GUIDE FYSISKE HELHEDSPLANER - RENOVERINGER, DER ER STØTTET AF LANDSBYGGEFONDEN

Transkript

1 Forord GUIDE FYSISKE HELHEDSPLANER - RENOVERINGER, DER ER STØTTET AF LANDSBYGGEFONDEN ALMENE BOLIGER 01

2 INDHOLD INTRODUKTION BAGGRUND PRÆKVALIFIKATION FREM TIL SKEMA A FREM TIL SKEMA B FREM TIL SKEMA C Forsidefoto: Bispeparken, Nordvest 02

3 Introduktion INTRODUKTION Denne guide er især henvendt til almene boligorganisationer, der overvejer eller er i gang med at udvikle en fysisk helhedsplan for en boligafdeling i København. De fysiske helhedsplaner er renoveringssager, der er støttet af Landsbyggefonden (almenboligloven 91). Formålet med guiden er at give et overblik over faserne i sagsbehandlingen og samarbejdet med Københavns Kommune. Bellahøjhusene, Brønshøj Bellahøjhusenes 28 punkthuse er placeret i et grønt område. Husene ligger forskudt fra hinanden, hvilket giver nogle flotte kig gennem bebyggelsen. 03

4 Baggrund BAGGRUND Københavns Kommunes rolle Enheden Almene Boliger i Teknik- og Miljøforvaltningen er de almene boligorganisationers primære indgang til Københavns Kommune. Når det gælder de fysiske helhedsplaner, skal Københavns Kommune bl.a.: Godkende helhedsplanernes indhold, omfang, økonomi og huslejekonsekvens Stille garanti for realkreditlånene og bidrage til en evt. kapitaltilførsel Godkende de valgte løsninger og evt. stille vilkår efter almenboligloven Kommunens krav til almene renoveringer Inden for almenboliglovens rammer skal Almene Boliger sikre, at projekterne bidrager til at opfylde Københavns Kommunes planer og politikker. I kan læse om kommunens intentioner og vilkår i Program for renovering, som kan downloades på renovering-af-almene-boliger Fire faser i processen Københavns Kommune opdeler sagsbehandlingen af fysiske helhedsplaner i fire overordnede faser: Prækvalifikation, skema A, skema B og skema C. På de følgende sider kan I læse om kommunens delprocesser og opgaver i forbindelse med jeres ansøgning om renoveringsstøtte, og I kan se, hvornår og hvordan I har kontakt til kommunen. Kontaktpersoner Hvis I ønsker en dialog med Almene Boliger, inden I udarbejder jeres ansøgning, kan I kontakte en af de to tovholdere for renoveringssager. Tovholderne kan svare på principielle spørgsmål men ikke foretage konkret sagsbehandling. Administrative og økonomiske emner: Anne Mette Friis Pedersen tlf mail: anmepe@tmf.kk.dk Arkitektoniske og tekniske emner: Ole Frederiksen tlf mail: bq20@tmf.kk.dk 04

5 Baggrund Bergthorasgade, Amager Direkte adgang til gårdrum fra stueetagen skaber visuel kontakt, en levende kantzone og øget tryghed. 05

6 Prækvalifikation PRÆKVALIFIKATION Før ansøgning til Landsbyggefonden Hvis I ønsker en indledende dialog om helhedsplanens indhold, før I udarbejder jeres ansøgning til Landsbyggefonden, kan I kontakte Almene Boligers tovholdere på renoveringssager (se kontaktoplysninger på side 4). Tovholderne kan besvare principielle spørgsmål og vurdere, om der er behov for en mere dybtgående dialog. De kan altså ikke foretage egentlig sagsbehandling eller godkende konkrete forslag. Frem til besigtigelsen Sagerne bliver typisk først bemandet, når Landsbyggefonden indkalder til besigtigelse. Almene Boliger tilknytter to sagsbehandlere til jeres renoveringsstøttesag: En administrativ sagsbehandler og en arkitektsagsbehandler. Den ene af disse vil fungere som projektleder og være jeres primære kontaktperson i kommunen. Besigtigelse De to sagsbehandlere forbereder sig umiddelbart inden besigtigelsen ved at gennemgå det fremsendte ansøgningsmateriale. De afklarer her, hvilke overordnede betingelser, kommunen vil stille for en prækvalifikation af sagen. Prækvalifikation Efter besigtigelsen vil I modtage en prækvalifikationsskrivelse, der redegør for kommunens betingelser det kan fx være, at bygningerne har særlig bevaringsværdi, der skal tages højde for i en facaderenovering, eller at der skal justeres på antallet af tilgængelighedsboliger. Prækvalifikationsskrivelsen udgør, sammen med jeres referat fra besigtigelsen, grundlaget for den videre udvikling af projektet. Sidst i prækvalifikationsskrivelsen vil der være en tjekliste over det materiale, der normalt skal afleveres som en del af en skema A-ansøgning. Konkrete vurderinger Når Københavns Kommune skal vurdere, om en helhedsplan er passende i indhold og omfang, sker det dels med afsæt i de politiske mål, som de almene renoveringer skal bidrage til at opfylde (se mere i pjecen Program for renovering ), dels på grundlag af de konkrete forhold i boligafdelingen. I én afdeling vil bevaringsværdig arkitektur være det vigtigste - i en anden vil det have særligt fokus at skabe tryghed eller bedre tilgængelighed for gangbesværede. 06

7 Prækvalifikation Gårdhave Hothers Plads, Nørrebro Gårdhaven på Nørrebro blev renoveret i 2014 og har i stedet for asfalt fået en grøn og frodig gårdhave med plads til leg, ophold og mulighed for fællesskaber. Samtidigt håndterer det nye gårdanlæg regnvandet lokalt i regnbede og langs stier. 07

8 Frem til skema A FREM TIL SKEMA A Plan for processen Efter prækvalifikationen udarbejder I sammen med kommunens projektleder en plan for forløbet frem mod skema A. I aftaler bl.a., hvilke temaer i helhedsplanen, der skal have særligt fokus, og I afstemmer forventninger til tidsplanen, fx hvornår beboerne skal stemme om helhedsplanen, hvornår skema A-ansøgningen skal indsendes til Almene Boliger, hvornår tilsagnet kan forventes osv. Dialogmøder På et eller flere dialogmøder drøftes helhedsplanen og de betingelser, kommunen har stillet i prækvalifikationen samt eventuelle spørgsmål til afklaring. Kommunen indkalder og udsender dagsorden til mødet og normalt er det jer som boligorganisation (evt. jeres rådgivere), der skriver referat. Relevant materiale skal fremsendes i god tid inden mødet af hensyn til forberedelse. Afklaring af helhedsplanens indhold Inden I sender den endelige helhedsplan til Landsbyggefonden for at få udarbejdet en finansieringsskitse meddeler Københavns Kommune, at tiltagene i helhedsplanen er afklaret. Dermed har I sikkerhed for, at planens indhold og omfang kan indstilles til politisk godkendelse. Finansieringsskitse og beboergodkendelse Når Landsbyggefondens finansieringsskitse er klar, kan det vise sig, at der er behov for at prioritere tiltagene i helhedsplanen for at nå en realistisk huslejekonsekvens. Hvis der er tale om markante ændringer af helhedsplanens indhold, bør I vende dette med sagsbehandlerne i kommunen, før I sender planen til afstemning hos beboerne og færdiggør jeres skema A-ansøgning herunder indberetning i BOSSINF. Skema A-ansøgning og politisk godkendelse Inden I kan få tilsagn, skal jeres skema A-ansøgning behandles i mindst to politiske udvalg (Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget) samt godkendes i Borgerrepræsentationen. Sagsbehandlerne i Almene Boliger gennemgår helhedsplanens indhold og økonomi og udarbejder en indstilling til politikerne. Skema A-tilsagn Når Borgerrepræsentationen har godkendt helhedsplanens indhold og økonomi, udarbejder kommunens sagsbehandlere et tilsagn, der er betinget af Landbyggefondens tilsagn. Tilsagnsdatoen registreres i BOSSINF. Landsbyggefonden udarbejder herefter deres endelige tilsagn. Den samlede proces fra skema A-ansøgning til skema A-tilsagn må forventes at vare ca. 6 måneder. 08

9 Frem til skema A Politisk godkendelse Fra I indsender jeres første ansøgning til Landsbyggefonden, til der foreligger et tilsagn, går der ofte flere år. I så langt et forløb kan der være truffet nye politiske beslutninger, der influerer på hvilket indhold, der kan godkendes i jeres helhedsplan. Sagsbehandlernes godkendelse af elementer i helhedsplanen vil altid være betinget af den politiske godkendelse. Fogedgården, Nørrebro Bebyggelsen, som er tegnet af Kay Fisker, er opført i gule, blødstrøgne mursten med vandrette og diagonale bånd af røde sten. 09

10 Frem til skema B FREM TIL SKEMA B Projektafklaring Undervejs i projekteringen af jeres fysiske helhedsplan kan der være behov for dialog for at afklare, hvad uforudsete forhold betyder for projektet og for udformningen af konkrete løsninger. Det er fortsat jeres kontaktpersoner i Almene Boliger, der er den primære indgang til kommunen. De vil inddrage byggesagsbehandlere i dialogen, når dette er relevant. Byggetilladelse Når byggeandragendet er klar, indsender I dette til byggesagsbehandling i Københavns Kommune via portalen Byg og Miljø. Byggeandragendet bliver overordnet behandlet i Center for Bygninger som alle andre byggesager, men Almene Boliger stiller særlige vilkår efter almenboligloven. Disse vil normalt være afklaret i dialogen inden byggesagsbehandling, hvis I har forelagt løsningerne for jeres sagsbehandler. Skema B-ansøgning og -tilsagn Når I har fået byggetilladelse, har afholdt entrepriseudbud og har et licitationsresultat, er I klar til at indsende skema B-ansøgning til Almene Boliger. Hvis licitationsresultatet overskrider budgettet i skema A, skal I have en dialog med både Landsbyggefonden og Københavns Kommune om eventuelle besparelser eller udvidelse af budgettet. Hvis budgettet overskrides eller projektet ændres væsentligt, kan der være behov for en fornyet politisk godkendelse i Borgerrepræsentationen, men ellers kan godkendelse ske administrativt af sagsbehandlerne i Almene Boliger. Byggetilladelse inden skema B Ud over, at de byggetekniske løsninger skal afstemmes med sagsbehandlerne i Almene Boliger inden skema B, skal I også have en byggetilladelse til projektet. Når myndighedsprojektet er klar, indsender I det til byggesagsbehandling via portalen Byg og Miljø ( 10

11 Frem til skema C FREM TIL SKEMA C Udførelse Når I har modtaget både byggetilladelse og skema B-tilsagn, kan arbejderne sættes i gang. Dog vil kommunen i nogle renoveringssager stille krav om, at I udfører en mock-up eller et prøvefelt, som skal godkendes inden byggestart. Husk at informere både Landsbyggefonden og kommunen om evt. ændringer i projektet undervejs. Kommunal garanti Kommunen garanterer for de realkreditlån, der skal finansiere renoveringsarbejderne. Garantibehovet afhænger af, hvor belånt ejendommen er i forvejen. Det er realkreditinstituttet, der beregner garantibehovet og beder kommunen stille garanti. Det iværksættes, når renoveringsarbejderne er ved at være gennemført. Teknik- og Miljøudvalget skal godkende, at garantien underskrives. Fra vi modtager ansøgning om garantistillelse til underskrift af garantien går der ca. 2-3 måneder. Byggeregnskab, ansøgning og tilsagn Når arbejderne er gennemført, laver boligorganisationen et regnskab over byggeriets udgifter og udarbejder en skema C-ansøgning til kommunen. Byggeregnskabet skal godkendes af sagsbehandlerne i Almene Boliger og i Landsbyggefonden, som også tager stilling til, om eventuelle merudgifter kan godkendes. Når det er sket, kan lejen fastsættes endeligt. Hvis der er optaget for store eller for små realkreditlån i sagen, skal de reguleres. Afsætningsregnskab Når den endelige anskaffelsessum godkendes ved skema C, er der mulighed for at afsætte et beløb til endnu ikke afholdte udgifter. Efter godkendt skema C har I seks måneder til at dokumentere, hvordan de afsatte beløb er anvendt også kaldet afsætningsregnskabet. Regnskabet sendes til kommunen, der tilser, at det er i overensstemmelse med det godkendte, hvorefter den endelige finansiering kan fastlægges. 1- og 5-årseftersyn Som en del af kommunens tilsynsrolle gennemgår Almene Boliger de rapporter, som Byggeskadefonden udarbejder i forbindelse med 1- og 5-årseftersyn. Hvis der er kritiske forhold, fx risiko for personskade, kan kommunen sanktionere, i yderste konsekvens med et påbud. Ændringer i projektet? Uforudsete forhold under udførelsen kan betyde, at der sker ændringer i projektet. Husk at ændringer, der medfører, at de vilkår, som kommunen har stillet til fx arkitektur eller byggematerialer, ikke kan overholdes, skal godkendes af kommunen inden de udføres. Ligeledes skal kommunen og Landsbyggefonden informeres om ændringer, der påvirker projektets økonomi. 11

12 UDGIVER Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Byens Udvikling 2019 LAYOUT TMF Design FOTO Københavns Kommune: forside, s. 03, 09 Anna Galmar, VEGA Landskab: s. 05 Troels Heien, Københavns Kommune: s. 07