PROJEKTINITIERINGSDOKUMENT. Aarhus Universitet

Transkript

1 PROJEKTINITIERINGSDOKUMENT Fastlæggelse af rammer og principper for økonomisk styringsmodel Aarhus Universitet

2 Indholdsfortegnelse Projektinitieringsdokument 1 Dokumentkontrol Revisionshistorik Godkendelse Distribution 3 2 Projektinitieringsdokument Dokumentformål Indledning Formål med projektet Hovedresultater Beskrivelse af arbejdsprocessen Leverancer 6 3 Budget og tidsplan Tidsplan Budget 10 4 Organisering Projektorganisation Projektdeltagere 11 Side 2 af 13

3 1 Dokumentkontrol 1.1 Revisionshistorik Projektinitieringsdokument Ændringsdato Forfatter Hvad er blevet ændret Søren Blok Jensen Projektinitieringsdokument oprettet 1.2 Godkendelse Navn Titel Ansvar Søren Trangbæk Vicedirektør, AU Projektejer Christian Klibo Partner, PricewaterhouseCoopers PwC projektansvarlig 1.3 Distribution Navn Søren Trangbæk Christian Klibo Søren Blok Jensen Henrik Gudiksen Jesper Runge Titel Vicedirektør Økonomi og Planlægning, AU Partner, PricewaterhouseCoopers Manager, PricewaterhouseCoopers Manager, PricewaterhouseCoopers Director, PricewaterhouseCoopers Side 3 af 13

4 2 Projektinitieringsdokument 2.1 Dokumentformål Formålet med dette projektinitieringsdokument er at skabe grundlag for at påbegynde arbejdet med projekt Fastlæggelse af rammer og principper for økonomisk styringsmodel under den faglige udviklingsproces på Aarhus Universitet. Projektinitieringsdokumentet er en overordnet beskrivelse af projektforløbet, som beskriver rammer, formål og forventede resultater af projektet. 2.2 Indledning Aarhus Universitet har været i konstant udvikling og forandring siden fusionerne. I 2006 fusionerede Aarhus Universitet med Handels- og Ingeniørhøjskolen i Herning. I 2007 fusionerede Aarhus Universitet med Handelshøjskolen i Aarhus, Danmarks JordbrugsForskning, Danmarks Miljøundersøgelser og Danmarks Pædagogiske Universitet. Fusionerne gav Aarhus Universitet en ny mangfoldighed og styrke med nye muligheder for at spille en stadig større rolle i det danske samfund og for at indgå i det globale netværk af universiteter. Fusionerne gjorde det helt nødvendigt at se på Aarhus Universitets administration. Mange medarbejdere og ressourcer er derfor investeret i en forbedring af de administrative arbejdsgange og snitfladerne mellem fællesadministrationen og hovedområdernes administration i den administrative forandringsproces, der beslutningsmæssigt blev afsluttet i foråret Den 17. juni 2010 besluttede bestyrelsen på AU at igangsætte Den faglige udviklingsproces, som blandt andet medfører en reorganisering af de nuværende ni hovedområder til i fremtiden at have fire hovedområder. Når den faglig og organisatoriske struktur ændres, er det nødvendigt med en administrativ reorganisering. Der er således også behov for en ny økonomistyringsmodel, som på mest effektiv vis understøtter den nye struktur på AU. Projektet refererer til projektejer Søren Trangbæk, vicedirektør for Økonomi og Planlægning på Aarhus Universitet. 2.3 Formål med projektet Formålet med projektet er inden udgangen af 2010 at udarbejde et beslutningsoplæg vedrørende økonomiopgaverne på AU. Beslutningsoplægget skal, når de forelægges universitetsledelsen ultimo 2010, være så konkret, at både ressourcemæssige, investeringsmæssige, organisatoriske og strukturelle konsekvenser kan perspektiveres. Desuden skal resultatet af implementering af beslutningsoplæggets forslag kunne perspektiveres, herunder ikke mindst hvordan tiltagene vil understøtte den faglige udviklingsproces. Med beslutningsoplægget følger desuden en implementeringsplan. Denne skal være så konkret og detaljeorienteret, at implementering af de foreslåede tiltag kan iværksættes umiddelbart efter accept i universitetsledelsen. Side 4 af 13

5 2.4 Hovedresultater Projektet skal udkomme med beslutningsoplæg som dækker emnerne: 1. Organisation af økonomifunktionen Model for strukturering / organisering af medarbejdere, herunder funktionsbeskrivelser for medarbejdere i Front/Middle/Back office funktioner samt dimensionering af funktionerne Model for opfølgning på gevinster (business cases) 2. Udarbejde forslag til ny økonomistyringsmodel Gennemskuelig og sammenhængende model for økonomistyring Finansiel strategi Understøttelse af de 3 tværgående aktiviteter: 1. Interdisciplinær forskning og talentudvikling 2. Indre og ydre uddannelsesmarked 3. Rådgivning og erhvervsrettet videnudveksling Økonomistyring der understøtter mål, strategier og udviklingskontrakter Intern ressourcefordelingsmodel, herunder allokering og/eller model for intern handel Budgetproces Rapportstruktur, herunder principper for datamodel Projektstyringsmodel, herunder tidsallokering/ -registrering Model for styring af udmøntning af strategisk pulje Indirekte omkostninger, prissætning (Intern debiteringsmodel / Cost Driver model) Beslutningsoplægget baseres på input fra arbejdsudvalg med intern og ekstern (PwC) deltagelse. Det er væsentligt, at arbejdsudvalget tager afsæt i tidligere gennemførte analyser, overvejelser og beslutningsoplæg, så der sikres maksimalt genbrug og effektivt arbejde. Beslutningsoplægget skal ikke inkludere IT og kontoplan. 2.5 Beskrivelse af arbejdsprocessen Arbejdsprocessen vil være karakteriseret ved et betydeligt centralt forarbejde med inddragelse af decentrale nøglepersoner, grundig behandling i arbejdsudvalget i form af et fler-dages seminar og et forudgående kick-off møde, samt en betydelig central efterbearbejdning. Denne udformning af processen er nødvendig som følge af opgavens omfang og tidshorisonten. Desuden vurderes denne proces at skabe størst mulig sikkerhed for, at hidtil udført arbejde, analyser og drøftelser anvendes effektivt. Side 5 af 13

6 Der skal i projektet være fokus på at have overblik over snitflader til andre projekter. Dette er nødvendigt for at sikre løbende afklaringer og koordination. Processen ser overordnet således ud: 2.6 Leverancer På baggrund af ovenstående fremgangsmåde vil AU og PwC i samarbejde levere en række leverancer i perioden august 2010 til december Der er indtil videre defineret følgende leverancer på projektet. Leverancer for projektet Leverance Dato Kick-off møde Materialesæt indeholdende: Målet med forandringsprocessen på økonomiområdet Uge 34, 2010 Nu-situationen, herunder status på igangværende og/eller gennemførte aktiviteter, udførte analyser og notater, arbejdsgrupperesultater til dato m.v. Kravene til økonomistyringen fremadrettet med afsæt i ovenstående liste og hvordan temaerne i denne liste støtter den faglige udviklingsproces Uge 34, 2010 Uge 34, 2010 Side 6 af 13

7 Agenda for efterfølgende seminar, mål med seminaret og forventet resultat Uge 34, 2010 Overblik over det videre forløb Uge 34, 2010 Seminar / workshop: Gennemgang af temaer til behandling og bagvedliggende diskussionsoplæg. Diskussionsoplæggene til hvert tema vil beskrive substansen i temaet, hvorfor dette er væsentligt for udviklingsprocessen, hvilke scenarier for håndtering af temaet, der vurderes relevante, konsekvenser af valg af scenarie m.v. Brainstorming og debat af et antal, så vidt muligt logisk sammenhængende temaer i mindre arbejdsgrupper, der faciliteres af interne/eksterne medlemmer af det centrale team. Fastlæggelse af principper og rammer for håndtering af de behandlede temaer og afrapportering heraf i prædefinerede skabeloner. Uge 36, 2010 Uge 36, 2010 Uge 36, 2010 Efter seminaret / Workshoppen: Beslutningsoplæg for organisering af økonomifunktionen Uge 47, 2010 Implementeringsplan for organisering af økonomifunktionen Uge 47, 2010 Beslutningsoplæg for ny økonomistyringsmodel Uge 47, 2010 Implementeringsplan for ny økonomistyringsmodel Uge 47, 2010 Side 7 af 13

8 3 Budget og tidsplan 3.1 Tidsplan Projektinitieringsdokument Modellen på næste side viser den foreløbige, overordnede tids- og aktivitetsplan for projektet. På baggrund af seminaret vil aktiviteterne herefter blive detailplanlagt. Side 8 af 13

9 August September Oktober November December 2011 D. 26. august D september Ultimo november Udarbejde projektinitieringsdokument Definition af elementer der indgår i temaerne for økonomistyring på AU Gennemgang af eksisterende materiale for hvert tema vedr. økonomistyring på AU Opfølgning på tidligere trufne beslutninger for hvert tema vedr. økonomistyring på AU Afdækning af igangværende aktiviteter for hvert tema vedr. økonomistyring på AU Kick-off møde i arbejdsgruppen Kortlægning af øko. org. Udarbejde oplæg til workshop Org. Workshop Udarbejde diskussionsoplæg for de enkelte temaer for økonomistyring på AU Analyse af konsekvenser ved de forskellige alternativer Høringsrunde Behandling i universitetsledelsen Seminar i arbejdsgruppen Implementering Udarbejde diskussionsramme og materiale til seminar Viderebehandling af output fra seminar Sammenfatning af principbeslutninger Perspektivering af konsekvenser ved principbeslutningerne Beslutningsoplæg til universitetsledelsen Implementeringsplan Projektledelse og løbende dialog mellem AU og PwC Projektledelse Side 9 af 13

10 3.2 Budget På nuværende tidspunkt er der allokeret nedenstående ressourcer til projektet: Ekstern konsulentbistand PricewaterhouseCoopers allokerer 4 medarbejdere til projektet. Projektet ledes af Christian Klibo, PwC. Der henvises på nuværende tidspunkt til rammeaftale mellem Aarhus Universitet og PricewaterhouseCoopers, hvor projektbemanding og priser er stipuleret. Internt ressourceforbrug: Aarhus Universitet Projektet udføres i tæt samarbejde med AU s centrale økonomifunktion. Der påregnes derfor en betydelig involvering af interne ressourcer fra AU s centrale økonomifunktion. Derudover vil arbejdsudvalget for den faglige udviklingsproces vedrørende økonomi blive indkaldt til et 3 dages seminar samt efter behov løbende blive inddraget. Side 10 af 13

11 4 Organisering 4.1 Projektorganisation Projektinitieringsdokument Projektet er et selvstændigt, tværgående projekt på Aarhus Universitet som involverer projektdeltagere fra både Aarhus Universitet og PricewaterhouseCoopers. Alle aktiviteter vil blive gennemført i et tæt samarbejde mellem PricewaterhouseCoopers og Aarhus Universitets ressourcer i det omfang, det er muligt. Nedenstående organisationsdiagram viser projektorganisationen. Formand for den administrative arbejdsgruppe Jørgen Jørgensen Projektejer Søren Trangbæk PwC projektansvarlig Christian Klibo Projektteam Ressourcer fra Aarhus Universitet Ressourcer fra PwC 4.2 Projektdeltagere Projektdeltagere Navn Hjemhørende Titel Rolle Søren Trangbæk AU Vicedirektør Projektejer Christian Klibo PwC Partner PwC projektansvarlig. Kvalitetssikring af leverancer, deltagelse på kick-off/ seminar samt senior level sparring Søren Blok Jensen PwC Manager PwC projektmedarbejder Signe Illum PwC Consultant PwC projektmedarbejder Sabrina Bjerregaard PwC Consultant PwC projektmedarbejder Side 11 af 13

12 Henrik Gudiksen PwC Manager PwC projektmedarbejder Jesper Runge PwC Director PwC projektmedarbejder Arbejdsudvalg for den faglige udviklingsproces vedrørende økonomi Navn Hjemhørende Titel Steen Kjeldsen AU Administrationschef, ASB Ole Bjørn Hansen AU Administrationschef, DMU Ole Jensen AU Administrationschef, HUM Niels Damgaard Hansen AU Administrationschef, NAT Inger Rønde Jeppesen AU Områdeleder økonomi, NAT Martha Berdiin AU Sekretariatsleder økonomi og bygninger, SAM Kirsten Skjødt AU Kontorchef, Budgetkontoret Anette Svejstrup Petersen AU Souschef, Budgetkontoret Morten Vils Sørensen AU Specialkonsulent, Budgetkontoret Side 12 af 13

13 Side 13 af 13