Kontraktstyring. Ved Marie Albæk Jacobsen og Mikkel Friis Rossa

Transkript

1 Kontraktstyring Ved Marie Albæk Jacobsen og Mikkel Friis Rossa

2 2 Kontraktstyring En metode til at styre og følge op på kontrakterne i din institution. Løser typiske udfordringer, som: Opbevaring af kontrakter så de nemt kan findes, og overblik sikres. Løbende styring og opfølgning (fx automatisk varsling af regulering, genforhandling, forlængelser og kontraktudløb). Compliance, sikring af dokumentation og risikostyring. Reduktion af tid og ressourcer i forbindelse med styring og administration. Kontraktstyring er først og fremmest afhængig af opfyldelsen af kontrakten, samarbejdet og de involverede personer. Effektiv kontraktstyring kan være med til at reducere omkostninger og forbedre arbejdsgangene.

3 3 Generelle udfordringer og potentielle gevinster 84% 57% 50% 76% Vurderer, at de kan opnå gevinster ved bedre kontraktstyring Har ingen kontraktpolitik Oplever udfordringer ved brugen af kontraktstyringssystemer Planlægger at øge fokus på kontraktstyring 39% af de adspurgte vil prioritere kontraktstyring højere i år end sidste år. Ud af denne gruppe: 64% 42% 40% 34% Ønsker bedre compliance Mangler overblik og koordinering Ønsker bedre fornyelsesrater og sikring af prisreguleringer Ønsker at reducere tid og ressourcer brugt på kontraktstyring Kilde: Bech-Bruuns analyse vedrørende kontraktstyring, august 2015, baseret på 439 besvarelser fra danske virksomheder (ca. 69 %) og myndigheder (ca. 31 %)

4 4 Hvorfor er kontraktstyring vigtig? Planlægning Udbud Kontraktstyring Tid, penge og ressourcer

5 5 Elementer i kontraktstyring (eksempler) Oversigt over milepæle og leverancer Opfyldelse af kontraktlige forpligtelser og opfølgning herpå Godkendelsesprocedure Rapportering, både internt og eksternt Aktiviteter, møder og faste fora samt punkter på agendaen Bestilling og afgivelse af ordre samt ændrings håndtering Betalingsprocedure, fx fakturaindhold og format ved elektronisk fakturering Nøglepersoner og deres ansvarsområder Identificerede risici og risikostyring

6 6 Kontraktgrundlaget Typisk udfordring Løsningsforslag For dårlig specifikation af ydelsen Kontraktgrundlag for omfattende i indhold og omfang. Kontraktgrundlaget passer ikke på leverancen, parterne og situationen. Cost driver $ Unødvendigt merarbejde og forhandlinger. $ Kontraktstyring vanskelig og omkostningskrævende. $ Udbudsregulering og proces Lav straight to the point kontrakt, der er til at læse, forstå og bruge. Tilpas og skræddersy kontrakt forpligtelser til konkret situation og behov. Reducer regulering af alle detaljer og processer samt reducer formalisme. Lav en balanceret og rimelig aftale for begge. Vælg de rigtige og nødvendige håndtag. Tilrettelæg et godt udbud

7 7 Opfyldelse Typisk udfordring Løsningsforslag Utilstrækkelig opfølgning på at alle dele af kontrakten bliver opfyldt. Cost driver $ Ikke fuld valuta for pengene $ Til- og efterkøb. Løbende opfølgning på alle forpligtelser og opgaver Registrering Check-lister Notifikationer Review

8 8 Ressourcer Typisk udfordring Løsningsforslag Både den offentlige myndighed og kontraktparten skal stille ressourcer til rådighed, men det fungerer ikke altid og indsatsen bliver ofte meget mere omfattende end forudsat. Cost driver $ Ressourcer er per definition en omkostning. $ Forkert ressource anvendelse. $ Overskridelse af budget. $ Oplæring af nye ressourcer. Realistiske ressourceestimater. Styring og ledelse af ressourcer. Registrering af tid og opgaver hos begge parter. Løbende åben dialog og tilpasning af ressource anvendelse. Skab fælles incitament. Begræns person-afhængigheden.

9 9 Service Level Management Typisk udfordring Løsningsforslag Mangel på objektive målinger og opfølgning Cost driver $ Kvalitet ikke god nok $ Nedetid, dårlige svartider mv. $ Forringelse af arbejde og andre ydelser SLA, SLO, KPI Objektive målbare forhold Faste definerede målinger Fast periodisk afrapportering Opfølgning på målinger Årssagsanalyse Eventuelle sanktioner, fx bod, eskalation m.v.

10 10 Vedligeholdelse Typisk udfordring Leverandøren skal vedligeholde systemer og løsninger. Cost driver $ Uklart grænsesnit mellem garantifejl og vedligeholdelse. $ Uklart grænsesnit mellem service og ændringer. Løsningsforslag Klar afgrænsning af hvad der er vedligeholdelse, garantifejl, ændringer og service. Slå det hele sammen. Afklar behovet herunder at det veksler over tid. Ressourcebetinget vedligeholdelse. $ Ubestemte og uforudsigelige krav som teknologi, lovkrav mv. Dedikeret vedligeholdelsesteam. Brug data og erfaringer.

11 11 Governance Typisk udfordring Løsningsforslag Leverandøren skal deltage i møder og bistå i forbindelse med fejlfinding og afklaring af væsentlige fejlårsager. Cost driver $ Tid. $ Ressourcer. $ (Med)ansvar. Overvej om alle fora og møder er lige vigtige. Overvej om møderne skal afregnes særskilt. Afklaring af årsager til fejl og problemer i fællesskab. Sørg for en god opfølgning. God dialog og samarbejde. Parker økonomien i første omgang og fokuser på rigtig løsning.

12 12 Rapportering Typisk udfordring Løsningsforslag Leverandøren skal levere meget omfattende og mange rapporter med høj frekvens. Cost driver $ Tid til udarbejdelse af kundespecifik rapporter. $ Høj frekvens. Anvendelse af Leverandørens standardrapporter. Brug standard værktøjer. Overvej datamængde og frekvens for rapportering. Afdæk behovet for den nødvendige og relevante samt overskuelige rapportering.

13 13 Hvor er din institution i relation til kontraktstyring? Manuel kontraktstyring Ringbind/regneark Simpelt register, fx statisk Excel, filserver eller lignende Systembaseret kontraktstyring Fysisk og/eller logisk opbevaring af kontrakter Opfølgning på vigtige leverancer, rettigheder og forpligtelser Enkelt godkendelsesworkflow Segmentering af adgang Kompleks kontraktstyring Standardklausuler og fælles klausulbibliotek Kontraktgenerering af standardkontrakter Avanceret godkendelsesworkflow Integration af kontraktstyringsløsning med andre systemer Analyse- og konciperingsværktøjer Ifølge Bech-Bruuns analyse fra august 2015 har 30% af virksomhederne ikke konkrete processer eller systemer til kontraktstyring, og 44% af virksomhederne baserer sig på systemer, der er fysiske/ikke-digitale eller baseret på Excel-ark.

14 14 Mange forskellige kontraktstyringssystemer Indkøb (SRM) Udgangspunkt i virksomhedens øvrige indkøbssystemer Administration (ERP) Udgangspunkt i virksomhedens økonomi- og ressourcesystem Uafhængigt kontraktstyringssystem Udgangspunkt i kontraktstyring og uafhængigt af andre systemer (PACTIUS) Salg (CRM) Udgangspunkt i virksomhedens øvrige salgssystemer Dokument (ESDH) Udgangspunkt i virksomhedens dokumentarkiv (fx Sharepoint)

15 15 Mange forskellige kontrakter Fagsystemer Ansatte HR Leverandører, E-handel og bestilling Borgerservice Selvbetjening Kontraktsystemer Leverance-, rådgiver-, indkøbs-, projekt- og leverandørkontrakter

16 16 Planlægning og ibrugtagning af løsning (eksempel) Planlægning (workshop) Forretningsmæssige forudsætninger/ forventninger Afgrænsninger Nuværende situation (organisation, system mv.) Gevinstpotentialer Indsatsområder Implementeringsplan Indlægning/ konvertering (option) Aftaleparter (kunder og leverandører) Kontrakter (dokumenter og metadata) Indlægning af kontrakter og dokumenter (træning) Kontraktmetadata Kontaktpersoner Relaterede kontrakter Underskrevne dokumenter (hoveddokumenter) Bilag Redigérbare versioner Indlægning og opfølgning på forpligtelser (træning) Notifikationer Engangsforpligtelser Periodiske forpligtelser Ad hoc-forpligtelser Egne forpligtelser versus modpartens forpligtelser Opgaveoverblik Registrering af opfyldelse Opsætning af system inklusiv adgangskontrol (AD) og brugeradgange Dokumentation Idriftsættelse

17 17 Bech-Bruuns PACTIUS system Baseret på følgende 10 bud 1. Nemt og enkelt at styre og følge op på alle kontrakter. De bliver tilgængelige og søgbare (også efterfølgende under- og tillægsaftaler). 2. Hurtigt og intuitivt at bruge (kræver blot smartphone/tablet/pc eller Mac og internetadgang). 3. Automatiske notifikationer når en opgave snart skal løses, eller en frist nærmer sig. 4. Differentieret adgang til individuelle forretningsenheder og/eller funktioner. 5. Alle typer af kontrakter (både simple og komplekse) kan håndteres af systemet. 6. Fleksibelt og fuldt skalérbart både funktionsmæssigt, kvantitativt og på antal brugere. 7. Ingen særlige system- eller implementeringskrav og kan integreres til eksisterende it-systemer. 8. Driftsafvikles på den ISO-certificerede Microsoft Azure-platform*. 9. Data opbevares sikkert og fortroligt (i overensstemmelse med EU-persondataregulering). 10. Konkurrencedygtig pris, der afregnes månedligt og inkluderer drift og support. * Se nærmere på

18 18 Funktioner i PACTIUS: Kontraktoverblik Med PACTIUS får du en simpel oversigt over alle dine kontrakter med nem mulighed for at søge eller filtrere i kontrakterne. Du kan nemt tilføje, vedligeholde og slette kontrakter med et enkelt klik på oversigtsbilledet eller eksportere oversigten til Excel.

19 19 Funktioner i PACTIUS: Forpligtelser Du kan for hver kontrakt tilføje forpligtelser, der skal opfyldes i kontraktens løbetid. Det kan både være leverandører samt kunders forpligtelser og virksomhedens egne. Forpligtelser kan være enkeltstående (fx milepæle, leverancer og optioner), periodiske (fx servicemål og årlige audits) eller andet (fx reaktionstider).

20 20 Funktioner i PACTIUS: Opgaver En forpligtelse kan være en tilbagevendende begivenhed og dermed fx en årlig opgave. Med PACTIUS kan du nemt få en oversigt over egne og andres opgaver samt se, om opgaven er løst til tiden eller ej. Du kan desuden vælge, om der skal tilknyttes dokumentation for, at en opgave kan betragtes som opfyldt.

21 21 Funktioner i PACTIUS: Dokumenter Du kan uploade et ubegrænset antal dokumenter til den enkelte kontrakt. Dokumenterne kan inddeles i kategorier, som du selv definerer fx hovedkontrakt, bilag, mailkorrespondance og mødereferater. Du kan markere dokumenter som "vigtige" og søge blandt alle dine kontrakter enten på kategori eller ved en fritekstsøgning på udvalgte ord.

22 22 Kontakt Marie Albæk Jacobsen Mikkel Friis Rossa Advokat Aarhus Partner Aarhus IP & Technology IP & Technology T M E maja@bechbruun.com T M E mif@bechbruun.com København Danmark Aarhus Danmark Shanghai Kina T