REFERAT - møde - Godkendt. Bestyrelsesmøde i Tandlægernes Tryghedsordninger Deltagere: Bestyrelsen: Sekretariatet: Emne:

Transkript

1 Emne: REFERAT - møde - Bestyrelsesmøde i Tandlægernes Tryghedsordninger Deltagere: Bestyrelsen: Sekretariatet: Niels Bruun (NB, fm) Charlotte Halby Hanson (CHH) Mads Bojer (MB) Peter Boch (PB) Anders Hasselbalch Hansen (AHH) Anne Rømer Lund (ARL) Mette Heegaard (MAH) Susanne Raben (SUK), ref. Tandlægernes Tryghedsordninger Svanemøllevej Hellerup Tel.: Fax: web@tdlt.dk CVR nr Fraværende uden afbud Sted: Tandlægeforeningen: Palle Christiansen (PC) Tirsdag den 19. marts 2019 kl på Svanemøllevej Referent: suk Direkte tel.: suk@tdlt.dk Dato: 25. marts 2019 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde og evt. opfølgning herpå 3. Orientering fra bestyrelsesmedlemmerne 4. Orientering fra TFs HB 5. Orientering fra Sekretariatet 6. Dagpenge 6.1 Sagsbehandling Karensregler Udbetalingsregler 6.2 Økonomi 6.3 Krisehjælp 6.4 Konsulentordning 6.5 Erhvervsrådgivning 7. Udvalg 7.1 Forsikringer & Pension Klinikforsikring Sygedriftstabsforsikring/Sygeforsikring Erhverv eprotect / netbankforsikring og IT / Kriminalitetsforsikring Gruppeliv Oversigt over overgangsordningen Erhvervsudygtighedsforsikring regnskab Pension Sundhedsforsikring Privatforsikringer Side 1/13

2 regnskab 7.2 Andre aktiviteter Fonde og Hjælpeforening 8. Økonomi og investeringer 8.1 Budgetkontrol regnskab 8.3 Investeringer Sydbank 9 Markedsføring 9.1 Aftale med OF 9.2 Informationsmøde for kollegahjælpere 10 Strategi Hb whistleblowerordning Ca designmanual 11 Emner til næste bestyrelsesmøde og møde med Advisory Board 12 Eventuelt 12.1 Med deltagelse af direktøren og sekretæren 12.2 Med deltagelse af direktøren 12.3 Bestyrelsen alene 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Godkendelse af referater fra sidste bestyrelsesmøde og evt. opfølgning herpå. Bestyrelsen godkendte referatet fra sidste bestyrelsesmøde, samt referatet fra bestyrelsesseminar. 3. Orientering fra bestyrelsesmedlemmerne NB orienterede om: Invitation til møde med HB og regionsformændene den 3. april På baggrund af en konkret sag besluttede bestyrelsen, at dette møde vil være velegnet til at drøfte, hvor udbredt holdningen er til, at TDLT har en dårlig kontakt til medlemmerne Det afholdte møde med Susanne Kleist, hvor NB har udsendt en skriftlig orientering til bestyrelsen. PB orienterede om: Har desværre haft indbrud på klinikken. På trods af generne af dette, har han stor ros til Codans behandling af hans anmeldelse og taksators behandling samt til, hvor nemt det i øvrigt var at anmelde. Side 2/13

3 AHH orienterede om: Møde i Tandlægeforeningens arbejdsgruppe vedrørende forbedret barselsordning for klinikejere og privatansatte tandlæger. AHH havde inden mødet rundsendt referat fra mødet. Herudover oplyste AHH, at det var et fint møde, dog uden så meget konkret indhold. Referatet afspejlede fint mødet. Bestyrelsen drøftede emnet men vedtog, at emnet sættes på dagsordenen til bestyrelsesmødet i maj ARL orienterede om: Deltagelse i et gratis møde Alt det bøvl hvordan tackler man det i Region Hovedstadens Tandlægeforening. Møde i krisehjælpen. Se pkt CHH orienterede om: Deltagelse i samme møde som ARL i Region Hovedstadens Tandlægeforening og deltagelse i møde i region Hovedstaden i næste uge. 4. Orientering fra TFs HB Da PC ikke deltog i mødet, drøftede bestyrelsen det udsendte referat fra HB mødet. 5. Orientering fra Sekretariatet MAH orienterede om: Ifølge IDD (Lov om Forsikringsformidling) er der krav om at etablere en whistleblowerordning til brug for medarbejdere, der observerer finansielle betænkelige ting i organisationen. MAH har tilkøbt en økonomisk overkommelig løsning hos Plesner. 2 medarbejdere i TDLT bliver sagsbehandlere på evt. rapporteringer til Finanstilsynet. I det omfang de måtte være inhabile vil det bliver NB, der vil modtage en rapportering og hvis det drejer sig om forhold i bestyrelsen vil det i sidste ende blive Deloitte, der modtager rapporteringen. GDPR har kostet mange administrative ressourcer og det er mærkbart, at vi er en lille organisation, der skal bære store administrative opgaver. Selvom vi kan sætte flueben ved mange udførte opgaver, så starter arbej- Side 3/13

4 det nu med at dokumentere og følge op. I nærmeste fremtid vil et par firmaer, som har udviklet systemer til hjælp ved opfølgning og til opfyldelse af dokumentationskravet, blive indbudt til møde. I forbindelse med at Tandlægeforeningen i december 2018 bad samtlige medlemmer om at give samtykke til bl.a. at overføre medlemsoplysninger til TDLT, har nu 2868 ud af 5674 aktive medlemmer givet samtykke. Sekretariatet ønsker at benytte de allerede eksisterende oplysninger i vores registre og tilskrive de tandlæger, der endnu ikke har givet samtykke om, at de ikke fortsat kan have pension, forsikringer eller dagpengeordning i TDLT, hvis der ikke gives samtykke. Planen er, at pågældende tandlæger tilskrives 2 gange, hvorefter de resterende får en personlig opringning. Bestyrelsen accepterer fremgangsmåden, ud fra betragtningen om, at tandlægerne selv har ønsket at have forsikringerne via TDLT og derfor må formodes fortsat at være interesseret heri. Dette vil også være den hurtigste måde, at nå frem til accept fra de tandlæger der fortsat ønsker at bruge TDLT og dermed få de ønskede samtykker på plads. Modtagelse af takkekort fra Susanne Kleist for vingave til hendes reception. Kollegahjælpermøde. Se pkt. 9.2 Arbejdet med at få en sikker-mail-løsning pågår stadig. Det er hovedsageligt funktionaliteten for tandlæger, der vil sende mail til TDLT, idet TDLT kun sender sikkert pr. mail og ellers pr. alm. post. Der er på TDLT s hjemmeside en beskrivelse af hvordan tandlægerne i dag kan sende sikkert til os pr. mail via download af certifikat. Kun 17 medlemmer har tegnet Praksisforsikringens nye regres forsikring. TRYG har tilbudt at komme ud på de tandfaglige dage, hvilket Praksisforsikringsudvalget har orienteret TF om. Der arbejdes på at finde en egnet placering af et bord på TF s stand. NBs TDLT-mail har været brugt som afsender af en mail med det formål at få vores controller til at overføre et givent beløb. Vores IT-firma har kontrolleret mailsystemet og ikke fundet tegn på, at det har været hacket, men episoden viser at forsøg på svindel forekommer. Understregede at alle skal være opmærksomme på mistænkelige mails. 6. Dagpenge Sagsbehandling Status på tilmeldinger i 2018: Side 4/13

5 Ud af samtlige, der har indberettet deres omsætning mangler 12 at indbetale den opkrævede præmie. De er blevet rykket for sidste gang, og hvis de ikke betaler i indeværende uge, bliver de udmeldt fra dagpengeordningen uden yderligere varsel. Status på tilmeldinger i 2019: Ud af de tilmeldte tandlæger mangler 62 at indberette deres omsætning til brug ved beregning af præmie i De er blevet rykket 3 gange, og hører vi ikke fra dem, bliver de udmeldt af ordningen uden yderligere varsel. Sekretariatet glædede sig til, at der bliver udviklet en robot, som kan klare noget af det administrative, som har nogle tunge processer med manuel håndtering. Eksempelvis er der sendt opkrævninger ud af 4 omgange i 1. kvartal 2019, da mange tandlæger har indberettet deres omsætning efter den angivne frist. Ved opkrævningerne til 2. kvartal vil alle blive opkrævet samtidig. Bestyrelsen var og er meget opmærksomme på, at dagpengeordningen vil give underskud i starten. Underskuddet blev anslået til at ligge i omegnen af 10 mio. kr. i Den økonomiske udvikling i ordningen vil blive fulgt nøje, da det er nødvendigt at indtægter og udbetalinger ligger på samme niveau Karensregler Advokat Lars Svenning Andersen har oplyst, at TDLT kan få problemer omkring aldersdiskrimination ved at indføre en aldersbestemt karens på dagpengeordningen. LSA oplyser desuden, at der ikke kan indføres nye kriterier uden en vedtægtsændring. Bestyrelsen bør derfor nøje overveje fremtiden og eventuelle tilføjelser/ændringer skal indarbejdes i vedtægterne i forbindelse med HGF Bestyrelsen besluttede at drøfte problematikken på bestyrelsesmødet i august Det er vigtigt, at der bliver indført regler så der ikke kan spekuleres i først at melde sig ind når man ved der bliver et behov for at få udbetaling Udbetalingsregler NB orienterede om hans overvejelser i forbindelse med udbetalingsreglerne. Er det rimeligt at en ansat tandlæge kan overtage udbetalingerne fra TDLT, hvis den ansatte selv opsiger sin stilling? Og hvad hvis en klinikejer i en af kæderne selv opsiger sin kontrakt? Side 5/13

6 Bestyrelsen drøftede dette, og besluttede, at emnet skal drøftes igen på august-mødet, da eventuelle ændringer vil medføre vedtægtsændringer. Bestyrelsen bad sekretariatet lave en oplistning af nogle mulige scenarier som kan/skal ligge til grund for bestyrelsens beslutning til augusts-mødet. 6.2 Økonomi Bestyrelsen var meget opmærksom på, at udgift og indtægt ikke harmonerer i dagpengeordningen og at ordningen i år formentlig vil få et underskud i omegn af 10 mio. kr. Dog er der håb om, at den enkelte sags udbetaling vil falde, da tandplejers omsætning ikke længere indgår i beregningsgrundlaget. 6.3 Krisehjælp ARL orienterede om mødet i Krisehjælpen, hvor også Charlotte Seidler og Majken Blom Søefeldt deltog. Halsnæs Alkoholambulatorium har endnu ikke haft sager henvist fra TDLT. Opgørelsen fra Erhvervspsykologisk Rådgivning stemte ikke overens med opgørelsen fra sekretariatet, idet sekretariatet først kan registrere en sag, når den faktureres. SUK orienterede om, at Halsnæs Alkoholambulatorium har fremsendt både årsberetning 2018 samt tilsynsrapport fra Styrelsen for Patientsikkerhed. Begge rapporter vil blive lagt på bestyrelsens intranet under dette bestyrelsesmøde. 6.4 Konsulentordning Intet 6.5 Erhvervsrådgivning Intet 7 Udvalg 7.1 Forsikringer og Pension Klinikforsikring Side 6/13

7 Sekretariatet følger personligt op på manglende betaling (25 policer). Det er bl.a. klinikker der har skiftet cvr-nr. og som ikke har meddelt dette til Codan. Der er møde i Codan-udvalget den 30. april Sygedrifttabsforsikring/Sygeforsikring Erhverv Codan vil undersøge om de kan gøre op hvor mange forsikrede, der ikke er medlem af dagpengeordningen. Der er møde i Codan-udvalget den 30. april eprotect / netbankforsikring og IT / Kriminalitetsforsikring MAH har udvidet TDLTs egen dækning på kriminalitetsforsikringen fra 5 mio. kr. til 10 mio. kr. NB udtrykte overraskelse over, at e-protect ikke slår mere igennem. e-protect bliver sammen med øvrige forsikringer nævnt i annonce artikel i magasinet Klinikliv som vil ligge klar til Tandfaglige Dage primo april Gruppeliv Forenede Gruppeliv har ikke kunne aflevere årsregnskab 2018 til 1.3 som sædvanligt, da selskabet bruger megen tid på issues omkring hvidvaskning af penge. TDLT afventede modtagelse af regnskab Oversigt for overgangsordning Grundet manglende afgivelser af samtykke, er der mange, der ikke er tilmeldt overgangsordningen. De unge tror de er udødelige, så forsikringen er ikke så populær, selvom den er gratis. Bestyrelsen ønskede fortsat, at TDLT skal markedsføre ordningen Erhvervsudygtighedsforsikring regnskab Side 7/13

8 NB orienterede om, at regnskabet fra Danica ligger klar, men at der først er møde i Danica-udvalget i morgen. Stramningerne ser ud til at virke efter hensigten, da skadesprocenten er dalende. Bestyrelsen nærede håb om, at TDLT kan holde sig inden for de rammer fremadrettet, så ordningen kan fortsætte på nuværende vilkår Pension MAH orienterede om, at MJB og CCA i forbindelse med afholdelsen af gå-hjem-møderne vedr. pension oplever, at der også er tandlæger, der ikke har pension gennem TDLT, der booker møde til gennemgang af pension hos TDLT. En sådan gennemgang koster nemt kr i pengeinstitutter eller hos private pensionsrådgivere, men er gratis hos TDLT. Et administrativt tidsforbrug på en pensionsgennemgang blev opgjort til 6-10 timer. Bestyrelsen besluttede, at TDLT kan opkræve gebyr for en pensionsgennemgang, hvis ikke tandlægen i forvejen har pensionsordning via TDLT eller hvis ikke gennemgangen resulterer i en overflytning til PFA. Sekretariatet skal udarbejde et regelsæt, som er funktionelt for sekretariatet Sundhedsforsikring Der er blevet afholdt møde d.d. med Dansk Sundhedssikring, som påpegede skadesprocenten. Den høje skadesprocenten medfører muligvis prisjusteringer til næste år, men præmien i 2019 ligger fast. Referat fra mødet vil blive udarbejdet og udsendt på et senere tidspunkt Privatforsikringer MB udtrykte skepsis for, hvorvidt TDLT skal udbyde privat forsikringer gennem Tryg, hvis medlemmerne kan tegne billigere forsikringer gennem FDM på trods af indbetalingen for et FDMmedlemskab. MB mente, at TDLT som minimum skal informere medlemmerne om, at det for nogen eller alle kan være et billigere alternativ til det, TDLT tilbyder. Side 8/13

9 regnskab Aktuar Sverre Lorentzen blev budt velkommen. TDLT har modtaget årsregnskab 2018 fra TRYG. TDLT har endnu ikke haft lejlighed til at mødes i TRYG-udvalget desangående. Sverre Lorentzen gennemgik årsregnskabet og han oplyste bl.a., at TRYG er et af de selskaber, der har lavest omkostninger i Danmark. Sverre Lorentzen forklarede, at det virker som om TRYG hensætter for lidt, da en enkelt bil-skade kan vælte læsset. Sverre Lorenzen mente desuden, at med den høje skadeprocent vil TDLT have yderst svært ved at presse præmien ned. Også fordi vores gruppe er lille og derfor ikke har stor indflydelse. Sverre Lorenzen foreslog endvidere, at TDLT får TRYG til at fortælle, hvor problemet ligger. Om det f.eks. er de store biler, de største villaer eller noget helt andet. NB konkluderede efter Sverre Lorenzens gennemgang, at TDLT skal spørge TRYG om følgende: 1. Hvorfor er afløb så voldsomt? 2. Hvad er det TDLT får for reassurancen på ½ mio. kr.? 3. Hvordan kan det være, at de priser vi kan tilbyde tandlæger er så meget dårligere end det Tryg tilbyder andre grupper. Hvordan kan det være, at Tandlæger kan få meget billigere forsikringer, hvis de f.eks. melder sig ind i FDM. Det kunne være interessant at få analyseret, om der er specielle årsager til, at vores gruppe har så dårlig en skadestatistik. 7.2 Andre aktiviteter Fonde og Hjælpeforening Side 9/13

10 Hjælpeforeningen skal snart have generalforsamling, og har derfor booket lokaler i TDLT. 8 Økonomi og investeringer 8.1 Budgetkontrol Bestyrelsen var meget opmærksomme på budgettet, specielt omkring dagpengeordningen regnskab Bestyrelsen gennemgik udkast til årsregnskab 2018 for TDLT. Resultaterne er desværre historisk dårligt. NB anbefalede, at de 10 mio. kr., som TDLT har udbetalt til Danica for at holde præmien nede på EUF blev synliggjort. Udgiften flyttes derfor fra øvrige omkostninger til en linje for sig selv under de ekstraordinære omkostninger. Udkastet til årsregnskab 2018 er ikke endeligt, da der stadig mangler lidt talmateriale, som endnu ikke er modtaget fra selskaberne. Når oplysningerne foreligger, vil MAH fremsende det reviderede regnskab til bestyrelsen igen. NB spurgte ind til de øgede mødeudgifter for bestyrelsen. MAH vil udarbejde et overblik over udgifterne for bestyrelsens mødevirksomhed i Forretningsgang for årsregnskabet blev revideret efter bestyrelsens accept. 8.3 Investeringer Sydbank Investeringsrådgiver Tim Larsen og Erhvervsrådgiver Tonni Mikkelsen fra Sydbank blev budt velkommen. Tim Larsen uddelte materiale vedr. porteføljeforvaltning i Sydbank og gennemgik herefter materialet for Bestyrelsen. Side 10/13

11 I øjeblikket forvaltes TDLTs investeringer i den konservative pulje, hvor andelen af aktier udgør mellem 0 og 20 % af porteføljen. Tim Larsen anbefalede, at TDLT ændrer på fordelingen, da TDLT ved en ren konservativ placering oftest vil være underrepræsenteret i forhold til 30% aktier. En måde kunne være at sprede investeringen med noget i den konservative pulje og noget i den balancerede pulje, der har en andel af aktier på mellem 20 og 50 %. Hvis fordelingen 30/70 skulle rammes i dag ville 15 % skulle placeres i den konservative pulje og 85 % i den balancerede pulje. Dette er dog alene et øjebliksbillede og vil ikke nødvendigvis være hensigtsmæssigt efter et stykke tid. Efter gennemgangen drøftede bestyrelsen, om der skulle ændres på fordelingen af porteføljen i Sydbank. Bestyrelsen besluttede, at fordelingen fremadrettet skal være 50/50 mellem konservativt og balanceret. Bestyrelsen skal en gang årligt forholde sig til investeringspolitikken, og kan derfor samtidig evaluere porteføljen i Sydbank. Ved den nye fordeling vil det på sigt være nemmere at sammenligne resultaterne i Lægernes Pensionsbank. 9 Markedsføring 9.1 Aftale med OF Odontologisk Forening i Århus har fremsendt mail, hvori de redegør for deres utilfredshed med kravet om at skulle medvirke aktivt til at sikre fremmøde til arrangementer med TDLT. Bestyrelsen tager henvendelsen til efterretning. 9.2 Informationsmøde for kollegahjælpere Pr. 19/ er der modtaget 7 tilmeldinger til kollegahjælpermødet. Sidste tilmeldingsfrist er fredag den 22/ Bestyrelsen besluttede at afholde mødet planmæssigt. 10. Strategi Hb whistleblowerordning Side 11/13

12 Drøftet under pkt Ca designmanual Bestyrelsen drøftede endnu engang TDLTs design af logo mv. Bestyrelsen synes fortsat, at det nye design er mere moderne og stramt og understøtter, at vi giver tandlægerne tryghed Den fremsendte designmanual blev godkendt. 11. Emner til næste bestyrelsesmøde - Regnskabet - Tryg Udvalgsmødet - Barselsordning Punkter til møde med Advisory Board: - GDPR/IDD helt generelt. Hvor meget eller hvor lidt skal man lade sig skræmme. Bøderisiko - Ansættelse af personale og køb af hjælp udefra i pressede situationer contra kompetencer i huset. 12. Eventuelt Årsrapport fra PFA er modtaget, og blev tilbudt bestyrelsen til gennemlæsning. Blandt bilagene til dette møde var en ny revideret oversigt over Cash flow, som der var enighed om gav et fint overblik over pengestrømmene i TDLT. NB mente ikke, at Praksisforsikringen skal være med i oversigten over administrationsbidrag men skal placeres for sig selv i Cash flow-oversigten. MAH retter oversigten til. I forbindelse med FU-møder bytter AHH og MB møde, således at AHH deltager den 23/ og MB deltager den 9/ kl elektronisk. FU-mødet den 23/ bliver med fremmøde på Svanemøllevej, hvilket juni måneds FU-møde også gør Med deltagelse af direktøren og sekretæren Der er endnu ikke modtaget mere materiale fra Forsikrings Akademiet i forbindelse med Bestyrelsesuddannelsen Med deltagelse af direktøren Side 12/13

13 Intet Bestyrelsen alene Intet. Side 13/13