Referat Sønderborg Andelsboligforening Tirsdag den 3. november 2015, kl Bygtoften 2 - Sønderborg

Transkript

1 Referat Tirsdag den 3. november 2015, kl Bygtoften 2 - Sønderborg Side 1 af 19

2 Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af protokol Efterretningssager Landsbyggefondsmidler Dispositionsfonden Renoverings-/Byggeskadesager Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender Personaleforhold LUKKET PUNKT Håndværkergården Afdelingsanliggender Eventuelt Næste møde...19 Bestyrelsesmedlemmer: Tilstede: Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Kristine Asmussen, Jan Thiessen og Brian List Hansen Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Kristine Asmussen, Jan Thiessen og Brian List Hansen Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Ingen Side 2 af 19

3 1. Godkendelse af protokol 1.1. Bestyrelsesmøde den 8. september 2015 I henhold til forretningsordenens pkt. 6 skal forhandlingsprotokollen for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet. 2. Efterretningssager 2.1. Udlejning efter 12 en halv procent reglen 2.2. Udlejning pr. måned 2.3. Regulær tomgang Restanceliste Restance i procent 2.6. Totalt anvist husleje Rykker Udsættelser Venteliste Statistik over opsigelser Oversigt over Intrum Justitia Side 3 af 19

4 3. Landsbyggefondsmidler Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden.- se bilag 4. Dispositionsfonden 4.1. Støtte til nødlidende afdelinger Afdeling 35 Nørager se bilag Afdeling 45 - Østerkobbel se bilag Godkendelse af afdeling 45's ansøgning, tilskud kr ,67 fra dispositionsfonden. (GP/MD) Afdeling 35, stillingtagen afventer tilbagemelding fra Landsbyggefonden vedrørende en eventuel støttet sag.(gp/pc) Side 4 af 19

5 5. Renoverings-/Byggeskadesager 5.1. Afd.9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Endelig afklaring med Landsbyggefonden afventes. Intet at referere Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Generel orientering om sagens stade. Der er opnået enighed med et vinderprojekt, og entreprisekontrakten samt tidsplanen er under udarbejdelse. Der er udarbejdet et revideret oplæg til en driftsaftale - se bilag. Oplæg til driftaftale blev godkendt.(gp/bbm) Side 5 af 19

6 5.3. Afd Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Tidsplanen følges. Indflytning i de første boliger den 1. november Der afholdes Åbent Hus i nummer 51 den 9. og 10. januar I de "gamle" rækkehuse er der utilfredshed med håndværkernes manglende oprydning. (BBM/BA) 5.4. Afd Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Der har været afholdt møde med Landsbyggefonden den 23. april Afventer fortsat Landsbyggefondens besigtigelse. Landsbyggefonden er forespurgt pr. mail! Intet at referere. Side 6 af 19

7 6. Foreningsanliggender 6.1. SALUS Orientering v/vivian Engelbredt Kort orientering om økonomi, der henvises i øvrigt til punkt 7.12 i denne dagsorden kreds Der har været afholdt Kredsweekend Konference sammen med 3. kreds den 2. og 3. oktober Tilfredshed med arrangementet Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde hos GAB den 26. august 2015, kl se bilag. Side 7 af 19

8 6.4. Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt. Der har været afholdt Landsmøde. I bestyrelsen arbejder man fortsat med tariffer ctr. faste udgifter Syd Energi Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Der arbejdes på en fusion med nordjysk energiselskab (Nyfors) Sønderborg Forsyning Generel orientering v/ Frank Neidhardt. Indsamling af farligt affald - Nuværende forsøgsordning i afdeling 22 evalueres - se bilag fra Poul. Bilag fra Poul mangler - udsendes med referatet.(gp) Nuværende ordning for dagrenovation - primært for etageejendommene - blev debateret, der var general utilfredshed med forsyningens håndtering (eller mangel på samme).(bbm) Side 8 af 19

9 7. Bestyrelsesanliggender 7.1. Evaluering af målsætninger Henlæggelser i afdelingen Underskriftsforhold Likviditetsstyring Betaling af regninger se bilag Personale se bilag Beboerrådgiverordning 7.2. Handlingsplan Handlingsplan for : * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne * Gennemgang af regler Gennemgang af regler sker på temamødet den 18. ds Midler til tomgangsboliger Ordningen evalueres når beløbssummen på kr er brugt. Side 9 af 19

10 Intet at referere Evaluering af årets afdelingsmøder Bestyrelsen mangler opfølgning på sidste mødes beslutning vedrørende Svanemosevej 1 (LBS/BBM) - BA har meldt tilbage med dette - se bilag. Tilbagemelding på den kommunale bevoksning i afdeling 40. (INSP/BBM) - BA har meldt tilbage til BBM - se bilag. Til orientering Evaluering Afdelingsbestyrelsesseminar 2015 Der har været afholdt afdelingsbestyrelsesseminar lørdag den 19. oktober 2015 på Scandic Sønderborg. Evaluering - se bilag Juleafslutning Der afholdes juleafslutning efter bestyrelsesmødet den 12. januar Spisested - hvor? Til drøftelse. Side 10 af 19

11 Oxen (GP aftaler med VE) 7.7. Bestyrelsesevaluering Tilbud fra BL - se bilag. Til godkendelse. Takker ja til tilbuddet - fulde pakke. Dato forslag: Frank aftale med Gitte vedr. Doodle (kalender system) 7.8. Tema-møder - HB Der er planlagt tema-møde for hovedbestyrelsen den 18. november 2015 og 18. januar Forslag til datoer i 2016: 3. februar 2016 og 13. september Til orientering og godkendelse. Datoforslag godkendt. Temamødet den 18. ds. deles op mellem "regler" og denne dagsordens punkt 7.12 "...hvor ser vi os selv i fremtiden - med fokus på administrationen" Side 11 af 19

12 7.9. Indkøb af SAB-Flyttekasser Gårdmændende løber tør for SAB flyttekasser - som lejere kan låne - indenfor de nærmeste år. TA (BBM) spørger til, om SAB skal fortsætte med denne service til lejerne? Til drøftelse. Ny sending indkøbes Afdelingsmøder 2016 Oversigt over afvikling af afdelingsmøder i se bilag. Til efterretning Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Afholdes på Ulkebøl Forsamlingshus, torsdag den 3. december 2015, kl Sønderborg Forsyning, direktør Lars Blædel Riemann samt Projekt Zero, projektleder Louise Johnsen er inviteret til at komme med indlæg. Program - se bilag. Til efterretning. Side 12 af 19

13 7.12. Hvor ser vi os selv i fremtiden Med fokus på administrationen. Til drøftelse. Der afsættes 1 time på temamødet den 18. ds. til drøftelse af dette punkt Ombygning - Gæstelejligheder Materiale fra Arkitektkontoret 96 - se bilag. Til drøftelse. Der var tilfredshed med materialet, og bestyrelsen godkendte at der arbejdes videre med projektet. Idet lokalerne pt. bruges som arkiv skal der ske en afvikling af denne funktion samtidig med at foreningens midler styrkes, horisont min. 2-3 år. 8. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Intet at referere. Side 13 af 19

14 9. Love og cirkulærer 9.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret GENINDFØRELSE AF BOLIGJOBORDNINGEN AFTRAPNING AF RENTESIKRING OG BESTYRELSESVEDERLAG HVOR MANGE PRAKTIKANTER ER ANSAT PÅ JERES BYGGESAGER? DANMARKS STATISTIK - NØGLETAL PÅ BOLIGOMRÅDER 2015 REVIDERET UDGAVE KOMMUNEFORHANDLINGERNE - GRUNDKAPITAL UDLEJNING OG ANVISNING TIL FLYGTNINGE 9.2. Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret Indberetning af ledige boliger pr. 1. september Forhøjelse af pligtmæssige bidrag Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreglementet Ledige boliger pr. 1. oktober 2015 Side 14 af 19

15 9.3. Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 8. september Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg BeboerNyt - Medlem af redaktionsudvalget er Lone Lønholm. Orientering fra Lone Lønholm taget til efterretning Kursusudvalg Afdelingsbestyrelsesseminar 2016 henlægges til Fredericia. Side 15 af 19

16 10.3. Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. Der arbejdes på en prækvifikationsansøgning for DOA Generel orientering. Kort orientering fra nyligt afholdt generalforsamling SAB's Antenneforening Intet at referere. 11. Beboeranliggender Side 16 af 19

17 Skrivelse fra beboer på Rendsborgvej, vedrørende administrationens håndtering i forbindelse med rotteplage - administrationen kontakter beboeren. 12. Personaleforhold LUKKET PUNKT Administration Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer SU-administration Sikkerhedsudvalg HSU 13. Håndværkergården Administration LUKKET PUNKT Intet at referere Forretningsudvalget Der har været afholdt forretningsudvalgsmøde den 21. september 2015 på Håndværkergården. Næste møde: 15. december 2015 Side 17 af 19

18 Medarbejderrepræsentanten tilkendegav på kollegaernes vegne en utryghed ved de ændringer der p.t. sker på håndværkergården. Direktøren orienterede om at håndværkergården nu i en årrække er kommet ud med underskud, og denne udvikling SKAL vendes for at håndværkergården kan overleve. Det er naturligvis beklageligt at dette er nødvendigt, men for at "redde" håndværkergården og de arbejdspladser der er, så skal udviklingen vendes. 14. Afdelingsanliggender Meget hærværk i en enkel blok i Steenbjergparken afd. 30. Anne Marie Frank Wolff kontakter Werner. 15. Eventuelt Drøftelse vedr. tilgang til SALUS netsuite. Det er aftalt med Gitte at hun samler alle ordensregler i 3 PDF filer - til mødet den 18. november Side 18 af 19

19 16. Næste møde 2016: Tirsdag den 12. januar Juleafslutning Tirsdag den 8. marts 2016, OBS kl !! Mandag den 9. maj Revisor Tirsdag den 7. juni Konstituerende møde Ordinært Repræsentantskabsmøde 2016: tirsdag, den 17. maj 2016, kl Ulkebøl Forsamlingshus (igen) 2-dags Afdelingsbestyrelsesseminar 2016: Fredag, den lørdag, den 15. oktober 2016 i Fredericia. Besigtigelsestur 2016: Fredag den 17. juni Fælleskurser i SALUS: Ingen datoer fastlagt endnu. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Bygtoften 2 - Sønderborg, kl Sønderborg, den 3. november 2015 Vivian Engelbredt Frank Neidhardt Lone Lønholm Hermann Jørgensen Jan Thiessen Kristine Asmussen Brian List Hansen Side 19 af 19