Offentlig domsdatabase: Skitse til løsning

Transkript

1 Offentlig domsdatabase: Skitse til løsning Redegørelse for de tekniske, organisatoriske og økonomiske aspekter ved etablering af en offentligt tilgængelig database med uredigerede domme fra de overordnede retter 26. januar 2004 Connecting Business & Technology

2 Devoteam Fischer & Lorenz A/S 2004 Dette dokument er udarbejdet for Domstolsstyrelsen af Devoteam Fischer & Lorenz A/S. Domstolsstyrelsen har ret til at kopiere og distribuere dette dokument. Enhver anden kopiering og distribution må kun finde sted efter aftale parterne imellem. Enhver kopi skal være forsynet med rapportens titel, dato og denne notits.

3 Indholdsfortegnelse 1. Resume Baggrund, afgrænsning og forudsætninger Baggrund Afgrænsning Forudsætninger: Arbejdstilrettelæggelse Forudsætninger: Ændringer i IT-systemerne Dommens elementer Anonymiseringstabellen håndtering af anonymiseringsopgaven Automatisk anonymisering via anonymiseringstabel Anonymisering af domme, der ankes Praktiske afprøvninger i forbindelse med udformning af løsningsskitsen Servicefællesskabsperspektiver Domsfølgeseddel opsamling af rubra og andre identifikations- og udsøgningsdata (metadata) Udsøgningsdata der ikke er registreret i sagssystemet Registrering af data efter dommen er overført til domsdatabasen Domsdatabasen etablering og drift Overordnede behov Den tekniske løsning - skitseforslag Arbejdsgange i retterne forslag og konsekvenser Økonomiske konsekvenser Etableringsomkostninger Årlige driftsomkostninger Beregningsforudsætninger og skøn over retternes tidsforbrug til anonymisering, rubricering, kvalitetssikring, afslutning og overførsel Øvrige beregningsforudsætninger vedrørende årlige driftsudgifter Konklusion Forslag til eventuel overgangsløsning Hovedproblem: Anonymisering af byretsdomme, der ankes Overgangsløsningens elementer Økonomiske konsekvenser af overgangsløsningen Ekstra udgifter til etablering Ekstra udgifter til årlig drift Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 1/45

4 8.4. Konklusion Forslag til etablering og implementering...43 Bilag 1. Etableringsudgifter inkl. overgangsløsning...45 Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 2/45

5 1. Resume I denne rapport redegøres for de tekniske, organisatoriske og økonomiske aspekter ved etablering af en offentligt tilgængelig database over uredigerede domme fra de overordnede retter. Hovedlinierne i skitsen til en løsning er følgende: Der etableres en domsdatabase i Retsinformations regi omfattende alle nye, uredigerede domme fra de overordnede retter. I tal drejer det sig om godt nye domme om året, hvoraf domme vil være ledsaget af en forudgående 1. instansdom afsagt i en af byretterne. Domsdatabasen gøres tilgængelig over internettet, således at eksterne brugere har gratis adgang til at læse og gemme domme på deres egen pc er. Domme kan udsøges i domsdatabasen via fritekstsøgning eller via strukturerede søgninger baseret på oplysninger om den enkelte dom. Oplysninger om den enkelte dom til brug ved udsøgning fanges overvejende automatisk i sagssystemerne. Eneste undtagelse er rubra og kursivlinie, der tilføjes den enkelte dom som led i domsskrivningen. Domme på civil- og straffesagsområdet forberedes til automatisk anonymisering i forbindelse med indskrivning af dommen i retterne. Den automatiske anonymisering er baseret på en tilretning af tekstbehandlings- og sagssystemerne, der både sikrer høj kvalitet og en nem og hurtig arbejdsgang og skriveproces. Kvalitetssikring af den automatiske anonymisering foretages ved gennemlæsning af dommen, der eventuelt suppleres med yderligere anonymisering i de få tilfælde, hvor dette vil være nødvendigt. Den anonymiserede dom gemmes som et selvstændigt dokument, der umiddelbart efter domsafsigelsen sendes til offentliggørelse i domsdatabasen. De økonomiske konsekvenser af forslaget omfatter engangsudgifter til etablering og årlige udgifter til drift. Med forbehold for den usikkerhed, der fremgår af kapitel 7 og 8 kan konklusionerne sammenfattes til følgende: Såfremt domsdatabasen etableres samtidig med nye fælles sagssystemer på civilog straffesagsområdet, hvilket forventes at ske medio 2007, vil den samlede udgift til etablering være ca. 3½ mio. kr. de årlige driftsudgifter være ca. 1 mio. kr. Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 3/45

6 Eventuel overgangsløsning Såfremt domsdatabasen etableres med udgangspunkt i de eksisterende sagssystemer, dvs før der tages nye fælles sagssystemer i brug på civil- og straffesagsområdet fx med etablering primo vil den samlede udgift til etablering være i størrelsesordenen 3 mio. kr. til denne overgangsløsning og yderligere 1½ mio. kr. til tilpasningen i 2007 til de nye sagssystemer, svarende til i alt 4½ mio. kr. De årlige driftsudgifter i overgangsløsningen vil være ca. 1¼ mio. kr. Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 4/45

7 2. Baggrund, afgrænsning og forudsætninger Domstolsstyrelsen har anmodet Devoteam Fischer & Lorenz om at udarbejde en redegørelse for de tekniske, organisatoriske og økonomiske aspekter ved etablering af en offentligt tilgængelig database over uredigerede domme fra de overordnede retter. Redegørelsens udgangspunkt er de overvejelser og konklusioner, der er fremlagt af den nedsatte projektgruppe om en offentlig domsdatabase, jfr. projektgruppens rapport Baggrund Der har tidligere været overvejelser og forslag til etablering af en offentlig domsdatabase. Senest blev der i forbindelse med Koktvedgaard rapporten i 1998 fremsat forslag om etablering af en central instans i Retsinformation, der skulle forestå både arbejdet med anonymisering og anden klargøring af domme til offentliggørelse samt varetage den løbende drift af en domsdatabase. Hovedsigtet med nærværende forslag er at skitsere en mindre omkostningstung, decentral løsning, hvor opgaverne med anonymisering mv. i videst muligt omfang løses som en integreret og automatiseret del af processen i forbindelse med selve domsskrivningen. I en tidligere undersøgelse af finansieringsmulighederne var konklusionen, at der ikke var grundlag for en brugerfinansiering af domsdatabasen. Udgangspunktet for skitsen til løsning i denne rapport har været, at offentligheden via internettet har gratis adgang til at udsøge, hente og læse dommene i domsdatabasen uden krav om brug af særlige programmer Afgrænsning Domsdatabasen er i den forventede første fase afgrænset til nye, uredigerede domme fra de overordnede retter. Det betyder, at der ikke udarbejdes resume eller foretages anden form for analytisk bearbejdning af dommene, som det kendes fra eksisterende domssamlinger. Der henvises til projektgruppens rapport. I tal handler det årligt om godt domme, hvor de godt er domme i ankede byretssager, jfr. Tabel 1 med tal fra Det betyder, at der til mere end Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 5/45

8 80% af dommene i domsdatabasen vil være knyttet en forudgående byretsdom, som også skal gøres tilgængelig i domsdatabasen via ankedommen. Antal domme i 2002 Domme fra overordnede retter Straffesager Civile sager I alt Kilde: Projektgruppens rapport Heraf ankede byretsdomme Tabel 1 Domsdatabasens forventede omfang (2002-tal) Domsdatabasens indretning skal fremtidssikres, så der i senere faser vil være mulighed for at udvide dels med byretsdomme, dels med kendelser fra alle instanser. En udvidelse af domsdatabasen med byretsdomme vil kunne sætte fokus på kapaciteten af de valgte løsninger. Ved valget af løsning skal der derfor tages højde for, at løsningen skal kunne skaleres op uden at skulle ændre på design og funktionalitet i dén basale løsning, der vælges i første fase. En udvidelse vil kunne omfatte et meget betydeligt antal byretsdomme. En udvidelse med kendelser er mere kompliceret, idet den udover kapacitetsspørgsmålet rejser en række helt særlige problemstillinger af juridisk og praktisk karakter. I denne rapport er der ikke specifikt taget højde for løsninger på disse spørgsmål. Der henvises i øvrigt til bemærkningerne i projektgruppens rapport om en eventuel senere udvidelse af domsdatabasen med byretsdomme og kendelser Forudsætninger: Arbejdstilrettelæggelse Der er i redegørelsen taget udgangspunkt i en række forudsætninger vedrørende arbejdsprocesserne i de berørte retter: Der skal fortsat være mulighed for at skrive domme off-line, dvs uden online adgang til sagssystemerne. Det betyder, at der på et hvilket som helst tidspunkt i domsskrivningsprocessen skal være mulighed for, at domskoncepter tjekkes ind og ud af sagssystemerne. Der skal fortsat være mulighed for, at den enkelte dommer selv kan vælge, hvorledes den enkelte dom struktureres. Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 6/45

9 Der skal fortsat være mulighed for selvstændig tilrettelæggelse af arbejdsprocesser og arbejdsdeling i det enkelte embede, men løsningsskitsen baseres på anbefalinger af, hvad der vil være bedste praksis i håndtering af de nye opgaver, der følger med etablering af domsdatabasen Forudsætninger: Ændringer i IT-systemerne I skitsen til løsning er der taget hensyn til de forestående ændringer i ITsystemerne i de berørte retter. Følgende udgangspunkt er lagt til grund: Domstolsstyrelsen foretager en trinvis udskiftning af sagssystemerne i de kommende år med henblik på at etablere fælles systemer for de overordnede retter og byretterne. Domsdatabasen vil i første fase bestå af domme i civile sager og straffesager. En central milepæl er derfor overgangen til et nyt civil- og straffesystem. Det forventes, at et nyt fælles civil- og straffesagssystem etableres medio Forudsætningen for denne tidshorisont er, at der skaffes den fornødne bevilling. Alle domme vil blive skrevet i samme tekstbehandlingssystem. Den skitserede løsning og beregningerne i de følgende afsnit er beskrevet med udgangspunkt i Word som tekstbehandlingssystem, fordi dommene i de overordnede retter i dag skrives i Word, og fordi Word også er valgt som det kommende fælles tekstbehandlingssystem i forbindelse med modernisering af byretternes og de overordnede retters IT-systemer. Den grundlæggende idé i den skitserede løsningsmodel er ikke bundet til Word, men vil sandsynligvis kunne laves i andre tekstbehandlingsprogrammer. Retternes IT-systemer vil være i stand til at håndtere en sikker elektronisk udveksling af domme med hinanden og med domsdatabaseløsningen. Domsdatabasen skal kunne fungere uafhængigt af udskiftningen af systemer. Såfremt domsdatabaseløsningen etableres før udskiftningen af civilog straffesystemerne skal den - uden større udgifter eller ændringer i det basale design og funktionalitet - kunne tilpasses denne udskiftning. Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 7/45

10 2.5. Dommens elementer Forudsætningerne stiller krav om en løsning, der er enkel, fleksibel og omkostningseffektiv i dobbelt forstand, dels i forhold til kravene knyttet til arbejdsprocessen i retterne, dels i forhold til de omfattende ændringer i IT-systemerne i de kommende år. Elementerne Med udgangspunkt i disse krav er løsningsskitsen baseret på, at den enkelte dom i elektronisk form sammensættes af følgende tre elementer: Domsteksten Anonymiseringstabellen Domsfølgesedlen Domsteksten svarer til den originale papirversion, som domme kendes under i dag, når de afsiges og udleveres til parterne. Domsteksten skal som en del af processen også kunne fremstilles i en anonymiseret udgave. Til det formål vil den elektroniske udgave af domsteksten i hele arbejdsprocessen være ledsaget af en anonymiseringstabel, der bruges til at udvælge og holde styr på de navne, steder mv, der skal optræde i anonymiseret form i dén elektroniske udgave, der stilles til rådighed for offentligheden. Den elektroniske udgave af domsteksten vil endvidere være ledsaget af en domsfølgeseddel, der opsamler og holder styr på de basale oplysninger om dommen og omstændighederne ved dens afsigelse, fx dommens journalnummer i sagssystemerne, dato for afsigelse, navnet på den ret der har afsagt dommen mv, dvs data, der siden hen skal bruges til entydigt at identificere og udsøge dommen i domsdatabasen. Fordelen ved denne opdeling af den elektroniske dom i elementer er, at den på den ene side gør det muligt at skrive selve domsteksten i tæt overensstemmelse med hidtidig praksis og samtidig gør det muligt elektronisk at håndtere anonymisering og senere publicering på grundlag af forskellige IT-systemer, der anvendes i løbet af arbejdsprocessen frem til offentliggørelse i domsdatabasen. Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 8/45

11 3. Anonymiseringstabellen håndtering af anonymiseringsopgaven Domme indholder ofte oplysninger af fortrolig karakter. Domme er omfattet af persondatalovens krav og af andre regler, der sikrer sagens parter og andre involverede anonymitet under nærmere angivne vilkår. Det betyder, at mange domme ikke kan offentliggøres i den form, de afsiges og bekendtgøres for parterne. Disse domme skal derfor fremstilles i en anonymiseret udgave, før de kan offentliggøres. Den overordnede idé i det løsningsforslag, der skitseres i det følgende, er at dommen allerede i skriveprocessen forberedes til en automatisk anonymisering. Til det formål vil den elektroniske udgave af domsteksten i hele indskrivningsprocessen være ledsaget af en anonymiseringstabel, der bruges til at udvælge og holde styr på de navne, steder mv, der skal optræde i anonymiseret form i dén elektroniske udgave, der stilles til rådighed for offentligheden. Overvejelserne bag anonymiseringstabellen beskrives i det følgende. Som det fremgår af projektgruppens rapport, er der to hovedkategorier af elementer, der skal anonymiseres: 1. Veldefinerede elementer, der entydigt kan identificeres og erstattes med et alias fx navne på personer og stednavne på grundlag af de eksisterende regler og retningslinier fra Datatilsynet med den praktiske tillempning, der er foretaget i projektgruppens rapport. 2. Elementer der ikke er veldefinerede, men som betyder, at læseren af dommen kan identificere den pågældende person eller virksomhed fx gennem beskrivelsen af et geografisk sted eller ved angivelse af en persons lønforhold eller en virksomheds produkter og omsætning. Elementerne i den første kategori kan anonymiseres automatisk. Elementerne i den anden kategori kan kun anonymiseres på grundlag af en konkret vurdering af domsteksten og forudsætter en efterfølgende manuel anonymisering. Løsningsforslaget til automatisk anonymisering er udarbejdet ud fra følgende mål og forudsætninger: Den altovervejende del af anonymiseringsopgaverne består i at anonymisere veldefinerede elementer, hvilket gør opgaven egnet til løs- Rapport om offentlig domsdatabase v 5.0 9/45

12 ning på grundlag af enkle og klare regler, der kan være grundlag for programmering. Løsningen skal genbruge data mest muligt informationer om fx parter, der allerede er indtastet i sagssystemet, skal genbruges i forbindelse med domsskrivningen. Løsningen skal tage højde for, at den samme person eller firma omtales forskelligt i dommen fx både ved det fulde navn og alene ved fornavn Løsningen skal tilstræbe, at det er så få fejl som muligt efter den automatiske anonymisering. Løsningen skal gøre anonymiseringen mere sikker, end hvis man anvender almindelig søg og erstat funktion i tekstbehandlingen. Søg og erstat er en mulighed i forbindelse med de eksisterende systemer, men er behæftet med mange fejlmuligheder. En løsning baseret på søg og erstat vil stille store krav til den efterfølgende kvalitetskontrol. Når dommene overføres til domsdatabasen, må der ikke være spor af de rigtige navne i dommen Automatisk anonymisering via anonymiseringstabel Et udgangspunkt for løsningsskitsen har været, at forberedelse af en automatisk anonymisering ikke må besværliggøre domsskrivningen, men helst skal gøre domsskrivningen lettere og hurtigere. Løsningen er baseret på, at alle veldefinerede elementer, der skal anonymiseres, registreres i en såkaldt anonymiseringstabel, som er unik for hver dom. Et eksempel på anonymiseringstabel er vist i Figur 1. Anonymiseringstabellens hovedindhold er: Teknisk identifikation af anonymiseringselementet (fx M1) Forkortelsen for det navn, der skal anonymiseres (fx pa) Det fulde navn der skal stå i den rigtige dom (fx Per Andreasen) Mulighed for at vælge om det pågældende navn rent faktisk skal anonymiseres Det alias der skal stå i den anonymiserede dom i stedet for det fulde navn (hvis en person optræder med forskellige varianter af sit navn anvendes det samme alias) Rapport om offentlig domsdatabase v /45

13 ID Forkortelse Fulde navn Anonymiseres? Alias M1 pa Per Andreasen Ja Nej A M2 jsu Jakob Suppli Ja Nej B M3 jsv Jannik Svensson Ja Nej C M4 M5 Overføres til Autokorrektur i MS Word M.. Tilføj ny Opdater Slet Figur 1 Eksempel på anonymiseringstabel Forudsætningen for at den automatiske anonymiseringsfunktion virker efter hensigten er, at anonymiseringstabellen anvendes konsekvent i hele processen med at indskrive dommen. Hovedforløbet for anonymiseringsprocessen fremgår af Figur 2: 1. Domskonceptet oprettes fra sagssystemet inkl. en anonymiseringstabel med personer der evt. skal anonymiseres. 2. Yderligere personer skrives direkte ind i anonymiseringstabellen 3. Under selve domsskrivningen tilføjes eventuelt yderligere navne til anonymiseringstabellen 4. Dommen skrives færdig 5. Dommen anonymiseres automatisk om nødvendigt og kvalitetssikres 6. Dommen sendes til domsdatabasen i anonymiseret form Sagssystem 1 Anonymiserings-tabel Forkortelse Fulde navn Alias Forkortelse Fulde navn Alias Forkortelse Fulde navn Alias pa Per Andreasen A pa Per Andreasen A pa Per Andreasen A 2 js nv Jakob Suppli Nordvej B X-vej 3 js nv Jakob Suppli Nordvej B X-vej js nv Jakob Suppli Nordvej B X-vej Andre navne Støtte til domsskrivning Flere navne Færdig dom Anonymisering Kvalitetssikring Til Domsdatabase Anonymiseret dom Figur 2 Anonymiseringsprocessen Rapport om offentlig domsdatabase v /45

14 I det følgende er de enkelte trin gennemgået i detaljer. Trin 1 og 2: Oprettelse af domskoncept med anonymiseringstabel Domskonceptet oprettes fra sagssystemet og anonymiseringselementerne oprettes som udgangspunkt automatisk på grundlag af navne og andre data fra det pågældende sagssystem, fx navne på sagens parter. Sagssystemer Overførsel 1 Anonymiserings-tabel Forkortelse Fulde navn Alias pa Per Andreasen A 2 js nv Jakob Suppli Nordvej B X-vej Supple -rende oplysninger Indtastes direkte Domsskrivning Støtte til opmærkning og rigtig stavning (autokorrektur) I den automatisk oprettede anonymiseringstabel vil der være mulighed for at angive, at et navn ikke ønskes anonymiseret. Det kan fx være praktisk i de tilfælde, hvor en sag omfatter et stort antal personer, men der kun er behov for at anonymisere et fåtal heraf. Under domsskrivningen er det muligt at anvende forkortelsen, hvorefter tekstbehandlingssystemet automatisk erstatter forkortelsen med det fulde navn en funktionalitet, der kendes fra autokorrektur-funktionen i moderne tekstbehandlingsprogrammer. Alternativt kan navnet vælges fra listen ved hjælp af musen eller en kombination af tastetryk. Det fulde navn markeres samtidig automatisk som et særligt felt, der efterfølgende vil blive erstattet automatisk med det pågældende alias, hvis dommen skal anonymiseres. Trin 3 og 4: Anonymiseringstabellen suppleres under domsskrivningen Der vil være mulighed for undervejs i domsskrivningen at tilføje tabellen yderligere navne mv, der skal anonymiseres. Det kan være navne, som ikke findes i sagssystemet, fx vidner. Tilføjelsen kan ske når som helst i processen. Rapport om offentlig domsdatabase v /45

15 Anonymiserings-tabel Forkortelse Fulde navn Alias pa Per Andreasen A js Jakob Suppli B 3 nv Nordvej X-vej Nye elementer til anonymiseringstabel Færdig dom med fulde navne etc. 4 Trin 5: Anonymisering af dom og efterfølgende kvalitetssikring Når dommen er skrevet færdig, kan den anonymiseres automatisk, hvorefter den skal kvalitetssikres i to henseender. Anonymiserings-tabel Forkortelse pa js nv Fulde navn Per Andreasen Jakob Suppli Nordvej Alias A B X-vej Anonymisering ved hjælp af anonymiseringstabel Anonymiseret dom til endelig kvalitetssikring 5 Dommen skal for det første kontrolleres for eventuelle fejl og mangler i den automatiske anonymisering. Dommen skal for det andet vurderes med henblik på yderligere anonymisering, dvs udover den automatiske anonymisering på grundlag af anonymiseringstabellen. Rapport om offentlig domsdatabase v /45

16 Det kan fx være nødvendigt i de tilfælde, hvor en dom nævner lokaliteter, funktioner eller andre forhold, der betyder, at personer og virksomheder kan identificeres. I disse tilfælde anonymiseres manuelt, fx ved at en persons erhverv og branchetilhørsforhold erstattes af neutrale betegnelser eller fx ved at hjørnet af Nørregade og Vestergade erstattes med hjørnet af Y-gade og Z-gade. I nogle tilfælde kan denne opfølgende anonymisering foretages via anonymiseringstabellen efter samme princip som substituering af navne med aliaser. I andre tilfælde vil det være nødvendigt at udelade passager i den udgave af dommen, der skal publiceres offentligt. Den udeladte tekst erstattes af... I praksis må det forventes, at disse særlige anonymiseringsbehov vil være kendte før dommen skrives, således at der kan tages højde herfor allerede ved formulering af domsteksten. Trin 6: Afsendelse af dommen til domsdatabasen Når denne kvalitetskontrol af anonymiseringen er afsluttet, kan den anonymiserede dom gemmes som et separat dokument uden anonymiseringstabellen. Dommen er herefter klar til at blive overført til domsdatabasen. Sendes til Domsdatabase Anonymiseret dom til Domsdatabasen 6 Rapport om offentlig domsdatabase v /45

17 3.2. Anonymisering af domme, der ankes En særlig problemstilling vedrørende anonymisering opstår, når anke fører til at der afsiges flere domme i samme sag. Udgangspunktet for den praktiske løsning er følgende principper: Domme afsagt i samme sag skal være anonymiseret ved anvendelse af de samme aliaser Den dommer, der har ansvaret for at en dom lægges ind på databasen, har også ansvaret for anonymiseringen og valget af aliaser Domme lægges i domsdatabasen umiddelbart efter, at de er afsagt Den mest effektive løsning vil være, at ankedomme indskrives med anvendelse af den anonymiseringstabel, der er anvendt ved den tidligere dom i sagen. Rent praktisk kan det ske ved, at anonymiseringstabellen sendes til ankeinstansen sammen med dommen som led i den praktiske håndtering af ankeproceduren. I praksis vil valget af aliaser blive foretaget ved indskrivning af 1. instansdommen. Problemstillingen har dog to varianter, der knytter sig tidspunktet for offentliggørelse af 1. instansdommen: A. Når Højesteret afsiger og offentliggør en dom vil den forudgående dom fra Østre Landsret, Vestre Landsret eller Sø- og Handelsretten som hovedregel være offentliggjort i domsdatabasen forinden. I disse tilfælde vil Højesteret ved indskrivning af dommen skulle anvende de samme aliaser, som er brugt i den ankede dom. B. Når landsretten afsiger og offentliggør en dom i 2. instanssager skal den ledsages af den forudgående byretsdom, som først på dette tidspunkt gøres tilgængelig i domsdatabasen. I disse tilfælde har landsretten mulighed for at ændre anvendelsen af aliaser i byretsdommen, hvis det findes hensigtsmæssigt i forbindelse med skrivning af ankedommen. Rapport om offentlig domsdatabase v /45

18 3.3. Praktiske afprøvninger i forbindelse med udformning af løsningsskitsen Som led i udformning af løsningsskitsen er der gennemført et forsøg i en afdeling i Vestre Landsret. Formålet har været at afprøve en arbejdsgang, der ligner den fremtidige løsningsmodel med anvendelse af anonymiseringstabel som grundlag for automatisk anonymisering af en dom. Testperioden har varet ca. 2 måneder. Der er i perioden ikke skrevet lange domme i afdelingen, ligesom mængden af domme har været begrænset som følge af det korte tidsrum. Trods disse forbehold tyder de foreløbige erfaringer på, at det ikke vil være en belastning for embederne at anvende en anonymiseringstabel i forbindelse med domsskrivningen: Fordelene ved at anvende autokorrektur-funktionen opvejer merarbejdet ved at oprette navne og forkortelser i funktionen o Der spares tid ved indskrivning af navne specielt i længere domme, hvor det samme navn optræder mange gange o Der bliver færre fejl i stavningen af navne, da de altid skrives på samme måde med udgangspunkt i autokorrektur-funktionen (anonymiseringstabellen). Dette er især en fordel ved lange og svære navne. Den efterfølgende kvalitetskontrol af den anonymiserede dom kan gennemføres relativt hurtigt. Afprøvningen har været udført med standardversionen af Word 2000 kombineret med en række manuelle arbejdsgange. Der har således ikke været programmeret særlige løsninger til afprøvningen. Hovedforløbet i testen har omfattet følgende aktiviteter: Domskonceptet 1 i Word oprettes på normal vis fra sagssystemet. Dommen skrives som normalt, men med anvendelse af autokorrekturfunktionen i Word. Forkortelser oprettes i autokorrektur-funktionen og disse anvendes i forbindelse med skrivning af navne etc. Dette svarer 1 Domskonceptet er det tekstbehandlingsdokument, der udskrives fra sagssystemet, og hvor der - i varierende omfang - er overført grundoplysninger fra sagssystemet samt evt. udkast til konkrete formuleringer i dommen. Rapport om offentlig domsdatabase v /45

19 til at oprette anonymiseringstabellen i den endelige løsning. Navne, der skal anonymiseres, oprettes så vidt muligt i autokorrekturfunktionen inden domsskrivningen påbegyndes, fx kp for Knud Petersen. Nye navne lægges ind i autokorrektur-funktionen undervejs. Når dommen er skrevet, laves søg-og-erstat på de elementer, der er lagt ind i autokorrektur-funktionen, og dommen kvalitetssikres. (Søgog-erstat vil foregå automatisk i den endelige løsning). Som led i afprøvningen er foretaget en vurdering af tidsforbruget ved de ekstra aktiviteter. Der henvises til afsnittet om økonomiske konsekvenser. Projektgruppen har i forlængelse af forsøget tilkendegivet, at det er væsentligt, at autokorrektur-funktionen, der er knyttet til tekstbehandlingssystemet, kan anvendes parallelt med anonymiseringstabellen, der knyttes til den enkelte dom i den programmerede løsning Servicefællesskabsperspektiver I en række tilfælde indeholder en dom passager og tekstelementer, der er hentet fra andre dokumenter. Det gælder for eksempel i straffesager, hvor mange embeder har aftaler med anklagemyndigheden om, at anklageskrifter fremsendt i papirformat ledsages af en diskette med en elektronisk version af teksten. Det gør det muligt at klippe & klistre tekstelementer fra anklageskriftet til genbrug i domsteksten. Anonymiseringsopgaven i forbindelse med tekstelementer, der hentes fra anklageskriftet, vil i nogle sager kunne blive ganske omfattende. Det ville derfor være meget praktisk, hvis anklagemyndigheden oprettede en anonymiseringstabel i forbindelse med skrivning af anklageskrifter. Dette perspektiv bør indgå i den fremtidige udvikling af servicefællesskaber, hvor der fokuseres på gevinster ved at genbruge eksterne parters tekster. Rapport om offentlig domsdatabase v /45

20 4. Domsfølgeseddel opsamling af rubra og andre identifikations- og udsøgningsdata (metadata) I domsdatabasen skal det være muligt at fremsøge de anonymiserede domme på baggrund af en række identifikations- og udsøgningsdata, der er knyttet til den enkelte dom. Ved overførsel fra embedet til domsdatabasen skal disse data medsendes dommen i en såkaldt domsfølgeseddel. Domsfølgesedlen oprettes via sagssystemet samtidig med domskonceptet. Domsfølgesedlen følger domsudkastet undervejs i skriveprocessen. Det vil være muligt at opdatere data i domsfølgesedlen frem til det tidspunkt, hvor dommen afsendes til domsdatabasen. De fleste data i domsfølgesedlen er registreret i sagssystemerne i forbindelse med sagens oprettelse i sagssystemet, mens andre tilføjes undervejs i forbindelse med eller efter domsskrivningen Udsøgningsdata der ikke er registreret i sagssystemet En del af data i domsfølgesedlen er kun relevante i forbindelse med offentliggørelse i domsdatabasen. Dette gælder Rubra, Kursivlinie, Sagen vedrører, Byretsafgørelse samt Afgørelse fra lavere instans. Disse felter skal således kunne udfyldes direkte i domsfølgesedlen og vil som udgangspunkt ikke blive overført til eller fra sagssystemet. Disse data fanges forskellige steder i processen: Rubra tilføjes af dommeren, der har mulighed for at gemme foreløbig valg undervejs i sagsforløbet. Kursivlinien tilføjes normalt af dommeren, når dommen er skrevet færdig. Sagen vedrører er et valgfrit felt i domsfølgesedlen. Et sådan afsnit skrives i nogle, men ikke alle domme. Det skal ved markering i teksten være muligt at overføre afsnittet direkte til domsfølgesedlen i en simpel arbejdsprocedure. Der sættes en grænse på 10 linier. Andre data vil ikke kunne fanges med udgangspunkt i dagens systemer. Når byretten ved anke sender dommen til landsretten, bør dommen være ledsaget af de oplysninger, der nødvendige for at sikre en entydig identifikation af dommen. I dag er journalnummeret knyttet til den enkelte ret og er derfor kun entydigt Rapport om offentlig domsdatabase v /45

21 i kombination med en entydig identifikation af hvilken byret, der har afsagt dommen. Det må forventes, at der i forbindelse med etablering af nye sagssystemer på civilog straffesagsområdet vil blive taget stilling til, hvorledes der sikres entydig sagsidentifikation, når domme udveksles, anonymiseres og gemmes i andre retter end den, der har skrevet dommen. En mulighed er, at der arbejdes ud fra en fælles registreringsnøgle ( journalplan ) med tilhørende tildeling af entydige numre på landsplan: Journalnummer på evt. forudgående byretsafgørelse kan være en nøgle til entydigt at knytte landsrettens ankedom og den ankede byretsdom inkl. evt. 366 a redegørelse til hinanden i domsdatabasen. Feltet er relevant i domsfølgeseddel fra byretten til landsretten og i domsfølgeseddel fra landsretten ved ankedomme. Oplysningen kan bidrage til at sikre, at byretsdom og 366 a redegørelse kun vises sammen med tilhørende ankedom. Journalnummer på anket dom (fra landsret/sø- og Handelsretten) kan være en nøgle til entydigt at knytte ankedom (i Højesteret) og anket dom (fra landsret/sø-og Handelsretten) til hinanden i domsdatabasen. Dette kan bidrage til at sikre, at førsteinstansdomme fra Østre Landret, Vestre Landsret og Sø- og Handelsretten ikke vises alene, men kun sammen med ankedommen, så snart Højesteret har afsagt og publiceret denne i domsdatabasen. I Tabel 2 gives en oversigt over de forskellige data, der skal registreres i domsfølgesedlen. Rapport om offentlig domsdatabase v /45