ESDH og cloud computing

Transkript

1 < Agile metoder i it-baserede forretningsprojekter Vejledning om agil udvikling i den offentlige sektor IT- og Telestyrelsen har på opdrag fra K02-arbejdsgruppen udarbejdet en vejledning om anvendelse af agile metoder i udvikling af it-projekter. Formålet med vejledningen er at understøtte den offentlige sektors anvendelse af agile udviklingsmetoder i it-baserede forretningsprojekter. Håbet er, at vejledningen kan være med til at kvalificere beslutningsgrundlaget, når man står over for at skulle igangsætte et nyt it-udviklingsprojekt og ønsker at prøve kræfter med en alternativ projektstyringsmetode. Samtidig skulle vejledningen kunne understøtte indgåelse af kontrakter, som har en anden karakter end de traditionelle it-leverancekontrakter med fast pris, tid og ydelse. Baggrunden for udgivelsen af denne vejledning er, at der i de senere år har været talt og skrevet en hel del om styringen af offentlige it-udviklingsprojekter. Senest har rapporten fra Rigsrevisionen fra 2008 løftet sløret for nogle af de udfordringer, som styring af offentlige it-projekter møder. Der er således sat øget fokus på effekten af de it-investeringer, der gennemføres, og det har medført stigende krav til den måde, den offentlige sektor gennemfører it-udviklingsprojekter på. Anvendelse af agile udviklingsmetoder er et ledelsesmæssigt strategisk skifte, der kræver fokus, vilje, modenhed og indsats af den offentlige myndighed. Samtidigt skal man også have for øje, at leverandøren skal være i stand til at kunne levere et produkt uden at modtage en fuldstændig kravspecifikation fra starten af projektet. ESDH og cloud computing

2 ESDH og cloud computing - Analyse af ESDH leverandørers mulighed for og evne til at integrere til kontorpakker og mailklienter placeret i skyen (SaaS - cloud computing) Udgivet af: IT- & Telestyrelsen IT- & Telestyrelsen Holsteinsgade København Ø Publikationen kan hentes på IT- & Telestyrelsens Hjemmeside: Telefon: Fax:

3 ESDH og cloud computing Analyse af ESDH leverandørers mulighed for og evne til at integrere til kontorpakker og mailklienter placeret i skyen (SaaS - cloud computing) IT- & Telestyrelsen 10. februar 2011

4 Indhold > Kapitel 1: Executive summary 5 Kapitel 2: Metodisk tilgang 7 Indledning 7 Begrebsafklaring 7 Afgræsning af analysen 8 Metodisk tilgang 9 Kapitel 3: Funktionelle bindinger 10 Brugerflade 10 Typiske funktioner 10 Oplevede tekniske problemstillinger af brugerne 11 Anvendelse 12 Kapitel 4: Tekniske bindinger 13 Håndtering af dokumentet 13 Snitflade (API) 13 Anvendelse af dokumentformater 14 Svartider 14 Sikkerhed 14 Kapitel 5: Modenhed hos leverandørerne 16 ESDH leverandører 16 Cloud leverandører 18 Generelt 18 Kapitel 6: ESDH som service 20 Opmærksomhedspunkter 21

5 Kapitel 1: Executive summary > Rapporten analyserer funktionelle og tekniske bindinger samt modenhed for relationen mellem centrale ESDH systemer på det danske marked og leverandører af mailklient og kontorpakker leveret i skyen (cloud computing). Analysen tager afsæt i interview med seks ESDH leverandører og tre leverandører af mailapplikationer og kontorpakker i skyen, samt en kvalitativ vurdering af de enkelte løsninger i skyen. En central præmis for undersøgelsen er myndighedernes behov for at anvende et dedikeret ESDH system, hvad enten det er placeret lokalt eller placeret i skyen. Det skyldes, at lagring af et dokument ofte, ved anvendelse af de skybaserede løsninger, ses som en naturlig forlængelse af redigering af et dokument. Analysens udgangspunkt er, at det er økonomisk fordelagtigt for myndighederne at anvende services for mailklienter og kontorpakker i skyen. De forventes at være billigere end lokalt installerede løsninger og giver mulighed for at licenser udnyttes på en smartere måde, således at der alene betales for de anvendte licenser. Samtlige adspurgte leverandører peger på, at efterspørgslen efter denne type integration er meget begrænset i markedet. En række af ESDH leverandørerne har på eget initiativ undersøgt mulighederne for at etablere integrationer, og vurderer at det er muligt at etablere integration inden for en kort tidshorisont (1 år). Der eksisterer i dag ikke en kørende integration mellem et ESDH system og en mailklient eller kontorpakke leveret i skyen i den offentlige forvaltning. Samtidig er modenheden hos de involverede leverandører på et differentieret niveau. De funktionelle forskelle mellem sky- og klientbaserede applikationer vurderes at være mindst for mailklienter. Der er dog en markant forskel mellem mailklienten og kontorpakken. Mailklienterne vurderes til at have en markant højere modenhedsgrad end kontorpakkerne. Generelt integrerer ESDH leverandørerne primært til mailklienten og kontorpakken fra Microsoft Office, men kan i en række tilfælde levere integration til andre produkter, eksempelvis Open Office. Det betyder, at der skal igangsættes et detaljeret analysearbejde hos ESDH leverandørerne om de faktiske forhold omkring etablering af integrationer til mailklienter og kontorpakker, som tilbydes som services i skyen. Opsummerende bemærkninger for Cloud leverandørerne: - En af leverandørerne bidrager med funktionalitet, som nærmer sig den funktionalitet som brugeren har på en lokal installeret løsning. - En af leverandørerne er undervejs med et produkt og forventer både teknisk og funktionelt at forbedre dette over en kort tidshorisont. - En af leverandørerne har ikke et kørende produkt på markedet pt. - At mailklienterne er mere modne end kontorpakkerne. Opsummerende bemærkninger for ESDH leverandørerne: - Fire leverandører har gjort konkrete overvejelser omkring, hvordan det teknisk er muligt at anvende deres løsning i samspil med softwareprodukter leveret som services. 5

6 - Alle leverandørerne peger på en forringet oplevelse for brugerne, såfremt løsninger leveret som services i skyen anvendes i stedet for lokale løsninger. - Ingen af leverandørerne har kørende integrationer med software leveret som service. 6

7 Kapitel 2: Metodisk tilgang > Kapitlet indeholder en indledning, begrebsafklaring, analysens afgrænsninger, samt den anvendte metodiske tilgang for arbejdet med analysen. Indledning IT- og Telestyrelsen har som led i en samlet indsats på området for cloud computing etableret en analyse af ESDH leverandørernes muligheder for og evne til at integrere til mailklienter og kontorpakker placeret i skyen. Området vurderes som forholdsvist modent set i forhold til andre tilbudte ydelser i skyen og kan være med til at løfte det samlede fokus og incitament til at anvende cloud baserede løsninger, samt bidrage til den generelle udvikling af sags- og dokumenthåndtering i den offentlige sektor. Denne analyse fokuserer alene på: - Funktionelle bindinger - Tekniske bindinger - Leverandørernes modenhed Øvrige aspekter ved anvendelse af skybaserede løsninger håndteres af IT- og Telestyrelsen i andet regi. Udgangspunktet for analysen er hypotesen, at det er økonomisk fordelagtigt for myndighederne at anvende services for mailklienter og kontorpakker i skyen. De forventes at være billigere end lokalt installerede løsninger og giver mulighed for at afregne licenser på en smartere måde, således at der alene betales for de anvendte licenser. Begrebsafklaring De centrale begreber i analysen omfatter følgende: ESDH system Håndterer offentlige myndigheders dokumenter og sager ved hjælp af dokumentstyring, sagsstyring og arkivering. Funktionelle bindinger Beskriver de ændringer og/eller begrænsninger som brugeren oplever ved at skifte fra en softwareleverandør til en anden. Konkret kan der peges på ændringer i layout og funktionalitet. Integrationssoftware Software (eller programmatiske snitflader) som forbinder ESDH systemet med kontorpakken eller mailklienten. Kontorpakker Software til brug for kontoropgaver. Indeholder i udgangspunktet mulighed for tekstredigering, regneark og udarbejdelse af præsentationer. 7

8 Mailklient Software som håndterer afsendelse og modtagelse af en brugers elektroniske post. Software as a Service (SaaS) Beskriver standardiserede softwaretjenester som leveres via internettet (ofte omtalt i skyen ), hvilket betyder at brugeren ikke har applikationen til rådighed lokalt, når brugeren ikke er koblet op til internettet. Tekniske bindinger Omfatter de afhængighedsforhold (herunder anvendte standarder) som eksisterer mellem software (programmer), samt de muligheder der kan etableres for at mindske disse bindinger. Afgrænsning af analysen Analysen er baseret på en række afgrænsninger. Fokus i analysen ligger på de funktionelle og tekniske bindinger, der eksisterer for at kunne anvende ESDH systemer og mailklienter og kontorpakker i skyen. Udgangspunktet for de funktionelle og tekniske bindinger er illustreret i nedenstående model: API API ESDH system Integrationssoftware Software i skyen og lagring Database Temporær dokumentopbevaring (fildrev) Figur 1: Integrationsmodel Konteksten for cloud computing er kompleks og på den baggrund håndteres følgende områder i et andet regi. Juridisk afklaring De juridiske muligheder i forhold til anvendelsen af cloud computing håndteres i et samarbejde mellem IT- og Telestyrelsen og Kammeradvokaten. Dette arbejde er præsenteret i en selvstændig rapport. 8

9 Økonomisk vurdering Analysen indeholder ikke en overordnet økonomisk vurdering eller en egentlig business case for en myndighed ved at skifte fra en lokal mailklient eller kontorpakke til en service leveret i skyen. Drift og tilgængelighed Hvorvidt det rent drifts- og tilgængelighedsmæssigt er en fordel at anvende software som service indgår ikke som en del af nærværende analysen. Anskaffelsesmæssige vurderinger De anskaffelses- og styringsmæssige overvejelser bliver ikke gennemgået i analysen. Metodisk tilgang Med udgangspunkt i den beskrevne afgrænsning vurderes en række produkter og potentielle systemanvendelser gennem integrationer. Følgende ESDH leverandører har indgået i analysen: - cbrain - Ditmer - KMD - Scan-Jour - Software Innovation - Traen Samt følgende leverandører af software i form af en mailklient eller kontorpakke leveret som cloud computing: - Google - IBM - Microsoft Samtlige leverandører er interviewet om følgende forhold for anvendelse af deres eget produkt i samspil med enten en ESDH eller cloud computing leverandør. Fokus i de enkelte interview er holdt omkring følgende temaer: - Funktionelle bindinger Hvilke funktionelle begrænsninger eller muligheder vil brugeren opleve ved at anvende en mailklient eller kontorpakke i skyen kontra at anvende en lokalt installeret version. - Tekniske bindinger Hvilke tekniske begrænsninger eller muligheder eksisterer ved at anvende en mailklient eller kontorpakke i skyen kontra at anvende en lokalt installeret version. - Modenhed Hvilken modenhed vurderer de enkelte leverandører, at deres egen løsning har i forhold til at integrere med en ESDH/cloud computing leverandør af mailklienter og kontorpakker. Dertil kommer en kvalitativ vurdering af den software, som leverandørerne af mailklienter og kontorpakker i skyen præsenterer på nuværende tidspunkt. 9

10 Kapitel 3: Funktionelle bindinger > Redegørelsen for de funktionelle bindinger baserer sig på effekten af de tekniske bindinger over for den enkelte bruger. Der redegøres således både for de funktionelle begrænsninger, som brugeren oplever ved anvendelsen af softwaren, samt for de begrænsninger, som ikke umiddelbart er synlige i den brugerflade, der anvendes. Brugerflade De softwareløsninger i skyen, der indgår i undersøgelsen, indeholder ikke den funktionalitet, som brugeren oplever ved anvendelse af en lokal mailklient eller kontorpakke. Det pointeres, at mailklienterne er mest modne, hvor den mest almindelige funktionalitet er med, hvilket betyder at de formentlig kan anvendes før kontorpakkerne. Der er stor funktionalitetsmæssig forskel på softwareløsningerne i skyen. Det varierer fra en løsning, der er under planlægning, en der tilbyder begrænset funktionalitet, samt en der tilbyder de mest anvendte funktioner, som kendes fra en lokal installeret kontorpakke eller mailklient. 1 Typiske funktioner Afsnittet indeholder en række vurderinger af om de funktionelle operationer, der typisk gennemføres af en bruger i forvaltningen, kan gennemføres i de udbudte service-løsninger i skyen. I den forbindelse er det hensigtsmæssigt at vurdere to forløb, som et dokument kan indgå i. Forløb 1: Dokument oprettes i ESDH løsningen Dokumentet oprettes og sendes til redigering Dokumentet redigeres Dokumentet lagres i ESDH systemet Forløb 2: Dokument oprettes i cloud løsningen Dokumentet redigeres Dokumentet lagres Dokumentet oprettes i ESDH systemet 1 Dette forhold gælder også selv om det må forventes at en almindelig bruger ikke anvender fuld funktionalitet i de lokalt installerede mailklienter og kontorpakker. 10

11 Anvendelse af skabeloner Såfremt der tages udgangspunkt i forløb 1, er det muligt at anvende eksisterende skabeloner som om mailklienten eller kontorpakken var placeret lokalt. Det er tilsvarende muligt i en situation, hvor brugeren arbejder ud fra arbejdsgangen i forløb 2, hos en af leverandørerne i skyen. Kompleksiteten af skabelonanvendelsen afhænger dog af, hvordan den enkelte organisation håndterer sin skabelonanvendelse. Det gælder eksempelvis om der er tilgang til skabelonerne fra mailklienten/kontorpakken, fra ESDH systemet eller fra et 3. parts produkt, som anvendes til skabelonhåndtering. Anvendelse af metadata Tilsvarende anvendelsen af skabeloner er det muligt at trække på eksisterende ESDH metadata i dokumentproduktionen, såfremt forløb 1 anvendes. Anvendelse af makroer Det er i udgangspunktet ikke muligt at anvende den funktionalitet, som den enkelte organisation har bygget ind i mailklienten eller kontorpakken. Makroer understøttes ikke i de undersøgte sky-baserede kontorpakker. Håndtering af dokumentet efter endt redigering Det er muligt at anvende eksisterende funktionalitet som eksempelvis at gemme, sende og printe dokumentet efter endt redigering. Håndtering af brevflet Såfremt funktionaliteten til brevflet er placeret i ESDH løsningen bevares den eksisterende funktionalitet. Det er ikke muligt at anvende brevflet såfremt funktionaliteten er placeret i mailklienten eller kontorpakken. Se endvidere under anvendelse af makroer. Anvende data fra andre systemer Dette er enten ved at disse data trækkes inden dokumentet sendes til redigering i skyen eller ved anvendelse af integrationssoftware. Det betyder, at integrationer til eksempelvis CPR eller andre registre skal anvendes inden dokumentet sendes i redigering eller via en mekanisme der muliggør servicekald fra skyen. Oplevede tekniske problemstillinger hos brugerne Ofte er det vanskeligt for den enkelte bruger at vurdere, hvordan en problemstilling skyldes ESDH systemet og hvornår det skyldes software som ESDH systemet anvendes i samspil med. Det kan være problemstillinger omkring netværk, database, integration til registre, anvendelse af mail og kontorpakker mv. I dag eksisterer en smidig integration mellem anvendelsen af kontorpakker og ESDH systemer i den offentlige forvaltning. Især ved overgangen til anvendelsen af services i skyen, må der forventes en række udfordringer med at få integrationerne til service leverandørerne i skyen til at fungere på samme tilfredsstillende måde som i dag. De eksisterende integrationer med mailklienter og kontorpakker er således integrationer, som ESDH leverandørerne har anvendt ressourcer på at få til at fungere optimalt. 11

12 Anvendelse Hver gang en organisation skifter fra en software leverandør til en anden, må der forventes en implementerings- og omstillingsproces for brugerne. Mailklienter og kontorpakker har en de facto standard, hvilket kan betyde at brugerne vil opleve udskiftningen af disse typer software, som mere gennemgribende end andre udskiftninger. De organisationer der ønsker at anvende services leveret i skyen, skal vurdere om den ønskede funktionalitet lever op til organisationens minimumskrav, og vurdere de uddannelses- og implementeringsmæssige omkostninger. Det kræver digitalt lederskab at flytte brugerne til at anvende andre mailklienter og kontorpakker (og acceptere den begrænsede funktionalitet pt.). Tilsvarende kan der ved implementeringen af en ny ESDH løsning komme en periode med nedgang i produktiviteten, som følge af anvendelsen af de nye systemer. 12

13 Kapitel 4: Tekniske bindinger > Redegørelsen for de tekniske bindinger baserer sig på konkrete afhængigheder mellem de to typer af systemer, ESDH systemer og mailklient og kontorpakkeservices leveret i skyen. Håndtering af dokumentet Når de offentlige myndigheder i dag anvender dokumentredigering i relation til deres ESDH løsning, bevares forbindelsen mellem ESDH systemet og dokumentredigeringsværktøjet, såfremt redigeringen er opstartet fra ESDH systemet. Det er en væsentlig præmis som ændres, når dokumentredigeringen flyttes ud til applikationer i skyen. Her kan forbindelsen ikke opretholdes. Derfor er dokumentet i princippet taget ud af ESDH løsningen (checket ud), og kan alene lægges tilbage via en særskilt proces, hvor dokumentet efter endt redigering downloades til fx en intelligent folder på den lokale server, og efterfølgende genplaceres i arkivet. Håndtering af dokumentet bliver dermed asynkron fra det arbejde brugerne udfører i ESDH systemet, og dokumentet bliver først opdateret i ESDH løsningen, når brugeren afslutter redigeringen af dokumentet. Temporære versioner (back-up) af dokumentet forventes ligeledes opbevaret i skyen, så længe dokumentet redigeres af brugeren. ESDH leverandørerne vurderer generelt, at sikkerheden omkring håndtering af dokumentet forbedres. Mister brugeren forbindelse til internettet, vil det redigerede dokument kunne genfindes, når forbindelsen til mailklienten eller kontorpakken i skyen reetableres. De enkelte ESDH leverandører har divergerende opfattelser omkring kompleksiteten af dette forhold. På den ene side vurderes, at dette vil forringe brugeroplevelsen markant; på den anden side vurderes udfordringen som værende af mindre betydning. Dette forhold skyldes, at de enkelte services leveret i skyen i udgangspunktet ikke giver mulighed for at indbygge funktionalitet (som fx "gem lokalt") gennem deres API'er som det er muligt med de mailklienter og kontorpakker, som anvendes lokalt. Snitflade (API) Samtlige ESDH leverandører vurderer, at det pt. er vanskeligt at anvende snitflader på tilsvarende måde, som det kendes fra de eksisterende integrationer mellem mailklienter, kontorpakker og ESDH systemer. To af de tre leverandører af services i skyen har allerede eller forventer at kunne levere en integrationsplatform, som skal muliggøre integration mod forskellige udbydere af sky-baserede applikationer og få næsten de samme muligheder gennem etablerede snitflader, som kendes i dag. Det forventes dog, at en række af integrationerne skal genetableres for at kunne fungere med integrationsplatformen. De lokale installationer af mailklienter og kontorsoftware betragtes af ESDH leverandørerne i udgangspunktet som en udviklingsplatform, hvor der er et vist spillerum for at etablere en konkret integration. På den baggrund kan den enkelte ESDH kunde få bygget den funktionalitet ind, som de ønsker. 13

14 ESDH leverandørerne vurderer, at det vil være vanskeligt at etablere en integration til fagsystemer eller registre, som brugeren ønsker at tilgå mens dokumentet er i redigeringstilstand i skyen. Disse integrationsmuligheder kan i stedet etableres i forbindelse med oprettelse af dokumentet eller ved afslutningen af redigering af dokumentet. Anvendelse af dokumentformater Samtlige ESDH leverandører kan jf. allerede opstillede krav til Sag og dokumentområdet anvende standardiserede filformater som ODF og OOXML. En leverandør af kontorløsninger i skyen anvender dog ikke disse formater, men vurderer ikke, at det har betydning for anvendelsen af deres løsning. Editering af dokumenter i skyen foretages efter en konvertering i denne løsning. Dokumenterne skal efterfølgende konverteres tilbage til ODF/OOXML inden de bliver gemt i ESDH systemet. Denne gentagne konverteringsproces kan derfor vise sig at være problematisk Svartider Generelt vurderer ESDH leverandørerne, at der er risiko for at svartiderne vil øges ved håndtering af dokumenter ved anvendelse af serviceleverandører i skyen. Det understreges, at det ikke er baseret på anvendelse af de enkelte løsninger, men på deres generelle erfaringer med integrationer via webservices, samt det forhold at forbindelsen til ESDH databasen ikke kan forventes at blive bevaret under redigering af dokumentet. Sikkerhed Flere af ESDH leverandørerne vurderer, at der eksisterer nogle særligt vigtige sikkerhedsmæssige aspekter ved anvendelse af services i skyen. Det er en afgørende forudsætning at brugeridentifikation og autorisation (rettighedsstyring) skal synkroniseres ift. den lokale- og online adgang til dokumenter. Der skal være tale om et fælles domæne for dels at kunne holde styr på, hvem der har skrevet eller rettet dokumenter og lagt dem i skyen, dels at have mulighed for at journalisere disse oplysninger i ESDH. Dette vil kræve en integration af de ofte ESDH specifikke og meget detaljerede rettighedsstyringsmodeller, hvilket vurderes af de fleste ESDH leverandører til at være et ret svært, men ikke uoverkommeligt teknologisk problem. Leverandørerne af skybaserede kontorpakker giver nemlig mulighed for at mappe rettighederne gennem understøttelse af LDAP samt mulighed for at anvende forskellige single signon/føderation mekanismer. I forhold til at sikre autentificering og fortrolighed af kommunikation til og fra organisationen er der sikkerhedsmæssige implikationer ved at have mail-klienter 14

15 placeret hos eksterne leverandører, herunder implikationer af, at have certifikater installeret i et miljø uden for organisationens kontrol. For modtagelse og afsendelse af er det nødvendigt, at den sky-baserede mailklient har adgang til at hhv. dekryptere og kryptere / signere s. 15

16 Kapitel 5: Modenhed hos leverandørerne > Herunder opsummeres leverandørernes modenhed. For Cloud leverandørernes vedkommende: - En af leverandørerne bidrager med funktionalitet, som nærmer sig den funktionalitet som brugeren har på en lokal installeret løsning. - En af leverandørerne er undervejs med et produkt men forventer både teknisk og funktionelt at forbedre dette over en kort tidshorisont. - En af leverandørerne har ikke et kørende produkt på markedet pt. - At mailklienterne er mere modne end kontorpakkerne. For ESDH leverandørernes vedkommende: - Fire leverandører har gjort konkrete overvejelser omkring, hvordan det teknisk er muligt at anvende deres løsning i samspil med software produkter leveret som services. - Alle leverandørerne peger på en forringet funktionalitet og arbejdsgange for brugerne, når systemerne er placeret i skyen i stedet for lokalt fra brugerens eget miljø. - Ingen af leverandørerne har kørende integrationer med software leveret som service. ESDH leverandører Leverandørernes modenhed vurderes på en række parametre: Anvendelsesstatus, omkostninger og fremtidsperspektiver. Anvendelsesstatus Leverandørerne har generelt anvendt en integration til Officepakken fra Microsoft samt Outlook mailklienten. Samtidig har flere leverandører etableret en integration til OpenOffice men har haft meget begrænset efterspørgsel på denne. ESDH leverandørerne afventer på den baggrund at kunderne efterspørger anvendelse af services leveret i skyen. Den generelle forventning fra leverandørernes side er, at kunderne ønsker at se tiden an, indtil funktionaliteten er forbedret på de løsninger, der er til rådighed i dag, samt at de juridiske forhold på området er afklaret. Samtidig oplever ESDH leverandørerne, at kunderne generelt er tilfredse med den velfungerende og stabile integration, som de har til de produkter de anvender i dag som kontorpakker og mailklienter. Flere leverandører har modtaget henvendelser omkring muligheder for at anvende services i cloud på kontorpakke og mailområdet, men der er endnu ikke lavet konkrete aftaler. På baggrund af disse henvendelser har ESDH leverandørerne afprøvet muligheder i de eksisterende services for en mailklient og kontorpakke i skyen. I forlængelse heraf peger ESDH leverandørerne på, at det ikke pt. er attraktivt for dem at lave denne type integration. Det skal være kundedrevet ud fra en omkostningsbaseret synsvinkel at integrationerne skal etableres, ikke ud fra et funktionelt. Omkostninger og tidsplan Som pointeret under de funktionelle bindinger, forventer ESDH leverandørerne at integrationen mellem ESDH systemet og de services i skyen, som løsningen integreres 16

17 med, vil forringe brugeroplevelsen. Såfremt kundens business case samlet set giver et positivt resultat og kunderne efterspørger det, vil ESDH leverandørerne gerne etablere integration til andre løsninger end dem, der er installeret lokalt. Generelt vurderes omkostninger på leverandørsiden til at være begrænset. Leverandørerne mener i overvejende grad, at denne type af integration til mailklient og kontorpakke kan implementeres inden for et loft på 700 timer. Dertil skal lægges analysearbejde og test af løsningen. Kørende integrationer for kontorpakker vurderes mulige fra primo 2012, såfremt udviklingen fortsætter med samme takt som i dag. Dog vurderer enkelte leverandører, at vi skal frem til før det bliver muligt. Mailklienterne kan komme i drift medio 2011 såfremt det efterspørges og øvrige forudsætninger for at anvendelse af services i skyen er på plads 2. Alle leverandørerne vil inden for det kommende halve år vurdere potentialer og bindinger nærmere med henblik på at kunne indgå i dialog med kunderne omkring mulighederne ved at anvende software som service i relation til anvendelsen af deres ESDH system. Fremtidsperspektiver De enkelte ESDH leverandører vurderer ikke horisonten på denne type af integration, som nært forestående (dvs. inden for et år). Dels på grund af den begrænsede funktionalitet i de cloud baserede løsninger, dels på grund af de manglende muligheder for at etablere API er i de sky-baserede løsninger. Hovedparten af ESDH leverandører ser et fremtidsscenarie, hvor eksisterende API funktionalitet håndteres via integrationssoftware, så det kan fungere i det det nye setup. Det vurderes, at sky-baserede mailklienter er tættere på at kunne finde anvendelse end kontorpakkerne. Det skyldes ikke mindst, at nogle ESDH leverandører anvender eget mailhåndteringssystem i deres ESDH systemer, samt at det er muligt på serverniveau at dirigere indkomne mails direkte ind i ESDH løsningen. Forsendelsen kan foregå fra ESDH systemet på samme måde som ved oprettelsen af et dokument. De fleste ESDH leverandører integrerer dog deres løsninger til standard mailklienter. Open source kontorsoftware som er lokalt installeret, vurderer flere af leverandørerne at der er større sandsynlighed for at anvende på kort sigt. Mulighed for at anvende integration på klientniveau, stor funktionalitet og økonomiske besparelser angives som de store fordele ved dette scenarie. Leverandørerne forventer generelt, at der bygges generelle serviceløsninger, der kører i skyen og som ESDH systemerne eller andre systemer kan trække på via en ensartet snitflade. For at ESDH løsningerne kan anvende servicebaserede mailklienter og 2 Her afventes den juridiske vurdering af Cloud Computing. 17

18 kontorpakker, skal det gennem integrationssoftware for at kunne anvende den funktionalitet, som brugerne har til rådighed i dag. Cloud leverandører Leverandørernes modenhed vurderes på en række parametre: Anvendelsesstatus, omkostninger og fremtidsperspektiver. Anvendelsesstatus De tre leverandører har meget forskellige udgangspunkter. En leverandør har en kørende mailklient og en begrænset kontorpakke, en anden leverandør har ikke kørende services men forventer at have det medio 2011 og en tredje leverandør har både en mailklient og en kontorpakke kørende som services. Alle leverandørerne finder i udgangspunktet, at deres løsningsportefølje skal anvendes inklusiv deres håndtering af dokumenter med mulighed for lagring og samarbejde. Ingen af leverandørerne har i udgangspunktet sat deres løsning op til at kunne håndtere en lokal ESDH løsning med integration til udvalgte services som eksempelvis mailklient og kontorpakke. Alle mener dog at det er en mulighed. Supplerende kan anvendes en integrationssoftware, som er med til at sikre integrationen mellem ESDH systemet og de enkelte services. Omkostninger og tidsplan En af de tre leverandører er klar til at indgå i konkret dialog med ESDH leverandørerne om mulighederne for at lave integrationer. De enkelte services er i anvendelse i flere private organisationer. En anden leverandør kan indgå i konkret dialog omkring levering af en mailklient som en service. De afprøver for tiden en begrænset kontorpakke i skyen og forventer løbende at kunne tilføje funktionalitet til denne. Den tredje leverandør forventer at have kørende services på mailklienten og kontorpakken medio Ingen af de tre leverandører ønsker at vurdere integrationsomkostninger før de kender de konkrete snitflader fra ESDH leverandørerne. I udgangspunktet ønsker de alene at levere standardiserede services, og det videre arbejde skal ske hos ESDH leverandøren og i samarbejde med denne. Fremtidsperspektiver Alle leverandørerne kan, eller forventer at kunne, præsentere mulighed for at anvende API er i løbet af Det skal gøre det muligt at forbinde ESDH systemerne med services i skyen. Ingen af leverandørerne ville vurdere, hvordan det konkret skulle gøres. Generelt Afslutningsvist beskrives en række forhold som er gældende på tværs af ESDH leverandørerne og leverandørerne af software som service. Begge leverandørkategorier peger på, at det er uafklaret hvordan forholdet mellem de to parter kan reguleres. Der skal på den baggrund etableres en serviceaftale, som kan 18

19 håndtere samspillet mellem tre parter: den organisation der anvender softwaren og de to softwareleverandører. En konstruktion, hvor en del af porteføljen leveres som service er ikke i sig selv uprøvet, men vil være ny hos de fleste organisationer. Flere leverandører peger på, at det er en fordel at der kan etableres en serviceaftale modsat en situation, hvor der anvendes open source produkter. 19

20 Kapitel 6: ESDH som service > Generelt er vurderingen, at det som udgangspunkt er muligt at anvende ESDH løsningerne som selvstændige services i private clouds (skyer). En model hvor der leveres en fælles service til alle myndigheder ligger ikke lige for, da det rent opsætningsmæssigt ville kræve en ensartethed eller aftale mellem de offentlige myndigheder, som ikke er i dag. Dog vurderer leverandørerne, at det i højere grad vil være muligt at lægge driften af de enkelte ESDH systemer i en cloudbaseret løsning. Dette vil dog betyde, at der ikke købes software som en service, men i stedet infrastruktur som en service. For flere af leverandørerne vil det være en mulighed, ligesom det vil være muligt at lægge den enkelte medarbejders desktop ud som en service. Dette vil stille krav til ESDH leverandørerne og deres samarbejdspartnere. At ESDH løsningerne ikke allerede kører som (lokale) services i skyen, vurderes af leverandørerne snarere at skyldes den eksisterende it-arkitektur, samt juridiske og organisatoriske barrierer hos myndighederne, end det skyldes begrænsninger i teknologien. 20

21 Opmærksomhedspunkter > På baggrund af analysen peges på følgende opmærksomhedspunkter for den kommende bruger af mailklienter og kontorpakker leveret i skyen i samspil med en eksisterende ESDH løsning. Business case Gennemfør en business case der sikrer, at både besparelses- og omkostningssiden er baseret på et validt grundlag og så vidt muligt baserer sig på afprøvet teknologi. Juridisk vurdering Vær opmærksom på hvorvidt løsningen i skyen lever op til gældende juridiske krav på området, så organisationen sikrer sig, at dokumenterne håndteres på lovgivnings- og sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde. Funktionelle muligheder Tag bestik af de funktionelle muligheder i den løsning der overvejes. Er organisationen indstillet på at anvende de implementeringsmæssige ressourcer, der skal til for at brugerne kan anvende de nye værktøjer? Etablering af PoC For at vurdere den faktiske betydning af eksisterende funktionelle og tekniske bindinger og ikke mindst bringe integrationen af løsningerne til et højere modenhedsniveau, kan etableres et proof of concept for at vurdere rækkevidden af udfordringer og muligheder, der er beskrevet i analysen. Leverandørbilledet Andre alternativer end de tre valgte leverandører kan undersøges nærmere både med hensyn til funktionalitet og tekniske bindinger. Det er tænkeligt at andre leverandører som Zoho kan vise sig at levere en bedre ydelse. Andre potentialer i skyen end mailklient og kontorpakker ESDH leverandørerne peger på et tilsvarende potentiale ved at etablere mere enkeltstående services i skyen, som ESDH systemerne kan trække på. Eksempelvis aflevering til Statens Arkiver eller modtagelse af registeroplysninger. Udviklingsveje Udviklingen på dette område kan bevæge sig i flere retninger, da der pt. ikke er en egentlig ny trend på vej. Følgende mulige udviklingsveje bør overvejes: - Anvendelse af open source software som anvendes lokalt. Ledsaget af en supportaftale og konfigureret til kunden. - Anvendelse af open source software som service i skyen. - Anvendelse af mailklient og kontorpakke som en integreret del af ESDH løsningen. Vurdere kørende løsninger 21

22 En af cloudleverandørerne peger på, at der findes kørende løsninger i udlandet, som kan vurderes nærmere med henblik på, om de kan finde anvendelse i en dansk forvaltningskontekst. 22

23

24 <