Bestyrelsesmøde / Board meeting

Transkript

1

2 Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Theis Signe G [tidspunkt] Teorilokalet, Bygn. 01, RUC Signe R., Anders, Asger, Jonas, Natasja, Astrid, Mads, Signe G. Opsummering af referatet / Shot summation of the minute

3 Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Referat / Minute Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Elisabeth anmoder om, at vi fjerner detaljerne fra berettelsen af RUCbar. Rettelse til: Anders orienterer om RUCbar. Natasja Approve Agenda Kommentarer / Commets: Fejl i tidspunkterne for dagsordenen. Dette tages der højde for. Godkendt. Ændringer / Changes

4 Orienteringer / Orientations The Chairmanship Møde med Roskilde Festival 28/8 hvordan kan vi hjælpe hinanden? Meeting Roskilde Festival, Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / The Architect Committee Karen er på ferie ikke sket så meget. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / The Event Committee Det tages under aktivitetsplan. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson /

5 The Communication Committee Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Andre orienteringer / Other orientations Økonomiudvalget: CVR-nummer er oprettet. Kontakt med Arbejdernes Landsbank i Roskilde hvordan kan vi få oprettet en konto? Småting omkring registreringsbevis, og hvordan vores tegningsret ser ud. Nemt at få oprettet en konto. Småting omkring vores årsrapport vi har ikke råd for i år. Vi kan måske udarbejde vores eget regnskab i et exelark. Der er ellers regler på RUC om at benytte en statsrevisor. Er det muligt, at vi kan få udbetalt flere penge? ( er ikke meget). Formandskabet og økonomiudvalget skal hurtigst muligt mødes. Vi er ved at løbe tør for penge. Bestyrelsen giver mandat til at træffe nødvendige

6 beslutninger om konto og regnskab. Vi skal have besluttet, hvad vi gør med administration. Det tages med til forhandlingerne med RUC s ledelse. Hvis RUC vil betale medlemskabet med DAF, lader vi dem gøre det. Vi er stadig svar skyldig. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson /

7 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Aktivitetsplan Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Flere ansvarspersoner skal skrives på. Marbjerg Mark: Theis tager til møde med Marbjerg Mark i morgen. Vi har fået en post bagved bygning 13 ved søen. Måske Asger og Astrid. Frivillighedsmesse: Fredag: Mads/Signe, Natasja. Theis spørger de fraværende. Tirsdag: Jonas, Theis. Konkurrence: Hvem kan komme på den bedste ide? Kage, bolcher, stande. Theis er tovholder. Lister (computer) 9-13 september: Mandag er åben PR-dag. Tirsdag: Signe R. er tovholder. Maling- og graffiti-workshop. Transportabel med to fustacier til torsdag og fredag. Søg lejlighedsbevilling til bygning 13. Anders og Signe: Design a Student Room. Snak med Karen kommer hjem mandag. Kan vi sælge øl hele ugen? Snak med RUCbar? Theis spørger. Spørger organisationerne, der holder til i huset. Tidspunkt: ca. Hvad folk har lyst til.

8 PR: Plakater Facebook Hjemmeside Frivillighedsmesse Event brainstorm Asger og Jonas Spørg: Performance Design studerende. Det gør Jonas. Årsfest Intet telt. Vi er en del af den officielle årsfest. Præsentation til receptionen. Anders, Natasja. Anders kan måske få fat på festtelte organisationerne kan spise i dem efter receptionen. Det skal igennem sikkerhedsvurdering deadline 2 dage. Ellers teorilokale 1 i bygning 1. Natasja tager hånd om det + Anders og Astrid. Organisationerne betaler for det fælles indkøb. Alumne-fest Ziyad. RUC s alumneforening vil have os til at lave et arrangement. Vi skal underholde om aftenen. Fadøl, stand up, live musik etc. Måske kan huset anvendes. Ellers telt. Frivillige!!! Måske Signe R. Der er ikke snakket med RUCbar Studenterhusarrangement. Planen er godkendt. Konklusioner / Conclusions: Måske nyhedsfelt på RUC s hjemmeside.

9 Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson /

10 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: I. Grafisk udtryk: Logo: Vi kan ikke argumentere for det. Der er noget uhensigtsmæssigt. Flere symboler i et. Mere RUClogo end Studenterhuslogo. Pil i midten. Marie har en masse ideer vil gerne udarbejde udkast. Theis holder møde med hende på onsdag eller torsdag. Forhåbentlig har vi noget i næste uge, som vi alle er glade for. Tænke helt ud af boksen. Tallet 13, bygningens specielle udseende. Theis orienterer. Får mandat til at ringe rundt til os for beslutning. Organisationsstruktur Rund flad struktur mindre hierarkisk. Bestyrelse med et formandskab overordnet linje. I forlængelse af dette: Økonomiudvalget. Udvalgskoordinatorer daglig drift. Udvalg regulært arrangement (fx bartendere). Hands fra begivenhed til begivenhed. Om et år: barkoordinator og udvalg. Man kan være i flere udvalg. Der er sat en antalsgrænse, men det behøver der ikke umiddelbart at være det fjernes fra figuren. Det er op til koordinatoren (Theis fjerner det). På hjemmesiden: klikke på det. Jobveskrivelser De skal findes så hurtigt som muligt. Det skal gøres klart, at det er en tovholder-rolle (især kommunikations). Arbejde for synlighed på RUC i stedet for uden for RUC.

11 Byt om på rækkefølgen: - Dine arbejdsopgaver nederst. Guidelines for facebook Opslag skal være relevante. Det er vejledende forsøger at opnå det. Signe R. er tovholder på facebook. Studenterhuset: Hvis man vil vide noget om RUC. Højere mål for likes. Cafe/Bar Theis: Indledende møde omkring kontrakt. Vi skal finde ud af, hvad vores ideelle situation med RUCbar er ang. lokation, sortiment, priser, åbningstider m.m. Cafe: 9-21 så mange dage som muligt. Torsdag/fredag endnu senere. Idealet er, at lokationen er i huset (kan det indarbejdes i kontrakten?) Godkendt til 500 personer. Det skal dog stadig være muligt at være i kantinen. RUCbar skal være med til at bygge baren og designe den. Vi skal snakke med arkitekten, så vi kan få dem inddraget (Theis). Theis snakker med RUCbar om vores holdninger. Vende det positivt: byg baren selv, godkendt til 500 personer. Det er det vi vil. Også Anders. Anders og Theis har indledende møde med RUCbar på torsdag. Lokalbryggerier? Kollektiv: Kiosksalg. RUCbar bestemmer. Ikke flaskeøl. Som udgangspunkt: torsdag/fredag med sprut. På sigt skal vi have kigget på ølaftalerne. Konklusioner / Conclusions:

12 Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson /

13 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Frivilligpolitik Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Legs Theis fjerner det. Belønning så lav som muligt. Konklusioner / Conclusions: Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson /

14 Punkt på dagsorden / Item at the agenda Grill Chill og Video Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Grill Chill Det gik ud over al forventning mange deltagere, hygge. Uformelt miljø. Erfaring: Hvordan får vi beskeden ud til alle mennesker? Rækkevidden var for kort på facebook. Mund-til-mund-overlevering. Det skulle fra start være smidt op på rusvejledningen Mere varieret mad erstatte aftensmaden. Lave aftensmad. Område med mere plads. Oprydningsplan til en anden gang. Gartneren bad os om at flytte borde og bænke. Tradition, der skal fortsættes. Vi skal påtage os en rolle for at rose frivillighed generelt (her rusvejlederne). Mange gode spørgsmål. Billeder var gemt for meget væk. Video Inspiration fra Studenterrådets reklame for Roskilde Festival. Enten/eller-løsning: Talepapir til rusvejlederne. Vi kan også lave oplæg. Generel rekrutteringsvideo. Asger laver et udkast i løbet af ugen. Måske kan videoen blive lavet, så den er færdig midt i rusvejledningen.

15 Konklusioner / Conclusions: Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson /

16 Evt. / AOB Status på sponsor: IKEA og Miele: nej. Mange sponsorbreve. For lidt penge at ansøge om. Gimle: Personen kommer hjem i dag og vil svare hurtigst muligt. Åbningsdagen: Vi sætter ikke åbningsdato endnu, men så hurtigt som muligt. Samarbejdsaftalen er ikke nået videre. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson /

17 Appendix II: Messages The Chairmanship: Meeting with RUCbar The meeting went well. RUCbar s greatest concerns are: - Loosing the cantina - Not enough space for guest at the Thursday and Friday Bar - Not having economic freedom to be spontaneous Here are in short what we agreed: - The Friday bar will be in the cantina until the student house opens (September and first half of October). Thereafter it will move to the student house in the rest of the semester (last October, November and December). In December we see if we have had problems with the student house being filled and decide whether it should be in the cantina in February. Sine there is fewer in the spring than autumn, we expect that the student house will be big enough. - We keep the cantina! We need it for big parties - RUCbar makes us a budget for the next half year, and we look it through to see what it takes to run a bar. - We agreed on a buffer that will be put aside every year for unforeseen expenses. Meeting with the major and chef of culture and sports at Roskilde municipality The meeting went very well and the major is looking very much forward to work with us. They cannot just give us money, but they can help us with network, PR and advice. They have given me a list over organization that could be interesting for us to work with. Furthermore the major set her selves at our disposal if we need her to come out and represent our house. Additionally they will put together a list of people representing Roskilde s cultural life we talked about that it could be a good idea to invite them for our opening, so that they can work as ambassadors for us within the cultural life. We also talked about, that a good way to create activity within using money, was to invite some of all these music/artist organizations that exist in Roskilde and let them use our house to perform on this way we will have a lot of exciting events and entertainment, without paying for it. And it will attract students, that will use the house and put money in our bar. But of course, we should have room for event made by RUC ers aswell. I think we should discuss this on one of our meetings. The major also offered us free PR, by giving us the possibility to get all our events on their cultural platform incl. their app: Roskilde Live (download it, it is quite interesting) + our event will be shown at screen in busses, trains, supermarkets and so on. The major said that we were more than welcome to ask her to come out at some ceremony and she puts a honor in doing things that are not major-like as long as she is not going to dance or sing :) Volunteer Fair Lots of attention and interest from the new students. 104 people have sign up to receive more information on how to become active involved in the student house.

18 Operating Agreement Due to urgent matter, I have signed a contract with RUC allowing Studenterhuset RUC to operate a bar in the cantina Thursday and Friday. This was urgent needed due to get an alcohol license. We have a verbal agreement with RUCbar that they start having open from Thursday the 5 th of September, but we are as fast as possible to construct a contract! The Economic Committee When do we have an account from which we can withdraw money? Do we have an overview of account balance? We kr. how much have we used? The Architect Committee The Event Committee What is the status on the Alumne Party the 4 th of October? The Communications Committee What is the status with the homepage? What is the status with Podio? Maillists such as chairman@studenterhusetruc.dk and social-event@studenterhusetruc.dk, Can we make them? If yes, when?

19 30/8-2013

20 August-2013 Rev.:03 Rev. dato: Studenterhus tidsplan 2013 Juni Juli August September Oktober November Bygningsrelateret Aktør Nedtagning af radiatorer Etablering af byggestrøm. Div nedtagning af el. Nedtagning af eksisterende køkken Nedrivning af lofter og lette vægge Nedrivning af bærende vægge Tilsyn Smedearbejde/ny konstruktion inkl. hærdning af beton Malerarbejde 1. sal MJ Elektro Kolon HHT BYG HHT BYG Strunge, v Philip Graves HHT BYG Snertingemaleren Nyt linoleumsgulv 1. sal Ombygning af ventilationsanlæg 1. sal Opsætning af pendler 1. sal, el arbejde. MJ Elektro Malerarbejde stueetage, døre og gangarealer Malerarbejde stueetage Snertingemaleren Nyt linoleumsgulv stueetage man Opsætning af nye køkkener inkl. Blikkenslagerarb. Kolon tors Ombygning af ventilationsanlæg stueetage Tømrerarbejde (vinduer, karme, døre div, scener, ) Elarbejde stueetage Opdatering af CTS Byggemøder TJ ventilation HHT BYG MJ Elektro Tek IT Alle Inventar relateret Specialinventar Inventarlevering Uffe Kurtzweil Duba B8 Skiltning/bannere på facade Arbejdsweekend m. studerende Indflytning Karen Schandorph Møller, Arkitekt RUC

21 Appendix III: Logo Preface After critic of earlier logo the board have had help forming a new draft for a logo. The attached suggestion are developed by Marie Spanggård with critic and comment from Theis Lykkegaard. Recommendation The Chairman recommend that the board approves the logo. Additional comments to appendix Logoforslag til Studenterhus RUC s logo er udarbejdet ud fra bygningens karakteristiske grundplan med de fire hjørnerum. Hjørnerummenes hovedlinjer er optegnet og sammentrukket for et tæt, men ikke lukket udtryk. Desuden er væggene rumliggjorte, så logoet får et tredimensionelt udtryk. Det rumlige udtryk er også efterstræbt for at understrege den ramme, studenterhuset kommer til at udgøre både fysisk og studentersocialt. Selve bygningens rå og enkle fremtoning er gentaget i logoet for at skabe en genkendelighed lokation og logo imellem. Skrifttypen er ligeledes udvalgt efter et firskårent udtryk. Kvadratroden, der var et centralt element i idegenereringen af logoet, er fravalgt grundet til dels en manglende reference til selve huset og husets funktion, men også ud fra et grafisk blik. Kvadratroden er som figur uligevægtig og fungerer ikke som grundsten til et logo, der gerne skal være harmonisk.