KDS online booking hos Grønland Selvstyre. Bruger manual v. 1

Transkript

1 1 KDS online booking hos Grønland Selvstyre Bruger manual v. 1

2 2 Indholdsfortegnelse Grundlæggende funktionalitet... 3 Tillad pop-up menuer i din browser... 3 Log in... 4 Glemt adgangskode... 4 Ændring af adgangskode... 5 Profildatabase... 6 Reservationsmenuen... 7 Home... 7 Rejse... 7 Ny Rejse... 7 Mine rejser Rejsende Book for andre Gæstereservationer Børn, spædbørn, seniorer og ungdomsrejsende Bekræftelse Hold funktion Booking-bekræftelse Godkendelsesprocedure Godkendelse Værd at vide Arctic Umiaq Line, Diskoline, grønlandske hoteller og DSB togbilletter Referencefelter Air Greenland flybilletter... 20

3 3 Grundlæggende funktionalitet KDS giver mulighed for bestilling af billetter til 6 rejsende ad gangen, uanset om det er til rejsende med profil eller til gæster uden en profil, forudsat at bestilleren har tilladelse/fuldmagt til at bestille rejser til andre end sig selv. Ved at samle bestilling af rejser til flere personer i en enkelt reservation, lagres reservationen i en såkaldt Passenger Name Record (PNR) hos luftfartsselskabet. Dette sikrer, at luftfartsselskabet som udgangspunkt håndterer samtlige passagerer lagret i PNR en ens. Dette er en fordel, hvis der eksempelvis opstår uregelmæssigheder i forbindelse med flyafvikling. Tillad pop-up menuer i din browser For at få KDS til at virke optimalt skal du sætte tilladelse til pop-up fra kds.com til Vis altid pop op-vinduer.

4 4 Log in For at logge ind på bookingportalen (KDS), skal der oprettes en bruger samt adgangskode. Brugernavn og adgangskode oprettes af DCR. Spørgsmål hertil rettes til Brugernavnet er som udgangspunkt mailadressen til arbejdsmailen. Glemt adgangskode Ved glemt adgangskode, kan en ny adgangskode rekvireres ved at klikke Har du glemt din adgangskode på forsiden af KDS hjemmeside. Herefter fremsendes en midlertidig adgangskode til den mailadresse, som brugeren er oprettet med.

5 5 Ændring af adgangskode Når der logges på KDS første gang, anbefales brugeren til at ændre adgangskode til en personlig kode. 1) Vælg Har du glemt din adgangskode. Se ovenfor. 2) Indtast dit brugernavn = din arbejdsmail 3) Tryk på Send ny adgangskode Herefter fremkommer en bekræftelse. Der sendes endvidere en mail med en ny adgangskode. Eksempel på en midlertidig adgangskode modtaget per mail fra KDS: 4) Log nu ind med den nye adgangskode, som er blevet tilsendt. 5) Når du er logget ind med den midlertidige adgangskode, bliver du bedt om at lave en ny adgangskode:

6 6 Profildatabase Første gang du logger ind, vil du blive bedt om at opdatere din profil. VR Travel har lagt de grundlæggende informationer ind, som vi havde adgang til ved brugeroprettelsen. Du bedes venligst sikre at disse er korrekte, samt udfylde de tomme felter. 1) Vælg linket profil oplysninger, hvis du ikke automatisk ledes til siden. 2) De enkelte profilelementer opdateres ved at klikke på Opdater, hvorved du får mulighed for at indtaste en værdi i feltet. 3) Feltet lukkes igen ved at trykke på Anvend ændringer. 4) I højre side af skærmbilledet findes mulighed for at indlægge: Præferencer, hotelønsker, kreditkortoplysninger, pasoplysninger, samt ønsker til billeje.

7 7 Reservationsmenuen Home 1) Ved at klikke på Home kommer du tilbage til forsiden. Det fremgår øverst til højre, at rejsebookeren er Fru Marlene Skov. Rejse Ny Rejse 1) For at starte reservation af ny rejse, vælges Ny Rejse i bjælken. Vær opmærksom på om rejsen er personlig eller bestilles til en anden rejsende, således at det fremgår af bjælken, arbejder for X. 2) Valg af Rejsetype.

8 8 Eksempel: Tur/Retur: Enkelt: Rejser med flere etaper: Nuuk Ilulissat Nuuk Qaqortoq Sisimiut Nuuk Sisimiut Aasiaat Ilulissat Qaqortoq Nuuk 3) Nederst er det muligt at indsnævre søgningen på kabineklasse, samt angive ønsker til billettypens fleksibilitet. Ønskes disse muligheder udnyttet, vælg Valgmuligheder: Klasse, fleksibilitet, leverandør. OBS! Det anbefales IKKE at benytte Valgmuligheder: Klasse, fleksibilitet, leverandør, idet Air Greenlands billetstruktur tillader blanding af både fleksible strækninger og restriktive strækninger. En eventuel afkrydsning i feltet Ingen bøde vil således, kunne give et forkert indtryk af, at hele billetten kan være fleksibel, hvilket ikke nødvendigvis er tilfældet. Ændring og refundering er fortsat muligt for fleksible billetter = Billetter i reservationsklasserne C,Y og S, hvis annullering er foretaget senest 2 timer før afrejse. Alle andre reservationsklasser er restriktive ved Air Greenland. 4) Indtast nu afrejse by, destination(er) og rejsedato(er). Vælg Søge.

9 9 Eksempel på valgt returrejse fra Nuuk til København: Ved at foretage en søgning fremkommer diverse rejsemuligheder. Priserne er foreløbigt forventede priser, hvormed skal forstås, at flybilletterne kan blive tillagt gebyrer afhængigt af tilkøb og ændringer, eller hvis billetterne i mellemtiden reserveres til anden side. Rejseportalen er som standard sat op til at søge på billigste billetter jf. Selvstyrets rejsepolitik. Sorteringen kan ændres i toppen af displayet til Tidspunkt for afrejse, Ankomsttid, Pris, Rejsetid og Co2-udledninger. OBS! Reservationsklasserne C, Y og S er fuldt fleksible og kan ændres og annulleres frem til 2 timer før afrejse. Alle andre reservationsklasser er restriktive, og kan således hverken ændres eller refunderes. For yderligere info se afsnittet Air Greenland. Priseksempel 1: Ovenfor ses et eksempel for reservationsklasse N, som er fuldt restriktivt. Billetten kan hverken refunderes eller ændres. Ved tvivl vælg Prisinformation. Her fås information om de enkelte delstrækningers regler vedr. ændring og annullering.

10 10 Gebyr = 60kr. Standardgebyr for online booking af flybillet. Priseksempel 2: Dette eksempel er reservationsklasse Y, og kan både refunderes og ændres. Vælg Prisinformation. Det fremgår, at billetten Kan refunderes og ændres uden ekstra gebyr. 5) Tryk Vælg for det ønskede alternativ. Herefter fremkommer de mulige valg for en evt. hjemrejse.

11 11 6) I toppen at skærmbilledet, vises den valgte udrejse. Vælg nu den ønskede hjemrejse. I eksemplet nedenfor er valgt en fleksibel billet på strækningen København-Nuuk. Der fremkommer nu en side med Gennemsyn af valg. 7) 8) OBS! Der er under reservationen fremkommet en tilsvarende billet til lavere pris på samme strækning og med samme vilkår. Prisen er derfor faldet med 120kr, og er nu 8.913,00kr. Det fremgår endvidere, at sidste udstedelsesdato for billetten er den 26. april, og at billetten er fleksibel på strækningen København-Nuuk. Vær dog opmærksom på, at Air Greenland tillader en kombination af restriktive og fleksible strækninger i én og samme billet, hvorfor det er reservationsklasserne på de enkelte strækninger, der angiver, om billetten kan ændres og annulleres.

12 12 7) Vælg nu afkrydsning af Jeg har læst betingelserne for refundering og ændring af billetter. Hermed bekræftes det, at betingelserne vedr. ændring og refundering af reservationsklasse C, Y og S er forstået, og at alle andre bookingklasser er restriktive. I det valgte eksempel har vi valgt at vise en billet med fleksibilitet. Der vil blive vist alternative priser til den valgte billet ved afslutningen af reservationen. Ved at klikke på det billigste alternativ, kan rejsen ændres til den absolut billigste billettype på de valgte afgange. 8) Vælg nu type Levering & Betaling. Her vælges bureau faktura. Herefter faktureres den ansvarlige enhed reservationens omkostninger. 9) Det er muligt at tilføje reservationen en kommentar rettet til VR Travel. Vælg Foretag ændring i højre side. Her kan eksempelvis indlægges et ønske om et specifikt sæde på den transatlantiske rejse. Kommentarfeltet kan også anvendes til oplysning af passagertype i tilfælde af at den eller de rejsende ikke er voksne. 10) Afslutningsvis er der mulighed for at foretage booking af hotelværelse(r) og billeje i forbindelse med rejsen. Dette er en yderligere service, og der opkræves et gebyr på 10kr per ydelse.

13 13 Mine rejser Under menupunktet Mine rejser findes en oversigt over alle de reservationer, som er igangværende, på hold og som tidligere er blevet reserveret eller annulleret. Under fanebladet Venter ses alle reservationer, som er på hold, og kræver stillingtagen til en bekræftelse. OBS! Reservationer på hold annulleres pr. automatik den anførte dato, hvis de ikke er bekræftet forinden. Ved afkrydsning af feltet i venstre boks, bliver feltet blåt. Herefter vælges, om reservationen skal bekræftes eller annulleres. Ved at dobbeltklikke på linjen åbnes reservationen, og detaljer vedr. reservationen bliver synlige. Kommentarer tilført reservationen, bliver først afsendt til VR Travel til håndtering, når reservationen er bekræftet. På fanebladet Rejser jeg har reserveret kan søges på specifikke datoer m.v. for en lettere sortering af dine reservationer.

14 14 Rejsende Book for andre 1) Hvis du har tilladelse til at reservere en rejse for faste medarbejdere i afdelingen, fremkommer disse ved at klikke på Rejsende. 2) Hvis du har tilladelse til at reservere en rejse for gæsterejsende eller rejsende med tilknytning til enheden, herunder kursister, eksterne undervisere mm. Kan disse oprettes ved at vælge Opret en gæsterejsende. Den person på vis vegne rejsebestillingen foretages, vil fremgå i den øverste bjælke. I eksemplet ovenfor er det valgt at foretage en bestilling for Nuka Chemnitz. Gæstereservationer Hvis bestilleren har tilladelse til at bestille rejser for andre rejsende, er det muligt at booke for op til 6 rejsende ad gangen. 1) Vælg Rejsende i den øverste bjælke. Følg proceduren som er nærmere beskrevet ovenfor i afsnittet Rejsende book for andre. Det er vigtigt, ar der altid indlægges mobiltelefonnummer på den rejsende, således at den rejsende holdes opdateret vedr. evt. ændringer og annulleringer i forbindelse med rejsen. Når gæsteprofilen er opdateret, kan bookingprocessen påbegyndes.

15 15 Børn, spædbørn, seniorer og ungdomsrejsende. Book Børn, seniorer og ungdomsrejsende som ved almindelige passagerer. Spædbørn under 2 år kræver ikke en særskilt plads, og skal derfor ikke reserveres. 1) Book en almindelig billet. Følg procedure Ny Rejse til og med Gennemsyn af valg. Se ovenfor. 2) Inden der vælges Bestil, skal der indsættes en kommentar. Vælg Foretag ændring under Kommentarer. Findes i højre kolonne. 3) Indsæt information vedr. navn, alder og fødselsdato på de passagerer som er børn, spædbørn, seniorer eller ungdomsrejsende. Eksempel:

16 16 Bekræftelse Hold funktion Det er muligt at holde en reservation i op til 3 døgn, før billetten skal udstedes. OBS! Dog gælder, at en reservation ikke kan holdes, hvis der er mindre end 7 dage til afrejse. 1) Klik på Rediger billetudstedelsen. Nu fremkommer et nyt vindue Billetudstedelse. 2) Sæt flueben i boksen. Ved afkrydsning fås en bemærkning Din reservation vil blive annulleret automatisk, hvis du ikke bekræfter den senest.. Hvis muligheden til at holde billetten ønskes, vælg Anvend ændringer. 3) Vælg Vælg denne nederst i højre hjørne på siden. Indtast Kundereference, projektnummer samt rekvisitionsnummer for den rejsende. Ved flere rejsende indtastes kundereference, projektnummer samt rekvisition pr. rejsende. Efter indtastning af de relevante felter, gennemføres reservationen, og der sendes en standard mail til både den rejsende og rejsebestiller.

17 17 Herefter vises en endelig bekræftelse på, at reservationen er foretaget. I toppen er indsat et reservationsnummer. Status angiver at reservationen er på Hold, og at der skal foretages en aktiv bekræftelse. I feltet Billetter i højre kolonne fremgår det ligeledes, hvilken dato reservationen automatisk vil blive annulleret, såfremt reservationen ikke bekræftes rettidigt. Booking-bekræftelse Når der er foretaget en reservation af rejse, bliver der automatisk sendt en mail til rejsebestilleren og til den rejsende. Det er vigtigt, at der er indsat en korrekt mailadresse i profildatabasen under Passagerer. Når en bookingbekræftelse er blevet tilsendt, bedes det venligst sikret, at informationerne på de rejsende samt GLN-nummer er korrekte.

18 18 Godkendelsesprocedure Kommentar [MS1]: Er denne funktion I brug? I KDS har du mulighed for at operere med 3 forskellige godkenderlag på en rejse. Hvis funktionen er tilkoblet vil processen være, at Godkenderen modtager en afventende reservation til godkendelse eller afvisning. I forbindelse med godkendelse eller afvisning kan Godkenderen tilføje kommentarer til reservationen, som herefter til fremgå af en intern mail i afdelingen. Hvorvidt der udpeges en eller flere Godkendere i afdelingen, afhænger af afdelingens politik. Ønskes en Godkender ordning, skal dette meddeles til Strategisk Indkøb. Godkendelse Når der logges ind på KDS, vil det fremgå, hvis der er rejser, som der skal godkendes. Se eksempel nedenfor: 1) Tryk på linket 1 rejse. Reservationen som afventer godkendelse åbnes nu. En bruger med godkenderrettigheder har mulighed for at Godkende eller Afvise en reservation. En transaktion kan først gennemføres, når Godkenderen har godkendt en evt. afventende reservation. Billetten udstedes først, når godkendelse har fundet sted. Vælger Godkenderen at afvise reservationen, annulleres den reserverede billet automatisk som følge deraf.

19 19 Værd at vide Arctic Umiaq Line, Diskoline, grønlandske hoteller og DSB togbilletter For Artic Umiaq Line, Diskoline, hoteller i Grønland og DSB loades priser ikke til bookingportalen. Det er derfor ikke muligt at booke disse ydelser efter samme procedurer, som gælder de øvrige ydelser. VR Travel tilbyder derfor en alternativ løsning, hvor der tilføjes en kommentar i forlængelse af en booking af fly. VR Travel ser kommentaren, når de registrerer bookingen, og tager ansvaret for at foretage yderligere ønsker til reservationer. 1) Book en almindelig flybillet/foretag reservation. Følg proceduren Ny Rejse til og med Gennemsyn af valg. Se ovenfor. 2) Inden der vælges Bestil, indsættes en kommentar. Vælg Foretag ændring under Kommentarer. Findes i højre kolonne, se afsnittet Børn, spædbørn, seniorer og ungdomsrejsende ovenfor. 3) Oplys i kommentarfeltet hvilke(n) ydelse(r) der ønskes yderligere. Eksempelvis bestilling af en billet til Arctic Umiaq Line eller Diskoline, eller overnatning på Hotel Hans Egede i Nuuk. Eksempel: Referencefelter VR Travels KDS navnefelter Medarbejder nummer Kost center Projekt nummer Kundens reference Rekvisitions nummer Selvstyrets navnefelter Medarbejderens initialer Sana specifikt nummer eller CPR - nummer GLN nummer, bruges ved fakturering til andet GLN nummer end det, som KDS brugeren er oprettet med. Rejsebestillerens navn Ordre nummer

20 20 Air Greenland flybilletter Ændringer og annulleringer for Air Greenland billetter skal ske senest 2 timer før afrejsen. Sker ændringen eller annulleringen senere, bortfalder retten til transport eller refusion, uagtet at billetten er refunderbar! Air Greenland opererer internt i Grønland og til/fra Island med en enkelt kabineklasse(økonomiklasse), hvor der sælges en række sæder til varierende priser, alt efter om billetten skal kunne ændres og annulleres, samt hvor langt tidsmæssigt der er til afrejsedatoen. Til/fra Danmark opereres med en business klasse (Nanoq klasse) og en økonomiklasse. Til/Fra Kabine klasse Booking klasse Ændringsbar Refunderbar Forsalg Grønland Economy Y JA JA Nej internt S JA JA Nej Grønland internt Economy L V Q 7 dage 7 dage 72 timer GL-DK v.v Business C JA JA GL-DK v.v Business D 7 dage GL-DK v.v. Economy T N K B 7 dage 7 dage 7 dage 7 dage GL-DK v.v. Economy Y JA JA