Gode råd fra Team Rigets servicehold 2011

Transkript

1 ! Gode råd fra Team Rigets servicehold 2011

2 Serviceteam TR 2011: Anne Marie Ottesen, Carsten Biisgaard, Erik Andersen, Jan Stage, Kirsten Lindvig, Lisbeth Skøt, Mads Lerche-Thomsen, Michael Lerche-Thomsen, Ulla Schouenborg og Sanne Wilsdahl.! 2

3 Gode råd fra Serviceholdet Vi havde Årets Tur med Team Rynkeby Rigshospitalets cykelhold til Paris - en fantastisk tur! Stort set alt fungerede efter hensigten, men selvfølgelig røg vi som novicer ind i problemstillinger vi ikke lige havde set komme. Baggrunden for dette skriv er altså ikke, at tingene ikke fungerede, men skrevet i håb om, at informationerne kan være nyttige for det kommende servicehold mhp justeringer/optimeringer. Antal biler og deres funktion. 1.stk. Lastbil, med 2 frysere, hvoraf den ene fryser fungerede som køleskab. Lastbilen havde herudover 1.stk guldbur med ekstra madvarer/service samt 3 stk. postbure til bagagen. Endvidere 2 stk. klapborde (lånt af Sparta), som blev benyttet som produktions-/anretterborde. Herudover parasoller samt flamingokasser (via Carsten Bisgaard) med frugt etc. Lastbilen blev også brugt til at transportere rytternes cykler hjem. 1. stk. VW transporter, også kaldet MADKASSEN. Den brugte vi til opbevaring af vanddunke, tæpper, drikkelse + diverse frugt/slik. 1. stk. VW transporter, også kaldet FØLGEBILEN. Den brugte vi bl.a. til at opbevare alle rytternes skønhedsbokse i. Boksene indeholdt alle rytternes personlige ting såsom punge-mobiltlf-crememedicinkort-blodtypekort-briller mm. Herudover havde bilen et depot af drikkevarer/slik/ energibarer/frugt. Endvidere remedier til cykellapning, reservehjul etc. 1 stk. Vito, også kaldet SERVICEVOGNEN. I den havde vi alle reservedelene til cyklerne, samt alle plejemidler og Læge-Akuttasken etc. Denne bil kunne samtidig fungere som transport hvis nogle af cykelrytterne havde behov for at sidde/ligge lidt ned undervejs. 1 stk personbil (Opel Zafira), som blev brugt som FLYVER-bil dvs til ad hoc-opgaver (se nedenstående) Typisk kom en dag for os til at se sådan ud: Morgenmad fra kl Rytterne samt SERVICEVOGN og FØLGEBIL tager af sted De har forsyninger med til at kunne klare formiddagsdepotet. De to biler kører hele dagen direkte efter cykelholdet. Lastbil+madkassen+flyver-bil spiser morgenmad sammen. Forud herfor har opgaven været at modtage rytternes bagage, sikre kogt vand fra hotellet til termokander, hjælpe med at pakke biler klar til formiddagsdepot etc. LASTBILEN og MADKASSEN kører herefter direkte til frokostdepot og producerer frokost. FLYVEREN tjekker, at alt er i orden til at forlade hotellet (er alle nøgler afleveret, har rytterne glemt noget) og kører direkte til frokostdepot Dette med mindre at der er aftalte opgaver, som skal udføres først. (Det kan være at handle ind ( medicin/mad etc,) - bringe/ hente personer til lægetjek/sygehus etc)! 3

4 Alle Servicefolk er samlet ved middagsdepotet. LASTBILEN, MADKASSEN og flyveren rydder op efter frokost. LASTBIL OG MADKASSEN kører herefter til eftermiddagsdepotet. FLYVEREN kører direkte til hotellet og gør klar til cykelholdets ankomst. Dette indbefatter aftale med hotel om evt. ændring i tidsplan for aftensmad/morgenmad får nøgler udleveret til hele holdet får tjek på hvor der kan vaskes cykler hvor der kan kobles strøm til lastbil hvor lastbil kan parkeres, når der åbnes for bagsmækken etc. Anbefalinger vedrørende organisering af serviceholdet Det vil være en god ide fra starten at afklare rollefordelingen på serviceholdet: Der er behov for 2 biler til at følge cykelholdet og dermed skal disse bemandes af personer, som kan sørge for almindelige vedligeholdelsesopgaver, lappe cykler, skifte dæk etc. Herudover er der behov for 2 biler madkassen og lastbilen til opbevaring og transport af mad/drikke/bagage. Det var også godt at have den frie bil til uforudsete ting og til at køre frem til hotellerne. Det anbefales tidligt i forløbet at afklare forventninger til om man kører i de samme biler på hele turen eller evt. ønsker at kunne rotere mellem funktioner/biler. Dette af hensyn til opgavefordeling og til hvilke kompetencer, som de enkelte på serviceholdet skal besidde. Det anbefales, at alle kan betjene navigationsudstyr (Garmin-GPS er). Der bør være en serviceleder på holdet, der: Udarbejder dagsorden til møder, og sørger for deres afholdelse Samler trådene fra de input de øvrige teammedlemmer bidrager med Sørger for at uddelegere opgaver til de forskellige ansvarlige i teams, herunder også f.eks. til ryttere ved opgaver de skal løse. Det kan være en fordel, at serviceleder varetager afholdelsen af serviceholdets regnskab herunder slutregnskabet for turen. Servicelederen eller den hovedansvarlige for kort/gps deltager i kortgruppens møder og holdes orienteret løbende omkring ruterne. Har den overordnede kontakt til sponsorer hvad angår naturalier og andet under serviceteamets regi. Herudover kunne det være hensigtsmæssigt at inddele serviceholdet i 2 grupper: - en teknisk gruppe (ansvarlig for cykelreparation - for ruter GPS biler) - en forplejnings-ansvarlig gruppe (mad/drikke/bagagen/hotelindkvartering div. ) Gruppeinddelingen kan samtidigt benyttes til at fordele ansvaret for særlige opgaver til gruppens medlemmer, herunder hvilket udstyr/varer, der ønskes sponsoreret. Hele cykelholdet bør principielt være behjælpelig med at søge naturalierne det skal blot koordineres således, at man på serviceholdet er vidende om, hvem der søger hvilke produkter (eksempelvis benzinkort, væske, frugt, salg af streamers m.m.) så der ikke sker dobbelt-ansøgninger.! 4

5 Særlige hovedopgaver for Gruppe 1 : - Hovedansvarlig for cykler (reservedele etc) Ansvarlig for at de relevante reservedele er med på turen og fordelt i de 2 følgebiler at serviceteamet er oplært i de almindelige vedligeholdelsesopgaver og slangeskift m.m. under turen. - Hovedansvarlig for kort GPS og headset Sikre at udleverede kort er forstået og læst, at GPSer er i orden og virker og at brugerne er fortrolige med brugen. Sørger for at ruterne ligger i GPSen til næste dag. Headset skal være indsamlet ved ankomst til destination, skal være ladet op og uddelt om morgenen til ryttere og følgebiler - Hovedansvarlig for køretøjer. Køretøjer er et kapitel for sig. Det er ønskeligt, at man så tidligt i planlægningen som muligt ved hvilke køretøjer, man kan regne med at disponere over. Størrelse, type, lasteevne? Hvor mange biler skal der bruges, herunder stillingtagen til FLYVER? Hvornår kan man regne med at disponere over dem? Hvem tømmer bilerne før afgang hjemad og ved hjemkomst? Hvem henter og hvem afleverer de lånte biler? Hjemtransport fra Paris skal ligge fast, hvem kører hvilke biler hjem? Der blev brugt alt for meget tid og energi på grund af den usikkerhed vi havde med hensyn til bil/lastbiltype. Der kan indgås aftaler meget tidligt, så de f.eks. kan være forberedt med 230v udtag til frysere, om der er brændstof på og især nøjagtig type og lasteevne/volumen. - Hovedansvarlig for etablering af medicinkasser Lægetaske med traumeudstyr, herunder hjertestarter. Placeres i den ene følgebil. Der skal herudover til de 2 følgebiler + flyver være nødhjælpskasser indeholdende de mest nødvendige midler: panodiler, ibuprofen, epipen, compeed plaster, øjenskyllevæske, remedier til at rense sår med (sæbe, vand, gaze, tape). Særlige hovedopgaver for Gruppe 2. - Hovedansvarlig for frokost og andre fødevarer Ansvarlig for at fordele opgaver mht udarbejdelse af frokostplan, plan for servering eftermiddagspausen, frugt og at koordinere ansøgninger af naturalier etc. Ansvar for at fordele opgaverne for madholdet under hele turen og at holdet sørger for den daglige rutine. Den daglige rutine er exv., at madkassebilen er klar, at følgebilerne får de forplejningsting med de skal have til første depot, at fødevarer til frokost er klar, frysere har de korrekte temperaturer etc. (husk termometer) Mad/frokostholdet skal sørge for afviklingen den næstsidste aften og ved ankomsten til Paris. Fødevarer, der er i overskud skal kasseres, uddeles, gemmes m.m., ryttere og andre kan evt. medtage overskydende til hjemturen også de, der kører biler hjem. Frysere m.m. tømmes hvis samme løsning med frysere vælges, som i år, så biler der skal! 5

6 ompakkes til hjemturen står klar, når rytterne kommer til aftalte sted (hotellet typisk) med cyklerne, der skal hjemtransporteres. - Hovedansvarlig for væske Væskeindtaget under turen har særlig opmærksomhed. Væsken fylder meget, vejer meget og der er mange praktiske omstændigheder mht. til hvad, hvor meget, hvor fra etc.. Vand fra Rynkeby, øl fra Harboe, energidrik fra Gatorade o.lign. Hvor placeres 4 paller vand fra Rynkeby, hvor placeres 400 flasker energidrik etc. dagene op til afgang. Hvordan fordeles det i bilerne. Det vil være en stor fordel med en ansvarlig for dette område. Logistikken kan være ganske stor at håndtere. - Hovedansvarlig for bagage og indkvartering hotel (fordeling af værelser) Der skal være en logistikplan for bagagehåndteringen i forhold til køretøj, bagageopbevaring og cykeltransport hjem. Plan for værelsesfordeling (vouchers) indtjekning og udlevering af nøgler Hvis der er løse frysere, der kræver ekstern strøm er det dennes opgave at løse dette problem ved destinationen. Optimalt er et køretøj med mulighed for strøm internt at den kan levere strøm når der køres. Bemærkninger og gode råd i øvrigt Hele serviceholdet skal medvirke i pakning af biler dagen før, således man er vidende om, hvor de enkelte ting ligger. Vil være hensigtsmæssigt om det kunne foregå i dagtid fra kl Det tager nogle timer. Organiser pakningen af remedier i store flamingokasser eks: bestik, tallerkener, plastposer, køkkenruller, stanniol mm Det letter arbejdet senere -;) Denne dag kan også streamers påsættes bilerne. Den næstsidste aften skal der kasseres og ryddes op i alle biler. Det er absolut afgørende, at det ikke sker den sidste dag i Paris, I Paris skal som minimum lastbilen og madbilen parkeres lige ved siden af hinanden, således at de ikke fordærvelige ting kan tages med hjem, evt..til genbrug til næste gang, eller fordeles til afdelingerne. Fungerede godt med, at bagagen blev afleveret dagen før. Endvidere afgørende, at vi havde fået stillet Concorde-pladsen til rådighed. Andre Team Rynkeby-hold anvendte ens sportstasker. Derved blev bagagen omfangsmæssigt bedre holdt på et acceptabelt niveau og man vil derved kunne minimere de mange tunge løft. Til at fejre rytterne, når de kom frem til målet ved Eiffeltårnet i Paris- her havde vi champagne + glas, kager og flag med til at fejre rytterne. regn med at der desuden er en del familiemedlemmer, som møder op og beregn også til disse ;-) Det skrup-regnede under hele denne højtidelige seance husk evt. regnfrakker eller store affaldsposer, der kan tjene samme formål.! 6

7 Husk i øvrigt i god tid at finde en restaurant i Paris til fejring fredag aften. Der er ikke aftensmad inkluderet i turen. Festligt at kunne afslutte aftenen sammen med holdet + familier. Vi var omkring 90 personer. Hvis man skal køre med to frysere, da frys vand ned i god tid. Hav termometer med så temperatur tjekkes både i fryseren og den fryser, som fungerer som køleskab. Med hensyn til maden fungerede det godt med en samlet bestilling. Fint at fabrikere maden på frokoststedet. Vær opmærksom på at en varieret kost gør det sjovere både at fremstille for madholdet og så har rytterne også noget at se frem til Vi fik sponsoreret frugt vi burde have aftale om mængden af hver frugt- da der blev kasseret en del. (Mængden er afhængig af frokostserveringen og mængden af slik(/kager) Det kunne være fordelagtigt om der var en logistikplan eller et håndtegnet kort over hvor de forskellige madvarer med mere ligger i den store bil. Fungerede fint med hjemmeproduktion af kager som blev leveret nedfrosset. Der manglede termokander således der kan serveres kaffe/te/suppe til alle pause. Overvej om el-kedler skal medtages. (Kan de tilsluttes biler, så der kan koges på stedet?) Peanuts og chips ville det også være en god ide at tage mere med af - rytterne behøver SALT Af drikkevarer var der for meget vand. Noget af det der hittede var øl og coccio, rigeligt af det. Grillpølser en god ide, men nok ikke den sidste dag og måske heller ikke på engangsgrill. Vigtigt at rugbrødet er groft. Man kunne jo også prøve lidt andet næste år for at variere lidt. Måske kunne man på forhånd lave en aftale med hotellet om, at alt det overskydende mad bliver givet til hjemløse At ha` tæpperne liggende klar så rytterne kan få et over sig ved pauserne.! 7

8 ! 8