Etape 2 Børnenes Univers Grindsted Vest

Transkript

1 Projektbeskrivelse Etape 2 Børnenes Univers Grindsted Vest B og K forvaltningen Dagtilbud Sagsbehandler: Lisbeth Østergaard Tlf LIO@billund.dk Journal nr.: 18/2132 Version: 5 Dato: Indledning og baggrund Børnenes Univers Grindsted Vest skal samles i én institution på Langelandsvej 70. Børnenes Univers Grindsted Vest bygges i to etaper. Etableringen af etape 1, er gennemført og byggeriet er taget i brug i Ved beskrivelsen af byggeprogrammet for Børnenes Univers Grindsted Vest (BUGV) etape 1, blev etape 2 for BUGV samtidig beskrevet som et skyggeprojekt. Forudsætningerne for etape 2 er således beskrevet i det oprindelige byggeprogram. Da det oprindelige byggeprogram er beskrevet for mere end 5 år siden, er der er i 2017 lavet en revurdering af forudsætningerne forud for udarbejdelse af det politiske grundlag for BUGV etape 2. Børne- og Kulturudvalget behandlede revurderingen af forudsætningerne for etape 2 den 2. maj og igen d. 8 august 2017, hvor de besluttede overfor Byrådet, at anbefale følgende realiseret i Børnenes Univers Grindsted Vest i etape 2: Basisprojekt til 60 børnehavebørn inkl. reviderede økonomiske forudsætninger Modul 1 med optimeringer og ændringer i den eksisterede bygningsmasse på Langelandsvej Modul 2 med legestue til 24 dagplejebørn Ligeledes besluttede Børne- og Kulturudvalget: At der tages stilling til antallet af vuggestuepladser i forbindelse med budgetforhandlingerne og At forslaget til reviderede forudsætninger og afledte økonomiske konsekvenser for etape 2 vedr. anlæg af Børnenes Univers Grindsted Vest oversendes til Byrådets forhandlinger vedr. budget Byrådet besluttede i forbindelse med budget 2018 at godkende Børne- og kulturudvalgets indstilling som

2 beskrevet ovenfor og at realiseringen af etape 2 i Børnenes Univers Grindsted Vest udvides med etablering af 6 vuggestuepladser. Kobling til kommunale udviklingsstrategier eller øvrige strategier/planer 5 veje til vækst. Byggeprojektet er en udmøntning af Budget og Budget 2016 samt Billund Kommunes udviklingsstrategi: Fem veje til vækst, hvor visionen er, at Billund Kommune vil være familiens bedste valg. Med de fem veje til vækst sættes en ambitiøs kurs for, hvordan Billund Kommune ved hjælp af innovation, bæredygtighed, kvalitet, eksperimentarium, nye samarbejdsformer og internationalisering vil arbejde mod visionen. De fem veje til vækst er: Skabe øget tilflytning til Billund Kommune. Styrke turismen og den øvrige erhvervsudvikling i Billund Kommune. Udvikle Børnenes Hovedstad. Øge uddannelsesniveauet i Billund Kommune- herunder skabe verdens bedste dagtilbud og folkeskole. Sikre infrastrukturel udvikling, der understøtter vækstambitionerne. De vedtagne lokal- og kommuneplaner for området er gældende. Formål Formålet med opførelsen af etape 2 er at samle bygningsmassen i Børnenes Univers Grindsted Vest på én adresse, Langelandsvej 70, etablere faciliteter til legestueaktiviteter for dagplejere samt udvide antallet af vuggestuepladser med 6 pladser i distriktet. Mål Målet er: At etablere én aldersintegreret institution for børn i alderen 0 til 6 år, der i indretning, materialevalg og funktionalitet understøtter de overordnede principper i Idekatalog for byggeri af fremtidens daginstitution i Billund Kommune. At der er sammenhæng mellem pædagogik, teknologi, arkitektur, funktionalitet og materialevalg. Det er et vigtigt princip, at alle valg kan begrundes i, at de understøtter børns trivsel, læring og styrkelse af kreativitet. At skabe multifunktionalitet mellem forskellige pædagogiske aktiviteter, børnenes forskellige behov og potentiale for udvikling samt på tværs af alder og enheder. At etablere faciliteter for legestueaktiviteter for børn i dagpleje i Grindsted Vest. Faciliteter, der understøtter formålet med heldags- og halvdagslegestue i Billund Kommune. Etablering af udemiljøer der lever op til intentionen i Paradigme for udendørs læringsmiljøer herunder realisering af Masterplanen for udearealet, der er politisk godkendt i forbindelse med kvalitetsløft af læringsmiljøer i dagtilbud og skoler i perioden 2014 til At eksisterende bygningsmasse på Langelandsvej 70 optimeres og ændres i forhold til registrerede uhensigtsmæssigheder jf. notat vedlagt sagen til politisk behandling i forbindelse med budget Inddragelse af børnene i planlægnings-, gennemførelses- og ibrugtagningsprocesserne. I Billund Kommune er følgende forudsætninger og standarder besluttet for børnebyggeri: Middelværdien af børnetallet for børnehavebørn 3 til 6 år Børnehavestart den måned barnet fylder 3 år Side 2/8

3 Skolestart d. 1. april, det år barnet fylder 6 år Bruttoareal pr. vuggestuebarn: 10 m 2. Kapacitet på 20 vuggestuepladser, hvoraf de 6 pladser skal etableres i etape 2. Bruttoareal pr. børnehavebarn: 8,56 m 2 Kapacitet på 152 børnehavepladser, hvoraf de 60 pladser skal etableres i etape 2. Legestue til 24 børn således at der kan afvikles legestueaktiviteter for et team ad gangen bestående af 6 dagplejere med 4 børn hver. Et bruttoareal på 57,6 m2 lokaler og 7,2 m2 toilet og puslerum. Legestuelokaliteterne skal etableres i etape 2. Pris pr. kvadratmeter for arealer i nybyggeri til børnehave- og vuggestuebørn samt legestuefaciliteter: kroner eksklusiv legeplads, parkeringsarealer, diverse omkostninger og krybberum. Samlet udbygges institutionen med 638 m2. En samlet pris på kroner. De beskrevne ændringer og optimering af den eksisterende bygning er estimeret pr. aktivitet. (Beskrevet i notatet fra Børne- og kulturudvalgets dagsorden, august 2017) Vejledende udeareal pr. børnehavebarn: 68 m 2 Det forudsættes, at børnene i dagplejen anvender vuggestuens udeareal i forbindelse med legestueaktiviteter. Ovenstående vejledende areal til udearealer, der er tilgængelige for børn, udgør ca m2 (inklusiv 24 dagplejebørn i legestue). Efter opførelsen af etape 2 er der ca m2 udeareal til rådighed for børn i alderen 0 til 6 år (inklusiv dagplejebørn, der er i legestue). Dette svarer til, at der i gennemsnit vil være 55,6 m2 udeareal pr. barn (inkl. 24 dagplejebørn i legestue). Der skal være toiletter og garderobepladser til alle børn. Af hensyn til smittefarer etableres der separate toilet/puslefaciliteter i legestuen. Kapaciteten i det eksisterende produktionskøkken på Langelandsvej udvides ved, at inventaret fra produktionskøkkenet på Trehøjevej flyttes med til Langelandsvej. Den samlede køkkenkapacitet er herefter til tilberedning af mad til 152 børnehavebørn og 20 vuggestuebørn. Byggeriet skal efterleve interne paradigmer vedr. byggeri i Billund Kommune. Side 3/8

4 Leverancer Projektets byggeetape 2 er opdelt i 2 faser, hvor der overordnet vil være nedenstående leverancer: Produktleverancer Etablering af pladser til 60 børnehavebørn 6 vuggestuebørn samt arealer til afvikling af legestueaktiviteter halvdags og heldags - til 24 børn i dagplejen i Grindsted Vest. Færdiggørelse af en ny daginstitution, der i sin indretning og funktion lever op til kravene for fremtidens institutioner i Billund Kommune og Bygningsreglement Energikravet for tilbygningen skal opfylde Etablering af udearealer jf. Helhedsplan udarbejdet af Labland Arkitekter i forbindelse med udmøntningen af anlægsmidlerne til kvalitetsløft af læringsmiljøer i dagtilbud og skoler 2014 til Optimering og ændring af nuværende bygningsmasse med henblik på forbedring af det pædagogiske læringsmiljø og arbejdsmiljøet ved at rette op på de uhensigtsmæssigheder, som har vist sig i den eksisterende bygning (etape 1). Etablering af krybberum til de 6 ekstra vuggestuebørn. Udvidelse af det eksisterende parkeringsareal, så det svarer til institutionens funktioner og normerede gennemsnitlige børnetal. Flytning af køkkeninventaret fra Trehøjevej til produktionskøkkenet på Langelandsvej. Revidering af nuværende byggeprogram - herunder udarbejdelse af en ny plandisponering for at sikre en hensigtsmæssig indretning. Implementeringsplan for pædagogisk ibrugtagning af den nye institution. Byggeriet skal overholde den økonomiske ramme. Side 4/8

5 Udarbejdelse af en kommunikationsplan. Børnene i BUGV skal deltage i planlægningen, gennemførelsen og ibrugtagningen af faciliteterne i den nye samlede institution. Projektorganisering Den overordnede organisering tager udgangspunkt i projektets 2 faser: Øvrig inddragelse i fase 1: I projektets første fase nedsættes der ad-hoc referencegrupper iblandt personalegruppen i Børnenes Univers Grindsted Vest. Dagplejepædagog og dagplejere i Grindsted Vest, forældrebestyrelser i Børnenes Univers Grindsted Vest og dagplejen. Ved behov nedsættes der arbejdsgrupper ad hoc til kvalificering af delelementer i projektet. Referencegruppens opgave er, at bidrage til at kvalificere projektgruppens arbejde og skabe forståelse og accept af ideer og forslag. Ressourcepersoner indgår efter behov i begge faser: Medarbejdere i Økonomi, kommunikationsmedarbejdere i Politik og Organisation, Teknik- og Økonomiforvalt-ningen samt eksterne konsulenter med specialviden indenfor akustik, lys, farver, pædagogik mm. Side 5/8

6 Kommunikationsgruppe: Projektgruppen nedsætter en kommunikationsgruppe bestående af tre medlemmer af projektgruppen og en kommunikationsmedarbejder fra Politik og Organisation. MED udvalgene og forældrebestyrelserne holdes løbende orienteret gennem ledelsen, TR og AMR. Udbudsstrategi Økonomi/ressourcer Der afsættes 1% af bruttoanlægsudgiften til intern styring af anlægsaktiviteterne. Dertil kommer udgifter til den interne projektledelse. Finansiering Byrådet har besluttet følgende rammebevilling til etablering af etape 2 samt realisering af Helhedsplanen for udearealerne i Børnenes Univers Grindsted Vest: 2017: kroner igangsætning af etape 2. (Beløbet er afsat i 2017 og overført til 2018) 2018: kroner Etape 2, institutionsbyggeriet 2018: kroner til realisering af helhedsplanen for udemiljøet. (Beløbet er afsat i 2017 og overført til 2018) 2019: kroner (fremskrevet til 2019 priser) Etape : kroner (Fremskrevet til 2020 priser) Etape 2 I alt: kroner Byggeriet finansieres via anlægsbevilling. Tidsramme Projektet påbegyndes i 2018 og ibrugtagningen af den samlede institution sker inden udgangen af Detaljeret tids- og aktivitetsplan med milepæle for byggeriet bliver udarbejdet i forbindelse med programmeringen og justeres løbende som projektet skrider frem. Tids- og aktivitetsplanens hovedformål er: At skabe en fælles forståelse og accept af opgaverne blandt interessenterne - særligt deltagerne i projektgruppen. At skabe fremdrift og intensitet i projektet. Side 6/8

7 At skabe sammenhæng mellem projektmål og -leverancer. Opfølgning og styring. Interessentbeskrivelse Følgende er interessenter i forbindelse med byggeriet af etape 2 i Børnenes Univers Grindsted Vest: Byrådet Børneudvalget Forældre til børn i BU Grindsted Vest og i dagplejen distrikt vest Forældrebestyrelse i BU Grindsted Vest og dagplejen Medarbejdere i Børnenes Univers Grindsted Vest og dagplejere i Grindsted Vest Ledere i Børnenes Univers Grindsted Vest og dagplejen Borgere i nabolaget Borgere i skoledistriktet Projektgruppen udarbejder og opdaterer løbende den egentlige interessentanalyse med fokus på mål og succeskriterier. Risikobeskrivelse I forbindelse med byggeriet af etape 2 i Børnenes Univers Grindsted Vest vurderes følgende risici: Projektgruppen udarbejder en risikoanalyse og etablerer en risikolog for at sikre tiltag til at minimere risici. Evalueringsplan Der vil i løbet af byggeprojektet løbende blive foretaget evalueringer i: Styregruppen Side 7/8

8 Projektgruppen På byggepladsen mellem bygherre, rådgivere og entreprenører Ved afslutning af byggeprojekt vil der blive evalueret på projektets resultater. Kommunikationsplan Der nedsættes blandt projektgruppens medlemmer og kommunikationsafdelingen i Politik og Organisation en kommunikationsgruppe. Det er bl.a. kommunikationsgruppens opgave at beslutte hvilke kommunikationskanaler, der skal benyttes i forbindelse med byggeriet. Der vil løbende være en orientering af børn, personale, forældre og lokalsamfundet omkring væsentlige elementer, der kan have indflydelse på deres hverdag. Kommunikationen vil både være i voksen- og børnehøjde. Politikerne vil løbende blive orienteret omkring forløbet, herunder om forudsætningerne for økonomi og tid følges. Side 8/8