Ungdomsbo. 1. Godkendelse af referat nr. 137 af 19. juni Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. 4. Fleksibel udlejning

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 138, mandag den 20. august 2012 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: bilag Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 137 af 19. juni Revisionsprotokollat side Indkomne punkter Debatpunkter: 4. Fleksibel udlejning Orienteringspunkter: 5. Byggesager 6. Udlejningssituationen 7. Investeringer 8. Indkomne punkter 9. Udvalg 10. Afdelinger 11. Personale 12. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde 14. Evt. 15. Planlagte mødedatoer side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 137 af 19. juni 2012 Referat fremvist og underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokollat side 604 Referat blev taget til efterretning. Ad 3 Indkomne punkter 1. Ønsker hovedbestyrelsen at få bragt deres billede i Trappenyt? 2. Fastlæggelse af sted for afholdelse af rep. møde samt dato. Se pkt Skal der arbejdes videre med en fælles hjemmeside i FU regi? Forslag og pris fremlægges. Beslutninger: 1. Bestyrelsen ønskede at blive visualiseret i Trappenyt. 2. Repræsentantskabsmøde afholdes på UC-Syd onsdag den 27. februar Formøde starter kl (PS bestiller lokale/dirigent og revisor), spisning kl , mødestart kl , lokale til formøde bestilles af PS. 3. Fælles hjemmeside i FU regi er en god ide bestyrelsens stillingtagen afventer implementeringsplan og økonomi. Debatpunkter: Ad 4 Fleksibel udlejning 1. Hvordan er tildelingskriterierne for fleksibel udlejning i dag? Skal de ændres eller bevares som de er? Evt. nedsættelse af udvalg. Beslutning 1. Bestyrelsen besluttede at nedsætte et udvalg. Udvalget består af HR, HL, BS og PS. (PS er tovholder og indkalder til første møde). Fra udlejningsafdelingen deltager Anitta Blumensaat. side 2

3 Orienteringspunkter Ad 5 Byggesager Erik orienterede 1. Altaner på Finsensgade/Skjoldsgade. Ved en forhåndsafstemning blandt de beboere, hvor det bygningsmæssigt er muligt at installere en altan, stemte et flertal for projektet. Afdelingsbestyrelsen opfordres til at fremsende forslaget til behandling på det ordinære afdelingsmøde i Status på brandsag. licitation er afholdt. 3. Park Kollegiet (de nye ungdomsboliger) er fremvist for borgmesteren d.d. 4. Tovværksprojektet EL og PS orienterede fra besøg hos Cebra i Århus. 5. Afdeling 40 EL oplyste at LBF har givet tilsagn til at projektet forhøjes med 2,9 mio. kr. Ad 6 Udlejningssituationen 1. PS oplyste fra BL s oversigt, at der i Esbjerg kommune er 12 ledige familieboliger i august måned. 2. Tomgangsliste blev omdelt. 3. Nybyggeri på Fanø familieboliger er udlejet 7 ældre/handicapvenlige boliger er ikke udlejet. Kommunen arbejder med sagen og har vist interesse for, at boligerne udlejes som familieboliger men stadig gennem kommunens visitering. 4. Park Kollegiet alle boliger er udlejet pr Udlejning generelt ingen kommentarer. Ad 7 Investeringer 1. Asset Advisor 1,21% p.a.- Alm Brand 5,68% p.a. og Nordea 4,15% p.a. Indestående i Nordea udgør kr. 25 mio. kr. Beslutning om ændring i porteføljen afventer årsafkast pr Nedsættelse af grundkapital det forventes at den kommunale grundkapital til nybyggerier nednedsættes fra 14% til 10.%. 2. Finansiering af nybyggerier udgør herefter af 88% realkreditlån 2% beboerindskud og 10% kommunal grundkapital. Ad 8 Indkomne punkter 1. Referat fra afdelingsmøder er lagt på s hjemmeside. 2. Orientering fra BL PS oplyste at der ikke er lovhjemmel til, at almene boligorganisationer køber eller opfører ustøttet boliger. 3. Uafklarede emner fra VN- møde med ejendomsfunktionærer og fagforening. VN-mødet behandlede betaling for vejrlig, afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler samt decentral lønforhandling, ligesom VN s sammensætning var til debat. Fagforeningen var enige i, at alt kan aftales det kræver kun enighed. Ang. betaling for vejrlig (lokal aftale) er tilbuddet fra UB s side kr p.a. ejendomsfunktionærerne stiller krav om kr p.a. Bestyrelsen var enige i at fastholder kr side 3

4 Ad 9 Udvalg 1. Tilfredshedsundersøgelse fremlægges Resultat kommer med i Trappenyt data fra afdelinger fremgår som tillæg. Datafejl i afdeling 9 og 10 skal afdelingsbestyrelsen orienteres om. Rapporten evalueres af målsætningsudvalget som konkretiserer rapporten ved udarbejdelse af målsætninger og handleplaner. Forretningsgang for udarbejdelse af forslag bør bearbejdes evt. skal forslagsstillere hjælpes med udarbejdelse af tekst. Orientering fra målsætningsudvalget: Der skal fremadrettet bruges flere ressourcer på s billed udadtil. 2. Redaktionsudvalget orienterer om status på et tidligere emne vedr. Bydelsprojekt 3i1 og evt. betaling for annoncer i Trappenyt. Kr er erlagt som s medfinansiering. I forbindelse med den nye 3I1-projekt fra skal alle annoncer evalueres. Bydelsråd afgør om de skal have annoncer i bladet, i så fald bliver det mod betaling eller erlagte ydelser. 3. Kunstudvalget mødes den 12. sept Ad 10 Afdelinger 1. Evaluering af rundtur den 15. august. Rigtig god tur stor ros til EL. Navnekonkurrence er afsluttet for de 42 nye ungdomsboliger, Park Kollegiet blev valgt. Artikel bringes i Trappenyt. 2. Kunst på Park Kollegiet. Kunstner Rene Holm kommer med forslag. 3. Bydelsprojekt 3i1 har opsagt lejemålet i Kvaglund pr Lejetab kr p.a. fra 1/10 betales af dispositionsfonden. 4. Salg af Kridthusgrund: E. Dam Jensen har ikke p.t. relevante kundeemner års jubilæum på miljøstationen blev afholdt den 28. juni. 6. Parkvænge: PS inviterer bestyrelsen til møde for at høre hvor interesseret de er. 7. Stengårdsvej: Beboerne i afdeling 18 er i mod der skal være motionssti. PS oplyste at rågiverne gør et godt stykke arbejde. Det kører meget stille. Den. 27/8 besøger PS, Susanne R. og Erik B. Ålborg, for at se et Multihus, dvs. et projekt noget lignende det projekt der er under opstart på Stengårdsvej. LBF har prækvalificeret afdeling 13 og 14 til huslejestøttekroner. 8. Afdeling 29. Vinduesprojekt er godkendt af beboerne og Esbjerg Kommune. Enkelte lejemål får også nye terassedøre. Ad 11 Personale 1. Status Tonny. Tonny har det fint. 2. MU-samtaler afholdes for det administrative personale inden Nye telefon- og åbningstider. PS orienterede. (10 timer mindre pr. uge i telefontid). Emnet behandles igen på et senere best. møde. 4. Personalehåndbog er under redigering. Ad 12 Bydelsprojekt 3 i 1 Statusrapport for 2011 blev omdelt til orientering. Jette Sejerups afskedigelse udløste utilfredshed blandt beboere, men efterfølgende er det faldet på plads på en god måde. Ad 13 FF og FU samarbejde Afklares under pkt. 3. side 4

5 Ad 14 Evt. Opfordring til at tilmelde sig BL informerer. Status på I Pad til hovedbestyrelsen. Ipad blev omdelt. Ad 15 Planlagte mødedatoer Forslag til møder i hovedbestyrelse: Den 24. september Den 23. oktober Den 19. november Den 17. december Forslag til møde i repræsentantskab: Onsdag den 6. februar 2013 Referat godkendt den 24. september 2012: side 5