Feriesystem. Indholdsfortegnelse

Transkript

1

2 Indholdsfortegnelse... 1 et Ferieår Feriepengehensættelse Skat af løbende optjente feriepenge Hensættelse til Feriepulje Feriepengeinfo Indberetning til feriepengeinfo Optjening af feriepenge Optjening af feriepenge af valgfrit grundlag Optjening af feriedage Optjening af feriedag for løsarbejdere Afregning af feriepenge Feriepenge til FerieKonto Feriepenge til feriekort Feriepenge til Horesta Manuel afregning af feriepenge for en løngruppe Manuel afregning af feriepenge for én medarbejder Oprunding af feriedage Medarbejderens lønseddel Ferierækkefølge på ferie og feriefridage Optjening af ferietillæg Udbetaling af ferietillæg årligt Udbetaling af ferietillæg ved afholdelse af ferie Udbetaling af ferietillæg manuelt Ekstra ferietillæg Opsparing af ekstra ferietillæg af overtid Side 2 af 44

3 13.2. Udbetaling af ekstra ferietillæg, årligt Udbetaling af ekstra ferietillæg ved afholdelse af ferie Regulering af ferietillæg Administration af 30 feriedage Optjening af ferie med løn - 30 feriedage Fratrædelse af medarbejdere med 30 feriedage Reduktion af den ferieberettigede løn Regulering af feriepenge og feriedage Overført feriedage Nulstil ikke afholdte feriedage Tilbageførsel af nulstillede feriedage Tilbageførsel af ferie med løbende beskatning af feriepenge Opgørelse af overførte feriedage ved fratrædelse Udbetaling af ikke afholdte feriedage/overført ferie Administration af ferie i timer Optjening af ferie med løn i timer (15,41) Optjening af ferie med løn med andet end 15,41 timer Fratrædelse af medarbejdere med ferie i timer Reduktion af den ferieberettigede løn Regulering af feriepenge og ferietimer Overført ferietimer Nulstil ikke afholdte ferietimer Tilbageførsel af nulstillede ferietimer Udbetaling af ikke afholdte ferietimer Tilbageførsel af afregnet ferie Tilbageførsel af delvist afregnet beløb fra Feriekonto - fratrådt Tilbageførsel af afregnet beløb til Feriekonto - ophævelse af fratrædelse Afregnet kontant i forbindelse med fratrædelse Side 3 af 44

4 20.4. Tilbageførsel af ferie udbetalt på lønart ferie med løn Tilbageførsel af ferie udbetalt på lønart ferie med feriekort Ferieregistreringer Registrering af ferie på månedslønnede Ikke opsparet ferie Registrering af ferie ved skift af ferieår Registrering af ferie for timelønnede medarbejdere med feriekort Udbetaling af feriepenge i lønperioden for timelønnede med feriekort Udbetaling af feriepenge, før ferie holdes - med reduktion af skattedage Udbetaling af feriepenge, før ferie holdes - uden reduktion af skattedage Timelønnede ferie med løn, reduceres i den ferieberettiget løn Lønarter, som behandler feriefravær Ferieberettigede grundlag kundespecifikt Kontering af ferieberettigede grundlag kundespecifikt Ændring af medarbejders arbejdstid med mere end 20 procent Fratrædelse af en medarbejder Fratrædelseskoder Udbetaling af ferietillæg ved fratrædelse Samtidighedsferie Sygeferiepenge Løbende beskatning af feriepenge Side 4 af 44

5 et I Visma Løn er det muligt at administrere optjent ferie i dage eller timer afholdt ferie i dage eller timer ferie med løn, udbetaling af ferietillæg og overført ferie løbende afregning af feriepenge til FerieKonto løbende afregning af feriepenge til feriekort ingen Ferie Opsætning af feriesystemet sker via den stillingskategori, som den enkelte medarbejder er tilknyttet. Vi anbefaler, at ændringer/tilretninger af ferieopsætningen altid sker den 1. januar i et givet år. 1. Ferieår et kan arbejde med tre ferieår samt overført ferie. Nedenfor kan du se et eksempel, som tager udgangspunkt i 2015: Eksempel Indeværende ferieår Optjeningsår til Ferien skal holdes i perioden til Sidste ferieår Optjeningsår til Ferien skal holdes i perioden til Forrige år Optjeningsår til Ferien skal holdes i perioden til Efter vil evt. restferie blive vist som overført ferie. Side 5 af 44

6 2. Feriepengehensættelse Ferie med løn Efter hver lønkørsel kan ferieregnskabet udskrives. Ferieregnskabet indeholder følgende oplysninger for medarbejdere, der har ferie med løn: Feriedage og bruttoferiepenge, der er optjent i indeværende år. Opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige bruttoferiepenge fra sidste år. Opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige bruttoferiepenge fra forrige år. Overført ferie, opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige bruttoferiepenge fra tidligere år. Ferietillæg, der er optjent i indeværende år og evt. sidste år. Løbende beskatning Ferieregnskabet indeholder følgende oplysninger for medarbejdere med løbende beskatning af feriepenge til feriekort (feriepengene beholdes hos kunden) eller FerieKonto. Feriedage og nettoferiepenge, der er optjent indeværende år. Opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige nettoferiepenge fra sidste år. Opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige nettoferiepenge fra forrige år. Overført ferie, opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige nettoferiepenge fra tidligere år. 3. Skat af løbende optjente feriepenge I hver lønkørsel beregnes skat af feriepengene til FerieKonto eller feriekort. Har du valgt en stillingskategori, hvor en del af skattefradraget bruges på feriepengene, sker følgende beregning af skattefradraget: Månedslønnede der bruges 3,25 dagsfradrag eller et frikortsbeløb 14-dagslønnede - der bruges 1,5 dagsfradrag eller et frikortsbeløb Ønsker du ikke at bruge en del af skattefradraget på feriepengene, skal du oprette Stillingskategorilønart 8349 Stop bundfradrag lb.f.skat På den relevante stillingskategori. 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg en stillingskategori Side 6 af 44

7 Tilbage til indholdsfortegnelse 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK 4. Hensættelse til Feriepulje Du kan hver måned opspare en procentdel af et valgfrit grundlag til en feriepujle. Når en medarbejder afholder ferie med løn eller ferie egen regning, bliver feriepuljen nedskrevet med en procentdel. Lønartstype 9870 oprettes i samarbejde med en konsulent fra Visma Enterprise A/S. Resultattabel 9870 oprettes med en procent, som der skal hensætte til feriepuljen Resultattabel 9871 oprettes med en procent, som feriepuljen skal nedskrives med i forbindelse med afholdelse af ferie På den pågældende stillingskategori oprettes stillingskategorilønart 9870 I bogføringen skal lønart 9870 og 9871 oprettes i både debet og kredit. 5. Feriepengeinfo På borger.dk findes en digital løsning for feriepenge, hvor medarbejderne ét sted kan se og søge om deres feriepenge. Alle arbejdsgivere har pligt til at indberette ferieoplysninger i eindkomst for optjeningsåret 2014 og fremadrettet. Du kan læse mere på Virk.dk Indberetning til feriepengeinfo På Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger findes der to felter til indberetning af oplysninger til feriepengeinfo. Feriekort indberetning - indeholder 3 valgmuligheder: o 1 Arbejdsgiver CVRnr skal udfyldes, hvis du har FerieKonto eller feriekort. o 2 Ingen indberetning skal udfyldes, hvis der ingen indberetning til eindkomst o 3 Feriekasse/koncern skal udfyldes, hvis du indberetter til særlige feriekasseeller koncernordninger jf. SKAT s hjemmeside Registrerede feriekasser. Side 7 af 44

8 Feriekasse/koncern - udfyldes med CVR-nummer, hvis du i feltet Feriekort indberetning har udfyldt med 3 Feriekasse/koncern. Indberetninger bliver dokumenteret på rapporterne: Afstemningsliste (eindkomst) Sumtotal (eindkomst) 6. Optjening af feriepenge Lønsystemet optjener standard 12,5 procent i feriepengegodtgørelse af al ferieberettiget løn. Du har mulighed for at ændre optjeningsprocenten for en løngruppe. Resultattabel Feriepengeprocent 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Fyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppen og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Ønsker du at ændre feriepengeprocenten for enkelte medarbejdere, kan du gøre det på: Personlig sats lønart 9907 Personlig sats feriepenge 1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på Ny 4. Udfyld 5. Klik på OK Side 8 af 44

9 6.1. Optjening af feriepenge af valgfrit grundlag Det er muligt at beregne en procent af et valgfrit grundlag som tillægges feriepengene. Grundlaget kan sættes op i samarbejde med en konsulent fra Visma Enterprise A/S. Procent oprettes på resultattabel EKSFER, for den pågældende løngruppe På stillingskategorien oprettes lønart Særlige feriepenge I stedet for at gøre det for en bestemt stillingskategori og løngruppe, kan du oprette en variabel lønart, hvor de angiver grundlaget, der skal beregnes feriepenge procent af Lønart Særlige feriepenge, oprettes på den pågældende medarbejder Det beregnede særlige feriepenge beløb tillægges til de beregnede feriepenge, som afregnes via FerieKonto, Horesta, feriekort eller kontant. Husk at oprette lønarten i din kontoplan. 7. Optjening af feriedage Lønsystemet optjener standard 25 feriedage på et fuldt kalenderår. Du har mulighed for at ændre antallet af optjente feriedage i en lønperiode for en løngruppe. Resultattabel 4005 Feriedage 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og angiv feriedage pr. lønperiode for aflønningsformen 10. Klik på OK OBS! Ansættelsesperioden kan have indvirkning på optjening af feriedage: For 14-dageslønnede opspares feriedage forholdsmæssigt Side 9 af 44

10 Ved ansættelse eller fratrædelse midt i en lønperiode optjenes 0,07 feriedage pr. ansættelsesdag i lønperioden. Ved deltid optjenes fuld ferie, svarende til 25 feriedage pr. kalenderår Optjening af feriedag for løsarbejdere Medarbejdere der kun arbejder få dage i en virksomhed, kan optjene ferie i henhold til det antal arbejdstimer medarbejderen har arbejdet i lønperiode. Arbejdstimerne vil blive omregnet i forhold til 0,07 feriedag pr. ansættelsesdag. Resultattabel 4005 oprettes for den pågældende løngruppe med værdien 12,99** Resultattabel 4015 skal yderligere for 14 dages lønnede oprettes med værdien 1,04 Du kan i stedet for opsætning af resultattabel 4005, ved registrering af timer oprette en variabel lønart med antal arbejdsdage. Disse dage vil blive ganget med 0,07 og summen vil blive indberettet til eindkomst. Variabel lønart Antal arbejdsdage/feriedage **Beregningen af feriedage, hvis værdien i resultattabel 4005 er 12,99: Periodens timer x 0, Afregning af feriepenge Feriepenge kan afregnes for grupper af medarbejdere til følgende ordninger: FerieKonto Feriekort ingen indberetning Feriepenge til Horesta Feriepenge afregnes manuelt til anden ferieordning 8.1. Feriepenge til FerieKonto Stillingskategorien og en fratrædelseskode styrer afregning af feriepenge til FerieKonto. På relevant stillingskategori skal følgende være oprettet: Eller Stillingskategorilønart Kvartalsferiepenge til FerieKonto. Stillingskategorilønart Ferie med løn (timer) Stillingskategorilønart Ferie med løn (dage) Side 10 af 44

11 Derudover skal Resultattabel 4009 Afregning af feriepenge Indeholde værdien 0 ud for de relevante løngrupper og aflønningsformer. 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og 0 (nul) for aflønningsformen 10. Klik på Gem 8.2. Feriepenge til feriekort Stillingskategorien og fraværskoden styrer afregning af feriepenge til feriekort. På den relevante stillingskategori skal følgende være oprettet: Eller Stillingskategorilønart 4010 Feriekort timeløn og månedsløn Stillingskategorilønart 4017 Ferie med løn (timer) Stillingskategorilønart 4019 Ferie med løn (dage) Derudover skal Resultattabel 4009 Afregning af feriepenge Indeholde værdien 0 ud for de relevante løngrupper. 1. Vælg Opsætning og Resultattabel Side 11 af 44

12 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og 0 (nul) for aflønningsformen 10. Klik på Gem 8.3. Feriepenge til Horesta Der indberettes feriepengeoplysninger til Horesta for medarbejdere med løbende beskatning af feriepenge (timelønnede). Indbetaling af feriepengene sker på en opkrævning fra Horesta. Opsætning af Horesta: Feriekort indberetning skal indeholde værdien 2 Ingen indberetning 1. Vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger 2. I højremenuen vælges Tilmelding 3. Klik på Ny 4. Udfyld 5. Klik på OK På relevante stillingskategorier vælger du følgende: Ved stillingskategorilønart 4009 Kvartalsferiepenge til FerieKonto. 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld Side 12 af 44

13 7. Klik på OK Resultattabel 4009 Afregning af feriepenge, skal du vælge værdien 1 ud for de relevante løngrupper. 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og 1 for aflønningsformen 10. Klik på Gem 8.4. Manuel afregning af feriepenge for en løngruppe Hvis feriepengene skal afregnes til en af de registrerede feriekasser, der findes på skal du lave en manuel afregning af feriepengene, hvor du skal tilknytte følgende på den relevante stillingskategori: Stillingskategorilønart 4009 Kvartalsferiepenge til FerieKonto 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Derudover skal Resultattabel 4009 Afregning af feriepenge indeholde værdien -1 ud for de relevante løngrupper. 1. Vælg Opsætning og Resultattabel Side 13 af 44

14 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og -1 for aflønningsformen 10. Klik på Gem NB! Feriepenge bliver indberettet til eindkomst Manuel afregning af feriepenge for én medarbejder Skal feriepengene afregnes manuelt i forbindelse med en fratrædelse, skal du bruge Variabel lønart 8486 Feriekonto manuel afregning I den lønkørsel, hvor feriepengene skal beskattes. På rapporten Ferieafregningsliste vil der stå, at feriepengene afregnes manuelt. Feriepengene bliver indberettet til eindkomst. 9. Oprunding af feriedage Der vil ikke ske en afrunding af feriedage ved årets afslutning og fratrædelse. Dette for at sikre at du altid vil have det samme antal feriedage i Feriepengeinfo og i Visma Løn. 10. Medarbejderens lønseddel På medarbejderens lønseddel vises følgende saldi felter nederst: Ferieberettiget løn Restferiedage/timer Side 14 af 44

15 Optjente nettoferiepenge for indeværende år (for medarbejdere med løbende beskatning) Optjent ferietillæg for indeværende år (for medarbejdere, der har ferie med løn) Det kan variere, hvad der vises på lønsedlen alt efter hvilken lønseddeltype, der er valgt på den konkrete stillingskategori. Det betyder, at medarbejdere uden optjening af ferie kan undgå at få den ferieberettigede løn vist, hvis der på stillingskategorien er valgt lønseddel 7. Du kan se de øvrige lønseddeltyper under Hjælp på skærmbilledet Stillingskategori. 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. Udfyld feltet Lønseddel 5. Klik på Gem 11. Ferierækkefølge på ferie og feriefridage I flere overenskomster samt lokalaftaler hos virksomheder, er der regler for hvilken slags ferie der skal afholdes først Rækkefølgen kunne være 1. Afholdelse af optjent ferie hos tidligere arbejdsgiver 2. Afholdelse af feriefridage 3. Afholdelse af optjent ferie hos nuværende arbejdsgiver Der er nu mulighed for via hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise A/S at opsætte denne rækkefølge specifikt efter hvordan reglerne er i virksomheden. Fraværet indangives på fraværskode 50 og så vil Visma Løn selv finde ud af hvilken saldi der skal tages af først. 12. Optjening af ferietillæg Lønsystemet optjener som standard 1 procent i ferietillæg af al ferieberettiget løn. Du har mulighed for at ændre ferietillægsprocenten for en løngruppe. Resultattabel Ferietillæg procent 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel 4003 Side 15 af 44

16 4. Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Ønsker du at ændre feriepengeprocenten for den enkelte medarbejdere, kan du gøre det på: Personlig sats lønart 9908 Personlig sats ferietillæg 1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på Ny 4. Udfyld 5. Klik på OK For at opspare ferietillæg bliver udbetalt skal en af følgende lønarter være tilknyttet den relevante stillingskategori. Stillingskategorilønart Ferietillæg med reduktion Lønarten udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge Stillingskategorilønart Ferietillæg uden reduktion Lønarten udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår, men reducerer IKKE i de opsparede feriepenge 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori Side 16 af 44

17 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Udbetaling af ferietillæg årligt Som standard sker udbetalingen af ferietillægget med april-lønnen. Udbetalingen aktiveres ved at vælge ikrafttrædelseskode T på den relevante kørselsselektion. Hvis du ønsker, at udbetalingen skal ske på et andet tidspunkt, kan du ændre det på følgende måde: Tilpas kørselsordre, hvor ferietillægget ikke ønskes udbetalt i april. 1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Dobbeltklik på T 6. Klik på Slet Tilpas kørselsordren, hvor ferietillægget ønskes udbetalt. 1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Husk at lave tilpasningen på alle kørselsselektioner. Side 17 af 44

18 Tilbage til indholdsfortegnelse Udbetaling af ferietillæg ved afholdelse af ferie Ønskes ferietillægget udbetalt i portioner, når ferie holdes, skal følgende variable lønart oprettes med antal feriedage ved udbetaling: 3930 Udbetaling Ferietillæg Lønarten udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge. Der kan ikke afregnes ferietillæg pro rata, når ferien administreres i timer Udbetaling af ferietillæg manuelt Har de behov for at kunne udbetale ferietillæg i forskellige måneder. Udbetaling foretages efter stillingskategori, men fungerer uden Ikraftkode = T, på kørselsselektionen, da lønarterne oprettes på den enkelte medarbejder. Lønart 3912, Ferietillæg med reduktion Lønart 3922, Ferietillæg uden reduktion 13. Ekstra ferietillæg I flere overenskomster indgår muligheden for at opspare et ekstra ferietillæg. For at kunne opspare, afregne og vise ekstra ferietillæg særskilt på lønsedlen, bruger du følgende på de relevante stillingskategorier: Stillingskategorilønart Opsparing ferietillæg ekstra Skriv procentsatsen til opsparing af ekstra ferietillæg på de enkelte medarbejdere eller i en resultattabel for en løngruppe. Personlige satser lønart 9912 Ekstra ferietillæg procent Resultattabel Ekstra ferietillæg sats Resultattabellen oprettes med procentsats for ekstra ferietillæg til relevante løngrupper. 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode Side 18 af 44

19 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Hvis enkelte medarbejdere skal have en anden procentsats, kan du oprette Personlig sats lønart Ekstra ferietillæg % egen sats 1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på Ny 4. Udfyld 5. Klik på OK Opsparing af ekstra ferietillæg af overtid Ekstra ferietillæg kan opspares af overarbejde på følgende lønarter: , , , og Opsparing af et ekstra ferietillæg kræver, at stillingskategori lønart 4039 er oprettet. 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Side 19 af 44

20 Herefter skal du oprette den ekstra ferietillægsprocent, som skal opspares af overarbejdet. Resultattabel 4012 Procent af overarbejde 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Udbetaling af ekstra ferietillæg, årligt Ekstra ferietillæg kan udbetales sammen med det lovpligtige ferietillæg. Stillingskategorilønart udbetaler ekstra ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge. Stillingskategorilønart udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår, men reducerer IKKE i de opsparede feriepenge. Opsætning af det ekstra ferietillæg på stillingskategorien. 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Udbetalingen aktiveres via kørselsselektion, hvor du vælger ikrafttrædelseskoden T. Side 20 af 44

21 1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Udbetaling af ekstra ferietillæg ved afholdelse af ferie Ekstra ferietillæg kan udbetales i portioner ved afholdelse af ferie på lønart 3935, som registreres under variable lønoplysninger. Lønart 3935 udbetaler ekstra ferietillæg opsparet i sidste kalenderår pro rata og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge. Lønarten oprettes med antal dage og en dato, som ligger inden for lønperioden. Der kan ikke afregnes ferietillæg pro rata, når ferien administreres i timer Regulering af ferietillæg Følgende variable lønarter bruges til regulering af ferietillæg (+/-) Lønart Funktion Type 601 Saldoændring af ferietillæg i år Dage og ferietillæg FØR skat. År = optjeningsår. Dage bruges kun ved pro rata udbetaling. Bruges feltet ikke, skriver du Saldokorrektion af ekstra ferietillæg i år Dage og ferietillæg FØR skat. År = optjeningsår. Dage bruges kun ved pro rata udbetaling. Bruges feltet ikke, skriver du 0 Side 21 af 44

22 1. Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld 4. Klik på OK 14. Administration af 30 feriedage Optjening af ferie med løn - 30 feriedage Hvis der optjenes 30 feriedage pr. ansættelsesår, skal resultattabellen ændres til 2,5 feriedage pr. ansættelsesmåned: Resultattabel Feriedage pr. måned 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv antal dage pr. måned for aflønningsformen 10. Klik på Gem Fratrædelse af medarbejdere med 30 feriedage Når én medarbejder, der har optjent 30 feriedage, fratræder, sker der en omregning til 25 dage. Omregningen foretages på følgende formel: Opsparede feriedage x ferielovsdage (2,08) Værdi fra resultattabel 4005 = feriedage til afregning. Side 22 af 44

23 På lønsedlen dokumenteres omregningen ved at angive feriedagene i 2 kolonner, hvor kolonnen enheder svarer til de optjente feriedage, og kolonnen resultat viser de omregnede feriedage. 15. Reduktion af den ferieberettigede løn Når en medarbejder holder ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge af lønnen i ferieperioden. Derfor reduceres den ferieberettigede løn med 4,8 procent af månedslønnen for hver feriedag. Ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats kan du bruge Resultattabel Feriesats pr. dag (4,8 %) 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Ønskes ferien reduceret med en anden procentsats for enkelte medarbejdere, oprettes Lønart 9909 Personlig dagssats ferie pct. 1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på Ny 4. Udfyld 5. Klik på OK For at den ferieberettigede løn nedskrives med 4,8% eller en anden procent angivet på en af ovenstående lønart, skal der på fraværskoden, angives en af følgende fraværslønart: Side 23 af 44

24 4000 Afholdt ferie, nedskriver med f.eks. 4,8% af månedsløn 4001 afholdt ferie, nedskriver med f.eks. 4,8% af månedsløn + tillæg Skal den ferieberettigede løn IKKE nedskrives når der afholdes ferie, skal en af følgende fraværslønarter oprettes på fraværskode: 3900 afholdt ferie, nedskriver IKKE ferieberettigede løn 3905 afholdt ferie, nedskriver IKKE ferieberettigede løn 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. I højremenuen vælges Tilladte fraværskoder 3. Klik på Ny 4. Udfyld 5. Klik på OK 16. Regulering af feriepenge og feriedage Følgende lønart bruges til regulering af feriesaldi (+/-) Lønart Funktion Type 510 Saldoændring feriedage/kroner fra tidligere ferieår Dage og feriepenge FØR skat. År = optjeningsår. Bruges feltet ikke, skriver du Saldoændring feriedage/kroner fra indeværende ferieår Dage og feriepenge FØR skat. Bruges feltet ikke, skriver du 0 1. Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld Side 24 af 44

25 4. Klik på OK 17. Overført feriedage Ved skift af ferieår (1. maj) ændrer forrige års ferieopsparing status til overførte feriedage. Restferiedage overføres automatisk til nyt ferieår Nulstil ikke afholdte feriedage Restferiedage, som ikke ønskes overført til næste ferieår, kan nulstilles for en gruppe af medarbejdere ved at oprette Stillingskategorilønart Nulstil ikke afholdt ferie 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Lønarten aktiveres med ikrafttrædelseskode N på Kørselsselektion. 1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny Side 25 af 44

26 6. Udfyld 7. Klik på OK For en enkelt medarbejder oprettes Variabel lønart Nulstil ikke afholdt ferie 1. Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld 4. Klik på OK Lønarten aktiveres med ikrafttrædelseskode N på kørselsselektionen. 1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Tilbageførsel af nulstillede feriedage Nulstillede feriedage kan tilbageføres, hvis feriedagene er nulstillet i samme lønkørsel eller i en tidligere lønkørsel. Dette kan gøres primo lønbehandlingen eller ultimo lønbehandlingen. Tilbageførsel primo lønbehandlingen, hvis ferien er nulstillet i en tidligere lønkørsel: Variabel lønart Overfør ikke afholdt ferie Tilbageførsel ultimo lønbehandlingen, hvis ferien er nulstillet i samme lønkørsel: Side 26 af 44

27 Variabel lønart Overfør ikke afholdt ferie 1. Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld 4. Klik på OK Tilbageførsel af ferie med løbende beskatning af feriepenge Tilbageførsel af dage samt beløb for indeværende ferieår. Tilbageførslen må ikke ske i samme måned som medarbejderen fratræder. Opret den variable lønarten med dage og beløb Lønart Tilbageførsel af ferie løbende beskatning Opgørelse af overførte feriedage ved fratrædelse Overført ferie, som ikke er afholdt ved fratrædelsen, skal udbetales kontant på lønsedlen. Overført ferie beregnes ud fra værdien af sidste års feriepenge, som skal ligge til grund for beregningen af værdien af forrige års overførte feriedage. Det betyder, at overført ferie i 2016, som er optjent i 2014, får værdien fra Eksempel: Der er i 2015 optjent 25 feriedage til en værdi af kroner. Dette svarer til, at værdien af en feriedag er kroner pr. dag. Overføres der 2 feriedage fra 2014, vil disse feriedage få en værdi på kroner pr. dag, i alt kroner, uanset deres tidligere værdi. Rapporten Ferieregnskab viser altid værdien af overført ferie efter denne metode. Udbetaling af overført ferie i forbindelse med fratrædelse kan også beregnes med 4,8 procent af den aktuelle månedsløn. Hvis dette ønskes, skal Resultattabel OVERFE Side 27 af 44

28 Oprettes med værdien 1 = Ja for en gruppe af medarbejdere. 1. Vælg Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel OVERFE 4. Klik på Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og 1 for aflønningsformen 10. Klik på Gem Udbetaling af ikke afholdte feriedage/overført ferie I forbindelse med restferie, som ikke er overført, kan det være aktuelt at udbetale restferien. For at kunne udbetale restferien til den optjente værdi skal lønnen for april måned gemmes. Systemet gemmer lønnen automatisk, men den også kan oprettes på Variabel lønart Månedsløn, normtid april Gemmes lønnen for april ikke, bruges den aktuelle løn på udbetalingstidspunktet, og den udgør 4,8 procent af den aktuelle løn. Følgende lønarter kan bruges til udbetaling af overført ferie: Lønart Funktion Type 4290 Dage * sats Dage og sats oprettes 4295 Dage Dage oprettes Dage Dage oprettes. Sats hentes i systemet som 4,8 procent af aprilløn eller - hvis denne er = 0 - aktuel løn. Side 28 af 44

29 Sats hentes i systemet efter formlen: opsparede feriepenge afregnede (forbrugte) feriepenge / antal dage til gode. Følgende lønarter kan bruges til udbetaling af feriedage: Lønart Funktion Type 4070 Dage Dage oprettes, og satsen hentes fra ferieregnskabet. Lønart Funktion Type 4071 Dage Dage oprettes, og satsen hentes fra ferieregnskabet indgår i grundlaget for fritvalgskonto 18. Administration af ferie i timer Optjening af ferie med løn i timer (15,41) På den relevante stillingskategori tilknyttes Stillingskategorilønart Ferie med løn (timer) Med denne opsætning på stillingskategorien vil medarbejderne ved hver lønkørsel optjene 15,41 timer pr. ansættelsesmåned. Antallet af timer reduceres ved ansættelse eller fratrædelse midt i lønperioden. Ved deltid beregnes der en forholdsmæssig tildeling af ferietimer ud fra normtiden Optjening af ferie med løn med andet end 15,41 timer Optjenes ferietimer pr. ansættelsesmåned til andet end 15,41 ferietimer for en gruppe af medarbejdere oprettes Resultattabel Ferietimer pr. måned Ferie i timer optjenes i forhold til dage og arbejdstidsprocent. Side 29 af 44

30 Eksempel Hvis en medarbejder har en arbejdstidsbrøk på 50 procent, så optjenes der 185 * 50 / 100 = 92,5 ferietimer til ferie afholdelse Fratrædelse af medarbejdere med ferie i timer Ved fratrædelse sker der en automatisk omregning til feriedage (timer * arbejdstidsprocent / 7.4) Eksempel Hvis en medarbejder fratræder, så beregnes 185 ferietimer * 100% / 7.4 = 25 feriedage til afregning Reduktion af den ferieberettigede løn Når en medarbejder holder ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge af lønnen. Derfor reduceres den ferieberettigede løn med timesatsen for hver ferietime der afholdes. Bemærk En timelønnet medarbejder, som har ferie med løn, og som aflønnes pr. arbejdstime, vil ikke blive reduceret i den ferieberettiget løn ved afholdelse af ferie. Derfor er det vigtigt, at den løn, en timelønnede får under ferie, bliver udbetalt på en lønart, som ikke er ferieberettiget: Variabel lønart 1160, 1161 eller Regulering af feriepenge og ferietimer Følgende lønart bruges til ændring (+/-) af feriesaldi Lønart Funktion Type 512 Saldoændring ferietimer/kroner fra tidligere ferieår Timer og feriepenge FØR skat. År = optjeningsår. Bruges feltet ikke, skriver du Saldoændring ferietimer/kroner fra indeværende ferieår Timer og feriepenge FØR skat. Bruges feltet ikke, skriver du 0 Side 30 af 44

31 19.1. Overført ferietimer Ved skift af ferieår (1. maj) ændrer forrige års ferieopsparing status til overførte/gemte ferietimer Nulstil ikke afholdte ferietimer Restferietimer, som ikke skal overføres til næste ferieår, kan nulstilles for en gruppe af medarbejdere ved at oprette Stillingskategorilønart Nulstil ikke afholdt ferie 1. Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælger du Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Lønarten aktiveres med ikrafttrædelseskode N på Kørselsselektion. 1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælger du Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK For enkelte medarbejdere oprettes Variabel lønart Nulstil ikke afholdt ferie 1. Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny Side 31 af 44

32 3. Udfyld 4. Klik på OK Lønarten aktiveres med ikrafttrædelseskode N på Kørselsselektion. 1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælger du Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Tilbageførsel af nulstillede ferietimer Nulstillede ferietimer kan tilbageføres, hvis ferietimerne er nulstillet i samme lønkørsel eller en tidligere lønkørsel. Dette kan gøres primo lønbehandlingen eller ultimo lønbehandlingen. Vælg tilbageførsel primo lønbehandlingen, hvis ferietimerne er nulstillet i en tidligere lønkørsel: Variabel lønart Overfør ikke afholdt ferie Vælg tilbageførsel primo lønbehandlingen, hvis ferietimerne er nulstillet i samme lønkørsel: Variabel lønart Overfør ikke afholdt ferie 1. Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld 4. Klik på OK Side 32 af 44

33 19.4. Udbetaling af ikke afholdte ferietimer I forbindelse med restferie, som ikke er overført, kan det være aktuelt at udbetale restferien. I så fald bruger du den aktuelle timeløn. Følgende lønarter kan bruges til udbetaling af ferietimer: Lønart Funktion Type 4293 Timer * sats Timer og sats oprettes 4297 Timer Timer oprettes 4286 Timer Timer oprettes Sats hentes i systemet som aktuel timeløn. Sats hentes i systemet efter formlen opsparede feriepenge afregnede (forbrugte) feriepenge / antal timer til gode 20. Tilbageførsel af afregnet ferie Tilbageførsel af delvist afregnet beløb fra Feriekonto - fratrådt Skal feriepengene helt eller delvist skal tilbageføres fra FerieKonto på en fratrådt medarbejder, skal fratrædelseskoden ikke slettes på Ansættelsesforholdet. Variabel lønart 510 Saldokorrektion feriedage/kroner fra tidligere ferieår Variabel lønart 511 Saldokorrektion feriedage/kroner fra indeværende ferieår Feriedage/-beløb oprettes med minus for tilbageførsel. Rettelsen indberettes til eindkomst. FerieKonto skal kontaktes direkte for returnering af for meget afregnede feriepenge. Side 33 af 44

34 20.2. Tilbageførsel af afregnet beløb til Feriekonto - ophævelse af fratrædelse Hvis feriepengene helt eller delvist skal tilbageføres fra FerieKonto på en medarbejder, som har ferie med løn, og som ikke skulle fratrædes alligevel, skal fratrædelseskoden slettes på Ansættelsesforholdet. Ferie, som er beskattet og afregnet til FerieKonto, tilbageføres på en af disse lønarter: Variabel lønart 412 Feriedage tidligere ferieår Variabel lønart 413 Feriedage sidste ferieår Variabel lønart 440 Indeværende ferieår Feriedage og bruttoferiepenge oprettes uden fortegn for tilbageførsel. Rettelsen indberettes til eindkomst. FerieKonto skal kontaktes direkte for returnering af for meget afregnede feriepenge Afregnet kontant i forbindelse med fratrædelse Hvis feriepenge, som er blevet udbetalt kontant til medarbejderen, der havde ferie med løn, skal tilbageføres, opretter du en af følgende lønarter: Variabel lønart 428 Overførte feriedage Variabel lønart 415 Feriedage tidligere ferieår Variabel lønart 416 Feriedage sidste ferieår Variabel lønart 445 Indeværende ferieår Feriedage og bruttoferiepenge oprettes uden fortegn for tilbageførsel. Rettelsen indberettes til eindkomst Tilbageførsel af ferie udbetalt på lønart ferie med løn Ferie, som er udbetalt til medarbejderen på lønart og vist på lønsedlen med lønarterne 4080 og kan tilbageføres med følgende lønarter: Variabel lønart 428 Overført ferie (vist på lønsedlen på lønart 4080) Variabel lønart 470 Alle øvrige ferieår (vist på lønsedlen på lønart 4090) Side 34 af 44

35 Feriedage og bruttoferiepenge oprettes uden fortegn for tilbageførsel. Rettelsen indberettes til eindkomst Tilbageførsel af ferie udbetalt på lønart ferie med feriekort Ferie, som er udbetalt til medarbejderen på lønart og vist på lønsedlen med lønarterne 4005 og kan tilbageføres med følgende lønarter: Variabel lønart 475 Overført ferie (vist på lønsedlen på lønart 4005) Variabel lønart 476 Alle øvrige ferieår (vist på lønsedlen på lønart 4006) Korrektioner med ovenstående lønarter indberettes automatisk til ACF. Der skal ske en manuel korrektion hos ACF og dermed Feriepengeinfo.dk, hvis de bruges. 21. Ferieregistreringer Afholdelse af ferie registreres via 'Fraværsregistrering', hvor der angives en Startdato, Slutdato og Varighed på medarbejderen Registrering af ferie på månedslønnede Registrering af ferie på medarbejdere der er ansat med ret til afholdelse af ferie med løn, skal registreres på Fraværskode 40 Afholdt ferie Visma Løn vil nedskrive i den optjente feriesaldo. Såfremt medarbejdere ikke har en feriesaldo, vil der blive trukket 4,8% af månedslønnen pr. feriedage. Såfremt medarbejderen har en feriesaldo, nedskrives Ikke opsparet ferie Registreres fraværskode 40 på en medarbejder der ikke har flere tilgodehavende feriedage med løn, vil Visma Løn automatisk reducere lønnen med de aktuelle feriedage. Lønnen kan reduceres med beregning af arbejdstimer. Side 35 af 44

36 Resultattabel DAGTIM Skal markeres med 1 for relevante løngrupper. Antal timer pr. dag er automatisk 7,4 hvis ikke andet timeantal angives for relevante løngrupper på Resultattabel TRTIM Hvis der er én eller få medarbejdere der har en anden arbejdstid end 7,4 timer pr dag, oprettes timer pr. dag på personlig sats Grundlaget for satsen der trækkes pr. feriedage, kan ændres så det ikke kun er månedslønnen (Lønart 9900, resultattabel RTLØN1, resultattabel RTLØN2, som er standard) der danner det grundlag. Angiv på resultattabel MDLØN en af følgende værdier og de lønarter vil indgå i beregningen: 1 = Lønart 9900, 9901, 1520, 1522, 1524, 1526, 1528, 1530, 1532, 1534, 1550, 1552, 1554, 1556, 1558, 1560, 1562, 1564, 1566, = 9900, 9901, 1520, 1522, 1524, 1526, 1528, 1530, 1532, 1534, 1550, 1552, 1554, 1556, 1558, 1560, 1562, 1564, 1566, 1568, 1065, 1066, 1067, 1068, = Lønart 9900, Registrering af ferie ved skift af ferieår Ved registrering af ferie tager systemet udgangspunkt i den registrerede Startdato ved nedskrivning af ferie. Derfor skal registrering af ferie hen over skift af ferieår (eksempelvis 29/4 1/5) altid deles i 2 registreringer: 29/4 30/4 samt 1/5 1/ Registrering af ferie for timelønnede medarbejdere med feriekort Antal feriedage/-timer, som oprettes, nedskriver medarbejderens feriesaldo. Det betyder, at feriesystemet viser antallet af restferiedage/-timer med tilhørende feriepenge. Side 36 af 44

37 Ved afholdelse af ferie vises de oprettede dage/timer på medarbejderens lønseddel. 22. Udbetaling af feriepenge i lønperioden for timelønnede med feriekort Hvis der skal udbetales opsparet nettoferiepenge til feriekort via lønsystemet, samtidig med at medarbejderen holder ferie i samme periode som lønkørslen og desuden skal have udbetalt nettoferiepenge samt nedskrevet feriesaldoen og skattedagene, kan du bruge følgende fraværskode: 41 Afholdt ferie uden løn fra feriekort fraværslønart 4004 Skal nettoferiepenge udbetales til en fratrådt medarbejder, skal du oprette denne lønart: Variabel lønart 4076 Udbetaling af feriedage feriekort - uden reduktion af skattefradrag 23. Udbetaling af feriepenge, før ferie holdes - med reduktion af skattedage Hvis medarbejderen opsparer nettoferiepenge til feriekort, som skal udbetales, før ferien holdes, og du ønsker at registrere ferien, kan du oprette følgende fraværskode: 47 Afholdt feriedage uden løn fra feriekort fraværslønart Afholdte ferietimer uden løn fra feriekort fraværslønart Nettoferiepenge udbetales på en variabel lønart: Feriekort udbetaling. Benyttes der fradrag i feriepengene, vil lønart 4075 reducere skattedagene i lønnen. 24. Udbetaling af feriepenge, før ferie holdes - uden reduktion af skattedage Hvis medarbejderen opsparer nettoferiepenge til feriekort, som skal udbetales, før ferien holdes, og du ønsker at registrere ferien, kan du oprette følgende fraværskode: 47 Afholdt feriedage uden løn fra feriekort fraværslønart Afholdte ferietimer uden løn fra feriekort fraværslønart Nettoferiepenge udbetales på en variabel lønart: Feriekort udbetaling. Side 37 af 44

38 Benyttes der fradrag i feriepengene, vil der på fraværstidspunktet IKKE blive reduceret skattedage i lønnen. 25. Timelønnede ferie med løn, reduceres i den ferieberettiget løn Timelønnede der er ansat med ret til ferie med løn, skal reduceres i den ferieberettigede løn, når de afholder ferie. Dette kræver at ferierækkefølge benyttes, samt at resultattabel DAGTIM er udfyldt med 1 på relevante løngrupper. Ferierækkefølgen sættes op med hjælp fra Visma Enterprise A/S. 26. Lønarter, som behandler feriefravær Nedenstående lønarter kan du ikke indrapportere på, da de skal bruges sammen med en fraværskode i opsætning af fraværskoden. Lønart Funktion Type 1579 Ferie fravær dage * sats Ferie uden løn 1587 Ferie fravær i dage Ferie med løn 3813 Ferie fravær i timer Ferie med FERIEKORT 3814 Ferie fravær i dage Ferie med FERIEKORT 3900 Ferie fravær i dage Ferie med løn 3905 Ferie fravær i dage Ferie med løn 4000 Ferie fravær i dage Ferie med løn 4001 Ferie fravær i dage Ferie med løn 4004 Ferie fravær i dage Ferie uden løn FERIEKORT 4015 Ferie fravær i timer Ferie med løn Side 38 af 44

39 Kombination af fraværskode og lønart: Fraværskode Lønart til fravær Lønart på stillingskategori , 3905, 4000, , Fraværskode Lønart til fravær Lønart på stillingskategori , 1597 (res 4011) 4019, , , For eksempel kan kode 40 tilknyttes lønart 4000, hvis lønarten på stillingskategorien er 4009 eller Vælg Opsætning og Stillingskategori 2. I højremenuen vælges Tilladte fraværskoder 3. Klik på Ny 4. Udfyld 5. Klik på OK Side 39 af 44

40 27. Ferieberettigede grundlag kundespecifikt Visma Løn har standard defineret hvilke lønarter som er ferieberettiget og hvilke lønarter, som ikke er ferieberettiget. Med hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise, kan du definere hvilke lønarterne som du ønsker, skal være ferieberettiget eller ej. Grundlaget specificeres under lønartstype Denne lønartstype er som udgangspunkt tom. Lønartstypen oprettes med de lønarter som f.eks. ikke skal tælles med i den ferieberettiget løn med et minus og med et plus for de lønarter som skal tælles med i grundlaget for ferieberettiget løn Kontering af ferieberettigede grundlag kundespecifikt Ferieberettigede løn beregnes standard på lønartstype 1103, men kan tilpasses på lønartstype For at bogfør det grundlag skal nedenstående lønart oprettes på din kontoplan i både debet og kredit. Lønarten påvirker ingen feriesaldi. Lønart Kontering Ferieberettiget løn 28. Ændring af medarbejders arbejdstid med mere end 20 procent I ferieloven står der, at hvis en medarbejders gennemsnitlige arbejdstid ændres med mere end 20 procent, reguleres lønnen under ferieafholdelse forholdsmæssigt. I Visma Løn er håndteringen af dette opsat som standard på Resultattabel 4000 Ændret arb.tid min. grænse Resultattabel 4001 Ændret arb.tid max. grænse Ved afholdelse af ferie, hvor arbejdstidsprocenten er steget med mere end 20 procent, vil der automatisk ske et løntræk, og hvis arbejdstidsprocenten er faldet med mere end 20 procent, vil der ske en udbetaling af feriepenge samtidig med ferieafholdelsen. Hvis du ikke ønsker at bruge denne funktionalitet, skal du rette resultattabellerne til 100 for de enkelte løngrupper. Arbejdstidsprocenten for tidligere ferieår kan korrigeres manuelt med Side 40 af 44

41 Variabel lønart Arbejdstid faktor tidligere år 29. Fratrædelse af en medarbejder Når en medarbejder fratræder, skal der afregnes restferiepenge med tilhørende dage for alle ferieår. Afregningen sker ved at indberette en fratrædelseskode samt fratrædelsesdato, hvorefter lønsystemet automatisk udløser feriepenge for henholdsvis indeværende, sidste og forrige ferieår samt udbetaler overført ferie kontant på lønsedlen. Det betyder, at alle dage/timer samt feriepenge afregnes uden yderligere administration. Hvis ferien administreres i timer, omregnes disse til dage. Ferietillæg for indeværende og sidste år nulstilles automatisk ved fratrædelse, men nulstillingen vil ikke blive vist på bogføringen. Dette sker af hensyn til en eventuel genansættelse Fratrædelseskoder Nedenstående fratrædelseskoder bruges i forbindelse med fratrædelse, hvor der skal tages højde for, hvad der skal ske med feriepengene. Fratrædelseskode Stillingskategorilønart Funktion , 4017, 4019 Feriepenge kontant på lønseddel , 4010, 4019 Feriepenge på feriekort funktionær , 4017, 4019 Feriepenge til FerieKonto funktionær Feriepenge kvt.afregning, FerieKonto/Feriekort, timeløn 8 Alle former (ingen afregning) Medarbejder uden ferie 9 Alle former (ingen afregning) Fratrådt i tidligere system 1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. Udfyld feltet fratrådt 3. Klik på Gem Side 41 af 44

42 29.2. Udbetaling af ferietillæg ved fratrædelse Ved fratrædelse er der mulighed for at afregne ekstra ferietillæg på følgende lønarter. Denne lønart afregner ekstra ferietillæg kontant sammen med lønnen uden modregning i feriepengene: Variabel lønart Ferietillæg ekstra afregning Denne lønart afregner ekstra ferietillæg kontant sammen med lønnen med modregning i feriepengene: Variabel lønart Ferietillæg ekstra afregning Denne lønart lægger det ekstra ferietillæg til feriepengene og afregnes sammen med feriepengene: Variabel lønart Ferietillæg ekstra afregning 1. Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld 4. Klik på OK 30. Samtidighedsferie Virksomheder med medarbejdere ansat på den særlige forskerskatteordning, jf. Kildeskattelovens 48E-F, har mulighed jf. ferieloven at indgå aftale om samtidighedsferie. Dette kræver at ferierækkefølge benyttes, samt at resultattabel SAMTID er udfyldt med 1 på relevante løngrupper. Ferierækkefølgen sættes op med hjælp fra Visma Enterprise A/S. Side 42 af 44

43 31. Sygeferiepenge I nogle overenskomster skal arbejdsgiver udbetale sygeferiepenge til sine medarbejdere. Lønarten kan bruges i de tilfælde, hvor medarbejderen er berettiget til sygeferiepenge, men ej løn fra virksomheden Variable lønart Sygeferiepenge timeløn oprettes. Lønarten oprettes med det antal timer, som der skal beregnes sygeferiepenge af. Lønarten bruger timelønssatsen i beregningen til sygeferiepenge. Resultatet på lønart Sygeferiepenge timeløn, tillægges feriepengegrundlaget og der bliver herefter beregnet feriepenge. 32. Løbende beskatning af feriepenge I nogle overenskomster skal der tillægges et beløb til bruttoferiepengene til de medarbejdere som har løbende beskatning af feriepenge. Beløbet kan enten være en procentdel af et fast angivet beløb eller en procentdel af et defineret grundlag. Skal bruttoferiepengene tillægges et beregnet beløb opsættes det på følgende måde: Resultattabel EXFER - Pct. opsparing særlig ferie, oprettes med hvilken procent beløbet skal beregnes med Variabel lønart Særlige feriepenge, oprettes det beløb som skal ganges med den procent som er angivet på resultattabel EXFER Skal bruttoferiepengene tillægges et beregnet beløb opsættes det på følgende måde: Resultattabel EXFER - Pct. opsparing særlig ferie, oprettes med den procent beløbet skal beregnes med På lønartstype 2982 Grundlag særlige ferie, oprettes med de lønarter som skal indgå i grundlaget for procentberegningen. Dette skal gøres i samarbejde med en konsulent fra Visma Enterprise. Stillingskategori lønart 2982 Særlige feriepenge, oprettes på den stillingskategori som skal benytte denne beregning Side 43 af 44

44 Beløbet som udregnes vises på lønsedlen over feriepengeafregningen og vil indgå i beregningen af AM-bidrag og skat. Side 44 af 44