Holbæk Kommune Økonomi

Transkript

1 BILAG I økonomiaftalen for 2013 blev det aftalt, at der i KL og Økonomi- og Indenrigsministeriet fremadrettet ville have fokus på administrationsudgifterne. Økonomi- og Indenrigsministeriet har derfor skabt et nyt nøgletal. Nøgletallet defineres som: Antal årsværk til administration og ledelse pr indbyggere Nøgletallet findes i to varianter en smal opgørelse og en bred opgørelse. I den smalle opgørelse beregnes antallet af årsværk, som: - Administrative støttefunktioner/sekretariatsbetjening - Strategisk ledelse (Direktion og ledelse) I den brede opgørelse beregnes antallet af årsværk, som: - Administrative støttefunktioner/sekretariatsbetjening - Administrative medarbejdere, der udfører myndighedsopgaver - Strategisk ledelse (Direktion og ledelse) - Decentrale ledere På baggrund af det nye nøgletal, samt KL-notat af 9. april, med dertilhørende nøgletal vises udviklingen i ledelse og administration i Holbæk Kommune i forhold til udviklingen på landsplan og i K4 (Slagelse, Køge, Næstved, Holbæk). De fire typer medarbejdere: - Administrative støttefunktioner/sekretariatsbetjening eller stabe mv. som typisk er kontorpersonale og akademikere ansat i f.eks. Borger- og organisationsservice, Strategi og Analyse, Økonomi, Kultur og fritid og ikke mindst i de decentrale enheder skoler, daginstitutioner, plejecentre mv. - Strategisk ledelse, som består af direktionen og de strategiske chefer - Decentral ledelse, som er ledere og andre uden højeste tjenestetid, typisk skole- og daginstitutionsledere, mellemledere på plejecentre mv. - Myndighedsmedarbejdere, som typisk er socialrådgivere, ingeniører, jobkonsulenter og psykologer, som er ansat i Arbejdsmarkedscenteret, Byg og plan, Teknik og miljø, Familiecenteret, Socialcenteret. I forbindelse med denne analyse konstateredes en uoverensstemmelse mellem antal ansatte i Næstved i årene 2010 til medio Vi har været i kontakt med Næstved, som oplyser at datafejlen skyldes overgang til nyt lønsystem i Vi har efter aftale med Næstved Kommune korrigeret for datafejlen. Side 1 af 10

2 Årsværk/1.000 indbyggere Årsværk/1.000 indb. Årsværk til administration og ledelse i Holbæk i forhold til landsgennemsnit Figur 1 viser, at Holbæk kommunes antal af chefer og administrative støttefunktioner har været stigende i årene , men at vi fortsat ligger under både K4 og landsgennemsnittet. Der er således ved udgangen af ,7 årsværk pr indbyggere i Holbæk, mod 8,3 årsværk/1.000 indbyggere i K4 og 8,1 årsværk/1.000 indbyggere på landsplan. Figur 1: Årsværk til administrative støttefunktioner og ledelse pr indbyggere (Smal opgørelse) 10,0 9,0 8,0 7,0 6,0 Hele landet K4 Holbæk I figur 2 inddrages de decentrale ledere og det myndighedsudøvende administrative personale i opgørelsen. Det ændrer dog ikke billedet nævneværdigt. Der er stadig tale om at Holbæk i hele perioden, har haft færre medarbejdere i forhold til, hvad man har på landsplan. Ved udgangen af 2012 er der således 15,0 årsværk/1.000 indbyggere i Holbæk mod 15,8 årsværk/1.000 indbyggere i K4 og 15,4 årsværk/indbygger på landsplan. Figur 2: Årsværk til administration og ledelse pr indbyggere (Bred opgørelse) 18,0 17,0 16,0 15,0 14,0 13,0 12,0 Hele landet K4 Holbæk Side 2 af 10

3 I begge figurer ses det at Holbæk er kendetegnet ved vækst af administrativt personale mens der på landsplan ses et fald. Nedenfor vises udviklingen i antallet af decentrale ledere. De fleste kommuner har nedsat antallet af decentrale ledere. På landsplan har man nedsat med 0,6 pct. point, mens vi i Holbæk og i K4 har nedsat andelen med 0,3 pct.-point. Figur 3: Udvikling i antallet af decentrale ledere 8,00% 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% U M U M U M U Holbæk K4 Landsgennemsnit Figur 4 viser, at kommunernes andel af myndighedsudøvende administrativt personale er vokset fra 2009 til 2012, hvilket blandt andet skyldes, at alle kommuner har overtaget tidligere statslige opgaver, som f.eks. forsikrede ledige og dermed fået mere personale. I Næstved og Køge ses et fald i medarbejdere ultimo 2012, hvilket kan hænge sammen med forberedelser til afgivelse af medarbejdere til Udbetaling Danmark. Figur 4: Udvikling i antallet af myndighedsudøvende administrativt ansatte 8,00% 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% U M U M U M U Holbæk K4 Landsgennemsnit Side 3 af 10

4 Årsværk/1.000 indbyggerel Holbæk Kommune får flere myndighedsudøvende administrativt ansatte i perioden. Fra at ligge lavest i 2009, med en andel under 3 pct. af medarbejderstaben slutter vi i 2012 på niveau med de øvrige - med knap 5 pct. af medarbejderstaben. En del af forklaringen er, at der i Holbæk har været stor fokus på at mindske udgifter til overførselsindkomster hvilket omvendt betyder at der bliver ansat flere personer i administrationen. Fordelingen af administrativt personale på: strategisk ledelse, decentrale ledere, administrativt personale og myndighedspersonale I Figur 3 dykker vi ned i årsværk pr. indbyggere i Holbæk, og ser hvor mange årsværk vi bruger på henholdsvis strategisk ledelse, decentrale ledere, administrative stabe og myndighedspersonale. Figuren viser to interessante tendenser. Dels at der har været et fald i årsværk, der beskæftiger sig med ledelse og dels at der har været vækst i antallet af administrative medarbejder, især medarbejdere der arbejder med myndighedsopgaver. Figur 5 udvikling i årsværk for grupper af medarbejdere 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 - Stabe mv. Strategisk ledelse Decentrale ledere Myndighedspersonale Sagt på en anden måde: 1. Antallet af personer i den strategiske ledelse har ligget konstant omkring 0,2 pr indbyggere, mens antallet af decentrale ledere er faldet fra 5,0 til 4,3 pr indbyggere. 2. Der er blevet flere administrativt ansatte medarbejdere. Myndighedspersonalet er vokset fra 1,9 til 3,0 pr indbyggere, mens antallet af stabsmedarbejdere er steget fra 6,8 til 7,4 pr indbyggere. Side 4 af 10

5 Væksten i myndighedspersonale skyldes dels lovændringer, hvor kommunerne blandt andet har overtaget administrationen af beskæftigede ledige. Dels at der fra Byrådets side har været fokus på at nedbringe udgifter til f.eks. førtidspension og socialt bedrageri efter devisen flere og tidligere opfølgninger, giver færre personer der modtager ydelser. Dermed spares der penge på f.eks. førtidspension, men det koster på administration. Herudover affødte KLK analysen i 2010, at der både blev ansat flere i myndighed på det specialiserede børneområde og flere i almindeligt, administrative stillinger. Hvad angår den øvrige vækst i administrativt personale skal væksten blandt andet findes i de politisk besluttede udviklingsopgaver/udviklingspuljer, som på sigt skal sikre innovation og effektive aktiviteter, men som på kort sigt anvendes til ansættelse af administrativt personale, til igangsættelse af udviklingen. Udvikling i ledelse og administration Holbæk i forhold til K4 (Slagelse, Køge, Næstved) I dette afsnit er fokus på udviklingen i den andel administration og ledelse fylder i forhold til andre medarbejdergrupper. Fra var Holbæk Kommunes andel af administrative medarbejdere mellem en og halvanden pct.-point under K4 og landsgennemsnittet. Ultimo 2012 ligger vi på niveau med K4. Figur 6 udvikling i decentral ledelse 16,00% 15,00% 14,00% 13,00% 12,00% 11,00% 10,00% 9,00% 8,00% U M U M U M U Holbæk K4 Landsgennemsnit I 2012 og 2013 brugte kommunerne mellem 12 og 13 pct. af den samlede arbejdsstyrke på administration og ledelse. I den brede definition, som indeholder både chefer, decentrale ledere og alle administrative medarbejdere, ses at Holbæk Kommune har haft en kraftig vækst fra Side 5 af 10

6 2009 til 2012, i forhold til de øvrige kommuner. I 2009 var vores andel omkring et pct.point under K4, mens vi i 2012 ligger 0,5 pct.point højere end K4. Figur 7 Udvikling i ledelse og administration bred definition 25,00% 24,00% 23,00% 22,00% 21,00% 20,00% 19,00% U M U M U M U Holbæk K4 Landsgennemsnit Årsagen til forskydningen er dels, at vi som udgangspunkt har haft en større andel decentrale ledere og vi har ikke mindsket andelen lige så meget som man har gjort i K4 og på landsplan (se figur 3). Dernæst at vi har øget antallet af myndighedspersonale mere, end man har gjort både i K4 og på landsplan (se figur 4). Når alle administrative medarbejdere og både strategisk ledelse og decentrale ledere samles udgør de mellem 23 og 24 pct. af den samlede medarbejderstab. Figur 8 viser udviklingen i årsværk for grupper af medarbejdere i Holbæk. Figuren underbygger de konklusioner, som de øvrige figurer har peget på, nemlig at: - Antallet af personer der løser myndighedsopgaver er steget voldsomt - Antallet af personer i stabsfunktioner mv. er steget en smule - Antallet af decentrale ledere er faldet - Antallet af strategisk ledelse er steget - Antallet af ikke-administrativt personale er faldet Side 6 af 10

7 Figur 8: Udvikling i årsværk for grupper af medarbejdere i Holbæk Kommune 180,0 160,0 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 Stabe mv. Strategisk ledelse Decentrale ledere Myndighedspersonale Ikke-administrativt personale Forklaringen på ovenstående er: - At faldet i andelen af ikke-administrativt personale, skyldes de mange effektiviseringer og besparelser, som har været iværksat i løbet af de seneste år. - At væksten i andelen af myndighedspersonale afspejler dels byrådets beslutninger om fokus på nedbringelse af overførselsindkomster, og beslutninger om at skabe en robust sagsbehandling på alle myndighedsområderne samt de opgaver som kommunerne har overtaget fra staten - At den vækst på administration blandt andet afspejler at der er afsat mange puljer til udvikling og udvikling begynder ofte på konto 6. - At udviklingen i antallet strategiske ledere og decentrale ledere afspejler de organisatoriske ændringer som Byrådet vedtog i 2010 på baggrund af KLK rapport og efterfølgende. Administration konteres ikke kun på konto 6, Administration og fællesudgifter I figur 8 vises en oversigt over hvor stor en del af kommunernes administration, som konteres på konto 6, og dermed indirekte hvor stor en del der konteres på andre områder. Som f.eks. skoleområdet, eller ældreområdet. Når det er interessant at opgøre, er det fordi forskelle i konteringspraksis og organisationsform har stor betydning for benchmark kommunerne imellem. Som eksempel kan nævnes at skolekonsulenterne i nogle kommuner sidder på rådhuset Side 7 af 10

8 (og dermed er en del af den centrale administration), mens de i andre kommuner sidder decentralt, på en af skolerne (og er en del af den decentrale administration, som løser centrale opgaver). I førstnævnte kommune vil udgifterne til og antallet af ansatte på konto 6 være højere end i den sidste kommune. Figur 8: Hvor stor en del af de administrative og ledelsesopgaverne ligger på konto 6 62,0% 60,0% 58,0% 56,0% 54,0% 52,0% 50,0% 48,0% jun-12 jul-12 aug-12 sep-12 okt-12 nov-12 dec-12 Holbæk På landsplan er det 54 pct. af de administrative udgifter, som ligger på konto 6, administration og fællesudgifter. I K4 ligger andelen på 53 pct. mens vi i Holbæk Kommune ved udgangen af 2012 har 60 pct. af vores administrative udgifter konteret på konto 6. Det betyder, at når vi sammenligner os med andre kommuner vil vi se relativt dyrere ud fordi vi har mere af vores administration liggende centralt. En simpel organisationsændring kunne nedbringe konto 6 om end ikke det faktiske antal ansatte, som arbejder med administration og ikke det beløb, som bruges på administration. K4 Landsgennemsnit Udgiftsbehov Figur 9 viser de objektive udgiftsbehov pr. indbygger, som bruges i forbindelse med beregning af tilskud. Både det socioøkonomiske udgiftsbehov og udgiftsbehov i alt. Udgiftsbehov henviser til hvor mange udgifter kommunen bør have, givet vores befolknings aldersmæssige og socioøkonomiske sammensætning. Eco nøgletal definerer tre typer af udgiftsbehov: det aldersbestemte, det socioøkonomiske og summen af de to, det samlede udgiftsbehov. Vores samlede udgiftsbehov ligger over landsgennemsnittet, hvilket skyldes at det aldersbestemte udgiftsbehov ligger mere over landsgennemsnittet, end det socioøkonomiske ligger under. Det betyder, at vores udgifter og antallet af ansatte, bør være lidt højere end andre kommuners. Hvis ikke det er tilfældet er det enten fordi vores serviceniveau er lavere eller vi er mere effektive. Side 8 af 10

9 I praksis har vi lidt færre ansatte pr. indbygger hvilket indikerer, at vi enten er mere effektive eller har et lavere serviceniveau. Køge og Næstved har udgiftsbehov under landsgennemsnittet. Slagelse ligger over landsgennemsnittet, mens Holbæk ligger næsten på niveau, men over landsgennemsnitte. Figur 9: Udgiftsbehov 120,0 115,0 110,0 105,0 100,0 95,0 90,0 Køge Holbæk Slagelse Næstved Hele landet Socioøk. udgiftsbehov pr. indb. (indeks) Udgiftsbehov i alt pr.indb. jan.2013 (indeks) Kilde: ECO Nøgletal 1.99 Samlede udgifter på konto 6, administration og fællesudgifter. Opgjort eksklusive lønpuljer, tjenestemandspension og interne forsikringspuljer Nedenfor ses de samlede budgetterede udgifter til løn til administration samt til fællesudgifter mv., dog undtaget lønpuljer mv. og undtaget puljen på 25 mio. kr. til imødegåelse af regnskabssanktion. (Data findes ikke i K4 regi, derfor har vi brugt ECO nøgletals sammenligningsgruppe ) Figur 9 Nettoudgifter pr. indbygger B2012 B2013 Kilde: ECO nøgletal 9.43 og beregning Holbæk Kommune Smln.gruppen Hele landet Figur 9 viser at Holbæk i 2009 brugte mindre på administration og fællesudgifter i forhold til andre kommuner. Fra 2009 er forbruget steget, så vi i budget 2012 og 2013 er på niveau med landsgennemsnittet. Side 9 af 10

10 I Holbæk brugte vi kr. pr. indbygger, mens man på landsplan brugte kr. pr. indbygger. I budget 2013 er disse beløb ændret til kr. for Holbæk og kr. for hele landet. Umiddelbart har vi altså et højere forbrug pr. indbygger end man har på landsplan, og man kan regne sig frem til, at vi ville kunne spare 6 mio. kr., hvis vi nedsatte vores udgifter pr. indbygger fra kr. til det landsgennemsnitlige beløb på kr. Omvendt ville vi skulle bruge 8 mio. kr. ekstra, hvis vi havde udgifter pr. indbyggere, på niveau med sammenligningskommunernes kr. Men fordi vores udgiftsbehov er højere end landsgennemsnittet, som figur 9 viser, så bør vi jo have udgifter, der er over gennemsnittet. Når vores budget er 8 mio. kr. lavere end sammenligningskommunerne som jo netop er sammenligningskommuner fordi deres udgiftsbehov mv. ligner vores, indikerer dette at vi rent faktisk fortsat har et serviceniveau der er under, eller på niveau med landets øvrige kommuner. Side 10 af 10