4. Opgaveliste - Der er ikke opdateret siden sidste møde, så bilag ikke vedlagt

Transkript

1 1421 [BOVITA Referat af organisationsbestyrelsesmøde, mandag d. 27. maj 2019 kl hos, Stationsparken 37, 2600 Glostrup - mødelokale Bjerget 27. maj 2019 Til stede: Jan Hyttel Flemming Grandal Marianne Jørgensen Darwich El-Ali Sheku Jalloh Ole Markussen Bente Fredhof (suppl) Flemming Georg (suppl) Fra administrationen: Ulrik Floffmeyer Troels Kristensen Der er følgende dagsorden 1. Meddelelse fra formanden 2. Valg af dirigent - næstformanden 3. Godkendelse af referat fra møde 21/5-19 bilag vedlagt 4. Opgaveliste - Der er ikke opdateret siden sidste møde, så bilag ikke vedlagt 5. Beslutningspunkter a) Det besluttes at der med 14 dages varsel indkaldes til ekstra ordinært repræsentantskabsmøde i, hvor mistillid til formanden Jan Flyttel skal på dagsorden som det første beslutningspunkt. b) Der udpeges en kandidat til Bo-West bestyrelse som opstilles på repræsentantskabsmødet på mødet den 28. Maj c) Der udpeges en person til bestyrelsen i som erstatning for Ann Urbrand denne person skal også indtræde i byggeudvalget. d) Byggeudvalget skal udvides med 1 medlem. e) Der udpeges en person til byggeudvalget. f) Bestyrelsen skal have fuld adgang til organisationens regnskaber og samtidig have fuld adgang til bilag, såfremt det er muligt gerne elektronisk adgang. g) Formandens honorar nedsættes fra 50% som p.t. gældende fordelingsnøgle til 25%, nedsættelsen sker pr. d.d. h) Formanden forpligtes til at inddrage næstformanden i alle beslutninger. 6. Nyt fra formandskabet a. Evaluering af det netop afholdte ekstraordinære repræsentantskabsmøde, herunder forsøg på at udsende materiale udenom bestyrelse og administration b. Orientering fra bygherreudvalgsmøde c. Mjølnerparken - status for afdelingsbestyrelsen d. Mjølnerparken - status for udarbejdelse af udviklingsplan e. Nyt fra orientering fra møde f. Bestyrelsesseminar - program for seminar august 2019 g. Besigtigelsesstur - program for tur 27. juni CVR er administreret af v/ww.bo-vest.dk bo-vest<s)bo-vest.dk

2 h. Sommermøde - program for sommermøde 13. september i. Retningslinjer for kontakt ml. ejendomskontor og bestyrelser - udarbejdelse af forslag. j. Fornyelse af udlejningsaftale - status for ny udlejningsaftale. k. Introkursus for nyvalgte i bestyrelser - evaluering af introkursus for nye bestyrelsesmedlemmer 2018/2019 l. Bestyrelsens indsigt i regnskab og udgifter mv. m. Gebyrfri opskrivning 7. Nyt fra administrationen a. Honorering i byggesager - Bilag fremsendt tidligere fremsendt 23. maj b. Status for migrering til c. Egenkapital - status for organisationens egenkapital, herunder egne om der er reserveret støtte som skal overføres til næste år. d. Status for Boliggruppen - status for tomgangsleje, fraflytningssager og vaskeriafregninger - bilag fremsendt til sidste møde e. Orientering om aftale med Vindstød - bilag fremsendt til sidste møde f. Vangehusvej - tilbagemelding fra afdelingsmøde g. Køkkener/altaner - kollektiv råderet - status for sagen h. Beboerdemokratisk strategi - status for handlingsplan - bilag fremsendt til sidste møde i. Styringsdialogmøde - afholdelse af styringsdialogmøde (udskudt 30. nov.) 8. Nyhedsbrev 9. Eventuelt 1 Meddelelse fra Formanden Formanden oplæste følgende, som 32 repræsentantskabsmedlemmer har skrevet under på. København d. 27.maj 2019 Til Bo- Vitas organisationsbestyrelse. Jf. Bo- Vitas vedtægter 7 stk 2 er organisationsbestyrelsen forpligtet til at indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde, såfremt mindst 25 % af repræsentantskabet anmoder herom med at få et angivet emne behandlet. Undertegnede repræsentantskabsmedlemmer skal hermed anmode om at der indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til behandling af et mistillidsvotum til organisationsbestyrelses medlemmerne Flemming Grandal, Ole Marcussen og Sheku Amado Jalloh. Årsagen er de nævnte organisationsbestyrelsesmedlemmer sammen med Danvish Mostafa El Ali, på et organisationsbestyrelsesmøde d. 21. maj organiserede et kup og dermed uden nogen form for saglig begrundelse afsatte Ann Urbrand, der i flere år har været udpeget af organisationsbestyrelsen og ydet et fremragende og dedikeret stykke arbejde. Samtidigt suspenderede det samme flertal på fire medlemmer vores mangeårige forretningsfører Steffen Boel Jørgensen alene med begrundelse i manglende tillid. Et begrundelse der bestemt ikke deles af de resterende organisationsbestyrelses-medlemmer, herunder formanden. CVR or administreret af Stationsparken Glostrup Tlf VAvw.bp-vest.dk bo-vest@bo-vest.dk

3 1423 I TA For at sikre en fi-emtidig arbejdsdnelig organisationsbestyrelse er undertegnede repræsentantskabsmedlemmer derfor enige om at anmode om at der indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde medfølgende dagsorden 1) Valg af dirigent og stemmeudvalg 2) Mistillidsvotum til næstformand Flemming Grandal, Ole Marcussen og Sheku Amado Jalloh. 3) Nyvalg af næstformand. 4) Nyvalg af 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer. Darwish Most afa El Ali er udpeget af organisationsbestyrelsen og kan efter nyvalg til organisationsbestyrelsen afsættes af denne, som herefter udpeger et nyt medlem. Bestyrelsen besluttede at udsende de underskrevne erklæringer med referatet til bestyrelsen. Formanden indskærpede, at der i GDPR-sammenhæng er tale om oplysninger, som ikke må deles med udenforstående. Bestyrelsen gik herefter over til planlægningen er det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen besluttede at indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 17. juni kl med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og stemmeudvalg 2. Afstemning om mistillid til formanden 3. Valg af ny formand (bortfalder ved nej til pkt. 2.) 4. Afstemning om mistillid til næstformand Flemming Grandal, Ole Markussen og Sheku Jalloh 5. Valg af ny næstformand (bortfalder ved nej til pkt. 4) 6. Valg af 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen (bortfalder ved nej til pkt. 4) 7. Evt. valg af suppleanter (afhængig af forløbet af overstående) Der var enighed om at indstille formand for Bo-Vest Vinnie Hansen som dirigent. Der var debat om hvorvidt bestyrelsen efterfølgende skulle behandle resten af dagsordenen. Et flertal ønskede at fortsætte en behandling af dagsordenen. 2 Valg af dirigent Formanden leder mødet jf. forretningsordenen. Formanden afviste ønske om ekstra punkt på dagsordenen. 3 Godkendelse af referat fra 21/ referatet blev godkendt uden rettelser. 4 Opgaveliste Ingen bemærkninger 5 Beslutningspunkter a) Det besluttes at der med 14 dages varsel indkaldes til ekstra ordinært repræsentantskabsmøde i, hvor mistillid til formanden Jan Hyttel skal på dagsorden som det første beslutningspunkt. Punktet blev taget under pkt. 1. b) Der udpeges en kandidat til Bo-West bestyrelse som opstilles på repræsentantskabsmødet på mødet den 28. Maj Flertallet opstillede Sheku Jalloh som kandidat til Bo-Vests bestyrelse til repræsentantskabsmødet den 28. maj c) Der udpeges en person til bestyrelsen i som erstatning for Ann Urbrand denne person skal også indtræde i byggeudvalget. CVR er administreret af vmw.bo-vest.dk bo-vest@bo-vest.dk

4 Flertal let besluttede at udpege Bernd Kjelland. Som nyt medlem af bestyrelsen. Mindretal fandt det betænkeligt, at der udpeges et nyt medlem i den nuværende situation. d) Byggeudvalget skal udvides med 1 medlem. e) Der udpeges en person til byggeudvalget. f) Bestyrelsen skal have fuld adgang til organisationens regnskaber og samtidig have fuld adgang til bilag, såfremt det er muligt gerne elektronisk adgang. Et flertal vedtog forslaget. Et medlem ønskede et overslag over hvor meget det vil koste. g) Formandens honorar nedsættes fra 50% som p.t. gældende fordelingsnøgle til 25%, nedsættelsen sker pr. d.d. Et flertal besluttede at nedsætte formandens honorar (vederlag til bestyrelsen og byggesagshonorar til bestyrelsen) fra 50 til 25 %, resten fordeles ligeligt mellem de øvrige medlemmer. Forvaltningen skal fremskaffe den oprindelige beslutning vedr. fordeling af byggesagshonoraret. h) Formanden forpligtes til at inddrage næstformanden i alle beslutninger. 6 Nyt fra formandskabet a) Evaluering af det netop afholdte ekstraordinære repræsentantskabsmøde, herunder forsøg på at udsende materiale udenom bestyrelse og administration Ingen bemærkninger b) Orientering fra bygherreudvalgsmøde Punktet udsat. c) Mjølnerparken - status for afdelingsbestyrelsen Intet nyt d) Mjølnerparken - status for udarbejdelse af udviklingsplan Udviklingsplanen behandles i TMU mandag den 27. maj, såfremt planen vedtages, sendes den til ministeriet med forbehold for BR s beslutning den 20. juni. e) Nyt fra - orientering fra møde Intet nyt f) Bestyrelsesseminar - program for seminar august 2019 g) Besigtigelsestur - program for tur 27. juni 2019 h) Sommermøde - program for sommermøde 13. september 2019 i) Retningslinjer for kontakt ml. ejendomskontor og bestyrelser - udarbejdelse af forslag j) Fornyelse af udlejningsaftale - status for ny udlejningsaftale til efter repræsentantskabsmødet. Formanden foreslog, at udkast til ny udlejningsaftale for BL s 1. kreds udarbejdes af det et lille udvalg bestående at medarbejdere fra boliggruppen og medlemmer fra bestyrelsen til efterfølgende godkendelse i bestyrelsen. CVR er administreret af Stationsparken Glostrup Tif vnvw.bo-vest.dk bo-vest@bo-vest.dk

5 1425 k) Introkursus for nyvalgte i bestyrelser - evaluering af introkursus for nye bestyrelsesmedlemmer 2018/2019 l) Bestyrelsens indsigt i regnskab og udgifter mv. Er taget under beslutningspunkt 5f m) Gebyrfri opskrivning på oprykningsventeliste - bilag fremsendt Der var enig om gebyrfri opskrivning på oprykningsventelisten til beboere i Mjølnerparken, således at de får fortrinsret til overtagelse af en anden ledig bolig i boligorganisationen jf. udlejningsbekendtgørelsen 2, stk Nyt fra administrationen a) Honorering i byggesager - Bilag fremsendt tidligere fremsendt 23. maj Ingen bemærkninger. b) Status for migrering til Der er sket forbedringer i betjening af kunderne i Boliggruppen. Og man er nu nede på en gennemsnitlig ventetid på under 10 min. For at bringe dette yderligere ned placeres endnu flere medarbejder pr. 27/5 i Tronf - telefon og personlig betjening. Der er fortsat fokus på hurtig genudlejning og minimering af tomgang. Problemerne vedrører især Signalhuset, da udlejningen her går igennem CIU. Der arbejdes tillige på udskiftning af telefonsystemet, så f.eks. en call-back funktion kan etableres. c) Egenkapital - status for organisationens egenkapital, herunder egne punkter vedr. egenkapitalen (status på egen liste) Er under udarbejdelse. d) Status for Boliggruppen - status tomgangsleje, fraflytningssager og vaskeriafregninger Bilag fremsendt til sidste møde Punktet blev taget under pkt. 6b e) Orientering om aftale med Vindstød Bilag fremsendt til sidste møde Formanden oplyste, at der er en særlig udfordring i afdelinger med bimålere i forhold til fritvalg af el-leverandør. Disses søges løst. f) Vangehusvej - tilbagemelding fra afdelingsmøde Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 6. maj om tryghedsskabende tiltag. Der blev truffet en række beslutninger, dog uden at der blev brug for at trække på det af organisationsbestyrelsen bevilgede lån fra dispositionsfonden. g) Køkkener/Altaner - kollektiv råderet - status for sagen Punktet udskydes h) Beboerdemokratisk strategi - status for handlingsplan - bilag fremsendt til sidste møde Punktet blev udskudt i) Styringsdialogmøde - afholdelse af styringsdialogmøde (udskudt fra 30. nov.) Intet nyt fra kommunen. 8 Nyhedsbrev - Karen er på ferie 9 Eventuelt Intet 27/5-19 Referent: Troels Kristensen CVR er administreret af v/ww.bo-vest.dk bo-vest{g)bo-vest.dk