NOTAT. Center for IT & Digitalisering. Baggrund:

Transkript

1 NOTAT Baggrund: Flere og flere danske kommuner vælger at vise alle kommunalbestyrelsesmøderne via webcast. Dette betyder, at ved at montere et par kameraer og noget bagvedliggende teknologi kan borgere, journalister og andre interesserede følge møderne direkte via deres pc, tablet eller smartphone. De valgte webcast-løsninger betyder også, at man som borger kan se møderne forskudt, når man har tid og lyst uanset om man er hjemme i sofaen eller på vej med DSB. For kommunalbestyrelsesmedlemmerne betyder webcast desuden, at der altid vil være historisk dokumentation for, hvem der sagde hvad under sagers behandling på kommunalbestyrelsesmøderne. Webcast fra møderne gemmes og borgere og alle andre kan til en hver tid gå tilbage og gense sagers behandling. Udstyret vil ligeledes kunne anvendes ved andre arrangementer som interne kurser online for de ansatte, foredrag for de ansatte, temamøder målrettet borgerne, elever der leger kommunalbestyrelse, hvor egne skoler kan følge med ja kun fantasien sætter grænser for anvendelsen. At etablere en webcast-løsning i Faxe kommune vil forudsætte investeringer i ny teknologi ligesom kommunens driftsudgifter vil øges en smule. Status: 1

2 Der forefindes i administrationsbygninger pt. et ældre mikrofonanlæg. Udstyret er af mærket Phillips og der er 15 mikrofonpulte med tilhørende forstærkeranlæg. Anlægget er ca år gammelt og bruges kun sjældent. Det vil ud fra et driftssikkerhedshensyn ikke kunne anbefales at satse på dette udstyr som en del af en nyindkøbt Webcast-løsning. Dels mangler der mikrofonpulte og et udfald teknologien er jo ikke længere ny i forstærkerpulten vil ødelægge borgernes oplevelse af Webcast-sendinger fra et møde i kommunalbestyrelsen. Der forefindes på den anden side et højtaleranlæg i mødesalen, som udmærket kan genbruges. Løsninger: Center for IT og Digitalisering har afholdt møde med to leverandører af Web Cast løsninger. Det drejer sig om AVC og Kommune TV og det er undersøgt hvilke produkter de to leverandører kan tilbyde. Desuden har vi vurderet produkternes hensigtsmæssighed. AVC har blandt andet leveret løsninger til Randers, Skive, Hjørring, Gladsaxe, Brøndby og Frederikssund kommuner. Økonomi: Center for IT og Digitalisering har fået gennemgået det tilbud der senest bragte Favrskov kommune ind som kunde hos AVC. Økonomien ser i hovedtal således ud: Hardware, Webcast, skærme installation, videoportal. Pris Bosch konferencesystem. Pris Der er tale om en samlet engangsinvestering på kr kr kr. De løbende udgifter til evt. support er ca kr. pr. måned. (Ovenstående priser er ekskl. moms.) Der tages med denne løsning udgangspunkt i et system fra tyske Bosch og Kameraer i HD kvalitet Bosch systemet er driftsikkert men ikke bedste produkt i markedet. Bosch anlægget kan fås i både en kablet og en trådløs udgave. En trådløs udgave vil kræve yderligere investeringer i lade/opbevaringskasser idet mikrofonpultene drives ved batterier. Løsningen indeholder en afstemningsfunktion og hele løsningen hostes i kommunen, hvilket nedbringer den månedlige abonnementsudgift. Der er ikke en app løsning målrettet borgere med tablets ol. Kommune TV har blandt andet leveret færdige løsninger til Lyngby Taarbæk, Kalundborg, Odsherred, Silkeborg, Holbæk, Køge, Høje Taastrup, Aabenraa, Tønder og Jammerbugt, Vordingborg, Guldborgsund & Albertslund kommuner. Økonomi: Center for IT og Digitalisering har modtaget et konkret tilbud fra Kommune TV. Hardware, installation, videoportal mv.. Pris DIS konferencesystem. Pris Der er tale om en samlet engangsinvestering på kr kr kr. De løbende udgifter til mødeafvikling, drift mv. er pt kr. pr. måned på eksempelvis en 4 årig kontrakt. 2

3 (Ovenstående priser er ekskl. moms.) Der tages i tilbuddet udgangspunkt i et system fra danske DIS (Danish Interpretation Systems) som er verdens næststørste producent af konferencesystemer (efterfulgt af tyske BOSCH). DIS systemet er et High end produkt, som findes i en lang række parlamenter og regerings bygninger verden over. Herhjemme er DIS eksempelvis installeret i Folketingssalen. Der er en tilhørende app til løsningen, så borgere kan følge mødeafviklingerne på tablets og telefoner. En sammenligning af de to løsningers økonomi ser således ud: Kommune TV anskaffelse Kommune TV drift Kommune TV Total AVC anskaffelse AVC drift AVC total Set over en periode på 3 år vil løsningen fra Kommune TV være den billigste leverandør. Forudsætninger for begge løsningsforslag: Der skal laves en teknisk snitflade til kommunens dagsordenssystem ligesom kommunens designmanual skal tages i anvendelse. Dette vil forudsætte inddragelse af Kommunikationsafdelingen. En optimal løsning vil -efter dialogen med leverandørerne- forudsætte en fast bordopstilling i salen. Dels skal bordopstillingen sikre at der kan stilles skarpt på talerne i salen. Desuden sikre den faste bordopstilling, at kabelføring og lignende kan laves hensigtsmæssigt, så transmissionen fra møderne ikke præges ødelæggende forstyrrelser på grund af bordflytninger. Erfaringer andre steder fra viser, at gentagen opstilling og nedtagning af et sådant anlæg slider på kabelsammenføringer, stik udstyr. Der er tale om højteknologiske produkter, der ikke bør svækkes og gøres ustabilt ved gentagne til- og frakoblinger. Men det kan jo lade sig gøre, hvis dette er et nødvendigt vilkår. En fast bordopstilling vurderes ikke at være problematisk. Når salen bruges til andet en møder i kommunalbestyrelsen kan der som man gør i eksempelvis Guldborgsund kommune suppleres op med borde/ stole inde i hesteskoen og delvist uden for samme. Da kommunalbestyrelsesmedlemmer i Faxe kommune står op, når der tales ved møderne anskaffes en lang mikrofonmodel. Der indkøbes desuden et par ekstra mikrofoner i fald en mikrofon skulle vise sig kortvarig defekte under et møde. Af hensyn til kameraernes muligheder for at få skarpe billede frem af de kommunalbestyrelsesmedlemmer, der er placeret med ryggen mod vinduespartiet, skal der monteres solfilm på de nederste 7 ruder i salen. Den samlede pris hertil vurderes at være kr. ekskl. moms. 3

4 Teknik og tidsplanen: Arbejdet med klargøring til Webcast startes typisk dagen før et møde i kommunalbestyrelsen. Det sker ved at man henter den aktuelle dagsorden på kommunens hjemmeside. Den indsættes i en live player, således at brugerne kan følge med i punkterne under den direkte transmission. På selve dagen for mødet testes udstyret om eftermiddagen. Det sker i samarbejde med en medarbejder. Man sikre sig, at der er funktionsdygtig live video, audio, at kameraerne drejer, at de digitale navne på kommunalbestyrelsesmedlemmerne er placeret rigtigt etc. Et kvarter før mødestart, sættes live signal på playeren. Seerne vil nu kunne se et overbliksbillede af mødesalen. Når borgmesteren åbner mødet, zoomes automatisk ind på ham, da kameraerne er sat op til at snakke sammen med den valgte AV løsning. Hver gang et kommunalbestyrelsesmedlem får ordet, vil kameraet automatisk zoome ind på vedkommendes position, og navn samt parti forkortelse vises på skærmen. Når kameraet zoomer og panorerer, skiftes der automatisk til et overbliksbillede, således at man undgår at se de ellers forstyrrende bevægelser i billedet, og seeren bliver dermed ikke rundtosset. Hele mødet overvåges i løsningen fra Kommune TV remote, da man hos leverandøren sidder klar til at gribe ind med manuelle ændringer, såfremt dette måtte være nødvendigt. Umiddelbart efter mødets afslutning redigeres optagelsen og de enkelte dagsordenspunkter indekseres. Typisk vil mødet være online samme aften, dog senest næste morgen kl. 9. Borgeren kan herefter se mødet og surfe rundt i videoen, ved at klikke på de enkelte punkter i dagsordenen. Fra playeren, linkes til kommunens dagsorden, med beskrivelse af punkterne samt eventuelle bilag der måtte være tilgængelige Fra tidspunktet fra aftaleindgåelsen med leverandøren vil der gå 2 måneder og den nye web-cast løsning kan tages i brug af kommunalbestyrelsen. Hvert medlem af kommunalbestyrelsen får en mikrofonpult i sit bord. Ved et tryk meddeler man borgmesteren der ønskes taletid. Borgmesteren tildeler taletid ved anvendelse af en app på en touch screen/tablet, hvor talerne registres i prioriteret rækkefølge efterhånden som der ønskes taletid. Rækkefølgen kan afviges. Web-cast systemet kræver ikke bemanding under møderne. Alt er automatiseret herunder streaming og kamerastyring. Det er en fuld service løsning, hvor ingen ansatte behøver at røre en finger. 4

5 Der opsættes en særlig mikrofonplads til tilhører, der stiller spørgsmål ved kommunalbestyrelsens møder. Der skal politisk tages stilling til, om det skal være op til spørgeren om vedkommende optages på video. I nogle kommuner er det almindelig praksis at spørgerne ikke har en valgfrihed. I forbindelse med etablering af et samlet anlæg bør det overvejes at etablere teleslynge til de hørehandicappede borgere. Dette forventes at kunne etableres for en samlet pris på ca kr. eksl. moms. Teleslyngen kobles på Webcast løsningen og der indkøbes et par teleslyngemodtagere til borgerne og andre brugere af salen. Ib Ø