Referat fra Organisationsbestyrelsesmøde i Vivabolig

Transkript

1 Referat fra Organisationsbestyrelsesmøde i Vivabolig Mødested: Vesterbro 23 Mødetidspunkt: Torsdag den 5. november 2015 kl Tilstede: Fraværende: Referent: Frede Skrubbeltrang, Egon Jensen, Tina Holm, Pia Hornbæk, Christian Vestergaard, Eigil Stausholm, Steen Købsted, Lotte Bang og Lotte Langer Palle Christensen og Bjarne Olsen har meldt afbud Lotte Langer 1. Godkendelse af dagsorden Beskrivelse: Den udsendte dagsorden skal godkendes. Referat: Punkt 12 blev udsat til næste møde mandag den 7. december 2015, hvor Palle Christensen, som er ansvarlig for punktet, deltager. 2. Godkendelse af referat Beskrivelse: Referatet fra mødet onsdag den 7. oktober 2015 skal godkendes. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 1

2 3. Orientering fra formand og udvalg m.v. a) Formanden beretter om sit virke i boligorganisationen. Referat: Frede Skrubbeltrang har rundsendt orientering i punktform. Hertil var en uddybning omkring mødet torsdag den 29. oktober 2015, som var arrangeret af Landsforeningen Ligeværd, hvor produktionsskoler og boligorganisationer var inviteret til at debattere lovliggørelse af viceværters sociale serviceydelser som socialøkonomisk virksomhed - SØV. Det var et interessant møde og emne, som arbejdes videre med i forhold til blandt andet godkendelse hos fagforbund. Mødet var desværre dårligt besøgt, og kun Vivabolig, Lejrbo og Plus Bolig var repræsenteret som boligorganisationer. b) Udvalgene beretter om det arbejde, der er foretaget siden sidste møde Referat: Aktivitetsudvalg Da det er aftalt at holde julefrokosten efter nytår, er der god tid. c) Nyt fra kredsrepræsentantskabet Referat: - Der har været afviklet møde i henholdsvis kursusudvalg og kredsrepræsentantskab mandag den 28. september 2015, og næste møde afvikles onsdag den 25. november 2015 hos Bolig Hjørring. - I 2016 planlægger vi et kursus i boligengelsk, et grundkursus målrettet nye bestyrelsesmedlemmer og et kursus i socialøkonomisk virksomhed. Det sidste afvikles eventuelt som temamøde. - BL arbejder i øjeblikket med nogle specifikke fokuspunkter: 1. Forandringer sker i kredsen, og input imødekommes fra boligorganisationerne. 2. Opfordring til samarbejde med kommunerne om flygtningesituationen. 3. Sociale medier: Twitter bruges af BL betegnes som gode relationer. - Evaluering af Hjallerup Marked. Det er besluttet at springe over Hjallerup Marked i 2016, men Tech College Aalborg er interesseret i et fortsat samarbejde. - Der er afviklet weekend-konference den 2. og 3. oktober 2015 med 131 deltagere. - Onsdag den 10. februar 2016 eller onsdag den 9. marts 2016 vil der blive afviklet kredsmøde for organisationsbestyrelser og ledende medarbejdere. - I løbet af april måned 2016 vil der blive afviklet kredsvalg, hvor der blandt andet skal vælges en ny næstformand. Kredsen har peget på Bendix 2

3 . Jensen fra Boligselskabet Nordjylland. Eigil Stausholm vil gerne sidde en periode mere og er på valg igen. d) Nyt fra direktøren herunder direktionsrapport Referat: Kommentarer til direktionsrapporten: - I forhold til rykkerproceduren spurgte Christian Vestergaard til, hvorfor organisationens beboerrådgivere først involveres, når en beboer modtager rykker 2. Lotte Bang kunne fortælle, at der i praksis bliver skelnet mellem beboere, som tidligere har modtaget rykkere, og beboere som modtager en rykker første gang. Ved gengangere, hvor der tegner sig et mønster, vil beboerrådgiverne allerede blive involveret i forbindelse med rykker 1, mens de ikke involveres før rykker 2, når der er tale om første gang, en beboer betaler for sent. Beboerrådgiverne er også involverede i den forholdsvis lange tid der går, fra sagen er sendt til foged, og en udsættelse finder sted. Det er en procedure, der har fungeret godt og har genereret meget få udsættelser, så vi har ikke fundet anledning til at ændre på den. - Kærby Hvilehjem: Tina Kærup har kontakt til Aalborg Kommune i forhold til udfordringerne på Kærby Hvilehjem. Vi har ligeledes haft kontakt med Aalborg Kommune omkring enkelte af beboernes adfærd. - I Thomas Boss gade er der store problemer med utætheder og større sprækker i taget. En umiddelbar vurdering tyder på, det vil koste ca. kr at få skaderne udbedret, og Organisationsbestyrelsen kan forvente en ansøgning til Dispositionsfonden, da skaderne bør blive udbedret, før de forårsager endnu større skader på bygningen. - Tove Elisa Andersen og Frede Skrubbeltrang er inviteret til en rundvisning i forbindelse med Løvvang-projektet. Vi undersøger mulighederne for at etablere et multihus/samlingssted. - Vi er meget ærgerlige over, at vi ikke vandt konkurrencen om Demensplejehjemmet i Aalborg Øst. Vi forstår ikke kritikken i dommerbetænkningen. - ESL har indgivet et klageskrift, og vi kan forvente en voldgiftssag med et krav om en af retten fastsat bod, subsidiært tilbagebetaling af tillæg for de 9 medarbejdere, der er overflyttet fra ESL til Faglig Puls fra LO foreslår at afvise sagen. - AKU: Der har været holdt ekstraordinært repræsentantskabsmøde i AKU tirsdag den 3. november Aalborg Kommune har planer om at trække deres tilskud på kr. 1,3 mio. ud af det kommunale budget. Borgmester Thomas Kastrup har over for AKU givet udtryk for at ville finde pengene, såfremt der ikke kunne findes en ordning, men AKU har endnu ikke modtaget en skriftlig tilkendegivelse, hvorfor der naturligvis 3

4 hersker en del utryghed blandt personalet i AKU og i de forskellige organisationer. AKU afventer klar besked fra Aalborg Kommune. - Vi har i samarbejde med EUC Nord udviklet et udviklingsforløb for alle medarbejdere i Vivabolig. Alle medarbejdere kommer på et uddannelsesforløb, der strækker sig over 1-2 år, med opstart efter sommerferien Uddannelsen er udviklet og baseret på Vivaboligs specifikke behov og værdier og har tæt tilknytning til vores vision og strategi. De overordnede temaer er kommunikation, samarbejde og forretningsforståelse, og forløbet er bygget op med både fælles og individuelle moduler samt et lederforløb. Hver medarbejder kommer på 6-8 dages kursus og får udarbejdet en såkaldt DISC-profil en personlighedsprofil der sætter fokus på den enkelte medarbejders egne styrker og udviklingsområder og giver et indblik i, hvordan og hvorfor den enkelte medarbejder arbejder, handler og kommunikerer på en bestemt måde. - Lovgivningen er skærpet i forhold til personfølsomme data med virkning fra den 1. januar Det betyder blandt andet, at vi skal have ryddet op og kasseret gamle papirer med personfølsomme data på tidligere og nuværende beboere, og vi skal indhente samtykkeerklæringer fra alle medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer, hvis portrætfoto vi offentliggør. Datatilsynet kan udskrive ret store bøder, og det er vigtigt, vi får korrigeret i forhold til den nye lovgivning. - Vi har ansat Kristian Krogstrup som ny IT-supporter. Han starter mandag den 16. november 2015 og vil være tilknyttet Driftsafdelingen, men assistere hele organisationen i forhold til IT. Vi har allerede samlet en længere liste opgaver til Kristian og glæder os til, han starter. 4. Afdeling 3 Renoveringsarbejder/Helhedsplan Ansvarlig: Pia Hornbæk Beskrivelse: Der har været en række møder. En uvildig ingeniør har sammen med vores egen ingeniør fundet en løsning, som alle er enige om. Der foreligger nu en plan for, hvordan vi arbejder videre. Referat: Beboere og afdelingsbestyrelse har oplevet sig pressede og forbigået i processen i forbindelse med helhedsplanen i afdelingen. Lotte Bang er enig i, at processen har været problematisk og uhensigtsmæssig. Bestyrelsen debatterede, om det kunne være en mulighed at udarbejde en grundplan for kommunikationen i forbindelse helhedsplaner, som tages op før opstart og tilpasses det enkelte projekt. Pia Hornbæk nævnte følgende lærings- og fokuspunkter som væsentlige: 1) Der skal tages fat i spørgsmål, tvivl eller utilfredshed med det samme. 4

5 2) Vi skal sørge for, at uforståelig kommunikation fra rådgivere omsættes til sprog og kommunikation i øjenhøjde, så vi kommer misforståelser i forkøbet og forventningsafstemmer på et oplyst grundlag. 3) Vi skal lægge en strategi for processen. 4) Der skal være tæt dialog mellem Afdelingsbestyrelse og Administration gennem hele processen. 5) Tidspres er altid et problem, som skal tages højde for. 5. Nybyggeri - endelig godkendelse af anskaffelsessum Beskrivelse: Endelig godkendelse af anskaffelsessummen og dermed skema B på Forchhammersvej og Gundorfslund. Referat: Skema B på Forchhammersvej er godkendt med en anskaffelsessum på kr , og for servicedelen kr Skema B på Gundorfslund skal ændres fra et areal på 876 kvm til 949,5 kvm p.g.a. ændrede beregningsregler, hvilket også giver mulighed for en ændret anskaffelsessum fra kr til kr Temamøde Ansvarlig: Pia Hornbæk Beskrivelse: Evaluering af temamødet i Repræsentantskabet onsdag den 21. oktober Referat: Der har hele vejen rundt været rigtig fin feedback på temamødet i repræsentantskabet. Mange har oplevet det som forfriskende, involverende og produktivt og syntes godt om arbejdsformen med de konkrete arbejdsopgaver og værktøjer. Der var dog lidt for mange ting at forholde sig til på én gang i forhold til arbejdet med værktøjerne, som med fordel kan forenkles endnu mere. 7. Definition af næstformandens funktion Beskrivelse: Hvordan skal funktionen forstås, forvaltes og fungere i praksis i Vivabolig? Skal næstformanden forberedes og klædes på til at træde til som formand, og hvordan gør vi det? Referat: Bestyrelsen debatterede forskellige opfattelser af næstformandens funktion i forhold til på den ene side at fungere som assisterende og supplerende koordinator i samarbejde med formanden, og på den anden side strategisk at blive klædt på til at overtage formandsposten som en naturlig efterfølger. Næstformanden i Vivabolig har ikke flere beslutningsbeføjelser end de øvrige medlemmer af Organisationsbestyrelsen, hvorfor alle beslutninger træffes i fællesskab i Organisationsbestyrelsen, men næstformand og formand har en række yderligere arbejdsopgaver og deltager og repræsenterer Vivabolig i mange 5

6 forskellige sammenhænge. Bestyrelsen debatterede, om spørgsmålet om en eventuel definering af posten skulle tages op i Repræsentantskabet, hvilket Christian Vestergaard forklarede sker i praksis ved den årlige evaluering af bestyrelsesarbejdet. 8. Budget for Rengøringsafdelingen, Afdeling 21 Kærbyhvilehjem og Afdeling 6 Frejaparken og Annebergvej Beskrivelse: Godkendelse af budget for rengøringsafdeling for 2015 og 2016 samt afdeling 21 for Endvidere har vi lavet et nyt budget for 2016 for Frejaparken og Annebergvej med en fordeling af huslejestigningen efter indbyrdes værdi. Vedlagt er de 3 budgetter. Referat: Lotte Bang udleverede et kompendie med alle budgetter. - Rengøringsafdelingen 2015, revideret p.g.a. dobbelt udgift på husleje og afskrivning af indretning af nye lokaler: Et lille overskud i stedet for et underskud. Budgettet blev godkendt. - Rengøringsafdelingen 2016: Et lille overskud. Budgettet blev godkendt. - Afdeling 21 Kærby Hvilehjem: Vi ønsker ikke huslejen højere p.g.a den forestående helhedsplan og ombygning. Derfor er forslaget et budget med en 0% stigning. Budgettet blev godkendt. - Afdeling 6 Frejaparken og Annebergvej: Der holdes informationsmøde for beboerne i Frejaparken 2-36 onsdag den 11. november 2016, hvor en ny beregningsmodel baseret på individuel værdi vil blive fremlagt, hvorefter vi indkalder til ekstraordinært beboermøde for hele afdelingen. 9. Lån fra Dispositionsfonden Beskrivelse: Ansøgning fra afdeling 9 og 19 om lån fra Dispositionsfonden til energibesparende tiltag, som tilbagebetales med energibesparelsen over 5-10 år. Referat: Som udgangspunkt ser bestyrelsen med velvilje på ansøgningerne til miljøvenlige formål og vil gerne støtte det på et givet niveau. Derimod er der tvivl om løbetidens længde, og bestyrelsen afventer et forslag fra Søren Brobak Røge samt en debat om principperne for lånene til næste møde mandag den 7. december Profilering Beskrivelse: Opsummering af status på arbejdet. Referat: - Visions- og Profileringsudvalget havde møde onsdag den 4. november 2015 og arbejdede videre med de sidste input til kommunikatoren Villi, som Lotte Langer 6

7 leverede til Thomas Fedder torsdag den 5. november 2015 til en endelig færdigudvikling af figuren. Bestyrelsen besluttede at bevilge kr excl. moms til en Villi i fuld figur, som Lotte Langer bestiller hos Ibsens Fabrikker senest mandag den 9. november 2015, så den kan nå at komme med til Juletræsfesten lørdag den 12. december Thomas Fedders forslag til en app-skattejagt med trolden Villi vil koste ca. kr excl. moms at få udviklet, hvorefter hver enkelt afdeling kan få den tilpasset og etableret for ca. kr excl. moms. Ved eksempelvis 20 afdelinger, der ønsker skattejagten etableret, vil det betyde en omkostning pr. afdeling på ca. kr excl. moms. - Udvalgene arbejder på et Viva-cykelarrangement, der på sigt skal etableres i alle afdelinger, der ønsker det, og skal foregå henover foråret Egon Jensen tilbød Afdeling 10 som første afdeling, der tester arrangementet, da afdelingen også har en cykelkælder. Udviklingen af arrangementet er stadig i en opstartsfase, og udvalgene samler mange idéer og indhenter tilbud. Tirsdag den 10. november 2015 holder Lotte Langer møde med Thomas Fedder om både cykelarrangement og Villis videre liv, og får samtidig nogle priser. - Lotte Langer havde indhentet input fra forskellige fagpersoner til udvikling af en gennemgående, visuel identitet og skærpelse af Vivaboligs logo. Hun præsenterede et forslag hertil. Forslaget blev godkendt af bestyrelsen, og Lotte Langer vil nu arbejde på den sidste finpudsning sammen med Thomas Fedder, som har lovet feedback og rådgivning uden beregning. Herefter vil hun udarbejde skabeloner og begynde at anvende den visuelle identitet løbende i diverse materialer og dokumenter, når alle i organisationen har modtaget fyldestgørende opsummering og information. 11. Vision og strategi Beskrivelse: Opsummering af status på arbejdet og godkendelse af plan for færdiggørelse af projektet. Referat: Der kom mange gode input fra Visions- og Profileringsudvalg torsdag den 5. november Blandt de mange idéer var: - Kvalitetstjek på standarder af boligerne. - Tryghedsskabende miljø og foranstaltninger på udearealer. - Flere undersøgelser blandt beboerne i forhold til deres behov. - Et øget frit valg i forhold til eksempelvis farver, tapeter, stikdåser, badeværelser og køkkener. - Ekstra og særlige services, der om muligt er mere baseret på individuelle eller beboernes specifikke behov. - Samarbejde med AAU og de studerende i byen om udvikling af diverse tiltag og initiativer. 7

8 - Etablering af en grøn fond til støtte af store som små initiativer; solcellebaserede lade-stationer, tørresnore eller miljøvenlig delebil Vi forventer et endeligt forslag til strategi i starten af næste år, så vi kan fremlægge det for Repræsentantskabet. 12. Viva-rabatkort Ansvarlig: Palle Christensen Beskrivelse: Opfølgning på spørgeskemaundersøgelsen i Repræsentantskabet onsdag den 21. oktober Skal vi arbejde videre med rabatkort i Vivabolig, eller skal vi lade BoiAalborg arbejde med det? Referat: Punktet blev udsat til næste møde mandag den 7. december Resultatet af undersøgelsen er rundsendt sammen med en opsummering fra temamødet i repræsentantskabet onsdag den 21. oktober 2015, men de overordnede spørgsmål gav følgende resultat: 1. Synes du, Vivabolig skal formidle rabatordninger til beboerne? Ja: 20 Nej: Hvis ja: Skal vi arbejde på at gøre det gennem BoiAalborg, hvor vi til sammen har boliger? Ja: 16 Nej: 2 Blank: 2 Lotte Bang orienterede om, at der på næste BoiAalborgs bestyrelsesmøde vil blive fremlagt et forslag til emner og aftaler. 13. Dato for næste møde Beskrivelse: Næste møde er planlagt til mandag den 7. december Referat: Næste møde er den 7. december 2015, og Søren Brobak Røge deltager i mødet. 14. Punkter til kommende møder Beskrivelse: Foreslåede punkter til kommende møder: - Profilering - Skal vi profilere os mere, end vi gør og hvordan? Bybusreklamer, bannerreklamer, Vivabolig-biler, film, magasiner, brevpapir, kuverter, insiderreklamer, Facebook m.v. løbende punkt - Vision og strategi for Vivabolig 2015 løbende punkt 8

9 - Netværk og samarbejde med andre boligorganisationer og Kommunen. - Udvidet beboerservice - løbende punkt - Netværk og samarbejde med andre boligorganisationer og Kommunen - Service ud over det forventede Jan Kristensen - Lån fra Dispositionsfonden Debat om principper for bevillinger og oplæg fra Søren Brobak Røge - Viva-rabatkort Opfølgning på spørgeskema og næste skridt. 15. Eventuelt Beskrivelse: Alt kan diskuteres, intet kan besluttes Referat: Egon Jensen spurgte til, hvorfor det er så dyrt når ejendomsfunktionærerne skal aflevere affald på genbrugsstationen, når alle andre borgere kan komme af med deres gratis. Vi blev enige om at tage det med på styringsdialogmødet og evt. i boligudvalget. Frede Skrubbeltrang takkede for et godt møde og god ro og orden. Lotte Langer Referent Godkendt af bestyrelsen den 7. december 2015 Frede Skrubbeltrang Pia Hornbæk Christian Vestergaard Formand Næstformand Steen Købsted Tina Holm Egon Jensen Palle Christensen Eigil Stausholm Bjarne Olsen 9