B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E 1. INDLEDENDE BEMÆRKNINGER Formål Dataansvar...

Transkript

1 B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E 1. INDLEDENDE BEMÆRKNINGER Frmål Dataansvar BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV Oprettelse af sag Persnnummer Øknmiske frhld Oplysninger m sygdm g funktinsnedsættelser mv Strafbare frhld BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I ANDEN SAMMENHÆNG Husrdensklager Vaskeri Vand g Varme El Dørkrt/nøglelgin Tv-vervågning Tv-kanaler Internet Parkering Venteliste Referater fra bestyrelsesmøder g repræsentants møder Tilmelding til arrangementer I FORBINDELSE MED OG EFTER FRAFLYTNING Oplysninger m psigelse g baggrunden mv MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV Mdtagere Offentliggørelse OPBEVARINGSBEGRÆNSNING Sletning af data Anmdning m sletning DINE RETTIGHEDER KONTAKTOPLYSNINGER Bligrganisatinen Databeskyttelsesrådgiver

2 8.3 Datatilsynet

3 1. INDLEDENDE BEMÆRKNINGER 1.1 Frmål Hs AAB Vejle (herefter "Bligrganisatinen") vil vi løbende kmme til elektrnisk g på anden systematisk måde at behandle frskellige persnplysninger m dig. Vi er derfr frpligtede til at rientere dig m, hvilke plysninger m dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler Frmålet med behandlingen af dine plysninger er verrdnet set administratin af dit lejefrhld i henhld til de gældende regler herfr. 1.2 Dataansvar Bligrganisatinen er dataansvarlig fr de plysninger, der behandles af s i frbindelse med lejefrhldet, g Bligrganisatinen har således i henhld til databeskyttelseslvgivningen ansvaret fr, at dine persnplysninger behandles lvligt Dette indebærer bl.a., at du til enhver til kan rette henvendelse til Bligrganisatinen, hvis du har spørgsmål til vres behandling af dine persnplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhld til databeskyttelseslvgivningen. Se pkt. 8 nedenfr. 2. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV. 2.1 Oprettelse af sag Når du lejer en blig, pretter vi en sag i vres it-system. Her registrerer vi en række frskellige persnplysninger, der sm udgangspunkt stammer fra dig selv Vi registrerer bl.a. identifikatinsplysninger, herunder dit navn, adresse, privat- g arbejdstelefnnumre g adresse. Der registreres desuden medlemsnummer/pskrivningsnummer samt plysninger m husstandens størrelse g sammensætning, herunder antal hjemmebende børn g eventuelle værgefrhld mv Herudver registreres plysninger m, hvrvidt bligen er blevet anvist af kmmunen, m der mdtages øknmisk støtte til lejen fra udbetaling Danmark, eller m du har et kmmunalt beberindskudslån Hvis du har br i en almen ungdmsblig, hvr lejefrhldet er betinget af, at du under uddannelse indhenter g behandler vi gså plysning m din uddannelsesmæssige status Grundlaget fr de plysninger vi behandler under punkterne , er, at behandlingen af plysningerne er nødvendig, fr at kunne pfylde den lejekntrakt, du har indgået med s. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra b. 3

4 2.2 Persnnummer Herudver beder vi m samtykke til at behandle dit persnnummer (CPR-nummer). Dette sker, da vi har behv fr at kunne identificere dig, dels grundet det løbende mellemværende mellem s, dels af praktiske g administrative hensyn. Dit persnnummer vil gså kunne blive brugt i frbindelse med digital kmmunikatin g verførsel, herunder via Nem Knt g e-bks. Anvendes tillige frbindelse med EL-aftale jfr. krav i elfrsyningslven Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 11, stk. 2, nr. 2.] 2.3 Øknmiske frhld Der er en række situatiner, hvr Bligrganisatinen må behandle plysninger m dine øknmiske frhld. Dette kan fx være plysning m, at du har fået støtte til betaling af beberindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller m frfalden gæld til Bligrganisatinen Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra b. 2.4 Oplysninger m sygdm g funktinsnedsættelser mv Det kan gså være nødvendigt, at vi behandler plysninger m, at du har særlige behv, herunder en funktinsnedsættelse, der gør det påkrævet at bligen er indrettet særligt hertil. Sådanne plysninger kan behandles med henblik på at afklare, m du lever p til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig frtrinsret til en blig eller berettiger den bligsøgende til en blig med særlig indretning Vi behandler vennævnte plysninger idet dette er nødvendigt fr, er nødvendig fr at verhlde en scialretlige frpligtelser, der udspringer af anden lvgivning mv., jf. databeskyttelseslvens 7, stk.1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 9. Sådan lvgivning er bl.a. bestemmelserne i almenlejelven m frtrinsret til særlige bliger Derudver kan det være sagligt, at vi behandler plysning m, at du er syg, hvis du ønsker at indgå en aftale m fremleje pga. midlertidigt fravær fra bligen i frbindelse med din sygdm i medfør almenlejelvens 65, stk. 1. I den frbindelse kan vi gså behandle plysninger m frretningsrejser, studiephld eller midlertidig frflyttelse eller lignende, jf. almenlejelvens 65, stk Strafbare frhld Ifølge lvgivningen har vi sm bligrganisatin mulighed fr at mdtage plysninger m strafbare frhld, sm en beber har begået inden fr eller med virkning i det bligmråde, sm den pågældende br i, eller md en ansat i bligrganisatinen. Plitiet må videregive sådanne plysninger, når dette er nødvendigt sm led i en tryghedsskabende indsats. Retsgrundlaget er almenbliglven Oplysninger m strafbare frhld kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves, jf. pkt. 5 nedenfr. 4

5 3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I ANDEN SAMMENHÆNG 3.1 Husrdensklager Vi er sm bligrganisatin frpligtet til at behandle klager fra bebere g i frnødent mfang agere ver fr de bebere, der bl.a. tilsidesætter gd skik g rden. I frbindelse med vres håndtering af klagesager behandler vi en række persnplysninger elektrnisk Der henvises til vres plitik m behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, der er tilgængelig på AAB s hjemmeside g MIN SIDE. 3.2 Vaskeri Hvis du anvender vaskerikrt/brik sker der lgning af data mkring frbrug g tiden fr anvendelse til brug fr tidsregistrering g afregning af vaskeudgiften ver huslejen. 3.3 Vand g Varme Der fretages aflæsninger af målere i lejemålene eller fjernaflæste målere fr at måle frbruget g fugtniveau- både samlet g på ethvert givent tidspunkt Vi indsamler dine frbrugsplysninger, fr at kunne lave pgørelser ver det samlede g din individuelle energifrbrug. Frmålet er at: Måle det individuelle energifrbrug g dermed sikre en fair frdeling af udgifterne. Muliggøre års- g flytteaflæsninger uden behv fr fysisk adgang til ejendmmen. Tilvejebringe de frnødne data til brug fr pgørelser, afregning g administratin af frsyning af vand g varme. Lkalisere energifrbrug g energispild. Udvikle strategier fr ptimering af drift g indeklima i ejendmmen. Behandle henvendelser m frbrug, driftsfrstyrrelser g flytninger hurtigt g effektivt Indsamling g behandling af frbrugs- g fugtdata kan ske med hjemmel i frrdningens art. 6, stk. 1, litra b, c g f, g hermed, at det ikke er nødvendigt at indhente samtykke fra den registrerede hertil iht. art. 6, stk. 1, litra a. 3.4 El Der behandles ikke aftaler m elfrbrug, da aftalerne indgås direkte mellem lejer g frsyningsselskab Hvis du har givet s fuldmagt til at tilmelde husstanden til den relevante elhandelsvirksmhed, vil vi behandle plysninger til brug fr tilmeldingen, herunder det el-prdukt, sm husstanden benytter. 5

6 3.4.3 Vi behandler vennævnte plysninger jfr. elfrsyningslven. 3.5 Dørkrt/nøglelgin Du har fået et dørkrt (nøglekrt), sm aktiverer de elektrniske dørlåse hs s. Låsene er kblet til et alarmsystem. Dit dørkrt har et nummer, sm bliver registreret i en elektrnisk lg, når du åbner en dør med elektrnisk lås. Lggen viser, hvrnår dit krt er blevet brugt, g hvr Lgplysningerne kan ptentielt benyttes til at spre, hvilke døre nøglekrtet har været brugt til at åbne samt tidspunktet herfr. Vi bruger kun plysninger i helt særlige tilfælde, fx i tilfælde af indbrud. Den elektrniske lg verskrives med jævne mellemrum g er altså ikke bestandig. Hvis du afbryder en udløst alarm ved hjælp af dit dørkrt, registreres det gså Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi frfølger de legitime interesser, der er anført under pkt Tv-vervågning Vi fretager tv-vervågning med henblik på at frebygge g pklare kriminalitet, g det er markeret med skiltning de steder, hvr kameraerne er placeret. Der henvises til vres retningslinjer fr behandling af persnplysninger i frbindelse med tv-vervågning, der er tilgængelige på hjemmeside g MIN SIDE. 3.7 Tv-kanaler Alle lejere mdtager TV gennem Bligrganisatinens antennefrening g der fretages registrering af TV-pakker g ændringer af disse. Alle øvrige prdukter sker ved direkte aftaler mellem lejere g leverandør. 3.8 Internet Bligrganisatinen laver alene rammeaftaler fr levering af internet. Aftaler m levering af internet sker ved direkte aftaler mellem lejere g leverandør. 3.9 Parkering I de afdelinger, hvr der udlejes carprte g garager samt hvr der er indgået aftale med parkeringsselskaber mdtages der nummerpladeplysninger sm kbles p sammen med navne g adresser på lejere Venteliste Hvis du er pnteret på Bligrganisatinens venteliste, behandler vi gså i den frbindelse en række plysninger m dig. Der henvises til vres beskrivelse m behandling af persnplysninger i frbindelse med administratin af venteliste, der er tilgængelig på hjemmesiden Referater fra bestyrelsesmøder g repræsentants møder 6

7 I frlængelse af bestyrelsesmøder skrives der referat sm gemmes g underskrives af bestyrelsens medlemmer. Disse referater kan indehlde plysninger m navne eller adresse plysninger på medlemmer/beber i AAB Vejle. Oplysninger m disse data sker fr at sikre gengivelse af det hændte på freningens bestyrelsesmøde I frlængelse af repræsentants møder ffentliggøres referat i verensstemmelse med freningens vedtægter. Disse referater kan indehlde plysninger m navne eller adresse plysninger på medlemmer/beber i AAB Vejle Tilmelding til arrangementer Ved tilmelding sm medlem til arrangementer såsm fastelavn g ture ska/kan man plyse Navn Adresse Pstnummer g by Antal deltagere frdelt på alder. Telefn Oplysninger til gavn fr arrangementet. Infrmatinerne indhentes fr at kunne sikre at arrangementer kan afhldes g medlemmet kan infrmeres hvis der sker ændringer i frhld til det pågældende arrangement. fra tidligere afhlde arrangementer kan bruges til at infrmere m et efterfølgende lignende arrangement. 4. I FORBINDELSE MED OG EFTER FRAFLYTNING 4.1 Oplysninger m psigelse g baggrunden mv I frbindelse med Bligrganisatinens psigelse af et lejemål registreres relevante plysninger m baggrunden fr psigelsen g/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dkumentere baggrunden fr psigelsen g/eller fraflytningen Lvgivningen giver udlejer en række muligheder fr at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelvens kapitel 15. Lvgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis beberen har tilsidesat gd skik g rden, eller hvis ngen er straffet i medfør af 4 i lv m frbud md besøgende i bestemte lkaler fr at have mdtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et frbud nedlagt i medfør af lven. Dette betyder bl.a., at bligrganisatinen kan behandle både frtrlige plysninger (m fx øknmiske frhld) g følsmme plysninger (m fx strafbare frhld) i frbindelse med situatiner, hvr lejeaftalen hæves Derudver giver lvgivningen mulighed fr, at der kan ske videregivelse af persnplysninger mellem bligrganisatiner, i tilfælde af at bligrganisatinen har psagt eller phævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig fr at styrke den tryghedsskabende indsats i et bligmråde. Retsgrundlaget er almenbliglven. 7

8 5. MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV. 5.1 Mdtagere Visse plysninger pbevares hs vres databehandlere i frbindelse med de drifts- g itsikkerhedsmæssige pgaver (fx backup, hsting af hjemmeside mv.), vi gså får løst eksternt. Opbevaring af plysningerne hs eksterne samarbejdspartnere (vres databehandlere) er undergivet reglerne i databeskyttelsesfrrdningen g databeskyttelseslven, g der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine plysninger bl.a. ikke kmmer uvedkmmende i hænde Optagelser fra tv-vervågning, der er sket med henblik på at frebygge g pklare kriminalitet, kan videregives til plitiet. Der henvises i den frbindelse til vres retningslinjer fr tvvervågning, der er tilgængelige på hjemmeside g MIN SIDE Endvidere kan der ske videregivelse i sager m husrdensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den frbindelse tilgå beberklagenævnet, ligesm plysningerne kan tilgå bligretten, der bl.a. kan tage stilling til, m psigelsen af et lejemål er berettiget. Der henvises i den frbindelse til vres plitik m behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, der er tilgængelig på hjemmesiden g MIN SIDE Derudver giver lvgivningen mulighed fr, at der kan ske videregivelse af persnplysninger mellem bligrganisatiner, i tilfælde af at bligrganisatinen har psagt eller phævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig fr at styrke den tryghedsskabende indsats i et bligmråde Dine persnplysninger kan gså gives til vres advkater eller andre til brug fr løsningen af en knkret pgave. Det kan fx være, hvis Bligrganisatinen har brug juridisk bistand i en sag, hvr du er invlveret, g hvr de relevante persnplysninger derfr skal bruges af vres advkat I visse tilfælde er bligrganisatinen derudver frpligtet til at videregive persnplysninger til kmmunen. Dette gælder fx hvis en beber, der har fået anvist sin blig af kmmunalbestyrelsen inden fr det første år af lejefrhldet er i restance med betalingen, g bligrganisatinen derefter sender påkrav til beberen. Kmmunalbestyrelsen skal i sådanne situatiner tillige underrettes m påkravet. Derudver skal bligrganisatinen fx give kmmunen skriftlig underretning, hvis bligrganisatinen anmder fgedretten m beberens udsættelse af den lejede blig grundet betalingsmislighldelse, således at de sciale myndigheder kan bistå beberen. 5.2 Offentliggørelse Vi ffentliggør ikke plysninger m vres lejere eller andre bebere. Det kan dg ske, at vi ffentliggør harmløse situatinsbilleder, der tages i frbindelse med arrangementer, sm bligrganisatinen eller bligafdelingen afhlder. Sådanne billeder har til frmål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil ptræde genkendelige billeder af bebere mv. i den sammenhæng. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. data- 8

9 beskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra f. Behandlingen er nødvendig fr vres legitime interesse i at vise mverdenen, at der fregår sciale aktiviteter i Bligrganisatinen. 6. OPBEVARINGSBEGRÆNSNING 6.1 Sletning af data Hs Bligrganisatinen har vi udarbejdet en plitik, der beskriver hvrdan g hvrnår vi sletter persnplysninger. Vi henviser til denne sletningsplitik, der kan findes på vres hjemmeside g MIN SIDE. 6.2 Anmdning m sletning Når du henvender dig med en anmdning m at få rettet eller slettet dine persnplysninger, undersøger vi, m betingelserne er pfyldt, g gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt sm muligt. 7. DINE RETTIGHEDER Du har efter databeskyttelseslvgivningen ngle rettigheder i frbindelse med vres behandling af dine persnplysninger Du har i den frbindelse ret til at: anmde m at få indsigt i, hvilke plysninger m dig, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 15), anmde m, at vi berigtiger de persnplysninger, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 16), anmde m, at vi sletter de persnplysninger, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 17), anmde m, at vi begrænser vres behandling af dine persnplysninger (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 18), anmde m dataprtabilitet i det mfang, dette måtte blive aktuelt (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 20), samt gøre indsigelse md vres behandling af dine persnplysninger (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 21) Der henvises i øvrigt til vres plitikker mv., der tillige indehlder en beskrivelse af særlige behandlinger af persnplysninger, herunder behandling af persnplysninger i frbindelse med tvvervågning, behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, sletteplitik, behandling af persnplysninger i frbindelse med ventelister. 9

10 7.1.4 Du kan læse mere m databeskyttelseslvgivningen g dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside Du har sm nævnt ret til at gøre indsigelse ver vres behandling af dine persnplysninger, g du kan hvis du fx ikke er enig i vres afgørelse i frhld til din indsigelse klage ver vres behandling af dine persnplysninger til Datatilsynet (se kntaktplysninger nedenfr). 8. KONTAKTOPLYSNINGER 8.1 Bligrganisatinen Bligrganisatinens kntaktplysninger er: AAB Vejle Mindegade 17A, 7100 Vejle Tlf Mail: pst@aabvejle.dk 8.2 Databeskyttelsesrådgiver Bligrganisatinen har udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren kan kntaktes på følgende måde: Ola Alawi tlf g mail: la@aabvejle.dk 8.3 Datatilsynet Datatilsynets kntaktplysninger er: Datatilsynet Brgergade 28, København K Tlf dt@datatilsynet.dk 22 maj 2018 versin 2 Opdateret versin 3 10