Indholdsfortegnelse: Stamoplysninger: Menu Specifikation værksteds-faktura Menu Tekst og pct sats til arbejdsordre...

Transkript

1 Indholdsfortegnelse: Indholdsfortegnelse:... 1 Stamoplysninger:... 2 Menu Specifikation værksteds-faktura... 2 Menu Tekst og pct sats til arbejdsordre... 3 Menu Stamoplysninger for bogholderi... 4 Menu Vedligeholdelse af bogføringsperioder... 4 Menu 13 Værkstedsfakturering (hovedbillede)... 5 Menu Ændring af arbejdsordre... 7 Kreditmax og betalingsevne...8 Maskinnummer:... 9 Rep.kode :... 9 Betalingskoder: Arbejdsordretekster Faste arbejdsordre - tekster Menu Afgang fra lager Menu Tilbageførsel af faktura/kreditnota Fællesfaktura: Reklamations/garantideling af arbejdsordre... 22

2 Stamoplysninger: Menu Specifikation værksteds-faktura De 2 øverste bemærkningslinier er reklamelinier der udskrives på fakturaen. Hvis man bruger faktura med indbetalingskort er der kun plads til den øverste reklamelinie. PKT.1 PKT 2 PKT 3 PKT 4 PKT 5 PKT 6 PKT 7 PKT 8 PKT 9 PKT 10 Bruges til at angive det kontonummer, der bruges som mellemregningskonto til delefaktura. Bruges til at angive størrelsen på papiret på fakturaen. Obs! Har indflydelse på den præsatte papirstørrelse. Betalingsbetingelserne bliver skrevet nederst på fakturaen. Hvis der svares J er lønnen et totalbeløb incl. kørsel Hvis der svares N, skrives firmaoplysningerne fra menu på fakturaen Styrer om ordrer skal samlefaktureres. Svares der J, samles ordrerne på en faktura. Svares der N bliver der lavet en enkelt faktura pr. ordre. Her vælges om lønnen udspecificeres. Hvis der vælges 3 skal PKT 4 være N Her angives hvilket standard garantitype interval der skal bruges til visninger bl.a. i og Her styres det næste fortløbende ordrenummer til fællesfaktura. Her styres det næste arbejdsordrenummer.

3 PKT 11 PKT 12 PKT 13 PKT 14 Her bestemmes om den præsatte tekst er intern eller ekstern. Her indtastes den faste tekst der kommer på fakturaen ved arbejdsløn. Her kan styres om der kan sættes timer eller reservedele på efter afslutningsdato. Der kan ligeledes angives om der kan registreres reservedele til arbejdsordre der ikke er oprettet. Her kan man bestemme om der må oprettes en intern arbejdsordre på en enhed efter garantiudløb. Menu Tekst og pct sats til arbejdsordre Pct. sats af løn til hjælpematerialer kan ændres her. Kode 1 til 9 er faste tekster der kan bruges som diverse tekster i Man taster f. eks 2 og den trækker teksten fra menu 01.10, i dette eksempel miljøudgifter. Antal arbejdskortkopier bestemmes her: hvis man f.eks. bruger blandede lyserøde og gule. Indtast bundlinie er valgfri tekst der kommer nederst på arbejdskortet. Sats pr. KM udfyldes med prisen. Kørslen kan beregnes ud fra område eller km som henviser til kunden i menu og kombineres med Ude-timer i Reparatør -vinduet.

4 Udskrives via arkføder: bliver brugt til Canon printer. Skal stå til J. Skal der udskrives stregkoder: Udskriver stregkoden på arbejdskortet øverst til højre. Skal vindue med supplerende oplysninger åbnes? Hvis der er svaret J popper reparatørvinduet op. Hvis der er svaret N kan man taste R for at åbne vinduet. Menu Stamoplysninger for bogholderi Styrer næste fakturanummer på værkstedet. Menu Vedligeholdelse af bogføringsperioder

5 Menu 13 Værkstedsfakturering (hovedbillede) Hovedoversigten Arbejdsgang: Vedligeholdelse af arbejdsordrer (menu 13.03)

6 Menu styres af transaktionskoder. SEP i transaktionskodefeltet viser mulighederne. Når man står i transaktionskodefeltet (der hvor man taster O for at oprette et arbejdskort) kan man se alle mulighederne.

7 Menu Ændring af arbejdsordre Oprettelse af arbejdsordrer foregår i menu Indtast transaktionskode O (opret). Tast ENTER i arbejdsordrenummer og det næste fortløbende nummer bliver automatisk udfyldt. Arbejsdordrenummeret er fortløbende og skal indeholde 5 cifre. Det bliver vedligeholdt i menu punkt 10. Man kan selvfølgelig også taste nummeret direkte ind. Udfyld hovedet med kundenr mv. Der kan benyttes F11 for at søge på kunden, eller der kan indtastes telefonnummer.

8 Er der flere kunder med samme nummer åbnes: Tastes der et nummer ind som ikke findes i kundekartoteket, bliver der skrevet nederst på siden: Kreditmax og betalingsevne Der er et check på kreditmax og betalingsevne på kunden. Det bliver beregnet ud fra de reservedelsordrer og værkstedsfakturaer, der er faktureret og dem der er igangværende Vinduet popper op, hvis kreditmax er overskredet og/eller hvis der er sat spærring på kunden, ved hjælp af betalingskoden. Man har her valget om at afslutte eller fortsætte. Hvis kunden er spærret vil man returnere til kundenummerfeltet. (Der kan åbnes evt. midlertidig for salg til kunden i 03.01)

9 Maskinnummer: Bemærk at der i feltet maskinnr. åbnes et vindue med kundens maskiner. De maskiner der er købt igennem LMF-systemet. Hvis den pågældende maskine er oprettet kan den oprettes direkte herfra tast O og vinduet popper op. Man kan selvfølgelig benytte gruppeteksterne herfra også. Rep.kode : Man kan se alle muligheder ved at taste F11:

10

11 Betalingskoder: Der bliver taget udgangspunkt i kundens betalingskode, den kan dog ændres manuelt og en af mulighederne er betalingskode 99, som giver mulighed for at have 5 forfaldsdatoer på den enkelte værkstedsfaktura. Vinduet åbnes, når man sætter afslutningsdato på arbejdsordren. Der tastes dato, beløb og tekst ind. Beløbet skal stemme før man kan komme ud af vinduet. Du kan hele tiden følge med i beløbene også restbeløb. Man kan ikke benytte betalingskode 99 ved reklamationer og fællesfaktura. Hvis der er nogle fakturaer med betalingskode 99 til samlefaktura, bliver de udskrevet sidst. Der vil komme en særskilt betalingsplan ud.

12 MASKINHANDLER PETER JEPSEN VESTERGADE RANDERS POVL SKOV MADSEN FAKTURA NR...: V BRODERSMINDE RANDERS BOLTINGEVEJ 12 KUNDE NUMMER..: MP RANDERS KUNDE TLF...: SIDE : 2 FAKTURA DATO..: 16/ TYPE: TW4700 STEL: ÅRG.: VEDR. ORDRE: MASKNR: UDFØRT DEN.16/11 A KR. BELØB IALT BETALINGSOVERSIGT ================= MOMS ACONTO RESTBELØB TOTAL: =========

13 Stamoplysning i bestemmer om vinduet med reparatør-timer popper op hver gang Hvis der ønskes mulighed for at prioritere de enkelte montørers arbejdskort kan dette gøres ved at indtaste transaktionskode R (reparatør). Der er her mulighed for at indtaste nummer eller initialer på den montør, der skal udføre arbejdet samt indtaste prioritet hvor 0 er topprioritet. Hvis der er tale om internt arbejde til et ÅÅ kundenr. kan kundenummeret på slutkunden indtastes. Eksempel på arbejdsoversigt for medarbejder (transkode C) VÆRKSTED ARBEJDS-OVERSIGT PRG: A13110 DATO: FA: 1 AFD: 01 REP1.: HW REP2.: PRIORITET FRA: ORDRE FRA: HW JK ALF GREGERSEN 2 HW GUNNER HANSEN MF HW LP TARCO VEJ A/S 4 HW LP ARTHUR ADRIANSEN MF R1 R2 P AFSLUT TIMER SK H ORDRE KUNDE NAVN MASKINTYPE KODE.:< >(Æ=ÆNDRING / A=AFSLUT / N=NY OVERSIGT) LINIE: Ændringer i timetæller samt indtastninger i kørsel og diverse foretages ved at indtaste trans kode K. Budget indtastes via trans kode B.

14 Efter feltet timetæller er udfyldt åbnes vinduet til vedligeholdelse af arbejdsordretekster. Arbejdsordretekster Arbejdsordretekster kan enten være interne eller eksterne. Interne tekster udskrives kun på arbejdskortet og ikke på fakturaen. KD. feltet til venstre for teksten angiver I(intern) eller E(ekstern). Interne tekster kan ændres til eksterne ved at ændre koden fra I til E. Man kan hente faste tekster fra tekstkartoteket ved at indtaste tekstnr. i de første positioner i tekstfeltet. (oversigt fremkommer via SEP/F11). Bemærk transaktionskode C sletter hele teksten.

15 Faste arbejdsordre - tekster oprettes i menu 01.18: Tast F11 og vælg 2 for at får arbejdsordreteksterne frem. Hvis man taster F11 i tekstnummer kan man se øvrige tekster: Der kan oprettes 99 faste valgfrie tekster.

16 Efter at tekstvinduet er afsluttet er arbejdsordren oprettet. Transaktionskode U udskriver arbejdskortet. Indtastning af timer på arbejdsordrer kan enten foregå i menu med transaktionskode S(satser) eller i menu Menu benyttes mest til indtastning af dagkort for de enkelte medarbejdere, idet man her kan arbejde på tværs af arbejdsordrer. Satserne hentes fra menu 12.01: Når arbejdsordren er ajourført med timer, reservedele fra menu mv. kan man bede om at se fakturaen på skærmen (trans kode H).

17 Ønsker man en oversigt over forbrugte timer på arbejdsordren med angivelse af dato og medarbejder benyttes trans kode V. Proforma faktura udskrives på trans kode P. Trans kode D (afslutningsdato) åbner vindue til at indtaste afslutningsdato.

18 Menu Afgang fra lager Når der skal meldes dele på et arbejdskort skal det gøres med en fakturatype 53 i menu Hvis der er sat begrænsning på vil der poppe en meddelelse op nederst på skærmen. F.eks. : Det er også muligt at lægge reservedele på en arbejdsordre direkte fra menu Her anvendes transaktionskode Å til at springe til menu Bemærk! Man kan godt lægge dele på et arbejdskort der ikke eksisterer og man kan/bør checke om der ligger dele til ikke eksisterende arbejdsordre evt. i forbindelse med månedsafslutning. Menu og menu

19 Menu Tilbageførsel af faktura/kreditnota Formålet med dette program er at man kan vende en faktura til en kreditnota og omvendt, således at man ikke behøver indtaste alle oplysninger igen. Programmet kan være nyttigt i tilfælde hvor man har faktureret til en forkert kunde. Her vil man først vende fakturaen til en kreditnota og bogføre denne, således at kundens konto går i nul. Herefter vendes den nye kreditnota (i samme program kreditnotanummeret tastes da ind i feltet gl. fakturanr.) til en faktura og på den nye ændres kundenummeret til det rigtige. Herefter bogføres denne. VÆRKSTEDSFAKTURERING DATO: PRG: A13826 TILBAGEFØRSEL AF BOGFØRT VÆRKSTEDSFAKTURA / KREDITNOTA INDTAST GL. FAKTURANR...: INDTAST GL. ORDRENR...: INDTAST RETURDATO/AFSLUTNINGSDATO.: ART...: FAKTURA KUNDENR: CH005 NAVN...: CAMILLAS PRØVEKLUD ADRESSE: Husk dette nummer da det skal benyttes i BEMÆRK: NY RES. ORDRENR...: (VIDRE BEHANDLING I 13.03) NY ARBEJDSORDRENR.: ØNSKES DER TILBAGEFØRT FLERE FAKTURAER J/N Dette nummer benyttes i <N> NB! Når fakturaen/kreditnotaen er vendt, kommer den til at ligge som en afsluttet ordre i menu Her kan den hentes ind igen og faktureres med det samme, eller man kan vælge at lade den ligge, således at den bliver faktureret næste gang der køres en samlefakturering. Der er også mulighed for i menu at ændre på de reservedele der er tilknyttet arbejdsordren.

20 Fællesfaktura: Hvis arbejdsordren skal deles mellem flere kunder benyttes transaktionskode E = fordeling af fællesfaktura hvis man står i menu Vedligeholdelse af arbejdsordre. Menu kalder samme program. VÆRKSTEDSFAKTURERING DATO: D A N N E L S E A F F Æ L L E S F A K T U R A INDTAST : ARBEJDSORDRE NR.: FAKTURA BELØB : ANTAL DEBITORER 0003 FAKTURA TOTAL BETALT I PCT INDTAST KUNDENR PCT. BELØB CA001 A.TORNVIG CHRISTENSEN BA001 ARNE BONDE AA002 ANDERS ANDERSEN FÆLLES FAKTURA ER AFSLUTTET ØNSKES FLERE FAKTURER DANNET (J=JA/N=NEJ) <J> Der indtastes kundenr. på de kunder der skal dele fakturaen. Bemærk at % skal give præcis 100 før delingen kan gennemføres. Når delingen er gennemført ligger den oprindelige ordre klar til fakturering. Desuden er der blevet oprettet en ny ordre pr. kunde der skal deles med. Disse ordrenumre starter i reglen med 90xxx, eller hvad der er sat op i stamoplysning pkt. 10. Disse ordrer ligger også klar til fakturering. Ved delingen af fakturaerne bruger systemet en mellemregningskonto til at parkere det reducerede beløb på indtil udfaktureringen af de berørte ordrer sker. I stamoplysning pkt. 1 angives hvilken konto der anvendes til formålet mange benytter differencekonto 9990 hertil. VIGTIGT!!! Når en faktura er delt, må der under ingen omstændigheder lægges flere reservedele eller arbejdstimer på hverken den oprindelige ordre eller på de nye delte. Systemet kan ikke styre det og der vil opstå differencer!

21 Eksempel på fællesfaktura. HR. GDR. ANDERS ANDERSEN FAKTURA NR...: V NYHAVEVEJ 116, DAVINDE 8900 RANDERS KUNDE NUMMER..: AA002 SIDE : 1 FAKTURA DATO..: 24/ TYPE: JD WD STEL: AX15219 ÅRG.: 79 TIMER VEDR. ORDRE: MASKNR: UDFØRT DEN.24/11 A KR. BELØB IALT 500 TIMERS EFTERSYN IFLG. AFTALE OLIE SKIFTET SAMT FILTER DÆK FLÆNSET 2.00 LÆRLINGETIMER DIV.HJÆLPE/MILJØ LEJE AR OPTILUX FJERNLYGTES 1F AFSLAG PÅ GRUND AF FÆLLES FAKTURA KR MOMS % TOTAL ========= BETALINGSBETINGELSER: NETTO KONTANT VED BETALING EFTER FORFALDSDATO BEREGNES RENTE 1.75 % PR. MÅNED

22 Reklamations/garantideling af arbejdsordre. Der oprettes reklamationstekster i menu Her oprettes den tekstkode der angiver hvilken reduktionsprocent der skal benyttes og hvilken omkostningskonto anvendes. VÆRKSTEDSFAKTURERING DATO: VEDLIGEHOLDELSE AF TEKSTER TIL PRIS-REDUCERING PRG.: A01221 TEKSTKODE...: 05 TEKST...: RESERVEDELE REKLAMATION PROCENT...: OMKOSTNINGS KONTO.: 1255 KLARGØRING EXTERN KONTO...: INTERN KONTO...: O=OPRET/REDIGER L=LÆS N=LÆS NÆSTE S=SLET A=AFSLUT: <N> Der oprettes reklamationstekstkoder for arbejdsløn løn og reservedele pr. omkostningsart. (f.eks. garanti nye traktorer, garanti nye øvrige..)

23 Brug af reklamations/garantideling på arbejdsordre: Arbejdsordren færdiggøres og afslutningsdato påføres. Indtast herefter transaktionskode G for at kalde vindue til reklamations/garantideling. Først behandles kørsel samt div. 1 og 2. VÆRKSTEDSFAKTURERING DATO: REKLAMATION / GARANTI DELING PRG: A13028 ARBEJDSORDRE NR.: KUNDE: AA002 ANDERS ANDERSEN MASKINNR...: INDTÆGT KONTO: 3111 NYHAVEVEJ 116, DAVINDE STARTDATO...: UDGIFT KONTO.: RANDERS AFSLUTNINGSDATO.: TELEFON: TEKST: REP. AF HYDR. PUMPE SAMT NY KØLER KD: PCT: OMK. REDUKTION < > KØRSELBELØB:.00 KØRSELBEL:.00 DIV.1 BELØB: Her indtastes DIV.1 BEL: DIV.2 BELØB:.00 koden som angiver DIV.2 BEL:.00 FREMM.BELØB:.00 hvilken procent der FREMM BEL: reduceres med. TOTAL LØN: REDUKTION KUNDE: TOTAL RES: TOTAL DIV: IALT...: ========== ========== ========== Derefter behandles reservedele enkeltvis VÆRKSTEDSFAKTURERING DATO: REKLAMATION / GARANTI DELING PRG: A13028 ARBEJDSORDRE NR.: KUNDE: AA002 ANDERS ANDERSEN MASKINNR...: INDTÆGT KONTO: 3111 NYHAVEVEJ 116, DAVINDE REKLAMATION / GARANTIDELING PÅ RESERVEDELS-LINIER ARBEJDSORDRENR.: KUNDENR.: AA KD PCT. OMK VARENR VARENAVN ANTAL SALGSPRIS FA KØLER FA KØLERLSLANGE JK99 OLIE 20L AF00001 AFGIFT AF00002 AFGIFT FORTSÆT J/N.:< >TOTAL: REDUKTION: KUNDE: TOTAL DIV: IALT...: ========== ========== ==========

24 Til sidst behandles timerne: Timerne markeres både med en kode samt hvor mange timer der skal reduceres med. Bemærk! Timerne deles manuelt. VÆRKSTEDSFAKTURERING DATO: REKLAMATION / GARANTI DELING PRG: A13028 ARBEJDSORDRE NR.: KUNDE: AA002 ANDERS ANDERSEN MASKINNR...: INDTÆGT KONTO: 3111 NYHAVEVEJ 116, DAVINDE REKLAMATION / GARANTIDELING PÅ ARBEJDS-LØN PRG:A13032 ARBEJDSORDRENR.: KUNDENR.: AA KD TIMER OMK SATS ART MEDARB DATO A. KR. IALT. Her indtastes koden som angiver hvilken procent der reduceres med A 10 HW A 10 LP A 10 HW FORTSÆT J/N.:< >TOTAL: REDUKTION: KUNDE: TOTAL DIV: IALT...: ========== ========== ========== Efter reklamations/garantidelingen vises de fordelte hovedtal på skærmen VÆRKSTEDSFAKTURERING DATO: REKLAMATION / GARANTI DELING PRG: A13028 ARBEJDSORDRE NR.: KUNDE: AA002 ANDERS ANDERSEN MASKINNR...: INDTÆGT KONTO: 3111 NYHAVEVEJ 116, DAVINDE STARTDATO...: UDGIFT KONTO.: RANDERS AFSLUTNINGSDATO.: TELEFON: TEKST: REP. AF HYDR. PUMPE SAMT NY KØLER KD: PCT: OMK. REDUKTION KØRSELBELØB:.00 KØRSELBEL:.00 DIV.1 BELØB: DIV.1 BEL: DIV.2 BELØB:.00 DIV.2 BEL:.00 FREMM.BELØB:.00 FREMM BEL: TOTAL LØN: REDUKTION KUNDE: TOTAL RES: TOTAL DIV: IALT...: ========== ========== ========== ØNSKES FLERE FAKTURER BEHANDLET (J=JA/N=NEJ) <N>

25 Eksempel på faktura med garantideling. HR. GDR. ANDERS ANDERSEN NYHAVEVEJ 116, DAVINDE 8900 RANDERS PROFORMA FAKT.: V-XXXX KUNDE NUMMER..: AA002 SIDE : 1 FAKTURA DATO..: 24/ TYPE: JD WD STEL: AX15219 ÅRG.: 79 TIMER A KR. BELØB IALT 24/11 VEDR. ORDRE: MASKNR: REP. AF HYDR. PUMPE SAMT NY KØLER 4.00 SVENDETIMER * SVENDETIMER LÆRLINGETIMER ARBEJDSLØN IALT DIV.HJÆLPE/MILJØ KØLER FA * KØLERLSLANGE FA * OLIE 20L JK AFGIFT AF AFGIFT2 AF KR *01 ARBEJDSLØN GARANTI *05 RESERVEDELE REKLAMAT KR MOMS % TOTAL =========