Bestyrelsesmøde den 6. september 2013 og budgetmøde den 7. september på Vilhelmsborg

Transkript

1 Bestyrelsesmøde den 6. september 2013 og budgetmøde den 7. september på Vilhelmsborg Bestyrelsesmøde fredag den 6. september 2013 Til stede: Torben Haugaard (THA), Birgitte Jensen (BJ), Jan Thye (JT), Bo Hansen (BH), Jens Tølbøll Mortensen (JTM) og John Voigt Hansen (JVH). Fra TÖLT redaktionen under punkt 2: Kari Baklund (KB). Fra sekretariatet og referent: Morten Frost (MF). 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. Bilag udsendt: Forslag til budget, kommissorier samt oplæg til nyt layout af hjemmesiden og TÖLT. Det blev besluttet at flytte dagsordenens pkt. 7 op som pkt Presse- og informationsstrategi Kari Baklund gennemgik tilsendte bilag omhandlende oplæg til et nyt samarbejde med Mediegruppen i Vejle. Dette samarbejde indebærer en ny grafisk og visuel profil for DIs kommunikations- og information i fremtiden, hvilket indebærer Tölt, ny hjemmeside, nyhedsbreve samt muligheden for et elektronisk magasin. Der er tale om et teknisk samarbejde, hvor DI bevarer kommunikationsretten, og står for alt indhold. retten til annoncører, billeder og tekster. Samarbejdet indebærer, at Mediegruppen overtager ansvaret for annoncering, hvilket vil være opgaver, som flyttes fra DIs bogholderi og redaktøren. Mediegruppen forventer at kunne fordoble annonceindtægterne ved et opsøgende salg. Mediegruppen beregner sig en successiv fortjeneste for dette arbejde. På de foreliggende beregninger på dette nye samarbejde, vil samarbejdet være omkostningsneutralt for DI over en 2-årig periode. Bestyrelsen diskuterede, hvordan balancen mellem Tölt og de elektroniske medier vil ændre sig over de kommende år. Bestyrelsen var enig i, at vi vil følge udviklingen tæt og sikre, at vi løbende vil kommunikere på den mest optimale måde i forhold til samtiden. Dette indebærer også, at Tölt skal have et lidt andet og mere dybdegående indhold og at hjemmesiden bliver mere dynamisk og får en selvbetjening facilitet i forhold til kalenderen. Forskellige tekniske muligheder i forbindelse med hjemmesiden blev vendt. Mediegruppen er stærk på App s og digitale udgivelser. TÖLT som e-blad, kåringsprogram på App s mm. Endvidere diskuterede bestyrelsen muligheden for at gøre visse områder på hjemmesiden kun for medlemmer. Bestyrelsen finder det ikke rimeligt, at

2 medlemmer og ikke-medlemmer har adgang til den samme information. Der var enighed om, at dette skulle undersøges og etableres i det nye år om muligt. Bestyrelsen var enig om, at der ligeledes skulle arbejdes på at lave en elektronisk version af Tölt, som ligeledes kun er tilgængelig som medlem ved anvendelse af en login kode. Som afslutning på debatten var bestyrelsen enig om, at Kari Baklund skal etablere et korps af frivillige journalister rundt om i landets regioner, der alle kan bidrage med relevant stof til både Tölt og hjemmeside. Derved bliver Karis rolle af mere redaktionel karakter i fremtiden både, når det gælder Tölt og hjemmeside. Formanden fik mandat til at forhandle kontrakten færdig med Mediegruppen og mandat til at sikre at det bliver en rimelig fortjeneste på annoncetegningen til Mediegruppen. 3. Status på økonomien MF redegjorde kort for status. Regnskabsåret slutter 30/9. DI har haft et stramt økonomisk fokus i dette foreningsår. Budgetmål på kontingenter og rytterlicenser er nået. Kåringerne giver samlet et lille plus. Udgifter til sekretariat ligger under det budgetterede. Stambogen giver lille overskud. Udgifter til TÖLT er under budget og annoncesalget har været over det forventede. Alt i alt ser det ud til at året 2012/2013 slutter med et ganske pænt resultat. Der mangler stadig omkostningsrapporter fra enkelte frivillige. Sekretariatet kan ikke bruge mere tid på at rykke folk. Bestyrelsen er indstillet på, at alle skal følge forretningsordenen på dette område i 2013/2014. Er omkostningsbilag ikke indsendt inden én måned, kan man ikke forvente at få sine bilag refunderet. Det vil blive yderligere præciseret i forretningsordenen. MF redegjorde kort for skiftet fra Vestjysk Bank til Jyske Bank, som nu er foreningens hovedpengeinstitut. Aftalerne er underskrevet af formand THA og det nye kontonummer bliver snart meldt ud. Skiftet sker glidende over et par måneder og burde ikke give anledning til problemer. 4. Budgetopfølgning MF gennemgik kort saldo i forhold til budget. På ganske få konti er budgettet overskredet - men ser man på de samlede kontogrupper er budgetterne overholdt. Undtaget er dog kontogruppen ledelsen i alt hvor forventede renteindtægter på bankindestående er udeblevet og generalforsamlingen sidste år blevet langt dyrere end forventet. DIs udlæg i forbindelse med VM-2015 er nu regnskabsmæssigt flyttet ned som et aktiv (tilgodehavende). Alt i alt er der styr på alle konti. 5. Sponsorer THA redegjorde for igangværende sponsorarbejde. Det har været vanskeligt at finde sponsorer. Bankerne har takket nej. Sammen med Copenhagen Event Company arbejder THA på at finde tre til fire hovedsponsorer. Et bilfirma er kontaktet. Usikkert om budgetmål på kroner kan nås.

3 6. Forretningsordenen herunder referater fra DI og NIF Med udgangspunkt i forretningsordenen blev det vedtaget, at referater fra Nordisk Islandshest Forbund (NIF) skal tilgå DI-Bestyrelsen direkte på mail 7. NM-2014 og VM-2015 På baggrund af processen omkring organisationskomitéens planlægning af NM2014 og VM2015, fandt bestyrelsen på sidste bestyrelsesmøde det nødvendigt at udfærdige en samarbejdsaftale mellem formanden for Organistionskomitéen Bo Hansen og bestyrelsen i forhold til NM2014. Samarbejdsaftalen er et tillæg til det underskrevne kommissorie for NM Siden sidste bestyrelsesmøde har JVH og THa udarbejdet en samarbejdsaftale, som den øvrige bestyrelse har godkendt. Samarbejdsaftalen blev præsenteret for BH under dette punkt på dagsordenen. Efter præsentationen kunne BH tiltræde de fleste punkter i samarbejdsaftalen, men havde nogle kommentarer til spørgsmålet omkring habilitet og dobbeltroller samt sponsorarbejdet. BH udbad sig nogle dage til at tænke over disse punkter. Herefter forlod BH mødet og bestyrelsen diskuterede situationen omkring organisationskomitéen, der stadig ikke er komplet, idet der mangler personer til 3 nøgleposter, herunder den vigtige rolle som næstformand. Bestyrelsen er enig om, at disse personer skal findes, præsenteres for og godkendes af bestyrelsen inden udgangen af september måned. Bestyrelsen havde også en drøftelse af sponsorarbejdet, idet flere interessenter har henvendt sig med en undren om, hvornår og hvor de kan prospektet for sponsorer til både NM2014 og VM2015. Endvidere at der var rygter om, at der allerede var indgået aftaler med nogle sponsorer, hvilket de fandt besynderligt? Bestyrelsen er enig om, at der ikke kan indgås sponsoraftaler før alle interessenter har haft muligheden for at byde ind. Begivenheder som både NM og VM er arrangementer, som alle gerne vil være en del af, herunder sponsorer, derfor skal alle også have muligheden for at forhandle. Ingen kan i den fase udelukkes på forhånd eller andre forfordeles. Der kommer også en tid efter disse arrangementer, og da er det vigtigt, at DI står sig godt med alle interessenter, uagtet de ikke fik muligheden for et hovedsponsorat, men havde chancen. Bestyrelsen stiller derfor krav om, at der udpeges en sponsoransvarlig, der varetager denne opgave suverænt i samarbejde med den eksterne partner CEC, der har til opgave at koordinere denne opgave både i DK og imellem de nordiske lande. Bestyrelsen var også enig i, at det er uforeneligt, både at besætte posten som formand for organisationskomitéen og medlem af DIs bestyrelse som formand for sportskomitéen. Der var uenighed om, om BH skulle fratræde som formand for sportskomitéen og overlade posten til ét menigt medlem i sportskomitéen, der i givet fald ville være kandidat til sportsformandsposten til generalforsamlingen, eller om BH skulle fortsætte frem til generalforsamlingen. Et flertal besluttede, at BH skulle fortsætte frem til generalforsamlingen, hvor han ikke vil genopstille til generalforsamlingen. Bestyrelsen diskuterede ligeledes om organisationsformanden kunne være menigt medlem af en komité. Også her var der uenighed i bestyrelsen, men et flertal besluttede, at dette kan være muligt. Det blev diskuteret om habilitetsproblematikken skulle præciseres i DIs forretningsorden. Efter en diskussion, blev man enig om, at det ikke er nødvendigt, at skrive regler ind, der er alment kendt i samfundet og således også gælder i DI.

4 8. Stævneanlæg på Skive Trav Hesten i Fokus den 31. august på Skive Travbane var et flot arrangement og en stor succes. Det nye stævneanlæg for islandske heste blev indviet. Anlægget er blevet en realitet på baggrund af et godt samarbejde mellem Skive Trav v. direktør Jesper Elbæk og lokalklubberne, Skive Kommune v. Ditte Staun og DI. Skive kommune har bevilget godt halvdelen af anlægsomkostningerne resten kommer fra de såkaldte LAG midler (Lokal Aktions Gruppe) for udvikling af Landdistrikterne. DI har forhåndstilsagn fra LAG-Skive, der indstiller videre til Ministeriet for By, bolig og Landdistrikter. Det er Skive Trav og de to lokalklubber Fjordur og Hrimfaxa der er primus motor i projektet. DI er ikke direkte økonomisk involveret og anlæg og drift belaster ikke DIs kasse. Toplaget på banen er dog ikke i overensstemmelse med det aftalte. Det er en type grus (rundt), som ikke pakker og derfor er banen ikke egnet til stævneaktiviteter og kåringer pt.. Toplaget skal skiftes. THA og JT tager et møde med direktøren for Skive Trav for at finde en fremadrettet løsning. 9. Hedeland nu og i fremtiden JVH gennemgik kort Hedelandsaftalen fra Kontrakten løber indtil JVH så gerne en anden måde at styre Hedeland på som beskrevet i kontrakten. Den nuværende gruppe omkring Hedeland har intet formelt beslutningsmandat og årsmødet kan i princippet ikke vedtage noget, da det ikke er en egentlig generalforsamling. JVH orienterede om et meget positivt møde med formanden for Hedelandsgruppen, Steen Kræmer Hansen. De mener, at anlægget på Hedeland skal udvikles til international standard og ikke afvikles. JVH vil være behjælpelig med at udarbejde en projektplan og søge fondsmidler til udbygning og restaurering. Et par shelters kunne åbne op for nye grupper af brugere. JVH følger op. Nedsættelse af Hedelandsudvalg og møder planlagt. Hedeland skal geares til et Nordisk Mesterskab og kan blive Hestebyen i det storkøbenhavnske område. Roskilde og Høje Taastrup kommuner skal med på ideen, og her kan LAG midler komme på tale. Der kommer et oplæg på klubmødet til november. JVH er primus motor. 10. Gennemgang og vedtagelse af kommissorier DI-Sports-kommissorium: Godkendt. 2. Dommmerudvalgets -kommissorium: Godkendt. 3. Alrids kommissorium: Godkendt. 4. Gædingakeppni kommissorium: Godkendt. 5. Konkurrencerytter-kommissorium: Afventer. 6. Udtagelseskomiteens-kommissorium: Afventer. 7. DI-A kommissorium: Afventer. 8. Stambogsudvalgs-kommissorium: Afventer 9. DI-A dommerudvalgs kommissorium Afventer. 10. Klubkomite-kommissorium: Afventer. 11. Hedelands-kommissorium: Godkendt. 12. Aktivitetsugeudvalgs-kommissorium: Afventer. 13. Uddannelsesudvalgs-kommissorium: Godkendt. 14. Juniorudvalgs-kommissorium: Afventer. 15. Naturudvalgets-kommissorium: Godkendt. 16. Forretningsudvalgets-kommissorium: Godkendt. 17. Etisk udvalgs-kommissorium: Godkendt. 18. DI-Butikkens kommissorium: Godkendt.

5 19. Informations- og PR udvalgs- kommissorium: Godkendt. 20. Sponsorudvalgs-kommissorium: Godkendt. 11. Nyt fra komiteer: DI-Sport: Uddannelse af dommere vil få stor prioritet i Der er mangel på dommere og der forventes stor efterspørgsel på Gædingakeppni dommere. Man er kun Gædingakeppni dommer ét år ad gangen. Man skal op til en prøve hvert år for at få fornyet sin licens. Vigtigt så dommerne hele tiden får opdateret deres viden. DI-sport arbejder på, at et eventuelt overskud fra VM-Berlin opholdet sendes tilbage til de danske landsholdsdeltagere. Overskuddet fra DM2013 og kontoen ungdoms og elitearbejde, vil blive tilbageført og modregnet de udgifter de ekvipager havde, der deltog på vegne af DI ved VM2013 i Berlin. Der vil blive tale om et ensartet tilskud til både sports- og avls ekvipager. DI-Avl: Dommerudvalgskommissorium er ikke helt færdigt endnu. En stor visionær opgave at uddanne nye avlsdommere. Der afholdes visionsmøde 2014 og 2015 i dommergruppen den 4. oktober. 12. oktober afholder DI-Avl temadag om embryotransfer på Svennebjerg Islænder Ridecenter. Dagen afsluttes med snak og indspark til komiteen om kåringer, stambogskontoret og om hvordan året er gået. DI-Fælles: Naturudvalget skal stå for kredsrepræsentantskabsmøde i løbet efteråret. Der skal være en formand (vakant). Juniorudvalget: Intet nyt Uddannelsesudvalget: Forventer at gennemføre B-instruktør kurset i november 2013 og februar Basiskursus i foråret DI-Klub: Klubmøde lørdag den 2. november på Næsbylund Kro ved Odense. Invitation og foreløbig dagsorden er klar. Emnerne er blandt andet kommunikation mellem DI og lokalklubberne, aktivitetsuge 2014 og 2015 samt baneanlæg Hedeland, Herning og Skive. Klubkomiteen vil komme med et oplæg på GF om problematikkerne ved personligt- og klubmedlemskab. DI-Klub ønsker en ny medlemsstruktur og vil lægge op til debat på GF. 12. Nyt fra næstformand: Generalforsamlingen 2013 er lørdag den 16. november klokken 10:00 på Dalum Landbrugsskole. Den store sportshal er reserveret. Frokost i selve hallen. Dalum har lovet ordnede forhold med hensyn til varme og toiletter. 13. Nyt fra formand: Lønsamtaler og ansættelser. Der har været afholdt lønsamtaler med alle medarbejdere. Ingen har modtaget en lønstigning udover den obligatoriske pristalsregulering jf. deres kontrakter. Formanden orienterede om, at udvalget endnu ikke har fundet en kandidat til stillingen som sekretariatschef i DI. Der har været flere mulige emner, men den helt

6 rigtige er ikke dukket op endnu. Processen forsætter i løbet af efteråret, hvor stillingen om nødvendigt vil blive opslået igen. 14. Eventuelt: Intet. Budgetmøde lørdag den 7. september 2013 Til stede: Torben Haugaard (THA), Birgitte Jensen (BJ), Jan Thye (JT), Bo Hansen (BH), Jens Tølbøll Mortensen (JTM) og John Voigt Hansen (JVH). Fra sekretariatet og referent: Morten Frost (MF). 1. Budget 2013/2014 BJ havde i samarbejde med DIs bogholderi, sekretariat, redaktion og stambogskontor lavet oplæg til budget for regnskabsåret 2013/2014. Oplægget var lavet på en præmis om, at de enkelte komitéer skal være selvbærende. Samtlige poster og konti blev gennemgået. Med udgangspunkt i kommissorierne for 2014 og de enkelte komiteers ønsker, blev budgettet justeret ind i et regneark. Overordnet var der ikke behov for de store ændringer og alle kunne tiltræde det færdige budget, der viser et beskedent resultat. Det blev besluttet at indkalkulere et overskud fra NM-2014 på kroner i budgettet. Der blev i det næste regnskabsår sat fokus på uddannelser i komiteerne. Der blev således givet pæne ekstra bevillinger til nye dommeruddannelser i både sport og avl, men også ekstra penge til uddannelsesudvalget til at implementere outsourcingen til landbrugsskolerne. Budgettet vil blive forelagt generalforsamlingen lørdag den 16. november Der var stor tilfredshed med at næste års budget allerede nu er på plads. Alle havde samarbejdet for at få tingene til at hænge sammen og alle havde stort set fået deres budgetønsker opfyldt.