Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen,

Transkript

1 VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 21. januar 2014 REFERAT Bestyrelsesmøde den 28. januar 2014 kl Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen, Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel Adm.: Dina Staal Byggechef Jesper Rasmussen deltog som repræsentant for ledelsen under hele mødet Kommunikationsansvarlig Martin Kristiansen deltog under punkt 1 Økonomichef Kenn E. Hansen deltog under punkt 2 og 3 Afbud: Ulrik Broch Hoffmeyer Dagsorden 0. Dirigent Årsberetning Budgetkontrol pr. 31. december 2013, herunder opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret Budget 2015, første udkast Afdeling 7 Blokland Helhedsplan Godkendelse af skema A for nyt Fælleshus Række: Status på helhedsplan VA afd. 10 Hyldespjældet: Status for helhedsplan og ansøgning om midler til analyse af muligheder for sammenlægning af lejemål Ejendomskontorets opgaver i forbindelse med gennemførelse af større byggesager Afd. 12 Gadekæret: Renovering af fjernvarmeledninger i jord Planlægning af ordinær generalforsamling d. 20. maj Afrapportering for miljøinspektioner i VA Forsøg med digitale afstemninger: Finansiering og godkendelse af pilotprojekt Orientering om projekt i Askerød Valg til Integrationsråd Nedsættelse af konferenceudvalg for konference om beboerdemokrati i VA Status på ipads til bestyrelsen og fastsættelse af dato for ipadkursus Status på de tre udsættelser i Albertslund Syd... 20

2 17. Ny dato for foreningsmøde Evalueringen af VA s bestyrelsesarbejde: Temamøde d. 5. februar Direktionens beretning Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Bestyrelsesmøde i BO-VEST Orientering om aktuel boligpolitik Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse) Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt

3 Til drøftelse og beslutning 0. Dirigent Bestyrelsen valgte Vinie Hansen som dirigent. 1. Årsberetning Bestyrelsen fik ikke udleveret BO-VESTs beretning, BO-VESTs direktørberetning samt ABog Tranemosegårds beretninger til orientering, da de endnu ikke er godkendt af de respektive bestyrelser. Bestyrelsen havde nogle bemærkninger til VA s beretning og kort nyt om afdelingerne, som administrationen tog til efterretning. Bestyrelsen godkendte VA s beretning samt kort nyt om VA s afdelinger med visse bemærkninger. Indstilling Administrationen indstiller, - At bestyrelsen tager BO-VESTs beretning, BO-VESTs direktørberetning samt AB- og Tranemosegårds beretninger til orientering. - At bestyrelsen godkender følgende artikler til årsberetningen: o VA s formandsberetning o Kort nyt om afdelingerne VA s afdelinger Beskrivelse Bestyrelsen har allerede godkendt at årsberetningen for 2013 skal fokusere meget på økonomi, og at organisationernes artikler erstattes af information om økonomien, således at det samlede sideantal ikke overskrides. Bilag: - VA s beretning - BO-VESTs formandsberetning (eftersendes) - BO-VESTs direktørberetning (eftersendes) - Kort nyt om afdelingerne (eftersendes) - AB s beretning (eftersendes) - Tranemosegårds beretning (eftersendes) 3

4 2. Budgetkontrol pr. 31. december 2013, herunder opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret Økonomichef Kenn E. Hansen præsenterede bilagene til punktet: Dispositionsfonden: Ultimo 2013 er der en fri del på ca. 15 mio., men for 2014 viser den frie del minus7,4 mio. Alt efter afslutning af helhedsplaner kan dette beløb variere, men et eventuelt underskud vil bliver indstillet til Landsbyggefonden om at give et uforrentet lån. Organisationsbestyrelsen ønsker at breve og indstillinger, som BO-VEST modtager, bliver forelagt bestyrelsen løbende. Arbejdskapital: Bestyrelsen anmodede om at få udvidet noten omkring, hvornår arbejdskapitalen er fuldt indbetalt i forhold til det maximale bidrag. Kapitalforvaltning: Økonomiafdelingen har i hele året 2013 forventet at renten ville gå i 0, men i de sidste måneder steg den, så det samlede resultat blev på 0,54. Bestyrelsen tog budgetkontrollen, kommentarer til budgetkontrollen, opgørelse over dispositionsfonden inkl. 10 års oversigt, opgørelse af arbejdskapital samt trækningsret til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager budgetkontrollen, kommentarer til budgetkontrollen, opgørelse over dispositionsfonden inkl. 10 års oversigt, opgørelse af arbejdskapital samt trækningsret til efterretning. Beskrivelse: Budgettet balancerer med et estimeret overskud for 2013 på kr. For detaljer henvises til vedlagte Kommentarer til VA budgetkontrol pr DISPOSITIONSFOND: Dispositionsfonden opgøres inklusiv trækningsret, men de opgøres også separat, da der er forskellige lovgivninger og procedurer bag disse opgørelser. Dispositionsfonden primo udgør kr , og efter årets til- og afgang udgør den kr før reservation til bunden del, som består af udlån samt trækningsret - i alt kr I forhold til opgørelse pr er der yderligere disponeret kr til boligsocial helhedsplan i ABC (2013) og kr til forundersøgelse vedrørende 4 Nords fælleshus. Den frie del på kr er reserveret til engangs- og løbende tilskud til helhedsplanernes kapitaldepoter, løbende tilskud etc., men dette afhænger selvfølgelig af helhedsplanernes status og tidsforløb. Under de samme forudsætninger forventes allerede ultimo 2014 en negativ slutsaldo på kr Ydermere har Landsbyggefonden altid mulighed for at disponere over organisationens dispositionsfond, hvis der er frie midler. TRÆKNINGSRET 4

5 Trækningsretten er indeholdt i dispositionsfonden, men udtrækkes som en særskilt opgørelse. Trækningsretten viser en samlet ultimo indbetaling på kr Der er reserveret kr til Toften (Betonbrystninger), kr. 6 mio. til Banehegnet og i 2018/2019 er der reserveret fra Landsbyggefonden kr. 4,58 mio. til Galgebakkens helhedsplan. Løbende pr. år tilgår der ca. kr. 1 mio., hvorved at det forekommer realistisk med denne reservation. Det skal bemærkes, at det er væsentligt, at man får disponeret 5 år ud i fremtiden med, hvad organisationen ønsker at bruge dens trækningsret til. I modsat fald vil Landsbyggefonden have mulighed for at binde disse midler til kommende helhedsplaner eller indgå i en løsning med eksisterende helhedsplaner. Landsbyggefonden har altid mulighed for at disponere over organisationens trækningsret til helhedsplaner, hvis der er frie midler hertil. ARBEJDSKAPITAL Det forventes at arbejdskapitalen ultimo vil ligge på ca. kr KAPITALFORVALTNING Den vedlagte kapital-rapport viser, at der er genereret indtægter på kr år til dato, hvilket svarer til et afkast på 0,54 %. Bilag: - Budgetkontrol pr Kommentarer til VA budgetkontrol pr Opgørelse af dispositionsfond 2013 VA inklusiv 10 års plan pr Opgørelse dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital pr Opgørelse trækningsret VA kommenteret kapitalforvaltere Kapitalrapport Renteeffekt på de enkelte afdelinger i VA Budget 2015, første udkast Økonomichef Kenn E. Hansen præsenterede 1. udkast til budget Der er indlagt et forslag om at studieturen lægges hvert 3. år. Bestyrelsen drøftede om der skal spares op til studieturen eller om VA s administrationsbidrag blot skal hæves i forbindelse med afholdelse af studieturen hvert 3. år. Det blev besluttet at fastholde budgettet som det er, hvor budgettet hæves i de år, hvor der er planlagt studietur. Bestyrelsen godkendte 1. budgetudkast for 2015 samt budgetforudsætningerne. Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender 1. budgetudkast for 2015, herunder budgetforudsætninger. 5

6 Beskrivelse Der henvises til vedlagte budgetudkast samt budgetforudsætninger. Bilag: -Budget 2015 VA 1. udkast med estimat 2013 regnskab -VA forudsætninger for Budget 2015, første udkast 4. Afdeling 7 Blokland Helhedsplan Godkendelse af skema A for nyt Fælleshus Bestyrelsen godkendte at et nyt fælleshus realiseres med separat skema A som 1. del af den samlede helhedsplan for Blokland. Indstilling: Administrationen indstiller: -at bestyrelsen godkender, at et nyt fælleshus realiseres med separat skema A som 1. del af den samlede helhedsplan for Blokland. Beskrivelse: Der er blevet udarbejdet et oplæg til en foreløbig fysisk helhedsplan for Blokland i oktober 2012 af Witraz/Rambøll. Dette oplæg indeholdt forslag til etablering af et nyt fælleshus med en central placering mellem blok F og blok C. Oplægget til en foreløbig fysisk helhedsplan blev godkendt på et beboermøde i Blokland afholdt d. 26. september 2012 og efterfølgende af VA s organisationsbestyrelse den 21. november 2012 og Albertslund Kommunalbestyrelse den 11. december 2012, hvorefter det blev indsendt til behandling i Landsbyggefonden i januar Landsbyggefonden var på besigtigelse i Blokland den 30. maj Besigtigelsen skete som led i Landsbyggefondens behandling af ansøgning til helhedsplan for Blokland. Landsbyggefonden opfodrede på besigtigelsen til, at et fælleshus etableres så hurtigt som muligt, så huset kan udnyttes til boligsociale aktiviteter, mens ABC-projektet er virksomt. Med teknisk rådgivning fra Rambøll i tæt samarbejde med byggeudvalget, bestående af afdelingsbestyrelsen, er der udarbejdet et idéoplæg til et nyt fælleshus i efteråret Idéoplægget blev den 19. december 2013 præsenteret for beboerne på et ekstraordinært beboermøde. Beboerne godkendte på mødet, at afdelingsbestyrelsen, de tekniske rådgivere og administrationen fortsætter arbejdet med det nye fælleshus som en 1. del af den samlede helhedsplan. Grundlaget for afstemningen var fem hovedpunkter: Placering af beboer/fælleshuset, fordeling af rum og områder, tanker om fælleshusets arkitektur, tidsplan og økonomi. 6

7 Økonomi og ressourcer: Landsbyggefonden meddelte ved besigtigelsen, at de vil yde støtte til opførelsen af et fælleshus på ca. 300 m2 inden for en ramme på kr. pr. m2. Der ydes støtte ud fra 1 m2 fælleshus pr. boligenhed, hvilket giver en totaløkonomi på 303 m2 x kr. = kr. incl. moms. Det er intensionen, at der ingen særskilt huslejestigning kommer i forbindelses med opførelsen af fælleshuset. Fælleshusets finansiering vil være en del af Den endelige helhedsplan, hvor Landsbyggefonden tager stilling til huslejestigning i forbindelse med helhedsplanen. Landsbyggefondens udmelding er fortsat, at huslejen ikke må stige mærkbart. På det ekstraordinære beboermøde blev der præsenteret et regneeksempel for at forklare sammenhængen mellem fælleshuset økonomi og helhedsplanens finansiering. Her udgjorde fælleshusets økonomi ca. 3 % af den samlede helhedsplans økonomi og derved en huslejestigning pr. m2 på ca. 1 kr. Efter organisationsbestyrelsens godkendelse fremsendes skema A ansøgning til kommunalbestyrelsen i Albertslund Kommune. Tidsplan: Fælleshuset forventes at blive bygget fra foråret 2014 med ibrugtagning i løbet af efteråret Dog med forbehold for Albertslund Kommunes behandlingstider for følgende: Byggeprojektet udløser ikke en lokalplan, men kræver en dispensation for byplanvedtægterne samt en mindre nabohøring Skema A ansøgningen skal godkendes af kommunalbestyrelsen Der skal søges om byggetilladelses Bilag: - Bilag 01 - Supplerende materiale til ekstraordinært beboermøde af d. 11. december Række: Status på helhedsplan Bestyrelsen ønsker en beskrivelse af ventelisterne i 4 Række på næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen tog orienteringen om status for byggesagen, genhusning og beboerklagenævnssag i Fiskens Kvarter til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller, - At bestyrelsen tager orienteringen om status for byggesagen, genhusning og beboerklagenævnssag i Fiskens Kvarter til efterretning. 7

8 Beskrivelse Status på byggesagen Byggesagen havde en forsinket opstart på 25 dage der skyldes øget omfang af pcb. MT Højgaard arbejder pt efter en forceret tidsplan for at indhente det forsinkede, som er opstået omkring asbest og øget fundering. Der arbejdes derfor i 100 boliger mod udbuddets 80 boliger. Med den forcerede indsats forventes boligerne at stå færdige ultimo august Efter august 2015 kan der forekomme udskudte arbejder på udearealerne som belægning og beplantning. Fremdrift og tidsplan Aflevering af etape 1. er kontraktmæssigt er fastsat til den 14. januar Grundet ekstraarbejderne er afleveringen udsat til den 6. marts, hvilket er en samlet overskridelse på 37 arbejdsdage. De 25 dage er grundet pcb, asbest og ekstra fundering. De resterende 12 dage er diverse andre forhold som vejrlig og bygherreforhold som er under forhandling mellem entreprenør, rådgiver og bygherre. Ved etape 1. afleveringen den 6.marts bliver der afleveret 188 boliger. Aflevering af de enkelte huse Ved afleveringen af de enkelte huse er beboerne inviteret med til at deltage. Herudover deltager Wissenberg, MTH samt repræsentant fra administrationen / driften. Wissenberg har kontraktuelt skullet deltage til og med blok 10 og herefter stikprøve vis. Undervejs i byggesagen har der vist sig øget behov for rådgiver assistance, hvorfor rådgiver er blevet tilkøbt samt repræsentant fra administrationen / driften. I takt med at omfanget af fejl og mangler er blevet markant mindre, udfases rådgivers deltagelse og opgaven varetages af administrationen / driften alene med MT Højgaard. Omfang og karakter af fejl og mangler Fejl og mangler er blevet nedbragt til et minimum i takt med, at der er fundet et fælles niveau og enighed om procedurer. De typiske fejl og mangler er af kosmetisk karakter. Herunder helligdage ved malerbehandling, stikkontakter der ikke virker, ventiler der er stoppet til og fuger der ikke er afsluttet. Det omfattende tilvalgskatalog giver en væsentlig risiko for at der byttes rundt på tilvalg imellem boligerne. For hver blok er der mere end 100 individuelle tilvalg. Fejlene kan henføres til for sen levering, kommunikations- eller udførelses fejl. Fejlene bliver ofte først opdaget og påtalt den dag beboerne flytter hjem og deltager ved afleveringen. Ved samme lejlighed laves der en aftale med beboeren om udbedring eller løsning med mellemkomst af den deltagende medarbejder fra administrationen / driften. Revnede fuger i klinkegulve Der pågår stadig undersøgelse og afklaring omkring knækkede fuger i klinkegulve. I november 2013 har MTH med underleverandør udført afhjælpnings forsøg i Fiskens Kvarter 3F. Prøver og fortsatte undersøgelser vil pågå i medio januar 2014 med udfærdigelse af konkluderende notat og handlingsplan. Det fortsatte arbejde i boligen er efter aftale med beboeren i 3F og med husleje kompensation fra MTH. 8

9 Leverandøren har fra blok 19 ændret på procedure for gulvets montage, hvorefter de knækkede fuger ikke har optrådt. Nyrenoverede boliger i 4 Række anvendes ikke til genhusning Efterhånden som renoveringsarbejdet med rækkehusene i Albertslund Syd bliver færdigt, vil administrationen i samme takt åbne for tildeling efter ventelisterne, da det er vores vurdering, at det ikke er hensigtsmæssigt at bruge helt nyrenoverede boliger til genhusning. Det er administrations vurdering, at vi kan håndtere genhusning i forbindelse med renoveringen med de eksisterende ikke-renoverede boliger. Beboerklagenævnssag vedr. Fiskens Kvarter Nogle beboere i Fiskens Kvarter henvendte sig til BO-VEST vedr. mangler i boligen kort tid efter deres tilbageflytning i de renoverede rækkehuse. BO-VESTs byggechef og udlejningschef behandlede henvendelse og det blev konstateret, at der ikke var væsentlige mangler i boligerne. Beboerne var ikke tilfredse med dette, hvorfor de bad om en klagevejledning og blev henvist til Beboerklagenævnet. Beboerne indbragte sagen for Beboerklagenævnet, og valgte i den forbindelse at ændre klagen således at de klagede over huslejestigningen med manglerne som begrundelse(modsat deres klage til BO-VEST). Beboerklagenævnet kan tage stilling til mangler i det lejede, de kan dog ikke fastlægge huslejerefusioner m.v., hvorfor de afviste sagen. I afgørelsen bemærker Beboerklagenævnet afslutningsvis, at BO-VEST har reageret på de forhold beboerne gjorde opmærksom på, således at der kunne ske udbedring. 6. VA afd. 10 Hyldespjældet: Status for helhedsplan og ansøgning om midler til analyse af muligheder for sammenlægning af lejemål Bestyrelsen tog orienteringen om status for Hyldespjældets helhedsplan til efterretning. Bestyrelsen godkendte, at der gennemføres en analyse af mulighederne for at sammenlægge boliger m.v. indenfor en økonomisk ramme på kr. inkl. moms. Bestyrelsen godkendte ligeledes, at udgiften afholdes af dispositionsfonden i det omfang, at det ikke kan godkendes at den indeholdes i de støtteberettigede budgetter for helhedsplanen. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der gennemføres en analyse af mulighederne for at sammenlægge boliger m.v. indenfor en økonomisk ramme på kr. inkl. moms. Udgiften afholdes af dispositionsfonden i det omfang, at det ikke kan godkendes at den indeholdes i de støtteberettigede budgetter for helhedsplanen. Beskrivelse: 9

10 Administrationen har i dialog med byggeudvalget arbejdet på at definere Hyldespjældets særlige udfordringer. I denne dialog er fremkommet ønske om at undersøge mulighederne for at sammenlægge særlige boligtyper, udvide boliger ud mod haven og udvide med supplementsrum. Dette med henblik på at opnå mere attraktive boligtyper med bedre tilgængelighed. Endvidere ønsker byggeudvalget, at der foretages en analyse af løsninger på udskiftning af de udvendige trapper med hensyntagen til funktion og indpasning på facader og terræn. Der ønskes endvidere prissat forslag til facaderenovering af materialegård og fælleshus samt forbedring af Storetorv på grundlag af det skitseforslag der allerede er udarbejdet i afdelingen. Analysen igangsættes nu for at kunne indgå i den opsamlende beskrivelse af helhedsplanen som administrationen forventer at fremsende til Landsbyggefonden i foråret Analysen foretages af Cowi med bistand af arkitektfirma Friis & Moltke. Det er planen at resultatet af analysen præsenteres for byggeudvalget i uge 11. På baggrunde af dette møde forelægges et principforslag til beboermødet den 25. marts Analysearbejdet vurderes at kunne gennemføres indenfor en økonomisk ramme på kr. inkl. moms. Det er administrationens vurdering, at udgiften kan indgå som støtteberettiget udgift i helhedsplanen. Det er aftalt med byggeudvalget, at administrationen fremlægger en status på helhedsplan på beboermødet den 25. marts Over sommeren 2014 vil der ske en afklaring med Landsbyggefonden. Når der i det tidlige efterår 2014 foreligger et resultat af disse forhandlinger, præsenteres dette for byggeudvalget og på et beboermøde. Det skal herefter besluttes om det er dette helhedsplansoplæg, der skal indsendes til Landsbyggefonden. I landsbyggefondens behandling af Hyldespjældets ansøgning i brev af den 28. februar 2013, har Landsbyggefonden skønnet, at der vil kunne gives tilsagn i Administrationen arbejder på, at få godkendt skema A ansøgningen i foråret Ejendomskontorets opgaver i forbindelse med gennemførelse af større byggesager Bestyrelsen tog orienteringen om ejendomskontorets opgaver i forbindelse med større byggesager til efterretning. Bestyrelsen godkendte administrationens anbefaling om, at afdelingsbestyrelsen i rækkehusene snarest muligt fremlægger konkret beslutningsforslag for beboermødet om at afsætte midler til dækning af udgifter i forbindelse med opgaver, der for tiden varetages af den centrale drift. 10

11 Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender administrationens anbefaling om at afdelingsbestyrelsen snarest muligt fremlægger konkret beslutningsforslag for beboermødet om at afsætte midler til dækning af udgifter i forbindelse med opgaver, der for tiden varetages af den centrale drift. Beskrivelse På mødet den 3. december 2013 anmodede bestyrelsen administrationen om at fremkomme med en nærmere redegørelse for ejendomskontorets opgaver i forbindelse med større byggesager. Anledningen var en drøftelse af disse forhold i sagen om renovering af rækkehusene i Albertslund Syd. De opgaver, der kan være aktuelle for ejendomskontoret er helt afhængige af en lang række forhold både i den konkrete byggesag og omkring afdelingens drift. Administrationen har I vedlagte notat af 10. januar 2014 redegjort for disse forhold, det vedrører - renoveringsarbejdets karakter, herunder genhusning - byggesagens organisering omkring tekniske rådgivere og entreprenører - ejendomskontorets organisering, opgaver og ressourcer - de økonomiske rammevilkår i støttesagerne - ejendomskontorets opgaver i rækkehusene - beboerkoordinatorens rolle og opgaver i rækkehusene Administrationen konkluderer, at der i fremtidige byggesager tidligere i planlægsprocessen skal være fokus på at analysere de mere praktiske opgaver i forbindelse med beboerserviceringen og drift af afdelingen i byggeperioden. Herunder skal det nøje overvejes, hvor disse opgaver, under hensyntagen til de økonomiske rammevilkår løses mest hensigtsmæssigt, hos entreprenøren, den tekniske rådgiver, hos projektansatte i BO-VEST eller på ejendomskontoret. I rækkehusene anbefaler administrationen, at afdelingsbestyrelsen snarest muligt fremlægger konkret beslutningsforslag for beboermødet om at afsætte midler til dækning af udgifter i forbindelse med opgaver, der for tiden varetages af den centrale drift. Som grundlag herfor skal de respektive driftsledere, den centrale drift i dialog med Byggeadministrationen vurdere tidsforbrug og udgifter. Denne vurdering fremlægges til drøftelse for afdelingsbestyrelsen. Bilag: Ejendomskontorets opgaver i forbindelse med større byggesager, 10. jan Afd. 12 Gadekæret: Renovering af fjernvarmeledninger i jord 11

12 Bestyrelsen godkendte det reviderede projekt og budget for renovering af fjernvarmeledninger i jord i Gadekæret. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender det reviderede projekt og budget for renovering af fjernvarmeledninger i jord. Beskrivelse: På bestyrelsesmødet den 13. marts 2013 godkendte bestyrelsen rammerne for et projekt om renovering af fjernvarmeledninger i jord med et samlet budget på 18,6 mio. kr. der skulle finansieres ved optagelse af et 30-årigt realkreditlån med en beregnet årlig ydelse på kr. svarende til en huslejestigning på 2,7 % der allerede var indarbejdet i afdelingens driftsbudget for Selve renoveringsarbejdet var planlagt at ske primært ved indvendig coatning af ledninger i jord og i krybekældre. Arbejdet var påtænkt udbudt i totalentreprise med teknisk bistand af ingeniør Ole Lund som bygherrerådgiver. Opgaven har været annonceret på udbudsportalen.dk efter Tilbudslovens bestemmelser. Der var imidlertid kun en entreprenør, der fremsendte anmodning om deltagelse, nemlig firmaet Greenpipe A/S. Dette skyldes arbejdets karakter med indvendig coatning, der er et særligt speciale. På baggrund af denne situation indledtes forhandling med Greenpipe A/S. Det viste sig, at de reelle tilbudspriser lå langt over de estimerede udgifter i det økonomiske overslag. I dialog med ingeniør Ole Lund og Greenpipe A/S er der nu foretaget en nærmere analyse af muligheder for at gennemføre et reduceret projekt. Resultatet er, at der nu alene planlægges med coatning af ledninger i jord. I forhandling med Greenpipe A/S er der opnået et tilbud, der ligger til grund for opstilling af et samlet anlægsbudget på ia lt 20,923 mio. kr. Anlægsudgiften finansieres ved optagelse af et 30-årigt realkreditlån med en årlig beregnet ydelse på kr. svarende til en huslejestigning på i alt 2,86 %. Kapitalydelse på kr. som tidligere er godkendt, er allerede indarbejdet i det gældende budget for Stigningen som følge af det revidere budget er således kun på forøgelsen i kapitalydelse på kr. I afdelingen langtidsplan vil der blive indarbejdet henlæggelser til renovering af ledninger i krybekældre over de kommende år. Ledninger i krybekældre kan inspiceres og der er således mulighed for at iværksætte udskiftning af rør når det er nødvendigt. Der pågår revurdering af afdelingens henlæggelser med henblik på budget Heri indgår henlæggelser til reparation/udskiftning af fjernvarmeledninger i krybekælder og konsekvenser af renoveringsarbejder i helhedsplanen. Mange af de oplysninger, der ligger til grund for denne vurdering er først lige fremkommet, hvorfor det ikke for nuværende er muligt at vurdere de samlede huslejemæssige konsekvenser. 12

13 Afdelingsbestyrelsen har på et møde den 9. januar 2014 godkendt indstillingen fra driftslederen og administrationen. På baggrund af bestyrelsens godkendelse i marts 2013 blev der udarbejdet ansøgning til Kommunalbestyrelsen i Ishøj Kommune om godkendelse af låneoptagelse m.v. Forinden sagen nåede til behandling i Kommunalbestyrelsen anmodede administrationen om at sagen blev taget dagsordenen på grund af sagens udvikling. På grundlag af bestyrelsens godkendelse af nærværende indstilling vil der blive udarbejdet ny ansøgning til Kommunalbestyrelsen. 9. Planlægning af ordinær generalforsamling d. 20. maj 2014 Bestyrelsen havde følgende forslag til gæstetalere: Carsten Hansen Martin Lidegaard Johnny Hansen De foreslåede gæstetalere kontaktes af administrationen, som færdiggør programmet inden næste bestyrelsesmøde. Handlingsprogrammet skal ligeledes på dagsordenen på bestyrelsesmødet d. 12. marts Indstilling af kandidater til bestyrelsen udsættes til temamødet d. 5. februar Bestyrelsen indstiller Anita Sørensen og Finn Stubtoft til dirigenter igen, hvis de ønsker det. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager stilling til valg af bestyrelsesmedlemmer og valg af suppleanter, overvejer dirigentemner samt eventuel gæsteoptræden på generalforsamlingen. Beskrivelse Bestyrelsen har besluttet at fortsætte med de ændringer som blev implementeret på den seneste generalforsamling. På generalforsamlingen i 2012 blev det som del af Handlingsplanen vedtaget at Arbejde med at udvikle mødeformen ved generalforsamlinger for at øge interessen og deltagelsen. Bestyrelsen drøftede udvikling af generalforsamlingen i 2013, og havde følgende forslag: Kortere mundtlig beretning, mere fokus på handlingsplanen - evt. krydret med eks-tern oplægsholder, placering ved caféborde, kaffe, kage eller sandwich, andet tidspunkt, evt. kl. 17. Disse forslag blev implementeret i planlægningen af generalforsamlingen i Den nye form blev vel modtaget og videreføres i år. 13

14 Dagsordenen til generalforsamlingen publiceres i Albertslundposten og Sydkysten umiddelbart inden d. 20. marts, lægges på BO-VESTs hjemmeside og i udhængs-skabene i boligafdelingerne senest den 20. marts. Desuden sendes dagsordenen til beboerbladenes redaktioner. På generalforsamlingen skal vælges tre bestyrelsesmedlemmer og tre suppleanter. På valg er Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen samt suppleanterne Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel. Kandidater til dirigentposterne. Sidste år var Anita Sørensen og Finn Stubtoft dirigenter. Bilag: - Udkast til dagsorden 10. Afrapportering for miljøinspektioner i VA På bestyrelsens anmodning tilføjes her en oversigt over afdelingernes resultater: Miljøinspektionerne omfatter også de genbrugsgårde som beboerne selv står for. Bestyrelsen understregede at driftslederne skal gennemgå miljørapporterne sammen med afdelingsbestyrelserne. 14

15 Bestyrelsen tog afrapporteringen for miljøinspektioner til efterretning med de bemærkninger. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager afrapporteringen for miljøinspektioner til efterretning Beskrivelse: Miljøledelsessystemet foreskriver miljøinspektion i de enkelte afdelinger hvert 3. år, men i 2012 besluttede bestyrelsen at forøge indsatsen i form af årlige inspektioner, indtil antallet af påbud er reduceret væsentligt. Sidste miljøinspektion blev gennemført i foråret Bilag: - Rapport: Miljøinspektioner i VA 11. Forsøg med digitale afstemninger: Finansiering og godkendelse af pilotprojekt Bestyrelsen godkendte at Hyldespjældet tilbydes at blive pilotafdeling og at pilotprojektet finansieres via arbejdskapitalen. Projektet skal evalueres således at hele VA kan bruge de erfaringer som Hyldespjældet får med digitalt beboerdemokrati. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender, at Hyldespjældet tilbydes at blive pilotafdeling. - at bestyrelsen godkender, at pilotprojektet finansieres via arbejdskapitalen. - at bestyrelsen tager stilling til, om pilotafdelingen skal finansiere en del af projektet. Beskrivelse: Bestyrelsen traf på bestyrelsesmødet d. 3. december 2013 beslutning om, at der på dette bestyrelsesmøde skulle fremlægges en beskrivelse af pilotprojektet vedr. digitalt beboerdemokrati samt et forslag til finansiering af projektet. På mødet blev det desuden besluttet, at Vinie Hansen skulle undersøge hvorvidt afdelingen Hyldespjældet er interesserede i at blive valgt til pilotafdeling. Afdelingsbestyrelsen i Hyldespjældet har meldt positivt tilbage og afventer yderligere information om projektets udformning og finansiering, før den endelige beslutning om at påtage sig rollen som pilotafdeling træffes. 15

16 Møde- og afstemningsmodul Der er to moduler i systemet som enten kan integreres i afdelingens hjemmeside eller udgøre afdelingens hjemmeside: Mødemodul: Mødemodulet danner bl.a. rammen om indsamling af beboerforslag, debat om beboerforslag, opstilling og præsentation af kandidater. Afstemningsmodul: Beboerafstemninger om forslag og kandidater til bestyrelsen i forbindelse med afdelingsmødet. Det kan også anvendes til vejledende afstemninger imellem afdelings/beboermøder. For de beboere der ikke har internet, er der mulighed for at brevstemme. Assembly Voting udsender elektroniske valgkort til de beboere, der har registreret deres mailadresse, mens de øvrige beboere får fysiske valgkort fx via ejendomskontoret eller afdelingsbestyrelsen. Tidsplan Det tager 21 dage at implementere systemet. Økonomi Prisoverslag for pilotafdeling: Hyldespjældet Fast årlig pris pr. afdeling: kr. Møde- og afstemningsmodul for 390 lejemål: kr. Tillægsydelse hos administrationen er estimeret til omkring 80 timer og ca kr. Prisoverslag ved møde- og afstemningsmodul inklusiv tillægsydelse hos administrationen ca kr. Finansiering Projektet kan finansieres via bestyrelsens budget eller via arbejdskapitalen. Afdelingen kan evt. dække nogle af udgifterne forbundet med pilotprojektet. Relevans for strategien: Mission: Fremtidssikrede løsninger Vision: Førende på Vestegnen Strategi: Beboerne er vores fokus, større fleksibilitet samt udvikling af beboerdemokratiet. Lovgrundlag: Hvis der kun er tale om vejledende afstemninger, er der ikke behov for dispensation fra lovgivning. Andre boligselskaber har fået dispensation til at bruge Assembly Votings system, og Assembly Voting yder hjælp til at søge dispensation, så det burde ikke være svært at få. 12. Orientering om projekt i Askerød 16

17 Jørgen Fahlgren fremlagde processen omkring projektet set fra beboerdemokratiet i Askerøds synspunkt. Afdelingsbestyrelsen er ikke tilfreds med graden af inddragelse, men de har et stort ønske om, at der findes midler til at etablere en 18+ klub udenfor Askerød. D. 3. februar afholdes et afdelingsbestyrelsesmøde i Askerød, hvor projektet skal behandles. Bestyrelsen indskærper at projektet skal behandles i afdelingsbestyrelsen, før det kan realiseres og tog orienteringen om projektet i Askerød til efterretning med de bemærkninger. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager orienteringen om projektet i Askerød til efterretning. Beskrivelse: På det seneste bestyrelsesmøde blev bestyrelsen orienteret om Greve Kommunes ansøgningen om SATS-midler til et projekt i Greve Nord/Askerød. Greve Kommune har i dialog med Greve Nord Formandsskabet, BO-VEST og Politiet ansøgt ministeriet for By- Bolig og Landdistrikters pulje til helhedsorienteret boligsocial indsats om midler til projektet. Projektets formål er at videreudvikle den helhedsorienterede boligsociale indsats i Greve Nord. Projektet har 4 spor: 1) Fysiske forbedringer i Askerød 2) Professionelt bemandet 18+fremtidsværksted udenfor Askerød 3) Strategi for forbedringer af Greve Nords sociale image 4) Evaluering af projektet. Samlet er ansøgt om kr. over to år med kommunal medfinansiering. Ministeriet for By-, Bolig-, og Landdistrikter har i januar 2014 afgjort med en bevilling på kr. uden krav om medfinansiering. Det bevilgede beløb er givet til opfyldelse af det der i ansøgningen er givet til gennemførelse af det der i ansøgningen beskrives som Projektspor 1; Fysiske forbedringer af uhensigtsmæssige færdsels-, parkerings- og bygningsmæssige forhold i tilknytning til medborgerhuset og de almene boliger i Askerød. Der var søgt 1,95 mio. til dette spor, men der er kun bevilget kr. Det vil således være nødvendigt at tilpasse spor 1 til den nye budgetramme. Det er stadig et stort ønske at realisere spor 2 med et fremtidsværksted/klub for unge, som placeres udenfor Askerød. Projektgruppen er nu i gang med at drøfte mulighederne for at fastholde spor 2 og tilpasse budgettet og planen for spor 1 til det bevilgede beløb. Kommunen vil blandt andet forsøge at finde resterende midler i det eksisterende SATS-projekt til gennemførelse af spor 2. Tryghed og integrationsudvalget behandler emnet den 27. januar Afdelingsbestyrelsen behandler sagen på førstkommende afdelingsbestyrelsesmøde. Ministeriet har betinget, at der senest den 3. februar 2014 er fremlagt; 17

18 - Et revideret budget der er tilpasset de indsatser der laves af hensyn til den reviderede projektplan. - At der er fremsendt en revideret projektbeskrivelse, der svarer til det bevilgede beløb forhold til den fysiske indsats i projektspor 1. Den reviderede indsats skal dog samtidigt forholde sig til den helhedsorienterede indsats. Det er ønsket, at brugere og beboere er involveret i udformningen af forløbet. Det tænkes i 3 workshops samt et beboermøde, der behandler projektet. De to workshops ligger før beboermødet og den sidste workshop ligger efter beboermødet. Workshop nummer 1. uge xx 2014 Workshop nummer 2. uge xx 2014 Beboermøde uge xx 2014 Workshop nummer 3 uge xx 2014 Workshopsne udarbejder beskrivelse af de fysiske ændringer, der er mulige indenfor det afsatte beløb. Til workshopsne inviteres oplægsholdere med en faglig viden om tryghedsfremmende indretning. De fysiske forbedringer foretages indenfor de rammer, der er formuleret i projektspor Valg til Integrationsråd Bestyrelsen undersøger muligheden for at finde en kandidat. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen drøfter muligheden for at indstille en repræsentant fra VA til Integrationsrådet i Albertslund. - at bestyrelsen udpeger en kandidat til Integrationsrådet, hvis nogen ønsker at stille op. Beskrivelse: Administrationen har modtaget en henvendelse fra Albertslund Kommune vedr. udpegning af repræsentant til Integrationsrådet. Integrationsrådet skal ifølge sine vedtægter bidrage til: - at der udvikles mål for integrationsindsatsen, - at Albertslund Kommunes integrationsindsats når sine mål, - at der sker en målrettet integrationsindsats på ikke-kommunale områder, - at den offentlige debat omkring integrationen styrkes. 18

19 Integrationsrådet kan ikke vedtage nogle initiativer selv, men det kan rådgive kommunalbestyrelsen og stille forslag til den. Møder Integrationsrådet mødes ca. hver anden måned. Hvert år vælger integrationsrådet nogle temaer, som behandles via oplæg og debat på Integrationsrådets møder. Til hvert tema knyttes en arbejdsgruppe som forbereder temamøderne. Integrationsrådet kommenterer også aktuelle sager fra de politiske udvalgs dagsorden. Bilag - Brev fra Albertslund kommune vedr. valg til Integrationsrådet - Pjece vedr. valg til Integrationsrådet 14. Nedsættelse af konferenceudvalg for konference om beboerdemokrati i VA Bestyrelsen nedsatte et konferenceudvalg bestående af Vinie Hansen, Per Larsen, Biba Schwoon, Astrid Hansen og Jørgen Fahlgren. Bestyrelsen fastlagde at konferencen skal afholdes d. 20. september Røsnæs foreslås som konferencested. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen nedsætter et konferenceudvalg, der skal planlægge en konference om beboerdemokrati i at bestyrelsen fastsætter en dato for konferencen. Beskrivelse: På det seneste bestyrelsesmøde d. 3. december besluttede bestyrelsen, at der skal afholdes en VA konference med fokus på udvikling af beboerdemokratiet. Der skal derfor nedsættes et konferenceudvalg. Bestyrelsesansvarlig Dina Staal vil koordinere udvalgsarbejdet og bestyrelsessekretær Vibeke Rømning vil stå for den praktiske organisering af konferencen. 15. Status på ipads til bestyrelsen og fastsættelse af dato for ipadkursus Bestyrelsen tager til efterretning at ipads grundet leveringsvanskeligheder er bestilt i 2014 og derfor dækkes af arbejdskapitalen. Bestyrelsen foreslog følgende datoer for afvikling af ipadkursus: 10. februar kl eller 10. marts kl Bestyrelsen godkendte, at der anvendes 3250 kr. på ipadkursus. 19

20 Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager til efterretning, at ipads grundet leveringsvanskeligheder er bestilt i 2014 og derfor dækkes af arbejdskapitalen. - at bestyrelsen foreslår to datoer for afvikling af ipadkursus. - at bestyrelsen godkender, at der anvendes 3250 kr. på ipadkursus. Beskrivelse: På bestyrelsesmødet d. 3. december 2013 vedtog bestyrelsen, at der skulle indkøbes ipads til de bestyrelsesmedlemmer, der ikke allerede har fået stillet en ipad til rådighed i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. IPadsne skulle være indkøbt i 2013, men vores leverandører havde lange leveringstider på ipads pga. julen. IPadsne er derfor først blevet bestilt lige efter nytår til levering i uge 3. ipads klargøres af IT i uge 4 og kan herefter afhentes hos IT afdelingen på Malervangen. Hjælp til opsætning af mail mv. De relevante programmer er installeret på hver enkelt ipad, således at den er klar til brug. Adgang til er dog afhængig af, hvilket program der anvendes og kræver personligt log-in og password ved oprettelse. Det anbefales derfor at personlig sættes op af IT i forbindelse med afhentning. Kontakt Dina for at aftale dato og tidspunkt, så vi kan sikre, at en IT-madarbejder er til rådighed. ipadkursus AOF er blevet kontaktet med henblik på at levere ipadkurser. AOF har givet os tilbud på et kursus, med afholdelse på Malervangen for min. 8 personer i 3 sammenhængende lektioner. Pris 325 kr. pr. person v. min. 8 personer 3250 kr. for den samlede bestyrelse (min kr.) Økonomi: Overskuddet på kr. i VA s regnskab for 2013 overføres til arbejdskapitalen ved årsskiftet. Hvis bestyrelsen træffer beslutning om at anvende arbejdskapitalen til at finansiere bestyrelsens ipads, bliver ipadsne i praksis finansieret af overskuddet i Status på de tre udsættelser i Albertslund Syd Bestyrelsen tog orienteringen om status på de tre udsættelsessager til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20

21 Beskrivelse: I starten af 2013 var Albertslund ramt af en række påsatte brande. Flere medier bragte historierne og specielt branden i institutionen Frihjulet har skabt stor debat i medierne bl.a. Albertslund Posten, Ekstrabladet og TV2 Lorry. Specielt AB blev hårdt ramt af brandene, hvilket fik forsikringspræmien til at stige voldsomt. For at imødegå utrygheden meldte BO-VEST klart ud, at såfremt de(n) skyldige blev fundet og dømt, ville de nødvendige retsskridt blive truffet overfor de(n) skyldige herunder opsigelse og ophævelse af lejemål. Politiet fandt frem til fire personer, der havde gennemført flere kriminelle handlinger herunder røverier af forretninger, gaderøveri, vold, trusler og brandstiftelser bl.a. branden i Frihjulet. Tre af personerne blev dømt for forhold af så alvorlig karakter, at BO-VEST fandt grundlag for at opsige to af husstandende og ophæve den sidste. Husstanden der blev ophævet var den eneste med en beboer, der blev dømt for branden i Frihjulet, hvorfor der var grundlag for det alvorligste retsskridt, der kan tages over for en lejer jfr. Almenlejelovens bestemmelser. Sagen har medført stor interesse fra medier, beboere og politikere, som helt overvejende har udtrykt forståelse for og støtte til BO-VESTs beslutning. Historien er blevet bragt i flere medier herunder Albertslund Posten, Ekstrabladet, Metroxspress og TV2 Lorry. Status i sagen: Familien, der blev ophævet, har gjort indsigelse imod vores ophævelse, hvorfor sagen er overdraget til advokat til indbringelse for henholdsvis Foged- og Boligretten. BO-VEST er i dialog med en familie vedr. fraflytning. Familien har ikke gjort skriftlig indsigelse imod vores opsigelse, men har aftalt et møde med administrationen vedr. forholdene omkring udflytning. En familie havde den 9. januar 2014 ikke modtaget opsigelse pga. Post Danmark, dette selvom opsigelse blev sendt med afleveringsattest. BO-VEST fremsendte opsigelse igen den 9. januar 2014 med rettelse i opsigelsesvarslet pga. lejers senere modtagelse af opsigelsen. Økonomi og ressourcer: Ophævelsen vil medføre en udgift, da BO-VEST på trods af fuldt medhold i retten ikke kan forvente at få dækket samtlige sagsomkostninger. Det er ikke muligt at sætte beløb på pga. usikkerhed om sagens varighed og mængden af re- og duplikker. Sagen varetages af det juridiske team. Tidsplan: Der kan ikke gives en tidshorisont for afslutningen af de tre sager, da det helt kommer an på rettens behandling af den indbragte sag og reaktionerne fra de to andre lejere. 21

22 Relevant for strategien: Sikker og ordentlig drift Udlejer skal om nødvendigt ophæve lejemål, hvis ikke denne sanktion blev benyttet i de konkrete sager, ville det ikke kunne betegnes som sikker og ordentlig drift. Lovgrundlag: Almenlejelovens bestemmelser vigtigst: 78, 79, 80, 81, 85 og 90 Højesteretskendelserne af 2. august 2013, hvor det blev slået fast, at hele familier kan udsættes af deres bolig, såfremt et husstandsmedlem udfører alvorlig kriminalitet, der medfører stor utryghed i boligområdet. 17. Ny dato for foreningsmøde Foreningsmødet der skulle have ligget d. 5. februar aflyses, da det ikke er varslet i tide. Der er mange andre møder og aktiviteter i marts og april måned, og derfor holdes der ikke foreningsmøde der. Det næste foreningsmøde skal omhandle om de grønne regnskaber og afholdes d. 2. juni i 4 Rækkes beboerhus. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen flytter foreningsmødet, der var planlagt til afholdelse d. 5. februar, til en ny dato i marts måned. Beskrivelse: Da foreningsmødet ikke er indkaldt rettidigt anbefales det, at bestyrelsen flytter mødet til en ny dato i marts måned. Datoen d. 5. februar bliver således frigjort og kan, hvis det ønskes, anvendes til temamøde om bestyrelsesevaluering. Sidstnævnte behandles under næste punkt. 18. Evalueringen af VA s bestyrelsesarbejde: Temamøde d. 5. februar 2014 Bestyrelsen besluttede at afholde et temamøde d. 5. februar 2014 kl , hvor resultaterne af bestyrelsesevalueringen drøftes. Bestyrelsen besluttede at besøge Toftens prøvehus inden temamødet på Wittrup. Der holdes åbent hus i Toften fra kl.15.30, hvor Tranemosegårds bestyrelse muligvis også deltager. Jesper Rasmussen sender informationer ud med adresse. Bestyrelsen godkendte at temamødet afholdes på Wittrup Motel til en pris på 345 kr. pr. person. Indstilling: 22

23 Administrationen indstiller: - at bestyrelsen træffer beslutning om at afholde et temamøde d. 5. februar 2014 kl , hvor resultaterne af bestyrelsesevalueringen drøftes. - at bestyrelsen godkender, at temamødet afholdes på Wittrup Motel til en pris på 345 kr. pr. person. Beskrivelse: VA s bestyrelsesarbejde er blevet evalueret i perioden siden sidste bestyrelsesmøde, og BL s konsulent har udarbejdet power points med de væsentligste resultater. For at have god tid til at drøfte resultaterne og drøfte udvikle forslag til udvikling af bestyrelsesarbejdet foreslås det, at bestyrelsen afholder et temamøde d. 5. februar 2014, hvor der skulle være afholdt foreningsmøde. Mødet afholdes på Wittrup Motel: Halvdagsarrangement (eftermiddag/aften). Kaffe/the ad libitum, isvand, eftermiddagskage/aftenkage samt 2 retters menu. Kr. 345,- pr. person v/min. 8 personer. I alt 4140 kr. for hele bestyrelsen samt Ulrik Broch Hoffmeyer og Dina Staal fra administrationen. Bilag: - Best. evaluering VA kommenteret rapport 19. Direktionens beretning Bestyrelsen havde følgende bemærkninger til beretningen: Bemærkninger til status på ledige lejemål: - Opdaterede informationer om institutionen i afd. 7, Blokland ombygning I dialog med afdelingsbestyrelsen og med teknisk bistand fra arkitektfirma Witraz er der udarbejdet forslag til indretning af 7 ældreegnede boliger à ca. 65 m2. Ved Landsbyggefondens besigtigelse af afdelingen den 30. maj 2013 afviste fonden, at der sker selvstændig skema A behandling af dette projekt. Fonden opfordrede i stedet til, at forslaget indarbejdes i det samlede oplæg til helhedsplan. Bemærkninger til Kanalens Kvarter: - Estimat af VA 55 s regnskab blev udleveret og gennemgået på mødet af økonomichef Kenn E. Hansen. Der er et overskud på ca , som primært kan tilskrives at byggeregnskabet er færdigt og der er afregnet med Landsbyggefonden. Bemærkninger til 4Syd og 4Nord: 23

24 - Jesper Rasmussen orienterede om, at der er møde med Landsbyggefonden om økonomien i morgen. Gadekæret: - Jesper Rasmusen orienterede mundtligt om status for Gadekæret: Færdiggørelser af byggearbejder Restarbejderne efter Pihls konkurs er i sidste fase. For de fleste arbejder pågår byggeledelsens kontrol, men pga. manglende adgang samt forsinkelser, særligt med udbedring af fejl og mangler efter Pihl (udføres af entreprenør HRH), pågår der fortsat enkelte arbejder i nogle boliger. Teknikernes forventning er afslutning medio februar. Ved gentagen manglende adgang i en bolig henvises udbedring af mangler til 1- års gennemgangen. Manglende græssåning foretages til foråret, når vejret tillader det. Det skal bemærkes, at der er nogle tekniske forhold, der fortsat er under afklaring. Det drejer sig om identifikation og udbedring af pletvis manglende coating af facader. Samt at der muligvis kan være et generelt problem med ophæng af spejllåger på badeværelser. Der er konstateret støj fra pumper til gulvvarme i nogle boliger, men udbedring pågår, hvor det er konstateret. Senest er konstateret forhold at afklare vedrørende energimålere i J og K boliger. Byggeudvalget har i de sidste måneder peget på problemer ift. forhold omkring fugebredde mellem flise og dørtrin, højde på dørtrin samt fald på gulv i forhold til normerne, med udgangspunkt i en konkret bolig. Teknikerne har afvist, at der skulle være problemer omkring forholdene. Administrationen har igangsat en registrering af forholdene i den aktuelle bolig og vil på det grundlag vurdere, om der skal foretages en ekstern vurdering. Opgørelse over tab som følge af konkurs Det fremgår af teknikernes seneste budgetopfølgning, at der i sagen forventes merudgifter på håndværkerudgifter på 113 mio. kr. Dette skal sammenholdes med, at der før Pihls konkurs var forventede merudgifter på 117. mio. kr. i håndværkerudgifter, hvoraf Landsbyggefonden har accepteret at indeholde den støttede del i helhedsplanen og den ustøttede del forventes dækket af reguleringskontoen. I økonomien indgår ca. 15 mio. kr. til færdiggørelse af byggearbejder efter Pihls konkurs (inkl. tilkøb af etablering af behovsstyring inde i boligerne) samt 12 mio. kr. i tilbagehold overfor Pihl. Der tages forbehold for, at boet gør krav på en del af tilbageholdet og/ eller fremkommer med nye krav. Der arbejdes på en samlet oversigt over økonomien, inkl. omkostningsside, hvor der som følge af konkursen er merudgifter til rådgiver, advokat mv., som vil indgå i kravene overfor boet. Beboerinformation I forbindelse med varsling af huslejestigning som følge af helhedsplanen i december 2013, blev der sammen med standardvarslingsskrivelsen udsendt en generel orientering til beboerne om baggrunden for varslingen. Samtidig blev der lagt supplerende, uddybende information op om stigningen på byggesagens hjemmeside 24

25 Det er aftalt med byggeudvalget, at der holdes et beboerinformationsmøde om ventilation og adfærd, gode råd og tips, klarhed over sammenhænge mellem ventilation og helbred (allergi), forhold omkring luftfugtighed mv. På mødet vil beboere ligeledes kunne få svar på spørgsmål. Mødet afholdes som sidste led i arbejdet med den uvildige undersøgelse af indeklima, der blev igangsat på baggrund af det ekstraordinære beboermøde om ventilation den 7. maj 2013, og indlægsholder er en indeklimaekspert fra TI. Endelig dato for mødet er under afklaring, men bliver forventeligt i slutningen af februar eller i starten i marts. Etablering af supplerende sikring af slutblik På baggrund af beslutning på sidste møde i VA har driften i Gadekæret indhentet tilbud hos HRH på ca kr. for gennemførelse af arbejdet. Beboere blev varslet i december, og byggearbejder pågår. Indtil videre afholdes udgifterne på en særlig konto i afdelingen. Det er planen at søge Landsbyggefonden om at indeholde udgifterne i helhedsplanen ved skema C. Beboerklagenævnssager: - På bestyrelsens anmodning uddybes sagerne om forbrugsregnskaber i VA her: VA har i stort omfang individuel afregning af varme og vand, ligeledes har VA flere boliger end de to andre selskaber, hvorfor det er helt forventeligt, at VA har en del indsigelser. Såfremt der ikke kan opnås enighed mellem beboeren der gør indsigelse og administrationen, skal administrationen, for ikke at fortabe kravet på en eventuel efterbetaling, indbringe sagen for Beboerklagenævnet til afgørelse. - Bestyrelsen stiller spørgsmål til, hvad det betyder at BO-VEST derfor i fremtidige sager vil vurdere forholdet ud fra indklagede lejers lejeperiode og indretning. Der er bekymring for, at man herved sætter husordenen ud af kraft. Med disse bemærkninger tog bestyrelsen direktionens beretning til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Status på ledige lejemål for VA Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor der er lejeledighed. Lejeledighed pr. 31. december 2013: Boliger:4 Erhvervslejemål:1 Institutioner:1 For yderligere oplysninger henvises til bilaget. 25