BERETNING FOR Den skriftlige del af beretningen indeholder følgende hovedafsnit: Medlemmer Venteliste Fraflytninger...

Transkript

1 BERETNING FOR 2009 Boligforeningen Højbo, der har sin oprindelse i 1942, består i dag af 18 afdelinger med i alt beboelseslejemål, der sammen med erhvervslejemål, institutioner, garager i alt har 1825 lejemålsenheder. Bestyrelsens årsberetning i henhold til vedtægternes 26 stk. 1 skal sammen med årsregnskabet, revisionsberetning og udskrift af revisionsprotokollen indsendes til Århus kommune senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. Den skriftlige del af beretningen indeholder følgende hovedafsnit: Side Medlemmer... 2 Venteliste Fraflytninger Beboerdemokrati... 7 Foreningens bestyrelse... 8 Udvalg Foreningens økonomi Øvrige bemærkninger

2 MEDLEMMER Boligforeningens medlemstal er i 2009 forøget med 522 nyindmeldelser, medens 3 har udmeldt sig, en nettotilgang på 519 og medlemstallet har gennem de sidste 3 år udviklet sig således: Der er pr netto registeret medlemmer Medlemmer Indmeldelser I alt MEDLEMMER Medlemmer Indmeldelser I alt 2

3 VENTELISTE Boligforeningerne Højbo, Bo83, VesterBo, Fagbo og Statsbo indledte den 17. marts 2003 indledt et samarbejde om en fælles venteliste under navnet Aarhusbo. Ansøgere til lejligheder indbetaler opskrivningsgebyr til aarhusbo, som administreres af Boligkontoret Århus. Samarbejdet betyder, at et medlem i en af de 5 foreninger kan søge lejlighed i alle foreninger på en gang, d.v.s. blandt flere end 8000 boliger i Århus, Hammel og Hinnerup kommune (Faurskov) Det kan konstateres, at i Højbos store afdelinger med relativt mange flytninger tildeles mange af de ledige boliger til medlemmer af en af de 4 andre foreninger. Den 11. marts 2010 var der aktive ansøgere i Aarhusbo. På grund af den nye fælles venteliste, kan man ikke se hvordan ansøgeres ønsker fordeler sig. Ansøgere til ungdomsboliger er skrevet op i den fælles opnotering og skal ikke, som ansøgere til almene boliger, betale ventelistegebyr. Alle ungdomsboliger og kollegieværelser i Århus tildeles gennem Kollegiekontoret, hvorfor boligforeningen ikke kender antallet af ansøgere til ungdomsboligerne i de enkelte afdelinger. 3

4 Det er tydeligt at effekterne af finanskrisen nu også slår igennem på udlejningssituationen. Dette ses af nedenstående graf, hvor antallet af aktive søgende på ventelisten i Aarhusbo begynder at stige markant i efteråret 2008, hvor finanskrisen rigtigt begynder at udvikle sig. 4

5 FLYTNINGER Antal fraflytninger i kalenderåret fordelt på boligstørrelser. Boligstørrelser 1- rums 2- rums 3- rums 4- rums Ialt Flyttet % Afdeling ,1 Afdeling ,3 Afdeling ,1 Afdeling ,7 Afdeling ,9 Afdeling ,1 Afdeling ,4 Afdeling ,0 Afdeling ,7 Afdeling ,5 Afdeling ,4 Afdeling ,0 Afdeling ,2 Afdeling ,6 Afdeling ,2 Afdeling ,8 Afdeling ,4 Afdeling ,0 I alt ,9 5

6 Flyttet i % Afdelinger Antal fraflytninger i absolutte tal og % af antal boliger igennem de sidste 3 år. År Antal boliger Antal flytn. % Antal flytn. % Antal flytn. % Afd , , ,1 Afd ,6 1 2,8 3 8,3 Afd , , ,1 Afd ,00 1 2,2 3 6,7 Afd ,2 7 12,1 4 6,9 Afd , , ,1 Afd , , ,4 Afd ,00 0 0,00 0 0,00 Afd ,7 5 8, ,7 Afd ,3 3 9,4 4 12,5 Afd , , ,4 Afd ,0 4 8,0 6 12,0 Afd , ,1 5 12,2 Afd ,9 7 20, ,6 Afd , , ,2 Afd ,5 8 12,3 9 13,8 Afd ,1 0 0, ,4 Afd , , ,0 I alt , , ,9 6

7 Antal fraflytninger har været stigende fra 2007 til 2008, hvorefter der sker et fald i BEBOERDEMOKRATI Ved det første obligatoriske budgetmøde i september 1997, efter indførelsen af Lov om almene boliger og de nye normalvedtægter, valgte alle afdelinger at bibeholde det nu frivillige forårsmøde regnskabsmødet. Men da mødedeltagelsen har været faldende i de senere år har afdeling 2, 4, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 13, 14, 15, 16 17, 18 og 19 valgt kun at have et årligt beboermøde, budgetmødet i september. Antal lejemålsenheder

8 1828, , , , , , FORENINGENS BESTYRELSE Efter det ordinære repræsentantskabsmøde den 2. juni 2009 bestod bestyrelsen af følgende medlemmer: Formand: Søren Høgsberg afd. 3 Næstformand Helle M. Jensen afd. 16 Øvrige medlemmer: Per Hasager afd. 3 Mia Falck afd. 5 Helle Pedersen afd. 5 Hans Jørgen Riis afd. 2 Michael Rud afd. 10 UDVALG Forretningsudvalg: Søren Høgsberg og Helle M. Jensen. Byggeudvalg: Bladudvalg: Helle M. Jensen, Søren Høgsberg og Per Hasager. Søren Høgsberg, Mia Falck og Helle M. Jensen. 8

9 Kursusudvalg: Miljøudvalg: IT-udvalg: Mia Falck, Helle Pedersen og Per Hasager. Michael Rud og Hans J. Riis. Søren Høgsberg og Michael Rud. UDVALGSMØDER Hovedbestyrelsen 11 møder Forretningsudvalg 11 møder Byggeudvalg 4 møder Bladudvalg 8 møder Kursusudvalg 1 møder Miljøudvalg 1 møder IT-udvalg 0 møder Udover de nævnte møder har de respektive udvalg holdt interne møder med afdelingerne, såsom byggeudvalgsmøder. Ligeledes har hovedbestyrelsen deltaget i kredskonferencer. 9

10 UDVALG Byggeudvalg: Der skal her gives en kort redegørelse for, hvilke forbedrings- og nybygningsarbejder, der er gennemført i 2009, samt hvilke arbejder der er under planlægning. Afdeling 1: I henhold til vedligeholdelsesplanen er komfurerne udskiftet. Der er i gadeplan monteret nye lovpligtige postkasser på væggen inde i opgangene. Afdeling 2: Afdelingsbestyrelsen arbejder på en løsning uden varmekilde i forbindelse med en renovering af bryggers. Afdeling 3: I henhold til vedligeholdelsesplanen er komfurerne udskiftet. De tidligere institutioner Peter Fabersvej og Otto Benzonsvej er blevet ombygget til fire handicapvenlige boliger. Der er monteret nye lovpligtige postkasser på stativer ved gadedøre. 10

11 Afdeling 4: Der er udført 5 års mangel gennemgang af afdelingens vinduer og terrassedøre. På trods af adskillige henvendelser til tømreren er der ikke rettet fejl og mangler endnu. I forbindelse med nye vandstik etableret for ca. 1 år siden, har vi opdaget at 2 af vandstikkene er skudt igennem hovedkloaken for den pågældende vej. Entreprenøren har udbedret uden beregning. I afdelingens materielskur ved slandestien er der etableret et lille skur i skuret. Afdeling 5: Der er monteret nye lovpligtige postkasser på stativer ved gadedøre. Afdeling 6: Adm. har sammen med afdelings bestyrelsen og Niras i fællesskab udarbejdet licitationsmateriale vedr. køkken og bad renoveringen samt rør renoveringen. Licitations resultatet holdt sig inden for det bugetterede. Opstart januar Afdeling 7 Der er monteret postkasser og afdelingen har fået nye tørretumblere. Afdeling 8: AVIS har ikke ønsket at genopgøre muren som væltede. Derfor har ejendomsfunktionærerne fra afdeling 1 plantet et levende hegn på vores side af skellet. Afdeling 9: Der er indkøbt ny strygerulle til afdelingen. Afdeling 10: I henhold til vedligeholdelsesplanen er emhætterne udskiftet Der er monteret nye lovpligtige postkasser på stativer ved gadedøre på Vestre Ringgade. På Gustav Wieds Vej er postkasserne monteret på væggen inde i opgangen. Afdeling 11: Legepladsen er renoveret og udvidet samt der er etableret en asfaltbold- 11

12 bane på ca. 18 x 30 m. Næsten halvdelen af det tidligere Højvangs Center er blevet indrettet til beboerlokale. Alle indgangspartier er udskiftet til nye hvor der i partiet er placeret postkasser med klap udvendig og så beboerne kan tømme indefra. Samtidig er dørtelefonanlægget moderniseret. Afdeling 13: Elevatordøre, kælderdøre, kældervinduer og gadedøre er blevet malet. Afdeling 14 og 15: Legepladsen er blevet udvidet og nye redskaber er monteret. Garage til afdelingens maskiner er færdiggjort. Afdeling 16: Der har været 1 års gennemgang af terrassedøre og reparationerne er udført, dog er der stadig enkelte der har problemer med dørene. Varmemesteren har fået nye redskaber og redskabsholder (traktor), sammen med afdeling 17 og 18. Afdeling 17: Ingen bemærkninger. Afdeling 18: Ingen bemærkninger. Afdeling 19: Da der har været store problemer med beboerlokalets trægulv er der i stedet for lagt et klinkegulv. Der er lavet aftale med Parkering Danmark vedr. P-pladserne i afdelingen. Ejendomsfunktionærer: Afd. 1: Varmemester Flemming Pedersen er efter eget ønske blevet overflyttet til BO83. Fremover er det Egon Pedersen der er varmemester i afdelingen. Kim Pedersen og Velimir Lakicevic der har været afløsere er fremover ansat som gårdmænd i afdeling 1. Afd. 9: Niels Erik Andersen er fratrådt efter eget ønske ved årets udgang. Lærling Peter V. Eskildsen er udlært ved årets udgang. Jørgen Lind er ansat som fast afløser. 12

13 Bladudvalg: Bladudvalget har lavet 4 udgivelser i løbet af året. Vi opfordrer fortsat til at I bidrager med artikler og afdelingsnyt i bladet. Vi har i løbet af 2009 taget tilløb til et fælles initiativer på bladfronten sammen med de øvrige foreninger i Boligkontoret. Det har umiddelbart resulteret i et samarbejde om blad sammen med Bo83. Det er vores håb, at vi i fremtiden vil kunne komme til at producere blad også sammen med Fagbo og Vesterbo. Det vil styrke vore blade og vores foreningers fællesskaber. Vi takker vores bidragsydere for det stof der er indsendt til bladet i løbet af året. Vi takker også vores annoncører for økonomisk at muliggøre bladet og især tak til Henning Andersen, Kanniketryk for tålmodighed med at arbejde sammen med os om udgivelserne. Kursusudvalg: Bo83 og Højbo har indgået en aftale om at afholde fælles kurser. Der er blevet afholdt et kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Der vil i efteråret blive arrangeret et kursus i fremlæggelse af regnskab og budget for afdelingsbestyrelserne. Miljøudvalg: Miljøudvalget arbejder fortsat med at få formuleret en tidssvarende miljøpolitik for boligselskabet. Det er miljøudvalgets klare holdning at det 13

14 almene boligmarked bør gå forrest, når den samlede boligmasse i Danmark skal løftes til et niveau præget af ansvarlighed overfor miljøhensyn. Vi har et ønske om at at boligforeningen Højbo profilerer sig stærkt, ved at have et progressivt program at arbejde ud fra, på dette område. Miljøudvalget har afholdt et møde i årets løb og korresponderer ellers pr. . Vi har endvidere søsat et samarbejde med vores søsterorganisation BO83, idet vi mener at kunne drage nytte af hinandens erfaringer. IT-Udvalg: IT-udvalget har etableret et lukket debatforum online og har ikke afholdt nogen møder. Vi arbejder sammen med boligkontorets IT-udvalg bl. a. om etablering af hjemmesider for den enkelte afdeling." Den boligsociale indsats I samarbejde med Fællessekretariatet er der gennemført en beboerundersøgelse vedr. trivsel i tre Boligorganisationers (heriblandt Højbo) afdelinger i det såkaldte vandtårnsområde. Det drejer sig om: Højbos afd. 7 (Illerupvej) & afd. 11 (Kalmargade) Fagbos afd. 5 (Illerupvej) Vesterbos afd. 8 (Nydamsparken), afd. 9 (Reginehøj) & afd. 11 (Lindholmparken) Undersøgelsesrapporten er netop blevet færdig, og fremsendes til de relevante afdelinger. Rapportens konklusioner vil blive brugt til at afhjælpe og forebygge boligsociale problemstillinger i de berørte afdelinger. Dette vil ske i tæt dialog mellem afdeling, boligorganisation og Boligkontoret Århus. Det boligsociale fællessekretariat er nu nået midtvejs i bevillingsperioden. Sekretariatet har i den anledning lavet en statusrapport. Rapporten viser ikke blot at målsætningerne er nået, men også at sekretariatet har formået at understøtte det boligsociale felt på mange andre områder. 14

15 Bl.a. ved den føromtalte undersøgelse fra Vandtårnsområdet og ved hjælp til helhedsplansarbejdet for Kalmargade. Sekretariatets bydækkende arbejde har affødt et godt og uvurderligt samarbejde med Århus kommune. Der pågår p.t. forhandlinger om at forankre det boligsociale fællessekretariat efter bevillingsperiodens udløb i Møllevangen. I Møllevangen fortsætter det boligsociale arbejde stabilt. Området har opbygget sine faste traditioner på Legepladsen med bl.a. Høstfest, Koncertdag for ungdomsklubber og udflugter. Det opbyggede samarbejde med skole, Fu-center, politi etc. pågår. Børn- unge- og voksenliv på legepladsen sprudler og i tilgift er der i løbet af 2009 etableret 5 nye spiseklubber i kvarteret. Desværre bød året også på et tilbagefald. Nogle ikke herboende teenagere havde udset sig kvarteret som deres tumleplads og det betød uro, hærværk og småtyveri i og omkring kvarteret. Det problem synes imidlertid at have fundet sin løsning, men som konsekvens har Møllevangen lavet aftale med Natteravnene fra ældresagen, der nu går ture nogle gange om ugen gennem kvarteret. Natteravnene er et forebyggende projekt, der retter sig mod den store gruppe børn og unge der dagligt færdes i området. Kalmargade. I starten af marts 2009 begyndte det første boligsociale arbejde i form af Børneklubben og Drengeklubben i Kalmargade. Klubberne er et samarbejde mellem boligforeningen Højbo og Red Barnet Ungdom og finder sted hhv. hver søndag eftermiddag og aften. Da beboerhuset endnu ikke stod færdigt i marts, fik klubberne mulighed for i starten at låne Bodøgårdens (den lokale fritids- og ungdomsklubs) lokaler. Juli 2009 blev blev jeg ansat som boligsocial medarbejder i Kalmargade. Mit navn er Anne Jørgensen, og jeg er uddannet antropolog. Jeg har tidligere beskæftiget mig med det boligsociale felt i Vejle og har desuden arbejdet meget med begreber som integration og ungdom i min studietid teori som jeg ser frem til at føre ud i praksis. Det første arrangement jeg var med til at starte op var en teateruge i sommerferien for områdets børn. Helga Rosenfeldt-Olesen, som er uddannet skuespiller, var ansat for en uge til dette arbejde. Herefter fulgte årets sommerfest, hvor børnene også viste deres skuespil. 15

16 I august begyndte lektiecaféen i Kalmargade. Denne er også et samarbejde med Red Barnet Ungdom. De frivillige hjælpere findes gennem opslag på universitetet ol.. Et par studerende fra Kalmargades ungdomsboliger blev også fundet, hvilket er meget positivt for lektiecaféens miljø, da disse studerende også møder de unge i andre sammenhænge f.eks. til madklubben. Hermed opstår der en fortrolighed, som er vigtig. I forlængelse af lektiecaféen er der også blevet afholdt forældrearrangementer såsom fællesspisning og street dance opvisning. Sidst i september startede en pigeklub i SFO-Højvangs lokaler. Projektet er startet og finansieret af Bodøgården, med den boligsociale medarbejder som støtte, vikar og formidler til forældrene. Klubben har nu en ret stabil brugergruppe på 14 piger, der alle bor i nærområdet. I oktober startede madklubben, hvor beboere skiftes til at lave mad. Madklubben laver nu mad hver 3. uge. Madklubben har vist sig at være en fantastisk folkesamler. Der møder efterhånden 40 beboere op hver gang. Madklubbens succes må ses i lyset af, at den - samtidig med at skabe en hyggelig og uformel atmosfære hvori man kan møde sine naboer - også er en praktisk foranstaltning for nogle af de mange enlige med børn, som bor i Kalmargade. I oktober startede en café i beboerhuset, hvor man kan komme og læse avisen, drikke en kop kaffe ol. Caféen er ikke blevet besøgt så meget som forventet og styregruppen har derfor snakket om, at ændre tidspunktet for caféen. I oktober startede et danskhold for beboere, der gerne vil blive bedre til at tale og skrive dansk. Holdet er gennem FVU (forberedende voksenundervisning), som bliver tilrettelagt gennem FOF. Da holdet er oprettet som et FVU hold, er undervisningen gratis. I februar startede en læsekreds op i beboerhuset. Initiativtageren er Mette Steenberg, som er projektkoordinator for The interacting Mind Group ved Århus Universitet. Læsekredsen er med social inklusion for øje. Projektet er inspireret af et tilsvarende fra England ( som peger på, at litterære læsegrupper fungerer rigtigt godt i forhold til at skabe sammenhold og medborgerdeltagelse i beboerområder. I marts startede et samarbejde med en gruppe frivillige rådgivere fra Dansk Flygtningehjælps. Ind til videre har vi haft 2. aftner med gratis professionel rådgivning, men aftnerne har været så velbesøgte, at samarbejdet fortsætter. 16

17 Den 3. marts fik vi afholdt det første styregruppemøde. FU-området, Red Barnet Ungdom, Boligforeningen, Afd. bestyrelsen, Katrinebjerg Skolen, Det Boligsociale Fællessekretariat og den boligsociale medarbejder var repræsenteret. Til mødet blev forventninger og fremtidsvisioner afstemt i forhold til de forskellige aktører. Samtidig kom nye samarbejder med FUområdet og Katrinebjerg Skolen på tale: Sommerferieaktiviteter og en ny lektiecafé. Dette var nogle af de boligsociale tiltag i Kalmargade. Det har alt i alt været et begivenhedsrigt og spændende år, men der er stadig mange udfordringer at arbejde med. En iøjnefaldende udfordring er konflikter og fordomme mellem forskellige beboergrupper. Denne udfordring vil være central for det fremtidige boligsociale arbejde. Ressourceforbrug Den 1. januar 2006 er der indført nye regler om energimærkning af bygninger og eftersyn af kedel- og varmeanlæg. De nye regler udmønter EU s direktiv om bygningers energimæssige ydeevne. I perioden 1. januar til 1. august 2006 var der en overgangsordning, i hvilken de gældende energimærker og mærker udført under ELO-ordningen (energiledelsesordningen) blev anvendt. Efter denne periode er der blive tale om helt nye mærkningsrapporter. ELO-ordningen, der analyserer både el-, vand-, og varmeforbruget for bygninger over 5000 m 2 erstattes af en ny ordning under FEM. FEM står for de fem ordninger: Energimærkning af bygninger, huseftersynsordningen (fra 1. juli 2006), eftersynsordningen for kedler og varmeanlæg, eftersynsordningen for ventilationsanlæg (fra 1. januar 2007) samt være sekretariat for den særlige indberetningsordning for statens ejendomme. Energimærkningsordningen for bygninger er et led i gennemførelsen af EU s bygningsdirektiv om bygningens energimæssige ydeevne. Målet er at reducere energiforbruget i bygninger. Den nuværende ordning erstatter de hidtidige energimærkningsordninger (EM og ELO), og gælder for nye såvel som eksisterende bygninger, undtagen f.eks. industri og landbrug. Fremover vil to typer energikonsulenter foretage energimærkningen; energikonsulenter for enfamiliehuse og energikonsulenter for flerfamiliehuse og handel/service og offentlige bygninger. Efter 30. september 2006 har det ikke længere været muligt at indberette energimærkninger efter den gamle metode, uanset hvornår bygningsgennemgangen har været påbegyndt. Varmeforbrug

18 Forbrug Kr./pr. Forbrug Kr./pr. Afdeling Etageareal Forbrug Kr./pr. m 2 m 2 m , ,34 2 *) , , ,56 4 *) , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,33 14 *) 15 *) 16 *) , , ,77 18 *) , , ,91 *)Afregner direkte til Århus Kommunale Værker Vandforbrug Vandforbrug Afdeling Etage- Areal Forbruget Pr. m 2 Forbrugt Pr. m 2 Forbrugt Pr. m 2 M 3 M 3 M , , ,75 2 *) , , ,86 4 *) , , , , , , , , ,84 18

19 , , , , , , , , , , , , , , ,80 14 *) 15 *) 16 *) 17 *) 18 *) , , ,28 x) afregner direkte til Århus kommunale Værker Økonomiudvalg: ÅRLIG LEJE PR. M 2 1/ / Ændr. pr. m 2 % Afdeling *) 5,0 +30 Afdeling *) 4,2 +19 Afdeling *) 5,8 +32 Afdeling *) 3,1 +15 Afdeling *) 2,7 +16 Afdeling ,0 Afdeling *) +20 3,3 19

20 Afdeling Afdeling *) +27 Afdeling *) +10 Afdeling *) +32 Afdeling *) +10 Afdeling *) +15 Afdeling *) +22 Afdeling *) +33 Afdeling *) +49 Afdeling *) +12 Afdeling *) +39 *) Individuel afregning af vandforbrug. 4,9 1,7 4,8 3,2 2,0 2,8 4,4 6,8 1,5 4,8 FORENINGENS ØKONOMI I 2009 kom alle afdelinger, undtaget afdeling 19 og 81 *) ud med overskud, i alt kr Afdeling 19 og 81 havde et underskud på kr Afdelingernes samlede nettoresultat er således kr Regnskaberne er udsendt således, at afdelingsbestyrelserne kunne behandle dem på deres april møde. Generelt kan det siges, at overskuddene kan henføres til mindre udgifter til renovation, vedligeholdelse samt merrente indtægter og ekstraordinære indtægter. Overskuddet i afdelinger er sammensat således (1.000 kr.) Udgifter Nettokapitaludgifter kr. -66 Offentlige og faste udgifter kr Variable udgifter kr. 535 Ekstraordinære udgifter kr kr

21 Indtægter Ordinære indtægter kr. 251 Andre ordinære indtægter kr. 17 Ekstraordinære indtægter kr kr Nettoresultat kr Der er anvendt således: Underskud overført kr. -19 Underskudsdækning kr. 56 Henlagt planlagt og periodisk vedligeholdelse kr Imødegåelse af tab ved fraflytninger m.v. kr. 159 Istandsættelse ved fraflytning kr. 200 Nettoresultat kr Foreningen har som helhed haft indbetalinger i 2009 på ca. 110 mio. kr. og afdelingernes aktiver og passiver balancerer med ca. 770 mio. kr. Foreningens ejendomme er pr. 1/ vurderet til ca. 2,1 mia. kr., hvoraf grundværdien udgør ca. 0,5 mia. kr. *) Finlandsgade 2 er udskilt fra afdeling 8 og kaldes afdeling 81. Tilskud fra arbejdskapitalen: Tilskud til afdelinger i drift Afdeling kr ,00 Afdeling 5,10,13 kr ,00 Afdeling 9 kr ,00 Afdeling 19 kr ,00 I alt kr ,00 Foreningens regnskab udviser et overskud på kr der henlægges til arbejdskapitalen. Afdelingernes indestående i hovedforeningen er forrentet med 3%. Dispositionsfonden er ikke forrentet. 21

22 Øvrige bemærkninger: Boliggarantibevis Hvilen boliger omfatter det: Familieboliger Hvilke situationer omfatter det: Pensionister der flytter i fritidsbolig. Afprøvning af parforhold. Nyt arbejde mere en 40 km væk Reglerne der er fælles for medlemmerne i Aarhusbo er: Garantiperioden skal være 2 år. Boliggarantibeviset giver adgang til en bolig svarende til den man fraflyttede. Man bliver indplaceret på ventelisten som om man stadig er beboer i afdelingen. 1 bevis pr husstand 22

23 1. årskaranstid. I 2009 har 6 beboere benyttet sig af ordningen. Boligkontoret: Konsolidering Boligkontoret har netop haft 2 års fødselsdag, og år 2 var et konsolideringsår. De praktiske problemer i forbindelse med selve sammenlægningen er blevet lagt bag sig. Der er nu skabt ens og entydige forretningsgange for de fleste områder. Forretningsgangene tilrettes løbende, men man vil ikke længere opleve drastiske omlægninger som det var tilfældet i 2008, hvor man indarbejdede best practise. Organisationsplanen er blevet tilrettet, således at drift og projekt på det tekniske område nu er opdelt i 2 selvstændige afdelinger. År 2 har også vist, at der nu er balance mellem budget og regnskab. Der har ikke som i 2008 været en række etableringsomkostninger, der har trukket regnskabet i negativ retning. Ser man bort fra bruttolønsomkostningerne til kommunikationsrådgiveren, hvis ansættelse ikke var indarbejdet i budgettet, er der tale om et positivt driftsresultat på små kr. Kommunikation har været et nøgleområde i det seneste år. Indledningsvis var vægten lagt på den skrevne (både interne og eksterne) kommunikation men i den sidste halvdel af perioden har der især været fokus på elektronisk kommunikation: intranet, hjemmesider og BKÅ-portal. Udlejningsområdet har ligeledes været i fokus. Der er truffet beslutning om at arbejde hen imod en fælles opnotering for alle boligorganisationerne i Århus. Derudover er der kommet nye udlejningsregler, der indebærer at man for at bevare sin indmeldelsesdato baserede anciennitet på ventelisten, aktivt skal melde tilbage herom. Dette har betydet stor travlhed i Udlejningen. Økonomi Regnskabet for år nr. 2 for Boligkontoret Århus viser, at der i modsæt- 23

24 ning til år 1, hvor der var en række uforudsete etableringsudgifter, nu er balance mellem budget og regnskab. Årets resultat er et underskud på ca kr., men dette resultat skal ses i den sammenhæng, at man forventede et underskud på ca kr., - svarende til bruttolønsudgifterne for kommunikationsrådgiveren, da denne stilling ikke var indarbejdet i budgettet. Ny organisationsplan Ved etableringen af Boligkontoret Århus var det forventningen, at der i Teknisk Afdeling kunne frigøres ressourcer til, - udover alm. drift og renoveringsopgaver-, også at have fokus på fremadrettede tiltag såsom: energioptimering, affaldsoptimering, helhedsplaner og opgradering af den eksisterende bygningsmasse, samt andre nye tiltag. Dette skete ikke i tilstrækkelig grad. Og det blev vurderet at en kraftig medvirkende årsag hertil var den oprindelige organisation af Teknisk Afdeling. Inspektørerne varetog både drift og renoverings-/byggeprojekter. Dette var efter eget ønske, men det oplevedes dog, at inspektørerne når de havde gang i projekter periodevis blev overbelastede, hvorved fokus på de almindelige driftsopgaver blev mindsket. Samtidig blev fokus flyttet fra de mere fremadrettede tiltag. Derfor blev Teknisk Afdeling opdelt i en projektafdeling og en Driftsafdeling. Kurt Kjeldgaard, der tidligere var teknisk Chef fortsætter som projektchef og Michael Andersen er pr. 1. maj ansat som Driftschef. Projektafdelingen får primært ansvaret for : Nybyggeri Større renoveringsopgaver Opgradering af den nuværende bygningsmasse. Helhedsplaner Den boligsociale indsats Øvrige tværgående indsatsområder Udlejning På udlejningsområdet er der især to ting der har fyldt meget det seneste år: - fælles opnotering og nye udlejningsregler. Samtlige boligorganisationer i 5. kreds er blevet enige om at arbejde hen imod en fælles opnotering pr. 1. januar Arbejdet med at forberede og planlægge dette fælles udlejnings-samarbejde skrider planmæssigt frem, og Boligkontoret Århus har en fremtrædende rolle i dette arbejde, da Direktøren sidder i projektets styregruppe og flere medarbejdere ind- 24

25 går i diverse arbejdsgrupper. Der er kommet nye udlejningsregler, hvilket indebærer, at såfremt man ønsker at bevare den ventelisteanciennitet man tidligere har haft på baggrund af indmeldelsesdatoen i boligorganisationen, skal man aktivt gøre opmærksom herpå og fremadrettet årligt betale et mindre ajourføringsgebyr. På grund af megen sen offentliggørelse af bekendtgørelse mv. blev det en forceret og til tider stressende proces at blive klar til den fastsatte deadline. Lovgivningen indebar at der skulle skrives ud til alle medlemmer både bolighavende og ikke-bolighavende -, med information om de nye regler. Mange af vores medlemmer kender vi ikke adressen på og mange har ændret navn siden indmeldelsen. Derudover er mange også afgået ved døden. For ikke at udsende mange breve forgæves er der gennemført en adressevask hos PostDanmark der samkørte deres database med vores medlemsregister. På baggrund heraf er der i Aarhusbo regi udsendt ca breve svarende til ca. 40 % af medlemsregisteret. Dette svarer til gennemsnittet på landsplan. Ved gennemførelse af en adressevask har vi honoreret lovens krav til at udsende brev til alle vores medlemmer. Derudover er der i samarbejde med de øvrige udlejningssamarbejder i kredsen indrykket annoncer i flere trykte medier. Ultimo marts har aktivt tilkendegivet at de ønsker at bevare deres anciennitet. Dertil kommer de der står på ventelisten og som derfor automatisk bibeholder ancienniteten. I 2009 har Boligkontoret behandlet flytninger Kommunikation Som led i opfyldelse af målsætningen om klar og tydelig kommunikation, valgte man fra 1. januar 2009 at ansætte en kommunikationsrådgiver. Kommunikationsrådgiveren indgår i et team med kommunikationsmedarbejderen og sammen beskæftiger de sig med mange forskellige områder inden for kommunikation. Der er bl.a. arbejdet med at gøre medarbejderne mere bevidste omkring behovet for rettidig og tydelig kommunikation. Det er et område der er stort fokus på, og der arbejdes hele tiden på at blive bedre til at kommunikere både internt og eksternt. Der er også arbejdet med at forbedre den skrevne information. Det drejer sig både omkring det skrevne sprog og opsætningen af breve mv. 25

26 Der er truffet beslutning om at fra 1. januar 2011 foregår al kommunikation med beboerdemokratiet elektronisk, så der er også arbejdet med styrkelse af den elektroniske information. Inden for dette område har man arbejdet primært med 3 områder: intranet, BKÅ-portalen og hjemmesider. Intranet og BKÅ Portalen to centrale kommunikationsplatforme I marts 2009 fik Boligkontoret Århus et intranet. Løsningen er udviklet med rent interne ressourcer og bygger på et gratis system. Til trods for at intranettet dermed stort set er gratis, ja så fungerer det rigtig godt i dagligdagen internt i administrationen. Bl.a. oplever vi forbedringer i forhold til Kommunikation: Mere aktuel information og åben dialog på tværs i organisationen Arbejdsprocesser: Flere vejledninger og arbejdsgange er beskrevet på intranettet og derfor nemt at finde og benytte Videndeling: Bedre overblik over vores viden og ansvarsområder, ligesom man nemt kan spørge ude i hele organisationen og få svar. Organisatorisk udvikling: Intranettet synliggør medarbejdere, binder sammen, giver medindflydelse, åben dialog, plads til sociale aktiviteter osv. De gode erfaringer med intranettet gav anledning til at opbygge et tilsvarende ekstranet - et fælles forum for alle folkevalgte og ansatte i Boligkontoret Århus. BKÅ Portalen gik således i luften oktober BKÅ portalen udsprang af et behov hos administrationen for at kommunikere hurtigt, smidigt, og rettidigt med især afdelingsbestyrelserne, ejendomsfunktionærer og hovedbestyrelser. Samtidig er ambitionen at samle og arkivere information centralt så man kan søge tilbage og selv dykke ned efter nyttige informationer især gavnligt for nye medlemmer. BKÅ Portalen er således en værdifuld kommunikationskanal og platform til videndeling mv. Ikke mindst for administrationen, der her har en central, billig og effektiv kanal til at formidle både fælles nyheder og mere specifikke beskeder ud til folkevalgte og ansatte. Visionen er siden vokset og har også et langsigtet beboerdemokratisk 26

27 sigte: At udvikle BKÅ Portalen til et tværorganisatorisk netværk, der styrker og udvikler vores beboerdemokrati et samlende og åbent forum for alle personer i organisationen med gode muligheder for dialog, deltagelse, debat og deling af ideer, erfaringer, viden... Det særlige ved BKÅ Portalen er nemlig, at vi siger farvel til envejs kommunikation og åbner op for nye muligheder for at komme til orde og deltage. Alle medlemmer har fri taleret og taletid. Alle kan selv oprette nye indlæg og kommentere på andres beskeder, herunder informationer fra administrationen. I forhold til de visionære mål står BKÅ Portalen over for en række udfordringer, som man også møder på andre områder. Dels danskeres generelle IT-kompetencer, dels udfordringer med at engagere og motivere brugere til at deltage aktivt. Samtidig lever siden dog fint i forhold til de mere konkrete og praktiske mål (fx nyhedsformidling) med fuld accept af, at mange kun deltager ved at lytte med og holde sig opdateret. Ved at samle informationer på en fælles og døgnåben hjemmeside øger vi tilgængeligheden og aktualiteten. Vi får en mere direkte dialog og erfaringsudveksling, og det er nemt at søge i informationer. Alt sammen supplerende muligheder og tidssvarende rammer for den enkeltes deltagelse og medindflydelse i beboerdemokratiet. Boligkontoret Århus vil løbende udvikle de forskellige aspekter ved BKÅ Portalen med afsæt og indlevelse i folkevalgte og ansattes ønsker, behov og krav. Nye hjemmesider endnu et skridt mod det digitale beboerdemokrati I maj 2009 besluttede repræsentantskabet i Boligkontoret Århus at nedsætte en web-arbejdsgruppe. Gruppens opgave er finde og udvikle en optimal og fremtidssikret løsning til håndtering af de mange hjemmesider i den samlede organisation: Boligkontoret Århus, de fire foreninger samt de ca. 100 afdelinger. Efter et par møder, hvor forventningerne blev afstemt på tværs af foreningerne, blev arbejdsgruppen indsnævret til to medarbejdere på Boligkontoret Århus. Vi har valgt et open source system, der sikrer at vi ikke er bundet til det aktuelle webbureau, som hjælper med udvikling og implementering. Desuden er der ingen omkostninger til licenser, opdateringer mv. Projektet kører på fuld tryk og alle sider er i luften senest oktober

28 Grundtanken er at samle de mange sider i ét centralt, drifts- og kvalitetssikkert system forankret hos Boligkontoret Århus. Det giver i første omgang store besparelser i forhold til udvikling og design af sider. Og på længere sigt giver det betydelige fordele i forhold til drift, opdateringer, løbende udvikling mv. Samtidig opbygger Boligkontoret Århus løbende kompetencer og ekspertise om systemet, som vi umiddelbart kan overdrage, når der er udskiftning af redaktører i afdelingerne. Der er altså en indbygget support og backup-sikkerhed i modellen, så siden ikke dør hen, når den lokale redaktør udskiftes. Endelig kan Boligkontoret Århus nemt og effektivt administrere og vedligeholde centrale informationer, der vises ude på de mange afdelingssider. Afdelingssiderne bygges op over samme design-skabelon, som er baseret på input fra folkevalgte, bl.a. afstemning på BKÅ Portalen. Herved kan siderne relativt nemt kopieres ud til de enkelte afdelinger. Afdelingen vælger selv en redaktør, der får tilbud om et kursus i systemet. Herefter får afdelingen selv ansvaret for den indholdsmæssige opdatering og vedligeholdelse livet på hjemmesiden. Der er også mulighed for evt. videreudvikling og tilkøb i dialog med Boligkontoret Århus afhængig af ønsker og ambitioner. Boligkontoret Århus får også en ny hjemmeside. Den samler de informationer, der er fælles på tværs af foreninger og afdelinger. Og den fungerer samtidig som samlingspunkt for og port ud til både de nye foreningssider og alle afdelingssider. Nybyggeri: Efter en længere tids dødvande, er der endelig kommet gang i byggeriet. I løbet af 2010 forventes at kunne tages første spadestik vedr. et projekt i Hjortshøj (Virup Skovvej), hvor Højbo har fået kvote til 65 familieboliger. Der er der tale om tæt-lav bebyggelse og boligerne opføres i energiklasse 1. De 5 foreninger i Aarhusbo har i fællesskab indsendt en ansøgning om 300 familieboliger i Lisbjerg. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som videreudvikler på ansøgningen for så vidt angår boligtype, arkitektur, driftsfællesskab mv. Det er tanken at alle 5 foreninger skal bygge i Lisbjerg såfremt der tildeles en kvote på 300 boliger over en årrække. Såfremt 28

29 ansøgningen imødekommes og der udmeldes kvote til Lisbjerg i 2010 vil Fagbo skulle bygge først. P.B.V. Søren Høgsberg 29