2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen)

Transkript

1 REFERAT Dialogmøde 2014 Boligselskabet Alliken Dato: 20. november 2014 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Maja Hansen Kundechef Bent Gordon Johansen, Domea Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. VELKOMST Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. OPFØLGNING AF SIDSTE ÅRS AFTALER 1) Det blev aftalt, at der fortsat er et tæt samarbejde om renoverings-støttesagen i afd. 7025, Østbyen. Kommunen afventer at modtage helhedsplanen for Holbækvej. 2) Boligselskabet retter afdelingsbetegnelserne, så de er ens i h.h.v LPF-stamdata, regnskaber og på boligselskabets hjemmeside. 3) Boligselskabet arbejder videre med muligheden for at sælge de 5 ældreboliger Årby, afd. 7051, Loch Ness/Årby. 4) Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2014 aftales til den 15. marts Ad 1) Se nærværende referat punkt 5. Ad 2) Ok - stemmer. Ad 3) P.t. arbejdes ikke intensivt med salg p.g.a. andre presserende sager, men på sigt vil der blive arbejdet videre hermed. Ad 4) OK. 3. GENNEMGANG AF STYRINGSRAPPORTEN Begge parter var enige om, at det ikke var nødvendigt at gennemgå rapporterne på mødet. Kommunen havde forinden gennemgået dem, og nedenstående oplysninger her i punkt 3 er således et udtryk for Allikens besvarelse. Herudover henvises til punkterne 4, 5 og 6. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : ja - salg af ældreboliger i Årby - se punkt 2. Om særlig indsats i nogle afdelinger : ja Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Alliken 1/6

2 Afd , Klosterparken/Sct.Olaigade: Angivet i styringsrapporten: Støjdæmpning på Klosterparkvej ud for afdelingen ønskes mere jævn, da det ofte er forbundet med en del støj, når køretøjer kører hen over, til stor gene for ejendommens lejere. Det nuværende stoppested for bussen mellem biblioteksgården og Klosterparkvej 10 kunne ønskes flyttet til efter garagerne i ejendommen, da lejerne derved kan slippe for de støjgener, som en bus forårsager, når den starter. Afd , Klosterparken /Sct. Olaigade (Biblioteksgården) : Angivet i styringsrapporten: Muligheden af at få flyttet busskuret, idet det giver store gener i forhold til beboere. Afd , Midtbyen: Angivet i styringsrapporten: Huslejen er for høj og der er derfor udlejningsvanskeligheder. Boligerne ligger meget spredt uden egentlig fællesskab. Det bør overvejes, hvorvidt husene bør sælges. Kommunen: Ønsket om flytning af busstoppestedet er forud for dialogmødet undersøgt i administrationen (Udviklingsstaben) med henvisning til støjproblemerne i afdelingen. Administrationen har imidlertid ikke fundet grundlag for at flytte det. - Overvejelserne om delvis salg i afd. Midtbyen blev ikke drøftet yderligere med henvisning til, at Alliken allerede har udskudt processen med salg af boligerne i Årby. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Selskabet har ingen bemærkninger i styringsrapporten. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Selskabet har ingen bemærkninger i styringsrapporten. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål Dispositionsfond, kr. pr. lejemål Arbejdskapital, kr. pr. lejemål ) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: At boliger er rimelig attraktive. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Ingen bemærkninger Bestyrelsen har ikke i det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Alliken 2/6

3 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Regnskabsår 2012/2013 % Regnskabsår 2011/2012 % Venteliste 68,97 40,40 Kommunal anvisning 25,86 49,49 Fleksibel udlejning 0 0 Kombineret udlejning 0 0 Annoncering 5,17 0 Ledige boliger ultimo året 1,13 0 Tilfredsstillende med nedgang i kommunal anvisning. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Ingen bemærkninger. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen bemærkninger. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Afd , Klostermosen: Gennemført terrænregulering, men økonomiske del er ikke på plads. Afd , Nørre Alle / Holbækvej : Gennemført helhedsplan og ansøgning til Landsbyggefonden. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gul markering) vedrørende flerårigt overskud : afd , Nyvangsvej / Sct. Jørgensbjerg Afvikles efter reglerne. Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gul markering) vedrørende ledige boliger: afd , Nørre Alle / Holbækvej afd , Midtbyen Udlejningssituationen er presset. Der arbejdes på helhedsplan i afd I afd overvejes tilladelse til husdyr, da flere forespørger herom. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Aftalerne er overholdt iflg. boligselskabet. Kommunen: Der henvises til punkt 2, opfølgning på sidste års aftaler. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Alliken 3/6

4 4. LUNDEVEJ Forløbet og status blev drøftet. Bygningen blev nedrevet i En betingelse for nedrivningen var, at grunden efterfølgende skulle sælges, og at salget medvirkede til finansiering af nedrivningen m.v. Efterfølgende viste det sig, at grunden ikke kunne sælges til en acceptabel pris, og at nedrivningsudgifterne viste sig at være væsentlig dyrere end først antaget. Derfor ønskede Alliken i stedet at opføre nye boliger på grunden, og på initiativ af Alliken præsenterede de et forslag til byggeri af familieboliger på grunden for borgmester og administrationen i juni Der blev intet aftalt på mødet, og Alliken fik at vide, at de kunne fremsende en ansøgning, såfremt de ønskede at gå videre med deres projektforslag. Efterfølgende fremsendte Alliken en ansøgning og et skema A, hvor det imidlertid viste sig, at planforholdene ikke var i orden, idet der ikke var en godkendt lokalplan for området. Den 8. oktober 2014 blev der holdt møde mellem boligselskabet og kommunens Plan og Byg, hvor projektet blev drøftet, herunder lokal-planprocessen. Sagsbehandler i Plan og Byg er Knud Groth, og på mødet blev det aftalt, at boligselskabets arkitekt Lars Köhler, Bjerg Arkitektur, som også deltog i mødet den 8. oktober 2014, efterfølgende skulle tage kontakt til Knud Groth med henblik på at drøfte processen. Kommunens Plan og Byg har endnu ikke modtaget en henvendelse fra Alliken. Alliken vil nu overveje det videre forløb. Kommunen: Det blev præciseret, at kommunen ikke foretager sig yderligere, men afventer et evt. udspil fra Alliken. Der henvises i øvrigt til revisors bemærkninger til nedrivningsregnskab i revisionsprotokollatet - se punkt. 6. regnskab. 5. STØTTESAGER VED LANDSBYGGEFONDEN Afd , Nørre Alle / Holbækvej: Kommunen har noteret sig, at Alliken har indsendt helhedsplan og ansøgning om renoveringsstøtte til Landsbyggefonden den 1. juli 2014, uden at kommunen (Plan og Byg) har været inddraget forinden. Kommunens Plan og Byg har nu efterfølgende haft mulighed for at gennemgå helhedsplanen, og deres bemærkninger fremgår af deres notat af 11. november 2014, som kort blev drøftet på dialogmødet. Alliken fik kopi af notatet fra Plan og Byg. Sagsbehandler hos Plan og Byg er Peter Moosmann. - Kommunen oplyser, at det vil være hensigtsmæssigt med et møde med Plan og Byg, v/ Peter Moosmann om projektet inden skema A. Henvendelse herom skal ske til Peter Moosmann. Alliken oplyser, at intet har hørt fra Landsbyggefonden efter indsendelse af ansøgning. Kommunen (Plan og Byg) ønsker tillige et tæt samarbejde vedrørende tidsplanen, ud fra et ønske om en tilpasning af tidsplan fra forsyningsområdet vedrørende nedbørsområde /klimatilpasning og kloakering. Aftale: Det blev aftalt, at boligselskabet retter henvendelse til Plan og Byg, v/peter Moosmann herom snarest muligt. Afd , Klosterparkvej og Sct. Olaigade 9-13: Kommunen (Plan og Byg) har modtaget en helhedsplan og ansøgning om udendørs renovering vedrørende klimatilpasning. Sagsbehandler Knud Groth har sendt en udtalelse herom til ansøger, men har ikke hørt mere herom. - Alliken oplyser, at dette ikke er en ny sag med henblik på at søge støtte i Landsbyggefonden. Projektet er selvfinansieret. Kommunen: Der henvises til ovennævnte aftale vedrørende Nørre Alle /Holbækvej. 6. REGNSKAB 2013 Regnskab 2013 ( ) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et overskud på kr., som overføres til arbejdskapitalen. Dispositionsfonden udgør kr., heraf disponibel kr. = kr./lejemålsenhed Arbejdskapitalen udgør kr., heraf disponibel kr. = 879 kr./lejemålsenhed Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Alliken 4/6

5 Årets resultat afdelinger: Leje/m2/pr.år Årets Opsamlet 2012/2013 resultat resultat ( ) 7001 Klosterparken/Sct. Olaigade , (Biblioteksgården) ,67 Klosterparkvej/Sct. Olaiparken 7003 Nyvangsvej/ Sct.Jørgensbjerg , Lundevej , Skolevænget Kalundborgvej, Holbæk ,26 Tilsyn i HOLBÆK kommune Esbernhus , Hestehavebakken/ Præstehaven , Klostermosen , Nørre alle/ Holbækvej , Midtbyen , Lochness og Årby ,47 Underskud afvikles efter reglerne over højst 3 år. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Revisor har følgende bemærkninger til afd , Lundevej: Ved revisionen har vi modtaget et endeligt nedrivningsregnskab, som viser en samlet udgift for nedrivningen på kr. Der er pr. 30. juni 2013 afholdt udgifter for i alt kr., hvorfor der også er en gæld til boligorganisationen. Vi har fået oplyst, at grunden er udbudt til salg 2 mio.kr., og såfremt grunden sælges til den udbudte pris, vil der alt andet lige være et beskedent overskud til boligorganisationen. - (Se yderligere under punkt 4, Lundevej). Kommunen tager herefter regnskab 2013 til efterretning uden bemærkninger. 7. EVALUERING AF UDLEJNINGSAFTALEN / NY UDLEJNINGSAFTALE Alliken og Kommunen har indgået ny udlejningsaftale pr. 1. oktober 2014 efter et ønske fra kommunen om fleksibel udlejning med fortrin for pendlere. I den tidligere udlejningsaftale var der ingen aftale om fleksibel udlejning. Kommunens hjemmeside vil snarest blive tilrettet, og vi håber ligeledes, at boligselskabet vil lægge den på hjemmesiden til gavn for begge parter. 8. NÆSTE DIALOGMØDE Boligselskabet Alliken har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2014) til LBF den 30. november Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 1. februar Kommunen indberetter datoen i Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 9. EVENTUELT Alliken efterlyser en officiel/formel henvendelse fra kommunen vedrørende kommunens ønske om, at Alliken opfører 6 nye ældreboliger i Præstehaven. Kommunen: Anmodningen er efter dialogmødet videregivet i organisationen. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Alliken 5/6

6 Alliken spørger, om kommunen har planer om at flytte biblioteket - og dermed opsige deres lejemål hos Alliken - til nyt kulturhus på havnen. Dette vil i så fald få store konsekvenser for Alliken. Kommunen: Efter dialogmødet er boligselskabets "bekymring" videregivet i administrationen. Maja Hansen oplyser, at boligselskabet har et fint samarbejde med Domea. Borgerservice og Voksenspecialenheden ønsker en direkte kontaktperson hos Domea - hvilket de har hos de øvrige boligselskaber, og et direkte telefonnumre. Bent Gordon Johansen oplyser, at Domea ikke bruger direkte numre til personer. Evt. henvendelse herom kan i stedet ske på mail til Lene Hadbjerg Sørensen lhs@domea.dk. 10. AFTALER 1. Årby: Alliken overvejer stadig muligheder for salg af de 5 ældreboliger i Årby - afd Loch Ness / Årby. 2. Lundevej: Såfremt Alliken fortsat ønsker at bygge familieboliger på Lundevej, kontakter Alliken, v/ arkitekt Lars Köhler, Berg Arkitektur snarest Plan og Byg, v/ Knud Groth - jf. referat fra møde om lokalplan m.v. den 8. oktober Kommunen præciserede, at vi ikke foretager os yderligere, men afventer udspil fra Alliken. 3. Nørre Alle / Holbækvej: Det blev aftalt, at Alliken snarest retter henvendelse til Plan og Byg, v/ Peter Moosmann vedrørende helhedsplan og tidsplan - både vedrørende Plan og Byg's bemærkninger til helhedsplanen og til et hensyn om koordinering af tidsplan f.s.v. angår forsyningsområdet vedrørende nedbørsområde / klimatilpasning og kloakering. 4. Udlejningsaftalen: Kommunens hjemmeside vil snarest blive tilrettet, og vi håber ligeledes, at boligselskabet vil lægge udlejningsaftalen på hjemmesiden til gavn for begge parter. 5. Alliken indberetter styringsrapport 2015 senest 1. februar Kommunen indberetter dato i Nærværende referat godkendes af Boligselskabet Alliken Kalundborg Kommune den 16 / den 9 / Kundechef Bent Gordon Johansen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Alliken 6/6