Offentligt udbud af praktisk hjælp og personlig pleje efter servicelovens 83 til hjemmeboende borgere i Fredensborg Kommune

Transkript

1 Offentligt udbud af praktisk hjælp og personlig pleje efter servicelovens 83 til hjemmeboende borgere i Fredensborg Kommune Udbudsbetingelser Efterår 2014

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbudssform Udbuddets omfang og afgrænsning udbudsmaterialets dokumenter Tilbudsgivers forhold Kontakt indtil tilbudsafgivelse Tilbudsgivers egnethed/udvælgelseskriterier Afgivelse af tilbud Forbehold Tildeling tildelingsbeslutning Øvrige forhold Annullation fortrolighed Konsortier og underleverandører Anvendelse af Virksomhedsoverdragelsesloven Side 2 af 13 sider

3 1. INDLEDNING Fredensborg Kommune ønsker at indgå to rammeaftaler på levering af praktisk hjælp og personlig pleje til hjemmeboende borgere efter servicelovens 83 for en 4-årig periode med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år. Borgerne har efter servicelovens 83 og 91, stk. 2, ret til at vælge mellem minimum to leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje. Fredensborg Kommune ønsker at tilbyde borgerne valget mellem to private leverandører og den kommunale hjemmepleje. Fredensborg Kommune udsteder ikke fritvalgsbeviser. De to private leverandører findes via udbudsmodellen og rammeaftalerne tildeles to leverandører efter tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. Aktuelt har Fredensborg Kommune 10 private leverandører godkendt til levering af praktisk hjælp og 3 private leverandører godkendt til levering af personlig pleje. Det er kommunens erfaring, at borgerne har svært ved at vælge blandt det store antal leverandører, der konstant har ændret sig, hvilket også har medført en øget administration i forbindelse med godkendelse, opfølgning, kvalitetssikring og kommunikation generelt. I december 2013 var der 633 borgere, som modtog hjælp fra private leverandører. Fredensborg Kommune ønsker med dette udbud at styrke både det forebyggende- og rehabiliterende sigte, hvorfor al hjælp og støtte forventes baseret på at fastholde og udvikle den enkeltes færdigheder samt forebygge funktionstab ved tidlig indsats. Fokus er således på størst mulig selvhjulpenhed og selvbestemmelse. 2. UDBUDSSFORM Opgaver vedrørende praktisk hjælp og personlig pleje til borgere i eget hjem er omfattet af EU s udbudsdirektiv Bilag II B, hvorfor udbuddet alene gennemføres i overensstemmelse med direktivets artikel 23 og 35, stk. 4. Udbuddet er således ikke underlagt de øvrige bestemmelser, som følger af Udbudsdirektivet, ligesom rammeaftalen heller ikke er undergivet annonceringspligt i medfør af tilbudsloven. Henvisninger i dokumenterne til udbud, udbudsmaterialet eller lignende skal dermed ikke forstås således, at processen er underlagt udbudsdirektivet og/eller tilbudsloven. Udbuddet er alene underlagt de procedurebestemmelser, som følger af dette dokument. Idet det ikke kan udelukkes, at rammeaftalen har grænseoverskridende interesse, gennemføres udbuddet som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbuddet er annonceret på udbud.dk og på Mercell. Tilbudsgivere skal afgive tilbud ad to omgange. Første tilbud, der afgives uden priser, efterfølges af et individuelt dialogmøde med henblik på afklaring og optimering af det afgivne tilbud. Andet tilbud, der afgives med priser, er genstand for tilbudsevalueringen. Udbudsmodellen indebærer, at der kan indgås rammeaftaler med forskellige priser for de to private leverandører, og at den kommunale hjemmepleje leverer til en tredje pris. 3. UDBUDDETS OMFANG OG AFGRÆNSNING Udbuddet omfatter levering af praktisk hjælp og personlig pleje til hjemmeboende borgere efter servicelovens 83. Følgende ydelser er omfattet af udbuddet: Praktisk hjælp i dagtimer på hverdage Personlig hjælp og pleje i dag- og aftentimer på alle dage Omsorgstimer Trænende hjemmehjælp Bistand ved nødkald Kontrol af nødkald Ansøgning om hjælpemidler Side 3 af 13 sider

4 Følgende ydelser er ikke i første omgang omfattet af udbuddet, men tilbudsgiver skal være indstillet på at kunne varetage disse opgaver på sigt: Uddelegerede sygeplejeydelser Varetagelse af uddannelse af elever og praktikanter under social- og sundhedsuddannelsen Følgende ydelser er ikke omfattet af udbuddet: Personlig hjælp og pleje i nattetimer på alle dage Aflastning og afløsning Madservice Indkøb Tøjvask Nedenstående tabeller skitserer omfanget og fordelingen af de udbudte ydelser: Praktisk hjælp og personlig pleje efter servicelovens 83 - Fordelt på ydelser i 2013 Praktisk hjælp Personlig pleje I alt Antal visiterede timer, i alt Antal visiterede timer, private leverandører Afregning i DKK 1.000, i alt Afregning i DKK 1.000, private leverandører Fredensborg Kommune består af 4 bysamfund og et stort landområde med en række små landsbyer, hvor Karlebo er den største. Nedenstående tabel skitserer fordelingen af de udbudte ydelser på bysamfundene og de omkringliggende områder: Praktisk hjælp og personlig pleje efter servicelovens 83 - Fordelt på ydelse og bysamfund* i 2013 Praktisk hjælp Personlig pleje Kokkedal Nivå Humlebæk Fredensborg Kokkedal Nivå Humlebæk Fredensborg Antal visiterede timer, i alt Antal visiterede timer, private leverandører Afregning i DKK 1.000, i alt Afregning i DKK 1.000, private leverandører *: Bysamfundene udgør områderne omkring byerne Til fordelingen er visiterede timer og afregnet beløb er benyttet den relative fordeling af visiterede timer og afregnede beløb for december måned 2013 Nedenstående tabel skitserer befolkningsudviklingen: Befolkningsudvikling i Fredensborg Kommune * 2016** 2019** 2022** Antal Fordeling i Fordeling i Fordeling i Fordeling i Antal Antal Antal procent procent procent procent Indbyggere i alt ,0% ,0% ,0% ,0% -heraf år ,1% ,4% ,6% ,3% -heraf år ,1% ,4% ,8% ,5% -heraf 90+ år 232 0,6% 279 0,7% 332 0,8% 346 0,9% -i alt 67+ år ,8% ,5% ,3% ,6% *: Faktiske tal **: Estimerede tal Alle borgere, som efter udbuddet skal skifte leverandør, får umiddelbart efter indgåelsen af rammeaftalen besked om at foretage et fornyet valg af leverandør. Fredensborg Kommune sørger for information til og eventuel dialog med borgerne. Alle borgere, som efter udbuddet kan skifte leverandør, får inden for ét år efter indgåelsen af rammeaftalen besked om at foretage et fornyet valg af leverandør. Fredensborg Kommune sørger for information til og dialog Side 4 af 13 sider

5 med borgerne i forbindelse med revisitering. Derudover kan borgerne til enhver tid på eget initiativ efter annoncering i dagspresse og på kommunens hjemmeside skifte leverandør. Alle nye borgere, som visiteres til praktisk hjælp og/eller personlig pleje efter indgåelsen af rammeaftalerne, får tilbud om valg mellem de to private leverandører og den kommunale hjemmepleje. Leverandørerne må ikke selv tage kontakt til borgere for at opmuntre til eller initiere leverandørskifte. Da borgerne til alle tider har frit valg mellem leverandørerne, kan Fredensborg Kommune ikke garantere en minimumsomsætning for de vindende leverandører. 4. UDBUDSMATERIALETS DOKUMENTER Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Bilag 1, Præsentation af tilbudsgivers virksomhed Bilag 2, Tro- og loveerklæring vedr. udelukkelsesgrunde, gæld til det offentlige samt arbejdsforhold Bilag 3, Erklæring vedr. tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen Bilag 4, Referenceliste Bilag 5, Uddannelse og erfaringer Bilag 6, Tilbudspriser Bilag 7, Tilbudsskema Bilag 8, Erklæring om fælles befuldmægtiget ved konsortie Bilag 9, Tilbudsgivers brug af underleverandører Bilag 10, Kravspecifikation Bilag 11, Kvalitetsstandard for rengøring Bilag 12, Kvalitetsstandard for personlig pleje Bilag 13, Kvalitetsstandard for omsorgstime Bilag 14, Kvalitetsstandard for tøjvask Bilag 15, Kvalitetsstandard for mindre opgaver Bilag 16, Kvalitetsstandard for indkøbsordning Bilag 17, Ydelsespakker Bilag 18, Triage Bilag 19, Ændringsskema Bilag 20, Dit hjem er også en arbejdsplads Bilag 21, Implementeringsplan Bilag 22, Rygepolitik Bilag 23, Udkast til rammeaftale Bilag 24, Anfordringsgaranti Bilag 25, It-sikkerheds-håndbog Bilag 26, Praktikbestemmelser for elever under social- og sundhedsuddannelsen Bilag 27, Case 1 Bilag 28, Case 2 Bilag 29, Case 3 Bilag 30, Tjekliste og bilagsoversigt Det samlede udbudsmateriale indeholder en række krav, som forudsættes opfyldt ved tilbudsafgivelsen. Bilagene skal udfyldes i overensstemmelse med bilagenes tekst, mindstekrav, krav og ønsker, og vil udgøre en del af tilbuddet. Se bilag 30 for overblik over hvilke bilag, der skal udfyldes og afleveres. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at bilagene er besvaret korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i den endelige tilbudsvurdering. Side 5 af 13 sider

6 Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt Rammeaftale En del af udbudsmaterialet er udkast til rammeaftale, som danner grundlag for indgåelse af aftale med de vindende tilbudsgivere. Tilbudsgiver opfordres til at gennemgå udkastet til rammeaftale nøje, og stille spørgsmål til eventuelle uklarheder, jf. afsnit. 6 i nærværende udbudsbetingelser. I rammeaftalen er anført de aftalemæssige vilkår, som gælder for udførelsen af opgaven, herunder bl.a. betaling, tidsfrister, mislighold og ansvar. Når rammeaftalen skal indgås, vil den blive suppleret med de konkrete oplysninger fra den vindende tilbudsgiver, herunder tilbudspriser. Valget af leverandører er ikke afsluttet, førend rammeaftalen er underskrevet af begge parter. 5. TILBUDSGIVERS FORHOLD Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Fredensborg Kommune. Personen, der underskriver og afgiver tilbud ifølge udbudsmaterialet, skal have fuldmagt og kompetence til at forestå dette. 6. KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger er tilgængeligt i Mercell, hvorigennem også al kommunikation med ordregiver skal ske. Spørgsmål skal stilles under fanen Kommunikation via Ny besked. Anonymiserede svar fra ordregiver kan ses under fanen Kommunikation / Ekstra Info efter, at ordregiver har publiceret svar. Fanen Ekstra Info vises først, når ordregiver har publiceret svar. Alle deltagere modtager varsling på deres eksterne mail, når der publiceres svar, eller der publiceres nye versioner af materialet. Tilbudsgiver skal afgive tilbud og uploade alle tilbudsdokumenter i Mercell, hvilket er omkostningsfrit for tilbudsgiver. Tre dage før tilbudsfristen udløber, vil du modtage en påmindelse på din . Spørgsmål omkring funktionaliteten i Mercell sendes til support.dk@mercell.com eller ring på Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål hertil således, at forbehold i videst muligt omfang kan undgås og således, at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af svar og eventuelt rettelsesblad. For at sikre at spørgsmål kan besvares inden for fristen, som er 6 dage før tilbudsfrist, bedes spørgsmål være Fredensborg Kommune i hænde senest den X. XXX 2014, så spørgsmål kan besvares senest den X. XXX Spørgsmål, der indkommer senere end den X. XXX 2014, vil blive forsøgt besvaret. 7. TILBUDSGIVERS EGNETHED/UDVÆLGELSESKRITERIER Fredensborg Kommune vil på baggrund af den nedenstående dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt tilbudsgiver, og såfremt den efterspurgte dokumentation mangler, eller tilbudsgiver vurderes ikke at være egnet til at varetage opgaven, kan Fredensborg Kommune se bort fra eller være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver skal kunne dokumentere at opfylde de angivne mindstekrav. Fredensborg Kommune forbeholder sig dog ret til undtagelsesvist at vurdere en tilbudsgiver som uegnet til at varetage opgaven, hvis kombinationen af tilbudsgivers dokumentation kan foranledige en begrundet tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan varetage opgaven uanset, at tilbudsgiver opfylder de angivne mindstekrav. Side 6 af 13 sider

7 7.1. Personlige forhold Tilbuddet bedes indeholde følgende dokumenter, som dokumentation for tilbudsgivers personlige forhold: Kort generel præsentation af tilbudsgivers virksomhed Udfyldes i bilag 1 Underskrevet tro- og love-erklæring om, at tilbudsgiver: o ikke opfylder nogle af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2 o ikke har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. o har taget hensyn til gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og bestemmelser om arbejdsforhold i øvrigt Udfyldes i bilag 2 Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium, bedes hver enkelt konsortiedeltager vedlægge en tro- og love-erklæring Såfremt tilbudsgiver henviser til andre juridiske enheders ressourcer, f.eks. et moderselskab, bedes tilbuddet desuden indeholde en erklæring fra den/de virksomhed(er), hvis ressourcer der henvises til. Erklæringen skal godtgøre, at tilbudsgiver virkelig råder over de nødvendige ressourcer og indeholde de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium, endvidere erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk direkte, og ubetinget hæftelse Udfyldes i bilag 8 Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører, endvidere angivelse af oplysninger om underleverandører Udfyldes i bilag Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbuddet bedes indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Underskrevet erklæring om tilbudsgivers regnskabstal, indeholdende følgende nøgletal og oplysninger: o Samlede omsætning for virksomheden o Resultat efter skat o Egenkapital o Totale aktiver o Soliditetsgrad o Forbehold for soliditetsgrad fra ekstern revisor o Negative ændringer siden udgange af seneste regnskabsår Alle nøgletal bedes som udgangspunkt oplyses for de seneste tre regnskabsår. Hvis det ikke er muligt, bedes nøgletallene oplyses for de tre seneste tilgængelig regnskabsår. Har en virksomhed eksisteret i mindre end tre år, bedes nøgletal oplyses for samtlige af virksomhedens tilgængelige regnskabsår Nøgletallenes rigtighed bedes bekræftet ved underskrift af den regnskabsansvarlige i virksomheden eller af ekstern revisor Udfyldes i bilag Teknisk kapacitet Tilbuddet bedes indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers tekniske egnethed: Referencer Liste over de betydeligste leverancer målt i omsætning ekskl. moms inden for området praktisk hjælp og personlig pleje i henhold til servicelovens 83, som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre år. Såfremt de angivne referencer indeholder andre ydelser end praktisk hjælp og personlig pleje i henhold til servicelovens 83, bedes disse andre ydelser være fratrukket i de angivne beløb Side 7 af 13 sider

8 Mindstekrav Udfyldes i bilag 4 Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium, udfyldes én samlet referenceliste for konsortiet Minimum én af de oplistede referencer skal inden for de seneste tre år udgøre en omsætning på minimum DKK 6 mio. ekskl. moms, når omsætningen for de tre år summeres eller summen af omsætningen for de tre seneste år på maksimum tre referencer skal udgøre minimum DKK 9 mio. ekskl. moms. Minimum én af de oplistede referencer skal omfatte levering af praktisk hjælp efter servicelovens 83 Minimum én af de oplistede referencer skal omfatte levering af personlig pleje i dag- og aftentimer efter servicelovens 83 Kontakt til kontaktpersoner fra kunder på referencelisten må ikke vise, at virksomheden væsentligt har misligholdt sin kontrakt(er), således at kontrakten er blevet hævet Erfaring i disponering og kommunikation via omsorgssystem samt erfaring med MedCom-standarder Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer Oplysninger om de generelle uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiver på tidspunktet for afgivelse af tilbud Udfyldes i bilag 5 Redegørelse for ledende medarbejderes uddannelse og erfaringer med relevans for levering af praktisk hjælp og personlig pleje på tidspunktet for afgivelse af tilbud. Det skal være angivet, hvilke ledere der har en sundhedsfaglig autorisation Udfyldes i bilag 5 Mindstekrav Der skal i den daglige ledelse være mindst én autoriseret sygeplejerske eller alternativt en læge Erfaring i levering af komplekse plejeopgaver Komplekse plejeopgaver defineres som opgaver hos borgere, hvor flere faggrupper og/eller instanser er inde over borgeren og/eller hvor borgeren har en mindre mestringsevne. Endvidere vil borgeren ofte have mange behov, som ofte ændrer sig og/eller er uforudsigelige Der skal i ledelsen være personer med mindst tre års erfaring på ledelsesniveau med levering af praktisk hjælp og personlig pleje jf. serviceloven eller lignende opgaver 8. AFGIVELSE AF TILBUD 8.1 Formkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Tilbud modtaget efter tilbudsfristen, i anden form end angivet eller på andre måder end gennem Mercell anses for værende ukonditionsmæssige og vil ikke blive taget med i vurderingen. 8.2 Tilbudsfrist Tilbud skal afgives to gange: Side 8 af 13 sider

9 Første tilbud skal indeholde alle oplysninger og bilag undtagen priser Se bilag 30 for tjekliste Andet tilbud skal indeholde alle oplysninger og bilag Se bilag 30 for tjekliste Tilbudsfristen er: Første tilbud X. XXX 2014 kl. XX:XX Andet tilbud X. XXX 2014 kl. XX:XX Det andet tilbud skal opfylde samtlige krav i det samlede udbudsmateriale, dvs. alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbudsgiver kan ikke senere kræve yderligere betaling for sine ydelser, end hvad der er angivet i tilbudslisten, dog jævnfør rammeaftalens bestemmelser om leverandørens eventuelle varetagelse af uddelegerede sygeplejeydelser. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.3 Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud, indtil endelig rammeaftale er underskrevet, dog maksimum 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb for andet tilbud. 8.4 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 8.5 Foreløbig tidsplan Aktivitet Offentliggørelse Tilbudsfrist for første tilbud Besked om tidspunkt for dialogmøder Dialogmøder Tilbudsfrist for andet tilbud Evaluering af tilbud Meddelelse om resultat Indgåelse af rammeaftale Opstart af rammeaftale Tidspunkt Uge XX Den X. XXX 201X Den X. XXX 201X Uge XX (cirka uge 7 fra offentliggørelse) Den X. XXX 201X Uge XX (cirka uge 5 fra dialogmøder) Uge XX Uge XX Den X. XXX 201X 8.6 Dialogmøder Efter første tilbud afholdes der individuelle dialogmøder med alle tilbudsgivere, som jf. udvælgelseskriterierne vurderes at være eller kunne være egnede til at varetage opgaven. Dialogmøderne har til formål at bidrage med afklaring af usikkerheder i det første tilbud med henblik på optimering af det andet tilbud. Dialogmøderne forventes afholdt på følgende tidspunkter: Xxxdag den X. XXX 201X om xxxmiddagen Xxxdag den X. XXX 201X om xxxmiddagen Xxxdag den X. XXX 201X om xxxmiddagen Xxxdag den X. XXX 201X om xxxmiddagen Xxxdag den X. XXX 201X om xxxmiddagen Xxxdag den X. XXX 201X om xxxmiddagen Side 9 af 13 sider

10 Dialogmøderne afholdes på Fredensborg Rådhus, Egevangen 3B, 2980 Kokkedal. Tilbudsgiver kan indtil tilbudsfristen for det første tilbud ønske en første og anden prioritet i forhold til ovenstående tidspunkter, som kommunen vil forsøge at efterkomme. Ønsker sendes via Mercell under fanen Kommunikation via Ny besked. Tilbudsgiver vil modtage besked om det endelige tidspunkt for dialogmøde efter tilbudsfristen for det første tilbud. Tilbudsgivere skal afgive tilbud ad to omgange. Første tilbud, der afgives uden priser, efterfølges af et individuelt dialogmøde med henblik på afklaring og optimering af det afgivne tilbud. Andet tilbud, der afgives med priser, er genstand for tilbudsevalueringen. 9. FORBEHOLD 9.1 Kommunens forbehold Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne. Kommunen tager forbehold for administrative og politiske ændringer, herunder budgetmæssige bevillinger, lovændringer m.v. Kommunen vil, indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af rammeaftale, således eksempelvis kunne annullere udbuddet, uden at tilbudsgiver kan afkræve erstatning herfor, og eventuelt genudbyde opgaven. Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der er dyrere end kommunens nuværende fritvalgspriser, jf. nedenstående: Ydelse Praktisk hjælp Dagtimer (8-17) på hverdage Personlig pleje Dagtimer (8-17) på hverdage Personlig pleje Aftentimer (17-23) på alle dage Personlig pleje Dagtimer (8-17) på øvrige dage Gældende fritvalgspriser per time i 2014 DKK eksklusive moms 348,00 380,00 443,00 443,00 Kommunen forbeholder sig også ret til at afvise tilbud, der er mere end 10 pct. dyrere end det billigste tilbud. Såfremt resultatet af udbuddet alene fører til valg af én leverandør (eksempelvis hvis der kun indkommer ét konditionsmæssigt tilbud, eller hvis næstbilligste tilbud er mere end 10 pct. dyrere end det billigste), forbeholder kommunen sig ret til alene at indgå kontrakt med én tilbudsgiver. 9.2 Tilbudsgivers forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og det endelige tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikation, bilag eller rammeaftaleudkast. Fredensborg Kommune er berettiget til at afvise ethvert endeligt tilbud med forbehold overfor udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold, eller forbehold, som kan prissættes med den fornødne sikkerhed. En eventuel prissætning af forbehold indregnes i tilbudsgivers samlede endelige tilbud før prissammenligning. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor endelige tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Side 10 af 13 sider

11 Selvom der ikke er tale om forbehold overfor mindstekrav i udbudsmaterialet, må tilbudsgiver ikke tage forbehold overfor grundlæggende udbudsbetingelser, hvis tilsidesættelsen vil bevirke, at Fredensborg Kommune indgår en aftale om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra det udbudte. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre årsagen til forbeholdet. Grundet konsekvenserne ved at tage forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret i udbudsprocessen ved at stille spørgsmål. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at beskrivelser i det endelige tilbud vil kunne konstateres som værende forbehold uagtet ordet forbehold ikke fremgår. Det afgørende er indholdet af beskrivelserne. 10. TILDELING Tildeling af rammeaftalen vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt/procentsats: 1. Pris 50 pct. 2. Kvalitet 35 pct. 3. Samarbejde og implementering 15 pct Nærmere om underkriteriet Pris De tilbudte priser skal angives i bilag 6, hvor det fremgår, hvordan tilbudssummen til brug for tilbudsevalueringen beregnes. Prisen vil således blive evalueret i forhold til den estimerede samlede pris på et år. Priser skal angives i danske kroner eksklusiv moms. Samtlige omkostninger skal være inkluderet i prisen. Kommunens betaling for de angivne ydelseskategorier, dækker den fulde pris for leverancer af praktisk og personlig hjælp, herunder alle udgifter forbundet med at opfylde udbudsgrundlagets krav. Det gælder også omkostninger til administration, efteruddannelse, kørsel og it m.v Nærmere om underkriteriet Kvalitet Kvalitet vil blive vurderet ud fra tilbudsgivers besvarelse af i bilag 7, hvor tilbudsgiver skal angive sit tilbud Nærmere om underkriteriet Samarbejde og implementering Samarbejde og implementering vil blive vurderet ud fra tilbudsgivers besvarelse af i bilag 7, hvor tilbudsgiver skal angive sit tilbud. 11. TILDELINGSBESLUTNING 11.1 Gennemgang af de indkomne endelige tilbud De endelige indkomne tilbud vil i første omgang blive gennemgået med henblik på at fastlægge, om hvert tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger. Hvad angår tilbud, som ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, vil disse kunne blive vurderet som ikke konditionsmæssige, og dermed ikke komme i betragtning. Det samme gælder tilbud, som Fredensborg Kommune, ud fra de afgivne oplysninger, vurderer ikke er kvalificeret til at løfte opgaven. Side 11 af 13 sider

12 Dernæst vil Fredensborg Kommune gennemgå tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetinger eller forbehold, der ikke kan prissættes. Hvis tilbuddet indeholder ovennævnte forbehold, vil tilbuddet ligeledes kunne blive afvist og kommer dermed ikke i betragtning. Når vurderingen af de endelige tilbuds konditionsmæssighed er gennemført, vil tilbuddene blive evalueret i henhold til tildelingskriteriet, jf. afsnit Evaluering af de indkomne endelige tilbud Ved evalueringen af de indkomne endelige tilbud, vil Fredensborg Kommune tildele point på en skala fra 0 10 på hver underkriterie, jf. afsnit 10. På underkriteriet Pris vurderes tilbuddene relativt, således at det samlede set billigste tilbud tildeles 10 point, mens de øvrige tilbud tildeles et relativt lavere antal point. På underkriterierne Kvalitet og Samarbejde og implementering vurderes tilbuddene absolut og dermed uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud på baggrund af de opstillede evalueringsparametre, og der tildeles 10 point, hvis tilbuddet fuldt ud lever op til Fredensborg Kommunes behov og ønsker. Der tildeles 0 point, hvis tilbuddet slet ikke lever op til Fredensborg Kommunes behov og ønsker, eller hvis evalueringsparametrene ikke er besvaret. Evalueringen foretages af et bedømmelsesudvalg bestående af fag- og udbudskyndige personer fra Fredensborg Kommune. I evalueringsprocessen forbeholder Fredensborg Kommune sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne Tildelingsbeslutning og tildeling af rammeaftale Efter endt evaluering vil samtlige berørte tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt blive skriftligt underrettet om, hvilke beslutninger Fredensborg Kommune har truffet. Underretning om tildelingsbeslutningen til den eller de vindende tilbudsgiver(e) er ikke et løfte om at ville indgå rammeaftale med tilbudsgiver, men alene underretning om at tilbudsgiver efter Fredensborg Kommunes vurdering har afgivet det mest økonomisk fordelagtige tilbud. Der er ingen rammeaftale eller løfte herom, før eventuel aftale er underskrevet af begge parter. Underretning om tildelingsbeslutning vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Fredensborg Kommunes underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i henhold til vedståelsesfristen. 12. ØVRIGE FORHOLD Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud er Fredensborg Kommune uvedkommende. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret. 13. ANNULLATION Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af rammeaftale, vil Fredensborg Kommune kunne annullere udbuddet, såfremt Fredensborg Kommune har saglig grund hertil. Side 12 af 13 sider

13 14. FORTROLIGHED Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, er omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Fredensborg Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Fredensborg Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at aktindsigt kan omfatte bl.a. den samlede pris, som tilbudsgiver byder ind med. Fredensborg Kommune er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Fredensborg Kommunes interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Fredensborg Kommune vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for Fredensborg Kommune under udbuddet, over for Fredensborg Kommune påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiver modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 15. KONSORTIER OG UNDERLEVERANDØRER Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Tilbudsgiver skal udfylde erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse, jf. bilag 8, såfremt det er et konsortium, der er tilbudsgiver. Den udfyldte erklæring skal fremsendes sammen med tilbuddet. Bemærk, at hver enkelt konsortiedeltager skal underskrive erklæringen. Endvidere skal hver enkelt konsortiedeltager fremsende tro- og loveerklæring, jf. bilag 2. Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til at afvise tilbudsgiver, såfremt der i et konsortium deltager en eller flere virksomheder fra andre tilbudsgivende konsortier, og såfremt det skønnes nødvendigt af hensyn til sikring af konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Tilbudsgiver skal udfylde erklæring om brug af underleverandører, jf. bilag 9, såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører. Den udfyldte erklæring skal fremsendes sammen med tilbuddet. Fredensborg Kommune forbeholder sig også ret til at afvise tilbudsgiver, såfremt en tilbudsgiver anvender samme underleverandør som andre tilbudsgivere, og såfremt det skønnes nødvendigt af hensyn til sikring af konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet. 16. ANVENDELSE AF VIRKSOMHEDSOVERDRAGELSESLOVEN Fredensborg Kommune kan ikke afvise, at Virksomhedsoverdragelsesloven vil finde anvendelse i forhold til overdragelse af kommunale medarbejdere til de(n) kommende leverandør(er). Virksomhedsoverdragelsesloven kan endvidere finde anvendelse mellem de nuværende private leverandører og de(n) kommende leverandør(er). Dette forhold vil være kommunen uvedkommende. Side 13 af 13 sider