Referat fra sidste møde den er sendt ud uden opdateret aktionsliste. Aktionsliste opdateres i dette referat.

Transkript

1 Møde dato: Deltagere: Kjærsgaard, Lasse Bust Hansen, Thomas Kjær Petersen, Johanne Nørvig Reiff Fraværende: Traberg-Andersen (ferie) Sendt til: Kjærsgaard, Lasse Bust Hansen, Traberg-Andersen, Thomas Kjær Petersen, Johanne Nørvig Reiff Cc:Ingen Fra:Johanne Nørvig Reiff Document No.: Referat bestyrelsesmøde INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Agenda Agenda for bestyrelsesmødet Referat Godkendelse af referat Renovering af private fællesveje vedligeholdelse Opdatering af hjemmeside Status på foreningens udvalg Økonomi Næste møde Eventuelt Beslutning samt aktions liste... 4

2 1. AGENDA 1.1 Agenda for bestyrelsesmødet 1. Godkendelse af referat 2. Renovering af private fællesveje 3. vedligeholdelse 4. Opdatering af hjemmeside 5. Status på foreningens udvalg 6. Økonomi 7. Næste møde 8. Evt. 2. REFERAT 2.1 Godkendelse af referat Referat fra sidste møde den er sendt ud uden opdateret aktionsliste. Aktionsliste opdateres i dette referat. 2.2 Renovering af private fællesveje For at blive oprettet i LER kræves det, at man har et CVR nummer. tilbyder at foreningen kan anvende hans CVR nummer. Da kan blive udsat for at skulle oplyse hvor vores nedgravede kabler befinde sig, er der enighed om at udarbejde et materiale, som let kan videresende. Tomrør til fiber er købt på nær det store DS skab. Trækrør til belysning: har undersøgt priser hos Eltel Networks. Har efterfølgende kontaktet Ltech A/S som kunne levere billigere. Varerne er bestilt hos Ltech til levering mandag den Der er afholdt en møde med entreprenøren, rådgiver samt fiberleverandør for at afklare hvordan tomrør skal lægges. Små skabe til samling af kabler er leveret til fællesarealet. Skabet hvori fiberne samles - DS skabet bliver af typen CCO136. Dette skab kræver strøm. DONG skal tages med på råd omkring dette på næste byggemøde hvor de deltager. Entreprenør kontrakt Endeligt udkast er fremsendt til bestyrelsen og underskrevet og sendt. Følgende kommentering blev aftalt: fiberdelen skal være indeholdt i sikkerhedsstillelsen. Dagbodsgivende terminer er ikke blevet skrevet ind i tidsplanen, det står blot i kontraktmaterialet. Dong aftale Aftalen underskrevet og efter endnu en opdatering endte vi med at bruge tegninger fra DONG Energy. Det bliver nødvendigt at aftale ekstra arbejde ifm nedgravning af 110 mm kabler i stedet for 50 mm. Servitutter Dokumenter er fremsendt til advokat. Svar modtaget fra Holm og partnere den På baggrund af svaret lægges sagen i bero indtil videre, mens bestyrelsen overvejer forholdende. Fortovene og kantstenene vil ikke blive renoveret for de 2 grundejere der ikke er medlemmer af foreningen, med mindre de betaler til projektet. Byggemøde med entreprenør + brug af rådgiver Første byggemøde afholdt tirsdag den Referat var endnu ikke tilsendt da bestyrelsesmødet blev afholdt.

3 Vores rådgiver har deltagelse i 5 byggemøder inkl. referat med i deres pris. Derudover har de 12 tilsyn. Rådgiver vil meddele når hans kvote er opbrugt. På Folevadsvej har Brolæggerteamet måttet skære en ekstra omgang langs kantstenene for at håndtere løs asfalt. Derfor er skærelinien skæv. Dette vil ikke betyde en meromkostning for foreningen da det stadig er indenfor de aftalte 25cm. 2.3 vedligeholdelse Intet nyt 2.4 Opdatering af hjemmeside Tidsplan skal lægges på hjemmesiden med ca. datoer for de forskellige etaper. 2.5 Status på foreningens udvalg Intet nyt 2.6 Økonomi De sidste betalinger er ved at være i hus. Opkrævninger til kontingent for 2011 sendes ud snarest til betaling indenfor 30 dage. Både basiskontingent på 300 kr samt kontingent på 1700 kr til medlemmer på de private fællesveje. Desuden vil der blive udsendt opkrævninger til betaling af trækrør til belysning til grundejere på de private fællesveje. kigger nærmere på økonomien for at fastsætte det endelige beløb. Der rundes op til nærmeste 100 kr. Endelig sendes der opkrævning til fiberprojekt til beboere på de offentlige veje. 2.7 Næste møde Den hos Johanne. Den hos Thomas. Møderne er kl. 20, hvis andet ikke aftales. Derefter afholdes møderne sidste torsdag i hver måned. 2.8 Eventuelt Lasse beder alle medlemmer af bestyrelsen om at tilmelde sig forum på foreningens hjemmeside for at afprøve dette før det rulles ud til alle medlemmer. Desuden arbejdes der på at oprette en mail liste der bla. kan bruges ved omdeling af nyhedsbreve og referater fra generalforsamlinger.

4 3. BESLUTNING SAMT AKTIONS LISTE Nr. Beslutming / aktion Ansv. / Deadline Status Info. Om tinglysning Lasse/ Thomas?? Opdateret liste over medlemmernes kontingent-betaling Opgaver ifm. vejprojektet se opgaveliste Alle Økonomien stemmer ikke umiddelbart i entreprise aftalen og skal verificeres med Grontmij Foreningen indkøber en tromle enkelt microrør Efter nærmere gennemgang viser det sig at økonomien i aftalen stemmer overens med tilbuddet.? Indkøb af tomrør til fiber Fiber indkøbt Afholdelse af møde vedr microrør projektet med entrepenør og rådgiver samt med DONG Thomas Hvem har action vedr strøm og kontakt til DONG (evt. tages op ved kommende byggemøde)? Antal af byggemøder med rådgiver ( har talt med rådgiver og han vil oplyse når kvote er ved at være opbrugt drøftes løbende) Undersøge om foreningen har et CVR nummer Indkøb af trækrør til belysning. Varerne er bestilt hos Ltech til levering mandag den 3/ Bestilling af DS skab af typen CCO136 eller vurdere hvornår det skal bestilles. Alternativt kan der bestilles et andet skab DONG Energy skal tages med på råd omkring DS skab på passende byggemøde Alle Deltagere på byggemøde hvor DONG Energy deltager tager dette punkt med

5 Nr. Beslutming / aktion Ansv. / Deadline Status Rådvadsvej er ved en forglemmelse ikke indeholdt i det projekt der pt. foreligger. Der skal derfor udføres en ekstra underboring. Udarbejdelse af revideret tegning Entreprisekontrakt underskrives med rettelser iht, referat Revideret tegning udarbejdet Underskrevet den 20/ Varsling + beboer info ifm. vejprojektet Johanne Tidsplan for fortovsrenoveringsprojekt på hjemmesiden med ca. datoer for de forskellige etaper Lasse Skabelon afleveret til Brolæggerteamet så de selv kan varsle. Infobrev uddelt start september Opkrævninger til kontingent for 2011 til betaling indenfor 30 dage. Både basiskontingent på 300 kr samt kontingent på 1700 kr til medlemmer på de private fællesveje Opkrævninger til betaling af trækrør til belysning til grundejere på de private fællesveje ( kigger nærmere på økonomien for at fastsætte det endelige beløb. Der rundes op til nærmeste 100 kr) Opkrævninger til fiberprojekt til grundejere på de offentlige veje Oktober 2011??..