Bestyrelsesmøde - referat nr. 04

Transkript

1 Mødereferat nr. 04 Turismens Venner Hans Schacksvej Kerteminde Tlf sbr@visitkerteminde.dk Bestyrelsesmøde - referat nr. 04 Mandag den 7. maj kl på Kerteminde Turistbureau, Hans Schacksvej 5, 5300 Kerteminde Bestyrelse: Formand Else Møller (EM) em@kirsebaerfestival.dk Næstformand Jørgen Wind-Hansen (JWH) wind@mail.tele.dk Kasserer Charlotte Elwain (CE) kerteminderevision@stofanet.dk Bestyrelsesmedlem Dorte Frandsen (DFR) dfr@visitkerteminde.dk Bestyrelsesmedlem Niels Balsby (NB) balsbylene@gmail.com Suppleanter: Bestyrelsesmedlem supp. Irene Serop (IS) ireneserop@privat.dk Bestyrelsesmedlem supp. Bent Just (BJ) ib.just@webspeed.dk Revisor supp. Lars Ole Valsøe (LOV) a.rahbek.v@gmail.com Referent: Sanne Brigsted (SBR) sbr@visitkerteminde.dk Revisorer: Revisor Poul Løwe-Madsen (PLM) plm@mail.stofanet.dk Revisor Niels Steenfeldt (NS) niels.steenfeldt@gmail.com Inviterede gæster: - Sendes til: Alle medlemmer i Turismens Venner som har oplyst en adresse. 1

2 Deltagere: Else Møller, Jørgen Wind, Charlotte Elwain, Dorte Frandsen, og Irene Serop. Inviterede: - Afbud: Bent Just, Niels Balsby Referent: Sanne Brigsted Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. Baggrund: Dagsorden er godkendt af formanden og udsendt. Bilag: Dagsorden er udsendt sammen med mødeindkaldelsen (denne) Indstilling: Det indstilles at dagsorden godkendes. Konklusion: Dagsorden er godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 03 Baggrund: Referatet er godkendt af formanden og udsendt. Bilag: Referat er udsendt sammen med mødeindkaldelsen (nr. 3) Indstilling: Det indstilles at referatet godkendes. Konklusion: Referatet godkendes. 3. Konstituering Baggrund: Efter generalforsamlingen konstitueres foreningens bestyrelse, indenfor 14 dage. Indstilling: Konklusion: Formand: Else Møller Næstformand: Jørgen Wind Bestyrelsesmedlem: Dorte Frandsen Bestyrelsesmedlem: Niels Balsby B Suppleant: Bent Just B Suppleant: Irene Serop Kasserer: Charlotte Elwain Revisor: Poul Løwe Madsen Revisor: Niels Steenfeldt R. Suppleant: Lars Ole Valsøe 4. Møde kalender 12 mdr. (bestyrelsens mødekalender ) Baggrund: Mødeaktiviteterne for Turismens Venners bestyrelse bookes. 2

3 Indstilling: Det indstilles til at bestyrelsen i Turismens Venner fastsætter mødekalenderen til og med september Konklusion: 10. september, 12 kl afholdes ved Kerteminde Revision, ved siden af VKTM 04. december, 12 kl februar, 13 kl GENERALFORSAMLING onsdag den 10. april, 2013 kl NOTE: husk forplejning (let aftensmad) Konstituering sker efter generalforsamlingen 06. maj, 13 kl september, 13 kl SBR laver en mødeindkaldelse til alle via outlook. 5. Mødekalender for medlemmer og øvrige 2012 Lørdag den 26. maj Mandag den 4. juni Mandag den 17. september Mandag den 12. november Turismens Dag (EM + SBR) Rundvisning ved Langeskov Planteskole (HJJ+NB) Budget sendes pr. mail. Kjerteminde Avis og Fyens Stiftstidende (JW) Hvad kan aviserne tilbyde og hvad kan vi tilbyde Emne/sted ikke afklaret (HJJ + NB) Konklusion: Uanset opgaver og projekter hvor foreningen skal dække omkostningerne, skal der udarbejdes et budget, som skal fremlægges i bestyrelsen. Aktivitetsbudget som godkendes på bestyrelsesmøderne. Derudover fremsender arbejdsgruppen løbende en 6 mdr. plan for interne aktiviteter i Turismens Venner. Evt. invitationer fremsendes til arbejdsgruppen, som håndterer og besvarer disse. 6. Ny hjemmeside Baggrund: Turismens Venner har ikke som tidligere oplyst en intern webmaster, hvorfor der skal findes en ny løsning. Indstilling: Det indstilles til at Turismens Venner indgår en aftale med VisitKerteminde ifm. udarbejdelsen af en midlertidig basis hjemmeside, hvor de Adm. gruppedirektører og bestyrelsen skal levere alt indhold, kvalitetstjekket af Povl Mors. Konklusion: IBA involveres i den løbende udviklingsplan design og funktioner. Version 2.0. Ansvaret overdrages til VKTM indenfor en kr. nul tolerance frem til bestyrelsesmødet primo september, hvor der fremlægges et økonomisk oplæg til godkendelse. Indtil da vil vedligeholdelsen være begrænset på hjemmesiden. Arb. gruppedirektørerne har til ansvar for at indsende indhold til hjemmesiden løbende. 7. Økonomi Baggrund: Der er behov for afklaring og koordinering af hvorledes økonomiske spørgsmål skal håndteres, samt fakturering/opkrævning. 3

4 Bilag: Indstilling: Konklusion: Moms/ikke moms: på baggrund af møde med advokat BC blev det foreslået at der stiftes et driftsselskab under Turismens Venner, som bliver momsregisteret. Turismens Venner fortsættes med ikke at være momsregisteret. Ved denne struktur skal foreningen være sikker på, at der omsættes for mere end kr. samt der involveres en advokat i konstruktionen, inden etablering. Ved næste bestyrelsesmøde fremlægges et forslag til konstruktion. Kontingentopkrævning: SBR sender til Charlotte. Udsendes senest mandag den 14. maj. (140 medlemmer. ). Betalingsmulighed: bank eller via turistbureauet. Fra VKTM til kasseren i en kuvert. Fakturering indtil videre: VKTM agerer cashflow og udlægsvirksomhed. Grundlæggende oplysninger skal fremsendes til DFR. Transport: Statens takst ifm. frivilligt arbejde (ca. 2,8 kr. pr. km), skema udleveres hos CW, og afleveres samme sted. Skal godkendes af arb. gruppedirektørerne. Budget: udarbejdes ikke før 2013, idet grundlaget mangler. 8. Ansøgning om midler Baggrund: Arbejdsgrupperne sikre løbende at ansøge om midler til forskellige projekter. Indstilling: Orientering. Konklusion: Design og udvikling: Der er indgået en aftale med IBA om designoplæg om et VisitKerteminde fremstød, basseret på Turismens Venner og frivillighed. Der indgås en fortrolig aftale. Fundraising: Mia Brink har tilbudt sig til, at deltage i arbejdsgrupperne, hvor hun vil kunne bidrage med ansøgning til forskellige fonde. Købstadj. 4-5 fonde. Bådprojekt, togprojekt m.fl. er hun allerede involveret i. Kompetence: koble projekter sammen med de væsentlige fonde. Mia Brinks kontakt oplysninger overdrages til arbejdsgruppedirektørerne, som sikre kontakt/afstemning omkring opgaver/projekter. 9. Kystturisme Baggrund: Ajourførelse og opdatering fra DFR - ongoing Indstilling: Løbende orientering fra DFR Konklusion: Vi gør det af lyst og ikke af pligt. Frivilligt arbejde skal anerkendes og honoreres. Citat Fmd. Else Møller ved et internt kommunalt oplæg ifm. budget/økonomiforhandlinger. Der arbejdes på konkrete projekter, til glæde og gavn for frivilligheden i Kerteminde Kommune, som løbende bestyrelsen løbende orienteres om. Gadetog: Der kigges på en struktur omkring et Folkeaktieselskab. Bestyrelsen udarbejder et oplæg, som foreningen arbejder videre med i samarbejde med lokale interessenter. 4

5 Rekruttering/hvervemateriale/foredrag: Der er et behov for materiale, information og en foredragsholder ifm. arrangementer, åbninger, generalforsamlinger en talsperson. Konklusion: Jørgen Wind, Else Møller og Dorte Frandsen. (Irene Serop inviteres med) Frivilligt socialt arbejde hverveaktiviteter. Oplevelsesøkonomi i KEF: DFR sikrer. Munkebo: SBR laver en forespørgsel. Langeskov: SBR laver en forespørgsel. EM fremsender sin præsentation til DFR til koordinering. MING kick off: der foreligger en åbenstående invitation som der skal gøres brug af inden september Bestyrelsen vil indstille til, at foredraget og kick off finder sted/faciliterere ved Langeskov Planteskole. 10. Eventuelt Kerteminde snapsegruppe: lancere 2 snapse ved starten på Købstadsjubilæet en 7/ Porsesnaps og en hægsnaps. Fiskekassen med indhold kommer i Hjælp fra Turismens Venner: Foreningen er ikke til for, at blive misbrugt, men foreningen vil gerne hjælpe hvor det er to vejs. Aftale med Cityforeningen: Fmd. afklarer på baggrund af oplæg. Distribution: oplæg til Fmd. Nyhedsbrev: Der indstilles til at alle arbejdsgruppedirektører sikrer at Povl Mors løbende bliver orienteret om aktiviteter, opgaver, igangværende projekter og lanceret produkter/projekter. Det er Arb. gruppedirektørernes ansvar. Der annonceres ud til alle når aktuelt. Annoncering ang. Kirsebærfestival: EM sender en invitation ud. Næste møde er hos Kerteminde Revision. 5

6 Opfølgning inden kommende bestyrelsesmøde (10/9 2012) Bestyrelsens mødekalender Indkaldelse i outlook til hele bestyrelsen Sanne Brigsted Indkaldelse til bestyrelsesmøde Indkaldelse med opdateret dagsorden Sanne Brigsted Arrangement ved Langeskov P Budget oplæg til godkendelse Hans Jørgen /J Niels Balsby Kjavis og Fyens Stiftstidende Oplæg til arrangement, herunder evt. budget Jørgen Wind Arrangement november Oplæg til indhold og sted, samt evt. budget Hans Jørgen /J Niels Balsby Hjemmeside VKTM udarbejder estimat og økonomi til accept Sanne Brigsted Kontingentopkrævning Udsendes til alle medlemmer via mail/post Charlotte Elwain Fakturering Fakturering af fakturerer til Boris Fisk, DFR/SBR Fundraising Vaffelhuset m.fl. Alle Arb. gruppedirektører tager inden næste bestyrelsesmøde kontakt til Mia Brink for nærmere aftale om evt. mødedeltagelse eller afholdelse af et separat møde, hvor Mia Brink involveres og orienteres om de igangværende projekter og initiativer. Mia Brink er pt. i praktisk ved Østfyns Museer, men er netop nu ved at uddanne sig til at blive professionel fundraiser. Adm. arbejdsgruppedirektører Kontaktoplysniger: Mia Brink, micb@ostfynsmuseer.dk Tlf / Konstellation af Turismens V Der udarbejdes et oplæg til godkendelse jf. pkt. 7 Dorte Frandsen Gadetog Arbejdsgruppen laver et udkast til et Sanne Brigsted Folkeaktieselskab, og igangsætter arbejdet. Ved næste bestyrelsesmøde fremlægges resultatet og tidsplanen for resten af projektet. Foredrag om Turismens V Opfordring til andre foreninger/interessenter om Alle at TV gerne stiller op til foredrag om at fortælle om emnet: Frivilligt Socialt Arbejde o.lign. Frivilligt socialt arbejde/oplysn. Ved næstkommende bestyrelsesmøde Dorte Frandsen præsenterer resultatet af oplysningsarbejdet omkring Turismens Venner, overfor andre foreninger og interessenter. Nyhedsbrev Alle arbejdsgruppedirektører sikrer at indsende information til Povl Mors løbende. Ikke kun med afsluttede projekter, også igangværende. Adm. arbejdsgruppedirektører Distributionsproduktet Der udarbejdes et konkret oplæg til hvilke ydelser Bent Petersen Turismens Venner kan være behjælpelig med. Kerteminde Cityforening Aftalt omkring fremadrettet samarbejde Else Møller Interne arrangementer Produktudviklingsgruppen udarbejder et konkret oplæg til sociale arrangementer for de kommende 6 mdr. efter sommerferien, inkl. indhold og økonomi Hans Jørgen /J Niels Balsby 6

7 Bestyrelsesmøde tirsdag den 4. december 2012 Bestyrelsesmøde mandag den 25. februar 2013 Generalforsamling den 10. april 2013 kl Sted: UKENDT, invitation udsendes ca. 1 mdr. forinden generalforsamlingen. Sted Der skal findes et sted hvor generalforsamlingen skal afholdes hvor der samtidig vil være rundvisning, præsentation eller lign. for medlemmerne. Sanne Brigsted Valg af dirigent Aflæggelse af årsberetning Foreningens aktiviteter Reviderede regnskab Foreningens arbejdsplaner Valg af bestyrelsesmedlemmer (Markeret med gult = på valg) Valg af suppleanter Valg af revisorer Forslag til dirigent skal forelægge ved bestyrelsesmødet den 4. december og godkendes af bestyrelsen. Else Møller: ej på valg Jørgen Wind: på valg Niels Balsby: på valg Dorte Frandsen: ej på valg Bent Just: på valg Irene Serop: ej på valg Poul Løwe Madsen: på valg - Else Møller Dorte Frandsen Charlotte Elwian Sanne Brigsted Dirigenten Dirigenten Dirigenten Niels Steenfeldt: ej på valg Valg af revisor suppleant Lars Ole Valsøe: ej på valg Dirigenten Valg af kasserer Charlotte Elwain: på valg Dirigenten Fastsættelse af årskontingent Bestyrelsen skal indstille en kontingentstruktur Dirigenten Behandling af indkomne forslag Skal senest 14 dage forinden være TV i hænde jf. Dirigenten vedtægterne. Eventuelt - Dirigenten Konstituering Alle medlemmer af bestyrelsen bliver ved afslutning af generalforsamlingen, idet konstituering finder sted efter generalforsamlingen, samme dag. Den valgte bestyrelse. 7