Administrativ tidsplan for Budgetforum for Budgetprocessen

Transkript

1 Administrativ tidsplan for forum for processen Side 1

2 Forberedelsesfasen, tidsplaner mv. Udarbejdelse af tidsplaner Revideret tidsplan efter udskudt økonomiaftale til direktionen Revideret tidsplan eftersendes til centerchefer og forum HEPA kø HEPA Orientering om økonomiaftalen samt LCP Materiale til politisk præsentation Mail til Byråd, Hovedudvalg, Chefforum og forum når aftalen er indgået Deltagelse i orientering i KL's gennemgang af aftalen (tilmelding af CCHA, MRON MBAS,, og HEPA) Udarbejdelse af notat om effekt af økonomiaftalen for Fredensborg Kommune Udsendelse af notat om effekt for Fredensborg Kommune til Byråd, Hovedudvalg, Chefforum og forum HEPA Så hurtigt som muligt Så hurtigt som muligt Få trykt økonomiaftale og notat til budgetmappen Laste Konsekvenser af Økonomiaftalen Udmøntning og kodning af DUT-sager (budgetgaranti, overførsler og beskæftigelsestilskud) MBAS/ANBL/JE HE/MRON Uge 38 Lov- og cirkulæreprogrammets økonomiske konsekvenser for Fredensborg Kommune formidles til fagområderne hurtigst muligt Aflevering af LCP-program (fagområderne melder tilbage til ANBI om deres anslåede andel) Direktionsbehandling af Lov- og Cirkulæreprogrammet før det udsendes til 2. behandling 11. oktober (dog frist 3. oktober) ANBL/MESE Uge 39 ANBL/MESE ANBL/MESE kø Bearbejdningsfasen, materiale til budgetseminar 30. september Det materiale som pt. er klart behandles i Direktionen 13. august (frist 8. august) og udleveres på Byrådsmødet 2. september. Det resterende materiale udsendes 27. september. tekniske tidsfrister Sidste frist for omplaceringer/korrektioner og tillægsbevillinger på budgetår og overslagsår indenfor politikområder til budgettet som skal med til budgetseminar i august kø Side 2

3 Materiale og program Ideer til nyt program til møde 5. august med Mads og Kim. Møde med Borgmesteren 6. august om program. Program og materialer til udlevering 2. september behandles på direktionsmøde mappe samles til direktion, og forside og strimmel samt indholdsfortegnelse udarbejdes HEPA/CCHA HEPA kø HEPA/ Beregninger til brug i budgetvurdering mv. Møde om indhold i totaloversigter/regnemaskine mv. /CCHA Juni Anlægsoversigt HC/ANBI Juni Gæld (oversigt og beskrivelse til budgetvurdering) MBAS Juli Opdatering af udfordringer og fagudvalgssager videresendt til Byråd Oversigt over den politiske proces/budgetforhandlingsmøder mv. Godkendelse af aktstykket mellem september, hvorefter kommunerne vil få tilskuds- og udligningstal (Obs møde i Finansudvalget den 19. september) CCHA Juli Er udsendt i august 1. udkast til nyt indtægtsskøn 1. budgetår (2020) (til brug for budgetvurdering) Endeligt indtægtsskøn 1. år og skøn for overslagsår efter kontrol og evt. reguleringer der er kommet fra KL MBAS/MRON MBAS/MRON Endelig opdatering af basisbudget Likviditetsprognose (oversigt til budgetvurderingen) HC LCP-program - bundlinje til budgetvurdering? Totaloversigter Notat om indtægtsprognose og udligning MBAS/MRON Tilskuds- og låneansøgninger Udarbejdelse af låne- og tilskudsansøgninger Fremsendelse af låne- og tilskudsansøgninger Søges ikke i år Søges ikke i år Side 3

4 vurdering til budgetseminar 30. september Møde med Kim og Mads 5. august om proces for budgetvurdering Udarbejdelse af budgetvurdering (løbende frem mod den 26. september) HEPA HEPA/CCHA Godkendelse af budgetvurdering hos Kim og Mads HEPA/CCHA Udsendelse af budgetvurdering HEPA/CCHA Oplæg/møder Orientering i chefforum om status på budgetproces CCHA Orientering om status på proces i Ledercirklen KHJ Strategimøde med BM, KHJ, MTM og CCHA CCHA Udarbejdelse af oplæg til strategimødet HEPA Praktik Trykke materiale efter godkendelse på direktionsmøde til Byråd og Direktion Mapper samles Materiale udleveres på Byrådsmøde 2. september (uden budgetvurdering, totaloversigt, lcp, indtægts- og udligningsnotat, økonomiaftale og notat samt høringssvar fra Råd og Nævn) /HEPA/C HOV uge Materiale lægges på Byrådsportalen SKYT/ Materiale offentliggøres på Fredensborg.dk og FREDE samt ligges i PREPARE vurdering, totaloversigt, indtægts- og udligningsnotat udsendes til Byråd og Hovedudvalg, cc centerchefer Materiale trykkes Materiale offetliggøres på FREDE og ligges på Byrådsportal samt i Prepare SKYT/ HEPA og SKYT/ Høring Efter offenliggørelse af materiale udsendes høringsmail til Handicapråd, Seniorråd, Forebyggelsesråd, Folkeoplysningsudvalget om udsendelse af koordinerede høringssvar fra råd og nævn inden budgetseminar. Husk at skrive, hvornår budgetvurdering og resten af materialet offentliggøres. Høringssvar samles og udsendes til Byrådet sammen med det øvrige materiale 27. september Oplæg i Seniorrådet i perioden frem til budgetseminar HEPA HEPA HEPA HBAEK vender tilbage Side 4

5 Dias til budgetseminar Oplæg om katalog udarbejdes når der er tid og godkendes i god tid af Kim og Mads /HEPA Oplæg om budgettets afsæt og pejlemærker for budgetforbedringer (KHJ) HEPA//C HOV Oplæg om budgetforudsætninger (MTM og CCHA) HEPA//C HOV Velkomst og afrunding udarbejdes i god tid og godkendes af Kim og Mads samt BM HEPA//C HOV Dias uploades i Prepare om morgenen (sendes til Therese og Josefine) Kommunikation efter budgetseminar Pressemeddelelse om overordnet resultat af seminaret MIGU orientering for ledercirklen om proces (kort) KHJ/CCHA Udarbejde dias til budgetorientering på ledercirklen HEPA Orientering om proces på Rådhusinformationsmøde (kort) KHJ Evt. udarbejde dias HEPA Beslutningsfasen, 1. behandling tets 1. behandling ØK 30. september (udsendes 23. september) og Byråd 30. september 2019 Materiale til 1. behandling på ØK Dagsorden med forslag til budget vurdering og evt. andre bilag eftersendes 27. september /CCHA udsendes Flerårsoversigt Totaloversigter Bevillingsoversigt (funktion 3. niveau) Afklares Borgerrettede takster KG/MESE Materiale til 1. behandling på Byråd forslaget fra ØK s 1. behandling videresendes automatisk til BY Side 5

6 Kommunikation i forbindelse med 1. behandling Pressemeddelelse - Mie og Jesper MIGU Stillingtagen til Regions forslag til grundbidrag og udviklingsbidrag Modtagelse af forslag til grundbidrag og udviklingsbidrag fra Regionen? Del af 1. behandlingen af budgettet Skriftlig tilbagemelding til Regionen Borgermøde Borgermøde Afholdelse af Borgermøde /HEPA Arrangere borgermøde - praktik /HEPA September Udarbejde oplæg /HEPA September forhandlinger og forlig 1. forhandlingsmøde CCHA forhandlingsmøde CCHA forhandlingsmøde CCHA Møde om tekst CCHA Kvalitetssikring af regnemaskine //H EPA September Borgmesterens ændringsforslag Partiernes ændringsforslag Kvalitetssikring af forlig, ændringsforslag og obligatoriske oversigter mv. Chefforum orienteres ved møde som indkaldes når budgetforlig er indgået //H EPA KHJ? Pressemeddelelse om budgetforlig - Mie/Jesper P MIGU Oktober Beslutningsfasen, 2. behandling tets 2. behandling ØK 21. oktober og Byrådet 28. oktober 2019 (frist 3. oktober - udsendes 11. oktober) Materiale til 2. behandling på ØK og Byråd Dagsordenpunkt Valg mellem statsgaranti og selvbudgettering notat MBAS/MRON Borgerrettede takster, inkl. daginstitutionstakster hvor der indarbejdes det forventede vedtagne budgetforslag KG/MESE Side 6

7 Udmelding fra Kirkeministeriet om landskirkeskat? Provstiudvalg indsender deres forventede udgifter Udskrivningsgrundlaget som anvendes til beregning? Møde med Provstiudvalg (BM og MRON) MRON Udarbejdelse af bilag som skal indgå i 2. behandlingen af budgettet Kommunikation i forbindelse med 2. behandling Borgmestertale -Helle koordinerer med Mie/Jesper HEPA uge 43 Ledercirkel orienteres om det vedtagne budget KHJ/CCHA Dias HEPA Rådhusinformation: Præsentation af vedtaget budget KHJ/CCHA Evt. dias HEPA Udmøntningsfasen: Takster Godkendelse af borgerrettede takster Økonoomiudvalg 18. november (frist 7. november) og Byråd 25. november Afklaring af hvilke takster som skal forelægges ØK og BY ne melder ind med ændringer til takstoversigt KG/MESE September/ oktober KG/MESE Dagsordenspunkt KG/MESE Godkendelse af de borgerrettede takster i ØK og BY KG/MESE i kø Sikre at de korrekte takster ligger på Fredensborg.dk Vedtagne takster udmeldes til institutioner/brugere obs forældrebetalingen skal være offentliggjort inden den 1/12 KG/MESE KG/direktørområder Teknisk vedtagelse af budgettet og information Teknisk vedtagelse af budgettet November rapporter kan trækkes, mail ud til fagområderne November Implementeringsplan og opfølgning/statusoversigt til områderne Forbered dagsorden til møde i budgetforligskredsen om implementeringsplan Godkendelse af trykt budget og budgetavis (selvstændig plan med Ulla Skytte) November November November Udlevering af trykt budget til Byrådet på Fredensborg.dk SKYT/ Ultimo december Side 7

8 Evaluering af budgetprocessen Evaluering med CCHA og MRON HEPA December Evaluering i forum HEPA December Evaluering med centerledelse HEPA December Administrationens oplæg til evaluering af budgetprocessen til direktionsmøde HEPA December Evaluering ØK? HEPA December Næste års tidsplan Næste års tidsplan og proces i øvrigt HEPA December Udkast til forum HEPA December Endelig tidsplan HEPA December Indberetning til andre myndigheder med flere: Indberetning til KL Indberetning af prognosetal for budget 2020 KL gennemfører som forberedelse til økonomiforhandlingerne spørgeskemaundersøgelser vedrørende emner, der kan forventes at blive centrale forhandlingstemaer Første indberetning af prognosetal for budget 2020 til KL Anden indberetning af prognosetal for budget 2020 til KL Maj Indberetning til Social- og Indenrigsministeriet (SIM), Danmarks Statistik (DST) mv. Der indberettes til SIM, DST m.fl. efter en særskilt tidsplan. Indberetningerne er udelukkende en administrativ opgave. Overordnede skatteoplysninger Indberettes til SIM dagen efter budgetvedtagelsen den 28. oktober Hovedoversigt og særlige skatteoplysninger Særlige budgetoplysninger forudsætninger Hovedoversigt De særlige skatteoplysninger Ultimo november Ultimo november Ultimo november Ultimo november Sammendrag og specifikationer Indsendes til DST Side 8

9 Takstoplysninger Indsendes til SIM /KG Primo december Side 9

10 Møder i direktionen Mødedato Kø Revideret tidsplan Behandling af materialer til budgetseminar i august: Revideret program, anlægsoversigt, spørgsmål fra partierne, oversigt over videresendte fagudvalgssager, status på implementeringsplanerne, høringssvar fra april og katalog Behandling af LCP Evaluering

11 Centerchefer: er Dato Periode for medarbejderinvolvering i forslag til brug for budgetkatalog Kvalificering af oplæg til fagudvalg (møde bookes) Medio-ultimo marts Aflevering af spareforslag Aflevering af effektiviseringsforslag og forslag til investeringer i serviceforbedringer Afleveringsfrist for spørgsmål fra partierne Høringsfrist for Råd og Nævn (budgetseminar i april) Aflevering af tilbagemelding om Lov- og Cirkulæreprogrammet Høringsfrist for Råd og Nævn (budgetseminar i september) Foreløbige takster

12 Mødekalender for chefforum 2019 Mødedato Drøftelse af proces og leverancer, program mv. 5. februar Evt. orientering om budgetvurdering 2. april Sparringsproces i forhold til forslag til katalog 7. maj Status på budgetproces 13. august Status på budgetproces og orientering om drøftelser på augustseminar. Aflyst Orientering om budgetforlig?

13 Møder i ledercirklen Mødedato Aftales med Charlotte M. Orientering om budgetseminar i april og status på katalog Orientering om status på budgetproces Orientering om budgetseminar 30. september Orientering om forlig/vedtaget budget Rådhusinformationsmøder Mødedato Orientering om budgetseminar i april Orientering om budgetseminar i september og forlig Orientering om vedtaget budget

14

15 Tids- og leveranceplan for budget til Økonomiudvalget År 2019 Behandling af tidsplan- og leverancer, herunder nytænkning af budgetkatalog, medarbejderinvolvering, borgermøde, offentliggørelse af materiale samt program (ØK) Udsendelse af materiale til budgetseminaret Drøftelser af økonomi, nøgletal og serviceniveau på fagudvalgsmøder 18. februar 12. april april Sag om rammerne for den videre budgetproces, konklusionsreferat fra budgetseminaret i april vil først være med i Byrådets behandling af sagen (ØK og BY) 23.april seminar i april 26. april Orientering om Økonomiaftalen mellem Regeringen og KL September Frist for fremsendelse af spørgsmål fra partierne til budgetseminaret i august 20. maj Program til budgetseminar i august og høring af Råd og Nævn vedr. budgetmaterialer til aprilseminar (ØK) 11. juni seminar i september 30. september 1 behandling af budgettet (ØK og BY) 30. september Borgermøde 3. oktober 2. behandling af budgettet (ØK og BY) 21. oktober Godkendelse af takster (ØK og BY) 18. november