske ramme. Endvidere forelægges aflæggelse af investeringsregnskab for regionsrådet. Forelæggelserne behandles forinden i den politiske følgegruppe. Der udarbejdes en projektplan for hvert projekt og delprojekt. Projektplanen opdateres ved faseskift, så den til enhver tid beskriver styringen af den kommende fase. Paradigme for projektplan anvendes. I forbindelse med licitationer følges retningslinjer for, hvornår prismæssigt afvigende licitationsresultat skal forelægges for regionsrådet. Retningslinjer vil indgå i controllingmanualen. Licitationsresultatet forelægges for hospitalsbyggestyregruppen, der foretager den endelige vurdering om forelæggelse for regionsråd ud fra de givne retningslinjer. 4.3 Bevillinger Bevilling Regionsrådet er bevillingsmyndighed og godkendte bevillinger er grundlaget for enhver opgave, som udføres i forbindelse med byggeprojektet. Formelt set defineres en bevilling som Regionsrådets bemyndigelse til den ansvarlige ledelse til at afholde udgifter eller erhverve indtægter til en opgave i overensstemmelse med de beløbsmæssige og materielle forudsætninger for bevillingen. Side 20 af 47

21 Bevillingen indeholder dermed en økonomisk og en materiel/ indholdsmæssig del: Bevillingen angiver den styrende økonomiske ramme for udgifter og indtægter til en opgave og må ikke overskrides. Udgifter og indtægter må alene anvendes til det indhold, som regionsrådet godkender. Alene regionsrådet kan godkende eller ændre bevillinger. Investeringsbevillinger er bevillinger til en bygge- og anlægsopgave. Investeringsbevillingen dækker hele opgaven uanset perioden og kan derfor være et- eller flerårig. Til investeringsbevillingen er derfor tilknyttet rådighedsbeløb, der angiver de maksimale årlige udgifter til projektet. Summen af rådighedsbeløb svarer til bevillingen. Er der afvigelser mellem de regnskabsførte udgifter i et år og årets rådighedsbeløb, kan mer- eller mindreforbrug normalt overføres til det kommende år, jf. regionens bevillingsreglers bestemmelser om overførsler mellem år. Investeringsbevillinger afgives brutto. Det indebærer, at en ekstraindtægt, fx i form af donation fra en fond, skal godkendes i regionsrådet før en tilsvarende merudgift kan afholdes, jf. budget- og regnskabssystem for regioner, som kræver en politisk forelæggelse og afgivelse af særskilt bevilling for enkeltinvesteringer, der overstiger 10 mio. kr. Af bevillingsreglerne fremgår derudover, at investeringer, anskaffelser eller projekter, der i henhold til regler for definition af et aktiv, skal registreres i regionens anlægskartotek. Ved bevillingsgodkendelsen tager regionsrådet stilling til: Projektets eller delprojektets indhold og kvalitet. Det samlede investeringsbudget til projektet eller delprojektet. Rådighedsbeløb til projekt eller delprojekt (udgifter pr. år). Prisindeks for investeringsbudget og rådighedsbeløb. Milepæle og tidsplan. Finansiering af udgifterne. For at sikre kontinuerlig fremdrift ved faseskift, kan der søges om midler til videreførelse af projektarbejdet under den politiske behandling af projektet, typisk op til 6 måneder. Der er udarbejdet en bevillingsstrategi for projektet i forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn. Bevillingsstrategien følger projektets overordnede anlægsbudget i forhold til opdeling mellem forskellige omkostningsvariabel samt den forventede opdeling i bevillinger gennem projektets livscyklus. Projektorganisationen forventer, at projektets opdeling i delprojekter vil følge bevillingsstrategien således, at der er gennemsigtighed mellem delprojekter og bevillinger. Side 21 af 47

22 4.3.2 Opdeling af byggeprojektet i delprojekter Med henblik på at sikre overskuelighed og minimere risiko for budgetoverskridelser opdeles projektet i et antal klart afgrænsede delprojekter med tilhørende budgetter og milepæls- og tidsplaner. Opdelingen i delprojekter kan være hensigtsmæssig, hvor disse hver især er naturligt velafgrænsede med hensyn til tidsmæssig afvikling, størrelse, teknisk indhold og fysisk/geografisk placering. For egentlige byggearbejder er et delprojekt derfor typisk bygninger. For andre typer af arbejder afgrænses delprojekter til en specifik veldefineret opgave, som f. eks. byggemodning, tværgående byggeledelse eller IT/medicoteknik. Delprojekter kan ligeledes være et planlægningsprojekt i form af bygherrens projektorganisation og tværgående delprojekter som konkurrenceafholdelse og projektering frem til udbud og licitation. Derudover kan delprojekter omfatte byggeprojekter, som kan overskues og styres uden yderligere opdeling i underprojekter. Konkrete eksempler er bl.a. P-hus, patienthotel eller administrationsbygning. Opdeling af det samlede kvalitetsfondsbyggeprojekt i delprojekter sker i de indledende planlægningsfaser efter projektkonkurrencen og i sammenhæng med projektets bevillingsstrategi. 4.4 Budget Budgettet for det samlede byggeprojekt og for de enkelte delprojekter bearbejdes ved at øge detaljering i takt med, at projektet gennemløber faseskift. Den forventede udvikling af det økonomiske overslag for projekt og delprojekter fremgår af nedenstående skema. Det fremgår ligeledes af skemaet, hvilke dokumenter der forudsættes at dokumentere budgettet for hver af faserne. Side 22 af 47

23 Fase 0. Foreløbigt tilsagn fra statens kvalitetsfond Grundlag for budget (økonomisk overslag) Statslig udmeldt budgetramme 1. Ideoplæg Overslag på baggrund af planlagt areal (kr/m²), tilslutningsafgifter, kunst, reserve mv. Budgetdokument (dokumentation) Generalplaner, ideoplæg Bevilling i regionsråd til gennemførelse af næste fase 2. Projektkonkurrence Konkurrencegrundlag Bevilling i regionsråd til gennemførelse af næste fase 3. Byggeprogram Overslag på baggrund af planlagt areal, jf. ideoplæg (kr./m²) 4. Dispositionsforslag delprojekt Overslag på baggrund af konkurrenceforslag og m² priser. Forudsætninger for budgettet angives. Bevilling i regionsråd til gennemførelse af næste fase Projektansøgning til ekspertpanelet indeholder planlægningsbudget, overslag over effektiviseringsgevinster, risikoanalyse, byggeprogram Bevilling i regionsråd (projekteringsbevilling) 5. Projektforslag Budget i hovedposter Styrende budget fastlægges. Investeringsbevilling i regionsrådet 6. Hovedprojekt Overslag på baggrund af endeligt projekt (bygningsdele, konstruktioner, materialer mv.). Myndighedsprojekt udarbejdes. 7. Licitation Tilbudspriser fra entreprenører, tilslutningsafgifter, omkostninger, bygherreudgifter mv. Forelæggelse af licitationsresultat for regionsrådet efter retningslinjer for, hvornår divergerende økonomi skal forelægges 8. Udførelsesfase Løbende opgørelser af forventet regnskab for delprojekter og total 9. Ibrugtagning Foreløbigt regnskab 10. Aflæggelse af regnskab Endeligt revisionspåtegnet regnskab forelægges regionsrådet Side 23 af 47

24 Projektorganisationen for kvalificerer trinvis det økonomiske overslag for projektet og delprojekter. Der sker løbende frem til projektforslag forelæggelse for regionsrådet med henblik på godkendelse af projektets fremdrift og afgivelse af bevilling til projektets næste fase. Det forudsættes som følge heraf, at der løbende udarbejdes risikoanalyser til belysning af risikofaktorer og risikoomfang, jf. regionens risikostyringsmanual. Det forudsættes, at projekterne tilrettelægges og opdeles i delaktiviteter i videst muligt omfang, således at det i hele forløbet vil være muligt at reducere eller tilføje aktiviteter, og sikre tilpasning i henhold til budgetoverholdelse. Disse krav skal fremgå i udformningen af rådgiver- og entrepriseudbudsog kontraktmaterialet fx i form af optioner. Budgetgrundlaget i de enkelte faser af byggeprojektet skal dokumenteres af hensyn til projektets økonomistyring. Dette gør byggeorganisationen via økonomisystemet. Der vil i forbindelse med rapportering ske en opfølgning på det forventede regnskab for delprojekter og for det samlede projekt, jf. kapitel 3 om afrapportering. 4.5 Reservepuljer og indekseringsrisiko Den enkelte byggeorganisation skal gennem hele forløbet budgettere, styre og tilpasse økonomien inden for den ramme, der er tildelt projektet. I forbindelse med budgettering af projekterne afsættes puljer til reserver, dels en pulje til uforudseelige udgifter og en 5 pct. reservepulje. Puljen til uforudseelige udgifter udgør 10 pct. af entrepriseudgifterne, afhængigt af projektets kompleksitet og risikoprofil. Det er den enkelte byggeorganisation, der ud fra en vurdering af risici og forudsætninger udarbejder budget for de enkelte aktiviteter. Fastlæggelse af puljen godkendes i projektets byggestyregruppe Der er derudover fastsat en 5 pct. reservepulje for kvalitetsfondsprojektet. Denne reservepulje beregnes af investeringsrammen for det samlede projekt, dvs. 3,8 mia. kr. (09-pl). Endelig vurderes kvalitetsfondsbyggeprojekterne at stå overfor en risiko i forbindelse med indeksregulering af bevillinger og omkostninger, idet det sker ved henholdsvis den regionale anlægs-pl (indtægter) og byggeomkostningsindeks for boliger (udgifter). Det er vurderingen, at en sandsynlig udvikling i differencen mellem de to indeks vil være mindst 1 pct. årligt. Side 24 af 47

25 Dette medfører en budgetusikkerhed for projekterne, som skal håndteres i budgetlægningen såvel som i det videre projektforløb. Håndtering af indekseringsrisiko vil i lighed med øvrige risici skulle ses i sammenhæng med de afsatte reserver og udmøntning af disse i de enkelte projekter. Byggeorganisationen udarbejder og hospitalsdirektøren godkender forslag til projekttilpasninger (change requests), der efter godkendelse i regionsrådet kan gennemføres ved budgetproblemer, jf. afsnit nedenfor. Udmøntningen af 5 pct. reservepuljen vil afhænge af det enkelte projekts risikoprofil og opgørelse af indekseringsrisiko. Udgangspunktet er, at puljen ikke bringes i anvendelse med mindre, der er taget tilstrækkelig højde for budgetusikkerhed gennem projektets pulje til uforudseelige udgifter eller change request liste. Er der den fornødne betryggelse om budgetsikkerheden og indstilling om udmøntning er godkendt i hospitalsbyggestyregruppen, kan 5 pct. reservepuljen gradvist anvendes fra projektets tidlige faser. Udmøntning af puljen sker således efter en samlet vurdering af det enkelte byggeprojekt. Nærmere beskrivelse heraf indgår i controllingsmanualen. 4.6 Change request liste Projektets ledelse har udarbejdet et katalog med forslag til projektændringer, change request liste, som beskrevet i Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri, dateret 2. juli Disse forslag skal konkret kunne gennemføres, såfremt der enten opstår behov for at reducere projektets omfang/kvalitet på grund af budgetproblemer, eller der opstår budgetmæssig mulighed for at udvide/styrke projektet. Listen skal opdeles tidsmæssigt ud fra projektets faser, ligesom forslagene skal angive en beløbsmæssig størrelse. Change request listen godkendes af regionsrådet i forbindelse med behandling af den endelige ansøgning til Ekspertpanelet. Change request listen vil derefter blive detaljeret, prioriteret og kvalificeret i forhold til beløbs- og tidsangivelser. Change request listen godkendes endeligt senest i forbindelse med anmodning om udbetaling af midler fra Statens Kvalitetsfond. Listen over change requests vil løbende blive detaljeret og der udpeges områder og emner, der helt eller delvist kan udgå af projektet, for at sikre overholdelse af budgettet. Det vil blive aftalt med de projekterende rådgivere, at der skal udarbejdes konkrete change request lister før alle faser, og specielt ved udbud, licitation og udførelsesfasen. Således vil der ved fastlæggelse af budgettet for licitation være konkrete forslag til justering/reduktion af projektet i forhold til overholdelse af budgettet. Side 25 af 47

26 Præmissen for at lade områder eller emner helt eller delvist udgå af projektet vil være, at formålet med projektet stadig kan indfries. Afhængigt af projektfasen vil der i hvert enkelt tilfælde være behov for, at vurdere konsekvenserne i forhold til betydningen for fremtidige produktivitetsgevinst, fleksibilitet, kvalitet m.m. I forhold til prioriteringskataloget på nuværende tidspunkt skal det understreges, at allerede i foråret 2012 har foretaget en grundig budgetvalidering. I forbindelse med den heraf følgende arealog budgettilpasning, er der således allerede forudsat markante besparelser på byggeriet. Som eksempel herpå kan nævnes reduktion af kontorarealer og arealer til service og værksteder. Disse arealtilpasninger er valgt, idet de ikke vurderes at påvirke hospitalets kliniske funktioner. Det vurderes imidlertid vanskeligt at reducere projektet yderligere, uden at dette vil influere på hospitalets kapacitet og aktiviteter. De emner, der på nuværende tidspunkt kan på, er: Reduktion af fælles træningsarealer med henblik på gennemførelse af træning på sengestuer Yderligere optimering og reduktion af fællesarealer Reduktion af den afsatte pulje til kunst Genovervejelse af sengestuekonceptet for visse begrænsede patientgrupper En reduktion af de fælles træningsarealer med ca. 20 pct. Denne ændring vurderes at kunne frigive ca. 7,3 mio. kr. Reduktionen vil kunne realiseres frem til udbud af entreprise. Ved senere realisering vil besparelsen blive mindre. Muligheden for en yderligere optimering og reduktion af fællesarealer vil skulle vurderes på baggrund af de indkomne konkurrenceforslag og i bearbejdningen frem til dispositionsforslag. Reduktion af den afsatte pulje til kunst fra 1 pct. af totalrammen til ½ pct. kan reducere budgettet med ca. 18 mio. kr. Genovervejelse af sengestuekonceptet i form af flersengsstuer for visse patientgrupper kan realiseres frem til dispositionsforslaget. Potentialet for reduktion af anlægsbudgettet forbundet hermed vurderes imidlertid at være begrænset. Herefter tilbagestår en reduktion af antallet af senge. Der vurderes at kunne realiseres en besparelse i budgettet på ca. 27 mio. kr. pr. 32 senge. Denne reduktion vil kunne realiseres frem til entrepriseudbud. Ved senere realisering vil besparelsen blive mindre. Side 26 af 47

27 4.7 Opfølgning Opfølgning på byggeriernes økonomi, tid, kvalitet og fremdrift mv. foretages i som beskrevet i kapitel 3 og efter en fast skabelon, som indgår i byggestyringsløsningen i regionens økonomisystem. Rapportering omfatter opgørelse af projektets økonomiske stade og byggemæssige fremdrift. Oplysninger om projektets forbrug i relation til planlagte aktiviteter skal i tilfælde af afvigelser suppleres med planlagte handlinger for sikring af overholdelse af budget og eventuelle ændringer i aktiviteter samt projekttilpasninger. Kontoplanerne opbygges således, at de understøtter budgettering, styring af kontrakter og rapportering og er i overensstemmelse med krav til kontering fra ministerier mv., jf. bilaget Økonomistyring og tid. Opfølgning og rapportering vil derudover følge skabelon for kvartalsrapportering fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse 4.8 Økonomisystem og systemunderstøttelse Kvalitetsfondsbyggeprojekterne anvender byggestyringsløsningen i regionens økonomisystem (SAP). Byggestyringsløsningen er implementeret med henblik på at understøtte kvalitetsfondsbyggerierne og regionens andre større investeringsprojekter i forbindelse med økonomi- og kontraktstyring samt rapportering. 4.9 Investeringsregnskaber Projektets ledelse udarbejder løbende investeringsregnskab, når en bevilling afsluttes. Der aflægges et særskilt revisionspåtegnet investeringsregnskab. Retningslinjer for udfærdigelse af investeringsregnskaber fremgår af regionens regnskabsregler samt regnskabsinstruks for kvalitetsfondsstøttet byggeri, herunder krav til revisionspåtegnelse og aktivering. Investeringsregnskabet forelægges regionsrådet til godkendelse i den frekvens projektet i øvrigt afrapporterer til regionsrådet. Forud for fremlæggelse, skal investeringsregnskabet for de enkelte hospitalsprojekter revisionspåtegnes. Denne uafhængige revision foretages af Region Hovedstadens revisor. Side 27 af 47

28 5. Risikostyring 5.0 Politik og strategi Risikostyring er et særligt fokusområde i byggeprojekterne i Region Hovedstaden. Ansvar for risikostyring og håndtering af risiko og usikkerhed i relation til byggeprojekterne er forankret i byggeorganisationen. Risikostyring er en kontinuerlig proces, som gennem systematisk anvendelse af risikostyringspolitikker, rutiner og teknikker har til formål at fastlægge risikosammenhænge og at identificere, analysere, vurdere, behandle, kommunikere, styre og overvåge risici. Risiko defineres som erkendelige fremtidige uønskede begivenheder, som kan vurderes ud fra sandsynlighed og konsekvens. Usikkerhed defineres som fremtidige uønskede begivenheder, der ikke er mulighed for at forudsige. Den overordnede målsætning for risikostyring i Region Hovedstaden er: At identificere og reducere risiko forbundet med byggeprojekterne. At skabe transparens omkring sandsynligheden for at nå byggeprojekternes målsætninger. At sikre proaktivitet i beslutninger, der vedrører byggeprojekterne både på operationelt, taktisk og strategisk niveau. Risikostyring varetages af projektledelsen på og en integreret del af de formelle rapporteringskrav til region og stat. Projektorganisationen for har i 2012 igangsat et systematisk arbejde med risikostyring. I juni 2012 afholdtes en risikoworkshop, hvor projektorganisationen identificerede risici, der skal arbejdes med i konkurrenceprogramsfasen. Efterfølgende er disse risici blevet opsamlet i et risikoregister, projektets risikolog, hvor risici løbende identificeres og opdateres. Sideløbende er der blevet udviklet principper for risikostyring i projektorganisationen. Principperne bygger dels på Region Hovedstandens manual for risikostyring og dels egne initiativer i, der har fokus på at implementere risikostyring som en integreret del af projektledelsen i projektets aktiviteter. Side 28 af 47

29 Formålet med risikostyring er at opnå størst mulig sikkerhed for, at projektet kan gennemføres uden utilsigtede scenarier som for eksempel overskridelse af tidsterminer eller økonomiske rammebevillinger. Det er projektorganisationens ansvar, at der løbende identificeres risici og følges op på identificerede risikoforhold. I er der udpeget en overordnet risikoansvarlig, der har ansvaret for, at projektet overholder kravene til risikostyring og rapportering samt en risikokoordinator, som supporterer risikoarbejdet og har ansvar for at opdatere risikologgen. arbejder løbende med at forbedre den styringsmæssige ramme for risikostyringen. 5.1 Risikostyringsmanual Projektets risikostyring gennemføres i overensstemmelse med retningslinjerne i Koncern Byggestyrings Risikostyringsmanual. Manualen omhandler en beskrivelse af og retningslinjer for risikostyringsprocessen herunder gennemførelse af workshops og opfølgende handlinger, risikorapportering, anvendelse af risikostyringsværktøj samt ansvar og organisering af arbejdet med risikostyring. Af manualen fremgår også retningslinjer for risikoledelse på byggeprojekterne, herunder hvordan viden om risiko bruges i beslutningsprocesserne, der relaterer sig til byggeprojekterne. 5.2 Risikostyringssystem Koncern Byggestyring (KBS), Region Hovedstaden, er i færd med at tilvejebringe et IT-baseret risikostyringsværktøj, der er sendt i udbud og forventes implementeret primo Projektets registrering, bearbejdning og rapportering af risici vil blive foretaget i det risikostyringssystem som Koncern Byggestyring stiller til rådighed. arbejder med identifikation af risici på to måder: Ved risikoworkshops og løbende i forbindelse med opstart og gennemførelse af delprojekter. I de indledende faser af byggeriet afholdes risikoworkshops som minimum ved faseskifte. Antallet af workshops vil øges, når selve byggeriet påbegyndes. Ved disse workshops vil et eksternt rådgivningsfirma med ekspertise i risikostyring være tilknyttet. Derudover deltager en række eksterne samarbejdspartnere samt Koncern Byggestyring. Workshops skal sikre, at risikoidentifikation og risikobearbejdning som minimum indbefatter vurdering af risiko inden for følgende områder: Side 29 af 47

30 Overordnede risiko vedrørende budgettet Grænseflade- og ledelsesproblematik Risiko fra delprojekter Beslutningsrisiko Risiko for styrings- eller infrastrukturnedbrud Risiko for at forudsætninger afviger fra det forventede Risiko for svigt i dømmekraft Risikovurdering og -opfølgning sker løbende i projektafdelingen. Hver måned orienteres s ledelse om risici. Risikovurdering og styring er et fast dagsordenspunkt på disse møder. På mødet besluttes det, hvem der følger op på de enkelte risikoelementer. Ved særligt kritiske parametre nedsættes en tværgående arbejdsgruppe der sikrer, at der bliver fulgt op på den specifikke opgave. Risikoarbejde på delprojekter: For at styrke arbejdet med risiko i projektorganisationen er der udarbejdet en række principper, der har til formål at implementere risikotænkning i de enkelte delprojekter. På nuværende tidspunkt betragtes alle ikkedriftsrelaterede aktiviteter som delprojekter, udviklingen vil dog gå imod færre projekter med tilsvarende større volumen i takt med at selve byggeprojektet igangsættes. Risici vil løbende blive identificeret i forbindelse med forskellige delprojekter under hver enkelt projektfase. Risikovurdering er en integreret del af planlægning af alle delprojekter og skal derfor identificeres i forbindelse med delprojektets projektbeskrivelse. Efter delprojektets godkendelse ved projektorganisationens ledelse fremsender projektleder risikoanalysen med projektinformationer, risikoscore og action plan til risikokoordinator, som registrerer data i risikolog. Projektleder har forpligtelse til at sende opdatering af risici, herunder opfølgning på action plans, risikoscore m.m., til risikokoordinator (frekvens for opdatering afgøres af risikoscorens størrelse) samt informere risikokoordinator ved identifikation af nye risici og når risici lukkes. Under projektets udførelse sker lukning af risici i risikologgen kun efter godkendelse ved økonomi- og proceschef. Ved projektafslutning lukkes alle projektrelaterede risici i risikolog. Side 30 af 47

31 FIGUR 1: RISIKOWORKFLOW FOR RISIKOARBEJDE I DELPROJEKTER I forbindelse med projektorganisationens arbejde med at udvikle principper for risikostyring er der blevet udarbejdet en ansvarsmatrice, der har til formål at skabe klare roller og ansvarsområder i forbindelse med risikoarbejdet på delprojektet: FIGUR 2: ANSVARSMATRICE DELPROJEKTER Som tidligere beskrevet har projektleder ansvar for identifikation af risici ved opstart af delprojekter. I den forbindelse udarbejder projektleder i forbindelse med projektbeskrivelsen en risikoanalyse med forudbestemte elementer, herunder action plans, som efter godkendelse ved projektledelsen fremsendes til risikokoordinator. Projektleder har fortløbende under projektet forpligtelse til at følge op på action plans i en opdateringsfrekvens defineret ud fra risikoscoren. Risikokoordinator har ansvar for at kvalitetssikre den fremsendte risikoanalyse og opdatere risikologgen. Økonomi- og Side 31 af 47

Nærværende vejledning beskriver kompetenceskemaets formål, indhold og anvendelse, samt procedure for behandling i hospitalsbyggestyregruppen.

Nærværende vejledning beskriver kompetenceskemaets formål, indhold og anvendelse, samt procedure for behandling i hospitalsbyggestyregruppen. Koncern Byggestyring Opgang Blok E Afsnit 1. sal Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Telefon 51150795 EAN-nr: 5798000384095 Dato: 28. juni 2013 Kompetenceskema for projektorganisationerne Vejledning til anvendelse

Læs mere

Paradigme for PROJEKTHÅNDBOG. (virksomhed) (projektnavn) (version) (dato) Udarbejdet Kontrolleret Godkendt Navn Navn Navn Dato Dato Dato

Paradigme for PROJEKTHÅNDBOG. (virksomhed) (projektnavn) (version) (dato) Udarbejdet Kontrolleret Godkendt Navn Navn Navn Dato Dato Dato Paradigme for PROJEKTHÅNDBOG Udarbejdet Kontrolleret Godkendt Navn Navn Navn Dato Dato Dato Indholdsfortegnelse 0 Introduktion 1 Projekthåndbog 2 Projektbeskrivelse 3 Organisation 4 Månedsrapportering

Læs mere

Region Hovedstadens Kvalitetsfonds Byggeprojekter Paradigme for Styringsmanual

Region Hovedstadens Kvalitetsfonds Byggeprojekter Paradigme for Styringsmanual Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Opgang Blok E Telefon 48 20 50 00 Direkte Fax 48 20 57 99 Region Hovedstadens CVR/SE-nr: 29190623 4. februar 2014 Bilag 2 Økonomistyring og tid 1 Grundlag Regnskabsinstruks

Læs mere

Kvalitet og Udvikling/KU-Byg - Kurt Reitz

Kvalitet og Udvikling/KU-Byg - Kurt Reitz Oversigtskort Region Sjælland Præsentation 1. Organisationsstruktur i Region Sjælland 2. Generalplanlægning i Region Sjælland 3. Fasedeling og basisorganisation i Region Sjælland 4. Organisationsstruktur

Læs mere

Rapporteringen er lavet efter seneste regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri pr. 26. juni 2014.

Rapporteringen er lavet efter seneste regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri pr. 26. juni 2014. Generelle principper Rapporteringen er lavet efter seneste regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri pr. 26. juni 2014. Regnskabsmæssige principper Generelt er

Læs mere

(virksomhed) (projektnavn) (måned år)

(virksomhed) (projektnavn) (måned år) Region Hovedstadens Kvalitetsfonds Byggeprojekter Paradigme for Styringsmanual Bilag 1 Månedsrapport Månedsrapport nr. (måned år) Udarbejdet Kontrolleret Godkendt Navn Navn Navn Dato Dato Dato Bilag 1

Læs mere

Ledelsesregulativ for Region Hovedstaden

Ledelsesregulativ for Region Hovedstaden Ledelsesregulativ for Region Hovedstaden 20. marts 2015 1. INDLEDNING... 3 2. OVERORDNET ADMINISTRATIV ORGANISERING... 4 2.1 Koncerndirektion... 4 2.2 Koncerncentre... 5 2.3 Hospitaler... 6 2.3.1 Hospitalsdirektioner...

Læs mere

Procedure for gennemførelse af byggeopgaver i Silkeborg Kommune

Procedure for gennemførelse af byggeopgaver i Silkeborg Kommune Procedure for gennemførelse af byggeopgaver i Silkeborg Kommune Indholdsfortegnelse Forord...1 1. Første idefase...2 2. Ide - og Programudvalg...2 3. Ide og Programudvalgets opgave...2 4. Politisk godkendelse

Læs mere

Bistand til statslige bygherrer efter lov om offentlig byggevirksomhed, varetages af Bygningsstyrelsen.

Bistand til statslige bygherrer efter lov om offentlig byggevirksomhed, varetages af Bygningsstyrelsen. NOTAT PROCEDURER VEDRØRENDE STATSBYGGESAGER 3.maj 2013 Juridisk Center LKR Almindelig orientering Statens byggevirksomhed er organiseret ved lov om offentlig byggevirksomhed nr. 1712 af 16. december 2010

Læs mere

Byggestyringsregler 2011

Byggestyringsregler 2011 Byggestyringsregler 2011 Byggestyringsregler - 2011 2 1. Indholdsfortegnelse 2. Baggrund... 2 3. Formål... 2 4. Anvendelsesområde... 3 5. Kompetence og opgavefordeling... 3 6. Administrative regler og

Læs mere

Rollebeskrivelser. Programroller ift. den fællesstatslige programmodel

Rollebeskrivelser. Programroller ift. den fællesstatslige programmodel Rollebeskrivelser Programroller ift. den fællesstatslige programmodel Indholdsfortegnelse Rollebeskrivelser... 1 1. Programprofiler... 3 1.1. Formand for programbestyrelse/programejer... 3 1.2. Programleder...

Læs mere

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel - Vejledning Januar 2014 Indhold 1. LÆSEVEJLEDNING... 1 2. FORMAND FOR PROGRAMBESTYRELSEN (PROGRAMEJER)... 2 3. PROGRAMLEDER... 3 4. FORANDRINGSEJER...

Læs mere

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning

Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel. - Vejledning Rollebeskrivelser i den fællesstatslige programmodel - Vejledning August 2013 Indhold 1. LÆSEVEJLEDNING... 1 2. FORMAND FOR PROGRAMBESTYRELSEN (PROGRAMEJER)... 2 3. PROGRAMLEDER... 3 4. FORANDRINGSEJER...

Læs mere

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Dok.nr: 727-2011-5834 2 Indledning. I årets løb anvendes de afsatte midler i overensstemmelse med det vedtagne budget og dets forudsætninger. Midlerne

Læs mere

Standard for Programoplæg

Standard for Programoplæg Standard for Programoplæg Etablering af (institution, sted) Firmanavn. Regionshuset Viborg Koncernøkonomi Byggeri og Ejendomme PROGRAMOPLÆG Etablering af (institution, sted) ORIENTERING Al kursiv-tekst

Læs mere

Kortlægning af regionernes budgettering og styring af regionale anlægsinvesteringer

Kortlægning af regionernes budgettering og styring af regionale anlægsinvesteringer Kapitel 1 Kortlægningens indhold Økonomi- og Indenrigsministeriet Finansministeriet Ministeriet for Sundhed- og Forebyggelse Danske Regioner Kortlægning af regionernes budgettering og styring af regionale

Læs mere

Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler

Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler INDLEDNING 2 1 TJEKLISTE VEDR. ANSVARS- OG OPGAVEFORDELINGEN SAMT DOKUMENTATION AF FORRETNINGSGANGE 2 2 TJEKLISTE VEDRØRENDE KONTOPLAN

Læs mere

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger Delopgave 1: Vurdering af de enkelte afdelingers procedure for regnskabsføring, økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet 1 Det anbefales, at der løbende foretages

Læs mere

Styringsmanual for byggeprojektet Det Nye Universitetshospital i Aarhus

Styringsmanual for byggeprojektet Det Nye Universitetshospital i Aarhus Styringsmanual for byggeprojektet Det Nye Universitetshospital i Aarhus Godkendt af Regionsrådet for Region Midtjylland den 23. januar 2013 Administrativ opdatering godkendt 26. februar 2014 Projektafdelingen

Læs mere

DR Modellen for Partnering. 1 Formål. 2 DR Modellens elementer. Dato 30. august 2002/STG

DR Modellen for Partnering. 1 Formål. 2 DR Modellens elementer. Dato 30. august 2002/STG Dato 30. august 2002/STG DR Modellen for Partnering 1 Formål Formålet med DR Modellen er at skabe et tæt samarbejde mellem totalrådgiverne, entreprenørerne og DR/BR, således at projektets kvalitet, økonomi

Læs mere

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Økonomistaben August 2006 Revideret november 2009 Revideret november 2010 De overordnede økonomistyringsprincipper er udarbejdet i henhold til

Læs mere

Administrative tjeklister. Bilag 7

Administrative tjeklister. Bilag 7 Administrative tjeklister Bilag 7 Som anført i partnerskabsaftalen påhviler det partnerskabsorganisationen at have den fornødne administrative kapacitet til at sikre en forsvarlig og betryggende forvaltning

Læs mere

Bekendtgørelse om kvalitetssikring af byggearbejder

Bekendtgørelse om kvalitetssikring af byggearbejder BEK nr 169 af 15/03/2004 Gældende Offentliggørelsesdato: 30-03-2004 Økonomi- og Erhvervsministeriet Vis mere... Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Bilag 1 Oversigt (indholdsfortegnelse)

Læs mere

Administrative tjeklister

Administrative tjeklister Administrative tjeklister Revideret 19-04-2010 INDLEDNING 2 1 TJEKLISTE VEDR. ANSVARS- OG OPGAVEFORDELINGEN SAMT DOKUMENTATION AF FORRETNINGSGANGE 2 2 TJEKLISTE VEDRØRENDE KONTOPLAN 3 3 TJEKLISTE VEDRØRENDE

Læs mere

Faxe kommunes økonomiske politik

Faxe kommunes økonomiske politik Formål: Faxe kommunes økonomiske politik 2013-2020 18. februar Faxe kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede rammer for kommunens langsigtede økonomiske udvikling og for den

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ Revision af 3.02 Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb

Kasse- og regnskabsregulativ Revision af 3.02 Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb Driftsbevillinger Driftsbevillinger meddeles af Byrådet ved vedtagelse af årsbudgettet. Driftsbevillinger er etårige og bortfalder ved regnskabsårets udgang. Driftsbevillingerne fremgår af den til budgettet

Læs mere

Risikostyringspolitik. for. Århus Kommune

Risikostyringspolitik. for. Århus Kommune Risikostyringspolitik (Bygnings- og tingsskade) for Århus Kommune Århus Kommune Juridisk Afdeling Borgmesterens Afdeling Juridisk Kontor juni 2005 Indhold Indhold... 2 1. Formål... 2 1.1. Sikring frem

Læs mere

Bemærkninger A. Overblik over kompetencer

Bemærkninger A. Overblik over kompetencer Kompetenceskema 28. juni 2013 Fase 1 - Dokumentation i Planlægnings- og idéoplægsfasen X X Varetages af projektchef xxx, projektleder xxx, certificering mv. projektforløb med tilhørende økonomisk afløb

Læs mere

DE BEAR TECHNOLOGY. o Processer, metoder & værktøjer. e-mail: info@dbtechnology.dk WWW.DBTECHNOLOGY.DK

DE BEAR TECHNOLOGY. o Processer, metoder & værktøjer. e-mail: info@dbtechnology.dk WWW.DBTECHNOLOGY.DK Mission Critical o Projekt Information management o Processer, metoder & værktøjer. Side 1 of 11 Projekt information Projekt information management inkluderer alle de processer, som er nødvendige for at

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Regulativet er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7. Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 3 1.1 Indledning... 3

Læs mere

Forretningsorden for landsstyrelsen i Ungdommens Røde Kors 2014/2015

Forretningsorden for landsstyrelsen i Ungdommens Røde Kors 2014/2015 Forretningsorden for landsstyrelsen i Ungdommens Røde Kors 2014/2015 DENNE FORRETNINGSORDEN Forretningsorden 1. Landsstyrelsen (LS) fastsætter selv sin interne forretningsorden jf. vedtægterne. Forretningsordenen

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativ Godkendt af Byrådet den xx maj 2014, pkt. xxx Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1. Formål... 2 1.2. Godkendelse og ansvar... 2 1.3. Delegation... 2 2. Økonomistyring...

Læs mere

Tilsagnsvilkår for projekter under lov om Fonden til Markedsføring af Danmark

Tilsagnsvilkår for projekter under lov om Fonden til Markedsføring af Danmark Tilsagnsvilkår for projekter under lov om Fonden til Markedsføring af Danmark 0. Indledning Nedenstående tilsagnsvilkår for projekter under lov om Fonden til Markedsføring af Danmark udgør sammen med lov

Læs mere

1 medlem, der udpeges af grundskolerne i Brønderslev Kommune i forening. 1 medlem, der udpeges af kommunalbestyrelserne i regionen i forening.

1 medlem, der udpeges af grundskolerne i Brønderslev Kommune i forening. 1 medlem, der udpeges af kommunalbestyrelserne i regionen i forening. Vedtægter Vedtægt for Brønderslev Gymnasium og HF Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1. Brønderslev Gymnasium og HF er en selvejende institution inden for den offentlige forvaltning med hjemsted i Brønderslev

Læs mere

Nyt Hospital Nordsjælland

Nyt Hospital Nordsjælland Nyt Hospital Nordsjælland Virksomhedsplan 2013 Indholdsfortegnelse Forord Nyt Hospital Nordsjælland et af de 16 valitetsfondsprojekter organisationen Nyt Hospital Nordsjælland En kort forhistorie NHNs

Læs mere

Bygherreorganisation. Bygherreorganisationen, generelt

Bygherreorganisation. Bygherreorganisationen, generelt Bygherreorganisationen, generelt Et anlægsprojekt, som samling af administrationen i et renoveret Frederikshavn rådhus og en nybygning på Værkergrunden, omfatter en lang række aktører, der i større eller

Læs mere

Notat om forslag til Investeringsplan for 2011

Notat om forslag til Investeringsplan for 2011 Regionshuset Viborg Afdeling for Sundhedsplanlægning Aktivitets- og investeringsplanlægning Notat om forslag til Investeringsplan for 2011 Skottenborg 26 8800 Viborg www.regionmidtjylland.dk 0. Baggrund

Læs mere

Forretningsorden for Espergærde gymnasium og HF s bestyrelse

Forretningsorden for Espergærde gymnasium og HF s bestyrelse Forretningsorden for Espergærde gymnasium og HF s bestyrelse Denne forretningsorden er fastsat i medfør af 18 i lov nr. 880 af 8.8 2011 om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse

Læs mere

Den overordnede nationale mission for BAR FOKA s mission fremgår af Arbejdsmiljølovens 14 a:

Den overordnede nationale mission for BAR FOKA s mission fremgår af Arbejdsmiljølovens 14 a: 1. MISSION Den overordnede nationale mission for BAR FOKA s mission fremgår af Arbejdsmiljølovens 14 a: Det enkelte branchearbejdsmiljøråd skal inden for rådets område bistå branchens virksomheder med

Læs mere

Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010

Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010 Dato: 12. september 2011 Brevid: 1477655 Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010 Indledning Regionen har modtaget den afsluttende revisionsberetning for 2010

Læs mere

Partnerskabspuljer til fremme af el og gas til transport

Partnerskabspuljer til fremme af el og gas til transport Partnerskabspuljer til fremme af el og gas til transport Indkaldelse af ansøgninger 2015 September 2015 Energistyrelsen Amaliegade 44 1256 København K Tlf 33 92 67 00 Fax 33 11 47 43 E-mail: ens@ens.dk

Læs mere

Styringsmanual for byggeprojektet Det nye hospital i Vest (DNV-Gødstrup)

Styringsmanual for byggeprojektet Det nye hospital i Vest (DNV-Gødstrup) Styringsmanual for byggeprojektet Det nye hospital i Vest (DNV-Gødstrup) Udarbejdet 3. august 2011 Revideret 12. marts 2012 Udkast til revision 22. januar 2013 Godkendt i regionsrådet 27. februar 2013

Læs mere

Efter denne orientering har Økonomiudvalget den 9. august 2010 truffet beslutning om følgende:

Efter denne orientering har Økonomiudvalget den 9. august 2010 truffet beslutning om følgende: Foreløbig budgetbalance for budget 2011-2014. Byrådet fik på møde den 22. juni 2010 gennemgået status på budget 2011 samt økonomiaftalen for kommunerne i 2011, med de usikkerheder dette tidlige tidspunkt

Læs mere

Vedtægter for Rungsted Gymnasium

Vedtægter for Rungsted Gymnasium Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål Vedtægter for Rungsted Gymnasium 1. Rungsted Gymnasium er en selvejende institution inden for den offentlige forvaltning med hjemsted i Hørsholm Kommune, Region Hovedstaden,

Læs mere

Brugerindflydelse i de forskellige faser

Brugerindflydelse i de forskellige faser Inddragende byggeproces Byggeriets faser og aktører www.regionmidtjylland.dk Oversigt over projektfaser 2 www.regionmidtjylland.dk 1 Brugerindflydelse i de forskellige faser Indflydelse Omkostning ved

Læs mere

Lejre Kommune. 10-12-2013 Side 1. Økonomiudvalget. ØU - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune Sagsnr.: 13/20448

Lejre Kommune. 10-12-2013 Side 1. Økonomiudvalget. ØU - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune Sagsnr.: 13/20448 10-12-2013 Side 1 ØU - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune Sagsnr.: 13/20448 Resumé: og Kommunalbestyrelsen har besluttet, at den økonomiske styring i Lejre Kommune skal forbedres. Både

Læs mere

RIGSREVISIONEN København, den 21. februar 2006 RN C602/06 Omtryk

RIGSREVISIONEN København, den 21. februar 2006 RN C602/06 Omtryk RIGSREVISIONEN København, den 21. februar 2006 RN C602/06 Omtryk Notat til statsrevisorerne om den fortsatte udvikling i 5 sager i beretning om revisionen af statsregnskabet for 2003 (beretning nr. 15/03)

Læs mere

Baggrund for spareplanen

Baggrund for spareplanen Spareplan 2016-2019 Fælles ansvar for sundhed og økonomi - 5 års balance Baggrund for spareplanen Økonomiske udfordring i budget 2015 Stigende udgifter til medicin og nye behandlinger Effektiviseringskrav

Læs mere

Version 2 (den 4. oktober 2012)

Version 2 (den 4. oktober 2012) Regler for administration af bæredygtige energiprojekter der gennemføres med støtte fra Energifonden 2012 (Krav til de projektansvarlige virksomheder, organisationer eller institutioner vedrørende projektbeskrivelse,

Læs mere

Samarbejdsaftale om en letbane i Ring 3

Samarbejdsaftale om en letbane i Ring 3 [Transportministeriet] [Ringbysamarbejdet] Samarbejdsaftale om en letbane i Ring 3 Indledning I dag er strækningen langs Ring 3 tæt trafikeret. På de overbelastede veje opstår der kødannelser, fremkommeligheden

Læs mere

Vedtægt for Nærum Gymnasium

Vedtægt for Nærum Gymnasium Vedtægt for Nærum Gymnasium Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1. Nærum Gymnasium er en selvejende institution inden for den offentlige forvaltning med hjemsted i Rudersdal Kommune, Region Hovedstaden,

Læs mere

Revisionsregulativ. for. Københavns Kommune

Revisionsregulativ. for. Københavns Kommune Revisionsregulativ for Københavns Kommune I medfør af 5, stk. 3, i Bekendtgørelse nr. 392 af 2. maj 2006 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. fastsættes: Kapitel 1 Indledning 1. Revisor

Læs mere

Udbud af byggeopgaver - en vejledning 146149-13

Udbud af byggeopgaver - en vejledning 146149-13 Udbud af byggeopgaver - en vejledning 146149-13 Forord I Varde Kommune har vi mange byggeprojekter, som vi ønsker at udbyde bredt, men også således, at Varde Kommune sikres den optimale kvalitet til den

Læs mere

En midlertidig organisation der etableres for at levere en eller flere leverancer til opnåelse af forandringsevne

En midlertidig organisation der etableres for at levere en eller flere leverancer til opnåelse af forandringsevne Sammenfattende definitioner Definition og beskrivelse Vision En portefølje er en samling af projekter/mer, som vurderes samlet med henblik på at optimere sammensætning og prioritering af strategiske indsatser

Læs mere

Bygge udvalgets rolle og ansvar

Bygge udvalgets rolle og ansvar Bygge udvalgets rolle og ansvar Velkommen i byggeudvalget Din boligafdeling skal gennemgå en omfattende renovering støttet af Landsbyggefonden. En plads i byggeudvalget giver dig mulighed for at få indflydelse

Læs mere

Aftaleformular for aftale om teknisk rådgivning og bistand vedr. bygherrerådgivning

Aftaleformular for aftale om teknisk rådgivning og bistand vedr. bygherrerådgivning Aftaleformular for aftale om teknisk rådgivning og bistand vedr. bygherrerådgivning Formularen benyttes sammen med Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand, ABR 89. Aftaleformularen er

Læs mere

Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Dagsorden:

Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Dagsorden: Regionsældreråd Hovedstaden 12. september 2012 Projektdirektør, Henrik Schødts Dagsorden: Baggrunden: Hospitals- og Psykiatriplan 2020 og midler fra Kvalitetsfonden Store hospitalsbyggerier i Region Hovedstaden

Læs mere

Aftale-Håndbogen - Kap. 7. Vejledning til afgrænsning af rådgiverydelser, side 1 af 5 August 2012

Aftale-Håndbogen - Kap. 7. Vejledning til afgrænsning af rådgiverydelser, side 1 af 5 August 2012 Aftale-Håndbogen - Kap. 7. Vejledning til afgrænsning af rådgiverydelser, side 1 af 5 August Vejledning til afgrænsning af rådgiverydelser Notatet Afgrænsning af rådgiverydelser kan i en udfyldt stand

Læs mere

Kommissorium for Revisions- og Risikokomiteen i DONG Energy A/S

Kommissorium for Revisions- og Risikokomiteen i DONG Energy A/S Kommissorium for Revisions- og Risikokomiteen i DONG Energy A/S Generelt Revisions- og Risikokomiteen er et udvalg under Bestyrelsen, der er nedsat i overensstemmelse med forretningsordenen for Bestyrelsen.

Læs mere

Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af regionernes sygehusbyggeri. September 2010

Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af regionernes sygehusbyggeri. September 2010 Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af regionernes sygehusbyggeri September 2010 RIGSREVISORS FAKTUELLE NOTAT TIL STATSREVISORERNE 1 Tilrettelæggelsen af en større

Læs mere

Lillian Kristensen projektdirektør

Lillian Kristensen projektdirektør Jens Anton Dalgaard Lillian Kristensen projektdirektør projektchef KVALITETSFONDSBYGGERIET - REGIONSHOSPITALET VIBORG Informationsmøde oprensningsentreprise 16.12.2013 SWECO AART MIDTCONSULT WSP Dagsorden

Læs mere

Bilag [nr.] Samarbejdsmodel

Bilag [nr.] Samarbejdsmodel Bilag [nr.] Samarbejdsmodel INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELT... 3 2. BESTILLERS FORVENTNINGER... 3 3. FASERNE... 3 4. ORGANISATION... 4 4.1 Kontaktpersoner... 4 4.2 [Styregruppe... 4 4.3 [Styregruppe...

Læs mere

22. maj 2006. Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af. Kunststyrelsen

22. maj 2006. Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af. Kunststyrelsen 22. maj 2006 Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af Kunststyrelsen I medfør af Lov nr. 230 af 2. april 2003 om Kunstrådet samt Teaterloven, jf. LBK nr. 1003 af 29. november

Læs mere

Partneraftale. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan:

Partneraftale. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan: Partneraftale Randers Kommune og KMD indgår nærværende partneraftale der, gennem et tæt samarbejde om optimal anvendelse af IT-løsninger, skal bidrage til at effektivisere kommunens ressourceudnyttelse.

Læs mere

PROfessiOnel RisikOstyRing med RamRisk

PROfessiOnel RisikOstyRing med RamRisk 4 Professionel risikostyring med ramrisk www.ramrisk.dk Risikostyring med RamRisk Rettidig håndtering af risici og muligheder er afgørende for enhver organisation og for succesfuld gennemførelse af ethvert

Læs mere

Et kunstprojekt i praksis

Et kunstprojekt i praksis 1 Et kunstprojekt i praksis Organisation, proces og ansvarsfordeling Om roller og ansvar Statens Kunstfond Statens Kunstfond er tilskudsyder og indgår i styregruppen for kunstprojektet. Statens Kunstfond

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Bilag vedr.: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Forslag Senest ajourført 6. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING...3 2. BUDGETANSVAR...3

Læs mere

. Bestemmelser der indarbejdes i Samarbejdsbilaget samt i Kontrakten

. Bestemmelser der indarbejdes i Samarbejdsbilaget samt i Kontrakten . spe. Bestemmelser der indarbejdes i Samarbejdsbilaget samt i Kontrakten Nedenstående er opdelt i to afsnit. Første afsnit indeholder bestemmelser, der forventes indarbejdet i Samarbejdsbilaget. Andet

Læs mere

Indstilling. Grundlag for fremdrift i den fortsatte realisering og udvikling af De Bynære Havnearealer. Bevilling til konsulentydelser

Indstilling. Grundlag for fremdrift i den fortsatte realisering og udvikling af De Bynære Havnearealer. Bevilling til konsulentydelser Indstilling Til Århus Byråd Via Magistraten Borgmesterens Afdeling Magistratens 2. Afdeling Den 7. november 2006 Grundlag for fremdrift i den fortsatte realisering og udvikling af De Bynære Havnearealer.

Læs mere

PROJEKTBESKRIVELSE INFORMATIONER FOR AFLEVERING TIL DRIFT

PROJEKTBESKRIVELSE INFORMATIONER FOR AFLEVERING TIL DRIFT PROJEKTBESKRIVELSE cuneco en del af bips INFORMATIONER FOR AFLEVERING TIL DRIFT Dato 20. marts 2014 Projektnr. 13 031 Sign. SSP 1 Indledning Dette projekt vil have fokus på at specificere de informationer,

Læs mere

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ Regler for regnskab i BRK - Kasse- og Regnskabsregulativ Indhold 1 INDLEDNING... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Bilag til regulativet... 3 1.4 Forretningsgangsbeskrivelser... 3 1.5 Revision...

Læs mere

Der fremsendes publikationen Generelle tilskud til regionerne for 2014.

Der fremsendes publikationen Generelle tilskud til regionerne for 2014. Samtlige regioner Sagsnr. 2013-07243 Doknr. 115097 Dato 28. juni 2013 Budgetlægningen for 2014 Til brug for regionernes budgetlægning for 2014 udmeldes hermed fordelingen af bloktilskuddet fra staten.

Læs mere

Vejledning om årsafslutningen for 2014

Vejledning om årsafslutningen for 2014 Vejledning om årsafslutningen for 2014 Oktober 2014 Indhold 1. Indledning 3 1.1 Departementernes ansvar 3 1.2 Institutionernes ansvar (Navision brugere) 3 1.3 Institutionernes ansvar (øvrige brugere) 4

Læs mere

Håndbog til projektledelse

Håndbog til projektledelse Mere info kontakt Julie Kirstine Olsen Udviklingskonsulent juols@ikast-brande.dk Tlf.: 9960 4153 Mads Ballegaard Konsulent mabal@ikast-brande.dk Tlf.: 9960 4021 Produceret af Håndbog til projektledelse

Læs mere

Bestyrelsesvedtægter for Grindsted Gymnasium & HF

Bestyrelsesvedtægter for Grindsted Gymnasium & HF Bestyrelsesvedtægter for Grindsted Gymnasium & HF Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1. Grindsted Gymnasium & HF er en selvejende institution inden for den offentlige forvaltning med hjemsted i Billund

Læs mere

Letbanen, sammenlægning af anlægs- og driftsselskab.

Letbanen, sammenlægning af anlægs- og driftsselskab. Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø Dato 12. marts 2015 anlægs- og driftsselskab. 1. Resume I forlængelse af statens supplerende bevilling til Aarhus

Læs mere

Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af, hvordan hospitaler forvalter eksterne forskningsmidler.

Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af, hvordan hospitaler forvalter eksterne forskningsmidler. Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af, hvordan hospitaler forvalter eksterne forskningsmidler April 2014 Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Udarbejdet af Team Budget, Ledelsesinformation & Analyse Vedtaget af Byrådet d. 24. juni 2014 Formål med den Økonomiske politik Den

Læs mere

KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING. Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group

KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING. Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING Af Jacob Kragh-Hansen, Execution Consulting Group KORT OM PROJEKTPORTEFØLJESTYRING INDHOLD 1 PROJEKTPORTEFØLJESTYRING 2 TYPISKE UDFORDRINGER 3 RATIONALE & GEVINSTER 4 ANBEFALET

Læs mere

Revisionsreglementet for midler bevilget af de nordiske parlamenter til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd

Revisionsreglementet for midler bevilget af de nordiske parlamenter til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd Revisionsreglementet for midler bevilget af de nordiske parlamenter til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd 1 Formål med reglementet og anvendelsesområdet Formålet med reglementet er at sikre, at der sker

Læs mere

Investeringsbudget. Indhold. Definition - investering. Definition - Investeringsbudget. 1 Procesbeskrivelse til investeringsbudget

Investeringsbudget. Indhold. Definition - investering. Definition - Investeringsbudget. 1 Procesbeskrivelse til investeringsbudget 1 Procesbeskrivelse til investeringsbudget Investeringsbudget Hensigten med dette dokument er, at gøre opmærksom på kravene til de investeringer, der skal indarbejdes i Investeringsbudgettet for Aalborg

Læs mere

Resultatkontrakt 2013

Resultatkontrakt 2013 Resultatkontrakt 2013 Indholdsfortegnelse: 1. Indledning... 1 2. Mission... 1 3. Vision... 1 4. Revisionens fokus... 1 5. Præsentation af produkter og ydelser - opgavehierarkiet... 2 6. Mål og resultatkrav...

Læs mere

Vi vil medvirke til at skabe attraktive arbejdspladser, der fremmer et sikkert, sundt og meningsfuldt arbejdsliv.

Vi vil medvirke til at skabe attraktive arbejdspladser, der fremmer et sikkert, sundt og meningsfuldt arbejdsliv. BAR SoSu s vision: Vi vil medvirke til at skabe attraktive arbejdspladser, der fremmer et sikkert, sundt og meningsfuldt arbejdsliv. BAR SoSus mission BAR SoSu mission er, at: Kvalificere arbejdspladserne

Læs mere

En aftale med DATEA gør jeres byggedrømme til virkelighed. Vi er eksperter, når det gælder om at bygge op og bygge om...

En aftale med DATEA gør jeres byggedrømme til virkelighed. Vi er eksperter, når det gælder om at bygge op og bygge om... ger n i n e r o if En aftale med DATEA gør jeres byggedrømme til virkelighed. Vi er eksperter, når det gælder om at bygge op og bygge om... I DATEA leverer vi skræddersyede løsninger til andels- og ejerforeninger

Læs mere

Handlingsplan for gennemførelsen af erstatningsbyggeri for Rådhuset på Hobrovej i Støvring

Handlingsplan for gennemførelsen af erstatningsbyggeri for Rådhuset på Hobrovej i Støvring Handlingsplan for gennemførelsen erstatningsbyggeri for Rådhuset på Hobrovej i Støvring 24. oktober _Rev. 31.oktober _Rev. 12. november Rebild Kommune Erstatningsbyggeri for Rådhuset på Hobrovej i Støvring.

Læs mere

REGION HOVEDSTADEN. Regionsrådets møde den 10. april 2012. Sag nr. Emne: bilag

REGION HOVEDSTADEN. Regionsrådets møde den 10. april 2012. Sag nr. Emne: bilag REGION HOVEDSTADEN Regionsrådets møde den 10. april 2012 Sag nr. Emne: bilag Opgang Blok E Afsnit 1. sal Koncern Byggestyring Kongens Vænge 2 DK - 3400 Hillerød Telefon 38 66 50 00 Direkte 51 44 25 94

Læs mere

Beretning til Statsrevisorerne om sygehusbyggerier. December 2011

Beretning til Statsrevisorerne om sygehusbyggerier. December 2011 Beretning til Statsrevisorerne om sygehusbyggerier December 2011 BERETNING OM SYGEHUSBYGGERIER Indholdsfortegnelse I. Introduktion og konklusion... 1 II. Indledning... 4 A. Baggrund... 4 B. Afgrænsning

Læs mere

maj 2015 IKT-projektroller cad bygningsmodel ikt-leder ikt-projektkoordinator ikt-fagkoordinator

maj 2015 IKT-projektroller cad bygningsmodel ikt-leder ikt-projektkoordinator ikt-fagkoordinator maj 2015 IKT-projektroller cad bygningsmodel ikt-leder ikt-projektkoordinator ikt-fagkoordinator Kolofon 2015-05-08 < Forrige side IKT-projektroller Vejledning 2 bips Lyskær 1 2730

Læs mere

Få overblik over byggeprocessen

Få overblik over byggeprocessen Fra ide til beslutning er den allerførste del af byggeprocessen. Sygehuset eller regionen har konstateret et behov for nybygning eller renovering og går i gang med at undersøge mulighederne. Hvis undersøgelsen

Læs mere

Referat af bestyrelsesmøde i Hjørring Vandselskab A/S

Referat af bestyrelsesmøde i Hjørring Vandselskab A/S Referat af bestyrelsesmøde i Hjørring Vandselskab A/S Mødedato: d. 07-11-2014 Mødetid: 9:00 Mødested: Åstrupvej 9,. Afbud: Henrik Jørgensen. Fraværende: Referent: Ole Madsen. Punkt 1. Referat. Der er udarbejdet

Læs mere

Redegørelse April 2014 om Program for intern overvågning 2013

Redegørelse April 2014 om Program for intern overvågning 2013 Redegørelse April 2014 om Program for intern overvågning 2013 Dato: Sagsbehandler J.nr. 30. april 2014 JOSKA Internt dokument Indhold Lovgrundlag Beskrivelse af overvågningsprogrammet - Programmets omfang

Læs mere

Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 1. Ledelsesintroduktion til programmodellen

Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 1. Ledelsesintroduktion til programmodellen Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 1 Ledelsesintroduktion til programmodellen Januar 2014 Ledelsesintroduktion til programmodellen Formålet med den fællesstatslige programmodel er at

Læs mere

Økonomistyring i staten

Økonomistyring i staten Økonomistyring i staten Del 1 Målbillede Version 1.0 Januar 2014 Indhold 1 Indledning 3 1.1 Formål med vejledningen 3 1.2 Opdatering 3 1.3 Behovet for god økonomistyring i staten 3 1.4 Økonomistyring i

Læs mere

Aftale om bygherrerådgivning i forbindelse med opførelse af sportshal i Hillerød

Aftale om bygherrerådgivning i forbindelse med opførelse af sportshal i Hillerød J.nr.: 8914557 RHH/LCM/mer Aftale om bygherrerådgivning i forbindelse med opførelse af sportshal i Hillerød 1. PARTERNE Frederiksborg Gymnasium og HF Carlsbergvej 15 3400 Hillerød Danmark www.frederiksborg-gymhf.dk

Læs mere

Retningslinjer for tildeling og anvendelse af midler fra puljen til understøttelse af Lokale Udviklingsplaner (LUP-puljen).

Retningslinjer for tildeling og anvendelse af midler fra puljen til understøttelse af Lokale Udviklingsplaner (LUP-puljen). Retningslinjer for tildeling og anvendelse af midler fra puljen til understøttelse af Lokale Udviklingsplaner (LUP-puljen). Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling har den 19.11.2014 17.06.2015

Læs mere

BEREDSKAB OG SERVICE, PERSONALE, ØKONOMI RISIKOSTYRINGSPOLITIK FOR ODSHERRED KOMMUNE

BEREDSKAB OG SERVICE, PERSONALE, ØKONOMI RISIKOSTYRINGSPOLITIK FOR ODSHERRED KOMMUNE Risikostyring = tag vare på dit, mit og vores - og på dig, mig og os BEREDSKAB OG SERVICE, PERSONALE, ØKONOMI RISIKOSTYRINGSPOLITIK FOR ODSHERRED KOMMUNE 1 Indholdsfortegnelse Risikostyring... 3 Det er

Læs mere

AFFALEFORMULAR AFTALE OM TEKNISK RÅDGIVNING OG BISTAND. i forbindelse med Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand (ABR 89)

AFFALEFORMULAR AFTALE OM TEKNISK RÅDGIVNING OG BISTAND. i forbindelse med Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand (ABR 89) AFFALEFORMULAR AFTALE OM TEKNISK RÅDGIVNING OG BISTAND i forbindelse med Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand (ABR 89) AFFALEFORMULAR AFTALE OM TEKNISK RÅDGIVNING OG BISTAND i forbindelse

Læs mere

Koncernledelsen, bestående af direktionen, afdelings- og stabschefer, medvirker til at skabe tværgående sammenhæng i organisationen.

Koncernledelsen, bestående af direktionen, afdelings- og stabschefer, medvirker til at skabe tværgående sammenhæng i organisationen. Notat vedr. administrativ hovedstruktur i Silkeborg Kommune Indhold Den administrative hovedstruktur 1. Direktionen 2. Koncernledelsen 3. Direktører 4. Afdelings- / stabschefer Den administrative hovedstruktur

Læs mere

Til nogle projekter kan der være knyttet en styregruppe ligesom der i nogle projektforløb kan være brug for en eller flere følge-/referencegrupper.

Til nogle projekter kan der være knyttet en styregruppe ligesom der i nogle projektforløb kan være brug for en eller flere følge-/referencegrupper. PROJEKTORGANISATION OG PROJEKTARBEJDE Rollefordeling i en projektorganisation Ethvert projekt har en projektejer, en projektleder og en eller flere projektmedarbejdere. Disse parter er altså obligatoriske

Læs mere