Notat. 1 - Svar på spørgsmål fra ØU 30. januar. Hører til journalnummer: G Udskrevet den Modtagere: Økonomiudvalget

Transkript

1 Notat 1 - Svar på spørgsmål fra ØU 30. januar Modtagere: Økonomiudvalget Fordeling af faciliteter Svar på opfølgende spørgsmål fra ØU. Spørgsmål: ØU har på deres møde den 30. januar 2018 stillet spørgsmål til låneaftaler. Dato: 8. februar 2018 Sags nr.: G Sagsbehandler: JVJ Kommunalbestyrelsen godkendte den 9.december 2014 låneaftale mellem Albertslund Kommune og Foreningshuset Roskilde kro gældende for perioden 1. januar 2014 til den 31. december Låneaftale for Roskilde kro er vedlagt i bilag 1. I låneaftalen beskrives det, at Roskilde Kro skal arbejde for at flest mulige lokaler bliver omdannet til fælleslokaler. Derudover skal Foreningshuset Roskilde Kro løbende udarbejde en plan over brug af sal og fælleslokaler. Planen skal tilgodese de foreninger, der ikke har faste tider til foreningernes aktivitet. Hvis der bliver ledige tider i salen eller fælleslokalerne, skal Foreningshuset Roskilde Kro snarest muligt tilbyde tiderne til andre foreninger eller institutioner i kommunen. Hvis lokaler ikke bliver brugt i en periode på over 3 måneder, kan kommunen råde over lokalerne, f.eks. ved at tildele dem til en ny forening eller institution. I praksis foregår ovenstående ved at afdelingen for Kultur & Fritid henviser foreninger til bestyrelsen for Foreningshuset Roskilde Kro, eller ved at foreninger selv tager kontakt. Roskilde kro har desuden mulighed for at låne faciliteterne på kroen vederlagsfrit ud til foreninger og kommunale institutioner. Lånes faciliteterne ud til privatpersoner kan foreningshuset Roskilde Kro tage betaling. Udlån er udlagt til Foreningshuset Roskilde Kro og afdelingen for Kultur & Fritid, har derfor ikke overblik eller kendskab til omfanget af udlån. Ønskes en større gennemsigtighed kan udlån af Roskilde Kro flytte til bookingsystem Webbook, hvor kommunes øvrige offentlige lokaler bookes. BY, KULTUR, MILJØ & BESKÆFTIGELSE Albertslund Kommune Nordmarks Allé Albertslund 1

2 T Notat: Error! No text of specified style in document. Side 2 af 2 I 2017 har Roskilde Kro være udlånt til private 10 gange og til foreninger 44 gange. Der er lavet særskilte låneaftaler for DDS Albertslund spejderne, KFUM spejderne og Bjørnens Sportsfiskeklub omfattende disse foreningers lokaler på Roskilde kro. Plan over faste brugere i bilag 2. Birkelundgård Albertslund Kunstforening og Kulturhuset Birkelundgård har en særskilt tilladelse til udstillings- og arrangementsvirksomhed på Birkelundgård. Kulturhuset Birkelundgård benytter primært laden og udearealerne og kun stuehuset til ganske få arrangementer. Albertslund Kunstforeningen benytter primært stuehuset til deres udstillinger. I de perioder hvor Albertslund Kunstforening udstiller er det kun mødelokalerne på først sal i stuehuset benyttes af andre brugere. Låneaftale for Kulturhuset Birkelundgård er vedlagt i bilag 3 Der er tilbage i 2007 indgået aftale om, at Albertslund kunstforening kan have udstillingsvirksomhed på Birkelundgård. Da aftalen ikke er formel og er mere end 10 år gammel, vil der blive udarbejdet en ny brugsretsaftale til Kunstforeningen Birkelundgård. Brugsretsaftalen vil tage højde for, at andre brugere også har mulighed for at benytte Stuehuset i dele af udstillingsperioderne. I 2017 har stuehuset været udlånt til Albertslund Kunstforening i følgende perioder: 20/01-1/ /2-6/ /3-3/ /4-30/ /5-21/ /9-18/ /10-16/ /11-27/

3 Notat 2 - Låneaftale Roskilde Kro Mellem Albertslund Kommune som udlåner og Foreningshuset Roskilde Kro som låner indgås herved følgende Dato: 1. november 2014 Sags nr.: 14/10715 Sagsbehandler: MEK Låneaftale Vedrørende den af Albertslund Kommune ejede bygning med tilhørende udendørsarealer beliggende på Egelundsvej 7C på følgende vilkår: 1 Det lånte Roskilde Kro skal være et foreningsdrevet hus, som danner ramme om friluftsliv, folkeoplysende og frivillig aktivitet. Aftalen omfatter lokalerne på Egelundsvej 7 C inklusive salen med tilhørende lokaler samt de til bygningen hørende udendørsarealer. For de lokaler, der benyttes som selvstændige lokaler for DDS Albertslund spejderne, KFUM spejderne i Albertslund og Bjørnens Sportsfiskerforening er der lavet særskilte låneaftaler omfattende disse foreningers selvstændige lokaler. Denne låneaftale erstatter ikke disse aftaler. Udover de særskilte låneaftaler er lokalerne i foreningshuset Roskilde Kro til udlån for konkrete foreninger og brugere efter 7 i aftalen. Aftalen omfatter endvidere inventar, som tilhører Albertslund Kommune. Samtidig med overtagelsen udarbejdes en fortegnelse over medfølgende inventar, som underskrives af parterne og indgår som en del af låneaftalen. 2 Låneforholdets begyndelse og ophør Aftalen indgås for en periode regnet fra den 1. januar 2015 til den 31. december Efter de første 10 år kan aftalen opsiges af Albertslund Kommune med 12 måneders varsel. Aftalen kan således fra Albertslund Kommunes side tidligst opsiges efter 10 år til fraflytning den 31. december Albertslund Kommune kan uden hensyn til aftalens bestemmelse om uopsigelighed eller opsigelsesvarsel ophæve aftalen i tilfælde af misligholdelse BY, KULTUR, MILJØ & BESKÆFTIGELSE By, Kultur & Fritid Albertslund Kommune Nordmarks Allé Albertslund 3 kffs@albertslund.dk T

4 af aftalen, herunder vanrøgt af det lånte eller manglende aktivitet. Der tages desuden forbehold for politisk beslutning om afhændelse af ejendommen e.lign. 3 Leje og driftsudgifter Der betales ikke leje. Albertslund Kommune betaler udgifter til el, vand, varme og renovation. 4 Vedligeholdelse Låner er ikke berettiget til at foretage ændringer af bygninger og installationer uden godkendelse fra Albertslund Kommune. Albertslund Kommune har den udvendige vedligeholdelse af bygningen samt vedligeholdelse af faste, tekniske installationer. Indvendig vedligeholdelse af fælles lokaler påhviler Foreningshuset Roskilde Kro. Foreningshuset Roskilde Kro skal uden unødigt ophør kontakte Albertslund Kommune, hvis de opdager en skade på eller i bygningen. Ved låneforholdets ophør skal det lånte afleveres i samme stand, som det er modtaget bortset fra det med kommunen godkendte renoverings- og ændringsarbejde samt almindelig slid og ælde. Albertslund Kommune yder med forbehold for de årlige budgetvedtagelser op til 1.500,00 kr. årligt til almindelig vedligehold mod forevisning af bilag. 5 Rengøring Den almindelige rengøring af fælles arealer, herunder gange med toiletter, salen, samt salens indgangsparti og toiletterne i forbindelse med denne, varetages af Albertslund Kommune. Hvis salen eller fælleslokalerne udlånes mod vederlag, jfr. 7, varetages rengøringen dog af låner eller af Foreningshuset Roskilde Kro efter aftale. 6 Adgang til lokalerne Albertslund Kommune er til enhver tid berettiget til at besigtige lokalerne, og Foreningen Roskilde Kro er pligtig til at give adgang til lokalerne for besigtigelse af det lånte. 7 Benyttelse og udlån Det lånte må kun benyttes i overensstemmelse med låneaftalen for Foreningshuset Roskilde Kro. Udlån omfatter udover Foreningshuset Roskilde Kro også udlån uden vederlag til de foreninger, der er medlemmer af Foreningshuset. Foreningshuset Roskilde Kro skal arbejde for at flest mulige lokaler bliver omdannet til fælleslokaler og udarbejde en plan for udviklingen heraf. Planen skal som udgangspunkt gælde for perioden , men kan udvides efter aftale mellem Foreningshuset Roskilde Kro og Albertslund Kommune. 4 Derudover skal Foreningshuset Roskilde Kro løbende udarbejde en plan over brug af sal og fælleslokaler. Planen skal tilgodese de foreninger, der ikke har Side 2 af 3

5 særskilte låneaftaler (bilag A) samt behovet for faste tider til foreningernes aktivitet. Hvis der bliver ledige tider i salen eller fælleslokalerne, skal Foreningshuset Roskilde Kro snarest muligt tilbyde tiderne til andre foreninger eller institutioner i kommunen. Hvis lokaler ikke bliver brugt i en periode på over 3 måneder, kan kommunen råde over lokalerne, f.eks. ved at tildele dem til en ny forening eller institution. Udlån af salen og øvrige fælleslokaler overdrages til Foreningshuset Roskilde Kro. Udlån af salen til godkendte folkeoplysende foreninger eller kommunens institutioner skal ske vederlagsfrit. Det påhviler Foreningshuset Roskilde Kro at sørge for mest mulig aktivitet i salen og fælleslokalerne, og at gå i dialog med kommunen, hvis der er mulighed for mere aktivitet i huset. Albertslund Kommune kan bede om at få en oversigt over udlån af sal og øvrige fælleslokaler. Ved udlån til ikke-folkeoplysende godkendte foreninger og andre kommuners foreninger samt private foreninger og private personer kan Foreningshuset Roskilde Kro tage betaling svarende til gældende takster aftalt med Albertslund Kommune. Der må ved et sådan udlån ligeledes opkræves et depositum ifølge samme takster. Indtjening fra sådanne udlån skal anvendes til Foreningshuset Roskilde Kros formål, til renovering eller vedligeholdelse af foreningshuset eller til særlige aktiviteter i og for Foreningshuset Roskilde Kro, ligesom vederlaget kan omfatte rengøring. Ved udlån gælder de med Albertslund Kommune udarbejdede husregler for brug af sal m.m. 8 Forsikring Albertslund Kommune har tegnet brandforsikring for ejendommen. Foreningshuset Roskilde Kro har selv ethvert ansvar for løsøre, der opbevares i de lånte lokaler, og hæfter for skader efter almindelige erstatningsretlige regler. 9 Alarm og låsesystem Bygningerne er forsynet med alarm og låsesystem, der ejes og drives af Albertslund Kommune. Låner er forpligtet til at følge givne instruktioner vedrørende brug af alarmen og låsesystemet. Som låner Foreningshuset Roskilde Kro Som udlåner Albertslund Kommune Dato og underskrift Dato og underskrift 5 Side 3 af 3

6 3 - roskilde kro - 4 års plan - detalje pd 6

7 7

8 8

9 4 - Roskilde Kro - 4 års plan pdf 9

10 5 - Låneaftale Kulturhuset Birkelundgård Mellem Albertslund Kommune som udlåner og Foreningen Kulturhuset Birkelundgaard som låner indgås herved følgende Låneaftale Vedrørende de af Albertslund Kommune ejede sidebygninger og udearealer (have og gårdsplads til Birkelund) beliggende på Damgårdsvej 25 på følgende vilkår: 1 Det lånte Aftalen omfatter have, gårdsplads, lade, garage og efter nærmere aftale med kommunen andre lokaler placeret i længerne. Aftalen omfatter endvidere inventar, som tilhører Albertslund Kommune. Samtidig med overtagelsen udarbejdes en fortegnelse over medfølgende inventar, som underskrives af parterne og indgår som en del af låneaftalen. 2 Låneforholdets begyndelse og ophør Aftalen indgås for en periode regnet fra den 1. januar 2016 til den 31. december 2020 og er en udnyttelsen af en option tilknyttet låneaftalen, der tilsiger, at Foreningen Kulturhuset Birkelundgaard i fald aftalens bestemmelser i øvrigt er overholdt havde fortrinsret til og mulighed for at forlænge låneaftalen med yderligere 5 år. Aftalen kan fra Albertslund Kommunes side tidligst opsiges den 1. juni Forlænges låneaftalen herefter, kan den opsiges af kommunen med 6 måneders varsel. Albertslund Kommune kan dog uden hensyn til aftalens bestemmelse om uopsigelighed eller opsigelsesvarsel ophæve aftalen i tilfælde af misligholdelse af aftalen, herunder vanrøgt af det lånte. Kulturhuset Birkelundgaard skal erstatte Albertslund Kommune ethvert tab som følge af misligholdelse af aftalen eller misrøgt af det lånte. 3 Leje og driftsudgifter Der betales ikke leje. Albertslund Kommune betaler udgifter til el, vand, varme og renovation, medmindre der er opsat speciel måler. 4 Vedligeholdelse Låner er ikke berettiget til at foretage ændringer af bygninger og installationer uden forudgående tilladelse fra Albertslund Kommune. Albertslund Kommune har den udvendige vedligeholdelse af bygninger samt vedligeholdelse af faste, tekniske installationer. Indvendig vedligeholdelse påhviler låneren. Ved låneforholdets ophør skal det lånte afleveres i samme stand, som det der er modtaget bortset fra almindelig slid og ælde. 5 Rengøring Lokalerne bliver umiddelbart ikke rengjort, for så vidt angår udendørsarealer samt ikke istandsat lade, idet der forbeholdes almindelig kommunal vedligeholdelse. Istandsatte lokaler rengøres jf. normalt gældende praksis. 10

11 6 Adgang til lokalerne Albertslund Kommune er til enhver tid berettiget til at besigtige lokalerne, og Kulturhuset Birkelundgaard er pligtig til at give adgang til lokalerne for besigtigelse af det lånte. 7 Benyttelse og udlån Det lånte må kun benyttes i overensstemmelse med Foreningen Kulturhuset Birkelundgaards vedtægter som blev godkendt af Folkeoplysningsudvalget den 30. september Det lånte må ikke uden Albertslund Kommunes godkendelse stilles til rådighed for andre mod eller uden vederlag. 8 Forsikring Albertslund Kommune har tegnet brandforsikring for ejendommen. Foreningen Kulturhuset Birkelundgard har selv ethvert ansvar for løsøre, der opbevares i de lånte lokaler, og hæfter for skader forvoldt af egne medlemmer ved uforsvarlig adfærd. 9 Alarm 10 Nøgler Bygningerne er forsynet med alarm, der ejes og drives af Albertslund Kommune. Låner er forpligtet til at overholde givne instruktioner vedrørende brug af alarmen. Bygningerne er i det relevante omfang forsynet med nøglelåse. Ved lånets ikrafttrædelse udleveres to nøgler. Yderligere nøgler udleveres mod betaling. 11 Stuehuset Brug af stuehus tillades til max 8 særarrangementer årligt efter nærmere aftale, så det sikres, at det givne arrangement ikke kolliderer med stuehusets primære, kommunale anvendelse. Foreningens brug af stuehuset skal følge det samme regelsæt som kommunens øvrige anvendelse af stuehuset er underlagt: Stk. 1 Lokalernes anvendelse Hvis møblerne i lokalerne flyttes, skal de efter brug stilles tilbage efter endt brug. Brugerne af lokalerne skal sørge for at rydde op, og hvis skrivetavlerne (som findes på bagsiden af opslagstavlerne) har været brugt, skal de vaskes af. Lånerne skal efterse, at samtlige vinduer og døre er lukket inden gården forlades. Pejsen må ikke benyttes. Stk. 2. Køkkenet Lånerne af lokalerne kan bruge køkkenet. Der skal ryddes op efter brug. Inden gården forlades, skal komfur, kaffemaskine o. lign. være slukket. Lånerne kan benytte engangsservice. Porcelæn og andet service findes i aflåste skabe til brug for bespisninger, som arrangeres af kantinen. Det vil normalt ikke kunne benyttes af andre. Der er engangsservice til rådighed til lånerne. Stk. 3 Administration af lokalerne 11

12 Normalt sker udlån ved at booke Birkelund i Outlook på lige fod med andre mødelokaler, og man skal huske at skrive tlf. nr. samt hvilken forvaltning, man sidder i. Denne booking skal også foretages af Foreningen Kulturhuset Birkelundgaard og kan foretages i samarbejde med Kulturforvaltningen. Nøglen udleveres hos vagten. Der er tilsluttet alarm til gården. Den er kun slået fra, når der er reserveret lokaler. Det bemærkes, at Albertslund kunstforening har en særlig tilladelse til udstillingsvirksomhed. Albertslund, den 2015 Albertslund, den 2015 Som låner Som udlåner Albertslund Kommune 12