AUL TEMAGRUPPE 4 ORGANISERING. Rapport fra temagruppe 4: Organisering. Aarhus University Libraries

Transkript

1 AUL TEMAGRUPPE 4 ORGANISERING Aarhus University Libraries Rapport fra temagruppe 4: Organisering

2

3 1 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Indholdsfortegnelse Kommissorium for temagruppen vedr. organisering... 2 Temagruppens medlemmer:... 2 Del 1. Principper for den aktuelle organisering af AU s biblioteker... 3 Matrix organiserede biblioteker... 4 ASB Bibliotek... 4 Danmarks Pædagogiske Bibliotek... 4 Hierarkisk organiserede biblioteker... 5 Handels- & Ingeniørhøjskolens Bibliotek (AU-HIH)... 5 Aarhus Tekniske Bibliotek... 5 Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek... 5 Biblioteker uden leder... 5 Arts bibliotekerne (uden DPB)... 5 Science & Technology bibliotekerne... 5 Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet (DJF)... 6 Danmark Miljøundersøgelser... 6 Del 2. Erfaringer med organiseringsprincipper... 7 Hovedområdernes forskellige behov... 7 Fælles forhold... 8 Front Office / Back Office... 9 AUL s offentlighedsforpligtelser Snitflader og samarbejdsrelationer med Statsbiblioteket Del 3. Forslag til Modeller Model 1: Funktionsopdelt organisering Model 2: Hovedområde organisering Model 3: Campus organisering Bilag: Liste over AU biblioteker Arts Business & Social Sciences Science & Technology Health... 23

4 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 2 Kommissorium for temagruppen vedr. organisering På AUL-gruppens møde den 27. september er temaet organisering. Programmet for dagen vil blandet andet bestå af to til tre oplæg, hvoraf det ene vil være temagruppens præsentation. Temagruppens oplæg udarbejdes efter følgende retningslinjer: Temagruppen vedr. organisering skal beskrive de eksisterende organiseringsmodeller, som findes på AU vedr. biblioteker, erfaringerne med de forskellige organisationsmodeller og foreslå modeller for organisering af AUL. Rapporten skal dermed inddeles i tre temaer: 1. Principper for den aktuelle organisering af AU s biblioteker - herunder de overvejelser, som ligger til grund for de forskellige organiseringsmodeller og samarbejdet med Statsbiblioteket. 2. Erfaringerne med de forskellige organiseringsprincipper især fsv. sammenhængen mellem organisering og biblioteksservices i forhold til uddannelser, forskning, studiemiljø og evt. brugere udenfor universitetet. 3. På baggrund af 1 og 2 skal gruppen udarbejde forslag til forskellige organiseringsmodeller for AUL. Modellerne skal beskrive AUL-organiseringen i forhold til: Frontoffice/backoffice/administrative centre, så modellerne kan relateres til organiseringen af AU-administrationen Hovedområdernes forskellige behov, eks. i relation til studiemiljømæssige overvejelser Snitflader og samarbejdsrelationer med Statsbiblioteket AUL s offentlighedsforpligtelser Hensigten med gruppens rapport er således at sikre, at AUL-gruppens proces med at udarbejde et forslag til organisering af AUL kan tage udgangspunkt i et eller flere kvalificerede organiseringsforslag, der bygger på konkrete erfaringer og best practice fra universitetet. Temagruppens medlemmer: Nicolaj Veje Pedersen, ASB, BS, nicpe@asb.dk (tovholder) Gitte Gjøde, IHA/Katrinebjerg, ST, gg@atb.dk (tovholder) Else Marie Lauridsen, DPB, AR, eml@dpu.dk Ingelise Friis Bennedsen, DPB, AR, friis@dpu.dk Zbigniew Sobkowicz, Sprog, Litteratur og Kultur, AR, bibzs@hum.au.dk Lone Jensen, ASB, BS, jen@asb.dk Morten Brendstrup, DJF/Flakkebjerg, ST, morten.brendstrup@agrsci.dk Lærke Bjerg Gade, Kemisk Institut, ST, lgb@chem.au.dk

5 3 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Del 1. Principper for den aktuelle organisering af AU s biblioteker Gruppen har kortlagt organiseringen af bibliotekerne ved AU og har på den baggrund inddelt dem i tre overordnede kategorier indenfor hvilke alle biblioteker rent organisationsmæssigt falder, matrixorganiserede biblioteker, hierarkisk organiserede biblioteker og endelig enkeltmandsbiblioteker uden leder. Kendetegnende for alle bibliotekerne er imidlertid en meget flad organisation. Gruppen har i kortlægningen ikke medtaget hovedområdet Health (herefter HE), idet biblioteksvirksomheden indenfor dette hovedområde jf. rapporten Biblioteksområdet på Aarhus Universitet 1 organisatorisk hører under Statsbiblioteket (herefter SB) og derfor ligger udenfor en AUL-organisation. I forbindelse med en nyorganisering af AU-bibliotekerne i det nye AUL kan man overveje om SB s drift af biblioteksområdet på HE fortsat er hensigtsmæssig, i og med at ét af universitetes fire hovedområder således ikke er repræsenteret i AUL og dermed i større eller mindre udstrækning ligger uden for strategisk rækkevidde. Endelig er materiale indsamlet fra bibliotekerne ifm. gruppens arbejde ikke vedlagt rapporten som bilag. Bilagsmateriale kan selvfølgelig fremvises hvis det skønnes nødvendigt. Nedenstående skema viser bibliotekernes organisatoriske fordeling: Matrix organiserede Hierarkisk organiserede Enkeltmands 2 ASB Library (ASB) Handels- & Ingeniørhøjskolens Bibliotek (AU-HIH) Arts bibliotekerne (foruden DPB) Danmarks Pædagogiske Bibliotek (DPB) Aarhus Tekniske Bibliotek (ATB) Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek (SFB) Science & Technology bibliotekerne (foruden ATB) Det Jordbrugsvidenskabelige fakultet (DJF) & Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) 1 Der refereres løbende til denne rapport i nærværende rapport. Rapportens fulde reference er: Bibiblioteksområdet på Aarhus Universitet / Carsten Riis, februar, Se bilag 1 for en oversigt over disse biblioteker

6 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 4 I det følgende præsenteres en ganske kort beskrivelse af de enkelte bibliotekers organisering og eller af aggregeringer af disse. Denne gennemgang behandler ikke principper for organisering eller samarbejde med SB. Dette behandles i rapportens efterfølgende afsnit. Matrix organiserede biblioteker Kendetegnende for de matrix organiserede biblioteker er horisontale søjler bestående af funktiontions- eller indsatsområder/teams og tværgående funktiontions- eller indsatsområder /teams. ASB Bibliotek 20,7 årsværk 23 medarbejdere (opgjort dags dato) (Vertikale elementer) Flad matrixorganisation med lederteam (bibliotekschef + 2 coaches). Serviceteam på tværs af udviklingsområder med backoffice funktioner Kontaktpersonordning til de faglige miljøer (Horisontale elementer) 5 udviklingsområder: Vertikal og horisontal organisationsudvikling Integration mellem bibliotek og uddannelse + drift Kvalitetsmåling af forskning og LibQual og benchmark + drift Digitale rettigheder + drift ASB s videnkapital synliggørelse og arkivering (PURE) + drift Danmarks Pædagogiske Bibliotek Årsværk: 27 (Vertikale elementer) Biblioteket er ledet af overbibliotekaren med støtte fra 3 funktionsledere. Medarbejdere indgår i en række funktionsområder: Proces, Undervisning og udvikling, Publikum og sekretariat (Horisontale elementer) Medarbejdere indgår udover funktionsområdet i en række tværgående funktioner: Vagter i biblioteket. Vejledning og undervisning af bibliotekets brugere. Forskerstøtte i henhold til faglig profil. Deltagelse i Spørg DPB og Biblioteksvagten Kontaktpersonordning

7 5 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Hierarkisk organiserede biblioteker De hierarkiske organiserede biblioteker er kendetegnet ved ikke at have tværgående funktions- eller indsatsområder/teams. De større biblioteker med en hierarkisk model har i praksis dog tværgående indsatsområder, men disse er ikke formaliserede i organisationsplanen. Handels- & Ingeniørhøjskolens Bibliotek (AU-HIH) Flad organisation med biblioteksleder og serviceteam (1 bibliotekar + 1 biblioteksassistent) Biblioteksleder refererer til administrationschef Den flade organisering betyder, at alle i personalegruppen skal kunne håndtere alle opgaver. Aarhus Tekniske Bibliotek Årsværk: 5,7 Stabsfunktion Bibliotekslederen refererer til direktionen på IHA (rektor, prorektor og økonomichef) ATB er i praksis organiseret efter en matrix model som ASB og DPB, idet ansatte arbejder tværgående med drift og udvikling. Praksis er dog ikke formaliseret i et organisationsdiagram. Som noget særligt betjener ATB to hovedområder på et af bibliotekets to betjeningssteder, nemlig på Katrinebjerg i samarbejde med IT-Biblioteket Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek Årsværk: 7,7 Flad organisation med 2 lag, biblioteksleder og serviceteam Biblioteksleder refererer til dekanen for BSS Serviceteamet varetager både drift og udvikling primært frontoffice Biblioteker uden leder Enkeltmandsbibliotekerne har typisk kun én biblioteksuddannet ansat. ARTS bibliotekerne (uden DPB) 5 samarbejdende selvstændige enheder og Teologisk Bibliotek der administrativt hører under fakultetssekretariatet, samt IT-biblioteket der en sammenlægning mellem Inst. for Datalogi (ST) og Inst. for Æstetik og Kommunikation (ARTS). Science & Technology bibliotekerne Bibliotekerne ved det tidligere naturvidenskabelige fakultet (8 stk.) er organiseret individuelt og med reference til institutlederne og lokale biblioteksudvalg. 7 ud af de 8 biblioteker har faguddannet personale. Bibliotekaren samarbejder med de ansatte og ledelsen lokalt om drift og udvikling af bibliotekets serviceydelser.

8 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 6 Bibliotekarerne samarbejder på tværs af institutterne omkring repræsentantskaber i diverse sammenhænge, holder løbende møder og nedsætter projektgrupper om aktuelle opgaver. Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet (DJF) Ét bibliotek med 4 betjeningssteder Refererer til lederen af kommunikationsenheden Biblioteksudvalg Danmark Miljøundersøgelser Hører under en forskningsenhed Bibliotekaren refererer til forskningschefen Servicerer 3(4) fysiske adresser

9 7 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Del 2. Erfaringer med organiseringsprincipper Hovedområdernes forskellige behov Vores kortlægning af de forskellige organiseringsmodeller på tværs af AU s biblioteker har vist, at organiseringsprincipper samlet set ikke har haft den store betydning for de enkelte bibliotekers virksomhed og services. Grunden hertil, skal findes i det faktum at kun få biblioteker har haft en størrelse der har retfærdiggjort en formaliseret organisation, udover et ledelsesled og en række ansatte. Alle AU biblioteker arbejder derimod på to akser, primært drift og sekundært udvikling, og er i princippet mere eller mindre selvorganiserende omkring disse akser. Det giver derfor i langt højere grad mening at anskue forskellene på tværs af AU s biblioteker ud fra disse to akser og bibliotekernes størrelse og historisk placering indenfor tidligere hovedområdeer, institutter og institutioner, frem for organiserings-principper. I forhold til kommissoriets punkt 2 har vi derfor valgt at fokusere på at udlede den praksis indenfor drift og udvikling samt de forskelle der findes på tværs af de tidligere hovedområdeer som en ny organiseringsmodel skal kunne indeholde og tilgodese. Størrelse afgør muligheden for at udvikle og fokusere specialkompetencer og dermed lægge ligelig vægt på udvikling og drift. De største biblioteker har udnyttet mulighederne for udvikling både internt, f.eks. med servicefunktioner der betjener studerende og forskere og eksternt med andre partnere. De mindre biblioteker har i et vist omfang og i kraft af prioriteringer formået at være med i udviklingsprojekter primært i samarbejde med andre biblioteker. Bibliotekets størrelse og organisatoriske placering afgør afstanden til den omkringliggende institution som alle biblioteker, uanset størrelse, stræber efter i så høj grad som muligt at være integreret med. De mindre biblioteker opnår en tæt integration med institutionen i kraft af deres biblioteksudvalg. Udvalgene bevirker en naturlig kontakt/dialog med forskere og beslutningstagere. De større biblioteker, uden biblioteksudvalg, har derimod en længere afstand til den øvrige organisation, idet de har sin egen mere eller mindre selvindholdte organisation. Dette har der været opmærksomhed på flere steder og udfordringen er imødegået ved at have velfungerende kontaktpersonordninger og formaliseret samarbejde med andre enheder i organisationen. Udover kontaktpersonordninger og tværorganisationelt samarbejde, har opgaver af mere front officeagtig karakter desuden banet vejen for mere omfattende back officeorienterede opgaver Disse har placeret bibliotekerne som en mere integreret aktør ift. forskningsprocessen og udvikling af de studerendes informationskompetence. Dette er to indsatsområder, som alle biblioteker har fokus på i varierende grad. Opfattelsen af den primære målgruppe afhænger

10 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 8 dog af bibliotekets størrelse og tilhørsforhold til fagområde. Udover det nationale lånesamarbejde er service til eksterne parter ikke et højt prioriteret område på nogle af bibliotekerne. Der ligger her et uopdyrket område 3. Specielt i graden af adgang til digitale materialer er der betydelige forskelligheder bibliotekerne imellem. Her skiller bibliotekerne inden for ARTS sig markant ud. De trykte materialer inden for sprog, historie, teologi og pædagogik spiller stadig en væsentlig rolle. Dette hænger sammen med at mange nordiske og tyske bøger og tidsskrifter endnu ikke udgives i elektronisk form. Et andet springende punkt inden for enkelte af disse fagområder er kvaliteten af digitaliseringen, der ikke lever op til kvalitetskravene. De fleste fag på ARTS har også en historisk dimension, hvorfor den ældre litteratur stadig spiller en afgørende rolle. Konklusionen på dette bliver, at bibliotekerne under ARTS ikke udelukkende kan basere samlingerne på digitale materialer. For både BSS, HE og ST gør det modsatte sig langt hen ad vejen sig gældende. Store dele af tidsskrifterne er allerede digitale og samlingerne af de trykte tidsskrifter er stærkt reducerede. Mængden af e-bøger er også stigende, her er der dog stadigvæk funktionelle krav, der ikke opfyldes tilfredsstillende. På områderne jura og erhvervskommunikation (erhvervssprog) er den digitale udvikling i gang, dog har områderne stadig fokus på de trykte materialer. Fælles forhold Ovenstående gennemgang af best practice på bibliotekerne udmøntes i nedennævnte fælles forhold som skal være opfyldt i gruppens forslag til organisationsmodeller. 1. Biblioteksbetjening: Der skal være biblioteksbetjening tæt på de lokaliteter, hvor de fleste studerende færdes som del af deres studiehverdag. 2. Nærhed til forskere/undervisere: Denne skal styrkes ved en velorganiseret og kompetent kontaktpersonordning. Ordningen skal i videst muligt omfang afspejle de forskellige specialkompetencer, som AUL leverer. 3. Studenterfaciliteter: Disse skal prioriteres højt og så vidt muligt afspejle fagligheden på det aktuelle hovedområde ved nærhed til relevante samlinger og en webgrænseflade som repræsenterer de relevante ressourcer 4. Reduktion i antallet af biblioteksenheder: Dette vil være med til at understøtte universitetets strategi om en højere grad af tværfaglighed. Biblioteket, dets fysiske og digitale samlinger skal kunne inspirere og understøtte de tværfaglige tiltag på universitetet. 5. Kobling af biblioteksfaciliteterne til andre funktioner:, Koblingen til andre enheder som supporterer de studerende og forskere/undervisere: f.eks. studieadministration, itsupport, karriererådgivning og evt. boghandel 6. Udvikling og Drift: Organisationen skal underbygge og sikre en effektiv kobling mellem udvikling og drift 3 Se i øvrigt afsnittet AUL s offentlighedsforpligtelser side 10

11 9 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 7. Personalekompetencer: Det er nødvendigt, at der skabes plads til, at medarbejdere kan udvikle specialkompetencer. Dette rum kan skabes ved effektivisering, optimering af processer og udlicitering af relevante opgaver til SB. Front Office / Back Office En kort diskussion af front office- og back office funktioner er væsentlig, ikke kun for at belyse gruppens bud på forskellige organisationsmodeller, men også for at kvalificere AUL s fremtidige grænseflader til SB 4 Gruppen har taget udgangspunkt i følgende definition af front office/back office: Front office er den stærke servicefunktion med menneskelig kontakt, som f.eks. på det internationale område og på studieområdet. Back office derimod er den professionelle support bag linjerne lidt forenklet kan man sige, at alt hvad man foretager sig over en telefon eller pr. mail behøver ikke at ligge i front office (Referat fra samarbejdsudvalgsmøde d. 12. april 2010.) Der foreligger en skitse over front office/back office som illustration og modelbetragtning på de øvrige administrative områder: F.eks. HR, økonomi, bygningsdrift, it, kommunikation, studieadministration Udover kontakten med brugerne i bibliotekets fysiske rum som jf. ovenstående definition er front office, opfatter gruppen ligeledes og i modsætning til definitionen - kontakt til brugere pr. telefon og som en vigtig del af front office. Derudover skal det bemærkes, at der i en række processer særligt indenfor drift findes elementer af både front- og back officefunktioner, i hvilke det ikke er hensigtsmæssigt at skelne mellem de to funktioner, samt at der er uenighed om den nærmere definition af de to. Dette er udtrykt ved en tredje kategori af overlappende funktioner. Derudover er der også på AU bibliotekerne en faglig begrundelse for rent personalemæssigt at varetage begge typer funktioner. Gruppen har på denne baggrund følgende bud på en illustration af bibliotekernes driftsopgaver (udvikling falder udenfor kategori, da det i sagens natur er back office, men alligevel er influeret af front office-funktioner): 4 Se afsnittet Snitflader og samarbejdsrelationer med Statsbiblioteket, side 11

12 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 10 Frontoffice Backoffice Overlappende funktioner Undervisning af studerende og ansatte Personlig ad hoc informationssøgning Vejledning og formidling Personlig kontakt til forskere/undervisere Accession og katalogisering Fjernlån Udlånsadministration (bøder + erstatninger) Økonomistyring og budget Scientometriske analyser Forskningsregistrering (PURE) Materialevalg Håndtering af studiefaciliteter/-miljø Administration Webformidling/-arbejde Rettighedshåndtering Publiceringsstøtte Det ovenstående er langt fra udtømmende og skal derfor konkretiseres yderligere senere i processen. AUL s offentlighedsforpligtelser AUL s offentlighedsforplitgelser er allerede behandlet relativt omfattende i rapporten Biblioteksområdet på Aarhus Universitet og rapport fra AUL Temagruppe 3: Fysiske forhold. Derfor vil vi nøjes med at henvise til disse rapporter og i stedet fokusere på hvor varetagelse og koordineringen af offentlighedsforpligtelsen vil blive placeret i organisationsmodellerne. En nærmere gennemgang vil altså findes i gruppens forslag til modeller. For god ordens skyld, vil vi kort opridse hvilke aspekter af offentlighedsforpligtelser der er blevet diskuteret i gruppen. En væsentlig del af offentlighedsforpligtelsen er deltagelse i det nationale og internationale lånesamarbejde samt den offentlige adgang til bibliotekerne. En del af AULs offentlighedsforpligtelse vil være en understøttelse AU s vidensstrategi på området vidensudveksling. Med vidensudveksling forstås udveksling af forskningsbaseret viden mellem forskere/faggrupper og specifikke viden- og forskningsbrugere/interessenter som myndigheder, virksomheder, borgere, organisationer m.v. (Kilde). Eksempler på mulige indsatsområder kan være etablering af videncentre (som det allerede ses på DPU og ASB), service til erhvervsliv, alumner, administrativecentre, samt myndighedsbetjening etc.

13 11 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING AUL skal bidrage til dette arbejde ved hjælp af formidling af AUL s forskningsresultater og de vidensressourcer, som bibliotekerne har adgang til. Derudover vil bibliotekernes stærke kompetencer på informationsområdet være et vigtigt bidrag til AU s vidensudveksling med virksomheder som en del af offentlighedsforpligtigelsen. Desuden er det fremadrettet en del af den nye DEFF strategi, at Uddannelses-, Fag og forskningsbibliotekerne skal understøtte innovation og erhvervsfremme ved i samarbejde med folkebibliotekerne at yde vidensservice og kompetenceudvikling til væksthusene og den lokale erhvervsservice. En del af de udviklingstiltag som er i spil i forbindelse med strategien på området er et øget samarbejde mellem regionernes erhvervsfremmekonsulenter med fokus på at styrke konsulenternes bevidsthed om bibliotekerne som en aktiv videnspartner for virksomheder samt styrke konsulenternes egen informationskompetence med henblik på den konkrete opgaveudførelse. Snitflader og samarbejdsrelationer med Statsbiblioteket Statsbiblioteket, der hører under Kulturministeriet, har siden oprettelsen af Aarhus Universitet også varetaget en funktion som universitetsbibliotek. I Statsbibliotekets rammeaftale med Kulturministeriet fremgår det, at SB har 4 opgaver hvoraf den ene er: Som universitetsbibliotek for Århus Universitet udvikler og leverer Statsbiblioteket service med afsæt i universitetets strategi for forskning, uddannelse og videnspredning 5. Det fremgår dog ikke klart hvor stor en del af bevillingen, der skal henføres til denne opgave, men det drejer sig om betydelige midler. Det er tvingende nødvendigt at AUL i den fremtidige struktur udarbejder detaljerede og dækkende samarbejdsaftaler (SLA er) med SB, som klart beskriver hvilke services SB yder, kvaliteten heraf samt prisen herfor. Disse bør være tidsbegrænsede med mulighed for genforhandling ved udløb af aftalerne. 5

14 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 12 Nedenstående skema viser hvilke services/funktioner der pt. varetages af SB for AUbibliotekerne. Skemaet dannet på baggrund af besvarelser indsamlet ifm. gruppens arbejde. ASB SFB HIHB ST DJF DMU ATB ARTS DPU Aleph 1 X X X X X X X X X Elektroniske licenser 1 X X X X X X X X X Indkøb, trykte X X materialer Accession X X Katalogisering X X Økonomistyring ifm X indkøb Undervisning X X 2 X Fjernlån * X Kørselsordning X 1) Samarbejdet er mindsket, da SB ikke længere har fagreferenter 2) Disse to ydelerser er medfinanseret af institutionerne selv *) Kun når materialet ikke kan skaffes af ATB For en uddybning af øvrige forhold til grænseflader, se rapporten Biblioteksområdet på Aarhus Universitet Som det fremgår af ovenstående, er der stor forskel på tværs af de tidligere hovedområder på hvilke services, der rekvireres fra SB. Det drejer sig primært om back office ydelser med enkelte front office ydelse (undervisning). Nedenstående skema, viser hvilke services og opgaver der er i spil i grænsefladen til SB. Gruppen har inddelt disse i tre kategorier: Sikre, måske aktuelle og ikke aktuelle. Kategorien sikre indeholder de services som enten allerede er etablerede eller som der er enighed om, at alle biblioteker vil kunne indgå i et samarbejde med SB om. Kategorien måske aktuelle indeholder de services som et udpluk af bibliotekerne enten allerede får eller kunne tænke sig, at få fra SB. Sidste kategori ikke aktuelle indeholder de områder, der ikke er mulighed for at indgå samarbejdsaftaler med SB om, da de kræver tæt kontakt til forskerne, de studerende og fagmiljøet. Sikre Måske aktuelle Ikke aktuelle Drift af Aleph Undervisning Materialevalg Økonomi ifm. bøder/gebyrer Indkøb & Budgetstyring Klassifikation Licenssamarbejde Arkiv/Depotfunktion Forskerstøtte Fælles AUL/SB-web Fjernlån Bibliometri Kørselsordning Accession & Katalogisering Udviklingsprojekter

15 13 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Det er vigtig at slå fast, at vi ikke kun på drift-området, men også indenfor udvikling, har en grænseflade til SB. Udviklingsprojekter optræder under kategorien sikre, men i den sammenhæng ser gruppen en tre-deling for sig, hvor det er vigtigt med skarpe grænser mellem de tre forskellige former for udviklingsprojekter 1) Udviklingsprojekter som AUL gennemfører og finansierer selv 2) Projekter som både SB og AUL har interesse i, og hvor AUL deltager med en indflydelse der svarer til graden af medfinansiering 3) Projekter som SB udfører uden deltagelse og dermed uden medfinansiering fra AUL.

16 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 14 Del 3. Forslag til Modeller Gruppen har undersøgt og kortlagt, hvordan de nuværende biblioteker under Aarhus Universitet har organiseret biblioteksfunktionen. Derudover har gruppen også set på forskellige organisationsmodeller, herunder hierarkiske-, matrix- og netværksorganisationer. I det videre arbejde har vi taget udgangspunkt i, hvad vi opfatter som best practice, nemlig en flad matrix-organisation. Valget er faldet på denne type, da det dels er den organisationsmodel der findes ved de biblioteker der har haft en formaliseret og udfoldet organisation, og dels da denne model har klare fordele ift. at sikre tværfagligt samarbejde. Endelig har gruppen diskuteret og formuleret en række grundlæggende principper på hvilke forskellige modeller for AUL s organisering kan baseres. Disse grundlæggende principper kan opsummeres som følger: En styrkelse af af den biblioteksfaglige sammenhængskraft og de faglige synergier på AUL baseret på AUs ønske om dybere sammenhænge.. En biblioteksorganisering der læner sig op af AUs overordnede organisering i hovedområder En tilgodeseelse af de gegrafiske udfordringer der gør sig gældende ved AUS spredre campus-lokationer. På dette grundlag har gruppen arbejdet med tre modeller: 1) En funktionsopdelt model 2) En fakultets model 3) En geografisk campus model Disse tre modeller præsenteres kort i det følgende og relateres til rapportens behandling af Forskelligheder på tværs af AU-Biblioteker Fælles forhold eller best practice Front office og back office funktioner Snitfladerog samarbejdsrelationer til statsbiblioteket AUL s offentlighedsforpligtelser.

17 15 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Model 1: Funktionsopdelt organisering Kort beskrivelse of model og referenceforhold Funktionschefen refererer til AU Videns direktør. Funktionschefen har en række teamledere under sig der hver har ansvaret for et indsatsområde. Indsatsområder i modellen er udelukkende eksempler på indsatsområder inspireret af AUs strategi og den udvikling og drift der pt. finder sted på AU bibliotekerne. Derudover vil også være forskellig vægt på de forskellige indsatsområder. Teamlederne har således ansvar for et udsnit af AULs opgaveportefølje og har personaleansvar for personale på tværs af forskellige geografiske placeringer. Personalemæssigt skal alle ansatte knyttes til et og kun ét indsatsområde og derudover ét betjeningssted og/eller fagmiljø, idet ansættelsesforholdet flyttes til en central AULorganisation frem for den traditionelle hovedområdetilknytning. På denne måde er alle

18 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 16 betjeningssteder/fagmiljøer repræsenteret i hvert indsatsområder, og personalegruppen bevarer den tætte og meget vigtige kontakt til det faglige miljø. Rent praktisk kunne man forestille sig at personalet indenfor hvert indsatsområde fysisk er samlet i en slags back office-center og bevæger sig ud til betjeningsstederne ifm. med de front office-funktioner der knytter til betjeningsstedet. Modellen set i forhold til de fælles forhold som ønskes opfyldt i en organisationsmodel. 1. Biblioteksbetjening: Central for modellen er en tæt sammenhæng mellem indsatsområder og betjeningssteder og de faglige miljøer i hvilke betjeningsstederne er funderet. 2. Nærhed til forskere/undervisere: Nærheden til forskere/undervisere er ikke så meget afhængig af modellen som det er afhængig af forskernes nærhed til de faglige miljøer. Kontaktpersonordningen bliver derfor meget vigtig i denne model, idet den skal sikre en grænseflade til forskere der ikke nødvendigvis er i daglig kontakt med betjeningsstederne. Ordningen kan f.eks placeres i indsatsområdet Forskerstøtte. 3. Studenterfaciliteter: Prioriteret højt i kraft af indsatsområdet Studenterfaciliteter og nærheden til de faglige miljøer. 4. Reduktion i antallet af biblioteksenheder: Det bærende element i modellen er organiseringen omkring bibliotekernes tværfaglighed og videndeling.tværfaglighed som strategisk indsatsområde er dermed højt prioritet. I og med at tværfagligheden er en forudsætning for en reduktion af biblioteksenheder, baner dette vej for den fysiske samling af betjeningssteder. 5. Kobling af biblioteksfaciliteterne til andre funktioner: Modellen facilitere denne kobling, idet der er teamledere som har et dybt kendskab til det område som skal supporteres i et samarbejde mellem AUL og AU ADM. 6. Udvikling og Drift: Tilgodeset i krydsfeltet med indsatsområder og daglig drift af betjeningssteder og support af fagmiljøer. 7. Personalekompetencer: I høj grad tilgodeset, idet modellen lægger op til en organisering der vil fremme specialisering/udviklingen af specialkompetencer i personalegruppen. Snitflade til SB Snittet til SB skal gå gennem AUL ledelse i et samspil melem funktionschef og teamleder. Basis for snitfladen vil være samarbejdsaftaler jf. afsnittet om snitfalder til SB. Ift. denne model vil det alt afhængig af hvilke samarbejdsaftaler der indgås sandsynligvis primært være opgaver der bliver flyttet fra indsatsområde Process.

19 17 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Front office/back office De rendyrkede front office-funktioner findes udenfor indsatsområderne i betjeningsstederne, mens back office og de services/opgaver der indeholder elementer af begge funktioner findes i selve indsatsområderne. Særligt er mange af de rendyrkede back office funktioner samlet i indsatsområdet Process. Offentlighedsforpligtelser Offentlighedsforpligtelser kan f.eks. placeres i eller koordineres fra indsatsområdet Videnspredning i det omfang dette indsatsområde retter sig mod omverdnen i forlængelse af den generelle AU-Vidensstrategi. Fordele og ulemper Fordele Meget smidig ift. strategisk udvikling af AUL og support af AU, da indsatsområder i princippet kan startes og nedlægges uafhængigt af hovedområder. Sætter integrationen mellem udvikling og drift i fokus. Skaber en biblioteksfaglig stærk organisation af betydning ekstern, ift. samarbejde med andre bibiblioteker nationalt og internationalt, og internt ift. support funktioner på AU. Styrker videndeling på tværs af indsatsområder. Kan sættes i drift med de nuværende midler og bygninger Personaleprofilen fokuseres i to komponenter; specialist indenfor et indsatsområde og generalist i driftssammenhænge. Ulemper Potentiel konflikt mellem udvikling og daglig drift, da personaleansvaret ikke er orienteret mod den daglige drift af de fysiske betjeningssteder. Risiko for organiseringen omkring AUL kommer til at ligge langt væk fra de forskningsmæssige fagområder som det også skal supportere. Der vil være en klar favorisering af de studerende som brugergruppe. I forhold til en fysisk samling af personale i indsatsområder er den geografiske spredning en udfordring.

20 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 18 Model 2: Hovedområde organisering. Den hovedområdesfaglige model er i princippet allerede blevet diskuteret og afvist i AULsammenhæng i rapporten Biblioteksområdet på Aarhus Universitet. Gruppen har alligevel valgt at medtage den, idet vi ser den i en samlet AUL-organisation perspektiv fremfor for fire selvstændige biblioteksorganisationer. Begrundelse i rapporten Biblioteksområdet på Aarhus Universitet for at afvise modellen er, at der skulle afgives beslutningskompetencer fra de respektive biblioteker til en dekan eller vicedirektør og lige præcis dette forhold er tilgodeset i en samlet AUL-organisation. Gruppen vil i det følgende derfor kort adressere argumenterne for og imod som de fremgår af rapporten Biblioteksområdet på Aarhus Universitet. Organisationen kunne se sådan ud:

21 19 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Kort beskrivelse af model og referenceforhold Funktionschefen refererer til AU Viden vicedirektør Funktionschefen har 4 teamledere under sig, der hver har ansvaret for daglige drift på det enkelte hovedområde med dets tilhørende betjeningssteder. En ansat vil være tilknyttet ét hovedområde og referere til teamlederen for hovedområdet. Horisontalt i modellen er der indlejret eksempler på indsatsområder/udviklingsområder inspireret af den udvikling og drift, der pt. finder sted på AUL bibliotekerne. For hvert indsatsområde er der én koordinator der har ansvar for et enkelt udsnit af AULs opgaveportefølje i form af et indsatsområde. Koordinatorfunktionen er ikke knyttet et noget specifikt hovedområde og vedkommende har intet personalansvar. En forudsætning for effektiv videndeling og tværfaglig synergi er, at hvert hovedområde er forpligtet til at levere personale til hvert indsatsområde. I denne model kan man være tilknyttet mere end ét indsatsområde. Fordele Vil nemt kunne gennemføres. Mindre enheder og samlinger indenfor det samme hovedområde blot skal samles. Geografisk er der dog igen en udfordring. Den faglig nærhed der før var sikret ved fire parallelle biblioteksenheder er ikke længere sikret i en AUL-organisation. Denne skal aktivt sikres ved tilknytning til de enkelte hovedområder gennem en kontaktpersonordning. I overgangen til AUL vil nærheden dog stadig være der i kraft af personalets tidligere ansættelsestilknytning. Svagheder Kan fortsat bidrage til opbygning af og bevarelsen af paralelle biblioteksenheder i AU. Suboptimering i form af manglende koordinering og parallele løsninger vil ikke længere være et udpræget problem idet drift, udvikling og grænseflader til den øvrige organisation vil være styret af en beslutningskompetent ledelsesgruppe. En ueffektiv samarbejdsflade med SB er heller ikke længere et problem af samme årsag. Som supplement til CR-rapporten, kan gruppen tilføje at denne organisation ikke vil være ledelsestung, men nærmere administrativt tung.

22 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 20 Model 3: Campus organisering Kort beskrivelse of model og referenceforhold Baggrunden for denne model er visionsplanens mål om en udbygning af hovedcampus Århus og etablering af en stærk campus i Emdrup. Det er et ønske at samle de nye faglige enheder på hovedcampus. Når vi tager dette udgangspunkt ser vi et AUL, der ligeledes er organiseret i hovedcampus Århus og Campus Emdrup (hhv. Campus 1 & 2 i diagrammet). Funktionschefen refererer til vicedirektøren for AU-viden (administrativt og økonomisk ansvar). Funktionschefen har 2 teamledere under sig, en for hver campus. Campus Århus dækker alle hovedområder og består af en række biblioteker med betjeningssteder. Disse er i starten placeret på de nuværende lokaliteter/studiecentre og vil være knyttet til et hovedområde. De tværgående indsatsområder er tilpasset behovet på hvert campus. Efterhånden som den fysiske omplacering skrider frem oprettes studiecentre, der

23 21 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING bliver mere tværfaglige, hvilket giver mulighed for at støtte studerende og forskere fra flere miljøer. Over tid vil det medføre at antallet af betjeningssteder reduceres. Campus Emdrup dækker pt. Arts og herunder Institut for Uddannelse og læring (DPU). På længere sigt er det planen at udbygge med flere fagområder, f.eks. udbydes cand. cur. (HE) i og dele af DMU (ST) flytter ind. På Campus Emdrup findes ét bibliotek og dette betjeningssted fastholdes. Der er knyttet en koordinator til hvert af de tværgående funktionsområder. De nævnte funktionsområder er udelukkende eksempler. Studiestøtte, Forskerstøtte, Biblioteksrummet og Proces er alle tværgående og dækker hele AUL og de indeholder både udvikling og drift. De tværgående indsatsområder Studiestøtte og Forskerstøtte er nærmere beskrevet i rapporterne fra temagrupperne Studenterfaciliteter og Forskerstøtte, og der henvises hertil. Funktionsområdet Biblioteksrummet med de tilhørende aktiviteter bliver tilpasset det fysiske betjeningssted. Afhængig af fag/fagområder, bliver der stillet de elektroniske og fysiske materialer til rådighed, som giver den optimale understøttelse af studie, undervisning og forskning i de pågældende fag. Funktionsområdet Proces, der dækker anskaffelse af materialer samt registrering og klargøring heraf, er et område, der ikke nødvendigvis er knyttet til alle betjeningssteder, men kan samles i én enhed på hver campus Modellen set i forhold til de fælles forhold som ønskes opfyldt i en organisationsmodel 1. Biblioteksbetjening: Modellen opfylder muligheden for betjeningssteder tæt på brugerne 2. Nærhed til forskere/undervisere: Modellen opfylder muligheden om nærhed til forskere/underviseremodellen 3. Studenterfaciliteter: Modellen giver mulighed for at opbygning af studenterfaciliteter i de faglige miljøer 4. Reduktion i antallet af biblioteksenheder: En reduktion i antallet af biblioteksenheder vil være en udløber af den fysiske omplacering på campus 5. Kobling af biblioteksfaciliteterne til andre funktioner: Opfyldes via indsatsområdet studiestøtte og forskerstøtte. 6. Udvikling og Drift: Koblingen mellem udvikling og drift finder sted i de enkelte indsatsområder 7. Personalekompetencer: Modellen lægger op til at kompetencer udvikles i indsatsområderne og videndeles her.

24 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING 22 Snitflade til SB Snittet til SB skal gå gennem AUL ledelse i et samspil mellem funktionschef og teamledere. Basis for snitfladen vil være samarbejdsaftaler/sla jf. afsnittet om snitfalder til SB. Ift. denne model vil det alt afhængig af hvilke samarbejdsaftaler der indgås sandsynligvis primært være opgaver der bliver flyttet fra indsatsområde Proces. Front office/back office Studiestøtte- og forskerstøtte-funktionerne må anses for at være front office, da de primært knytter sig til mødet med brugeren. Der knytter sig en række back office-funktioner til de fysiske betjeningssteder. Disse funktionere er tæt knyttet til den geografiske lokalitet. Funktionsområdet Proces er en back office-funktion, der kan samles på tværs af campus, da den ikke forudsætter tilknytning til alle betjeningssteder. Fordele Den er fleksibel og kan håndtere den øgede tværfaglighed, der vil opstå efterhånden som nye studiecentre dannes på tværs af hovedområder. Det er muligt løbende at sikre en optimal allokering af vidensressourcer på tværs af organisationen uden at miste fagligheden. Modellen understøtter 2-campus strategien. Modellen er robust overfor silodannelse på hovedområdeniveau. Ulemper Det kan være en ulempe ved modellen, at de små betjeningssteder på institutterne integreres i større enheder Den fysiske nærhed til forskerne forsvinder, dette kan afhjælpes ved at der etableres en kompetent kontaktpersonordning. Risiko for at Hovedcampus og Campus Emdrup lever et liv hver for sig i kraft af den geografiske afstand

25 23 AUL TEMAGRUPPE 4: ORGANISERING Bilag: Liste over AU biblioteker Arts 1. Danmarks Pædogogiske Bibliotek 2. Moesgaard Biblioteket 3. Ringgadebiblioteket 4. Biblioteket for Sprog, Litteratur og Kultur 5. Det Teologiske Fakultets Bibliotek 6. Æstetik Biblioteket Business & Social Sciences 1. ASB Bibliotek 2. Handels- og Ingeniørhøjskolen i Herning 3. Det samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek Science & Technology 1. DJF (Flakkenbjerg, Foulum, Århus, Årslev) 2. DMU (Kalø, Roskilde, Silkeborg) 3. Fysik og Astronomi 4. Geologi 5. IT-biblioteket Katrinebjerg 6. Kemisk Institut 7. Bibliotek for Matematiske Fag 8. Stenø Biblioteket Health 1. Idrætsbiblioteket 2. Det Sundsvidenskabelig Bibliotek