Lone Schilling Andersen har bekræftet sin deltagelse i cafemødet 21/3 bestyrelsesevalueringen.

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Troels Riis Poulsen Afbud: Henrik Eflund, Amalie Rothman, Jeanette Gottlieb Gæster: Vilfred Hviid, byplanchef Roskilde kommune og Tommy Novland, BOSJ ved punkt 2A, Lotte Helt ved punkt 2B, Kommende arrangementer: 28. februar Boligpolitisk følgegruppe, Roskilde kommune 2. marts kursus i farverne Comwell, Roskilde 9. marts konference for beboervalgte strategi marts Evt. besigtigelse af byggepladser og dermed status byggesager 18. marts FU møde 19. marts Byggeudvalgsmøde 21. marts cafemøde om bestyrelsesevaluering siden sidst 1. O Opfølgning fra sidste møde Jens Frederiksens spørgsmål om tilfredshedsanalyse for trivselsanalyse for 2017, som blev lavet i 2016 Svar: Tilfredshedsundersøgelsen ultimo 2016 er den sidste generelle undersøgelse der er gennemført. Der har siden været et par mindre ad hoc undersøgelser i forbindelse med f.eks. udrulning af maskinfællesskab. I 2019 starter der en række nye undersøgelser op som led i arbejdet med serviceløfter. Resultatet af den i 2018 er fremsendt til bestyrelsen ved sidste møde. Lone Schilling Andersen har bekræftet sin deltagelse i cafemødet 21/3 bestyrelsesevalueringen. Punkt 2 i montering af spare brusere blev bevilget som træk på dispositionsfonden, hvilket desværre ikke klart fremgik af referatet. FU ønsker drøftet, om FU skal kunne rette i ordlyd i indkomne forslag? Der ønskes et mere professionelt ordvalg i referatet. Der var enighed om af FU kan foretage rettelserne efter forudgående aftale med forslagsstilleren. Ydelseskataloget rettes til når klagesagshåndteringen er på plads, herunder de rettelser som Jens Frederiksen er kommet med. Rollen som vagthund blev debatteret. Der er behov for en præcisering, som bliver taget på cafémødet med Lone Schilling den 21. marts. 1

2 drøftelse og beslutning 2. 2A Drøftelse af Æblehaven Roskilde 2B: HR regnskab - Bilag fremlægges ved mødet. 2C Status strategi 2024, 2D: MU Samtale med BJ (JRP) 2E: Forslag fra uddannelsesudvalget Indstilling revideret kommissorium for Uddannelsesudvalget Bilag 2E Nuværende kommissorium af Bilag 2E-1 Årshjul for Uddannelsesudvalget Bilag 2E-2 Til beslutning: Det reviderede kommissorium blev enstemmigt godkendt, herunder årshjul og den øgede deltagelse af medarbejderen. 2F: Fritagelse for indbetaling af udamortiserede ydelser - 2G: 4 års plan for afdelingerne Bilag 2G Driftsbekendtgørelsen pgf. 13 foreskriver, at selskabets bestyrelse skal fastsætte mål for udviklingen af hver afdelings samlede driftsudgifter for den kommende 4 års periode. Til drøftelse og beslutning: 4-årsplanen blev enstemmigt godkendt og vil være en del af egenkontrollen. Den kan muligvis blive en del af PPV-planen, men det er ikke muligt pt. Ved afvigelser fra bench mark, skal afdelingsbestyrelserne høres herom. Fremadrettet (fra 2020) vil planen være en del af markvandringen. Det blev foreslået at holde et arrangement omkring mulige besparelser til inspiration i afdelingerne. 2H: 2

3 Kvalitetssikring i Boligselskabet Sjælland Bilag 2H Til drøftelse og beslutning: Det blev præciseret, at midlerne til kurserne tages over det normale uddannelsesbidrag fra afdelingerne. Der blev udtrykt ønske om, at kommunikationsplanen skal vise kvalitetssikringen fra afdelingsbestyrelsernes synsvinkel. Udgifterne til kvalitetssikringen er en del af budgetterne til løsning af PPV-opgaverne. Der er afsat midler i driftsbudgetterne til yderligere ledelsestid, som rummer kvalitetssikringen. Kvalitetssikringen blev enstemmigt godkendt. 2I Klager 2J Besigtigelsesturen Besigtigelsesturen finder sted som vedtaget til Holland fra 27. september til 29. september. Begge dage inklusiv morgen og aften. Nærmere program følger. Chefgruppen er som vedtaget også inviteret. Til drøftelse og beslutning: Det foreløbige program blev kort gennemgået og godkendt. Godkendelse 3. 3A: Valg af medarbejderrepræsentanter til SB Selskabets to medarbejderrepræsentanter vælges hvert 2. år blandt samtlige af selskabets fastansatte. Fratrådte eller opsagte medarbejdere har ikke stemmeret og kan ikke opstille. Sidste valg var i 2017, hvilket betyder valg i Tidligere procedure har været at en repræsentant vælges blandt selskabets ejendomsfunktionærer og anlægsgartnere og en blandt det øvrige personale herunder ledere/chefer. Opstilles der mere end en i hver kategori, afholdes der kampvalg efter nedenstående tidsplan. Opstilles der kun en i en gruppe, anses denne for valgt. Der opstilles valgsteder på kontorerne i Holbæk, Køge, Ringsted, Københavnsvej og Sjællandsvænget. Valgtilforordnede indstilles at være FU. Det indstilles, at ovenstående procedure gentages i 2019 med følgende tidsfrister. 14. marts annoncering af valg 3

4 1. april sidste frist for opstilling, herefter er der mulighed for præsentation af kandidater på selskabets intranet. Deadline for indlæg 5. april klokken april start afstemning, hvis mere end en opstillet pr gruppe 29. april optælling og offentliggørelse af resultat Evt. nyvalgte inviteres til repræsentantskabsmøde 25. maj 2019 uden stemmeret. Stemmeret har de nuværende medarbejderrepræsentanter. Proceduren blev godkendt. 3B: Besigtigelsestur 10. april Der er p.t. ikke meget at besigtige af vores byggerier, hvorfor det indstilles, at den planlagte tur aflyses. I stedet holdes cafemøde om politisk påvirkning. Godkendt. 3D: Beboerhuse og aktivitetsmidler (LBT) Bilag 3D Udgangspunktet er at vi møder beboerne med tillid. Det blev med 11 for og 1 imod godkendt at grænsen for indestående blev nedsat til kr. og at kontant beholdning ikke må forekomme. Ovenstående blev godkendt under forudsætning af, at selskabet hjælper afdelinger med etablering af elektroniske løsninger, herunder bankadgang mv. Det blev samtidigt specificeret at det kun er overskud og ikke likviditeten, der indgår som henlæggelser. 3E: Proces for folketingsvalget (BJ) Bilag 3E Vedlagt bilag 3E med plan for proces for Folketingsvalget Datoen er selvsagt ukendt, men sat ud fra EU parlamentsvalget. På mødet gennemgås planen. Bemærk venligst vi ønsker at afholde en praktisk aften med det at stå på en øl kasse og undersøger, hvem som på meget kort tid kan hjælpe med det. Det indstilles, at udgiften tages fra Uddannelsespuljen. Kurset forventes afholdt uge 14 eller 15 med Rune Siglev 4

5 På valgstederne i Bjergmarken, Holbæk og Æblehaven, Roskilde ønsker vi aktive beboervalgte stå gerne med en mærkat Jeg har stemt. Vi forventer at melde datoer ud i hver kommune, hvor vi deltager på vælgermøder. Bemærk venligst der lægges op til et kursus i præsentation for beboervalgte op til valget. Det sker efter udtrykt ønske fra strategiprocessen. Udgiften indstilles finansieret via Uddannelsesbidraget. Bo viste et oplæg til annonce som sparker vores valgdeltagelse i gang. Teksten gøres mere positiv og skarp. Målet er at politikerne får et mere nuanceret billede af almene boliger. Det blev præciseret, at FU ikke har fået forelagt vælgeranalysen og derfor ikke har godkendt den, som angivet i indstillingen. Det blev foreslået at lave et Facebook-batch for at indikere, at man vil stemme. Processen blev enstemmigt godkendt. 3F Bevilling af energilån (UEK) Bilag 3F , De røde blokke, Borup Nord Godkendt. 3G: Bevilling af energilån Bilag 3G , Borup Nord 2 Knud forlod mødet under afstemningen. Godkendt. 3H: Indbetaling til dispositionsfonden og arbejdskapital 2020 Prognosen for dispositionsfonden 2019 jf. Bilag 4B viser, at saldoen forventes at være under lovkravet for 2020, hvorfor det indstilles, at afdelingerne opkræves bidrag til dispositionsfonden i Der opkræves i lighed med tidligere år ikke bidrag til arbejdskapitalen. Godkendt. 5

6 b 4. Orientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer 4A: Boligselskabet som arbejdsplads (DIR) Bilag 4A Vedlagt bilag 4A, som beskriver Boligselskabet Sjællands som arbejdsplads, og som vil danne baggrund for en HR strategi. Dokumentet er godkendt af selskabet samarbejdsudvalg, og vil danne baggrund for debat blandt medarbejdere og ledere og sætte retningen frem mod 2024 som selskabets strategi. 4B: Opgørelse af dispositionsfond (LBT) Bilag 4B Der fremsendes en oversigt over de dispositionsfondslån, der er indfriet, sammen med referatet. 4C: Redegørelse over energiindsatser 2018 Bilag 4C Der ønskes kommunikation af de gode historier, som bevillingerne har kastet af sig. 5. L Indstillinger byggeri. 6. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde: Mødet blev evalueret. Husk næste møde 25. marts