Karens Minde Kulturhusforening. Referat fra bestyrelsesmøde den 14. november 2011

Transkript

1 Karens Minde Kulturhusforening Referat fra bestyrelsesmøde den 14. november 2011 I mødet deltog: Fra personalet deltog: Referent: Dorthe Sørensen Eren, Marianne Melby, Steen Eriksen, Karen Larsen, Ann Vikkelsø, Bjarne Andreassen og Harry Ottosen. Jan Vejle, Gunilla Herminge, Kaj Jessen (tillidsmand), Søren Tagø (sikkerhedsrepræsentant). Jan Vejle Pkt. 1: punkt 4. - Godkendelse af dagsorden. - Godkendt, hvor punkt 11 i dagsordensbehandlingen flyttes til efter Pkt. 2: - Orientering fra formanden - Orientering om generalforsamling i Børnenes Dyremark, som foregik i god ro og orden. Marie Paulsen, Vildrosen, blev valgt som formand. - Kulturhusets alkoholbevilling er videresendt til bevillingsmyndighederne. Bevillingen går til kl Orientering om møde afholdt med Jens Ingemann vedr. krydsfelt m.m.. Vi har ikke modtaget en skriftlig udredning af ansvaret for krydsfeltet og telefonsystemet. - Frivilligfest afholdt den 5. november. En rigtig god fest med mange gode tilbagemeldinger. Pkt. 3: - Kort orientering fra lederen - Ny skiltning ude og inde er etableret. - Fundraising på nyt musikanlæg er iværksat Pris kr ,- + moms. Egenfinansering kr ,- 1

2 - Status på ansøgning om hjertestarter bevilget kr ,-.Egenfinanseringen er udgift til at egne ansatte deltager i 4-timers introduktionskursus. Beslutning: Iværksættes. - Status på ansøgt om mobilt lydanlæg/pa-anlæg. Bevilget kr ,-Egenfinansering kr ,-. Beslutning: Indkøbes. - Kunststyrelsen er ansøgt om honorarklip for Besked forventes primo januar Etablering af plakatsøjle på festplads. Beslutning: Iværksættes. - Tilbud på kitning af vinduer er indhentet for Kejd. - Rør i fyrkælder er isoleret, og der er etableret en nødpumpe i fyrkælderen. - Ventilation gennemgået. - Indkøb af musikanlæg til udlejning. Beslutning: Indkøbes. - Tilbud på etablering af servicevogn med 100 stk. service til udlejning. Beslutning: Tilstræbes erhvervet inden sommeren Tilbud på slibning og lakering af bordene i caféen. Beslutning: Iværksættes. - Tilbud på papirlinie. Beslutning: Iværksættes efter korrektur til bestyrelsen. - Musikforeningens sidste koncert var en succes Vi takkede dem for godt samarbejde og gav dem en flaske god whisky, som blev vel modtaget. Foreslå dem at de laver en fed koncert til bluesfestivalen 2012 Har de gode foto? - Falck har foretaget årlig kontrol af brandslukningsudstyr, der manglede 1 x slukningsgrej i Pavillonen. Denne indkøbes. - Havemøbler tages ind i affaldsgården. Pkt. 4: - Økonomisk status v. kassereren. - Månedsstatus. 2

3 o Kassereren gennemgik månedsstatus incl. et groft anslået årsresultat for regnskabsåret Kulturhusets økonomi ser positiv ud, og ligger op til at der kan foretages disponeringer for Der udarbejdes et budget for 2012 til bestyrelsesmødet i december, som indsendes til forvaltningen som et foreløbigt budget. Pkt. 5: - Stillingtagen til fortsættelse af bluesjamarrangementerne i første halvår Med Christa som ildsjæl ønskes bluesjam-arrangementerne videreført i Som udgangspunkt på følgende datoer: 12.01, 02.02, 02.03, 05.04, og Aftalen nu er, at kulturhuset støtter med 3 x honorarklip pr arrangement + lydtekniker. Der tages entré til arrangementerne, hvilket betyder, at der kan anvendes honorarklip. Beslutning: Iværksættes. Pkt. 6: - Samarbejde med Cinema Closer. Stillingtagen til henvendelse fra Cinema Closer, som ønsker at indgå et samarbejde, hvor Kulturhuset stiller begrænset kontorarbejdsplads til rådighed, mod at Cinema viser 2 udendørs forestillinger årligt. Bilag vedhæftet. Beslutning: Iværksættes Pkt. 7: - Orientering om 2 kulturelle tiltag 2012, som ønskes diskuteret. Fortællerkultur v. Gunilla Beslutning: Beslutning: Iværksættes. Verdensmusikfestival 30/8 2/ v. Jan. Beslutning: Iværksættes Pkt. 8: - Børnekulturstedet søger om kr ,- til maling af gangareal. Beslutning: Beslutning: Kulturhuset betaler ½-delen af beløbet og anbefaler samtidig den praktiske indretning med f.eks. knager til børnenes tøj etableres. 3

4 Pkt. 9: - Orientering om Bliv Booker initiativet Der er afholdt 2 møder med interesserede frivillige, som ønsker at arrangere koncerter i Følgende fredage i 2012 er afsat til initiativet: 10/2, 2/3, 27/4, 8/6, 24/8, 14/9, 27/9, 2/11 Opfølgende beslutning: At initiativet får kr.1000,- ekstra til de første 4 arrangementer. Entreindtægten for de første 4 arrangementer deles ligeligt mellem kulturhuset og bookerinitiativet. Pkt. 10: - Fælles annoncering med Sydhavnens Bibliotek, Sammen om Sydhavnen og Sydhavns Compagniet. Beslutning: Der forventes en afklaring til decembermødet. Pkt. 11: Personaleudvikling og Karens Minde Beslutning om iværksættelse. Arbejdsgruppen bestående af Dorthe E, Marianne M og Ann V samt Jan og Gunilla, har udarbejdet færdigt oplæg til en række fremadrettede prioriteringer og konkrete tiltag. Tiltaget vil i sin helhed, incl. økonomiske konsekvenser, blive fremlagt på bestyrelsesmødet til diskussion og beslutning. Herunder fremlægges ønske fra personalet om to timers møde hver 5. uge uden ledelse. Beslutning: Bestyrelsen besluttede at der ansættes en 20/22 timers person i køkkenet med start Der bakkes op om implementering af teamstrukturen. Bestyrelsen bakker op om selve processen. Det understreges, at det er vigtigt med klare udmeldinger fra alle parter, og der forventes en positiv tilgang til processen. Åbningstid i caféen fastsættes til efter implementering af teamstruktur. Bestyrelsen diskuterede ønsket om personalemøder hver 5. Uge. Bestyrelsen besluttede, at der overordnet gives tid til 2 personalemøder om året. Disse møder er for alle faste medarbejdere excl. ledelsen. I 2012 lægges 4

5 møderne i maj og august før samlede interne evalueringsmøder om den nye struktur. I fremtiden kunne det ene møde ligge om efteråret op til budgetprocessen, så personalet kunne diskutere diverse ønsker til budgettet. Den overordnede ramme, som beskrevet i det udleverede materiale blev godkendt til implementering pr , herunder følgende beslutninger med økonomisk konsekvens Kulturelle arrangementer 2012: Iværksættes Egenfinansiering lille PA: Iværksættes i 2011 opnås. Egenfinansering stort PA: Iværksættes 2012, hvis fondsstøtte Indkøb af nyt musikanlæg til udlejning: Iværksættes i Elektrisk arbejde + lysdæmper i ABC /Café: Iværksættes i Afhøvling, kummefryser, kaffemaskine: Iværksættes i 2011 Servicevogn: Kan iværksættes i 2012, når bedre tilbud haves Papirlinie: Iværksættes 2011 korrektur til bestyrelse før tryk Kurser for personale: Iværksættes i 2012 Vinduespudsning: Iværksættes 2012 afvente kitning/maling Gasgrill: Afvente til foråret, Køkkenleder træffer beslutning. Printer til PR-afdelingen: Iværksættes i 2011 og tages fra budget 2012 Trivselsmåling eller andet relevant arbejde med arbejdsmiljø i løbet af efteråret 2012, evt. med brug af ekstern arbejdskraft Derudover giver ledelsen naturligvis den tid, der skal bruges til at arbejde med den nye struktur. Pkt Støtte til Flydende By Der er tidligere fremsendt mail til bestyrelsen fra Flydende By, som har henvendt om at kulturhuset. For at fastholde Flydende Bys nuværende placering skal de skaffe en garantisum på kr ,-. Kulturhusets andel heraf er kr ,- 5

6 Beslutning: Støttes med kr ,- som gave Pkt. 13: - Kulturidéer. - Kulturhuset skal være med i Spil Dansk Dage gerne aftenarrangement. - Bakke op om LokalhistoriskArkivs arrangementer, som har været en stor succes i år. - Karens Dag ønskes åbnet mere med f.eks. en bedre koncert i Pavillonen om aftenen. - Kan vi bruge f.eks. det nye bad til noget, og kunne vi være med opsøgende overfor kulturelle aktiviteter i bydelen, f.eks i Baunehøjkvarteret. - Ølfestival i september Ann venter tilbage. Pkt. 14: Ansøgninger til Kulturfonden. - Ingen Pkt Eventuelt. - Bjarne tager initiativ til at genoptage de velsmagende ølsmagningsarrangementer. - CP børnehaven har iflg. lokalplanen mulighed for at etablere en indkørsel fra Rubinsteinsvej. - Indsamlingen til Dansk Flygtningehjælp blev en succes, og det var rart at man kunne anvende ABC. 6