Referat. af møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

Transkript

1 Region Midtjylland Regionssekretariet Viborg, den 7. juli 2014 /LOHOLK Refer af møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Til stede: Anne Jastrup, Ole Echers, Peder Bang, Peter Hansen, Connie Waldstrøm, Jakob Illum, Ulrik Serges, Mona Anker, Rikke Dalsgaard, Charlotte Støvring, Lars Degnbol, Hans Jørgen Boskov, Lisbet Jørgensen, Per Grønbech, Hans Fredborg, Jes Pedersen Carsten Lind, Mette Kjølby, Lise Tjerrild og Louise Holk (referent.) Ikke til stede: Kjeld Martinussen, Jakob Olesen, Bente Refslund, Holger Schildt Knudsen, Else Ammitzbøll, Anette Thomsen og Lars Ole Dybdal.

2 Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af refer 1 2 Præsention af Hospitalsapoteket og Præhospitalet. 2 3 Orientering om økonomiaftale og rammer for budget Stus fra arbejdsmiljøorganisionen 5 5 Orientering om Arbejdsmiljøredegørelse Opsamling TULE og APV 7 7 Drøftelse af sygefravær og arbejdsulykker 9 8 Kompetenceudviklingspolitik 10 9 Gensidig orientering og eventuelt 12

3 1 1. Godkendelse af refer refer fra HMU-møde den 30. april 2014 godkendes. Referet fra HMU-mødet den 30. april 2014 er tidligere fremsendt til HMU, og vedlægges med henblik på godkendelse. Supplerende bemærkninger til refer er ligeledes vedlagt som bilag. Referet blev godkendt uden bemærkninger. Bilag Refer_HMU_ pdf Uddybende bemærkninger vedr hospitalsapoteket_navneændring.pdf

4 2 2. Præsention af Hospitalsapoteket og Præhospitalet. præsention af Hospitalsapoteket og Præhospitalet tages til orientering. På baggrund af tidligere drøftelser i og henvendelser til HMU har formandsskabet i HMU aftalt invitere gæsterepræsentanter til frem til næste valg i MED-systemet 1. kvartal Der er inviteret medarbejder- og ledelsesrepræsentanter fra Hospitalsapoteket og Præhospitalet, samt en ledelsesrepræsentant fra It. På mødet vil der blive givet en overordnet præsention af henholdsvis Præhospitalet og Hospitalspoteket. Desuden er der efter henvendelse fra medarbejderside også aftalt, It deltager med en ledelsesrepræsentant i samme periode. Der blev orienteret om, der er inviteret medarbejder og ledelsesrepræsentanter fra Præhospitalet og Hospitalsapoteket samt it-direktør Lars Ole Dybvad med til HMUmøderne indtil næste valg i MED-systemet i Det var desværre ikke muligt for ledelsesrepræsentanterne deltage i dette møde. Til gengæld var både medarbejderrepræsentanter fra Præhospitalet og Hospitalsapoteket til stede, og de gav en overordnet præsention af Hospitalsapoteket og Præhospitalets opgaver og organisering. HMU bød velkommen til gæsterne og tilkendegav, de er meget velkomne i udvalget.

5 3 3. Orientering om økonomiaftale og rammer for budget 2015 orientering om økonomiaftalen og rammerne for budget 2015 tages til efterretning. Der vil på mødet blive givet en orientering om økonomiaftale mellem Regeringen og Danske Regioner, samt en orientering om rammerne for budget I forhold til den videre politiske proces for inddragelse af MED-systemet og HMU vil der medio august 2014 fremsendes forslag til Budget 2015 til ledelsesområderne med henblik på drøftelse i HMU erne og eventuel afgivelse af høringssvar. Fristen for afgivelse af høringssvar fra HMU'erne er den 29. august Økonomiaftalen er vedlagt som bilag. Der blev givet en præsention af budget 2015 ved økonomidirektør Per Grønbech. Der henvises til vedlagte slides, der blev gennemgået på mødet. Der blev orienteret om, der for administrionens vedkommende vil være et besparelseskrav på 2 %, samt besparelser derudover på administrive puljer. Der vil være mulighed for afgivelse af høringssvar for HMU indtil den 29. august 2014, det drøftes på næstkommende møde den 19. august Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, det kunne være hensigtsmæssigt have en drøftelse af, hvordan man udmønter de 2 %, eftersom man også flere steder i økonomiaftalen kan læse, der tilføres flere administrive opgaver. Det er derfor vigtigt, det bliver tydeligt, hvad besparelserne medfører, herunder hvor besparelserne skal findes, og ledelsen er med til prioritere, hvad det er, medarbejderne fremadrettet ikke længere skal lave. Derudover bemærkede medarbejdersiden, for kunne identificere effektiviseringsmuligheder og lave besparelser, er der et behov for et vist overblik, og man ikke hele tiden er bagefter arbejdsmæssigt.

6 4 Ledelsessiden anerkendte, det er vigtigt have overblikket, og derfor er det ofte også nødvendigt, få arbejdsopgaverne opdelt i mindre dele, så det er overskueligt for medarbejderne. Det er en vigtig ledelsesopgave, hjælpe med dette. Det blev ligeledes bemærket, der også er nogle muligheder for effektivisering i administrionen, fx i regi af bedre it-systemer, bedre da o.l. Ledelsessiden bemærkede, det er stramme økonomiske rammer, administrionen er underlagt, og det kræver, man kontinuerligt er opmærksom på effektivisere, de steder man kan i administrionen. Der blev afslutningsvist informeret om, der også er kommet nye opgaver til i Region Midtjylland. Det er blandt andet hos Folkesundhed og Kvalitetsudvikling, hvor regionerne som følge af førtids- og fleksjobreformen har skullet etablere en klinisk funktion, og i den forbindelse skal stille med sundhedskoordinorer, lægekonsulenter m.v. Derudover er der hos Regional kommet nye opgaver inden for miljøområdet, hvor regionerne overtager ansvaret for jordforureningsområdet. Ligesom Regional skal give råstofudvindere tilladelser til grave samt føre tilsyn med anlæggene i regionen. Bilag aftale om regionernes økonomi for 2015

7 5 4. Stus fra arbejdsmiljøorganisionen stus fra arbejdsmiljøorganisionen tages til orientering. Arbejdsmiljøaftale Arbejdsmiljøaftalen for er blevet opderet og vedlægges som bilag. Arbejdsmiljøkonference Arbejdsmiljøorganisionen afholder en arbejdsmiljøkonference med MED-udvalg som målgruppe. Arbejdsmiljøkonferencen afholdes den 9. oktober 2014, og det er muligt tilmelde sig via plan2learn. Arbejdsmiljøaftale Arbejdsmiljøorganisionen informerede om, den har opderet arbejdsmiljøaftalen, og den er vedlagt med henblik på drøftelse og godkendelse. Det blev foreslået, aftalen godkendes endeligt på næste HMU-møde, for give mulighed for Hospitalsapoteket og Præhospitalet kan komme med bemærkninger. Der blev informeret om, formålet med aftalen har været gøre den så konkret som muligt, så den også kan anvendes som opslagsværk for arbejdsmiljøgrupper og MEDsystemet. Arbejdsmiljøkonference Der blev orienteret om, der afholdes arbejdsmiljøkonference den 9. oktober 2014, og programmet findes i Plan2learn, hvor tilmeldingen også foregår. Program for arbejdsmiljøkonferencen vedlægges som bilag. Bilag Arbejdsmiljøaftale_HMU_fællesfunktioner, stabe og Reigonal Program, arbejdsmiljøkonference 2014

8 6 5. Orientering om Arbejdsmiljøredegørelse 2013 arbejdsmiljøredegørelsen 2013 tages til orientering. Der er udarbejdet en Arbejdsmiljøredegørelse for 2013, der beskriver arbejdsmiljøarbejdet i Region Midtjylland, og resulterne af Region Midtjyllands indssområder. Arbejdsmiljøredegørelsen vedlægges til orientering og med mulighed for drøftelse. "Arbejdsmiljøredegørelsen 2013" samt "Arbejdsmiljøredegørelse - Baggrund, fakta og eksempler" er vedlagt som bilag. Der blev orienteret om, arbejdsmiljøredegørelsen for 2013 er udarbejdet og vedlagt. Der er i redegørelsen valgt holde fast ved de tre fokusområder sundhed og trivsel, ergonomi og forflyttelser samt ulykkesforebyggelse, herunder fokus på koble kerneopgaven og det gode arbejdsmiljø sammen. Det blev kommenteret, jo mere lokalt drøftelsen foregår, jo bedre, hvorfor det særlig er vigtigt, de enkelte LMU er drøfter arbejdsmiljøet. Det blev desuden bemærket, redegørelsen indeholder mange gode ting, men man også skal være opmærksom på ikke sætte for mange tiltag i gang, men sikre de afspejler de problemstillinger, der bliver indmeldt. Bilag Arbejdsmiljøredegørelse 2013 Arbejdsmiljøredegørelse Baggrund fakta og eksempler

9 7 6. Opsamling TULE og APV oversigt over resulter fra TULE og APV tages til orientering. Administrionen har gennemført TULE og APV i 1. kvartal af På baggrund af undersøgelserne er der udarbejdet en samlet TULE-rapport for HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional til orientering og eventuel drøftelse. På mødet vil arbejdsmiljøorganisionen orientere om stus for APV, herunder informion om type og fordeling af anmeldte sager m.m. TULE-rapporten er vedlagt som bilag. APV Arbejdsmiljøorganisionen informerede om, APV-handlingsplanerne er blevet efterspurgt hos LMU erne for få et indblik i de lokale forhold, med henblik på se på tværs af afdelingerne og behov for eventuelle tværgående initiiver. Ud fra de modtagne handlingsplaner er der ikke identificeret emner, der kræver særlige HMU-initiiver, men der er endnu arbejdsmiljøgrupper, der er i gang med udarbejde handlingsplanerne. I forhold til gennemførelse og behandling af APV blev det bemærket, selve systemet har været meget bedre i denne runde end tidligere. TULE Da de enkelte afdelinger tilhørende dette HMU har gennemført TULE samtidig, har det været muligt lave en TULE-rapport for, for kunne se det overordnede billede af TULE. Medarbejdersiden pointerede, rapporten på dette niveau mere giver et gennemsnitsbillede end et overblik. Derudover gjorde medarbejdersiden opmærksom på, den er interesseret i et indblik i, om TULE og de efterfølgende dialoger bliver gennemført og håndteret på en god og ordentligt måde i afdelingerne, især også taget i betragtning af der bliver anvendt relivt mange ressourcer på TULE.

10 8 Endelig blev der gjort opmærksom på, medarbejdersiden har fået henvendelse med ønske om kunne evaluere på tværs af afdelinger og længere op i systemet. Ledelsessiden svarede, der i TULE er lagt op til, opfølgningen skal være lokalt forankret i afdelingerne og i de enkelte kontorer, og det skal foregå via dialoger, da rapporterne ikke i sig selv kan udfolde, hvad der ligger gemt bag tallene. Der var forståelse for forespørgslen, idet der bliver mere samarbejde på tværs af afdelinger. Der er mulighed for tilføje ekstra spørgsmål i det omfang, det kan afhjælpe, men derudover vedrører ønsket mere opbygning af TULE, og er derfor relevant for evalueringen hos TULEsekretariet. Det blev fra ledelses- og medarbejderside afslutningsvist bemærket, det er godt, få de gode forhold præciseret i rapporten. Bilag Fallesfunktioner_Stabe_og_Regional 2014

11 9 7. Drøftelse af sygefravær og arbejdsulykker sygefravær og arbejdsulykkker drøftes med afsæt i personaleredegørelsen for Det fremgår af HMU's arbejdsmiljøaftale, der skal være en årlig drøftelse af sygefravær og arbejdsulykker. Med afsæt i Region Midtjyllands personaleredegørelser for 2013, vil der være mulighed for drøftelse af dette. Personaleredegørelsen 2013 er vedlagt som bilag. Med afsæt i den fremsendte personaleredegørelse for 2013 kommenterede medarbejdersiden, det er vigtigt, der bliver gjort en indss over for fravær, når der er syge medarbejdere, særligt i forhold til langtidssygdom. Der blev ligeledes gjort opmærksom på, det er vigtigt, medarbejderne kender retningslinjerne og reglerne for sygdom, så det er kendt for medarbejderne - også inden retningslinjerne bliver aktuelle. Det blev opfordret til, LMU sikrer drøftelsen af fravær, herunder drøftelse af afdelingernes retningslinjer for sygefravær, og om disse er opderede. Det blev bemærket, der i forhold til sygedagpengeområdet kan være ændringer på vej i forhold til langtidssygemeldte. HMU undersøger, hvilke ændringer, der er tale om, og om det fx er nødvendigt, få ændringerne præsenteret af Koncern HR. Bilag Personaleredegørelse endelig_0.pdf

12 10 8. Kompetenceudviklingspolitik kompetenceudviklingspolitikken tages til orientering og drøftelse. Regions-MEDudvalget godkendte den 23. april 2014 en fælles, overordnet kompetenceudviklingspolitik for Region Midtjylland. Kompetenceudviklingspolitikken tager udgangspunkt i Region Midtjyllands Ledelses- og Styringsgrundlag og personalepolitik. Den fælles kompetenceudviklingspolitik udgør rammerne for den lokale indss, hvor den konkrete implementering og forankring foregår. RMU ligger op til, det enkelte Hoved- MEDudvalg aftaler, hvordan der skal arbejdes med kompetenceudviklingspolitikken på såvel Hoved-MEDudvalgs- som Lokal-MEDudvalgsniveau, og HMU sikrer, LMU er orienteret om kompetenceudviklingspolitikken. Kompetenceudviklingspolitikken samt følgebrev til politikken er vedlagt som bilag. Der blev orienteret om, Region Midtjyllands overordnede kompetenceudviklingspolitik nu foreligger. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, kompetenceudvikling er noget, der interesserer medarbejderne meget, herunder også drøftelse af karriereveje. Der blev derfor også efterspurgt en mere systemisk tilgang til kompetenceudvikling, som man har det for nogle faglige områder. Ledelsessiden informerede om, kompetenceudvikling kan foregå på forskellige måder. Der er blandt andet etableret et kursusråd, som kan være en aktør i forbindelse med kompetenceudvikling, derudover arbejder Regional i nogle kontorer med kompetencehjul m.m. Det blev bemærket, det er vigtigt, kompetenceudviklingen bliver drøftet lokalt i den enkelte afdeling og også mellem den enkelte medarbejder og leder. I forhold til HMU blev det foreslået, man kunne have en temadrøftelse om kompetenceudvikling og karriereplaner på et kommende HMU-møde i efteråret blandt andet med afsæt i kompetenceudviklingspolitikken. En temadrøftelse kan være med til bidrage til gøre politikken og kompetenceudvikling mere konkret. På mødet kan ledelsesrepræsentanter fra Koncern HR, og andre relevante repræsentanter, deltage. Der var opbakning

13 11 til forslaget, og det blev bemærket, indholdet både kan være, hvordan man kan arbejde konkret med kompetenceudvikling, og hvilke temaer kan man lave på tværs. Bilag Følgebrev_HMU'erne_Kompetenceudviklingspolitik Kompetenceudviklingspolitik

14 12 9. Gensidig orientering og eventuelt emnerne under dette punkt tages til orientering. Stus vedrørende Kursusråd for administrive medarbejdere Ventetider på it-systemer Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, der i den seneste tid, har været meget lange ventetider på it-systemer, hvilket skaber frustrion og besværliggør arbejdet. Ledelsessiden svarede, man er bekendt med, der er lange ventetider i forhold til opstart af pc er, hvilket primært skyldes opdering af McAfee. Hvis man oplever problemer med opstart af pc er, skal man stadig melde det ind via Service Desk. Nogle af problemerne er løst, men ellers er det forventningen, problemerne er helt løst ved indførelsen af ny fælles plform, hvilket ifølge planen implementeres ved årsskiftet 2015/2016. Der blev spurgt til skift af kontor/postpakken, hvortil der blev svaret, det forventes implementeret inden Det blev afslutningsvist bemærket, på trods af vanskeligheder og frustrioner med it, som er et nødvendigt arbejdsredskab, er det stadig vigtigt, der er forståelse for hinandens arbejdsvilkår og arbejde. Det er derfor vigtigt, man trods uenigheder stadig taler ordentligt sammen til hinanden.