INFORMATIONSMØDE OM NEMREFUSION

Transkript

1 INFORMATIONSMØDE OM NEMREFUSION 1

2 Agenda Velkomst v. KOMBIT Baggrunden for NemRefusion Hvor er vi nu? Hvad byder fremtiden Hvad betyder NemRefusion for os som arbejdsgivere? 2

3 Hvem er KOMBIT som kunde? 100 % ejet af KL og dermed af kommunerne. Det løse : Bor på Islands Brygge Ca. 80 medarbejdere med it-mæssig eller samfundsvidenskabelig baggrund. Ca. to år gammel organisation. Opgaver: Bestille og indkøbe it-løsninger på vegne af kommunerne. Samle kommunerne mhp. ligeværdig dialog med leverandører ang. pris og kvalitet. Finansiel og praktisk løftestang for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og KL. 3

4 Hvem er KOMBIT s kunder? Først og fremmest kommunerne men også tæt samarbejde med ministerier, styrelser og regioner Og it-leverandører NemRefusion og sammenhængen mellem tilgrænsende systemer: NemRefusion, Virk.dk, Dagpengesystemet (og DIMS), VAS, Opera og Workbase Driftskoordinationsgruppe med KOMBIT, KMD, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Pensionsstyrelsen og Medialogic, samt KL under etablering. Overordnet samarbejde om fejlhåndtering, support, releases m.v. Varsling af lønsystemleverandører ved snitfladeændringer m.v.: Løbende information via NemRefusion Support og nemrefusion.dk Ad hoc informationsmøder 4

5 Hvorfor digital indberetning En analyse fra 2002 viste bl.a., at De mange regler og frister gør det svært at administrere for både virksomheder og kommuner. De mange papirblanketter er forkert eller mangelfuldt udfyldte. Der indberettes årligt ca. 1,7 mio. blanketter, og der udbetales syge- og barseldagpenge for ca. 24 mia. kr. årligt. Der er derfor stort potentiale for effektiviseringer og administrative besparelser. 5

6 Besparelser Virksomheder skal opnå følgende besparelser/lettelser: Spare tid på indberetningen Hjælp til valg af rette blanket Færre (ingen) portoudgifter Ingen underskrift fra den fraværende Kommuner skal opnå følgende besparelser/lettelser: Manuel indtastning af blanketterne bortfalder Bedre datakvalitet Reduceret kontakt med arbejdsgivere Hurtigere sagsbehandling Færre portoudgifter 6

7 Hvad er NemRefusion NemRefusion er afløseren for den gamle løsning fra 2006 på virk.dk NemRefusion er ejet af alle kommuner via KOMBIT A/S og det er også kommunerne, der finansierer løsningen. KOMBIT A/S har ansvaret for at udvikle og drive løsningen for kommunerne i samarbejde med KL og Arbejdsmarkedsstyrelsen. 7

8 NemRefusion og lovgivning Det fremgår af Lov nr. 283 af 15/04/2009 hvad NemRefusion skal kunne og hvem der skal bruge løsningen. 1 - Arbejdsgivere kan anmelde sygefravær, afgive oplysninger om afholdt sygefraværssamtale samt anmode om refusion af sygedagpenge eller dagpenge efter barselloven via SDPI-løsningen. 1, stk. 4 - Tidspunktet for anmeldelsen af sygefraværet, afgivelse af oplysningerne om afholdt sygefraværssamtale eller anmodningen om sygedagpenge eller dagpenge efter barselloven, er det tidspunkt, hvor arbejdsgiveren, har signeret indberetningen i SDPI-løsningen. NemRefusion bliver obligatorisk den 1. september BEK nr. 117 af 18/02/2011. Fra 1. september vil det ikke længere være lovligt at indberette på en papirblanket. 8

9 Udviklingen af NemRefusion Startede allerede i 2006 efter lanceringen af den første løsning. KOMBIT overtog projektledelsen i Begrænset udbud som KMD vandt. Udviklingen løb over perioden juni 2009 til august Kommunal følgegruppe til råd og vejledning på modtagersiden. Følgegruppe bestående af store og mellemstore virksomheder, fx IKEA, til at rådgive på brugersiden. Ændringsønsker til den første løsning inddraget. 9

10 Teknikken bag NemRefusion NemRefusion er baseret på serviceorienteret arkitektur (SOA) anvender åbne, standardiserede OIOXML-snitflader anvender den fællesoffentlige brugerrettighedsstyring i regi af Virk.dk integrerer bl.a. til eindkomst, Dokumentboks og NemSMS. 10

11 Hvordan får man adgang til NemRefusion? NemRefusion har to indgange, som man frit kan vælge mellem. Webdialogen via Målgruppen er de mindre virksomheder. System-til-system Målgruppen er bl.a. store virksomheder og lønbureauer, der administrerer refusion for mindre virksomheder. NemRefusion kan det samme, uanset hvilken indgang man benytter. 11

12 12

13 Konverterede sager Indberetningen er blevet overført til NemRefusion fra en tidligere indberetning, der enten er indberettet via en papirblanket eller den gamle indberetningsløsning på Virk.dk. Der kan ikke rettes i konverterede indberetninger, men man kan bruge dem som udgangspunkt for nye anmodninger. Konverterede sager opdateres ikke med nye refusionsdatoer.

14 Hvad er nyt? Det er stort set umuligt at vælge den forkerte blanket. Går fra blanketnumre til en handlingsorienteret tilgang. Indberetningerne for et fravær hænger sammen. Data gemmes i hvert trin (faneblad) Kopiere indberetninger og genbruge disse. Oprette skabeloner. Starte en indberetning op og gemme som kladde. Brugeren kan rette i en anmeldelse. Status for indberetningen kan følges, fx om den behandles i kommunen. 14

15 Status på fravær Kladde Indberetningen er endnu ikke signeret. Indberetningen kan genoptages på et givent tidspunkt, og vil efter signering blive afhentet af kommunen. Signeret Indberetningen er signeret af virksomheden og ligger klar til afhentning af kommunen. Virksomheden skal ikke foretage sig yderligere ved denne indberetning, men blot afvente kommunens behandling. Behandles Indberetningen er under behandling hos kommunen. Sagsbehandlet Indberetningen er blevet behandlet hos kommunen. Hvis det drejer sig om en refusionsanmodning vil virksomheden enten modtage en udbetalingsspecifikation eller et afslag. Annulleret Indberetningen er annulleret af enten kommunen eller virksomheden.

16 Hvad er nyt? Kvitteringer for tidligere indberetninger kan findes frem og udskrives. Udbetalingsspecifikation for den enkelte indberetning sendes fra kommunen til NemRefusion. Servicebeskeder om fx gentagen refusion og andre tidsfrister. Muligt at indberette for personer bosat i udlandet. Muligt at raskmelde uden at man søger refusion. Forudfyldt P-nummer og SE-nummer. Forbedrede søgemuligheder, herunder se kollegaers indberetninger. Ikke muligt at benytte løsningen uden at logge på med digital signatur. Fuldautomatisk overførsel af data (system-til-system). 16

17 Hvor er vi nu? Løsningen har været i drift siden 23. august. Niveauet for indberetninger er nu på højde med den gamle løsning. Siden august er der oprettet over en ½ mio. indberetninger Hertil kommer næsten anmodninger, som er fra konverterede sager. Over arbejdsgivere bruger løsningen. Der er ca signerede indberetninger hver dag. Først på måneden er det daglige antal omkring Der indberettes også i weekender. 17

18 Uhensigtsmæssigheder Månedsreglen ved gentagen refusion Som loven er i dag, kan der kun søges om refusion med 1 måneds mellemrum. Loven forventes ophævet 1. juli Problemer med fra-dato ved ansøgning om refusion Hvis man søger refusion på en konverteret sag, foreslås der en fra-dato, som kan virke misvisende. Optimering af login-hastighed hvis man har mange fuldmagter, kan det tage lidt længere til at logge ind. Forventes løst i foråret

19 Hvor er vi på vej hen? Lanceringen den 23. august er 1. version af NemRefusion. Der kommer løbende forbedringer af løsningen, fx samspillet med de kommunale systemer. Der er fortsat tilknyttet to brugergrupper én på brugersiden og én på kommunesiden. 19

20 Ændringer der er på vej Papirversionen af udbetalingsspecifikationerne afskaffes når NemRefusion bliver obligatorisk. Forbedret brugerrettighedsstyring medio Arbejdsgiverperioden udvides fra 21 til 30 dage i januar Søgnehelligdagsordningen afskaffes i juli Beskæftigelseskravet for at kunne få sygedagpenge udvides fra 13 uger til 26 uger i juli Barselområdet flyttes fra kommunen til Udbetaling Danmark. 20

21 Ændringer der måske er på vej Afskaffelse af indberetning af sygefraværssamtalen Sygeligt forløbende graviditet skal anmeldes som sygdom og ikke barsel Forenkling af Lønoplysninger Anmeldelsen Harmonisering af anmeldelsesregler 21

22 Hvad betyder NemRefusion for os som arbejdsgivere? NemRefusion betyder ændring af jeres nuværende praksis. I skal overveje hvilken indgang I vil benytte Kun via dialog på Kun via system-til-system? En blanding af de to? Uanset hvad, bør I gennemgå jeres arbejdsgange, for at få det bedste ud af NemRefusion. 22

23 Anvend mulighederne! Kopiér indberetninger Hvis man har ansatte med 56-aftaler (kronisk syge) eller ansatte i fleksjob kan man kopiere en tidligere anmeldelse i stedet for at starte forfra med en ny. Opret skabeloner Hvis man har grupper med fx samme arbejdsforhold, kan man oprette skabeloner. Skabelonerne er ikke personlige.

24 Få den refusion du har ret til Få oparbejdet en god arbejdsgang internt i kommunen, som sikrer, at I får anmeldt et fravær til tiden. Hvis I først har anmeldt et fravær i NemRefusion, hjælper vi med at holde styr på frister. Tilmeld jer Meddelelser så sender vi en besked, når Det er tid til at søge refusion Fristen for at søge refusion er ved at udløbe I kan altid søge refusion hvis: I stopper med at udbetale løn Fraværet er ophørt 24

25 Mere information På findes der: Kom let i gang en introduktion til NemRefusion Brugervejledning E-learning videovejledninger Aktuelt fra supporten status på bl.a. uhensigtsmæssighederne Tilmelding til informationsmail Ændringsønsker sendes til support@nemrefusion.dk

26 Login via virk.dk/nemrefusion

27 Overbliksbilledet

28 Et fravær

29 Genvejs ikoner Ny refusionsanmodning: Giver mulighed for at indberette en ny anmodning for den fraværende medarbejder. Ny sygefraværssamtale: Giver mulighed for at indberette en sygefraværssamtale for den fraværende medarbejder. Ny raskmelding: Giver mulighed for at meddele kommunen, at den fraværende medarbejder er blevet rask.

30 Man skal tilmelde sig de typer af meddelelser, man vil abonnere på. Dette gøres af virkadministratoren i Administrations modulet. Meddelelser

31 Meddelelser

32 Udbetalinger

33 Søgning I NemRefusion er der udvalgt seks prædefinerede søgninger, der giver let adgang til ofte anvendte søgninger samt en brugerdefineret genvej "Min genvej".

34 Avanceret søgning I NemRefusion er der udvalgt seks prædefinerede søgninger, der giver let adgang til ofte anvendte søgninger samt en brugerdefineret genvej "Min genvej".

35 Oprettelse af fravær

36 Oprettelse af fravær