Stillings- og personprofil. Projektchef. ALBOA Almen Boligorganisation Aarhus

Transkript

1 Stillings- og personprofil Projektchef ALBOA Almen Boligorganisation Aarhus Februar 2016

2 Opdragsgiver Organisationsbestyrelsen, ALBOA Adresse Vestergårdsvej Viby J Tlf.: Stilling Projektchef Refererer til Direktøren for ALBOA Ansættelsesforhold Der tilbydes en attraktiv løn, som forhandles på baggrund af erfaring og kvalifikationer. Tiltrædelse 1. maj 2016, eller snarest derefter. Yderligere oplysninger Kontakt: Direktør i ALBOA Jens Peter Hegelund Jensen, tlf.: eller partner i MUUSMANN Lars Bo Pedersen, tlf.: For yderligere information om ALBOA se desuden: Ansøgningsfrist Tirsdag den 8. marts 2016 kl Ansøgning mrk. ALBOA sendes til job@muusmannjob.com Tidsplan Samtaler og test afvikles efter følgende plan: 1. samtale: Mandag den 14. marts 2016 Test: Onsdag den 16. marts samtale: Mandag den 21. marts

3 Kort om ALBOA ALBOA Almen Boligorganisation Aarhus er den næststørste almene boligorganisation i Aarhus. ALBOA administrerer og udlejer mere end boliger til familier, ældre, handicappede og unge. Desuden udlejes en række institutioner og erhvervslejemål. ALBOA er derfor en markant spiller på det almene boligområde, generelt, og en betydningsfuld aktør i Aarhus. Projektchefen kommer til at spille en særdeles vigtig rolle i den fortsatte udvikling af ALBOA, idet der renoveres og bygges nyt for op imod 1,5 mia. kr. over de kommende år. Projekter som den nye chef skal stå i spidsen for. ALBOA er stiftet 1. januar 2011, men erfaringerne med administration af almene boliger går helt tilbage til ALBOA er nemlig resultatet af en fusion mellem Viby Andelsboligforening (stiftet 1942), Højbjerg Andelsboligforening (stiftet 1942) samt Boligforeningen BO&LIV (stiftet 1963). Allerede 1. maj 2006 etablerede Viby- & Højbjerg Andelsboligforening det fælles administrationsselskab ALBOA almen boligadministration, amba der også administrerede BO&LIV. Administrationerne fra de to foreninger blev samlet på Vestergårdsvej 15 i Viby, og selskabet fik eget repræsentantskab og bestyrelse. Den naturlige udvikling i administrationsselskabet bevægede sig i retning af en egentlig fusion, og i efteråret 2010 besluttede repræsentantskaberne i de tre gamle foreninger at fusionere til én samlet boligorganisation med egen administration. Viby Andelsboligforening, Højbjerg Andelsboligforening og Boligforeningen BO&LIV blev nedlagt, og ALBOA Almen Boligorganisation Aarhus var en realitet. ALBOA er særdeles veldrevet og velkonsolideret, og organisationen er præget af en god og solid økonomistyring og administration, hvilket også medfører, at administrationsudgifterne er konkurrencedygtige, samtidig med at der leveres et godt serviceniveau. Der er beskrevet en række politikker omkring driften af organisationen, som kan ses på ALBOAs hjemmeside. Som almen boligorganisation er hovedopgaven at sikre gode boliger til alle i samfundet til en rimelig pris. ALBOA vil imidlertid ikke alene levere gode boliger, men også velfungerende og attraktive boligområder, hvor beboerne kan lide at bo og leve. Derfor er der også brug for et fokus på sammenhængskraft, fællesskab og beboertrivsel, og her er den boligsociale indsats et vigtigt redskab. På den baggrund er der udarbejdet en strategi- og handlingsplan for den boligsociale indsats, som skal bidrage til at klarlægge og synliggøre ALBOAs boligsociale indsatser. Strategi- og handlingsplanen definerer og rammesætter det boligsociale arbejde i ALBOA og skitserer konkrete handlinger. Se materialet på ALBOAs hjemmeside her. Ud over at være karakteriseret ved en solid drift er et andet vigtigt karakteristika ved ALBOA, at der er en kultur, hvor man vil hinanden. Der er derfor også et stort engagement blandt medarbejdere og ledere i organisationen. 3

4 Organisation ALBOA består af både et beboerdemokratisk system og en administrativ organisation. Repræsentantskabet Repræsentantskabet er organisationens øverste myndighed. Repræsentantskabet består af organisationsbestyrelsen og repræsentanter fra alle boligafdelinger i organisationen. Fra hver boligafdeling vælges/udpeges et medlem fra afdelinger med indtil 50 boliger. I større afdelinger vælges/udpeges herudover et medlem for hvert påbegyndt antal 100 boliger udover 50. Er man repræsenteret i organisationsbestyrelsen, kan man ikke samtidig repræsentere afdelingen i repræsentantskabet. Formanden for organisationsbestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet. Organisationsbestyrelsen Medlemmer til organisationsbestyrelsen samt suppleanter for disse vælges af repræsentantskabet. Organisationsbestyrelsen består af 9 medlemmer inkl. formanden, som vælges særskilt. Organisationsbestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Organisationsbestyrelsen er ansvarlig for driften herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration varetages i overensstemmelse med de gældende regler. Organisationsbestyrelsen ansætter desuden direktøren til at varetage den daglige drift og udvikling af ALBOA. Organisationsbestyrelsen nedsætter også udvalg, der skal gå i dybden med forskellige emner og problematikker. Enkelte udvalg er faste, hvor andre udvalg er såkaldte ad hoc-udvalg, der nedsættes for at løse enkeltstående opgaver. Der er p.t. fem faste udvalg og fem ad hoc-udvalg. Udvalgsmedlemmer udpeges af organisationsbestyrelsen andre vælges på repræsentantskabsmødet. Ad hoc-udvalgene nedsættes med repræsentanter fra organisationsbestyrelse, repræsentantskab, afdelingsbestyrelser, administration og andre med særlig viden om den aktuelle opgave. Se mere om udvalgene på ALBOAs hjemmeside. Organisationsbestyrelsen er p.t. sammensat med følgende medlemmer: Poul Ankersen, formand Michael Korsholm, næstformand Ole Rix Østergaard Niels Skov Nielsen Troels Munthe Tonny Mikkelsen Kim Schmidt Jensen Lone Terkildsen Carsten Bach Mikkelsen 4

5 Afdelingsbestyrelser Hvert år afholdes et ordinært afdelingsmøde i hver enkelt afdeling. Her vælger beboerne en afdelingsbestyrelse blandt de bolighavende medlemmer i afdelingen. Afdelingsbestyrelserne består af et ulige antal medlemmer. Afhængig af afdelingens størrelse fra 3 til 9 medlemmer. Der vælges en formand for bestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen repræsenterer afdelingens beboere i forhold til det øvrige beboerdemokratiske (politiske) system. Den administrative organisation Som nævnt ovenfor ansætter organisationsbestyrelsen direktøren, som er den øverste daglige leder af organisationen. Den samlede ledelsesgruppe består af direktør, projektchef, administrationschef, driftschef samt sekretariats- og souschef (vakant). Direktøren varetager sammen med den øvrige ledelse driften og udviklingen af organisationen, efter de retningslinjer, beslutninger og målsætninger som udstikkes af organisationsbestyrelsen. Direktøren og den øvrige ledelse fastlægger medarbejdernes arbejdsområder og hvilke bemyndigelser og kompetencer, der tillægges den enkelte. Direktøren har ansvaret for at ansætte og afskedige medarbejdere i organisationen, dog således at ansættelse af ledende medarbejdere skal godkendes af organisationsbestyrelsen. Følgende diagram illustrerer ALBOAs administrative organisation: 5

6 ALBOAs hovedopgaver ALBOA løser en række hovedopgaver, som dels er administrative opgaver i forhold til beboerne samt opgaver i relation til ejendomme, lejligheder og de fysiske arealer. Opgaverne for en boligorganisation forudsættes bekendt, men dækker blandt andet personlig og telefonisk betjening af beboerne, udlejning af boliger, erhvervslejemål m.v. hvor en god service for beboerne er et centralt omdrejningspunkt. Den boligsociale indsats er også en opgave, der knytter sig hertil. Derudover løses en lang række administrative opgaver vedrørende budgettering, løbende økonomistyring, opfølgning og regnskaber både i relation til den samlede organisation og i forhold til de enkelte afdelinger. Forsikringer, huslejeopkrævning og flytteafregning samt rengøring og vedligeholdelse af arealer samt forsyning med el, vand og varme er ligeledes blandt opgaverne, der varetages. Derudover arbejdes der for at levere energirigtige løsninger, og en lang række større vedligeholdelses- og renoveringsopgaver er aktuelt igangsat. Der er nybyggeri samt renoverings- og vedligeholdelsesopgaver for op imod 1,5 mia. kr. under planlægning og gennemførelse over de kommende år. Som nævnt, er det særligt i forhold til disse opgaver, at projektchefen har en afgørende rolle og et stort ansvar. Projektchefens og afdelingens opgaver Projektchefen har det overordnede ansvar for projektafdelingens ledelse, drift og udvikling og skal derfor sætte tydelige rammer og retning for afdelingens opgaveløsning, således at der arbejdes ud fra klare målsætninger. Projektchefen skal være en tydelig frontfigur, der formår at skabe begejstring, motivation og engagement. Chefen skal sikre, at afdelingen fungerer som et high performance team, hvor opgaveløsningen er præget af effektivitet og høj kvalitet. Afdelingen arbejder med en række udviklingsorienterede opgaver, idet afdelingen løser bygge- og projektopgaver vedrørende nybyggerier, renoveringer, vedligeholdelses- og forbedringsarbejder samt energiledelse. Projektchefen og afdelingen skal således medvirke til at sikre en langsigtet og bæredygtig bygningsmæssig planlægning, hvilket foregår i et tæt samspil med de øvrige administrative afdelinger i ALBOA. Aktuelt er der 15 igangværende vedligeholdelses- og forbedringsarbejder, foruden 14 større renoveringsopgaver støttet af Landsbyggefonden, som gennemføres i perioden Endelig er der 2 igangværende nybyggerier nybyggeri forventes dog forøget i antal, hvilket hænger sammen med, at ALBOA byder ind på opførelse af nye almene boliger, som Aarhus Kommune konkurrenceudsætter. I kommunen skal der samlet set opføres 400 nye boliger årligt hvert af de næste 4 år. Koordination og byggestyring er centrale opgaver i afdelingen. Afdelingen skal således sikre, at aftaler og kontrakter med entreprenører og rådgivere efterleves, og at projekterne gennemføres til aftalt tid og pris. Afdelingens afgørende opgave er derfor rollen som bygherre, der skal forvaltes i et smidigt samspil med de mange aktører og interessenter. 6

7 Afdelingen skal udvikle standarder for gode og veltilrettelagte bygge- og udviklingsprocesser og samarbejdsformer, hvor samspillet med beboerrepræsentanter, kommunen, rådgivere, entreprenører m.v. fungerer hensigtsmæssigt og målrettet. Samtidig skal afdelingen medvirke til at skabe en klar profil for ALBOA, hvor nyskabende, innovative og kreative løsninger, der sætter fokus på æstetik og design, skaber markante boliger. Afdelingen er bemandet med 5 medarbejdere ud over chefen, som har spidskompetencer inden for byplan, byggeri, renovering og energi. Der lægges vægt på, at medarbejderne i afdelingen løbende udvikles, således at afdelingen vedvarende kan løfte de betydelige og komplekse opgaver, som forudsætter solide projektledelses- og proceskompetencer, gode samarbejdsevner og betydelig indsigt i og erfaring med byggestyring. Projektchefen skal blandt andet herigennem understøtte en attraktiv og udviklende arbejdsplads, hvor opgaveløsning og arbejdsgange løbende optimeres. Det er centralt, at projektchefen indgår i den konkrete daglige opgaveløsning, særligt i relation til de mere overordnede og strategiske opgaver. Opgaver vedrørende samspillet med de væsentlige aktører som fx Landsbyggefonden, entreprenører og rådgivere, Aarhus Kommune m.fl. vil være områder, hvor projektchefen naturligt spiller en meget aktiv rolle. Projektchefen vil derfor i en række sammenhænge være en synlig aktør i de eksterne relationer, inden for de områder afdelingen varetager. Projektchefen skal indgå i betjeningen af organisationsbestyrelsen, udvalg og afdelingsbestyrelserne og skal herigennem medvirke til, at ALBOA udvikles som en moderne og visionær boligorganisation, hvor opstillede mål og handleplaner realiseres effektivt. Samspillet med beboerdemokratiet er helt afgørende, og projektchefen skal sammen med afdelingens medarbejdere skabe gode involverende processer, hvor beboerne føles sig hørt og forstået, men hvor der samtidig gives det nødvendige og fagligt kvalificerede modspil. Den kvalificerede rådgivning og sparring til de enkelte afdelingsbestyrelser fra den samlede administration, skal endvidere medvirke til, at der skabes de bedst mulige rammer til at understøtte et levende og engageret beboerdemokrati. Samspillet med beboerdemokratiet skal derfor være serviceorienteret og baseret på ligeværdig dialog og kommunikation. Projektchefen skal samlet set sikre, at opgaveløsningen i afdelingen varetages med engagement og et ønske om at levere med høj kvalitet og en god service for beboerne, inden for de rammer der er udstukket i forhold til tid, økonomi og kvalitet. Projektchefen skal indgå aktivt og konstruktivt i den samlede ledergruppe, hvor en teamorienteret tilgang er fremherskende. Projektchefen derfor også arbejde tværfagligt og helhedsorienteret, og medvirke til at udvikle nye gode løsninger for ALBOA for den samlede organisation. Baggrund og profil Projektchefen er udviklingsorienteret, har overblik og forretningsforståelse samt gerne ledelseserfaring inden for byggeri og byrum. Det er vigtigt, at projektchefen kan indgå i konstruktiv dialog og samarbejde med rådgivere og entreprenører og samtidig kunne skære igennem, så der leveres til aftalt tid og pris. 7

8 Faglige kvalifikationer Den nye projektchef har solide kompetencer inden for byudvikling, bygherrerådgivning og projektledelse og er i stand til at håndtere den kompleksitet store byggeprojekter rummer både i forhold til planlægning, teknik, jura, økonomi og processer. Projektchefen skal kunne etablere og gennemføre de nødvendige processer i forhold til inddragelse, høringer og samspil med interessenterne. Det er en fordel, hvis projektchefen har blik for det visuelle og æstetiske element, idet ALBOA som boligorganisation ønsker at skabe en skarpere og tydeligere profil, hvor man kan sætte et markant præg på bybilledet i Aarhus. Det forventes, at projektchefen har erfaring med koordinering af aktiviteter i komplekse forløb samt erfaring med styring af entreprenører og rådgivere. Projektchefen har således indsigt i både funktionalitet, kvalitet, tidsplaner og projektøkonomi. Det er en fordel, hvis den nye projektchef har ledelsesmæssig erfaring og kan fremvise positive resultater fra ledelsesarbejde i tilsvarende funktioner. Erfaringerne kan være opnået i mange forskellige sammenhænge, idet det forudsættes, at projektchefen har en baggrund, som sætter vedkommende i stand til at fungere hensigtsmæssigt i en politisk ledet (medlemsstyret) organisation. En stærk økonomisk sans og forretningsforståelse er vigtige kompetencer, ligesom projektchefen har erfaring med administrativ styring og ledelsesinformation. De projektøkonomiske styringskompetencer er fremtrædende. Projektchefen skal være en stærk og kompetent forhandler, der kan sikre, at ALBOAs interesser varetages med smidighed og i et konstruktivt samarbejde med både interne og eksterne interessenter. Projektchefen har en relevant uddannelse fx som ingeniør eller arkitekt, men også andre uddannelsesbaggrunde kan være relevante, såfremt den nødvendige faglige indsigt i området er til stede. Personlige kvalifikationer Den nye projektchef skal konstruktivt kunne udfordre løsninger og skabe fremdrift i projektog udviklingsarbejdet. Evnen til at se muligheder og nye løsninger er derfor en vigtig kompetence. Projektchefen skal være ambitiøs i forhold til de enkelte projekter og sikre legitimitet omkring opgavevaretagelsen i afdelingen, således at foreningen fremstår med stor troværdighed blandt interessenter og samarbejdspartnere. Projektchefen skal skabe begejstring og motivation hos medarbejderne, så alle oplever ejerskab, at de gør en forskel, og at de spiller på det samme hold. Den nye projektchef er således den samlende ledelsesfigur i afdelingen og fremstår som en solid, tydelig og robust leder. I de udadvendte funktioner skal projektchefen agere med stærk procesforståelse for både interne og eksterne processer, herunder at der skabes gode og professionelle relationer til de implicerede afdelingsbestyrelser, ad hoc-udvalg og organisationsbestyrelsen. 8

9 Ledelsesstilen er samarbejds- og resultatorienteret, hvor projektchefen formår at etablere og vedligeholde relationer, som en afgørende forudsætning for at der kan leveres de ønskede resultater. Projektchefen skal mestre balancen mellem både at være rummelig og vise tydelig gennemslagskraft. Projektchefen skal have gode relationelle kompetencer og stærke kommunikative evner både mundtligt og skriftligt. I formidlingen fremstår den nye projektchef som en åben, retningssættende og dynamisk leder der også mestrer den uformelle kommunikation både indadtil og udadtil. Projektchefen skal samtidig evne at omsætte og oversætte teknisk kompliceret materiale, på en måde så det giver mening for alle. Stærke skriftlige færdigheder skal være et naturligt supplement til en struktureret og analytisk tilgang til opgavevaretagelsen. Det er væsentligt, at projektchefen formår at uddelegere opgaver, sætte tydelige rammer og samtidig sikre den nødvendige sparring og opfølgning både individuelt og i fællesskab, så opgaveløsning og projekter varetages med høj faglig og procesmæssig kvalitet. Det er her afgørende, at projektchefen er lyttende og åben over for nye metoder til at nå målene og desuden er villig til at flytte målene, når det giver mening. Projektchefen har en stor arbejdskapacitet og kan danne sig overblik over komplekse problemstillinger samt et kompleks og regeltungt opgaveområde. Endelig skal projektchefen være i stand til at træffe vanskelige beslutninger, der vil møde modstand og kræve personlig robusthed og integritet at stå ved. Andet Kandidater til stillingen skal være indstillet på at gennemgå et testforløb hos MUUSMANN. 9