Tlf.:

Transkript

1 Regionshuset Viborg Elbæk Højskole Elbækvej Horsens Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Uanmeldt tilsyn på Elbæk Højskole Udført den 12. august 2010 Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Side 1 Elbæk Højskole Elbækvej 47, Elbæk 8700 Horsens Målgruppe Tlf.: hans.mikkelsen@ps.rm.dk Forstander: Hans Hølvig Mikkelsen Elbæk Højskole er et bo- og aktivitetstilbud til voksne med ADHD (Attention Deficit/Hyperactivity Disorder, dvs. forstyrrelser af opmærksomhed, aktivitet og impulsivitet). Elbæk Højskole har 24 pladser fordelt på 3 afdelinger. Botilbuddet drives efter 107 i Lov om Social Service, aktivitetstilbuddet efter 104 og støtte i eget hjem ydes efter Afdelinger Driftscenter Elbæk Højskole, 9 pladser Opgangsfællesskabet Odder, 12 pladser Yding Gl. Skole, 8 pladser Center for Voksensocial Tingvej 15B, 3. sal 8800 Viborg VSA@rm.dk Afdelingsleder: Jens Olsen Afdelingsleder: Pia Algren Afdelingsleder: Morten Randløv Tidligere tilsyn Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Yding Odder Odder Elbæk Elbæk Yding

2 Aktuelt tilsyn Uanmeldt tilsyn på Elbæk Højskole den 12. august Afdeling Opgangsfællesskabet i Odder Grundlag for tilsynet Tilsynet havde forberedt sig ved at læse tidligere tilsynsrapporter samt ved at søge informationer i ESDH og på hjemmesiden. Seneste tilsyn var anmeldt og fandt sted den på afdelingen i Yding. Tilsynsrapporten ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var følgende opmærksomhedspunkter: Metoder: Tilbuddet kan med fordel arbejde med tydeliggørelse af beskrivelser af metoder, herunder beskrive metoderne på Tilbudsportalen, samt en generel opdatering af informationer samme sted. Dokumentation: Dokumentation bør opprioriteres i det daglige arbejde, som understøttende for opgaveløsningen, herunder individuelle planer og delmål, dagbogsnotater versus delmålsbeskrivelser. Medicinhåndtering: Tilbuddet bør have en samlet registrering og bearbejdning af fejl og utilsigtede hændelser med henblik på læring og forebyggelse. Proceduren bør fremgå af medicininstruksen. Der er modtaget handleplan for opmærksomhedspunkterne. Fokusområder for tilsynet Den faglige indsats - beskrivelse af sammenhængen mellem plan/dokumentation/opfølgning og pædagogiske metoder/omsætning. Magtanvendelser. Fysiske rammer - udvidelse, tilpasninger samt kost/kostprojekter Personaleforhold - aktuelle udfordringer i arbejdsmiljøet herunder kultur for registrering af vold eller trusler om vold. Eksemplariske praksisser eller andre forhold. Deltagere i tilsynet Ledelse: Hans Hølvig Mikkelsen, forstander Pia Algren, afdelingsleder Program for tilsynet Medarbejdere: Deltagerne var på arbejde under tilsynsbesøget og forespurgt om at deltage af afdelingslederen. Brugere/beboere: Beboerne var forespurgt om at deltage af personalet. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Tre pædagoger En afspændingspædagog, To beboere Pårørende: Der deltog ikke pårørende i tilsynet. Tilsynet ankom kl til hovedafdelingen i Elbæk og blev modtaget af forstanderen, som kontaktede afdelingen i Odder. Tilsynet fortsatte til Odder, hvor der var interview med afdelingsleder, medarbejdere samt Side 2

3 beboere. Tilsynet forlod tilbuddet igen kl efter en kort opsamling med afdelingslederen. Camilla Rebekka Rask Tilsynskonsulent Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Tlf.: Tlf.: Tilsynets samlede vurdering ADHD = Attention Deficit/Hyperactivity Disorder KRAP= Kognitiv, Anerkendende og Ressourcefokuseret pædagogik PAS = Pædagogisk Analyse System Det er tilsynets vurdering at Elbæk Højskole, afdelingen I Odder, arbejder struktureret og systematisk med ydelserne til beboerne. Indsatsen er centreret om de individuelle planer, som indeholder mål, delmål understøttet af drejebøger samt strukturplaner. Indsatsen dokumenteres i Bosted System, hvor notaterne inddeles i dagbogs notater vedr. det generelle og under delmålsnotater, med henblik på status og opfølgning på indsatsen. Den faglige indsats tager udgangspunkt i udarbejdelse af en ADHD profil og anerkendende tilgang sammen med relationsdannelse. Hele personalegruppen deltager i KRAP-kursus, og det er besluttet at uddanne en PAS konsulent med henblik på yderligere afdækning af beboernes ønsker og behov. Der er personale/teammøder hver onsdag, vekslende mellem teammøder, temamøder og supervision. Møderne er vigtige omdrejningspunkter for implementering af nye teorier og metoder, udvikling af den faglige pædagogiske indsats og opfølgning. Beboerne inddrages individuelt og i forhold til, hvad de vil og kan inddrages i. Beboerrepræsentanterne er meget tilfredse med at bo i Odder. Udover botræningen/hjælp til praktiske gøremål er det først og fremmest muligheden for at bo sammen med ligestillede, at danne netværk og få støtte til at være i aktivitet og i sociale sammenhænge, der er det vigtigste for beboerne. Der forekommer ikke magtanvendelser, og der er en ikkekonfronterende tilgang til beboerne. Personalet mener de er introduceret og klædt på til at udføre en magtanvendelse, hvis der skulle opstå situationer, hvor det er nødvendigt. De fysiske rammer er efter ombygning og renovering godt egnede til formålet. Dog er de personalemæssige rammer trange, hvilket løses gennem planlægning. Der er fortsat fokus på god kost, og der er tilbud om daglig morgenmad samt fællesspisninger om aftenen. Det interne samarbejde medarbejderne imellem og mellem ledelse og medarbejdere betegnes som værende velfungerende af alle parter. Samarbejdet er præget af åben og ligefrem kommunikation og hjælpsomhed. Ledelsen beskrives som faglig dygtig, lydhør og tydelig. I forbindelse med udvidelsen af afdelingen er der fokus på at introducere nye medarbejdere og personalepolitikker mv. er under revidering. Mellemlederne i organisationen arbejder på et nyt fælles virksomhedsgrundlag. Der er fortsat nogle tilpasninger i den interne organisering af opgaverne i Odder, hvor der er taget udgangspunkt i dannelse af et dag og døgnteam. Side 3

4 Den stadig mere komplekse målgruppe kan udgøre en belastning for arbejdsmiljøet i form af vold og trusler. Der er beskrevne arbejdsgange for registrering, indberetning og efterbearbejdning af vold og trusler, men en vis usikkerhed om hvorvidt alle episoder registreres i hele organisationen. Ledelsen forsøger at imødegå belastningerne ved at have flere medarbejdere på arbejde i belastede perioder og øge tilgangen til supervision, men disse muligheder er begrænsede af den økonomiske situation som følge af besparelser og ledige pladser. Opmærksomhedspunkter Hvilke organisatoriske skridt kunne være vigtige at tage, for at opnå vished for at alle episoder med vold og trusler registreres og indberettes? Den generelle faglige indsats Kerneydelsen Ledelse Individuelle planer: De individuelle planer dannes i samarbejde med de unge/beboerne. Grundlaget er de tilsendte sagsakter, observationer af de unge og samtaler. De unge har generelt vanskeligt ved at danne sig billeder af en mulig fremtid og sætte ord på, hvad de kan og vil. Personalet arbejder på at skabe en relation til beboerne og opbygge tillid hos de unge til, at personalet er fagligt dygtigt og kan hjælpe dem. PAS = Pædago- De individuelle planer består af den overordnede plan, drejebøger med delmål og strukturplaner. Strukturplanerne relaterer sig til delmålene og er hovedsageligt en beskrivelse af personalets handlinger og hjælp til de unge for at opnå målet, fx hvordan en ung støttes i morgenrutinerne. Enkelte unge kan ikke medvirke til udarbejdelsen af deres individuelle plan. I et aktuelt tilfælde dannes planen med dagsstrukturer osv. på baggrund af personalets observationer og med udgangspunkt i en drøftelse med supervisor. Indsatsen dokumenteres i Bosted System gennem dagbogsnotater og notater under delmålene. Der følges op på de unge på teammøder, hvor kontaktpersonerne kan sætte fokus på særlige udviklingsområder eller efterspørge notater under delmålene. Der er opmærksomhed på at være anerkendende i de skriftlige notater med fokus på de unges ressourcer, og dagbogsnotater og delmålsnotater printes ud og medbringes til ugesamtalerne. De unge er ofte fyldt med negative forventninger til egen formåen og andres opfattelse af dem, og det er givtigt for dem at se sig selv beskrevet med et positivt udgangspunkt. Ledelsen arbejder på at understøtte en dokumentationskultur, hvor medarbejderne forholder sig refleksivt og vidensdeler samt arbejder på baggrund af faglige antagelser i modsætning til at have synsninger, dvs. personlige tolkninger. Fremadrettet er det besluttet at uddanne en PAS-ressourceperson i hver Side 4

5 Den generelle faglige indsats Kerneydelsen gisk Analyse System afdeling med henblik på at styrke afdækningen af de unge. PAS skal sammen med ADHD-profilen og etablering af relation til de unge danne grundlag for indsatsen samt medvirke til at fastsætte konkrete mål. Det er en udfordring at fastsætte mål, som er konkrete og opnåelige, dvs. ikke at sætte forventningerne eller overliggeren for højt. Metodisk/pædagogisk tilgang: Alle faste medarbejdere på Elbæk Højskoles afdelinger deltager på uddannelse i KRAP. Der er tre kursusniveauer: grundkursus, opfølgning og ressourceperson. Afdelingslederen ser KRAP uddannelsen som en videreførelse af en udvikling, der startede med kurserne i AI. Den anerkendende og ressourcefokuserede tilgang har bl.a. medført en omlægning af dagtilbuddet fra aktivering til aktivitet. I Odder bidrager KRAP på nuværende tidspunkt først og fremmest med et fælles sprog, teorier og metoder. Mest synlig er den anerkendende tilgang at alle gør det så godt de kan. Den pædagogiske/metodiske tilgang har gode effekter for beboerne, som ofte kommer med mange negative oplevelser i bagagen. Personalet bestræber sig på at se og anerkende deres umiddelbare uhensigtsmæssige adfærd som overlevelsesstrategier og tegn på, at de har ressourcer. De unge stresser ned og sænker paraderne, hvilket giver mulighed for at danne en relation, og på Odder oplever de unge ikke, at de skal slås med pædagoger. Længere ude i fremtiden tror afdelingslederen at neuropædagogik kunne være et velegnet teoretisk og metodisk supplement. Målgruppen udvikler sig i retning af mere komplekse problemstillinger, hvor de unges ADHD er ledsaget af andre udviklingsforstyrrelser, psykisk sygdom, misbrug osv. Afdelingslederen vurderer at personale og ledelse kan arbejde på mere struktur i beskrivelser, dokumentation og fordeling af de daglige opgaver, og det overvejes at skele til erfaringer fra autismeområdet. Afdelingslederen understøtter implementering af teorier og metoder samt en reflekterende praksis gennem drøftelse af temaer. Der er et månedligt temamøde afvekslende med teammøder hver 14. dag samt månedlig supervision med ekstern supervisor. Temaet kan være at drøfte Hvad er en ramme? fx at misbrug ikke er tilladt, men den unge bruger det som en mestringsstrategi. Forskellige scenarier drøftes igennem; Hvad nu hvis? De unge søges i videst muligt omfang motiveret til at arbejde med fx misbrug gennem anerkendende samtaler. Hvis det ikke lykkes at motivere den unge, afholder afdelingslederen en ikke-anerkendende samtale med den unge, hvor det gøres klart at den unge skal tage imod tilbud om støtte alternativt indkaldes til statusmøde og opholdet tages op til revision. Møderne som afholdes alle onsdage er vigtige omdrejningspunkter for den faglige indsats. Alle faste medarbejdere deltager og også den ustrukturerede tid; kaffepausen osv. er vigtige for kulturen og det har en afsmittende virkning på de unge at se medarbejdernes samvær. Side 5

6 Den generelle faglige indsats Kerneydelsen Medarbejdere Medarbejderne tilføjer at arbejdet med at udarbejde en individuel plan begynder, når de unge er faldet lidt til. ADHD profilen er vigtig i forhold til at få et indtryk af den unges egen opfattelse af sine muligheder og begrænsninger. Målene bliver til sammen med de unge fx at stå op til morgenmad, og delmålene, hvordan kan det lykkes med vækning osv. beskrives konkret. Sammen med den unge planlægges hvilke aktiviteter vedkommende vil deltage i; aktivitetstilbuddet på Elbæk, skolegang osv. Enkelte beboere er bevilget førtidspension, og tilbydes aktiviteter på bostedet. Der er faste ugentlige aktiviteter for beboerne. Aktiviteterne tager udgangspunkt i de unges ønsker og understøtter samtidig de unges sociale samvær og udvikling af sociale kompetencer. Der er en ugentlig græsplæneaktivitet, dvs. at personale og beboere mødes udenfor og spiller, går tur eller evt. ud at bade. Hver 14. dag er der bowling. Beboerne kan tilmelde sig morgenmad dagligt, og der er fællesspisning 4 aftener om ugen. Medarbejderne anretter morgenmaden, mens beboerne på skift laver aftensmaden. Det er et fokuspunkt for flere af de unge at stå op, spise morgenmad og komme af sted til aktiviteterne. Flere føler ikke sult om morgenen. De unge modtager botræning; at passe en lejlighed, gøre rent, rydde op og vaske tøj. Fredag formiddag gøres rent og ryddes op på fællesarealerne, og der sluttes af med fælles frokost. Medarbejderne har fokus på at skrive konkrete notater og dokumentere således, at udviklingen kan spores i ugesamtalen, hvor der læses op fra Bosted System. Dagbogsnotaterne kan være mere fortællende om fx episoder, mens delmålsnotaterne er mere fremadrettede i forhold til status. Der er en tydelig sammenhæng mellem indsatsen og dokumentationen, fx kan nye medarbejdere gennem delmål og strukturplaner læse, hvordan en bestemt beboer støttes fx under måltidet. I forhold til implementering af KRAP vurderer medarbejderne i lighed med ledelsen, at det først og fremmest er det anerkendende perspektiv, der er synligt. Anerkendelse og hvordan det kan forstås, diskuteres meget i personalegruppen, fx at udvise forståelse for de unges adfærd og samtidig give tilpasse forstyrrelser, så den unges udvikling understøttes. Der arbejdes med forståelse og anvendelse af de kognitive metoder, som bl.a. bringes i spil under ugesamtalerne ved analyse af tankemønstre, hvorfor opstår irritationer mv. Det er medarbejdernes forhåbning at uddannelsesforløbet i KRAP vil give et fælles fagligt sprog og platform samt medvirke til at synliggøre, understøtte og konkretisere indsatsen. Brugere/ vurdering Tilsynet talte med to beboere, hvoraf den ene hare boet i Odder i flere år, mens den anden er flyttet ind for nylig. Begge beboere udtrykte stor til- Side 6

7 Den generelle faglige indsats Kerneydelsen Den generelle faglige indsats fredshed med at bo i Odder. Den nye beboer føler sig rigtig godt taget imod og har fået mulighed for at falde til ro efter flere år uden fast bolig samt ikke mindst fået håb for fremtiden. De får relevant støtte til de områder, de har vanskeligheder med selv at klare, fx at holde orden i egen lejlighed, madlavning eller økonomi. Beboerne støttes til at finde og deltage i aktiviteter, hvilket er medvirkende til at mindske social isolation. De finder det vigtigt, at de bor sammen med andre i samme situation. De har gode kammerater blandt de andre beboere og opbygger et netværk samt mulighed for at udvikle og styrke sociale kompetencer. Personalet beskrives fagligt og menneskeligt dygtige. De er omsorgsfulde og lyttende, samtidig med at de følger op og motiverer. De er gode til at finde balancen mellem at lade beboerne være alene, når det er tiltrængt, men uden at lade dem i stikken. Samarbejdet med kontaktpersonerne fungerer godt. Den individuelle plan udarbejdes sammen med personalet og består af beboernes udviklingspunkter, og de føler ikke de bliver påduttet mål eller ønsker, de ikke selv har. Magtanvendelser og håndtering af klager Medarbejdere Medarbejderne kender regelsættet for magtanvendelse; nogle har deltaget i konflikthåndteringskursus eller er undervist i det på uddannelsen. Der har ikke været tilfælde af magtanvendelse i flere år, men medarbejderne ved hvornår de kan/skal foretage en fastholdelse, fx for at skille to beboere ad, og de ved hvor skemaer til indberetning er. Medarbejderne kan være udfordret af nye beboeres adfærd, som kan være truende eller voldsom. Der lægges vægt på kollegial og ledelsesmæssig efterbearbejdning. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer Rundvisning/ Tilsynets beskrivelse Ledelse Tilsynet fik ikke en rundvisning under dette tilsyn. Afdelingen i Odder råder nu over to bygninger, som er renoverede og ombyggede. Der er plads til 12 beboere. Ledelsen finder at rammerne understøtter opgaveløsningen. Efter ombygning er der to vagtværelser og større køkkener, mens mødelokaler mv. fortsat er trange. Det giver udfordringer i forhold til planlægning og afvikling af personalemøder, hvor der først gives fælles stående information og deref- Side 7

8 De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer ter arbejdes i mindre grupper. Der arbejdes på at udnytte et stillerum mere optimalt ved at oprette bookingsystem. Kostprojektet med fælles morgenmad og fællesspisning er fortsat fungerende. Medarbejdere og medarbejderforhold Arbejdsmiljø Ledelse I forbindelse med udvidelse af afdelingen i Odder, er der ansat mange nye medarbejdere. Derfor bruges aktuelt ressourcer på at introducere nye medarbejdere i fx magtanvendelse, og diverse personalepolitikker er under revidering. Sikkerhedsorganisationen er implementeret i Lokal Medudvalget. Mellemledergruppen på hele Elbæk Højskole er ved at udarbejde nyt virksomhedsgrundlag. Udvidelsen betyder også at der arbejdes med arbejdets organisering. Der har været arbejdet med at have dag- og døgnteams, hvor dagteamet skulle stå for aktiviteter, møder, handleplaner mv. samt døgnteam til at dække aften, nat og weekender. Denne organisering er ikke helt optimal og er under revidering. Det er afdelingslederens vurdering, at medarbejdergruppen er velfungerende og har det godt med hinanden. Målgruppen er udfordrende i forhold til det psykiske arbejdsmiljø, og det søges afhjulpet ved i perioder at trække flere på arbejde og øge tilgangen til supervision. Muligheder, der måske begrænses som følge af besparelser og ledige pladser. Konfliktsituationer søges i videst muligt omfang håndteret ved at tale konflikten ned og/eller trække sig og sikre, at andre beboere eller personale er i sikkerhed. Hvis det ikke kan lykkes fastholdes beboeren eller politiet tilkaldes. Konfliktsituationerne giver anledning til diskussioner om sikkerhed, anskaffelse af alarmsystem mv. Konfliktsituationer, hvor personalet bliver truet eller udsat for vold, skal beskrives i Bosted System, og der er beskrevne procedurer for opfølgning på de udsatte kolleger, fx at de skal følges hjem, samtaler osv. Det er ledelsen, der indberetter episoderne til EASY. I sommerperioden har der været travlt; i modsætning til det forventede var ingen af beboeren hjemme på ferie, og medarbejderne har afviklet deres sommerferie. Der har derfor været prioriteret i aktiviteterne, således at skal-opgaverne er udført, mens aktiviteterne blev afløst i nogen grad af fællesspisninger eller spil på terrassen. Samarbejdet medarbejderne imellem og mellem ledelse og medarbejdere er kendetegnet af åbenhed og hjælpsomhed i form af at træde til, når det Side 8

9 Medarbejdere og medarbejderforhold Arbejdsmiljø går stærkt. Medarbejderne er ambitiøse og lægger overliggeren højt i forhold til deres indsats, og afdelingslederen støtter ved at skabe overblik over arbejdsopgaver, prioritere og delegere opgaver, når medarbejdere er pressede. Ledelsen er bekymret for om udviklingen i målgruppen vil betyde flere beboere med større vanskeligheder end den faste takst faktisk tager højde for og at dette vil give udfordringer i forhold til arbejdsmiljøet og fastholdelse af medarbejdere. Afdelingslederen vurderer at det kræver høj aktivitet på efteruddannelses- og kursusaktiviteter til medarbejderne, samt at være på forkant med udviklingen hvilket er omkostningstungt. Der er behov for opkvalificering i forhold til fx psykiatriske overbygninger og misbrug. Der er planlagt kursusdage i psykiatri, og afdelingslederen kunne ønske sig at regionens egne tilbud ville tilbyde undervisning. Medarbejdere Medarbejderne mener at der generelt på Elbæk Højskole kan være et misvisende forhold mellem de indberettede vold og trusler og de faktisk forekommende tilfælde. Det kan skyldes at medarbejderne finder procedurerne for registrering og indberetning for omstændelige. Det kan medføre at der ikke er et retvisende billede af målgruppens kompleksitet og arbejdsmiljøet. På afdelingen i Odder opleves at ledelsen handler i forhold til truende og udadreagerende beboere og følger op på møder osv. Medarbejderrepræsentanterne finder at lederen er tydelig, faglig dygtig og ligefrem i sin kommunikation, og samarbejdet med ledelsen er velfungerende. Der lægges vægt på at opfylde medarbejdernes ferieønsker, hvilket i sommer har haft den konsekvens, at nogle perioder har været belastende for de ikke-ferierende medarbejdere. Lederens arbejdspres er til tider stort og nogle arbejdsopgaver kunne med fordel uddelegeres til medarbejderne. Samarbejdet mellem medarbejderne er også velfungerende og præget af vigtige diskussioner om indsatsen, værdierne osv. Medarbejderne beskriver i lighed med ledelsen, at der fortsat er behov for at arbejde med og tilrette organiseringen af arbejdet efter udvidelsen. Opgaveløsningen for hhv. dag- og døgnteam er ikke helt klar, og der er nogle forhold, der ikke er tilfredsstillende. Der er varslet en ny arbejdsplan gældende fra , som tager højde for en del af ønskerne. Udvidelsen medfører at medarbejderne som ledelsen, er optaget af at tage imod nye kolleger, introducere til opgaverne osv. Side 9